MANUAL DE INTERVENTORIA Versin Cdigo Pagina

Fecha de Elaboracin
14-12-2005
Vigencia a partir de:
20-12-2005
02 MGSOR03 1 DE 19

INDICE

1 OBJETO 2
2 ALCANCE 2
3 CONDICIONES GENERALES 2
3.1 ORIGEN DE LA INTERVENTORIA 2
3.2 ALCANCE DE LA INTERVENTORA. 3
3.3 PRINCIPIOS QUE RIGEN LA INTERVENTORA. 3
3.4 FINALIDADES DE LA INTERVENTORA. 3
3.5 FACULTADES DE LA INTERVENTORA. 4
3.6 PROHIBICIONES DE LA INTERVENTORA. 4
4 TERMINOLOGA 5
5 REFERENCIAS 5
6 DESARROLLO 6
6.1 OBLIGACIONES DEL INTERVENTOR 6
6.2 FUNCIONES DEL SUPERVISOR 10
6.3 COMPOSICIN DOCUMENTAL DEL CONTRATO 13
7 REGISTROS 19


CONTROL DE MODIFICACIONES

Versin
Fecha de
Elaboracin
Fecha de
Vigencia
Modificacin Realizada Solicitada por
01 15-09-2005 23-09-2005 Elaboracin No aplica
02 14-12-2005 20-12-2005
Modificacin del objeto, alcance
y origen de la Interventora y
eliminacin de las referencias al
formato de quejas y reclamos
Asesor de Control
Interno




Elaborado Por:



Jairo Martn
Martnez C.
Coordinador
Grupo Ejecucin y
Liquidacin


Mara Teresa Cuello
Coordinador
Grupo Ejecucin y
Liquidacin




Carlos Contreras
Coordinador
Grupo Ejecucin y
Liquidacin



Sandra Garzn
Grupo Ejecucin y
Liquidacin

Revisado Por:





Rosa Mara Navarro
Asesora Jurdica
Aprobado Por:





Jorge Alberto Lpez
Subgerente Tcnico

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Fecha de Elaboracin
14-12-2005
Vigencia a partir de:
20-12-2005
02 MGSOR03 2 DE 19

1 OBJETO

El presente Manual de Interventora tiene como fin establecer los lineamientos, reglas y responsabilidades que
deber cumplir la Interventora en su funcin de verificacin a la ejecucin de las obligaciones contractuales de los
contratistas de FONADE, en aquellos contratos del giro ordinario del negocio de tal manera que se cumplan con los
compromisos contractuales y de los proyectos que se llevan a cabo.

2 ALCANCE

Este procedimiento aplica para el ejercicio de la labor de interventora a los contratos del giro ordinario del negocio
de FONADE. Inicia con la celebracin del contrato de interventora y concluye con la liquidacin del mismo, la
entrega del informe final y la incorporacin de los registros generados en el archivo central.

3 CONDICIONES GENERALES

3.1 ORIGEN DE LA INTERVENTORIA

La Interventora y supervisin de contratos se originan en la existencia de un compromiso contractual para la
verificacin a la ejecucin de cualquier tipo de contrato o proyecto derivado de los convenios. En este sentido y
considerando el esquema que se presenta, a continuacin se describe el papel que ejerce cada uno de los actores
que intervienen en el presente Manual de Interventora y que son fundamentales para el entendimiento y
cumplimiento del mismo.





























GERENTE DE
CONVENIO
SUPERVISOR
INTERVENTOR
CONTRATISTA
CLIENTE
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20-12-2005
02 MGSOR03 3 DE 19


3.2 ALCANCE DE LA INTERVENTORA.

La Interventora tiene como alcance realizar acciones de carcter administrativo, tcnico, financiero, ambiental y
legal, todas ellas con la finalidad de verificar el cumplimiento del compromiso contractual y de las leyes, decretos y
normas que le apliquen al Contratista una vez suscribe el contrato con FONADE.

3.3 PRINCIPIOS QUE RIGEN LA INTERVENTORA.

Sin perjuicio de los principios generales de la Contratacin que le apliquen a FONADE, la Interventora desarrollar
su funcin en especial con arreglo a los principios de eficiencia, economa, eficacia e imparcialidad. En ese sentido:

Colaborar con FONADE y el Contratista en el logro de los objetivos contractuales pactados, conformando de
esa manera un grupo de trabajo de profesionales idneos en cuya labor conjunta se resuelvan dificultades
con razones de orden tcnico, administrativo, ambiental y jurdico.

Velar por que los contratos se ejecuten cumpliendo con la programacin y el flujo de inversin establecido,
mantenindolos debidamente actualizados;

Velar por que los recursos sean ejecutados en forma adecuada y de acuerdo a las asignaciones
presupuestales de los contratos;

Responder de los resultados de su gestin y de las decisiones tcnicas, administrativas y financieras
tomadas durante la vigencia del contrato;

Verificar el cumplimiento de las condiciones tcnicas, administrativas, financieras y legales del contrato.

Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente, por parte del Contratista en la ejecucin del contrato y
su liquidacin.

Verificar los requerimientos exigidos en cada uno de las licencias o permisos dados por las entidades
competentes para el desarrollo de los contratos.

Certificar el cumplimiento o no de las obligaciones del Contratista acorde con la realidad de la ejecucin
contractual.

3.4 FINALIDADES DE LA INTERVENTORA.

Son finalidades de la Interventora:

Garantizar la eficiente y oportuna inversin de los recursos establecidos en los contratos;

Asegurar que el Contratista en la ejecucin del contrato se cia a los plazos, trminos, condiciones tcnicas
y dems condiciones pactadas;

Mantener permanente comunicacin con el Contratista y con FONADE

Propender por que no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar
eventuales controversias;

Estudiar y emitir los conceptos tcnicos del caso ante las sugerencias, consultas y reclamaciones
presentadas por el Contratista, o cuando FONADE lo requiera.

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Revisar las solicitudes de adicin en dinero y en tiempo requeridas por el Contratista y emitir un concepto
tcnico al respecto.

Informar oportunamente a FONADE sobre los incumplimientos del Contratista con el fin que la entidad tome
las medidas sancionatorias del caso y realice las reclamaciones a que haya lugar.

Velar porque la ejecucin del contrato no se interrumpa injustificadamente.

Garantizar que el Contratista presente la totalidad de los documentos exigidos por FONADE para proceder
a la liquidacin del contrato, as como que el Contratista mantenga actualizadas las vigencias de las
garantas contractuales y post contractuales.

3.5 FACULTADES DE LA INTERVENTORA.

En ejercicio de la funcin de Interventora, el Interventor est facultado para actuar conforme con lo establecido en
la ley, lo previsto en el respectivo contrato y lo regulado en el presente Manual. En ningn caso el Interventor podr
ejercer funciones o atribuciones establecidas a los supervisores y Funcionarios de FONADE. Compete al
Interventor:

Exigir al Contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato y en las leyes, decretos y
normas que le apliquen;

Impartir de manera oportuna y clara las instrucciones al Contratista sobre el cumplimiento de las
obligaciones;

Exigir la informacin que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya a la mejor ejecucin
del contrato, y en general adoptar las medidas que propendan por la ptima ejecucin del objeto
contratado;

Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las rdenes e instrucciones que imparta son de
obligatorio cumplimiento siempre y cuando estn en concordancia con la ley y lo pactado;

Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecucin del objeto pactado.

Exigir al Contratista entregar todos los documentos requeridos para la liquidacin del contrato, as como
mantener vigentes las garantas contractuales y post contractuales indicadas contractualmente, en valor y
vigencia.

3.6 PROHIBICIONES DE LA INTERVENTORA.

Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes,
FONADE se abstendr de designar Interventor a quien se encuentre en situacin de conflicto de intereses definidos
en el Manual de tica y conducta de FONADE que puedan afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la Interventora
o est incurso en alguna conducta contemplada en la ley 734 de 2002. A los Interventores les est prohibido:

Adoptar decisiones que le corresponden a FONADE tales como la aprobacin de adiciones, prrrogas,
suspensiones y dems que impliquen modificaciones del contrato.

Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para s o para un tercero, ddivas, favores o cualquier otra
clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del Contratista;

Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo;

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Obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relacin
con el contrato;

Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato;

Permitir indebidamente el acceso de terceros a la informacin del contrato;

Gestionar indebidamente a ttulo personal asuntos relativos con el contrato,

Exonerar al Contratista de cualquiera de sus obligaciones.

Participar en procesos de seleccin en FONADE con el Contratista persona natural o jurdica, el cual le est
ejerciendo la Interventora.

Autorizar la ejecucin de tems no previstos, obras adicionales o mayores cantidades de obra sin la
autorizacin de FONADE, formalizada mediante la celebracin de contratos adicionales que as lo
establezca.

Autorizar la ejecucin del contrato por fuera de los plazos contractuales sin haber realizado la modificacin
del contrato.
4 TERMINOLOGA

Gerente del convenio: Es un Funcionario o Contratista de prestacin de servicios designado por FONADE para
coordinar, dirigir y ejecutar labores de orden tcnico, administrativo, financiero y legal que le permitan a la entidad
cumplir con los compromisos adquiridos con el Cliente, en el desarrollo de un convenio en el cual se ejecutan
proyectos o programas a partir de la suscripcin de contratos derivados.

Supervisor: Es un Funcionario o Contratista de prestacin de servicios, designado por FONADE quien ejercer una
serie de funciones para efectuar el seguimiento administrativo del proyecto con la finalidad de mantener
permanentemente informado al Gerente de Convenio de sus avances y las dificultades que se puedan presentar.
Este profesional ser el canal de comunicacin entre el Interventor y FONADE. En algunos casos y por potestad de
la entidad, el Gerente de Convenio ejercer las funciones correspondientes a la de supervisor.

Interventor: Es una persona natural o jurdica contratada por FONADE para controlar, exigir, colaborar, absolver,
prevenir y verificar la ejecucin y el cumplimiento de los trabajos, servicios, obras y actividades contratadas teniendo
como referencia los principios establecidos en las leyes, decretos y normas que apliquen, as como las reglas de
participacin y dems documentos que originaron la relacin contractual entre el FONADE y el Contratista.

Contratista: Es una Persona natural o jurdica con quien FONADE ha celebrado un contrato.

5 REFERENCIAS

No aplica.






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Vigencia a partir de:
20-12-2005
02 MGSOR03 6 DE 19

6 DESARROLLO
6.1 OBLIGACIONES DEL INTERVENTOR

6.1.1 Obligaciones Administrativas

Solicitar a FONADE la documentacin e informacin necesaria para desarrollar adecuadamente la
Interventora.

Establecer mecanismos giles y eficientes para el desarrollo de la Interventora a su cargo.

Revisar y estudiar los documentos e informacin suministrados por FONADE que dieron origen al contrato,
con el propsito de establecer criterios claros y precisos sobre el proyecto, que le permitan adelantar con
efectividad las labores encomendadas, solicitando a FONADE las aclaraciones del caso.

Verificar que existan las licencias y/o permisos necesarios para la ejecucin del contrato, as mismo revisar
los requisitos exigidos por las entidades competentes a travs de dichos permisos con el fin de garantizar
su implementacin antes del inicio del contrato.

Exigir al Contratista la entrega de los anlisis unitarios de las actividades estipuladas en las reglas de
participacin. Cabe mencionar, que la informacin detallada contenida en los anlisis de precios unitarios
es la base para la aprobacin y fijacin de los precios unitarios no previstos que se requieran en el
desarrollo del proyecto.

Cumplir y hacer cumplir durante el desarrollo del contrato lo establecido en las reglas de participacin,
referente a los requisitos exigidos de los perfiles profesionales del recurso humano y el tiempo de
dedicacin de los mismos al contrato, as como el equipo exigido para la ejecucin de los trabajos. Adems
de ser necesario puede exigir el cambio de personal o equipo siempre y cuando este de acuerdo con lo
establecido por FONADE.

Programar y coordinar con el Contratista y con FONADE las reuniones de seguimiento a la ejecucin del
contrato. En estas reuniones se presenta el estado de avance del contrato, as como se tratan y analizan
temas y problemas relacionados con el desarrollo del proyecto, acordando entre las partes soluciones
prcticas y oportunas.

Elaborar, revisar, suscribir y radicar las actas y dems documentos necesarios para la ejecucin del
contrato.

Mantener actualizada la documentacin de los contratos y el archivo de los contratos debe cumplir lo
estipulado en el captulo de Composicin documental del proyecto.

Cumplir y hacer cumplir al Contratista en que todo el personal a su cargo se encuentre afiliado al Sistema
General de Seguridad Social (Salud, pensiones y riesgos profesionales) de acuerdo con lo dispuesto en la
ley, as como el cumplimiento de pago de obligaciones parafiscales.

Cumplir con la entrega de los informes semanales, mensuales y finales requeridos por FONADE en los
cuales se presente el estado de ejecucin avance y terminacin del contrato.

Efectuar la evaluacin del Contratista de acuerdo al formato FGPPE47 Evaluacin de proveedores
previsto en el presente Manual.

Realizar cualquier otra actividad administrativa requerida para la correcta administracin del contrato.

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Vigencia a partir de:
20-12-2005
02 MGSOR03 7 DE 19


Verificar y exigir que se otorguen las garantas exigidas y velar por que estas permanezcan vigentes de
acuerdo con las condiciones estipuladas en el contrato.

Suscribir las actas de inicio, recibo parcial de obra, seguimiento a los contratos, terminacin, entrega y
recibo final y proyecto de liquidacin que se produzcan con ocasin de la ejecucin del contrato.

Cumplir y hacer cumplir al Contratista las obligaciones laborales que se generen con relacin al contrato
suscrito.

Estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por el Contratista y emitir un concepto a
FONADE para la resolucin final de las mismas.

Si es necesario suspender el contrato de ejecucin, o si se establece posteriormente ampliar el plazo
pactado para la suspensin, la Interventora deber emitir un concepto tcnico previo sobre la suspensin.

Revisar las solicitudes de adicin en valor y/o prrrogas, modificaciones, suspensiones, etc., del plazo de
ejecucin del contrato, requeridas por el Contratista y emitir un concepto tcnico al respecto a FONADE.
Adems elaborar, revisar y remitir oportunamente para su aprobacin dichas solicitudes a FONADE para su
aprobacin final; las cuales deben estar suficientemente justificadas, indicando el monto por adicionar y /o
el tiempo por prorrogar el contrato.

Verificar y adelantar las acciones pertinentes para que las adiciones y prorrogas se realicen oportunamente
antes del vencimiento del contrato.

Velar por el oportuno trmite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en
relacin con el desarrollo del contrato.

Revisar permanentemente la vigencia de las plizas del contrato y realizar al Contratista los requerimientos
del caso, cuando sea necesario ampliar las mismas en valor o en plazo. En caso de que el Contratista no
realice las ampliaciones a que haya lugar, el Interventor deber informar al supervisor de este evento, con
el fin de que se tomen las medidas a que haya lugar.

En caso de cualquier tipo de incumplimiento del contrato, el Interventor deber enviar al supervisor, copia
de los requerimientos realizados al Contratista, de los cuales siempre se deber allegar copia a la
Compaa Aseguradora.

No obstante el requerimiento- el cual deber establecer un trmino para el cumplimiento de la obligacin -,
el Contratista incumple el mismo, el Interventor deber informar de inmediato al supervisor con el fin de dar
aviso del siniestro a la compaa Aseguradora dentro de los tres das siguientes a la ocurrencia del mismo
de conformidad con el Cdigo de Comercio.

Una vez se de aviso del siniestro a la Compaa Aseguradora, el Interventor deber enviar al supervisor un
informe desde el punto de vista tcnico sobre el incumplimiento del Contratista y una tasacin de los
perjuicios ocasionados.

Si el incumplimiento conlleva adems, a un indebido manejo de recursos, el Interventor deber informar al
supervisor para que se inicien las acciones a las que haya lugar.

Elaborar el proyecto de liquidacin del contrato y remitir a FONADE para su revisin y aprobacin final junto
con la totalidad de los soportes.


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Fecha de Elaboracin
14-12-2005
Vigencia a partir de:
20-12-2005
02 MGSOR03 8 DE 19



Verificar que el Contratista obtenga todos los paz y salvos a los que haya lugar segn la naturaleza del
contrato.

Las dems actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan
a la funcin de Interventora.


6.1.2 Obligaciones Tcnicas


Verificar y aprobar la localizacin de los trabajos y de sus condiciones tcnicas para iniciar y desarrollar el
objeto del contrato, igualmente constatar - segn el caso - la existencia de planos, diseos, licencias,
autorizaciones, estudios, clculos, especificaciones y dems consideraciones tcnicas que estime
necesarias para suscribir el acta de iniciacin y la ejecucin del objeto pactado;

Controlar que el Contratista cuente con la infraestructura fsica y el recurso humano suficiente para
adelantar la implementacin de los requerimientos exigidos por las entidades competentes a travs de las
licencias y/o permisos otorgados para el desarrollo del contrato.

Verificar las cantidades de obra establecidas en el contrato, a partir de la informacin suministrada y
presentar un informe a FONADE sobre los aspectos que repercutan en el normal desarrollo de los contratos
y que puedan implicar modificaciones al contrato.

Verificar que el Contratista cumpla las normas y especificaciones tcnicas establecidas por FONADE para
el desarrollo del contrato. En caso de identificacin de cambios en las especificaciones, deber informar a
FONADE para su evaluacin y aprobacin.

Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y
productos. Para lo anterior, el Interventor exigir al Contratista efectuar los ensayos de laboratorio o
pruebas necesarias para el control de calidad de los mismos, as como realizar los ensayos de laboratorio
o pruebas requeridas para verificar y aprobar que el Contratista est cumpliendo con las normas y
especificaciones tcnicas establecidas para el contrato.

Velar por el cumplimiento del cronograma y flujo de inversin del contrato, efectuando controles peridicos
de las actividades programadas, as mismo recomendar los ajustes a los que haya lugar. En caso de
incumplimiento, el Interventor deber informar oportunamente a FONADE y sugerir si es el caso la
aplicacin de los procedimientos sancionatorios establecidos en el contrato.

Estudiar y decidir los requerimientos de orden tcnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso
de requerir modificaciones stas debern someterse al estudio de FONADE, previo concepto de la
Interventora.

Recibir y estudiar los anlisis de precios unitarios de tems no previstos presentados por el Contratista. El
Interventor debe soportar la revisin efectuada a los anlisis de precios unitarios de los tems no previstos
con mnimo tres cotizaciones. Una vez se revisen por parte del Interventor los precios no previstos, ste
debe remitir al supervisor del contrato el concepto de aprobacin de tems y precios no previstos, cuadro
comparativo de los mismos y los respectivos anlisis unitarios, para que ste efecte las gestiones
necesarias de acuerdo a lo establecido con los manuales y procedimientos internos de FONADE. En caso
que FONADE presente observaciones a los anlisis de precios unitarios de tems no previstos, el
Interventor deber efectuar las correcciones del caso.

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Fecha de Elaboracin
14-12-2005
Vigencia a partir de:
20-12-2005
02 MGSOR03 9 DE 19

En los casos de obras adicionales o mayores cantidades de obra que impliquen mayores costos, el
Interventor deber solicitar la autorizacin a FONADE, y ordenar su ejecucin cuando verifique la existencia
del contrato adicional en el cual se legalice el valor adicional al valor inicial del contrato.

Controlar permanentemente el cumplimiento del Contratista de los requerimientos exigidos en las licencias
y / o permisos, normas y leyes que le apliquen para el desarrollo del proyecto.

Abrir, llevar y tener la custodia del libro o bitcora para registrar en l las novedades, rdenes e
instrucciones impartidas durante el plazo del contrato;

Llevar a cabo las dems actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los
requerimientos tcnicos pertinentes, certificando el cumplimiento tcnico del contrato en sus diferentes
etapas de ejecucin.

6.1.3 Obligaciones Financieras

Verificar que el Contratista cumpla con los requisitos exigidos por FONADE para la entrega del anticipo o
pago anticipado pactado. Constatar la correcta inversin del anticipo, para este efecto deber exigir segn
corresponda la programacin de los trabajos, el flujo de inversin del contrato y el plan de inversin del
anticipo.

Cuando lo estipule el contrato, la Interventora deber abrir con el Contratista una cuenta bancaria para el
manejo del anticipo del contrato, la cual deber ser manejada en conjunto (Contratista Interventor) y debe
ser independiente de sus cuentas corrientes. Esta cuenta deber estar a nombre del proyecto y contendr
el nombre del Contratista y el nmero del contrato.

Verificar y aprobar mensualmente los informes de buen manejo del anticipo y remitirlos a FONADE. Los
informes de buen manejo del anticipo debern estar soportados como mnimo por los siguientes
documentos.

o Extracto bancario.
o Conciliacin bancaria.
o Plan de inversin vigente.
o Comprobante de egresos con la respectiva fotocopia del cheque girado, debidamente diligenciado. El
comprobante de egreso debe contener el nmero de la cdula de ciudadana o NIT del beneficiario,
discriminar el concepto de pago y dejar constancia de los descuentos tributarios.
o Los comprobantes de egresos deben estar debidamente soportados con facturas, las cuales deben
cumplir lo establecido por la ley.
o Los recibos de pago deben tener los mismos requisitos que la factura. Cuando son de nmina y/o
planillas de jornales, se deben firmar por los beneficiarios, consignando el nmero de identificacin,
nombre y cargo.
o No se deben crear cajas menores con el fondo del anticipo.

Verificar que no haya diferencia entre los saldos que se registren en el extracto, con el registro de gastos o
el plan de inversin del anticipo. En el caso en que se compruebe que el Contratista les dio a los dineros
provenientes del anticipo una destinacin diferente a la autorizada, ser causal para hacer efectiva la
garanta de buen manejo y correcta inversin del mismo, debiendo informar inmediatamente a la Asesora
Jurdica de FONADE.

Verificar que se est llevando a cabo la amortizacin del anticipo en las cuentas presentadas por el
Contratista, as mismo que el Contratista transfiera a FONADE de acuerdo al procedimiento establecido
para ello, los rendimientos financieros generados por el anticipo.

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Fecha de Elaboracin
14-12-2005
Vigencia a partir de:
20-12-2005
02 MGSOR03 10 DE 19

Revisar, aprobar las solicitudes de pago formuladas por el Contratista y llevar un registro cronolgico de los
pagos, y ajustes econmicos del contrato - BALANCE FINANCIERO DEL CONTRATO.

En el caso que se requiera el Interventor debe calcular los ajustes econmicos de acuerdo a lo indicado en
las clusulas contractuales.

Verificar que se mantenga el equilibrio financiero del contrato.

Efectuar el balance econmico de ejecucin del contrato para efectos de la liquidacin del mismo.

Efectuar las actividades del caso conducentes al buen desarrollo financiero del contrato.


6.2 FUNCIONES DEL SUPERVISOR

6.2.1 Funciones Administrativas

Ejercer las funciones de supervisor sobre los contratos de Interventora.

Efectuar control general sobre la debida ejecucin de los contratos. Para este efecto deber establecer
mecanismos de coordinacin con la Interventora y el Contratista que le permitan mantener perfectamente
enterado de la ejecucin del contrato a FONADE. En desarrollo de esta funcin, el supervisor, impartir las
instrucciones previa consulta con las instancias internas pertinentes y efectuar las recomendaciones
necesarias para el desarrollo exitoso del contrato.

Conocer las obligaciones a cargo del Contratista, del Interventor y de FONADE y los riesgos que asume
cada parte dentro del contrato.

Conocer los contratos de Interventora y del Contratista. Verificar que se cumplan los objetivos generales y
especficos de los mismos.

Entregar al Interventor para su estudio y aplicacin la documentacin necesaria para la ejecucin del
contrato.

Supervisar que el Contratista y el Interventor tengan total conocimiento de las normas, especificaciones,
permisos, resoluciones y dems requisitos indispensables para el desarrollo normal del contrato.

En los casos que se requiera, organizar una visita al sitio donde se ejecutar el contrato con los asesores
que considere necesarios, Contratista e Interventor con el objeto de verificar las condiciones y detectar
posibles modificaciones del mismo.

Remitir al Grupo de Evaluacin y Contratacin para su revisin y aprobacin de las hojas de vida con sus
respectivas certificaciones, del equipo de trabajo presentado por el Contratista y la Interventora, para el
desarrollo del contrato. Solicitar si es el caso los cambios respectivos y efectuar para el equipo de trabajo
de la Interventora la aprobacin respectiva. En el caso, que los cambios sean para el equipo de trabajo del
Contratista se debe solicitar la aprobacin al Interventor y a FONADE de los mismos.

Supervisar que el contrato se inicie con posterioridad o al mismo tiempo que el contrato de Interventora. De
no cumplirse con lo anterior, informar a FONADE con el fin que se tomen las acciones del caso.

Vigilar que la Interventora mantenga el recurso humano propuesto y verificar que si estn cumpliendo con
los perfiles y la dedicacin de los mismos exigida en las reglas de participacin.

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Vigencia a partir de:
20-12-2005
02 MGSOR03 11 DE 19

Verificar que se cumpla la programacin y coordinacin de las reuniones de seguimiento del contrato.

Recibir por parte de la Interventora las actas debidamente diligenciadas y dems documentos necesarios
para la ejecucin de los contratos. Revisarlos y efectuar los trmites correspondientes al interior de las
dependencias de FONADE.

Verificar que el personal de la Interventora se encuentre afiliado al Sistema General de Seguridad Social
(salud, pensiones y riesgos profesionales) de acuerdo con lo dispuesto en la ley, as como el cumplimiento
de pago de parafiscales.

Revisar las solicitudes de desembolso del Contratista remitidas por el Interventor y emitir el concepto
correspondiente por escrito.

Revisar los informes entregados por la Interventora y darle el recibo a satisfaccin de los mismos. Efectuar
los trmites respectivos al interior de FONADE para la generacin de los pagos a la Interventora.

Efectuar la evaluacin del Interventor de acuerdo al formato FGPPE47 Evaluacin de proveedores-
previsto en el presente Manual.

Remitir la documentacin de los contratos al Archivo Central de FONADE, tal como se establece en los
procedimientos establecidos en FONADE

Revisar los conceptos dados por el Interventor sobre las consultas y reclamaciones realizadas por el
Contratista e informar a la instancia correspondiente dentro de FONADE para que se emita un concepto
definitivo al respecto.

Consultar con Asesora jurdica de FONADE sobre las inquietudes de orden legal que se presenten en
relacin con el contrato

Revisar y tramitar oportunamente ante las dependencias al interior de FONADE los documentos de solicitud
de adicin y/ o prrroga, suspensin y reiniciacin del contrato remitidos por el Interventor, que impliquen
una modificacin al contrato.

Elaborar revisar y suscribir en conjunto con el Interventor las actas requeridas para el desarrollo del
contrato de Interventora.

Si se requiere un cambio de la Interventora, el supervisor deber elaborar el informe respectivo para
soportar la terminacin y liquidacin anticipada del contrato.

En el caso de incumplimientos por parte del Contratista, verificar que el Interventor cumpla con las
obligaciones legales establecidas en el presente manual, as mismo toda informacin entregada por el
Interventor referente a incumplimientos del Contratista la deber remitir a la Asesora Jurdica de FONADE.

Remitir al Grupo de Ejecucin y Liquidacin de la Subgerencia Tcnica de FONADE los soportes
requeridos para la liquidacin del contrato de Interventora

Garantizar que FONADE suscriba oportunamente el acta de entrega y recibo a satisfaccin de los bienes o
productos objeto del contrato con el CLIENTE o con el tercero que este determine.





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Fecha de Elaboracin
14-12-2005
Vigencia a partir de:
20-12-2005
02 MGSOR03 12 DE 19

6.2.2 Funciones Tcnicas

Verificar que el proyecto cuente con los permisos necesarios para la iniciacin del contrato, as como
supervisar que el Interventor y el Contratista hayan implementado los requerimientos exigidos por las
entidades competentes a travs de las licencias y/o permisos otorgados para el desarrollo del proyecto.

Supervisar que el Interventor exija al Contratista el cumplimiento de las normas y especificaciones tcnicas
vigentes, as como lo establecido en las reglas de participacin y dems documentos requeridos para el
desarrollo del contrato

Verificar que el Interventor revise las referencias topogrficas al inicio, durante y al final del contrato.

Hacer seguimiento continuo de acuerdo a la informacin del Interventor del cumplimiento del cronograma y
flujo de inversin del contrato.

Revisar y presentar a la instancia correspondiente la solicitud de adicin y prrroga entregada por el
Interventor para la revisin y aprobacin respectiva por parte de los Funcionarios competentes en FONADE

En los casos que se requiera asistir a las reuniones de seguimiento y visitas de campo programadas
conjuntamente con el Interventor y el Contratista y suscribir la respectiva acta de seguimiento

Supervisar que el Interventor haya efectuado la revisin y aprobacin de los anlisis de precios unitarios de
cada una de las actividades contractuales, incluyendo los anlisis de precios unitarios de las actividades no
previstas, as mismo, debe realizar las gestiones para la aprobacin por parte de FONADE de los anlisis
de precios unitarios no previstos de acuerdo a lo establecido en los manuales y procedimientos internos de
la entidad.

Garantizar que el Interventor elabore el proyecto de liquidacin del contrato con la totalidad de los
soportes.

Verificar que el Interventor y el Contratista estn cumpliendo con los requerimientos establecidos por la
autoridad ambiental competente, as como las normas de salud ocupacional y seguridad industrial y lo
establecido por las entidades competentes a travs de los requerimientos indicados en las licencias o
permisos expedidos.

6.2.3 Funciones Financieras

Verificar en los casos que aplique que el Interventor cumpla con los requisitos exigidos por FONADE para
la entrega del anticipo pactado, y constatar su correcta inversin. Para este efecto deber exigir al
Interventor la entrega de la programacin de los trabajos, el flujo de inversin del contrato y el plan de
inversin del anticipo debidamente aprobados

Verificar que el Interventor entregue los informes de buen manejo del anticipo remitidos por el Contratista.

Revisar y darle visto bueno a las solicitudes de desembolso.

De acuerdo a la informacin financiera dada por el Interventor con sus respectivos soportes, verificar que el
contrato est amparado con los recursos presupuestales asignados para el mismo.

Indicar a la Interventora y al Contratista, el procedimiento para transferencia de rendimientos financieros
del anticipo a FONADE y vigilar que los mismos hayan sido consignados en la cuenta estipulada por
FONADE para ello.

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Efectuar las actividades conducentes al buen desarrollo financiero del contrato.


6.3 COMPOSICIN DOCUMENTAL DEL CONTRATO

El Interventor y el supervisor deben desarrollar la gestin acerca de la composicin de la serie documental del
contrato, organizada por procedimientos, los cuales para efectos del presente manual son: seguimiento a la
ejecucin y liquidacin de contratos derivados. Los registros correspondientes a estos, fsicamente pueden
diferenciarse uno de otros a travs de los cdigos designados para cada uno de ellos.

El Interventor deber allegar oportunamente los registros y documentos al supervisor designado por FONADE, con
el fin de que ste pueda realizar el control correspondiente.

Cabe mencionar, que el supervisor por parte de FONADE debe verificar que la Interventora entregue el original de
las actas suscritas y dems registros del contrato, as como tiene la responsabilidad de remitir en el mismo orden de
conformacin que se describe en los numerales a continuacin, al Archivo Central de FONADE de acuerdo a los
procedimientos internos establecidos por FONADE.


6.3.1 PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DE CONTRATOS DERIVADOS

El supervisor tendr la responsabilidad de remitir al archivo central los documentos relacionados a continuacin una
vez el Interventor le haga entrega de los mismos. Lo anterior con el fin de que hagan parte de la carpeta del
contrato dentro del procedimiento seguimiento a la ejecucin del contrato.

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20-12-2005
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Aplicabilidad Segn tipo
de Contrato
Nombre del Formato Cdigo Versin
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Lista de chequeo de asesora jurdica. N.A N.A X X X X X
Lista de chequeo para iniciacin del contrato FGPPE07 0 X X X X X
Acta de iniciacin contrato de Interventora (proforma) FGPPE08 0 X
Acta de iniciacin de contrato (proforma) FGPPE09 0 X X X
Acta de iniciacin contrato de estudio, diseo y construccin
(proforma)
FGPPE10 0 X
Acta de aprobacin de estudios y diseos e iniciacin de ejecucin
de construccin (proforma)
FGPPE11 0 X
Plan de inversin de anticipo FGPPE12 0
Informe de buen manejo e inversin del anticipo FGPPE13 0 X X X
Balance financiero FGPPE14 0 X X X X X
Acta de vecindad (proforma) FGPPE15 0 X X
Anlisis de precios unitarios FGPPE16 0 X X
Acta de cambio de especificaciones (proforma) FGPPE17 0 X X X
Relacin de documentos FGPPE18 0 X X X
Relacin de planos FGPPE19 0 X X X
Acta de recibo parcial (proforma) FGPPE20 0 X X
Acta de ajuste (proforma) FGPPE21 0 X X
Concepto de aprobacin de tems y precios no previstos (proforma) FGPPE22 0 X X
Cuadro comparativo de precios unitarios no previstos FGPPE23 0 X X X
Cuadro de reversin de precios no previstos FGPPE24 0 X X
Acta de seguimiento de contrato (proforma) FGPPE25 0 X X X X
Solicitud de adicin y prorroga FGPPE26 0 X X X X X
Seleccin de equipos de medicin FGPPE27 0 X X X X
Control de inspeccin y ensayos FGPPE28 0 X X X X X
Informe semanal de Interventora FGPPE29 0 X
Informe ejecutivo mensual de Interventora. FGPPE30 0 X
Lista de chequeo informe bsico mensual de Interventora FGPPE31 0 X
Estado general de los contratos FGPPE32 0 X
Control de la programacin del contrato FGPPE33 0 X
Control de entrega de volantes FGPPE35 0 X X X
Acta de reunin con la comunidad (proforma) FGPPE36 0 X X
Control de equipos FGPPE37 0 X X X
Control de personal FGPPE38 0 X X X X
Control de seguridad industrial FGPPE39 0 X X
Correspondencia N.A N.A X X X X X
Formato de registro fotogrfico FGPPE46 0 X X X




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6.3.2 PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACION DE CONTRATOS DERIVADOS

El supervisor tendr la responsabilidad de remitir al archivo central los documentos relacionados a continuacin una
vez el Interventor le haga entrega de los mismos. Lo anterior con el fin de que hagan parte de la carpeta del
contrato dentro del procedimiento de liquidacin de contratos derivados.

Aplicabilidad Segn tipo de
Contrato
Nombre del Formato Cdigo Versin
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Acta de terminacin de contrato (proforma) FGPPE40 0 X X X X
Acta de entrega y recibo final del contrato (proforma) FGPPE41 0 X X X X
Proyecto de liquidacin de contrato FGPPE42 0 X X X X
Acta de terminacin de contrato de Interventora (proforma) FGPPE43 X
Acta de entrega y recibo final del contrato de Interventora
(proforma)
FGPPE44 0 X
Proyecto de liquidacin contrato de Interventora FGPPE45 0 X
Formato de evaluacin de proveedores FGPPE47 X X X X X


6.3.3 CONSECUTIVO Y NUMERACIN DE LAS ACTAS

Dentro del seguimiento de los contratos existen una serie de actas, las cuales deben llevar una numeracin con su
respectivo consecutivo como se muestra a continuacin:

Las actas que se generen dentro del procedimiento de seguimiento a la ejecucin de contratos derivados y de
liquidacin de contratos derivados tendrn una numeracin consecutiva que va desde el nmero uno (1) acta de
iniciacin hasta el acta (n) de liquidacin

Para el caso de las actas de recibo parcial se debe colocar:

Acta No. 5 del recibo parcial de obra No 2







Para las actas de seguimiento de contratos se puede manejar un consecutivo independiente de las otras actas que
se generen durante la ejecucin de los contratos derivados, es decir se tendr un consecutivo paralelo como se
muestra a continuacin:

Acta No. 1 de seguimiento de contrato
Acta No. 2 de seguimiento de contrato
Acta No. 3 de cambio de especificaciones

Viene del
consecutivo legal
No. del recibo
parcial
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6.3.4 INFORMES DEL INTERVENTOR

La Interventora en el transcurso de la ejecucin del contrato, debe presentar al Supervisor designado por FONADE,
los informes necesarios, que le permitan a este ltimo estar enterado del avance y dems aspectos relevantes del
proyecto. Entre estos informes, se destacan los que se mencionan en los numerales a continuacin:

6.3.4.1 Informe Semanal (Formato FGPPE29)

Este documento sirve de control para los objetivos trazados en el corto y largo plazo del contrato. Debe contener la
localizacin exacta donde se desarrolla el contrato, la descripcin de las licencias y/o permisos requeridos para el
contrato, Informacin contractual, control a la programacin y ejecucin del contrato, avance fsico del contrato
expresado en costos, avance o atraso del contrato en tiempo, acciones implementadas por la Interventora para
recuperar el atraso de la obra en el caso que se presente, informacin de actividades realizadas en la semana, las
actividades a realizar en la prxima semana, actividades crticas del contrato, comentarios del estado del contrato,
registro fotogrfico del avance del contrato, acciones y recomendaciones que hace la Interventora para la
supervisin del contrato.

El informe semanal (Formato FGPPE29) se debe diligenciar a partir de la primera semana de iniciacin del proyecto
y debe ser elaborado por la Interventora y entregado al Supervisor del contrato el primer da hbil siguiente a la
semana a que se hace referencia en el informe.

6.3.4.2 Informe Mensual

El informe mensual esta conformado por un resumen ejecutivo (FGPPE30) y un informe bsico. En el informe
ejecutivo, se presenta la informacin general del contrato, el control de la programacin, las actividades ejecutadas
en el periodo, el control financiero y legal del contrato y los comentarios y recomendaciones de la Interventora.

El informe bsico esta conformado por tres apartes que son:

1. Anexo Administrativo

2. Anexo Tcnico

3. Anexo Financiero

En el anexo Administrativo deben estar los siguientes documentos:

Estado general de los Contratos (FGPPE32),

Control de la programacin (FGPPE33),

Actas de Vecindad (FGPPE15)

Actas de seguimiento al contrato (FGPPE25)

Control del personal del Contratista y del Interventor. (FGPPE38)

Actas suscritas durante el periodo.

Correspondencia entre el Contratista y el Interventor

En el anexo Tcnico se deben anexar los siguientes documentos:

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Anlisis de precios unitarios (FGPPE16)

Relacin de planos (FGPPE19),

Relacin de documentos (FGPPE18),

Concepto aprobacin de tems y precios no previstos (FGPPE24)

Seleccin de equipos de medicin (FGPPE27),

Control de Inspeccin o ensayos (FGPPE28),

Control de entrega de volantes (FGPPE35)

Actas de Reunin con la comunidad (FGPPE36)

Control de equipos (FGPPE37),

Control de Seguridad Industrial (FGPPE39)

Registro fotogrfico (FGPPE46)

Informe meteorolgico o control diario del estado del tiempo

Cumplimiento ambiental y social.

Adicional de lo anterior, en el anexo tcnico la Interventora debe adjuntar los resultados de ensayos de laboratorio y
dems documentos que soporten la informacin presentada en cada uno de los formatos.

El anexo Financiero esta constituido por:

Informe de buen manejo del anticipo (FGPPE13),

Balance financiero (FGPPE14)

Acta de recibo parcial (FGPPE20)

Acta de ajuste (FGPPE21) (s aplica)

El supervisor designado por FONADE deber aprobar cada uno de los informes mensuales entregados por la
Interventora. Para el caso del informe mensual, el presente manual cuenta con el formato FGPPE31 LISTA DE
CHEQUEO INFORMES MENSUALES DE INTERVENTORA, el cual le servir para verificar el cumplimiento de
dicho documento.

Es importante mencionar, que de acuerdo a la naturaleza del contrato suscrito con FONADE, la Interventora
aplicar los formatos que hacen parte del presente Manual.




6.3.4.3 Informe Final

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Una vez terminado el proyecto, la Interventora debe elaborar un informe que haga memoria descriptiva del
proyecto. Este informe final deber contener los siguientes captulos:

Captulo I: Antecedentes y descripcin general del contrato.

Capitulo II. Licencias y /o permisos requeridos para el desarrollo del contrato, as como paz y salvos con las
diferentes empresas de Servicio Pblico o con las entidades requeridas para la aprobacin final del
contrato.

Capitulo III: Cantidades de obra ejecutadas, discriminando las mayores cantidades de obras ejecutadas y
obras adicionales. Relacin de metas fsicas ejecutadas y no ejecutadas.

Captulo IV. Control de calidad. En este captulo se deben anexar los formatos relacionados con el
cumplimiento de especificaciones tcnicas, Control Equipos de Medicin, resultados de ensayos de
laboratorio, etc.

Captulo V. Aspectos logsticos: Personal del Contratista, equipo utilizado por el Contratista, Cumplimiento
de seguridad industrial y salud ocupacional.

Captulo VI. Cumplimiento de aspectos ambientales y sociales requeridos en el desarrollo del contrato.

Captulo VII Aspectos Financieros y legales del contrato- Balance Financiero y facturacin del contrato.
Modificaciones realizadas al contrato.

Capitulo VIII- Contrato de Interventora. En este captulo se deben presentar generalidades, facturacin,
recursos del Interventor, Control de Calidad.

Captulo IX- Anexos. Estos deben ser:

o Presupuesto General del Contrato
o Anlisis de Precios Unitarios de los tems originales as como de los tems de precios extras fijados
durante la ejecucin del contrato
o Licencias y permisos obtenidos.
o Paz y salvos con las empresas de Servicios Pblicos y/o empresas requeridas para la aprobacin
final del contrato
o Planos rcord del proyecto donde se visualice tanto lo ejecutado como lo no ejecutado; perfiles
estructurales etc.
o Actas suscritas (acta de iniciacin, suspensin, reiniciacin, terminacin, entrega y recibo final de
obra)
o Registros fotogrficos y/o flmicos en ejecucin y finales tanto de lo ejecutado como de lo no
ejecutado (con fechador)
o Manual de mantenimiento y conservacin o recomendaciones especiales que sean necesarios para
la conservacin de los bienes entregados
o Libro o bitcora del contrato
o Formato de evaluacin de proveedores
o Todos los dems documentos que se consideren pertinentes por parte de FONADE
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Vigencia a partir de:
20-12-2005
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7 REGISTROS

Nombre del Formato Cdigo
Lista de chequeo de asesora jurdica. N.A
Lista de chequeo para iniciacin del contrato FGPPE07
Acta de iniciacin contrato de Interventora FGPPE08
Acta de iniciacin de contrato FGPPE09
Acta de iniciacin contrato de estudio, diseo y construccin FGPPE10
Acta de aprobacin de estudios y diseos e iniciacin de ejecucin de construccin FGPPE11
Plan de inversin de anticipo FGPPE12
Informe de buen manejo e inversin del anticipo FGPPE13
Balance financiero FGPPE14
Acta de vecindad FGPPE15
Anlisis de precios unitarios FGPPE16
Acta de cambio de especificaciones FGPPE17
Relacin de documentos FGPPE18
Relacin de planos FGPPE19
Acta de recibo parcial FGPPE20
Acta de ajuste FGPPE21
Concepto de aprobacin de tems y precios no previstos (proforma). FGPPE22
Cuadro comparativo de precios unitarios no previstos FGPPE23
Cuadro de reversin de precios no previstos FGPPE24
Acta de seguimiento de contrato FGPPE25
Solicitud de adicin y prorroga FGPPE26
Seleccin de equipos de medicin FGPPE27
Control de inspeccin y ensayos FGPPE28
Informe semanal de Interventora FGPPE29
Informe ejecutivo mensual de Interventora. FGPPE30
Lista de chequeo informe bsico mensual de Interventora FGPPE31
Estado general de los contratos FGPPE32
Control de la programacin del contrato FGPPE33
Control de entrega de volantes FGPPE35
Acta de reunin con la comunidad FGPPE36
Control de equipos FGPPE37
Control de personal FGPPE38
Control de seguridad industrial FGPPE39
Correspondencia N.A
Acta de terminacin de contrato FGPPE40
Acta de entrega y recibo final del contrato FGPPE41
Proyecto de liquidacin de contrato FGPPE42
Acta de terminacin de contrato de Interventora FGPPE43
Acta de entrega y recibo final del contrato de Interventora FGPPE44
Proyecto de liquidacin contrato de Interventora FGPPE45
Formato de registro fotogrfico FGPPE46
Formato de evaluacin de proveedores FGPPE47