anaranj3@eafit.edu.co U. EAFIT 1 1. EL PROCESO DE PLANIFICACION DE PROYECTOS. Normalmente, la administracin de proyectos est compuesta por tres fases:
1.1 Planificacin del proyecto y creacin de una programacin: es la fase ms importante. Incluye la definicin de las tareas y sus duraciones, el establecimiento de relaciones entre tareas .
1.2 Adaptacin a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo que comienza una vez que se halla creado una planificacin, y concluye cuando el proyecto est terminado. La administracin de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la programacin para que refleje los cambios que se hallan producido a lo largo del desarrollo del proyecto.
1.3 Comunicacin de la informacin del proyecto: en esta fase se comunica la informacin del proyecto a los clientes, al personal y a la administracin. Una de las ventajas de usar Microsoft Project es la posibilidad de crear informes atractivos.
2. SISTEMAS DE PROGRAMACIN
2.1 Sistema CPM (Critical Path Metod):
Evento: Puntos de Control que determinan el inicio y fin de una actividad.
Actividades
Actividades virtuales o ficticias : Sirven para evitar problemas de doble identificacin Las actividades se dan entre eventos
Ejemplo 1:
ACTIVIDAD SIGUE PRECEDE A D - B D, E - C D, E - D F A, B, C E F B, C Curso de Project 2003 Andrs Naranjo Lpez Tel: 311 60 90 Ingeniero Civil anaranj3@eafit.edu.co U. EAFIT 2 IP: Inicio Primero IU: Inicio Ultimo TP: Terminacin Primera TU: Terminacin ltima D: Duracin
ACTIVIDAD SIGUE PRECEDE A B, C - B D, E A, B, C C E A, B, C D F B, C E F B, C F - E, D CPM: Curso de Project 2003 Andrs Naranjo Lpez Tel: 311 60 90 Ingeniero Civil anaranj3@eafit.edu.co U. EAFIT 4 LPU:
IP TP IU TU ACTIV D D ACTIV TU IU TP IP Ejemplo 4:
3.1 - Creacin y Organizacin de la Programacin Consiste en la lista de tareas o actividades que se deseen llevar a cabo y la cantidad de tiempo o duracin que precisar cada tarea. Para crear y organizar la programacin deber: 3.1.1 - Comenzar una nueva programacin:
Barra de men__Herramientas__Cambiar Calendario Laboral
OJO - Si no se define el calendario previamente a actividades del proyecto y sus duraciones, Project no asumir ningn cambio posterior que se realice.
3.1.2 Crear Informacin del Proyecto:
Barra de men__Proyecto__Informacin del proyecto Despus de esto se guarda el archivo, si se desea se puede guardar el archivo con una clave de forma tal que nadie pueda modificar el contenido del archivo ms adelante o inclusive si es algo muy secreto para que nadie lo pueda abrir, esto se hace de la siguiente manera: Barra de Men__Archivo__Guardar como__Herramientas__Opciones generales
3.1.3 - Introduccin de tareas: Tareas Repetitivas: Barra de men__Insertar__Tarea Repetitiva
3.1.4 - Organizacin del proyecto segn un esquema de tareas para poder mostrar y trabajar en las distintas fases de programacin: Con los botones se asignan las sangras correspondientes para organizar el proyecto por captulos.
3.2- Programacin de Tareas
3.2.1 Relacin entre tareas
* F - c Final comienzo: Es la que viene por defecto y es la ms comn de las dependencias, aqu, la tarea sucesora no puede empezar hasta que la predecesora finalice. Ej: Usted escribe el reprte antes de editarlo
* F - f Final final: La sucesora no puede finalizar hasta que la predecesora finalice.
* C - c Comienzo comienzo: La sucesora no puede empezar hasta que la predecesora empiece. Ej: Cuando los conductores prenden los motores, el juez puede agitar la bandera
* C - f Comienzo final: La tarea sucesora no puede finalizar hasta que la predecesora empiece. Ej: Los empleados pueden empezar a usar un nuevo procedimiento solo hasta que lo hayan probado
Curso de Project 2003 Andrs Naranjo Lpez Tel: 311 60 90 Ingeniero Civil anaranj3@eafit.edu.co U. EAFIT 6 Para establecer las diferentes relaciones entre tareas, pueden realizarse varias operaciones:
1. Por medio de la tabla de entrada en el diagrama de Gantt, se colocan las predecesoras o sucesoras as: Barra de men__ver__Tabla__Ms Tablas__Modificar
2. En el diagrama de Gantt, seleccionando la actividad, Click derecho, informacin de la tarea, predecesoras, tipo de relacin. 3.2.2 Para Superponer o retrasar tareas:
En la vista del diagrama de Gantt, doy Click Derecho sobre la tarea que quiero modificar, Informacin de la Tarea, Ficha predecesoras, en el campo Pos (Posposicin) escribo el valor a adelantar o a posponer; para adelantar una tarea el valor debe ser negativo y para posponer positivo.
3.2.3 Tipos de Tareas:
Las tareas pueden ser de tres tipos, de Duracin fija, de Unidades fijas (Viene por defecto), y de trabajo fijo. Para seleccionar que tipo de tarea se desea se da click derecho, Informacin de la tarea, y se selecciona la pestaa Avanzado y en tipo de Tarea se selecciona la mas apropiada.
Otra forma es: 1. En la barra de mens, haga clic en Ver y despus, haga clic en Uso de tareas. 2. Haga clic en la divisin del panel donde comienza la seccin Detalles y arrastre la barra de divisin hasta que muestre todas las columnas que pudieran quedar ocultas. 3. En la parte superior de la hoja de clculo, haga clic en Trabajo para seleccionar la columna. 4. En la barra de mens, haga clic en Insertar y a continuacin, haga clic en Columna. 5. En el cuadro de dilogo Definicin de columna, desplace hacia abajo la lista del cuadro Nombre de campo y haga clic en Tipo. Haga clic en Aceptar. Y Cambio Si el Tipo de Tarea es Duracin Unidades Trabajo Duracin Fija Trabajo Trabajo Unidades Unidades Fijas Trabajo Duracin Duracin Trabajo Fijo Unidades Duracin Duracin Project actualiza lo que esta en rojo
Project trabaja con las siguientes ecuaciones: Trabajo = Unidades x Duracin Duracin = Trabajo / Unidades Unidades = Trabajo / Duracin Project calcula la duracin antes que el trabajo y el trabajo antes que las unidades. Curso de Project 2003 Andrs Naranjo Lpez Tel: 311 60 90 Ingeniero Civil anaranj3@eafit.edu.co U. EAFIT 7 3.2.4 Tareas Condicionadas por el esfuerzo:
Condicionado por el esfuerzo significa que cuando asigna o quita personas de una tarea, Project alarga o reduce la duracin de sta basndose en el nmero de unidades de recursos asignados a dicha tarea, pero no cambia el trabajo total de ella. La programacin condicionada por el esfuerzo afecta a la frmula de programacin cuando aplica los tipos de tarea de la siguiente manera: Unidades fijas Si la programacin condicionada por el esfuerzo est habilitada para la tarea, Project ajustar la duracin de la tarea cuando agrega o quita recursos. Si cuenta con los medios, agregar ms personas es una de las opciones para acortar la programacin. Duracin fija Si la programacin condicionada por el esfuerzo est habilitada para la tarea, el cambio de las asignaciones de recursos modifica el esfuerzo que los recursos pondrn en la tarea. Es posible que desee considerar esta opcin cuando programe un proyecto si tiene la necesidad de aligerar la carga de algunas personas o si necesita asignar a algunos de ellos media jornada a otras tareas. Trabajo fijo El tipo de tarea de trabajo fijo y de programacin condicionada por el esfuerzo mantienen constante el valor Trabajo y no podr deshabilitar el ajuste Condicionada por el esfuerzo para una tarea definida como Trabajo fijo. Si aumento Recursos Tipo de Tarea Condicionado por el Esfuerzo No condicionado por el Esfuerzo Duracin Fija Bajan Unds de Recurso Aumenta Trabajo Unidades Fijas Baja Duracin Aumenta Trabajo Trabajo Fijo Baja Duracin Baja Duracin La programacin condicionada por el esfuerzo se comporta de manera diferente dependiendo de cuando asigna los recursos Para organizar que las tareas cambien de tipo de tarea que viene por defecto se hace lo siguiente: Barra de Men__Herramientas__Opciones__Ficha de General
4. ADICION DE PERSONAL Y EQUIPAMIENTO AL PROYECTO
El personal y el equipamiento son los recursos con los que trabaja el proyecto. El asignar recursos permite llevar a cabo un seguimiento del trabajo realizado por el personal y el equipamiento asignado a las tareas adems asegura una buena descripcin y comprensin del proyecto.
4.1 Creacin de la lista de recursos del proyecto: Puede crearse la lista dando clic en o en la vista hoja de recursos en la cual adems se pueden meter los costos que estos representan. Existe otra opcin y es utilizar los mismos recurso que se usaron en algn proyecto anterior, para hacer esto vamos a llamar al proyecto que an no tiene los Curso de Project 2003 Andrs Naranjo Lpez Tel: 311 60 90 Ingeniero Civil anaranj3@eafit.edu.co U. EAFIT 8 recursos el que comparte y al que ya tiene los recursos Fondo de recursos, entonces se hace lo siguiente: 1. Se abren los dos proyectos (el que comparte y el de fondo de recursos). 2. En el que comparte: Herramientas__Compartir recursos__Compartir recursos. 3. Activar utilizar recursos y en el cuadro De : se escoge el proyecto de fondo de recursos 4. Seleccionar por ltimo, el compartidor tiene prioridad y luego Aceptar
4.2 Asignacin de recursos a las actividades:
Se pueden asignar dando clic en para que se abra el cuadro Asignar Recursos y luego se escoge la actividad y se le asignan los recursos correspondientes.
Otra forma es dando Click Derecho sobre la actividad, Informacin de la Tarea, seleccionar la Ficha recursos y asignrselos.
4.3 Controlar cundo un recurso comienza a trabajar en una tarea: Se puede escalonar los momentos en que varios recursos empiezan a trabajar en la misma tarea retrasando el momento de comienzo de uno o ms recursos. 1.- En el men Ver , elija el Diagrama de Gantt 2.- En el men Ventana, elija Dividir 3.- En la tabla de Gantt seleccione la tarea para la que desee retrasar el trabajo del recurso. 4.-Seleccione el Formulario de tareas en la seccin inferior 5.- En el men Formato, elija Detalles y luego, elija Programacin del Recurso. 6.- En la casilla de retraso se pone el valor que se desea retrasar el recurso.
4.4 Verificacin de recursos sobreasignados:
En la barra de vistas, seleccionar grfico de recursos y desplazarse a travs de los recursos para determinar cuales estn sobreasignados . Se deben redistribuir aquellos resaltados en color rojo, pues se les asignaron ms tareas a las que pueden cumplir.
Para organizar la disponibilidad de recursos por periodos de tiempo, seleccionar Hoja de recursos en la barra de vistas, dar click derecho en el recurso a modificar__Informacin del recurso__Ficha General__Cambio en disponibilidad del recurso
5. PRESENTACIN DEL DIAGRAMA DE GANTT
5.1 Dar formato al Diagrama de Gantt:
Barra de men__Formato
5.2 Personalizar la presentacin del Diagrama de Gantt:
Barra de men__Formato__Asistente para Gantt
Curso de Project 2003 Andrs Naranjo Lpez Tel: 311 60 90 Ingeniero Civil anaranj3@eafit.edu.co U. EAFIT 9 6. ASIGNACION DE COSTOS A LAS TAREAS Y A LOS RECURSOS Costos Fijos: Son los Gastos generales tales como los salarios de los profesionales que coordinan o dirigen el proceso de contruccin (Residente, Maestro de Obra, Celador, Almacenista, Dotacin)
Costos Variables: Estn compuestos por los Costos Directos (Valor de todos los elementos que se incorporan permanentemente a la obra como compra de materiales, herramienta, etc) y los Costos Indirectos (Honorarios profesionales por diseos o estudios, Derechos de conexin, Impuestos, Licencia d construccin, etc)
6.1 Asignacin de tasas a los recursos En Hoja de Recursos se llenan las columnas correspondientes a Tasa Estandar, Tasa Horas Extra y/o Costo por Uso.
Tambin, al dar click derecho en un recurso determinado, luego en informacin del recurso__Ficha costos (Figura asignacin de recursos), puedo variar las tasas de un mismo recurso para diferentes tareas. Luego para asignar ese cambio, en la vista uso de tareas, se escoge la tarea y el respectivo recurso a modificar, entonces, en Barra de Men__Proyecto__Notas de la asignacin__Ficha General, escojo la opcin que se requiere (figura Informacin de la asignacin).
Fig. Asignacin del recurso
Curso de Project 2003 Andrs Naranjo Lpez Tel: 311 60 90 Ingeniero Civil anaranj3@eafit.edu.co U. EAFIT 10 Fig. Informacin de la asignacin
6.2 Asignacin de un costo fijo a una tarea Si sabe el importe exacto de los materiales de una tarea y no est asignando recursos a la tarea, introduzca el costo fijo. El costo fijo podra ser el costo de los suministros para los que ya se ha negociado un precio de compra. Tambin podra consistir en una oferta aceptada de un contratista externo o en la tarifa plana que se paga por un trabajo. 1.- En el men Ver, elija Diagrama de Gantt. 2.- En el men Ver, elija Tabla y a continuacin elija Costo. 3.- En el campo Costo Fijo de la tarea, escriba el costo.
6.3 Control de la acumulacin de costos Solamente puede prorratear los costos estndar y de horas extra de los recursos. Un recurso de costo nico se acumula slo al comienzo o al final de la tarea, y los costos fijos siempre se acumulan al final. Para acceder a los informes: Barra de men__Ver__Informes
7. PRESENTACIN DE INFORMES Todos los reportes tienen sin lugar a dudas caractersticas en comn. Project organiza los reportes dentro de categoras de reportes relacionados con el mismo asunto.
7.1 Generales 7.1.1 Resumen del Proyecto: Este tipo de reporte muestra resumida informacin acerca de datos, duraciones, trabajo, costos, estado de las tareas y estado de los recursos.
7.1.2 Tareas de Nivel superior: Muestra las tareas de nivel superior o captulos, y de cada una de ellas muestra su duracin, Fecha de inicio, fecha de finalizacin, el porcentaje completado, el costo y el trabajo.
7.1.3 Tareas Crticas: Este reporte muestra el estado de las tareas que se consideran crticas en el proyecto, de estas tareas presenta la duracin, los datos de inicio y final, los recursos asignados y las sucesoras y predecesoras.
Curso de Project 2003 Andrs Naranjo Lpez Tel: 311 60 90 Ingeniero Civil anaranj3@eafit.edu.co U. EAFIT 11 7.1.4 Das laborables: Muestra el calendario base del proyecto, con las horas establecidas para trabajar y los das no laborables. Un calendario base es el que se usa como plantilla en la que se basa el calendario del proyecto.
7.2 Actividades Actuales 7.2.1 Tareas sin Comenzar: Lista las tareas que an no han sido iniciadas debido a que su fecha de inicio en el calendario lo indica as. De estas tareas muestra la duracin, predecesoras, e informacin de los recursos asignados.
7.2.2 Tareas que empiezan pronto: Cuando se escoge esta opcin, Project abre un cuadro de dialogo en el cual el usuario debe poner la fecha de las tareas que desea sean mostradas en el informe. La informacin que se muestra de estas tareas es la misma que en las tareas sin comenzar.
7.2.3 Tareas en curso: Muestra tareas que se encuentran en progreso y que por lo tanto an no han sido finalizadas. De estas tareas se muestra la duracin, inicio y finalizacin planeada, predecesoras y recursos asignados.
7.2.4 Tareas Completadas: Muestra las tareas que ya han sido realizadas, de las cuales se muestra en el informe, la duracin, las fechas de inicio y de finalizacin, el porcentaje completado (100%), el costo y las horas de trabajo.
7.3 Costos 7.3.1 Flujo de caja: Este reporte muestra, por tarea, el costo por el incremento del tiempo semanalmente.
Curso de Project 2003 Andrs Naranjo Lpez Tel: 311 60 90 Ingeniero Civil anaranj3@eafit.edu.co U. EAFIT 12 7.3.2 Presupuesto: Lista todas las tareas y muestra los costos presupuestados y las variaciones de estos, siempre y cuando se haya grabado para el proyecto una lnea base.
7.3.3 Tareas con presupuesto sobrepasado: Project no mostrara nada a no ser que usted indique que al menos algunas tareas estan parcialmente completadas, esto sucede de igual manera para el tem 7.3.4. Este reporte muestra los costos, las variaciones con respecto a la linea base e informacin actual de las tareas que exceden la cantidad del presupuesto.
7.3.4 Recursos con Presupuesto sobrepasado: Muestra los recursos que han excedido las estimaciones de la lnea base durante el transcurso del proyecto.
7.3.5 Valor Acumulado: Muestra el estado del costo de cada tarea donde: CPTP: Costo Presupuestado del Trabajo Programado CPTR: Costo Presupuestado del Trabajo Realizado CRTR: Costo Real del Trabajo Realizado VP: Variacin de Programacin (VP = CPTR CPTP) VC: Variacin de Costo CEF: Costo Estimado al Finalizar CPF: Costo Presupuestado al finalizar VAF: Variacin al Finalizar (VAF = CPF CEF)
7.4 Asignaciones 7.4.1 Tareas y Recursos Humanos: Lista los recursos y las tareas a las cuales estn asignados, la cantidad de trabajo programado para cada tarea, el comienzo, el final y algunas notas de los recursos.
7.4.2 Listado de Tareas Pendientes: Muestra las tareas a las cuales esta asignado el recurso escogido; de estas muestra el ID, duracin, fechas de comienzo y fin, predecesoras.
7.4.3 Recursos Sobre asignados: Muestra los recursos sobre asignados, las tareas a las cuales ellos estn asignados, y el total de horas de trabajo asignadas a ellos. Usted tambin puede ver los detalles de cada tarea, como la cantidad de trabajo, algn retraso, y las fechas de comienzo y fin. Curso de Project 2003 Andrs Naranjo Lpez Tel: 311 60 90 Ingeniero Civil anaranj3@eafit.edu.co U. EAFIT 13 APENDICE A EJERCICIOS PRACTICOS
Curso de Project 2003 Andrs Naranjo Lpez Tel: 311 60 90 Ingeniero Civil anaranj3@eafit.edu.co U. EAFIT 14 Ejercicio prctico usando los tipos de tarea
Puede utilizar los siguientes pasos para crear una "herramienta" de programacin reutilizable que le permita determinar el tipo de tarea adecuado para asignar a las tareas del proyecto y comparar el efecto de las distintas configuraciones en la programacin. Ejercicio 1: crear la herramienta de programacin
Agregar columnas 6. En la barra de mens, haga clic en Vista y despus, haga clic en Uso de tareas. 7. Haga clic en la divisin del panel donde comienza la seccin Detalles y arrastre la barra de divisin hasta que muestre todas las columnas que pudieran quedar ocultas. 8. En la parte superior de la hoja de clculo, haga clic en Trabajo para seleccionar la columna. 9. En la barra de mens, haga clic en Insertar y a continuacin, haga clic en Columna. 10. En el cuadro de dilogo Definicin de columna, desplace hacia abajo la lista del cuadro Nombre de campo y haga clic en Tipo. Haga clic en Aceptar. Se agregar otra columna, denominada Tipo, a la hoja de clculo. Sugerencia Si desea ms espacio de trabajo, cierre el panel lateral izquierdo haciendo clic en el botn Mostrar u ocultar la Gua de proyectos de la barra de herramientas Gua de proyectos. Crear dos columnas ms 1. Repita los pasos 3 y 4 del procedimiento anterior. 2. Una vez que llegue al cuadro de dilogo Definicin de columna, desplace hacia arriba la lista del cuadro Nombre de campo y haga clic en Nombres de los recursos. Haga clic en Aceptar. 3. Repita los pasos 3 y 4 del procedimiento anterior. 4. Una vez que llegue al cuadro de dilogo Definicin de columna, en el campo Nombre de campo, desplace la lista hacia abajo y haga clic en Unidades de asignacin. Haga clic en Aceptar. Ya dispone del marco de trabajo para la programacin del proyecto y podr agregar algunos datos. Agregar tareas 1. Haga clic en el primer campo situado bajo Nombre de tarea y escriba Duracin fija. 2. En esa misma columna, baje un campo y escriba Unidades fijas. 3. Permanezca en esa columna, baje un campo ms y escriba Trabajo fijo. Establecer tipos de tareas 1. En la programacin del proyecto, haga clic en el campo Tipo de la tarea Duracin fija, haga clic en la flecha y despus, haga clic en Duracin fija. Curso de Project 2003 Andrs Naranjo Lpez Tel: 311 60 90 Ingeniero Civil anaranj3@eafit.edu.co U. EAFIT 15 2. Haga clic en el campo Tipo de la tarea Trabajo fijo, haga clic en la flecha y, despus, haga clic en Trabajo fijo. Nota Tambin puede hacer clic en una tarea y, a continuacin, hacer clic en el botn Informacin de la tarea para establecer el tipo de tarea. Se mostrarn las configuraciones de tipo de tarea y otra informacin relacionada con la programacin de esa tarea en la ficha Avanzado. No ha tenido que establecer un tipo de tarea para la tarea Unidades fijas. Por qu? Porque Unidades fijas es la configuracin de tipo de tarea predeterminada en Project. Ahora ya ha establecido el tipo de tarea de cada una de las tres tareas de la programacin del proyecto. Asignar recursos 1. Haga clic en la tarea Duracin fija y, a continuacin, haga clic en el botn Asignar recursos de la barra de herramientas. 2. En el campo Nombre del recurso, escriba Laura 3. En el campo Unidades, escriba 100% y despus, haga clic en Asignar. Sugerencia No cierre el cuadro de dilogo Asignar recursos hasta que no haya terminado este ejercicio. Mientras trabaje en Project, podr dejar a menudo este cuadro de dilogo abierto durante las actividades de programacin y asignacin de recursos si le interesa. Podr cambiar su posicin en la pantalla como precise. 4. Haga clic en la tarea Unidades fijas y repita los pasos 2 y 3 de esta tarea. 5. Haga clic en la tarea Trabajo fijo y repita los pasos 2 y 3 de esta tarea tambin. 6. Cierre el cuadro de dilogo Asignar recursos. A continuacin, vamos a comprobar qu ocurre con los componentes de la programacin si se realizan cambios en los distintos tipos de tarea. Nota Recuerde que "fijo" implica que el valor que usted establezca para esa parte de la frmula de programacin permanecer constante y que las otras dos partes se actualizarn cuando se realice algn cambio. En algunos ejercicios, cambiar el valor "fijo" de manera que podr ver cmo se calculan las otras partes. Ejercicio 2: programar con tareas de duracin fija
Aumentar la duracin de la tarea 1. En la programacin del proyecto, haga clic en la tarea Duracin fija. 2. En el campo Duracin, escriba 10d y presione ENTRAR. Nota Es posible que necesite desplazarse hacia la derecha para ver el campo Duracin. El nmero total de horas de trabajo para esta tarea es ahora de 80. Que ocurre si Laura slo puede trabajar media jornada en esta tarea? Curso de Project 2003 Andrs Naranjo Lpez Tel: 311 60 90 Ingeniero Civil anaranj3@eafit.edu.co U. EAFIT 16 Disminuir las unidades de recursos de la tarea 1. Haga clic en la tarea Duracin fija y, a continuacin, haga clic en el botn Asignar recursos . 2. En el cuadro de dilogo Asignar recursos, junto a Laura, cambie las Unidades a 50% y, a continuacin, presione ENTRAR. Observe que el trabajo total de esta tarea es ahora 40 horas. Por qu? Porque si la duracin no puede cambiar (es fija) y se ha modificado la cantidad de tiempo que Laura puede emplear en esta tarea, el trabajo es el nico elemento de la frmula de programacin que puede cambiar. Sugerencia Si se muestra un indicador de Etiqueta inteligente mientras trabaja en un plan de proyecto, haga clic en l para ver las opciones de ese elemento. Haga clic en l ahora para ver cules son los distintos efectos que ese cambio puede tener en la programacin. Nota El calendario estndar en Project es de 8 horas laborables al da, de lunes a viernes. Cuando programe sus propios proyectos en el futuro, asegrese de estar utilizando el mismo calendario base (Estndar, 24 horas o Turno de noche) tanto en la herramienta como en el proyecto. Qu sucede si cambio la variable que queda en la frmula de programacin, Trabajo? Aumentar el trabajo de la tarea 1. En el cuadro de dilogo Asignar recursos, situado junto a Laura, vuelva a cambiar Unidades a 100% y presione ENTRAR. 2. En el campo Trabajo, indique 100h y, despus, presione ENTRAR para aumentar las horas de trabajo. Las unidades de asignacin de Laura ascienden actualmente a 125 %; est sobreasignada. Para finalizar esta tarea a tiempo, con la cantidad de trabajo estimada, ser necesario encontrar otro recurso o planear el pago de horas extra a Laura. A continuacin, vea qu sucede si programa tareas basndose en los recursos disponibles. Ejercicio 3: programar con tareas de unidades fijas
Nota Recuerde que Unidades fijas es la configuracin de tipo de tarea predeterminada de Project y que unidades se refiere a unidades de asignacin de recursos. Aumentar la duracin de la tarea
En el caso de la tarea Unidades fijas, aumente la duracin de la tarea indicando 4d en el campo Duracin y despus, presione ENTRAR. Qu ha sucedido con la cantidad de trabajo necesaria para que Laura finalizase la tarea? Su trabajo se ha aumentado de 8 a 32 horas. Curso de Project 2003 Andrs Naranjo Lpez Tel: 311 60 90 Ingeniero Civil anaranj3@eafit.edu.co U. EAFIT 17 Al proporcionarle ms tiempo para terminar la tarea sin disminuir la cantidad de esfuerzo al da que deber emplear en la tarea (dado que la ha configurado como una tarea de unidades fijas o de unidades de recursos fijas). Deber invertir el 100 % de su tiempo a menos que cambie manualmente el valor de las unidades. De modo que, al aumentar la duracin de la tarea, el perodo laborable que invierta en la tarea crecer en consonancia. Enfquelo de otra manera. Disminuir la duracin de la tarea
En el caso de la tarea Unidades fijas, disminuya la duracin de la tarea indicando 2d en el campo Duracin y despus, presione ENTRAR. A pesar de haberse reducido la duracin de la tarea, Laura seguir teniendo que emplear el 100 % de su esfuerzo cada da en esta tarea. En los ejercicios anteriores con el tipo de tarea de unidades fijas, los cambios en la duracin de las tareas determinan la cantidad de esfuerzo (trabajo) que Laura necesita emplear en la tarea. No es una situacin muy comn a la hora de administrar proyectos, pero puede servir para calcular una estimacin de los recursos necesarios para una tarea en particular. Si se conoce la cantidad de trabajo y el nmero de personas de las que se dispone para realizar el trabajo, Unidades fijas es la mejor configuracin para ayudarle a calcular la duracin. Aumentar el trabajo de la tarea 1. En el caso de la tarea Unidades fijas, vuelva a indicar 4 das en el campo Duracin. 2. A continuacin, indique 40h en el campo Trabajo y presione ENTRAR. Cunto tiempo tardar Laura en realizarlo si utiliza todo su perodo laborable (100 %)? Respuesta: 5 das. Intntelo de otra forma. Disminuir el trabajo de la tarea
En el caso de la tarea Unidades fijas, escriba 5h en el campo Trabajo y presione ENTRAR. Puesto que tiene menos de un da de trabajo asignado, Laura slo deber emplear menos de un da en finalizar la tarea. Ejercicio 4: programar con tareas de trabajo fijo
En este ejercicio, se practicar el cambio de valores en la duracin y las unidades de recursos de una tarea de trabajo fijo. Aumentar la duracin de la tarea
Curso de Project 2003 Andrs Naranjo Lpez Tel: 311 60 90 Ingeniero Civil anaranj3@eafit.edu.co U. EAFIT 18 En la fila de la tarea Trabajo fijo, en el campo Duracin, indique 3d y presione, a continuacin, ENTRAR. Debido a la cantidad de trabajo fija de 8 horas para Laura y al concederle ms tiempo para trabajar en la tarea, slo necesitar el 33 % de su tiempo al da para finalizar la tarea. Qu ocurre si establece menos tiempo para trabajar en la tarea? Disminuir la duracin de la tarea
En la fila de la tarea Trabajo fijo, en el campo Duracin , indique 0,5d y presione ENTRAR. Ahora Laura est sobreasignada, debiendo emplear el doble de esfuerzo (200 %) para finalizar la tarea en el tiempo establecido. Qu sucede si se modifica otra variable de la programacin? Disminuir las unidades de recursos de la tarea 1. En la fila de la tarea Trabajo fijo, haga clic en Trabajo fijo y despus, en el botn Asignar recursos . 2. En el campo Unidades junto a Laura, indique 50% y presione ENTRAR. Qu ha sucedido con la duracin? Al limitar la cantidad de esfuerzo, Laura pudo emplearlo en la tarea y la duracin de la tarea se prolong. Intntelo de otra manera y compruebe lo que sucede. En caso de emergencia, es posible que necesite perdir a un recurso que trabaje horas extra, por ejemplo. Aumentar las unidades de recursos de la tarea
En el cuadro de dilogo Assignar recursos, cambie las unidades de asignacin de Laura a 150% y presione ENTRAR. Laura trabajar horas extra y teminar la tarea en menos tiempo. Las matemticas parecen muy simples en este caso, con menos de una semana de trabajo y un recurso. Pero, ya que ha creado esta herramienta, podr experimentar con distintas configuraciones, cantidades de trabajo, unidades de recursos y varios recursos para comprobar su influencia en la programacin. Si lo desea, tmese tiempo ahora en intentar otras variantes. Una vez concluido el trabajo con la herramienta de programacin, podr continuar con la siguiente leccin. Para continuar con el curso Haga clic en Volver al curso para volver a la pgina del curso en el explorador Web. Una vez all, haga clic en Siguiente para continuar con el curso. Curso de Project 2003 Andrs Naranjo Lpez Tel: 311 60 90 Ingeniero Civil anaranj3@eafit.edu.co U. EAFIT 19 Ejercicio prctico sobre programacin condicionada por el esfuerzo
En primer lugar necesita agregar un poco ms a la herramienta de programacin de manera que pueda ver cmo el ajuste Condicionada por el esfuerzo afecta a la programacin del proyecto. Ejercicio 1: actualizar la herramienta de programacin
Sugerencia Si desea ms espacio de trabajo, cierre el panel lateral izquierdo haciendo clic en el botn Mostrar u ocultar la Gua de proyectos de la barra de herramientas Gua de proyectos. Agregar tareas a la herramienta de programacin 1. En el archivo del ejercicio prctico, haga clic en 2 situado junto a la tarea Unidades fijas y, en la barra de mens, haga clic en Insertar y, a continuacin, haga clic en Nueva tarea. Ver que aparecer una nueva fila justo encima de la tarea Unidades fijas. 2. Escriba Duracin fija en el campo Nombre de tarea de la nueva fila. (S, ya existe una tarea con ese nombre. Es necesario tener las dos para poder efectuar una comparacin.) 3. Haga clic en el campo Tipo situado a la derecha de la nueva tarea Duracin fija, haga clic en la flecha y, a continuacin, haga clic en Duracin fija. 4. Haga clic en 4 situado junto a la tarea Trabajo fijo y, en la barra de mens, haga clic en Insertar y, a continuacin, haga clic en Nueva tarea. Ver que aparecer una nueva fila justo encima de la tarea Trabajo fijo. 5. Escriba Unidades fijas en el campo Nombre de tarea en la nueva fila. 6. Al volver a la parte superior de la hoja de clculo, haga clic en Nombres de los recursos para seleccionar la columna. 7. En la barra de mens, haga clic en Insertar y a continuacin, haga clic en Columna. 8. Dentro del cuadro de dilogo Definicin de columna, en el cuadro Nombre de campo desplcese hacia arriba en la lista y haga clic en Condicionada por el esfuerzo. Haga clic en Aceptar. Espere, no sera necesario agregar una segunda tarea Trabajo fijo? No, porque el ajuste Condicionada por el esfuerzo mantiene la cantidad de trabajo constante y, a continuacin, calcula los otros valores de la frmula (Unidades de recursos y Duracin) segn ese valor fijo. Le parece similar al tipo de tarea Trabajo fijo? El ajuste Condicionada por el esfuerzo acta en la frmula de programacin de una manera similar. Esa es la razn por la que no puede deshabilitar la programacin condicionada por el esfuerzo para una tarea Trabajo fijo. Aplicar el ajuste Condicionada por el esfuerzo a tareas 1. Haga clic en el campo Condicionada por el esfuerzo para la tarea 2, Duracin fija, haga clic en la flecha y, por ltimo, haga clic en No. 2. Haga clic en el campo Condicionada por el esfuerzo para la tarea 4, Unidades fijas, haga clic en la flecha y, por ltimo, haga clic en No. Curso de Project 2003 Andrs Naranjo Lpez Tel: 311 60 90 Ingeniero Civil anaranj3@eafit.edu.co U. EAFIT 20 Sugerencia Tambin puede habilitar y deshabilitar el ajuste Condicionada por el esfuerzo en la ficha Avanzadas del cuadro de dilogo Informacin de la tarea. Haga clic en el botn Informacin de la tarea en la barra de herramientas para abrir el cuadro de dilogo. Nota Cuando haya actualizado la herramienta y haya agregado la columna Condicionada por el esfuerzo, se mostrar automticamente S, indicando que el ajuste se ha habilitado. Esto se produce porque el ajuste se ha habilitado de manera predeterminada. Asignar un recurso a las nuevas tareas 1. Haga clic en la primera tarea Duracin fija, presione y mantenga presionada la tecla MAYS y haga clic en la tarea Trabajo fijo. 2. Haga clic en el botn Asignar recursos . Laura seguir apareciendo en la lista. 3. En el campo Unidades situado junto a Laura, escriba 100% y despus haga clic en Asignar. 4. Cierre el cuadro de dilogo Asignar recursos. 5. Las tareas deberan seguir estando seleccionadas. Si no, repita el paso 1. 6. Esta vez haga clic en el botn Informacin de tarea . En la ficha Avanzadas, en el campo Duracin, escriba 4d para 4 das y, a continuacin, haga clic en Aceptar. La herramienta de programacin est lista para realizar el ejercicio con los ajustes Condicionada por el esfuerzo. Ahora se centrar en comprender cmo asignar recursos, con o sin la programacin condicionada por el esfuerzo habilitada, afecta a la programacin del proyecto. Sugerencia Las etiquetas inteligentes se mostrarn ms durante este ejercicio prctico. Esto se debe a que estar usando varios ajustes de programacin y necesitar tomar decisiones sobre cmo se aplicarn. Se resaltar la opcin recomendada. Ahora vamos a ver cmo el ajuste Condicionada por el esfuerzo afecta a las tareas del tipo Duracin fija. Ejercicio 2: agregar recursos a las tareas del tipo Duracin fija
Agregar un recurso cuando la programacin condicionada por el esfuerzo est habilitada 1. Haga clic en la tarea 1, Duracin fija. Haga clic en el botn Asignar recursos . 2. En el campo Nombre del recurso debajo de Laura, escriba Daniel. 3. En el campo Unidades situado junto a Daniel, escriba 100% y despus, haga clic en Asignar. Tenga en cuenta que la etiqueta inteligente aparece en la tarea Duracin fija. Contiene informacin importante en la que se explica por qu Project no puede calcular este cambio en la programacin hasta que realice una opcin. Le indica que o bien tiene que cambiar la duracin o bien tiene que cambiar el trabajo total de la tarea. Nota Si hace caso omiso de las etiquetas inteligentes, Project calcular la programacin segn las prioridades de la frmula. La herramienta de programacin le permitir Curso de Project 2003 Andrs Naranjo Lpez Tel: 311 60 90 Ingeniero Civil anaranj3@eafit.edu.co U. EAFIT 21 experimentar sin poner en peligro el duro trabajo en los planes del proyecto cotidianos descubriendo cmo funciona la programacin de Project. Las etiquetas inteligentes le ayudan a ilustrar este proceso ms a fondo. Qu ocurre con las unidades de asignacin de Laura y Daniel? Debido a que la duracin est fija y la programacin condicionada por el esfuerzo est habilitada (manteniendo el trabajo constante), la frmula de programacin volver a calcular las unidades al 50%. A continuacin, pruebe a hacer este ejercicio con la programacin condicionada por el esfuerzo deshabilitada. Agregar un recurso cuando la programacin condicionada por el esfuerzo est deshabilitada 1. Haga clic en la tarea 2, Duracin fija (la segunda tarea del tipo Duracin fija). 2. En el campo Unidades situado junto a Daniel, escriba 100% y despus haga clic en Asignar. Qu ocurre con las unidades de asignacin de Laura y Daniel esta vez? Nada, porque debido a que la programacin condicionada por el esfuerzo est deshabilitada en una tarea del tipo Duracin fija, la frmula de programacin vuelve a calcular el trabajo para la tarea. Con la programacin condicionada por el esfuerzo deshabilitada, el valor Trabajo ya no se mantendr constante. Ahora veamos cmo el ajuste Condicionada por el esfuerzo afecta a las tareas Unidades fijas. Ejercicio 3: agregar recursos a las tareas del tipo Unidades fijas
Agregar un recurso con la programacin condicionada por el esfuerzo habilitada 1. Haga clic en la tarea 3, Unidades fijas. 2. Si ha cerrado el cuadro de dilogo Asignar recursos, haga clic en para volver a abrirlo. 3. En el campo Unidades situado junto a Daniel, escriba 100% y despus, haga clic en Asignar. Para una tarea Unidades fijas con la programacin condicionada por el esfuerzo habilitada, con Laura y Daniel asignados ambos al 100%, la duracin de la tarea ha disminuido de 4 a 2 das. La cantidad de tiempo que Laura tendr pasar en la tarea se ha reducido a la mitad. Ahora pruebe a hacer este ejercicio con la programacin condicionada por el esfuerzo deshabilitada. Agregar un recurso la programacin condicionada por el esfuerzo deshabilitada 1. Haga clic en la tarea 4, Unidades fijas. 2. En el campo Unidades situado junto a Daniel, escriba 100% y despus, haga clic en Asignar. En este ejercicio, las cosas no han resultado tan bien para Laura. Con la programacin condicionada por el esfuerzo deshabilitada, en esta tarea del tipo Unidades fijas Laura y Daniel estn asignados ambos al 100%. La cantidad de trabajo se ha doblado cuando se ha agregado el segundo recurso. Curso de Project 2003 Andrs Naranjo Lpez Tel: 311 60 90 Ingeniero Civil anaranj3@eafit.edu.co U. EAFIT 22 Qu ocurre si cambia las unidades de asignacin para esta tarea al 50% tanto para Laura como para Daniel? Pruebe y ver. Para ver ms ejemplos de cmo los ajustes del tipo de tarea y condicionada por el esfuerzo afectan a la programacin del proyecto, pruebe con variaciones sobre lo que ha hecho hasta ahora: agregar valores distintos para el trabajo, duracin y unidades de recurso, habilite y deshabilite el ajuste Condicionada por el esfuerzo y asigne varios recursos. Una vez que haya terminado de practicar con la herramienta, puede guardar el trabajo en el equipo y usarlo en el futuro cuando planee programaciones de proyectos. De esta forma, podr volver a crear la herramienta de programacin. Las instrucciones tambin se encuentran en la gua de referencia rpida. Ejercicio 4: guardar la herramienta de programacin del proyecto 1. En el men Archivo, haga clic en Guardar. 2. Localice dnde desea guardar la herramienta en el disco duro. 3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la herramienta y haga clic en Guardar. A medida que crea planes de proyecto y desarrolla las programaciones, depender de usted ajustar y controlar la programacin para adaptarse a sus fechas lmite y carga de trabajo. Puede usar esta herramienta de programacin para ayudar a calcular las distintas variables con las que tiene que trabajar en su proyecto ms reciente para ver lo que funciona mejor.