Referencias sobre el comit especial de contrataciones pblicas Por Victor Hugo Quijada Tacuri1 La normativa que rige las

contrataciones del Estado establece que el comit especial es el rgano facultado para elaborar las bases administrativas y conducir el proceso de seleccin, desde su convocatoria hasta su culminacin con el consentimiento de la buena pro o su cancelacin. Est integrado por tres miembros y su designacin est a cargo del titular de la entidad o de otro funcionario a quien el primero le haya delegado esa funcin. Sus integrantes debern estar identificados con nombre propio y con indicacin expresa de la persona que lo presidir. Igualmente, deber nominarse tantos suplentes como titulares se haya designado. El comit especial puede ser designado para un proceso en particular (ad hoc) o para ms de uno (permanente). Esta ltima designacin slo es posible en adjudicaciones directas y de menor cuanta. Acerca de sus funciones, el comit especial deber actuar en concordancia a lo normado a travs del artculo 272 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado - Decreto Supremo No. 184-2008-EF, que seala que se entregar al presidente del comit el expediente de contratacin aprobado y toda la informacin tcnica y econmica necesaria que pudiera servir para cumplir el encargo.
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Abogado por la universidad de San Martn de Porres (U.S.M.P.). Estudiante de la maestra en contrataciones del Estado en la U.S.M.P. Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado.
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Reglam ento de la Ley de Contrataciones del Estado - Decreto Supremo No. 184-2008-EF.

Artculo 27.- Designacin. El Titular de la Entidad o el funcionario a quien se hubiera delegado esta atribucin, designar por escrito a los integrantes titulares y suplentes del Comit Especial, indicando los nombres completos y quin actuar com o presidente y cuidando que exista correspondencia entre cada miembro titular y su suplente. La decisin ser notificada a cada uno de los miembros. Conjuntamente con la notificacin de designacin, se entregar al presidente del Comit Especial el Expediente de Contratacin aprobado y toda la informacin tcnica y econmica necesaria que pudiera servir para cumplir el encargo. Una vez recibida la documentacin sealada en el prrafo anterior, el presidente del Comit Especial, a ms tardar al da siguiente hbil de recibida, deber convocar a los dems miembros para la instalacin respectiva, dejando constancia en actas. El Comit Especial elaborar las Bases y las elevar para la aprobacin de la autoridad competente. Luego de aprobadas, el Comit Especial dispondr la convocatoria del proceso. Durante el desempeo de su encargo, el Comit Especial est facultado para solicitar el apoyo que requiera de las dependencias o reas pertinentes de la Entidad, las que estarn obligadas a brindarlo bajo responsabilidad. Los acuerdos que adopte el Comit Especial debern constar en actas, cuyas copias debern incorporarse al Expediente de Contratacin. Para tal efecto, toda Entidad contar con un libro de actas de Licitaciones Pblicas, Concursos Pblicos y Adjudicaciones Directas, o con un libro de actas por cada tipo de proceso de seleccin, debidamente foliado y legalizado, el mismo que podr ser llevado en hojas mecanizadas. Facultativam ente, tambin podr incluir las actas de las Adjudicaciones de Menor Cuanta o contar con un libro de actas para este tipo de procesos de seleccin. El rgano encargado de las contrataciones ser el responsable de la custodia de los indicados libros.

Tambin, de acuerdo al artculo 27 citado, una vez recibida la documentacin sealada en el prrafo anterior, el presidente del comit especial, a ms tardar al da siguiente hbil de recibida, deber convocar a los dems miembros para la instalacin respectiva, dejando constancia en actas. El comit especial elaborar las bases y las elevar para la aprobacin de la autoridad competente. Luego de aprobadas, el comit especial dispondr la convocatoria del proceso. Durante el desempeo de su encargo, el comit especial est facultado para solicitar el apoyo que requiera de las dependencias o reas pertinentes de la entidad, las que estarn obligadas a brindarlo bajo responsabilidad. Los acuerdos que adopte el comit especial debern constar en actas, cuyas copias debern incorporarse al expediente de contratacin. Para tal efecto, la entidad contar con un libro de actas para todos los procesos de seleccin, o con un libro de actas por cada tipo de proceso de seleccin, debidamente foliado y legalizado, el mismo que podr ser llevado en hojas mecanizadas. El rgano encargado de las contrataciones ser el responsable de la custodia de los indicados libros. En ese orden de ideas, de acuerdo al artculo 313 del Decreto Supremo No. 184-2008-EF, el comit especial conducir el proceso encargndose de su organizacin, conduccin y ejecucin, desde la preparacin de las bases hasta la culminacin del proceso. El comit especial es competente para:
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Decreto Supremo No. 184-2008-EF.

Artculo 31.- Competencias. El Comit Especial conducir el proceso encargndose de su organizacin, conduccin y ejecucin, desde la preparacin de las Bases hasta la culminacin del proceso. El Comit Especial es competente para: 1. Consultar los alcances de la informacin proporcionada en el Expediente de Contratacin y sugerir, de ser el caso, las modificaciones que considere pertinentes. Cualquier modificacin requerir contar previamente con la conformidad del rea usuaria y/o del rgano encargado de las contrataciones, segn corresponda. La modificacin requerir una nueva aprobacin del Expediente de Contratacin. 2. Elaborar las Bases. 3. Convocar el proceso. 4. Absolver las consultas y observaciones. 5. Integrar las Bases. 6. Evaluar las propuestas. 7. Adjudicar la Buena Pro. 8. Declarar desierto. 9. Todo acto necesario para el desarrollo del proceso de seleccin hasta el consentimiento de la Buena Pro. El Comit Especial no podr de oficio modificar las Bases aprobadas.

Consultar los alcances de la informacin proporcionada en el expediente de contratacin y sugerir, de ser el caso, las modificaciones que considere pertinentes. Cualquier modificacin requerir contar previamente con la conformidad del rea usuaria y/o del rgano encargado de las contrataciones, segn corresponda. La modificacin requerir una nueva aprobacin del expediente de contratacin. Elaborar las bases. Convocar el proceso. Absolver las consultas y observaciones. Integrar las bases. Evaluar las propuestas. Adjudicar la buena pro. Declarar desierto. Todo acto necesario para el desarrollo del proceso de seleccin hasta el consentimiento de la buena pro.

OJO: El comit especial no podr de oficio modificar las bases aprobadas. Al respecto del qurum y acuerdos del comit especial, el artculo 324 del Decreto Supremo No. 184-2008-EF establece que para sesionar y adoptar acuerdos vlidos, el comit se sujetar a las siguientes reglas: El qurum para el funcionamiento del comit especial se da con la presencia del nmero total de miembros titulares. Los acuerdos se adoptan por unanimidad o por mayora. No cabe la abstencin por parte de ninguno de los miembros. Los actos del comit especial constan en actas que, debidamente suscritas, quedan en poder de la entidad. La fundamentacin de los acuerdos y de los votos discrepantes se har constar en el acta.

Tambin, se debe tener en cuenta lo dispuesto en el artculo 345 del Decreto Supremo No. 1842008-EF que seala que, el comit especial acta en forma colegiada y es autnomo en sus
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Decreto Supremo No. 184-2008-EF.

Artculo 32.- Qurum y acuerdos. Para sesionar y adoptar acuerdos vlidos, el Comit Especial se sujetar a las siguientes reglas: 1. El qurum para el funcionamiento del Comit Especial se da con la presencia del nmero total de miembros titulares. En caso de ausencia de alguno de stos, se proceder conforme a lo dispuesto en los artculos 33 y 34. 2. Los acuerdos se adoptan por unanimidad o por mayora. No cabe la abstencin por parte de ninguno de los miembros. Los actos del Comit Especial constan en actas que, debidamente suscritas, quedan en poder de la Entidad. La fundamentacin de los acuerdos y de los votos discrepantes se har constar en el acta.
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Decreto Supremo No. 184-2008-EF.

Artculo 34.- Responsabilidad, remocin e irrenunciabilidad. El Comit Especial acta en forma colegiada y es autnomo en sus decisiones, las cuales no requieren ratificacin alguna por parte de la Entidad. Todos los miembros del Comit Especial gozan de las mismas facultades, no existiendo

decisiones, las cuales no requieren ratificacin alguna por parte de la entidad. Todos los miembros del comit gozan de las mismas facultades, no existiendo jerarqua entre ellos. Sus integrantes son solidariamente responsables por su actuacin, salvo el caso de aquellos que hayan sealado en el acta correspondiente su voto discrepante. Los integrantes del comit especial slo podrn ser removidos por caso fortuito o fuerza mayor, o por cese en el servicio, mediante documento debidamente motivado. En el mismo documento podr designarse al nuevo integrante. OJO: Los integrantes del comit especial no podrn renunciar al cargo encomendado. Finalmente, luego de elaboradas las bases por parte del comit especial, ste deber elevar los actuados al titular de la entidad o quien haga de sus veces, para que apruebe las bases y se proceda a la convocatoria del proceso y su publicacin en el sistema electrnico de contrataciones del Estado - SEACE, de acuerdo al artculo 356 del Decreto Supremo No. 1842008-EF, debindose tambin tener en cuenta a su vez lo dispuesto en los prrafos precedentes. Requisitos legales para conformar el comit especial: Entre los requisitos para conformar el comit especial, se encuentran los siguientes:

La designacin debe realizarse mediante documento escrito firmado por el titular de la entidad o por el funcionario a quien se hubiese delegado tal facultad. Puede ser para ms de un proceso de seleccin. Debe designarse tres personas, nominadas con nombre propio y la indicacin expresa de quien ejercer como presidente. En el mismo documento deber precisarse el nombre de los suplentes y su respectiva correspondencia con los titulares para el caso de reemplazo. Uno de los miembros debe pertenecer al rea usuaria, otro a logstica y cualquiera de los miembros debe tener conocimiento tcnico sobre el objeto de la convocatoria.

jerarqua entre ellos. Sus integrantes son solidariamente responsables por su actuacin, salvo el caso de aquellos que hayan sealado en el acta correspondiente su voto discrepante. Los integrantes del Comit Especial slo podrn ser removidos por caso fortuito o fuerza mayor, o por cese en el servicio, mediante documento debidamente motivado. En el mismo documento podr designarse al nuevo integrante. Los integrantes del Comit Especial no podrn renunciar al cargo encomendado.
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Decreto Supremo No. 184-2008-EF.

Artculo 35.- Aprobacin. Las Bases de los procesos de seleccin sern aprobadas por el Titular de la Entidad, el mismo que podr delegar expresamente y por escrito dicha funcin. La aprobacin de las Bases debe ser por escrito, ya sea mediante resolucin, acuerdo o algn otro docum ento en el que exprese de manera indubitable la voluntad de aprobacin. En ningn caso esta aprobacin podr ser realizada por el Comit Especial o el rgano a cargo del proceso de seleccin. Para la aprobacin, los originales de las Bases debern estar visados en todas sus pginas por los miembros del Comit Especial o el rgano a cargo del proceso de seleccin, segn corresponda. Las Entidades utilizarn obligatoriamente las Bases estandarizadas que aprobar el OSCE y divulgar a travs del SEACE.

Si en la entidad no existe un entendido en el objeto de la convocatoria, se deber contratarlo en calidad de experto independiente. Asimismo, mediante convenio, ste puede provenir de otra entidad pblica, en cuyo caso se requiere autorizacin del titular de esta ltima. No pueden ser miembros del comit especial: el titular de la entidad; los funcionarios que ejerzan funciones de control o fiscalizacin, excepto personal del rgano de control interno cuando ste sea el rea usuaria; los funcionarios que hayan aprobado el expediente de contratacin o las bases, o que tengan que resolver el recurso de apelacin del proceso en curso; y los funcionarios que en su calidad de miembros de un comit especial hubieren sido sancionados por resolucin debidamente fundamentada. Dejar de ser miembro del comit especial quien sea sancionado con posterioridad a su designacin.

Tipos de comit especial. Permanente. Es nominado para que lleven a cabo las adjudicaciones directas y las de menor cuanta que se vayan a convocar en el curso del ao. Ad Hoc (para un proceso especfico). Se lo nombra para que lleven a cabo una licitacin pblica o un concurso pblico. En adjudicaciones directas y de menor cuanta puede designarse uno cuando sea necesario. El rea usuaria y su vinculacin con el comit especial 7. Es importante resaltar que, el comit especial tambin requiere la participacin del rea usuaria en el desarrollo del proceso de seleccin. En efecto, durante la etapa de presentacin de consultas y observaciones los participantes pueden referirse a aspectos que han sido contemplados en las especificaciones tcnicas, trminos de referencia o en el expediente tcnico los cuales bajo ninguna circunstancia pueden ser respondidos por el comit especial sin la opinin previa del rea usuaria. Si bien es cierto, uno de los miembros del comit especial pertenece al rea usuaria, no debe perderse de vista que dicho miembro no cuenta con la facultad legal suficiente para reemplazar al rea usuaria en las respuestas relacionadas con los requisitos tcnicos mnimos, que han sido elaborados por esta. Inclusive, antes de la convocatoria al proceso de seleccin, el comit especial est facultado para hacer las consultas que estime pertinentes al rea usuaria, siempre que stas se refieran al requerimiento o a las caractersticas tcnicas. Al respecto, el artculo 31 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado citado, al precisar las competencias del comit especial, seala que puede consultar los alcances de la informacin proporcionada en el expediente de contratacin y sugerir, de ser el caso, las modificaciones que considere pertinentes. Cabe precisar que cualquier modificacin requerir
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Consultado en: http://www.aulavirtualosce.com/2010/09/capitulo-3-del-modulo-3-area-usuaria.html, Lima, el 26 de agosto del 2011.

contar previamente con la conformidad del rea usuaria y/o del rgano encargado de las contrataciones, segn corresponda. Igualmente, al momento de la calificacin de propuestas, el comit especial tambin podr requerir el apoyo del rea usuaria a efectos de verificar si las propuestas cumplen con lo establecido en los requisitos tcnicos mnimos. Si el motivo de declaratoria de desierto est referido a las caractersticas del objeto contractual, el Comit Especial solicitar informacin al rea usuaria, quien adems se encuentra obligada a darle el apoyo correspondiente. A continuacin se muestran algunos cuadros referentes al comit especial, espero puedan ilustrarlos mejor en algunos temas particulares: