Sistemas de Informacin en las Empresas (Resumen) Autor: Antonio Muoz Caavate 1.

Introduccin Durante los ltimos aos se han multiplicado los estudios tendentes a analizar la informacin como factor clave para la toma de decisiones en la empresa, clave de la gestin empresarial, y eje conceptual so re el !ue gravitan los sistemas de informacin empresariales" #e considera !ue la informacin es un recurso !ue se encuentra al mismo nivel !ue los recursos financieros, materiales y humanos, !ue hasta el momento ha $an constituido los ejes so re los !ue ha $a girado la gestin empresarial" #i la %eor$a econmica tradicional manten$a el capital, la tierra y el tra ajo como elementos primarios de estudio, la informacin se ha convertido, ahora, en el cuarto recurso a gestionar" Desde el punto de vista de la gestin empresarial el conocimiento del entorno, en un mundo cada vez m&s complejo y cam iante, origina una necesidad cada vez m&s acuciante de informacin para la toma de decisiones, tanto para atacar nuevos mercados, como para proteger a la empresa de agentes e'ternos !ue puedan vulnerar su esta ilidad" (l dominio de la informacin e'terna, no de e hacer olvidar el control de los flujos internos de informacin !ue la propia empresa genera derivado de su funcionamiento" ), finalmente, tampoco se de e olvidar la propia informacin !ue la empresa lanza al e'terior, en algunos casos regulada por factores legales, como a!uellos !ue o ligan a las empresas a depositar sus cuentas anuales en los registros mercantiles" Datos, a su vez, !ue se convierten en informacin e'terna para otras empresas !ue a sor en esa informacin" 2. El concepto de administracin y gestin. La informacin en el proceso de planificacin empresarial %radicionalmente se han considerado cuatro funciones &sicas en la gestin de las organizaciones: planificacin, organizacin, ejecucin y control" Consideramos, adem&s, cuatro recursos !ue de en ser contemplados y so re las !ue se aplican las funciones anteriormente citadas: humanos, econmicos, materiales, e informativos" #i ien, las fases aludidas son propias de la administracin cl&sica de cual!uier organizacin, nuestra intencin, en este apartado es perfilar los aspectos !ue en el conte'to de la administracin afectan a cual!uier organizacin, uscando un amplio nivel de generalizacin y transferi ilidad en distintos tipos de organizaciones y situaciones en el &m ito empresarial, y para entornos de organizaciones lucrativas y no lucrativas" *ealizamos, a continuacin, una reve apro'imacin conceptual a cada una de las fases"

2.1.1. La planificacin
+ara John M. Ivancevich et al, la planificacin es la funcin de gestin !ue determina los o jetivos de la organizacin, y esta lece las estrategias adecuadas para el logro de dichos o jetivos" De esta manera, un gestor de e conocer el &m ito en el !ue se encuentra, conocer la finalidad de la organizacin, sus metas y por tanto sus o jetivos, para poder llevarlos a ca o"

Ivancevich et al distinguen seis etapas en el proceso de planificacin, aun!ue volveremos so re ellas m&s adelante: (valuacin de las condiciones actuales" Determinacin de los o jetivos y metas" (sta lecimiento de un plan de accin" Asignacin de recursos" (jecucin" Control"

2.1.2. La organizacin
,a segunda etapa de la clasificacin de la gestin cient$fica es la organizacin" (sta etapa tiene como funcin -adecuar los recursos previstos en la planificacin para conseguir los objetivos -" +ara .vancevich la organizacin como funcin -implica la existencia de una estructura de relaciones de funcin y de autoridad. Es la etapa mediante la cual se estructuran los recursos humanos y fsicos con el fin de alcanzar los objetivos ue se han marcado- " ,a organizacin como funcin implica, por tanto, a la /rganizacin como sistema y se relaciona con la estructura organizativa, la divisin de puestos de tra ajo, la funcin de cada uno de ellos, los organigramas y el logro de los o jetivos"

2.1.3. La direccin
(sta fase ha sido identificada en ocasiones como la de ejecucin" (n cual!uier caso, viene referida a la etapa !ue de e llevar a la pr&ctica el plan diseado" (sta fase de e conseguir un l$der capaz de articular al conjunto de componentes !ue forman la estructura organizativa" 0ay varios aspectos !ue de e tratar esta etapa del proceso, aun!ue las resumiremos en tres: ,as funciones del l$der, la comunicacin, y las necesidades de los usuarios 1mar!eting2

2.1. . El control
3inalmente, como control de em os entender a!uellos procedimientos destinados a evaluar el rendimiento real, comparar ese rendimiento con los o jetivos fijados, o corregir las diferencias entre los resultados y los o jetivos (sta etapa es esencial, ya !ue de no e'istir, no podr$a conocerse si lo planificado, organizado y ejecutado se ha realizado correctamente, y por tanto ha funcionado ien" 2.2. La informacin como recurso intangi!le #i ien hemos mencionado antes los distintos tipos de recursos a la manera cl&sica 1recursos humanos, financieros, materiales e informativos2, 0iroyu4i .tami introduce en 5678, a trav9s de su o ra Mobilizing Invisible "ssets una clasificacin distinta !ue distingue los recursos de la organizacin en dos grandes tipos: los recursos tangi les o visi les y los recursos intangi les o invisi les"

,os primeros aluden a los recursos financieros, o los recursos materiales y t9cnicos: y los intangi les, a la imagen de marca, la investigacin, los procesos de interaccin con los consumidores, o el mismo capital intelectual derivado de los recursos humanos: activos, todos ellos, !ue para .tami son los !ue generan el aut9ntico valor en una organizacin, y en particular en una empresa" #i ien, los activos visi les son necesarios carecen de valor sin los invisi les" A su vez, los activos invisi les se clasifican segn el flujo de informacin !ue impli!uen, ya sea entrada de informacin del e'terior, movimiento de la misma dentro de la organizacin: o salida de informacin al e'terior" (sta clasificacin ;informacin e'terna, interna y corporativa;, ser& la !ue mencionaremos a continuacin" 3. El conte"to de la empresa y sus necesidades de informacin +ara comprender ien !u9 o jetivos tiene un sistema de informacin y cmo de e funcionar, hay !ue entender tam i9n dos conceptos relativos al conte'to, o medio am iente, en el !ue se inserta una empresa" <os referimos al conjunto de factores !ue le afectan, donde e'isten amenazas !ue pueden perjudicar o destruir una empresa, y oportunidades !ue pueden incrementar las cualidades de la misma" (nlazamos, a!u$, con algunas nociones aportadas en el apartado referente a la informacin como recurso intangi le" %enemos, as$, por un lado: a2 (l medio am iente interno o a!uellos -factores, como el personal, la estructura, sus pol$ticas y recompensas, !ue ejercen influencia en la manera de realizar el tra ajo y de conseguir los o jetivos 2 (l medio am iente e'terno, m&s complejo en tanto !ue conforma factores ajenos al dominio interno de los gestores, y por tanto re!uiere una vigilancia permanente" A su vez, este medio am iente e'terno tiene una do le estructura i2 Medio am iente e'terno remoto, como el clima pol$tico, la situacin econmica, las tendencias sociales, o las innovaciones tecnolgicas" ii2 Medio am iente e'terno inmediato , formado por clientes, proveedores, distri uidores, competidores, financiadores y reguladores" / servaremos 9ste medio am iente e'terno como un modelo de necesidades de informacin !ue los gestores de una empresa de en o ligatoriamente controlar para una eficaz toma de decisiones y cuyos recursos de informacin, ya sean 9stos vistos como fuentes de informacin, servicios de informacin o sistemas de informacin, de en ser incorporados al sistema de informacin empresarial como importantes recursos para la toma de decisiones"

. Los sistemas de informacin en la empresa.

3recuentemente se ha utilizado el t9rmino informatizacin como sinnimo de sistemas de informacin" ) aun!ue la mayor$a de los autores est&n de acuerdo en asumir !ue un sistema de informacin re!uiere un adecuado proceso de informatizacin, lo !ue tam i9n est& claro es !ue no en todos los casos la construccin de un sistema de informacin lleva aparejado el uso de tecnolog$as de la informacin

#in em argo, asumimos !ue hoy en d$a cual!uier sistema de informacin, por pe!ueo !ue sea re!uiere de unos m$nimos procesos de automatizacin" %am i9n parece adecuado sealar !ue las distintas aplicaciones inform&ticas !ue funcionan por separado impiden la adecuacin de un sistema de informacin, de manera !ue como seala =il +echuan para !ue el sistema de informacin e'ista #deber$ contemplar el dise%o de un sistema integrado ue relacione las informaciones generales por las diversas aplicaciones funcionales de la empresa y ue permita as& mejorar los procesos de toma de decisiones# *ealizada la aclaracin anterior, asumimos !ue la aplicacin de los sistemas de informacin al &m ito de la empresa, aun!ue puede orientarse a cual!uier tipo de organizacin, incluye los siguientes tipos:

.1. Sistemas de informacin para la gestin (mis).

,os #istemas de .nformacin para la =estin son un conjunto de herramientas !ue com inan las tecnolog$as de la informacin 1hard>are ? soft>are2 con procedimientos !ue permitan suministrar informacin a los gestores de una organizacin para la toma de decisiones"

+odemos afirmar !ue estos sistemas se componen de tres funciones: la recopilacin de datos, tanto internos como e'ternos: el almacenamiento y procesamiento de informacin: y la transmisin de informacin a los gestores" +arece !ue el uso de los sistemas de informacin para la gestin deja an incompletas las necesidades informativas de los gestores de las empresas, surgiendo, as$, distintos sistemas para la toma de decisiones" Descri iremos los #istemas #oporte a la Decisin, y los #istemas de .nformacin para (jecutivos"

@"A" #istemas soporte a la decisin

+ara =il +echuan el concepto de sistema de ayuda a la toma de decisiones se desarrolla por la confluencia de muy distintas &reas de conocimiento, cuyas aportaciones modelan el concepto final de '((" De tal manera !ue el marco terico procede de las ciencias empresariales: de la inform&tica, !ue hace uso de sistemas de gestin de ases de datos: de la ergonom$a !ue aporta la necesidad de crear interfaces !ue permitan !ue un usuario utilice una herramienta con el menor esfuerzo posi le: y del an&lisis de decisiones" 0an sido muchos los autores !ue han realizado sus aportaciones al concepto de '((" .ncidiremos slo en algunos de ellos, !ue nos permitan clarificar el concepto" As$, %ur an manifiesta !ue es un sistema de informacin interactivo asado en ordenador !ue utiliza normas y modelos de decisin, !ue junto con una ase de datos soporta todas las fases

del proceso de toma de decisiones, principalmente en decisiones semiestructuradas ajo el control total de a!uellos !ue se dedican a tomarlas" )ang incide en a!uellas caracter$sticas !ue permiten diferenciar a un '(( del !ue no lo es, as$: (l D## soporta todas las fases del proceso de toma de decisiones: inteligencia, diseo, eleccin e implementacin" (l soporte se realiza a varios niveles de los e!uipos de gestin, desde los altos ejecutivos a los gestores de ase" #oportan varios niveles de decisiones interdependientes o secuenciales y una variedad de procesos y estilos de toma de decisiones" ) son f&ciles de usar"

.3. Sistemas de informacin para e#ecuti$os (eis).

,os EI()s han sido confundidos en sus or$genes con los '(()s" +ara =il +echuan dicho pro lema se ha de ido a la confusin e'istente so re a !u9 tipo de nivel directivo i an enfocados cada uno" ,os EI()s orientados a la alta direccin aparecen cuando los ejecutivos de las compa$as re!uieren datos para tomar decisiones pero no pueden dedicar tiempo para e'traer la !ue necesitan del conjunto total reci ido" Distintos autores han esta lecido el marco terico de los EI()s" <os apro'imamos al conocimiento del EI( , a trav9s de la definicin dada por varios autores" +ara Bird es un #soft*are& con un sistema de recuperacin amigable ue provee informacin electrnica a los directivos con un acceso r$pido a la informacin ue forma parte de las $reas clave de la empresa& ayudando a realizar las actividades de gestin para conseguir los objetivos de la empresa#" +reedy , apunta las caracter$sticas de un EI( : ; ; ; ; #on sistemas usados por los altos ejecutivos de las empresas, (s usado por ejecutivos para controlar el tra ajo de otros ejecutivos, #u principal uso es informativo, #e concentra en la gestin general de la organizacin, y para ello utiliza informacin interna y e'terna, informacin histrica para realizar predicciones, y todo tipo de datos num9ricos y te'tuales"

Carmouth y )en, ofrecen una visin donde las tecnolog$as de la informacin son la clave de los EI()s" As$, se componen de hard*are , soft*are , un interface y uso intensivo de las telecomunicaciones" +ara definir con mayor e'actitud !u9 es un #istema de .nformacin para (jecutivos, enumeramos las caracter$sticas !ue le son propias: + + + + Estar personalizado al ejecutivo como individuo. Extraer& filtrar& consolidar y visualizar los datos crticos. "cceder en tiempo real a las variables ue definen el estado de la empresa. ,isualizar tendencias y suministrar informes de incidencias.

+ Mecanismos de alarma& para atraer la atencin del usuario& ante desviaciones importantes de las variables crticas. + Interface amigable con el usuario& ue necesita de un mnimo entrenamiento para su uso. + -sado directamente por los ejecutivos& sin intermediarios. + .resenta la informacin ue incorpora& simult$neamente& gr$ficos& tablas& textos y sonidos #in em argo, no para todos los autores los EI()s tienen personalidad propia, y as$ para otros un sistema de informacin para ejecutivos no es m&s !ue un sistema soporte a la decisin de manejo sencillo !ue est& especialmente diseado para ejecutivos 0emos de resaltar !ue no siempre se consigue diferenciar t9cnicamente !u9 es un D## y !u9 es un (.#, de manera !ue m&s ien las diferencias vienen reguladas por el tipo de decisiones !ue soportan" As$, pensamos !ue un D## asume decisiones estructuradas, es decir pro lemas claramente formalizados: mientras los (.# asumen a!uella categor$a de decisiones !ue ha $amos descrito como no programa les o intuitivas" De cual!uier manera, tanto uno como otro, re!uieren el uso de recursos de informacin, tanto formales como informales, y de informacin procedente tanto del e'terior de la organizacin como del interior de la misma" %. La gestin del conocimiento. <uevo elemento para los sistemas de informacin 0a sido en la ltima d9cada cuando se ha descu ierto !ue las personas se convierten en la clave de las organizaciones, !ue de en asar su crecimiento y competitividad en la creatividad y la iniciativa de sus miem ros" #urge, as$, la gestin del conocimiento 1!no*ledge management2 como el concepto capaz de articular el capital intelectual y todo el potencial !ue llevan dentro de s$ los recursos humanos, y transformarlos en valor para la accin"" Algunos autores consideran !ue la gestin del conocimiento aparece de ido a !ue la gestin de informacin se ocupa a del conocimiento e'pl$cito, es decir a!uel recogido en los documentos, y no en el conocimiento t&cito" ,as nuevas estructuras organizativas, re!uieren una gestin de los recursos y de los activos diferente" (l sa er y el conocimiento se convierten en la ase de la estrategia y en el verdadero activo de cual!uier organizacin, representado en sus individuos" Deamos algunas caracter$sticas de la gestin del conocimiento" (arl propone cuatro componentes para !ue una empresa sea capaz de crear una estrategia capaz de generar conocimiento: ; ; ; ; #istemas del conocimiento, *edes, %ra ajadores del conocimiento, y organizaciones aprehendientes"

<ona4a, al !ue hemos citado anteriormente, nos dice !ue la gestin del conocimiento implica crear nuevo conocimiento, gestionar el conocimiento !ue se encuentra diseminado en la organizacin e incorporado en productos, servicios y sistemas, lo cual no tiene el mismo significado !ue produccin, almacenar o recuperar !ue es m&s propio de la gestin de la informacin" +ara Andreu y #ie er la gestin del conocimiento se convierte en el proceso !ue permite asegurar el desarrollo y aplicacin de todo tipo de conocimientos pertinentes en una empresa con el o jeto de mejorar su capacidad de resolucin de pro lemas y contri uir a la sosteni ilidad de sus ventajas competitivas (ntendemos en el marco terico de este tra ajo, !ue el o jetivo de la gestin del conocimiento son las personas como fuente de informacin, y la transformacin de todo ese conocimiento a alguna forma estructurada !ue permita ser procesada e incorporada a un sistema de informacin"