Manual de Supervisión

MANUAL DE SUPERVISIN TECNICA

PARA CONSTRUCCIONES CIVILES
Autor RAMIRO CARPIO NAVA
NOVIEMBRE 2010
Autor: ING. MBA. RAMIRO CARPIO
CONTENIDO Pag.
Presentacin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Responsables de la Ejecucin de Obras Contrato de Ejecucin de Obras Documentos Tcnicos Contractuales Documentos de Garantas Acta de Inicio de Obra Orden de Proceder Libro de Ordenes (LO) Cronograma y Plan de Trabajo Planilla de Avance de Obra (PAO) Certificacin por Avance de Obra (CAO) Cmputo Mtrico (CM) Ampliacin de Plazo (AP) Balance Econmico (BE) Orden de Trabajo (OT) - Orden de Cambio (OC) Contrato Modificatorio (CM) Comunicaciones de la Supervisin Informes de Supervisin Control de Calidad Acta de Recepcin Provisional (ARP) Acta de Recepcin Definitiva (ARD) Resolucin o Rescisin de Contrato Responsabilidades Sistema de Monitoreo de la Ejecucin (SME) Archivo ANEXOS: Procedimientos de Control de Calidad de Obras Planillas del Sistema de Monitoreo de la Ejecucin (SME) 4 9 11 17 21 23 26 28 31 33 36 37 40 42 47 49 52 54 56 58 62 64 65 68
PRESENTACIN Este Manual, es un documento sistematizado que ayuda al Supervisor a revisar y entender mejor las responsabilidades contractuales, reglamentaciones, normas y procedimientos usuales de la ejecucin de obras de infraestructura; facilita el control en la produccin de bienes tangibles (construccin), asegura resultados funcionales (operacin) y apoya el logro de objetivos productivos y socioeconmicos de las inversiones. Es mi deseo que este documento Bibliogrfico signifique un aporte til al sector.
Ing. MBA Ramiro Carpio REG. SIB 2742
Actividad
RESPONSABLES DE LA EJECUCIN DE OBRAS

Concepto
Cdigo MST 001/10
La administracin de la gestin de ejecucin de obras es un proceso productivo de creacin de bienes tangibles y funcionales que se ejecutan con recursos pblicos (Estado) o privados, a travs de la prestacin de servicios de Empresas Constructoras o Contratistas y que excepcionalmente puede tambin realizarse por Administracin Propia.
Alcances
Este proceso productivo, es administrado por entidades llamadas ejecutoras, las mismas que tienen la responsabilidad de 1) planificar las obras a travs de proyectos o Estudios de Identificacin (EI) o de diseo final (Tcnicos, econmicos, sociales y ambientales -. TESA) y realizar su evaluacin y ajustes, de manera que las inversiones sean suficientes para obtener un resultado funcional para lograr un objetivo socioeconmico, 2) organizar los procesos de construccin a travs de la gestin de aprobacin de las inversiones, gestin de financiamiento, inscripcin presupuestaria y la apropiada, suficiente y oportuna contratacin de servicios de Construccin, Supervisin y/o Fiscalizacin, de acuerdo a un Cronograma de implementacin del proyecto 3) liderizar , dirigir, acompaar y facilitar el proceso de ejecucin hasta la puesta en marcha, con eficiencia, eficacia y transparencia, y 4) controlar el proceso constructivo a travs de la Supervisin, la Fiscalizacin y el Seguimiento de conformidad al proyecto aprobado (planos), las cantidades de trabajo, sus especificaciones tcnicas, el presupuesto asignado y el cronograma contractual, a travs de un sistema de seguimiento, monitoreo y control especficos, para asegurar resultados funcionales y de impacto socioeconmico.. El proceso constructivo identifica los siguientes actores formales: 1) el Director o Residente de Obras, llamado as en proyectos menores o Superintendente de Obra en proyectos mayores a 1 milln de Bs., profesional que representa en obra contractualmente al Contratista. La responsabilidad contractual por ejecucin de las obras es del Contratista. El personal profesional tcnico multidisciplinario de Superintendencia (Direccin o Residencia) responden a la autoridad del Superintendente, Director o Residente y las actuaciones de este personal para la Supervisin, solo tienen valor a travs del Superintendente (Director o Residente). 2) el Supervisor Tcnico o de Obra, contratado por la Entidad Ejecutora y que acta contractualmente en representacin de sta, para ejercer vigilancia y control acerca de toda labor de ejecucin concurrente al resultado y propsito de la inversin. Este asume responsabilidades civiles y penales por sus actuaciones, de conformidad a los trminos de su contrato. Dependiendo de la magnitud de obra esta labor es contratada algunas veces a una Empresa Consultora especializada, que acta en el proyecto a travs de un equipo de profesionales dirigido por un Gerente de Supervisin o Gerente de Proyecto, su labor se documenta en la utilizacin de las Hojas de Campo (ver captulo de Libro de Ordenes). 3) el Fiscal de Obra designado por la Entidad Ejecutora para representar al Contratante en labores de seguimiento y control del Supervisor, y para vigilar los resultados
contractuales del proceso de ejecucin. Dependiendo de la magnitud de obra esta labor es contratada en algunos casos a travs de Consultora Individual de Lnea de un equipo de profesionales tcnicos considerados necesarios bajo responsabilidad de un Jefe de Fiscalizacin. 4) el Responsable de Seguimiento de la Entidad Ejecutora es responsable de la gestin interna y oportuna de recursos econmicos para la obra (presupuestacin y liquidez), seguimiento a los informes de Supervisin y Fiscalizacin, tramitacin de Ordenes de Cambio y/o Contratos modificatorios y otros relacionados con la gestin interna y mandato institucional de la Entidad Ejecutora. Se esperan los siguientes productos: Se espera del Director de Obra, Residente o Superintendente, el siguiente producto: La ejecucin del proceso constructivo de obras de conformidad a planos, especificaciones tcnicas e instrucciones del Supervisor, ha sido concluida de acuerdo a estndares de calidad certificada, cantidades de trabajo suficientes, costos contractuales o ajustados de acuerdo a cumplimiento de normatividad especfica, en el plazo previsto en Cronograma o el que hubiere sido ajustado y aprobado y la entrega de resultados funcionales objetivamente verificables. Se espera del SUPERVISOR, el siguiente producto: Que la obra haya concluido de acuerdo a las previsiones de contrato o las que hubieren sido modificadas, la certificacin de todas y cada una de las variables de ejecucin y la entrega al servicio pblico de las obras en condiciones mnimas de beneficio previsto en el proyecto, con las garantas suficientes de calidad, eviccin1 y saneamiento ex post. Se espera del FISCAL el siguiente producto: Asegure que todo el proceso de construccin, actuaciones y documentacin de respaldo del proyecto satisfagan suficientemente a cualquier proceso de Control Social, Control Interno, Auditoria Interna o Auditora Externa posterior y certifique que los objetivos contractuales propuestos se han logrado y son efectivamente concurrentes a objetivos institucionales del municipio
Reglamentacin
Cada uno de los funcionarios Responsables de la gestin de ejecucin de obras responder internamente de acuerdo al siguiente orden de precedencia: El Director, Residente o Superintendente, 1) al Contrato laboral suscrito con la Empresa Constructora, 2) a los documentos tcnicos de ejecucin: Pliegos de Condiciones del Contrato y Planos y a las 3) a las instrucciones impartidas por el Supervisor de Obras,
Derecho preexistente del Contratante a reclamar resarcimiento del Contratista por va judicial ordinaria, por vicios ocultos u obra defectuosa, durante los primeros 5 aos despus de ejecutadas las obras.
El Supervisor, 1) a las estipulaciones del Contrato de Ejecucin de Obra, 2) a sus Trminos de Referencia (TDRs) y 3) a las estipulaciones de su contrato laboral suscrito con su Contratante. El Fiscal, 1) a la Descripcin orgnica de sus funciones, 2) a su designacin o trminos de contrato y 3) a las instrucciones impartidas por la Entidad Ejecutora. El Responsable de Seguimiento de, 1) a la Descripcin orgnica de sus funciones en el contexto de la Entidad Ejecutora.
Los diferentes actores formalmente establecidos en el proceso de construccin de obras estn sujetos a responsabilidades establecidas por la Ley SAFCO (Ley 1178 de Administracin y Control del Estado), la Ley Anticorrupcin Marcelo Quiroga Santa Cruz (Ley 004 de 31Marzo-2010), as como a disposiciones de los Cdigos y procedimientos Civil, Penal y de Comercio, de conformidad a sus actuaciones y resultados de las mismas por accin u omisin. Toda la documentacin generada en el proceso constructivo de obras se constituye en documento de cargo o descargo para fines de Control interno, Auditora o cualquier proceso administrativo o judicial emergente. En ningn caso se eximen las responsabilidades a los funcionarios de la Entidad Ejecutora, si esta es pblica, considerando que estos son responsables de sus actuaciones administrativas y ejecutivas. El Supervisor debe generar oposicin constructiva de intereses en la produccin de bienes (obras), es decir garantizar: 1) idoneidad (profesionalidad), 2) independencia de sus actos (no ser juez, ni parte) y 3) solvencia (tica y transparencia). Por otra parte, considerando el objetivo socio econmico de las inversiones y las prescripciones de la Constitucin Poltica del Estado, los diferentes actores descritos deben promover la incorporacin del Control Social como mecanismo que representa los intereses de los usuarios y/o beneficiarios, de manera de insertarlos en diferentes etapas de la gestin de ejecucin para que puedan validar u observar razonablemente actuaciones del proceso constructivo.
Procedimientos
El Superintendente, Director o Residente planifica, organiza y ejecuta las obras de conformidad a 1) los trminos del Contrato de Ejecucin de Obras, 2) la Propuesta contractual: Plan de asignacin de recursos (personal, equipo, insumos, etc.) y Cronograma de obra, 3) los Planos de Construccin, 4) los Pliegos de Especificaciones Tcnicas, 5) el Documento Base de Contratacin (DBC), 6) las Instrucciones impartidas por el Supervisor de Obra en Libro de Ordenes y 7) los acuerdos sociales y ambientales concertados. El Supervisor ejerce las siguientes funciones genricas de control: Otorga la Orden de Proceder (Orden de inicio de obras) en la fecha de recepcin del anticipo otorgado al Contratista u otra acordada en Contrato si no hubiera anticipo.
Exige presentacin, revisa y aprueba Cronograma actualizado de obras. Ejerce control acerca del cumplimiento de las previsiones de la Propuesta aceptada y contractual. Revisa documentos contractuales de ejecucin con carcter previo y convalida los mismos de acuerdo a las condiciones de campo y objetivo de la inversin. Elabora un primer Informe Inicial en el plazo establecido en Contrato de Supervisin, certificando el inicio efectivo y la verificacin de documentos tcnicos de ejecucin. Autoriza y aprueba replanteos, inicio de itemes de obra y otorga las instrucciones necesarias para asegurar el mejor desempeo de las mismas. Verifica permanentemente los estndares de calidad de materiales, mano de obra, maquinaria y equipo y otros recursos, de acuerdo a Especificaciones Tcnicas y normatividad de construcciones. Resuelve consultas y aclaraciones solicitadas por el Superintendente, Director o Residente de Obra. Decide sobre ajustes y cambios de obra, con o sin costo adicional para el proyecto. Resuelve y gestiona oportunamente rdenes de Trabajo, rdenes de Cambio y/o Contratos Modificatorios emergentes del proceso constructivo. Revisa y aprueba cmputos mtricos y pagos parciales por avance de obra (Certificados o Planillas por Avance de Obras). Cuida de la economa contractual de la obra con sentido de beneficio/costo Controla cronograma y plazos, ordenando ajustes al desempeo y en su caso aprueba ampliaciones de plazos y modificaciones al cronograma Asegura el cumplimiento de los objetivos contractuales (objeto del gasto). Coordina la participacin organizada de los usuarios o beneficiarios como instancia de control y validacin social. Cuida de la vigencia de garantas Advierte, informa y propone soluciones al Contratante, oportunamente, acerca de problemas no previstos contractualmente. Verifica y en su caso organiza los actos formales de Recepcin Provisional y Definitiva de las obras. Verifica el cumplimiento de la normatividad ambiental y la implementacin de los Estudios de Evaluacin de Impactos Ambientales (EEIA) o el Plan de Aplicacin y Seguimiento Ambiental (PASA). Responde a los requerimientos del Fiscal de Obra y/o el Responsable de Seguimiento. Elabora y presenta Informes Mensuales dentro los primeros das calendario del mes que se inicia, reportando aspectos relevantes de las obras (problemas y soluciones), estado actual del avance fsico y financiero, conclusiones y recomendaciones. Prepara informes requeridos por Fiscalizacin o los que considere fueran necesarios, as como la correspondencia que exija el desempeo de las obras. Administra el Archivo Oficial de obra.
El Fiscal ejerce las siguientes funciones genricas: 7

Revisa y conoce documentalmente, todas las actuaciones del Supervisor Asegura el cumplimiento de las condiciones contractuales de desempeo del Supervisor. Visita regularmente las obras para ampliar conocimiento acerca del desarrollo de las mismas Informa peridicamente y por escrito al Contratante, acerca del desempeo del Supervisor y de la Empresa contratista. Verifica que todas las actuaciones del Supervisor y la ejecucin de las obras asegurando que las mismas se hallan dentro el marco contractual y las normas legales establecidas al efecto. Asesora al Contratante y al Supervisor acerca de algunas decisiones tcnicas de obra Apoya y coordina toda gestin interna de pagos al Contratista y al Supervisor, transferencias de aportes de cofinanciamiento, gestin de recursos de contraparte, manejo de archivos, auditorias, recepcin y entrega de obras Representa al Contratante en relacin al proyecto, en toda reunin o presentacin que le fuese encomendada Aprueba actuaciones de la Supervisin de Obra suscribiendo los Certificados parciales por Avance de Obra, Ordenes de Cambio, gestiona Contratos Modificatorios, Ampliaciones de Plazo y Actas de Recepcin de Obras (provisional y definitiva) Asesora al Contratante ante cualquier problema social en relacin a la obra Prepara y remite informacin institucional relacionada con el proyecto, al financiador externo y a otras instancias que as requieran Verifica los niveles de participacin social, organizacin y validacin de las obras de infraestructura. Verifica el cumplimiento de la normatividad ambiental y las previsiones del proyecto.
Recomendaciones:
No es admisible el Inicio de una obra sin tener definidos y designados previamente todos y cada uno de los actores responsables institucionales descritos Ante la falta de Supervisin de Obras, la Entidad Ejecutora debe suspender temporalmente la ejecucin. Esto se puede constituir en causal de ampliaciones de plazo. En adelante se entiende como Supervisor la labor de un profesional o la de un equipo de profesionales multidisciplinarios que hacen equipo con similares funciones en diferentes reas tcnicas, bajo la autoridad de un Gerente de Supervisin o un Gerente de Proyecto.
Actividad
CONTRATO DE EJECUCIN DE OBRAS

Concepto
Cdigo MST 002/10
Sirve para formalizar jurdicamente la relacin entre Contratista y Contratante, con el propsito de construir una determinada obra o parte de la misma y materializar un objetivo especfico funcional, cualitativo y cuantitativo previamente establecido. Establece acuerdos voluntarios, libres y ecunimes entre partes, hace Ley entre partes, es decir es de cumplimiento obligatorio y solo puede ser modificado por acuerdo de ambas partes.
Reglamentacin
Si el Contrato de ejecucin es suscrito con una Entidad Pblica, esta debe observar el contenido bsico establecido por la normatividad del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios del Estado boliviano. Por la naturaleza jurdica y valor mayor (Ley de la Repblica) que representan los Convenios de Financiamiento suscritos con entidades de la Cooperacin Internacional (crdito o donacin), se considera la aplicacin de estas estipulaciones particulares antes que las de la norma nacional en el establecimiento de condiciones contractuales, si as estuviera establecido en el Convenio de Financiamiento. El Contrato debe estar debidamente legalizado, es decir protocolizado ante autoridad competente para tener fuerza de Ley, con esto se habilita la intervencin de autoridad judicial competente para obrar justicia ante el incumplimiento de una de las partes. El Contrato de Ejecucin de Obras es el instrumento bsico y primordial para ejercitar Supervisin, por tanto su lectura, revisin y apropiacin de estipulaciones es cotidiana. La Entidad Ejecutora es responsable de la elaboracin, suscripcin, legalizacin, administracin y resultados de todo contrato de ejecucin.
Procedimiento
1.
Una vez resuelta la adjudicacin de la obra por la Mxima Autoridad Ejecutiva (MAE) de la Entidad Ejecutora, sta comunica formalmente mediante carta a la Empresa adjudicada la intencin de firmar contrato, debiendo cumplirse las siguientes condiciones previas y perentorias: Presentacin de la documentacin original del personal asignado a la obra para la compulsa y certificacin jurdica. Presentacin de los documentos de garanta establecidos en el DBC: Garanta de Cumplimiento de Contrato y Garanta de Buena Inversin de Anticipo. Declaracin de sometimiento a las condiciones contractuales establecidas en el DBC
2.
3. 4. 5.
Una vez verificada la existencia de los requisitos precedentes el Asesor Legal elabora un Informe e imprime el Contrato, y entrega a la MAE para su correspondiente firma junto a la del Representante Legal de la Empresa Contratista. El Directorio de la Entidad Ejecutora autoriza a la MAE la suscripcin de dicho contrato previo conocimiento del mismo y los antecedentes respectivos. El proceso de protocolizacin corren por cuenta del Contratante y los gastos emergentes del mismo por cuenta del Contratista. El proceso de protocolizacin no impide que el Supervisor de Obra proceda con el inicio efectivo de obras (Orden de Proceder). Es importante observar los plazos que se tiene establecidos en la Carta de comunicacin de la adjudicacin y aquellos previstos por la propia Entidad Ejecutora.
Recomendaciones:
Instrumento y/o formato
Ver Modelos de Contrato de diferentes procesos de contratacin bajo la modalidad ANPE o de Licitacin, en el sitio www.sicoes.gob.bo
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Actividad
DOCUMENTOS TCNICOS DE CONTRATO

Concepto
Cdigo MST 003/10
Es el conjunto de documentacin tcnica de diseo, clculo y construccin para ejecutar una construccin en las mejores condiciones de localizacin, tamao, forma, tecnologa, calidad, cantidad y funcionalidad, que deba cumplir un objetivo productivo, social, de servicio o estratgico.
Alcances
No puede ignorarse en ningn momento del proceso constructivo el objetivo de las obras, conocido mejor en la normatividad de inversiones del Estado boliviano y el contrato de ejecucin como Objeto del proyecto y las responsabilidades de los protagonistas, involucradas en el logro de este. El estudio del proyecto, debe responder de manera razonable y factible a una necesidad verificada de beneficio sostenible. El estudio y los documentos tcnicos de proyecto son los que deben demostrar la factibilidad de la implementacin de la obra fsica (construcciones). Un estudio contiene: planos de ingeniera y/o arquitectura con detalle de dimensionamiento y localizacin de las obras, tamao, referencias topogrficas, tecnologa, diseos y clculos de ingeniera, consideraciones de detalle constructivo y acabado, operacin, especificaciones tcnicas, cmputos mtricos, anlisis de precios unitarios (rendimientos), presupuestos y cronograma; contiene asimismo el anlisis socioeconmico de factibilidad de la inversin y dems informacin relativa a esto. Los documentos tcnicos requeridos para la ejecucin de una obra son varios, se complementan entre si, responden a diferentes especificaciones de presentacin y tienen alcances proporcionales a la complejidad de la obra. Cualquier observacin o desviacin observada en la documentacin tcnica debe ser reportada oportunamente a Fiscalizacin en va de descargo.
Reglamentacin
Con fines esencialmente funcionales y de administracin de los procesos de gestin de la ejecucin de obras, se pueden considerar agrupados los siguientes documentos tcnicos: 1. PLANOS Planos generales de ubicacin, localizacin y layout de las obras, con detalle de coordenadas y referencias geogrficas, territoriales y topogrficas. Planos constructivos de dimensionamiento con detalle de partes de las obras en planta, cortes, elevaciones, techumbres, vistas isomtricas, instalaciones, perspectivas y fachadas, debidamente nominados, especificados y acotados a escala.
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Planos topogrficos mostrando informacin de BMs, coordenadas, progresivas, curvas de nivel, plantas, perfiles longitudinales, transversales y las referencias monumentadas de replanteo. Planos de detalle constructivo mostrando objetivamente acabados, instalaciones y otras especificaciones, debidamente acotadas.
Los planos de construccin contractuales muchas veces pueden resultar 1) insuficientes, 2) confusos o 3) errneos para la ejecucin de obras, en cuyo caso el Supervisor de Obras proceder a complementar, aclarar o corregir estos planos con otros adicionales de manera de resolver oportunamente cualquier falencia en el proceso de ejecucin. 2. ESPECIFICACIONES TCNICAS En correspondencia a los planos de construccin y los temes de ejecucin de obra, las Especificaciones Tcnicas o Pliego de Especificaciones Tcnicas, son un detalle explicativo de cada actividad de obra, mostrando su: 1) Definicin.- Esto es, a que se refiere el tem o actividad, sus alcances tcnicos. 2) Insumos.- Esto es a) materiales, b) mano de obra, c) herramientas y d) equipo necesarios para ejecutar el item o actividad, el grado de exigencias cualitativas en relacin a normas de materiales y de construccin, los parmetros referenciales y tolerancias, los sistemas de control y certificacin de estndares de calidad, las maneras de manipuleo y almacenamiento. En ningn caso las Especificaciones deben estar dirigidas a una determinada marca, pero si la misma puede servir como parmetro de comparacin. 3) Procedimiento de ejecucin.- Esto es, la manera de fabricar las partes de la obra, itemes o actividades, el proceso de replanteo, nivelacin, control de verticalidad, rasantes, ngulos, verificacin de pendientes, dimensiones, el uso de equipo topogrfico, monumentacin de BMs, colocado de estacas y caballetes, uso de huincha, lienza, plomada, nivel, eclmetro, brjula y otro instrumental. Las excavaciones, entibados, agotamiento, disposicin de material excavado, rellenos y compactaciones, procedimientos. Pruebas de carga directa y otras. La verificacin de capacidades portantes de suelos de fundacin, compacidad, exmenes de laboratorio. Clasificacin de suelos en laboratorio para diferentes tipos de uso. Certificaciones oficiales. La fabricacin de encofrados, apuntalados, acabados, texturas. Los cuidados en la fabricacin de hormigones, dosificaciones en peso / volumen, relacin agua cemento, calidad del agua, utilizacin de equipo, procedimientos, pruebas de revenimiento y tomas de muestra para ensayos de compresin, transporte, colocacin y manipuleo, curado, temperaturas de trabajo, fraguado, desencofrado y desapuntalado. El cortado y doblado de fierros, limpieza, manipuleo, armado, recubrimientos. Otras obras e albailera como revoques, soladuras, carpetas de concreto, hormign ciclpeo, mamposteras, muros de ladrillo, etc. etc. deben ser descritos en su procedimiento de construccin considerando normas y procesos estandarizados. Cuando se refiere a instalaciones (sanitarias, elctricas, electromecnicas, etc.) deben describirse igualmente los procedimientos normalizados de ejecucin y los patrones de control de conformidad a normas en vigencia.
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4)
5) 6)
Cuidados Ambientales.- Es el conjunto de prcticas ambientales, procedimientos y normas que deben tomarse en cuenta en la utilizacin de insumos, su manufactura y los resultados en servicio precautelando el medio ambiente o la reposicin de daos al ecosistema de conformidad al Plan de Aplicacin y Seguimiento Ambiental (PASA, al Estudio de Impactos Ambientales (EIA) y al Reglamento Ambiental de la Ley 1333. Medicin.- Se refiere a la manera de computar las obras, los niveles de precisin en el proceso, la unidad de medida utilizada, el estado de la ejecucin admitida para medicin y la manera de presentar los resultados de medicin para efectos de pago. Forma de Pago.- Se refiere a las condiciones mnimas requeridas para proceder al pago porcentual y/o total de los itemes o actividades ejecutadas.
3. MEMORIA DE CLCULO Son los clculos de ingeniera que han servido para el diseo de las obras, los mismos que siguiendo mtodos estandarizados y con la suficiente precisin, respaldan las condiciones de trabajo fsicas y mecnicas extremas y el dimensionado de cada una de las obras. Esta memoria ha de servir eventualmente para verificar y ajustar partes de la obra que pudieran haber sufrido cambios de localizacin y/o comportamiento esttico / dinmico, por tanto cambios de la concepcin original. 4. ANLISIS DE PRECIOS UNITARIOS Es la estructura de composicin del precio unitario por cada item o actividad, considerando incidencias directas e indirectas. Este documento tiene carcter referencial y en ningn caso podr anteponerse a otros documentos contractuales considerando que el contrato de ejecucin de obras es por obra vendida, es decir por precio unitario de la actividad o tem realizado no por la composicin del mismo. Es un documento de la propuesta, por tanto contractual y permite evidenciar los rendimientos de materiales, mano de obra y equipo en correspondencia a las Especificaciones Tcnicas, es decir en ningn caso se admitirn rendimientos menores a los exigidos en proyecto o aquellos ordenados por el Supervisor para lograr los estndares de calidad especificados. Por otra parte, si existieran contradicciones cualitativas o cuantitativas entre el Pliego de Especificaciones Tcnicas, los Anlisis de Precios Unitarios, el Presupuesto o los Planos, el Supervisor definir aquellos parmetros de ejecucin ms convenientes por el bien de la obra y precautelando siempre los intereses econmicos de la misma. 5. COMPUTOS METRICOS Es un documento tcnico oficial que cuantifica en gabinete las obras y como resultado de esto, respalda el presupuesto contractual, cualquier variacin u error en este clculo puede ser causal de incrementos o decrementos de obra, consiguientemente de presupuesto. Por tanto, es un documento usual de consulta para definir ajustes e instruir cantidades de trabajo en obra. Para mayor detalle ver, el prrafo correspondiente en el presente Manual.
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6. PRESUPUESTO Es el documento oficial de propuesta y contrato. que detalla los itemes a ejecutar, sus unidades de medida, los precios unitarios contratados, los volmenes de obra para la ejecucin y el presupuesto resultante en cada item o actividad. La suma total de este presupuesto es el monto total de contrato. El presupuesto muchas veces describe especificaciones de ejecucin tcnicas que deben tomarse en cuenta y compatibilizarse con las descritas en los dems documentos de contrato. 7. PROPUESTA TCNICA ACEPTADA La misma ha sido elaborada por el Contratista en el proceso de Licitacin previa revisin de los Documentos Tcnicos de proyecto y las condiciones de campo objetivamente verificadas. Una vez suscrito el Contrato de ejecucin la Propuesta Tcnica es aceptada y forma de las obligaciones contractuales, por tanto de cumplimiento obligatorio para el Contratista. A mrito de esto, el Supervisor deber exigir el cumplimiento mnimo de la oferta: 1) Un Director, Residente de Obras o Superintendente, 2) Personal Tcnico de apoyo, 3) Equipo ofertado para la obra, 4) Plan de Trabajo y Cronograma, 5) Campamento o Instalacin de faenas y 6) Otras obligaciones contradas que de manera particular el Contratista haya ofertado en su propuesta. El Supervisor de Obra tiene la autoridad suficiente para exigir el cumplimiento de la propuesta aceptada o atender solicitudes de modificacin, considerando siempre aquello que sea ms conveniente para la obra. En todo caso deber siempre informar al Contratante a travs del Fiscal de Obra, cualquier cambio para su correspondiente Aprobacin. 8. CRONOGRAMA Y PLAN DE TRABAJO Finalmente, un ltimo documento tcnico contractual usual en obra es el Cronograma y el Plan de Trabajo, el mismo que tambin forma parte de la propuesta aceptada y compromete la estrategia de ejecucin en el tiempo. El Cronograma y Plan de Trabajo contractual son de uso y cumplimiento obligatorio del Contratista. En la seccin correspondiente a Plan de Trabajo y Cronograma se explicar mejor las condiciones de formulacin y ajustes que pueden existir.
Procedimiento
La utilizacin de los Documentos Tcnicos de Contrato es permanente desde el inicio de las obras hasta la Recepcin Definitiva de las mismas, el valor legal de cada uno, est conferido por las condiciones de contrato las mismas que hacen ley entre partes y son de cumplimiento obligatorio tanto para el Contratante como para el Contratista, por tanto, el Supervisor de Obra teniendo autoridad conferida por el mismo contrato, para cumplir y hacer cumplir todas y cada una de las estipulaciones, no requiere efectuar consulta previa en sus actuaciones sino dar aplicacin a las previsiones de los Documentos Tcnicos del contrato.
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Entre las muchas rutinas de trabajo existentes; se mencionan algunas en el Cuadro siguiente con el propsito de objetivizar la utilizacin bsica (no excluyente) de Documentos Tcnicos Contractuales:
N ALGUNAS RUTINAS DE OBRA Inicio de las obras Informe inicial de revisin Aprobacin de replanteos Verificacin de la instalacin de faenas, Direccin de obra y otros de movilizacin Aprobacin de materiales y suministros Aprobacin de ejecucin de obras e instrucciones en Libro de Ordenes Ordenes de Trabajo o de Cambio Contratos Modificatorios Toma de muestras y pruebas de laboratorio Procedimientos de ejecucin Aprobacin de cmputos mtricos Verificacin de obras terminadas Utilizacin de equipo Medidas ambientales Evaluacin de rendimientos y plazos Evaluacin del Cronograma Ampliaciones de plazo 1 2 Especificacione s Tcnicas 3 Memoria de Clculo 4 Anlisis de Precios Unitarios 5 Cmputos Mtricos 6 Presupuesto 7 Propuesta Tcnica Aceptada 8 Cronograma
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X X X
X X X X
X X
X X
X X X
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X X X
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X X X X X X X X X X X X X X X X X X
X X X X X
X X X X
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X X X
X X X
X X X X
X X X X
Recomendaciones:
La utilizacin de Documentacin Tcnica Contractual no excluye la utilizacin y consulta de otros documentos administrativos, tcnicos (bibliogrficos) y legales en el desarrollo de las obras; de este modo se cita la necesidad de consultar en toda actuacin los siguientes documentos, de acuerdo a necesidad y utilidad: 15 Contrato de Ejecucin de Obras Estado de las Garantas vigentes
Certificaciones o Planillas de Avance de Obra aprobadas Informes Correspondencia recibida y despachada Trminos de Referencia de la Supervisin Propuesta de Servicios de Supervisin NBSABS (Norma Bsica del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios) DBC (Documento Base de Contratacin) Ley Marcelo Quiroga Santa Cruz
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Actividad
DOCUMENTOS DE GARANTAS
Concepto
Cdigo MST 004/10
Son documentos financieros emitidos por una Entidad Bancaria o de Seguros y Reaseguros habilitada por la Autoridad de Fiscalizacin y Control social de Supervisin del Sistema Financiero (ASFI), con valor efectivo y de cobro inmediato dentro un determinado plazo perentorio e improrrogable, para garantizar por cuenta de alguien (oferente o contratista), determinadas obligaciones y comportamiento comerciales. El Oferente o Contratista, garantiza con este instrumento bancario, su idoneidad, solvencia y buena fe en actos pblicos de ndole comercial. Una Boleta Bancaria o Pliza de Seguro es ejecutable (cobrable) sin que medie trmite o preaviso alguno, a solo requerimiento, en cualquier momento de vigencia de la misma. Una vez vencido el plazo de vigencia, la misma no tiene ningn valor legal o financiero. Cualquier renovacin de una Boleta Bancaria o Pliza, debe hacerse antes del vencimiento de la Boleta vigente, bajo responsabilidad del Oferente o Contratista o a exigencia del Supervisor de Obra que justifica la necesidad de renovacin de la misma. De no haberse cumplido con estas instancias, el responsable de la custodia de boletas debe ejecutar las mismas sin necesidad de previa autorizacin o consulta. Por tratarse de valores fiscales emitidos a favor de la Entidad Ejecutora o Contratante, las Boletas Bancarias son custodiados por el responsable Administrativo Financiero de dicha entidad quien deber resguardar las mismas de manera segura y ejecutarlas (cobrarlas) antes de su vencimiento sin lugar a previa instruccin. De otro modo, su conducta funcionaria puede resultar lesiva a los intereses del Estado y ser pasible, de responsabilidad penal y civil por dao econmico a la Entidad Ejecutora e incumplimiento de sus funciones, respectivamente.
Reglamentacin
La norma pblica NBSABS establece la validez de 3 formas de garanta: 1) La Boleta de Garanta, emitida por cualquier entidad de intermediacin financiera bancaria o no bancaria, regulada y autorizada por instancia competente; 2) la Boleta de Garanta a Primer Requerimiento emitida por cualquier entidad de intermediacin financiera bancaria o no bancaria, regulada y autorizada por instancia competente o 3) la Pliza de Seguro de Caucin a Primer Requerimiento emitida por una empresa aseguradora, regulada y autorizada por la instancia competente.
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Los tipos de garanta son: 1. Garanta de Seriedad de Propuesta Es aquella que garantiza el proceso de 1) presentacin, 2) calificacin, 3) adjudicacin y 4) contratacin de una obra, es decir su vigencia es de 30 das calendario ms all de la validez de la oferta econmica establecida en el Documento Base de Contratacin; garantiza cualquiera de las etapas sealadas para el proceso de contratacin; son causales de ejecucin: a) la falsificacin o alteracin de documentos en la propuesta, b) el retiro de la propuesta antes de la adjudicacin y c) el desistimiento o demora en la firma de contrato por parte de la Empresa adjudicada, sobre plazo perentorio conferido. Esta garanta se ejecuta a favor de la Entidad licitante. 2. Garanta de Correcta Inversin de Anticipo Su vigencia mnima es de 90 das calendario debiendo ser renovada mientras no se deduzca de planillas el monto total del anticipo. Garantiza un primer desembolso al inicio de las obras para aprovisionamiento de materiales, desplazamiento, organizacin y otros relativos a la movilizacin de la obra. Este porcentaje no ser nunca mayor al 20 % y ser amortizado en la misma proporcin en cada Planilla de Avance de Obras (PAO) hasta cubrir el total recibido. El Supervisor de Obra, basado en el Acta de Inicio de Obras y la produccin de obra hasta la certificacin de la primera Planilla mensual de avance de obras, deber asegurar la correcta utilizacin de este anticipo; cualquier demora en el inicio, paralizacin o bajo rendimiento ser causal suficiente para ejecutar el cobro de esta garanta. El atraso en el inicio efectivo de las obras es tambin causal de Resolucin de Contrato y ejecucin tambin de la Garanta de Cumplimiento de Contrato. La otorgacin de anticipo es opcional, es decir si el Contratista no requiere este o la Entidad Contratante define no otorgar anticipo, no se necesitar garantizar esta garanta. En todo caso este hecho ser previsto y aceptado por las partes, en el contrato. Esta garanta deber estar vigente hasta la amortizacin total del anticipo en los correspondientes PAOs o renovada peridicamente de acuerdo a conciliacin de saldos amortizados. 3. Garanta de Cumplimiento de Contrato Ser equivalente al 7% del monto contractual. Esta boleta o pliza garantiza el desarrollo normal del proceso de ejecucin de las obras, de acuerdo a los trminos de contrato en favor de la Entidad Contratante, por tanto 1) el incumplimiento del Contratista respecto de la propuesta ofertada o 2) de cualquiera de las previsiones contractualmente acordadas y que afecten el desarrollo de la obra, sern causales suficientes para ejecutar y efectivizar el cobro de esta garanta. Esta garanta debe estar vigente hasta el da de la Recepcin Definitiva de obra.
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4. Otras Garantas exigibles Cuando el monto de la propuesta es inferior al 85% de precio referencial, el contrato debe prever una Garanta adicional de Cumplimiento de Contrato equivalente al porcentaje de la diferencia entre el 85% del precio referencial y la propuesta econmica ofertada. En proyectos con alta incidencia de provisin de maquinaria y equipos se podr exigir adicionalmente una Garanta de Funcionamiento de Maquinaria y/o Equipo equivalente al 1,5% del monto contractual con vigencia hasta la Recepcin Definitiva. Esta garanta puede tambin sustituirse con la retencin del mismo porcentaje de las planillas de avance de obra, monto que ser devuelto al cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Procedimiento
Las Boletas o Plizas por cualquier concepto se deben presentar a la Entidad Contratante, bajo responsabilidad y costo del Oferente o Contratista, la Entidad Contratante podr requerir su presentacin o exigir su renovacin, las condiciones de incumplimiento en la presentacin o falta de renovacin dan lugar a: Garanta de Seriedad de la Propuesta.- Si la misma no se encuentra contenida en una propuesta, esta queda inhabilitada y fuera de concurso. Si el oferente adjudicado no se presenta dentro de los plazos fijados por la Entidad Contratante para suscribir contrato y presentar garantas, esta garanta puede ser ejecutada y desestimada la adjudicacin. Garanta de Correcta Inversin de Anticipo.- Si la misma no es presentada dentro el plazo conferido para su presentacin, se puede entender como accin dilatoria en perjuicio del inicio de las obras, por tanto puede ejecutarse la Garanta vigente de Seriedad de la Propuesta o la de Cumplimiento de Contrato, si este hubiera sido ya suscrito y la Garanta presentada. Garanta de Cumplimiento de Contrato.- Si la misma no es presentada o renovada oportunamente, toda obligacin financiera del Contratante queda suspendida, sin perjuicio de ejecutar la misma antes de la fecha de vencimiento de la garanta.
Para efectivizar el cobro de una Boleta Bancaria de Garanta el responsable de la custodia de las Boletas deber 1) apersonarse a la Entidad Bancaria giradora, por lo menos 1 da hbil antes del vencimiento, 2) con una Carta suscrita por la Mxima Autoridad Ejecutiva (MAE) de la Entidad Ejecutora solicitando el pago del monto correspondiente a la garanta, sealando nmero de cuenta de la Entidad Ejecutora para procesar el depsito correspondiente y 3) adjuntar el Documento de Garanta (Boleta o Pliza) original a cobrarse. La Carta deber ser sellada con el correspondiente acuse oficial de recibo de la Entidad bancaria sealando da y hora. De acuerdo a regulaciones de la ASFI, dicho depsito deber hacerse efectivo en las siguientes 24 horas hbiles, tiempo que podra utilizar el Banco para acordar con el Contratista la renovacin obligada de las Garantas, de otro modo efectivizar el cobro solicitado, bajo pena de
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sanciones previstas por la ASFI en contra de aquellas entidades que incumplan normas legales establecidas. El Supervisor de Obras a travs de sus Informes Tcnicos mensuales deber advertir fechas de vencimiento de garantas en el siguiente periodo, sin embargo esto no exime la responsabilidad de controlar, renovar o ejecutar oportunamente estas boletas o plizas, por cuenta del funcionario que custodia las mismas.
Recomendaciones:
Por su importancia se reiteran las siguientes: No pueden admitirse otros documentos de garanta que no sean aquellos indicados en el pargrafo de Reglamentacin. Considerando que un documento de Garanta (Boleta o Pliza) es un valor financiero, este documento no puede ser 1) perforado, 2) engrampado, 3) roto o fragmentado, 4) faltar un pedazo y 5) deteriorado por el sol, el agua u otros compuestos. Debe ser preservado en las mejores condiciones de seguridad y de mantenimiento de condicin original. No es posible hacer copias o fotocopias legalizadas de Boletas o Plizas pretendiendo que tengan el mismo valor que las originales, estos documentos originales son considerados nicos e insustituibles, por tanto representan un valor contable efectivo a objeto de establecer perdidas, daos fsicos o vencimientos por negligencia funcionaria. El manejo de fotocopias, sirve solo para fines de informacin y seguimiento internos, otro valor no tiene.
De acuerdo a formato de los bancos y aseguradoras emisores de Boletas y Plizas de garanta se emiten en un nico original, sealando especficamente el 1) proyecto, 2) el objeto de la garanta, 3) por cuenta de quien (Empresa Contratista), 4) el Monto garantizado (numrico y literal), 5) a favor de quien (Entidad Contratante), 6) la fecha de vencimiento, 7) la fecha de emisin, 8) la(s) firma(s) bancaria(s) autorizadas y 9) el sello seco de la entidad emisora.
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Actividad
ACTA DE INICIO DE OBRA, ORDEN DE PROCEDER

Concepto
Cdigo MST 005/10
Sirve para establecer la fecha de inicio oficial de obra y a partir de esta, controlar el plazo contractualmente establecido hasta la Recepcin Provisional.
Reglamentacin
La suscripcin del Acta de Inicio de una Obra o la otorgacin de la Orden de Proceder (carta) es un acto legal obligado y perentorio luego de la suscripcin del contrato y al momento de entregar el Anticipo para la ejecucin de obras. Si las obras no pueden ser iniciadas en la fecha de entrega del Anticipo, el Supervisor debe suscribir con el Representante Legal del Contratista y/o el Superintendente (Residente o Director de Obra formalmente reconocido) el Acta o la entrega de la Carta de Orden de Proceder en la misma fecha de entrega del anticipo y pudiendo conceder en Libro de Ordenes un plazo de 10 das calendario o aquel sealado en contrato, como mximo para el inicio efectivo de las mismas, plazo que no debe afectar la modificacin del plazo contractual.
Procedimiento:
1. Las Garantas deben ser presentadas a tiempo de suscribir el Contrato de ejecucin de las obras, los das subsecuentes son aquellos requeridos para procesar contablemente el Anticipo o aquel plazo fijado en contrato para dar inicio efectivo a las obras (si no hubiera anticipo). 2. No puede darse Inicio u Orden de Proceder a una obra, si la misma no tiene un Supervisor formalmente designado. 3. De no suscribirse el Acta de Inicio o la Orden de Proceder imputable al Contratista en los trminos y condiciones sealadas, esta irregularidad se convierte en causal de rescisin de contrato. 4. El acto pblico de Inicio de una obra no condiciona la fecha formal de inicio establecida por los procedimientos descritos.
Recomendaciones:
El Acta de Inicio o la Orden de Proceder es el documento cuyo valor legal sirve para demostrar el inicio efectivo de la ejecucin de obras, como siguiente paso a la suscripcin del Contrato. El proceso de formalizacin jurdica del Contrato (protocolizacin) no puede ni debe limitar el inicio de las obras, es decir la elaboracin y suscripcin de dicha Acta o la Orden de Proceder no requiere de esta previa formalizacin jurdica.
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Cualquier acto pblico y participativo de inicio previsto por Autoridades, beneficiarios, etc. ser realizado por acuerdo entre partes en la fecha que estos consideren adecuada, sin que el mismo condicione o limite la elaboracin y suscripcin formal de los documentos. Si este acto pblico y participativo requiere registrarse por escrito podr utilizarse el Libro de Ordenes, sin que el mismo afecte o modifique el valor legal y fechas resueltas en el Acta de Inicio y/o la Orden de Proceder.
El Formato a utilizar responde a las estipulaciones de la Entidad Ejecutora o a las establecidas en el DBC.
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Actividad
LIBRO DE ORDENES
Concepto
Cdigo MST 006/10
Es un instrumento legalmente habilitado ante Notario de Fe Publica para dar cuenta de las acciones de ejecucin de las obras, registrando histricamente las intervenciones ms relevantes del proceso de construccin realizadas por el Supervisor de Obras. Tiene la cualidad jurdica de registrar instrucciones de trabajo, de aquellas intervenciones tcnicas y cronolgicas consideradas las ms importantes entre la Supervisin y la Superintendencia de Obra (Direccin o Residencia), las mismas que se conviertan en cargos y descargos sujetos de evaluacin y determinacin de responsabilidades posteriores.
Reglamentacin
Las siguientes caractersticas formales confieren valor tcnico y jurdico al Libro de Ordenes: Se apertura con intervencin de Notario de Fe Pblica, dando validez legal a todas y cada una de las intervenciones que en adelante se registren. El Libro de Ordenes es usado por el Supervisor de Obras peridica y oportunamente para ordenar trabajos, hacer aclaraciones, dar instrucciones tcnicas y registrar eventos importantes de manera manuscrita y legible firmando al pie de cada orden, as como el Director o Residente de Obras en seal de haber tomado conocimiento de las mismas. El Libro de Ordenes es un Cuaderno empastado preferentemente de tamao carta u oficio, foliado de la primera a la ltima pgina en un original (bond) y por lo menos dos copias. El Superintendente, Director o Residente de Obra podr usar el Libro solo para solicitar aclaraciones, instrucciones especficas o para informar causales de perjuicio a la obra que pueden motivar ampliaciones de plazo, en ningn caso para representar actuaciones del Supervisor de Obras, las mismas si las hubiere, debern hacerse mediante carta. Una copia de cada hoja ser arrancada por el Supervisor para manejo de archivo personal e informes mensuales y la otra copia ser arrancada por el Superintendente, Director o Residente de Obras con similar objetivo. El original ser entregado al Contratante en la Recepcin Definitiva de Obras. El Libro de Ordenes por ningn motivo deber salir de obra y estar disponible permanentemente en das y horas hbiles. Este Libro se hallar bajo la custodia del Superintendente, Director o Residente de Obras. Cualquier trasgresin ser motivo de sanciones establecidas en pliegos.
En proyectos grandes donde la magnitud del trabajo y la participacin de tcnicos de Supervisin es multidisciplinaria, la comunicacin con el personal tcnico especializado de la Superintendencia es intensa y cotidiana; consiguientemente es posible utilizar de manera adicional un Formulario de Campo o de Ordenes de Trabajo foliado, el mismo que tiene las mismas caractersticas y alcances de uso del Libro de Ordenes, pero est disponible por cada rea tcnica de trabajo, correspondiendo al Gerente de Supervisin validar mensualmente las instrucciones impartidas y adjuntar las mismas en copia al Libro de Ordenes.
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Procedimiento
El Libro de Ordenes ser usado para: Certificar inicio efectivo de obras, el cumplimiento o demora de Cronogramas y el cumplimiento de la propuesta contratada. Verificar y aprobar materiales, mano de obra y equipo Verificar y aprobar replanteos, la ejecucin de temes de obra con recomendaciones de calidad y procedimientos. Certificar la calidad de los trabajos y en su caso instruir mejoras. Efectuar aclaraciones y/o modificaciones tcnicas de diseo, si es necesario utilizando croquis acotados y especificaciones de calidad y acabado. Aprobar obras ejecutadas, rechazarlas u ordenar correcciones de conformidad a planos, especificaciones tcnicas e instrucciones previamente otorgadas en Libro de Ordenes. Verificar rendimientos de mano de obra, disponibilidad de materiales, equipos, maquinaria, ausencia del Superintendente, Director o Residente de Obras u otros de personal tcnico previsto en la propuesta contractual, suficiencia de maquinaria, equipo y otros de organizacin de la Empresa Contratista. Certificar y cuantificar oportunamente eventos que afectan el desarrollo del cronograma, es decir causales de demora y/o paralizacin de obras. Efectuar recomendaciones ambientales a la ejecucin de las obras Registrar visitas e inspecciones a obra con detalle de recomendaciones e instrucciones especficas. Otros que el Supervisor de Obra considere pertinentes. El Superintendente puede solicitar al Supervisor mediante LO: aprobaciones, verificaciones, instrucciones especficas o comunicar impedimentos que puedan tener incidencia en los rendimientos o los plazos, sobre el desarrollo de partes de las obras, suscribiendo el LO y el Supervisor acusar recepcin. Exceptuando el ltimo caso sealado anteriormente, cada instruccin de Libro de Ordenes debe estar dirigida A: Superintendente, Director o Residente de Obras, DE: Supervisor de Obras, con indicacin de FECHA: la que corresponda, N DE PAGINA y firmada a pie por el Supervisor de Obra quin INSTRUYE U ORDENA y el Director o Residente de Obras como RECIBI CONFORME.
Recomendaciones:
El Libro de Ordenes es un documento contractual con valor legal, por tanto no puede ser utilizado en primera instancia por otras personas que no sean el Supervisor y el Superintendente, Director o Residente de Obras. Otro tipo de visitas oficiales y extraoficiales a obra de financiadores, responsables de seguimiento, control social, auditoria, concejales, etc. que coyunturalmente requieran opinar en relacin a la obra debern hacerlo por escrito (carta) o mediante Libro de Actas de la comunidad beneficiaria.
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Cualquier intervencin inapropiada, arbitraria o equivocada que desvirte el carcter y objetivo del Libro de Ordenes podr ser rectificada bajo Orden Judicial a requerimiento de la parte interesada.
El Formato a utilizar debe responder a las estipulaciones de la Entidad Ejecutora o a las establecidas en el DBC.
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Actividad
CRONOGRAMA Y PLAN DE TRABAJO

Concepto
Cdigo MST 007/10
Son los instrumentos de programacin de las obras por componentes, actividades o temes, con asignacin de recursos, definicin de plazos y fechas de ejecucin en cada caso (inicio y fin) que debe ser controlado a diario con el objeto de establecer niveles de desempeo que aseguren el cumplimiento del plazo contractual de ejecucin.
Reglamentacin
El plazo de ejecucin es parte del Contrato, por tanto no puede ser modificado, salvo por causales justificadas previstas en el mismo y a travs de un Contrato Modificatorio. El Cronograma es parte de la propuesta aceptada y contratada, por tanto no puede ser modificado unilateralmente por el Contratista, sin embargo el Supervisor en el inicio de la ejecucin, deber revisar y aprobar su contenido y la racionalidad de su programacin, para asegurar el mejor desempeo de cada una de las actividades. Este proceso ocurre en el inicio de las obras. El Plan de Trabajo debe asignar recursos: mano de obra, materiales, maquinaria y/o equipo de manera proporcional y suficiente de manera correspondiente a las cantidades de produccin y rendimientos establecidos en el Cronograma. El Supervisor congruentemente al Cronograma aprobado, debe tambin aprobar el Plan de Trabajo. El Supervisor para revisar la racionalidad de formulacin del Cronograma, aprobar y efectuar seguimiento fsico al proceso de construccin puede utilizar el Sistema de Monitoreo de la Ejecucin (SME)2, el mismo que le genera indicadores relevantes para el seguimiento y control mensual. Una vez revisado, ajustado y aprobado el Cronograma por el Supervisor, el mismo no podr ser modificado y regir como sistema de control de la ejecucin de obras. Cualquier modificacin del Cronograma solo se justificar si existe previo reconocimiento de Ampliaciones de Plazo que modifiquen el plazo contractual, causales que deben tramitarse y aprobarse formalmente, dentro los 30 das del mes de ocurrido el evento.
Procedimiento
1. Metodolgicamente el Cronograma se elabora a travs de la programacin PERT de actividades de obra siguiendo el mtodo de la Ruta Crtica (CPM) y se esquematizan barras en un Diagrama de Gantt. 2. Para esta labor es recomendable utilizar el MS Project (MS Office), software que facilita la labor de programacin y diagramacin considerando la ruta crtica y establece el plazo total de ejecucin.
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Sistema de Monitoreo de la Ejecucin (SME), metodologa de seguimiento de la ejecucin de obras en MS Excel, Ramiro Carpio 2010
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3. Para la revisin y optimizacin de esta programacin en el inicio de las obras, es recomendable utilizar la Curva de Desempeo del SME.
Recomendaciones:
Es importante llevar control diario del Cronograma con el objeto de advertir ajustes a los rendimientos y trabajos extraordinarios que permitan nivelar atrasos parciales. El Supervisor de Obra deber hacer conocer peridicamente al Superintendente, Director o Residente de Obras acerca de atrasos que puedan estar ocurriendo y que no hayan sido resueltos oportunamente. Si estos atrasos inciden en el plazo total contractual de ejecucin de obras, la Empresa Contratista puede constituirse en mora, por tanto pasible de sanciones econmicas previstas contractualmente. Las ampliaciones de plazo por circunstancias y razones oportuna, documental y formalmente conferidas (ver Ampliaciones de Plazo), modifican el Cronograma, por tanto el plazo total contractual y son resueltas a travs de un Contrato Modificatorio. Es una mala prctica encubrir ineficiencias de la Empresa Contratista, con ampliaciones de plazo porque de todas maneras las mismas se pondrn en evidencia ms all de toda ampliacin atrasando de todos modos la conclusin de obras. Esta prctica causa dao econmico al Estado, porque la aplicacin de penalizaciones previstas por atraso, resultan menores a las que deba cobrarse, esto significa omisin o encubrimiento total o parcial de penalizaciones y puede ser causal de responsabilidad penal en contra de la Supervisin y/o la Fiscalizacin de Obras. En caso de una paralizacin de obras debidamente justificada e instruida por la Supervisin por causales previstas en Contrato y en cumplimiento de formalidades previamente establecidas en el DBC, el Cronograma deber ser diferido en el nmero de das que dure la paralizacin hasta la orden de reinicio de la misma, mantenindose la programacin de actividades en vigencia al momento de la paralizacin y el saldo de plazo contractual o modificado vigente.
El Cronograma por lo general se presenta en formato del MS Project, pero el Plan de Trabajo debe seguir aquel que instruya la Supervisin o el DBC.
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Actividad
PLANILLA DE AVANCE DE OBRA (PAO) o CERTIFICACIN POR AVANCE DE OBRA (CAO)

Concepto
Cdigo MST 008/10
Es un documento tcnico-administrativo que certifica oficialmente los volmenes de obra ejecutados en un periodo de tiempo, con el objeto de gestionar un pago parcial por avance de obras. El documento justifica el gasto, por tanto su valor tiene implicaciones contables y financieras, es decir esta sujeto a control interno (previo) y auditoria (posterior), implica responsabilidades penales y civiles para los que generan el gasto, ejecutivas para el que aprueba y administrativas para los responsables del manejo financiero contable.
Reglamentacin
La PAO/CAO es un documento que debe ser: 1) elaborado y propuesto por la Empresa Contratista, luego 2) verificado y aprobado por el Supervisor , posteriormente 3) sometido a consideracin y visto bueno del Fiscal y finalmente 4) revisado por Responsable de Seguimiento para que este 5) verifique requisitos previos de pago y 6) solicite el pago respectivo. Una PAO/CAO deber ser firmada 1) por el Superintendente, Director o Residente de obras como solicitante, 2) el Supervisor, aprobando el documento, 3) el visto bueno del Fiscal de Obras y 4) el visto bueno de un responsable ejecutivo del Contratante. Este documento se elabora y suscribe en el nmero de ejemplares que sea requerido (mnimo 4, mximo 14). La gestin de pago de una PAO/CAO debe acompaarse de: 1. Una carta de la Empresa Contratista solicitando al Contratante la cancelacin correspondiente. 2. La PAO/CAO en los formatos establecidos por el Contratante (el SME propone formatos para facilitar estos requisitos). 3. Los Cmputos Mtricos de respaldo al pago en cuestin, debidamente firmados por el Superintendente, Director o Residente de obras y aprobados por el Supervisor de Obras. 4. Un Informe Tcnico del Supervisor siguiendo las instrucciones de contenido mnimo descritas en el punto correspondiente. 5. El Informe del Fiscal que recomienda al Contratante el procesamiento de la PAO/CAO. 6. Fotografas de las obras mostrando los progresos del avance fsico del periodo. 7. Fotocopias de las certificaciones de laboratorio, en respaldo del Informe Tcnico. 8. Fotocopias del Libro de Ordenes del periodo certificado. 9. Fotocopias de la Correspondencia Recibida/Despachada en el periodo 10. Fotocopias del Acta de Inicio de Obra, Orden de Proceder, Acta de Recepcin Provisional o Definitiva, si correspondiera. 11. Fotocopias del Contrato y de las Garantas vigentes.
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Para la gestin de cancelacin de una PAO/CAO existen las siguientes fechas y/o plazos perentorios establecidos en el DBC y en los documentos de contratacin del Supervisor (Trminos de Referencia): Plazo para la medicin y aprobacin mensual de volmenes ejecutados (los 5 ltimos das calendario del mes que concluye). Plazo para la elaboracin y presentacin del PAO/CAO, incluidos los documentos descritos anteriormente (los 5 primeros das calendario del mes siguiente). Plazo para la aprobacin de la Supervisin (los 3 siguientes das hbiles a la presentacin del PAO/CAO elaborado). Plazo para la revisin y VB de Fiscalizacin (los siguientes 3 das hbiles luego de la presentacin de Supervisin). Plazo para la gestin administrativo contable de pago en la Entidad Ejecutora (aprox. 15 a 30 das calendario a partir de la fecha de aprobacin del Fiscal3).
El retraso de pago por cuenta del Contratante puede dar lugar a ampliaciones de plazo, segn sea establecido en el Contrato.
Procedimiento
Si bien la Reglamentacin descrita anteriormente establece procedimientos; adicionalmente es necesario considerar los siguientes: 1. La falta de acuerdos en las mediciones debe resolverse dejando pendientes para el siguiente periodo los pagos de los volmenes o itemes en discrepancia a fin de no perjudicar los restantes conciliados para pago. 2. Los errores tipogrficos, numricos, de operaciones, documentacin incompleta, falta de renovacin de garantas u otros condicionales incumplidos, darn lugar a la devolucin del PAO/CAO con carta a quien corresponda, para las enmiendas o complementaciones requeridas, volviendo el documento a la etapa del vicio ms antiguo, debiendo nuevamente computarse los plazos perentorios regulados. 3. Las PAO/CAO deben ser presentadas mensualmente porque representan un mecanismo de control objetivo y documentado del avance fsico y financiero. 4. Cuando una PAO/CAO no es presentada voluntariamente por el Contratante, debe observarse esta irregularidad mediante carta, si la situacin se repite al mes siguiente, la Supervisin debe preparar una PAO/CAO de los periodos correspondientes y gestionar su pago ante el Contratante, sin perjuicio de hacer la llamada de atencin correspondiente.
Ver Plazos establecidos en Contrato
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Recomendaciones:
La Medicin y Forma de pago descrita en los pliegos de Especificaciones Tcnicas para cada tem o actividad, definen claramente las condiciones de cuantificacin y de pagos parciales, consiguientemente debe observarse fielmente tales prescripciones. Cuando dichas normas no son suficientemente explcitas, el Supervisor debe tomar decisiones, aquellas que convengan a la obra y a la economa de la misma. Si las decisiones implican riesgos estos deben ser consultados previamente al Contratante a travs del Fiscal. La cancelacin de volmenes de obra por materiales en bodega, por lo general debe estar regulada en Contrato, de otro modo no es posible proceder bajo ninguna circunstancia. No es posible la cancelacin de volmenes de obra no ejecutados hasta el momento de la verificacin o medicin de campo hecha por el Supervisor, es decir no es posible cancelar siquiera volmenes que podran ejecutarse en el periodo que dure la gestin de aprobacin y cancelacin de la PAO/CAO. Cualquier certificacin de volmenes no ejecutados a efectos de pago y que haya sido verificada as, puede dar lugar a la resolucin de Contrato del Supervisor y la no elegibilidad para futuros proyectos de ste y la Empresa Contratista por prcticas consideradas fraudulentas, sin perjuicio de seguir las acciones legales previstas en el captulo de Responsabilidades.
Para apoyar el trabajo de la Supervisin de Obras en la revisin, anlisis, aprobacin y elaboracin del Informe de una PAO/CAO, se puede utilizar el SME - Sistema de Monitoreo de la Ejecucin (SME), que ayuda a obtener un borrador final de la PAO/CAO y otros documentos e indicadores del periodo certificado. Para efectos de pago se considera el Formato del Contratante como formato de uso oficial.
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Actividad
COMPUTO METRICO
Concepto
Cdigo MST 009/10
Se refiere a las tareas de mensura correcta y suficiente de obras ejecutadas en campo, con apoyo de huincha y otros instrumentos de medicin apropiados. Es la certificacin que hace el Supervisor de Obra a cantidades de trabajo evidentemente realizadas.
Reglamentacin
Considerando que el Cmputo Mtrico permite valorizar obras, su implicacin es de carcter financiero, por tanto justifica el gasto y debe realizarse con precisin, responsabilidad, tica y profesionalismo. Cualquier error por exceso, puede considerarse dao econmico y lesivo a los intereses del estado, por tanto es susceptible de una accin penal en contra de los responsables por prcticas fraudulentas y/o dolo. Cualquier error por defecto, puede ser motivo de reclamo del contratista en cualquier momento hasta el cierre de la relacin contractual, por cuanto ste tiene derecho irrenunciable a los beneficios que reporta su trabajo o prestacin de servicios y las enmiendas que corresponda.
Procedimiento
El trabajo de Cmputo Mtrico requiere de: 1) planos referenciales de proyecto, que definan dimensiones tericas de ejecucin de obras, 2) cmputos oficiales de proyecto, que sirvan de referente contractual, 3) modificaciones de dimensiones debidamente autorizadas y justificadas en Libro de Ordenes por el Supervisor de Obras y 4) la medicin in situ que verifica las situaciones anteriores. Cualquier excedente volumtrico fuera de los mrgenes contratados y establecidos en los planos, medicin y forma de pago no sern reconocidos para efectos de pago, es decir sern volmenes ejecutados por cuenta y riesgo del Contratista. Solo aquellos volmenes adicionales expresamente autorizados por el Supervisor en Libro de Ordenes pueden consignarse en cmputos, entretanto los mismos no originen rdenes de Cambio o Contratos Modificatorios. Para tal fin el Supervisor debe realizar permanente Balance Econmico de los volmenes e temes. En caso de movimientos de tierra y excavaciones, los mismos debern referirse a puntos fijos o BMs debidamente monumentados e inventariados, y a estacas o replanteos (caballetes), estos ltimos, debern permanecer hasta el momento de la medicin final,
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cualquier cambio o destruccin de referencias deja en libertad al Supervisor de proceder como mejor convenga sin lugar a reclamo. En obras de cimentacin y otras que vayan a permanecer enterradas, es decir difcilmente accesibles de verificacin posterior, las mismas deben documentarse a travs de fotografas mostrando adems referencias topogrficas monumentadas. De manera general las obras sern medidas utilizando huincha, flexmetro, nivel, lienza y en su caso equipo topogrfico, los niveles de precisin dependen del costo unitario del tem es decir, mayor precisin cuando se trata de precios unitarios altos y menor precisin cuando se trata de precios unitarios bajos, el grado de precisin viene determinado en la Forma de Medicin descrita en las Especificaciones Tcnicas. Cualquier discrepancia en los resultados de la medicin, ser dirimida por el Supervisor, por tanto el cmputo mtrico elaborado por el Supervisor de Obra ser considerado oficial a efectos de pago. Si persistieran discrepancias deber seguirse los procedimientos sealados en contrato a objeto de conciliacin y/o arbitraje.
Recomendaciones:
Los Cmputos Mtricos son evaluaciones peridicas y parciales de avance de obras, estableciendo volmenes acumulados y volmenes del periodo a certificar; considerando que los pagos que generan dichas mediciones son siempre a cuenta es posible siempre realizar ajustes y conciliaciones a la finalizacin de cada actividad o tem, sin embargo si existieran errores involuntarios por pagos en exceso estos sern responsabilidad del Supervisor. La PAO ltima o de liquidacin final es aquella que debe contener el detalle total y definitivo de los volmenes ejecutados en obra, debidamente documentados y compatibilizados con los pagos anteriores, Este cmputo debe ser invariable y solvente, y estar sujeto a procesos de Auditoria.
En el Archivo de Sistema de Monitoreo de la Ejecucin de Obras (SME), se adjunta un modelo de Cmputo Mtrico para obras de construccin convencionales. Para movimientos de tierra en infraestructura vial, es necesario adjuntar el levantamiento topogrfico de secciones transversales, perfil longitudinal, progresivas, clasificacin de suelos, distancias de transporte de material de prstamo, esponjamiento y otras variables previstas en las Especificaciones Tcnicas.
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Actividad
AMPLIACIN DE PLAZO (AP)

Concepto
Cdigo MST 010/10
Es toda modificacin al plazo contractual por razones de fuerza mayor debidamente 1) solicitada, 2) verificada, 3) documentada, 4) cuantificada y 5) aprobada, oportunamente. Se tipifican como razones de fuerza mayor aquellas que involuntaria e imprevistamente afectan el desarrollo de las obras, disminuyendo rendimientos programados y/o que obligan a eventuales paralizaciones. Estas razones estn previstas en Contrato.
Reglamentacin
1) Causales.- Por lo general se presentan las siguientes: Precipitaciones pluviales y factores climticos (lluvias, nevadas, granizos, huracanes, etc.) fuera de temporada o de rgimen extraordinario (crecidas), prolongadas precipitaciones que ocasionan saturacin de suelos, interrupcin vial, desastres naturales, riesgos para la construccin y que limitan o impiden la ejecucin normal y temporal de obras. Actividad geossmica y cataclismos: terremotos, temblores, erupciones volcnicas, derrumbes, aluviones y otras que ponen en riesgo la seguridad laboral y la continuacin de las obras. Convulsiones sociales como intervenciones a la obra, bloqueos, amenazas, paros y otros que efectiva y directamente obliguen a paralizar obras. Reclculo o rediseo de obras de ingeniera, si las mismas son de magnitud y condicionan la ejecucin normal de obras. Guerras, revoluciones y otros fenmenos que incidan directamente en el normal desempeo de las obras. Impago de Certificaciones o Planillas por Avance de Obra, ms all de las previsiones contractuales. No se consideran causales de paralizacin o demora en la ejecucin de obras: feriados ordinarios, escasez de materiales y/o de mano de obra, falta de combustibles en el mercado tradicional de aprovisionamiento, accidentes en el equipo y personal de trabajo y otros que razonablemente pueden ser previstos o subsanados alternativamente por el Contratista. 2) Respaldos Para el reclamo de ampliaciones de plazos, toda causal debe documentarse a travs de: certificaciones de precipitacin pluvial extraordinaria emitida por organismos oficiales y competentes (SENAMHI o AASANA), disposiciones legales que declaran zona de emergencia, desastre, publicaciones de prensa con cuantificacin de daos y perjuicios, fotografas, videos y otro tipo de documentacin que ser valorada para considerarse suficiente o
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insuficiente. Para mayor detalle de indicadores cuantificables, consultar procedimientos del DBC. Cuando se trata de procesos de rediseo, reclculo y/o elaboracin de nuevos planos, nuevos temes de ejecucin definidos, el plazo debe ser cuantificado y concertado previamente en Libro de Ordenes, siempre que as se justifique y corresponda.
Procedimiento
1. Una vez ocurrido el evento que afecta el plazo de ejecucin de obras, el mismo debe registrarse en Libro de Ordenes por el Superintendente, Director o Residente, dentro los subsiguientes 3 das hbiles de ocurrido el hecho 2. Posteriormente y dentro el mes de ocurrida la causal, la Empresa Contratista debe solicitar al Supervisor de Obra la Ampliacin de Plazo correspondiente certificando y documentando las causales. 3. El Supervisor de Obras recibir la solicitud y documentacin de respaldo que justifique la Ampliacin de Plazos y analizara la misma, de acuerdo a los antecedentes la suficiencia y validez de la solicitud, evacuando luego, un Informe Tcnico al Contratante sobre valoracin de perjuicios al Cronograma, ajustes del mismo y modificacin de la fecha de Recepcin Provisional de Obras, pudiendo recomendar, modificar o desestimar la AP solicitada. 4. El Contratante requerir un previo informe o VB de conformidad del Fiscal de Obra, considerar el Informe Tcnico del Supervisor de Obra y los antecedentes documentales que se acompaan y si as corresponde, aprobar la ampliacin. 5. La modificacin del plazo contractual por Ampliaciones de Plazo dar lugar a un Contrato Modificatorio. Considerando esto, es recomendable que las Ampliaciones de Plazo solicitadas y Aprobadas puedan ser formalizadas legalmente poco antes de la conclusin del plazo contractual. 6. Una modalidad jurdica que se utiliza el Supervisor para determinar mrgenes mximos de Ampliaciones de Plazo es considerar cualquier Ampliacin de Plazos solicitada por el Contratista hasta el lmite previsto en contrato por aplicacin de multas como causal de rescisin de contrato (10 % del monto contractual dividido entre el 2,5 por 1000 por da de atraso), en este caso esto es 40 das calendario. Ms all de este lmite toda AP deber ser considerada por el Contratante directamente.
Recomendaciones:
Las AP pueden darse en el nmero de veces que las circunstancias as justifiquen; sin embargo no sern admitidos reclamos retroactivos a los plazos de tramitacin descritos anteriormente. Tampoco sern admitidos reclamos de AP en la Recepcin Provisional de las Obras, cualquier solicitud pendiente de AP debe ser saneada con anterioridad a esta fecha. 34
Toda AP modifica la fecha de Recepcin Provisional de Obras y el Cronograma, por tanto la ltima AP debidamente formalizada y suscrita ser la que determine esta fecha. Cualquier demora en la conclusin de obras ser computada a partir de esta fecha ltima, correspondiendo la aplicacin de sanciones previstas en el Contrato Principal de ejecucin de obras. Cada vez que se apruebe una AP debe ser modificado el Cronograma, con el consiguiente ajuste de rendimientos y plazos por actividades afectadas. Cuando existan causales de AP extensas, las mismas debern ser previamente consultadas con el Contratante a objeto de acordar una paralizacin temporal de obras, hasta mientras se resuelvan las causales, de manera que el Cronograma aprobado solo sea diferido en su ejecucin a una fecha prxima de reinicio, precautelando de esta manera los plazos y rendimientos contractuales. Este tipo de paralizaciones concertadas y debidamente suscritas, no deben dar derecho a reclamo sobre daos y perjuicios a favor de cualquiera de las partes.
Con el propsito de llevar un control efectivo de las ampliaciones de plazo, es recomendable usar la hoja electrnica de Monitoreo Fsico del Sistema de Monitoreo de la Ejecucin (SME). El contenido de un Informe sobre AP debe estar descrito en el DBC o en procedimientos internos de la entidad Contratante.
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Actividad
BALANCE ECONOMICO (BE)

Concepto
Cdigo MST 011/10
Es un sistema de control mensual de desarrollo del presupuesto de obra, considerando 1) itemes y volmenes ejecutados y certificados hasta el anterior PAO/CAO, 2) itemes y volmenes ejecutados en el periodo e 3) itemes y volmenes definidos por ejecutar. El Balance Econmico tiene por objeto advertir y diferenciar Ordenes de Trabajo de las Ordenes de Cambio y de los Contratos Modificatorios. El resultado de un BE permite saber si la obra a la fecha se encuentra dentro o fuera del monto total contratado, y en que magnitud.
Reglamentacin
Toda PAO/CAO debe ir necesariamente acompaada de un BE a fin de verificar la pertinencia del pago en los trminos contractuales financieros, originalmente suscritos, de esta manera se evitan incrementales que pueden aparecer a la conclusin de las obras.
Procedimiento
1. El Supervisor en planilla electrnica, certificar en cada tem o actividad, a) los volmenes de obra ejecutados anteriormente, b) los volmenes ejecutados en el periodo ltimo del PAO/CAO y c) los volmenes que restan ejecutar, totalizando as un Volumen Real (VR) de ejecucin. 2. Estos VRs debe ser comparados con los Volmenes de Contrato (VCs) por actividad o tem, verificando si los mismos se encuentran por debajo o por encima del VC. El Supervisor deber justificar diferencias y asegurar que en el Balance Econmico de presupuesto los excedentes de VRs sern ajustados por los volmenes en defecto de otros temes, dejando siempre un margen igual o favorable de presupuesto. 3. Aadir tambin en el Balance Econmico aquellos itemes adicionales, con precio unitario conciliado y aprobado y con VRs de ejecucin determinados, efectuando Balance Econmico del total del Presupuesto Contractual. 4. La planilla electrnica de Balance Econmico del Sistema de Monitoreo de la Ejecucin (SME) ayuda y comparara automticamente resultados. 5. En la hoja electrnica de Ordenes de Cambio y Ordenes de Trabajo del SME, aparecer el porcentaje de exceso o defecto respecto del presupuesto contratado, de manera de determinar si corresponde o no tramitar una Orden de Trabajo, una Orden de Cambio o un Contrato Modificatorio.
Recomendaciones:
El Supervisor de Obra es responsable de la elaboracin peridica del BE por tanto deber tener suficiente conocimiento y control de las condiciones pasadas, presentes y futuras de ejecucin de obras hasta la conclusin de las mismas. El primer BE se define en el Informe Inicial y se termina de ajustar antes de la Recepcin Definitiva.
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Actividad
ORDEN DE TRABAJO (OT) ORDEN DE CAMBIO (OC) CONTRATO MODIFICATORIO (CM)

Concepto
Cdigo MST 012/10
Toda instruccin impartida por el Supervisor de Obra que: 1) modifique cmputos mtricos contractuales o 2) adicione itemes de obra, por necesidad y utilidad debidamente justificados y previamente aprobados, resulta en una Orden de Trabajo, Orden de Cambio o Contrato Modificatorio. Estas modificaciones de volmenes o de itemes pueden muchas veces mitigarse o resolverse con la disminucin de otros volmenes, situacin que puede dejar el presupuesto total de contrato inalterable, en cuyo caso estos ajustes se denominarn Ordenes de Trabajo. Si como resultado de la modificacin de volmenes o la supresin de itemes de obra, el presupuesto contractual se modifica, a pesar de ajustes que pudieran mitigar incrementos, la diferencia en exceso o en defecto al presupuesto contractual hasta un 5% ser considerada Orden de Cambio. Toda modificacin a las condiciones contractuales de presupuesto que incremente el mismo ms all del 5% o introduzca nuevos temes con nuevo precio unitario, es motivo de Contrato Modificatorio
Reglamentacin
1. Toda Orden de Trabajo (ODT) debe primeramente ser 1) solicitada por la Empresa Contratista y 2) verificada, documentada, justificada e informada, por el Supervisor al Fiscal, solicitando su conformidad, para ordenar la aplicacin de la misma. 2. Toda Orden de Cambio (ODC) debe primeramente ser 1) solicitada por la Empresa Contratista, 2) verificada, documentada, justificada y solicitada por el Supervisor al Fiscal, 3) este a su vez d su conformidad (VB) y recomienda al 4) Contratante su Aprobacin y previsionamiento presupuestario adicional de un mximo del 5%. 3. Toda modificacin de volmenes o la creacin de nuevos temes de obra mayores al 5% del total del presupuesto contractual, deben ser resueltos a travs de un Contrato Modificatorio (CM), en cuyo caso se realizar la consulta previa al Contratante acerca de la disponibilidad de recursos adicionales. Si es confirmada esta posibilidad se seguir el mismo procedimiento de la Orden de Cambio. 4. En proyectos menores a 1 milln de Bs., la NBSABS define un mximo de 5% del monto contractual para ODC y un mximo de 5% del mismo monto para CM, es decir un mximo de incrementos de hasta 10%. 5. En proyectos mayores a 1 milln de Bs., la NBSABS define un mximo de 5% del monto contractual para ODC y un mximo de 10% del mismo monto para CM, es decir un mximo de incrementos de hasta 15%. 6. Una vez aprobada la ODT, ODC u CM, el Supervisor proceder a instruir la ejecucin mediante Libro de Ordenes. 37
7. Otras modificaciones mayores a los porcentajes establecidos deben ser consideradas y tratadas por el Contratante mediante mecanismos legales y administrativos propios. 8. Toda ODT, ODC o CM debe asegurar que no se hayan desvirtuado alcances y objetivos funcionales del proyecto, sino ms bien asegurar el logro de los originalmente propuestos.
Procedimiento
i.
ii. iii. iv. v.
vi. vii. viii.
El Supervisor en los primeros das de iniciadas las obras (Informe Inicial), deber evaluar los alcances del proyecto y validar los mismos con la realidad de campo, pudiendo en esta primera oportunidad identificar ODT, ODC o CM y advertir de los mismos al Contratante. Esta primera intervencin no es limitativa porque la complejidad de alcances de un proyecto puede ms adelante obligar la formulacin de ODT, ODC o CM, sin embargo se espera que los mismos sean menores en relacin a los inicialmente identificados. Los procedimientos de gestin de una ODT, ODC o CM han sido Reglamentados en el DBC o en procedimientos internos del Contratante y descritos lneas arriba. Por lo general la generacin de una ODT, ODC o CM deben seguir los siguientes procedimientos laborales: Identificacin de las discrepancias o desviaciones de las condiciones de campo o trabajo, con el proyecto, esto es revisar los alcances tcnicos de: diseo, clculo, cmputo, precio unitario, presupuesto (Balance Econmico), necesidad o utilidad, certificando y justificando ajustes especficos. Formulacin de un Informe Tcnico analtico y documentado que justifique la implementacin de la ODT, la ODC o el CM. Revisin de los alcances del Informe Tcnico y concertacin con el Contratista de manera de asegurar la aceptacin de la ODT, ODC o CM sin lugar a reclamos posteriores, suscribiendo el Supervisor y el Superintendente las conclusiones. Cuando se trata de ODT, las mismas pueden ejecutarse solo con el previo VB del Fiscal, pero cuando se trata de ODC o CM es necesaria la aprobacin del Contratante.
Por lo general son causales habituales de ODT, ODC o CM las siguientes: Errores en cmputos mtricos contractuales, respecto de los requeridos y medidos en obra. Omisin de algunos itemes y/o volmenes necesarios para asegurar el funcionamiento del proyecto en mnimas condiciones de seguridad, utilidad y preservacin (Objetivo del proyecto) Errores u omisiones en los diseos y clculos de ingeniera respecto de las condiciones de trabajo in situ Acuerdos con los beneficiarios sobre ampliaciones o mejoras de las obras y servicios Desastres naturales que modifican las condiciones originales del proyecto Errores involuntarios del proceso de evaluacin, trascripcin de datos, etc. que obliga reconsiderar condiciones contractuales de ejecucin. Ampliaciones de plazo
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Los precios unitarios de contrato son irrevisables; en caso de haber necesidad de calcular nuevos itemes y precios unitarios, el Supervisor de Obra determinar los que corresponda tomando como referencia costos y rendimientos de los de Anlisis de Precios Unitarios de contrato, la estructura de incidencias contratada y cotizaciones del mercado sobre nuevos materiales.
Recomendaciones:
Muchas veces la magnitud y complejidad de las modificaciones puede exigir trabajos de campo previos, diseos, clculos, elaboracin de planos, etc. con el concurso de especialistas fuera de la oferta de servicios de Supervisin; en tal caso, deber tramitarse adicionalmente una ODC o CM tambin para la Supervisin. Una vez presentada al Fiscal la carpeta para una ODC o un CM la gestin de Aprobacin puede demandar de 15 a 45 das calendario, en cuyo caso es necesario tomar providencias para no afectar el desempeo normal de las obras y obligar la modificacin de plazos por esta causa.
El instrumento principal es el Informe Tcnico de ODT, ODC o CM, adjuntando toda la documentacin requerida en el punto v.
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Actividad
COMUNICACIONES DE LA SUPERVISIN
Concepto
Cdigo MST 013/05
Se refiere a las intervenciones rutinarias u ordinarias de trabajo del Supervisor, en favor del desarrollo de la construccin y dirigidas al Superintendente, Director o Residente, las mismas que se registran en 1) el Libro de Ordenes de manera de dejar precedentes y antecedentes escritos, 2) verbales, cuando se trata de recomendaciones complementarias, ilustrativas y demostrativas a las registradas por escrito y 3) el manejo de Correspondencia.
Reglamentacin
Toda Intervencin de Trabajo en el proceso de construccin de la obra, debe registrarse preferentemente en Libro de Ordenes de acuerdo a circunstancias y diferentes implicaciones: 1) Instruccin, es toda orden impartida al Superintendente, Director o Residente para la ejecucin de las obras o parte de ellas dentro los mrgenes de los documentos de contrato y en bien de los objetivos del proyecto. 2) Aprobacin y/o Autorizacin, cuando se trata de registrar un proceso de revisin, verificacin y condicionamiento, antes de la ejecucin de obras de conformidad a planos, especificaciones tcnicas, replanteos, cronogramas, verificacin de materiales, mano de obra, equipos, ratificacin de previas instrucciones verbales, de manera que todas estas puedan ejecutarse con la conformidad del Supervisor. 3) Observacin, se refiere al registro de consideraciones relativas a la calidad, la organizacin, la planificacin de obras, condiciones climticas, eventos importantes, visitas, problemas que afectan la obra, imprevistos, ensayos realizados en obra, recomendaciones y otros. 4) Reiteracin, cuando se trata de registrar el incumplimiento de anteriores ordenes instruidas, advertencias y para fijar lmites de tolerancia acerca de instrucciones impartidas. 5) Ratificacin, esto es para confirmar instrucciones y soluciones, otorgadas en el transcurso de las obras. Por ej. una Orden de Trabajo o una Orden de Cambio. 6) Rechazo, se refiere a la decisin documentada en precedentes o antecedentes anteriores, que facultan la desestimacin definitiva de partes de la obra. 7) Penalizacin, es la aplicacin de sanciones previstas en los Pliegos de Condiciones y el Contrato por determinados incumplimientos o irregularidades. 8) Paralizacin, es el reconocimiento concertado con el Director o Residente de obras de condiciones que obligan detener temporalmente la obra por causales no imputables a ninguna de las partes, es decir que no causan daos y perjuicios. 9) Aclaracin, son notas que expresan de manera descriptiva y/o grfica (croquis) procesos de ejecucin, diseo y acabado de obras en adicin a los formalmente existentes, sin que esto pueda implicar Ordenes de Trabajo u Ordenes de Cambio. 10) Control, son notas referidas al control de calidad de las obras, esto es: aprobacin o rechazo de obras, la determinacin de patrones cualitativos referenciales, adicionalmente a los especificados y otras recomendaciones a tomarse en cuenta, antes o despus de la ejecucin de las obras.
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Procedimiento
Cuando se trata de actuaciones verbales producto de inspecciones rutinarias de campo como ser: Instrucciones, es decir rdenes impartidas in situ. Demostraciones, ilustraciones o prcticas procedimentales de ejecucin de obras. Rectificaciones o enmiendas, resultado de observaciones realizadas en el momento. Otras relativas a la calidad y cantidad de materiales, equipo y mano de obra. Sugerencias
Estas sern ratificadas por el Supervisor de Obras en Libro de Ordenes en un plazo no mayor a 3 (tres) das hbiles, con la fecha en la cual se tuvo la actuacin verbal, de otro modo, las mismas no tendrn efecto oficial.
Recomendaciones:
Es importante revisar los roles y funciones de los Responsables de la Gestin de Ejecucin de Obras, a fin de mantener las mejores relaciones de coordinacin y dependencia, de manera de hacer productivas las rutinas de supervisin. Cualquier representacin, sugerencia o posicin que tenga el Contratista, respecto de las intervenciones del Supervisor, el Fiscal u otras, deber hacerse por carta. Si la utilizacin del Libro de Ordenes por parte del Supervisor para comunicarse con el Superintendente, Director o Residente, es apropiada, oportuna y suficiente, el uso de correspondencia es un recurso secundario y alternativo que debe aplicarse solo en casos excepcionales. No es conveniente dejar sin respuesta cualquier comunicacin del Contratista, esto puede traer problemas de diferente ndole. Es importante en los procesos de comunicacin del Supervisor con el Superintendente, Director o Residente, cuidar de los siguientes detalles formales que dan valor a un documento: Las fechas y nmeros de registro de las comunicaciones. Dar continuidad a los eventos precedentes y proyeccin a los resultados, es decir tomar referencias de nmero de registro, fecha y plazos de cumplimiento. Utilizar una redaccin tcnica, legal o administrativa sobre diferentes temas, fundamentada en el uso de los documentos contractuales, haciendo citas puntuales a los mismos con detalle de origen, prrafo, etc. Dejar establecidos cargos y descargos. Suscribir los mismos con bolgrafo azul y sello azul, para reconocer la originalidad de las comunicaciones.
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Actividad
INFORMES DE SUPERVISION
Concepto
Cdigo MST 014/10
Son documentos oportunos de anlisis tcnico y documentado con recomendacin de acciones a tomar, dirigidos al Fiscal o al Contratante, bajo determinadas circunstancias. El Supervisor debe desarrollar capacidades de 1) anlisis, 2) sntesis y 3) propuesta de manera que un informe tcnico refleje un buen manejo profesional de aptitudes mecnicas, conceptuales y gerenciales. Un Informe de Supervisin es un documento bsico e importante para respaldar la 1) toma de decisiones, 2) para facilitar procesos de control interno y 3) para efectos de control posterior (Auditorias).
Reglamentacin
Los Informes de Supervisin ms usuales en diferentes circunstancias son: 1. Informe Inicial o de Revisin, previsto en los documentos del Contrato de Supervisin cuyo propsito es revisar el estudio a Diseo Final en todas y cada una de sus partes y validar el mismo con las condiciones de terreno, para identificar desviaciones o ratificar la planificacin contractual de trabajo, asimismo establecer la necesidad de ODT, ODC o CM. En este informe se verifican los volmenes de obra contratados y la suficiencia de los itemes de ejecucin y el presupuesto para lograr la conclusin satisfactoria de las obras. Los planos de ejecucin proyectados deben ser revisados, en su caso aclarados o complementados e impresos con la firma de Supervisin como Planos de Ejecucin Validados. El plazo para presentar este informe vara de 1 a 3 meses, siendo recomendable que este proceso se cumpla antes de la Orden de Proceder otorgada a la Empresa Contratista de ejecucin. 2. Informe Mensual sobre Estado de las Obras en el mes que termina y que deber ser presentado como mximo dentro los primeros 5 das hbiles del mes que inicia. 3. Informe sobre pago de la PAO/CAO, certificando el avance de obra de un determinado periodo y aprobando la cancelacin correspondiente. 4. Informe de Medio Trmino, son informes a requerimiento del Contratante y sirven para hacer una evaluacin general del estado de las obras a una determinada fecha y proyectar las condiciones futuras de conclusin del total de las mismas, con detalle de conclusiones y recomendaciones. 5. Informe sobre Modificaciones de Obra (rdenes de Trabajo, rdenes de Cambio o Contratos Modificatorios); que deber ser presentado conteniendo documentacin prescrita en cada caso. Este informe debe prever suficientemente los tiempos de gestin de su aprobacin a fin de no ocasionar perjuicios en el Cronograma de ejecucin. 6. Informe sobre Ampliaciones de Plazo; que deber ser presentado conteniendo documentacin prescrita en el captulo correspondiente del presente Manual para gestionar un Contrato Modificatoria por este motivo.
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7. Informe sobre Conclusin de Obras, para proceder con la Recepcin Provisional; informe que deber ser presentado mximo a Fiscalizacin las 72 horas de recibida la solicitud de la Empresa Contratista. 8. Informe sobre Recepcin de Obras, que verifica el cumplimiento de las observaciones de la Recepcin Provisional y recomienda la Recepcin Definitiva; que deber ser presentado dentro los 7 das antes de concluir los 90 das para la Recepcin Definitiva. 9. Informes Tcnicos circunstanciales y/o a requerimiento del Fiscal o el Contratante; que debern ser presentados de acuerdo a temas especficos y prioridad ordenada en cada caso. Los Informes de Supervisin deben tener una Fecha de Elaboracin, una Fecha de Recepcin y un Nmero de registro interno. Todos los Informes Tcnicos deben estar dirigidos A: Fiscal o a quin corresponda segn sea establecido, VIA: Segn sea establecido; sealando como ASUNTO: el Nombre del Proyecto, como CODIGO: el nmero de proyecto o nmero de contrato y como REFERENCIA: el tema a tratar; ADJ (adjunto): Descripcin detallada de la documentacin inherente al tema.
Procedimiento
Cada informe vara en su contenido dependiendo de su propsito o formato oficial, a continuacin se citan algunos aspectos que debern considerarse en cada caso: 1. Informe Inicial o de Revisin, debe contener: a) Un Resumen ejecutivo del trabajo realizado conteniendo resultados consolidados, conclusiones y recomendaciones de la revisin y validacin del estudio a diseo final. b) Un Capitulo de Introduccin del proyecto mostrando sus alcances, caracterizacin, objetivos, localizacin y otros relativos a los Contratos de Ejecucin y de Supervisin. c) Un Capitulo de Anlisis del proyecto por Componentes de ejecucin conteniendo en cada caso: a) Antecedentes del diseo y dimensionamiento, b) Verificacin y validacin de los alcances tcnicos, c) Verificacin y validacin de las Especificaciones Tcnicas, volmenes, precios unitarios y presupuesto, d) Conclusiones relativas a: la validacin o desviaciones, los ajustes realizados o por realizar, la necesidad de prever modificaciones, la cuantificacin de las mismas. d) Un Captulo de Presupuestos por Componentes, conteniendo las variaciones que resultan del proceso de revisin (itemes, volmenes, precios unitarios y totales), as como de los procedimientos a seguir en cada caso: ODT, ODC o CM. e) Un Captulo de Planos constructivos y de detalle, validados para la ejecucin. Informe Mensual , contiene: I Del Contrato.Una revisin general al cumplimiento o incumplimiento de las condiciones bsicas de contrato: 1) Objeto, 2) localizacin y caracterizacin fisiogrfica, topogrfica, climtica e impacto social, 3) situacin del monto contractual, 4) plazos y 5) garantas vigentes. 43
2.
II. De la Empresa Contratista.Una verificacin detallada (cuantitativa y cualitativa) de las condiciones contractuales de propuesta: 1) Superintendente, Director o Residente, 2) personal tcnico de apoyo: Topgrafo, Especialistas, etc., 3) personal de trabajadores: Operadores, Ayudantes operadores, Albailes, etc., 4) maquinaria, herramientas y/o equipo, 5) materiales de construccin, 6) apoyo logstico y 7) rendimientos. III. Del Control de la Ejecucin de Obras: Un resumen del estado de avance de obras con detalle de 1) los itemes ejecutados, 2) los volmenes ejecutados, 3) la calidad de las obras y su certificacin (ensayos) y 4) la suficiencia y cumplimiento respecto de los pliegos de condiciones y planos. IV. De la Situacin Socio Ambiental Descripcin de las medidas ambientales ejecutadas respecto del PASA o el EIA y las previsiones del pliego de Especificaciones Tcnicas. As mismo debe sealar otros resultados relativos al manejo social de las relaciones con los beneficiarios: afectaciones, indemnizaciones, control social, etc. En algunos contratos se exige un Informe mensual especfico sobre estos temas. V. De las Modificaciones a obra De manera resumida, los antecedentes que hacen a 1) Ordenes de Trabajo, 2) Ordenes de Cambio o 3) Contratos Modificatorios que fueron aprobados o se encuentran en gestin y sus implicaciones en relacin al total de la obra. VI. De la Ejecucin Fsica Una verificacin del Cronograma aprobado, sus 1) retrasos o 2) adelantos, 3) reformulaciones, 4) paralizaciones, las 5) posibilidades ciertas de recuperar demoras, las 6) necesidades de mejorar rendimientos, 7) los atrasos penalizables o demoras en la entrega de obras, 8) la determinacin porcentual del Avance Fsico (ver Formato de Monitoreo Fsico del SME). VII. De la Ejecucin Financiera Un resumen extractado de la PAO/CAO ltima aprobada, mostrando 1) el Monto contractual, 2) Monto contractual modificado con Ordenes de Cambio aprobadas (si corresponde), 3) Total de Avance Financiero a la fecha, 4) el correspondiente porcentaje de Avance Financiero (ver Formato de Monitoreo Fsico) y 5) el Monto que resta por ejecutar. VIII. De la correspondencia en el periodo Una relacin de la correspondencia recibida y despachada en el periodo IX. De las Conclusiones y Recomendaciones Es necesario emitir un punteo de Conclusiones relativas a cada uno de los aspectos referidos anteriormente con juicio de valor de manera que pueda apreciarse claramente el buen, mal o regular estado de las obras. Finalmente el Informe Tcnico debe Recomendar acciones a tomar: por ejemplo, el pago de la PAO, la agilizacin de la gestin de rdenes de Cambio, etc. X. De los Documentos que se adjuntan Se adjuntan los siguientes documentos: Formatos necesarios del Sistema de Monitoreo de la Ejecucin (SME) de obras Fotocopias de los Certificados de Laboratorio Fotocopias del Libro de Ordenes del periodo
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Fotocopias de la Correspondencia en el periodo Fotografas 3. Informe sobre pago de la PAO/CAO, debe contener: I Del Contrato.Una revisin general al cumplimiento o incumplimiento de las condiciones bsicas de contrato: 1) situacin del monto contractual, 2) plazos y 3) garantas vigentes. II. De la Empresa Contratista.Una verificacin de cumplimiento de las condiciones contractuales de propuesta: 1) Superintendente, Director o Residente, 2) personal tcnico de apoyo: Topgrafo, Especialistas, etc., 3) personal de trabajadores: Operadores, Ayudantes operadores, Albailes, etc., 4) maquinaria, herramientas y/o equipo, 5) materiales de construccin, 6) apoyo logstico y 7) rendimientos. III. Del Control de la Ejecucin de Obras: Un resumen del estado de avance de obras con detalle de calidad y cantidad de conformidad a los pliegos de Especificaciones Tcnicas: 1) los itemes ejecutados, 2) los volmenes ejecutados, 3) la calidad de las obras y su certificacin (ensayos) y 4) la suficiencia y cumplimiento respecto de los pliegos de condiciones y planos. IV. De la Ejecucin Fsica Una verificacin del Cronograma aprobado, sus 1) retrasos o 2) adelantos, 3) reformulaciones, 4) paralizaciones, las 5) posibilidades ciertas de recuperar demoras, las 6) necesidades de mejorar rendimientos, 7) los atrasos penalizables o demoras en la entrega de obras, 8) la determinacin porcentual del Avance Fsico (ver Formato de Monitoreo Fsico del SME). V. De la Ejecucin Financiera Un resumen extractado de la PAO/CAO mostrando 1) el Monto contractual, 2) Monto contractual modificado con Ordenes de Cambio aprobadas (si corresponde), 3) Total de Avance Financiero a la fecha, 4) el correspondiente porcentaje de Avance Financiero a la fecha (ver Formato de Monitoreo Fsico del SME), 5) el Total certificado y aprobado para el periodo y 6) el Lquido pagable correspondiente al periodo. VI. De las Conclusiones y Recomendaciones Es necesario emitir una conclusin que APRUEBA el pago en cuestin. VII. De los Documentos que se adjuntan Ver Captulo correspondiente del presente Manual. 4. 5. Informe de Medio Trmino, de acuerdo a requerimientos. Informe sobre Modificaciones de Obra (rdenes de Trabajo, rdenes de Cambio o Contratos Modificatorios); de acuerdo a contenido descrito en el Captulo correspondiente del presente Manual. Informe sobre Ampliaciones de Plazo; de acuerdo a contenido descrito en el Captulo correspondiente del presente Manual.
6.
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7. 8. 9.
Informe sobre Conclusin de Obras, de acuerdo a contenido descrito en el Captulo correspondiente del presente Manual. Informe sobre Recepcin de Obras, de acuerdo a contenido descrito en el Captulo correspondiente del presente Manual. Informes Tcnicos circunstanciales, de acuerdo a contenido requerido para los fines consiguientes.
Recomendaciones:
Los Informes deben ser lo suficientemente ilustrativos y concretos de manera de objetivizar informacin en cuadros, tortas, mapas mentales o cualquier otra forma de expresin sinptica. Algunos informes, si as corresponde, pueden adjuntar en DVD Videos documentales temticos de corta duracin editados en no ms de 7 minutos. Los Informes deben ser oportunos, es decir dentro los plazos establecidos para su presentacin y aquellos que las circunstancias impongan. Cualquier demora muchas veces es penalizada de acuerdo a prescripciones del Contrato y los TDRs de Supervisin, sin perjuicio de demorar gestiones que son siempre perentorias.
Los formatos y contenidos son aquellos que l Contratante tiene establecidos.
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Actividad
CONTROL DE CALIDAD
Concepto
Cdigo MST 015/10
Se refiere a toda actividad destinada a certificar la calidad de los materiales y obras construidas de conformidad a las estipulaciones del pliego de Especificaciones Tcnicas, Normas vigentes e instrucciones impartidas por el Supervisor de Obras.
Reglamentacin
Toda especificacin relativa a ensayos y pruebas establecidas en documentos de contrato, es de cumplimiento obligatorio tanto para el Contratista como para el Contratante; el responsable de hacer cumplir estas prescripciones es el Supervisor, por tanto aquellos ensayos y pruebas definidas en los documentos tcnicos contractuales sern realizados ineludiblemente en las mejores condiciones tcnicas posibles, debiendo el Supervisor de Obra certificar los resultados de conformidad a informes de laboratorio idneos y solventes. El Supervisor est facultado para Aprobar o Rechazar aquellas obras cuyos ensayos debidamente certificados, no satisfagan a las exigencias de calidad considerando precedentemente: 1) las Especificaciones Tcnicas, 2) las Normas bolivianas vigentes y 3) las instrucciones y recomendaciones ordenados por el Supervisor de Obra. Cualquier rechazo de obras o parte de las mismas desautoriza el pago correspondiente y si se hubiera cancelado obliga la deduccin respectiva, si las mismas no hubieren sido rectificadas y nuevamente validadas por el Supervisor de Obras. El costo de los ensayos y pruebas sern cubiertos por el Contratista. El Supervisor de Obra se reserva el derecho de rechazar resultados o certificaciones que considere de dudosa procedencia, dispersos (varianzas extremas), adulterados o irrelevantes en el proceso de verificacin de la calidad de las obras y materiales. Dependiendo de la magnitud de obras, muchas veces se exige en el DBC la instalacin de laboratorios en obra tanto para el Contratista como para el Supervisor.
Procedimiento
El Supervisor debe estar siempre presente el momento de la toma de muestras y el momento de ensayo de las mismas, con el objeto de certificar resultados. Estos eventos se registran en Libro de Ordenes. Los detalles tcnicos de toma de muestras y ensayos varan de acuerdo a procedimientos de laboratorio en cada caso. Los siguientes pasos deben observarse en todo Ensayo: 1. Toma de muestras y ensayos en campo siguiendo procedimientos normados sobre: agregados, cementos, probetas de hormign, revenimientos, muestras inalteradas de suelos, pruebas de carga directa, impacto en hormigones, aforos de caudal, clasificacin 47
2. 3. 4. 5.
de suelos, densidades in situ, calidad de aguas y otros previstos en pliegos o dispuestos por el Supervisor, los mismos que debern ser fechados, identificados y registrados en Libro de Ordenes en el da y hora de su realizacin, sealando caracterizaciones y/o resultados observados. Las muestras en envases normados y con los cuidados necesarios sern trasladadas a laboratorio por la Empresa Contratista hasta el da y hora que el Supervisor seale para su ensayo. El Supervisor, en el da y hora sealados presenciar la realizacin de los ensayos y deber tomar nota de los resultados observados. El Laboratorio evacuar certificacin de resultados con firma y sello autorizados, los mismos que sern presentados en original al Supervisor por el Superintendente, Director o Residente. El Supervisor verificar resultados de ensayos, los correlacionar y determinar: a) la suficiencia o insuficiencia de los mismos, b) el cumplimiento con los patrones de comparacin (especificaciones, etc. de acuerdo a precedencia), c) podr utilizar otros mtodos y ensayos confirmativos y finalmente d) aprobar o rechazar las obras ejecutadas o el material utilizado, en Libro de Ordenes.
Fotocopias de las certificaciones de los Ensayos realizados y del Libro de Ordenes acompaarn a toda PAO/CAO.
Recomendaciones:
Es recomendable ampliar informacin de los Ensayos, de manera de poder confirmar un dictamen, por ejemplo en hormigones: el resultado de las probetas ensayadas a compresin, con las pruebas de revenimiento y en su caso con ensayos de impacto utilizando el martillo de Smith (Esclermetro), de manera de confirmar resultados. Si existiera informacin de los Ensayos, insuficiente para juzgar calidad de obras, es importante instruir la realizacin de otros ensayos para ampliar criterios.
No existe un solo formato para reportar ensayos debido a la diversidad y particularidades de cada uno. Algunos esquemas de procesos sobre Control de Calidad, se adjuntan en Anexos.
Actividad
Cdigo MST 016/10
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ACTA DE RECEPCIN PROVISIONAL (ARP)

Concepto
Es el documento formal y legal que demuestra la conclusin fsica de las obras de conformidad a los volmenes de obra contratados o los que pudieron haber sido ordenados, modificados, aprobados y ejecutados. El Acta de Recepcin Provisional es el nico documento legal que formalmente declara la conclusin fsica de las obras, por tanto sirve a objeto de controlar los plazos de ejecucin utilizados. Para el Contratista representa el acto formal de Entrega Provisional y para el Contratante de Recepcin Provisional. El cumplimiento del plazo contractual define la fecha de Recepcin Provisional, si este plazo hubiera sido ampliado en el proceso de ejecucin, la fecha de Recepcin Provisional se posterga en el mismo nmero de das que hubiera sido ampliado el plazo. Si el Contratista no cumple con la Entrega Provisional en la fecha sealada de acuerdo a contrato o la que hubiera sido ampliada, este se constituye en mora y es pasible a una multa por da de atraso, hasta el momento en que efectivamente se realice la Recepcin Provisional, es decir la fecha efectiva de conclusin fsica de la obra.
Reglamentacin
La Recepcin Provisional es un acto obligatorio de conformidad a los trminos de contrato y la normatividad vigente del Estado boliviano.
Procedimiento
1. Una vez que las obras estn concluidas, el Contratista solicitar al Supervisor de Obra mediante carta y con por lo menos 7 das hbiles de anticipacin, la Entrega Provisional en fecha determinada. 2. Una vez recibida la solicitud, el Supervisor de Obra 1) verificar el estado de las obras y la conclusin fsica de las mismas y si as corresponde, 2) evacuar un Informe de Conclusin de Obras, 3) coordinar da y hora para el acto oficial de Recepcin Provisional de Obras con la Comisin Tcnica Recepcionadora y organizar dicho evento, 4) comunicar al Contratista mediante Libro de Ordenes el da y hora para el acto oficial de Recepcin Provisional de Obras. 3. Si de otro modo, verifica que el estado fsico de la obra no permite an programar dicha Recepcin Provisional, responder mediante Libro de Ordenes al Contratista, comunicando la postergacin hasta mientras sea efectivamente concluida la misma y expondr las causales de esta postergacin.
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4. En el da y hora sealados se realiza una inspeccin general de las obras junto a la Comisin Tcnica de Recepcin compuesta bsicamente por: 1) el Superintendente, Director o Residente, 2) el Supervisor, 3) el Fiscal y 4) el Responsable de Seguimiento de la Entidad Contratante para evaluar la conclusin de las obras de conformidad a los trminos de contrato y los que hubieran sido ordenados en el transcurso de la ejecucin. 5. De la inspeccin detallada de las obras se identifican observaciones tcnicas, si las hay, de conformidad a 1) los documentos contractuales y 2) precautelando el objetivo y servicio de la obra; las mismas que deben ser menores y subsanables, de manera que el Contratista en los subsiguientes 90 (noventa) das, a contar de la fecha, pueda realizar los reparos y/o mejoras a satisfaccin del Contratante. 6. Posteriormente se levanta un ACTA DE RECEPCIN PROVISIONAL, en formato respectivo, puntualizando de manera descriptiva las observaciones y firmando la Comisin Tcnica Recepcionadora, al pie de la misma. 7. El Acta de Recepcin Provisional de obras deber sealar tambin si la obra se ha concluido dentro los plazos contractuales y ampliados, o si de otro modo la misma se encuentra en mora determinado y consignando as el nmero de das de retraso. Para fines de cuantificacin de plazos se puede adoptar la fecha de solicitud de Recepcin Provisional del Contratista como fecha efectiva de conclusin de las obras. 8. De acuerdo al DBC o decisin del Contratante integrar la Comisin Recepcionadora el Comit de Construccin del proyecto con derecho a voz, debiendo registrarse en el ARP sus observaciones, si las hubiera.
Recomendaciones:
Siendo la Recepcin Provisional un acto tcnico-legal formalmente instituido, la participacin de otros actores que no sean los de la Comisin Tcnica Recepcionadora, debe registrarse en el ARP en calidad de observadores. El Informe de Conclusin de Obras deber contener: Una relacin de antecedentes contractuales y modificados si ese fuera el caso; el estado actual de cumplimiento de plazos, ampliaciones o moratorias, garantas vigentes y estado financiero de las obras. Un detalle de revisin general de las obras por Componentes e Itemes de acuerdo a Formato de Revisin e Inventario, verificndose: a) La cantidad de trabajo suficiente y concluido para el inicio de operaciones, b) la calidad del trabajo de acuerdo a Especificaciones Tcnicas y otros criterios que aseguren durabilidad en trminos de la vida til del proyecto, la operacin y el mantenimiento de las obras, c) los reparos requeridos o precauciones de uso perentorio que deben tomarse en cuenta, d) las conclusiones sobre recepcin de cada una de estos itemes y componentes.
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Conclusiones sobre el estado general de las obras y recomendaciones para aceptar o no la Recepcin Provisional de Obras.
De acuerdo a Formato del Contratante.
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Actividad
ACTA DE RECEPCIN DEFINITIVA (ARD)

Concepto
Cdigo MST 017/10
Es el documento formal y legal que demuestra la conclusin fsica y financiera de las obras de conformidad a las observaciones subsanadas de la Recepcin Provisional y otras eventuales que puedan ocurrir en el periodo de 90 das calendario precedentes. El Acta de Recepcin Definitiva (ARD) es el nico documento legal que formalmente declara la conclusin de las obras y cierre del contrato de ejecucin, por tanto sirve a objeto de liquidar financieramente las obras. Para el Contratista representa el acto formal de Entrega Definitiva y para el Contratante de Recepcin Definitiva. La celebracin del acto de Recepcin Definitiva de obras posibilita el pago de la PAO/CAO de Liquidacin Final, es decir se adjuntar el Acta de Recepcin Definitiva (ARD) correspondiente para proceder al pago respectivo. A objeto de proceder con el Cierre de Contrato, el Contratista har entrega en la fecha de los planos As Built y el original del Libro de Ordenes.
Reglamentacin
La Recepcin Definitiva es un acto obligatorio de conformidad a los trminos de contrato y la normatividad vigente del Estado boliviano.
Procedimiento
1. Una vez concluidos los 90 (noventa) das calendario de la Recepcin Provisional, deber realizarse la Recepcin Definitiva de obras, nunca antes; cualquier postergacin imputable a la Empresa Contratista, declara automticamente la obra en mora y se aplicarn las multas previstas en contrato hasta la fecha en que efectivamente se realice la recepcin Definitiva de obras. 2. Con una anticipacin de 7 das hbiles para la conclusin de los 90 das desde la Recepcin Provisional , 1) el Supervisor de Obras realizar inspeccin total de las obras a objeto de verificar los reparos de las observaciones hechas en la Recepcin Provisional, las mismas que debern estar resueltas a satisfaccin y de acuerdo a las exigencias del Acta de Recepcin Provisional y normas tcnicas, luego 2) elaborar un Informe Tcnico comunicando el estado de las enmiendas ordenadas y la factibilidad para proceder con la Recepcin Definitiva, si as corresponde, 3) coordinar con la Comisin Recepcionadora el da y hora de celebracin de la Recepcin Definitiva, 4) comunicar al Contratista mediante Carta el lugar, da y hora de celebracin de la Recepcin Definitiva. 3. Si la obra no estuviera en condiciones de Recepcionarse Definitivamente, el Informe Tcnico del Supervisor recomendar la postergacin, en cuyo caso 1) se aplicarn las 52
sanciones previstas por mora al Contratista y 2) el Contratante notificar por escrito esta situacin al Contratista. 4. En el da y hora sealados se realiza una inspeccin de las obras junto a la Comisin de Recepcin compuesta bsicamente por: 1) el Superintendente, Director o Residente, 2) el Supervisor, 3) el Fiscal, 4) el Responsable de Seguimiento, 5) el MAE del Contratante, 6) el Representante Legal de la Empresa Contratista y 6) otros que la Entidad Contratante considere importantes para evaluar el cumplimiento de las observaciones registradas en el Acta de Recepcin Provisional y 7) el representante social de los beneficiarios (Comit de Construccin). 5. Posteriormente se levanta un ACTA DE RECEPCIN DEFINITIVA, en formato respectivo, firmando la Comisin Recepcionadora al pie de la misma. 6. El Acta de Recepcin Definitiva De Obras, certifica que la obra est concluida a satisfaccin del Contratante y del Beneficiario, consiguientemente procede el cierre y conclusin de la relacin contractual.
Recomendaciones:
Los procesos posteriores de Auditoria consideran la Recepcin Definitiva como un hito importante a objeto de considerar el proyecto como concluido, de otro si se ha omitido la realizacin de este acto se entiende que el proyecto est inconcluso. El acto de Recepcin Definitiva deber servir para entregar la obra luego, al servicio pblico, es decir realizar la Inauguracin correspondiente. Muchas veces se piensa que el lapso comprendido entre la Recepcin Provisional y la Recepcin Definitiva (90 das) debiera ser considerado de prueba, esto no es as, tomando en cuenta que la obra ha sido ejecutada en el marco de un diseo de ingeniera y un permanente proceso de supervisin, de otro modo se entendera que la obra depende en su calidad y durabilidad de una prueba ltima, desestimando as todo el proceso de control tcnico previo habido en su ejecucin. Sin embargo si es posible y no interfiere con los reparos y enmiendas ordenadas en la Recepcin Provisional, la obra puede entrar ya en servicio antes de la Recepcin Definitiva, con los cuidados respectivos que aseguren su preservacin y no ocasionen nuevos reparos por mal uso. Por otra parte, existen responsabilidades civiles implcitas del Contratista luego de la conclusin y cierre del contrato, las mismas estn referidas a la eviccin y saneamiento por obra defectuosa y que contenga vicios ocultos, prevista en el Cdigo Civil boliviano.
Ver Formato del Contratante.

Actividad
RESOLUCIN O RESCISIN DE CONTRATO
Cdigo MST 018/05
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Concepto
Es una medida extrema para disolver la relacin contractual establecida entre el Contratante y el Contratista. Es una determinacin acordada o de parte, cuando las condiciones de ejecucin de las obras se hacen extremadamente dificultosas, por ejemplo; errores de diseo, incrementos de presupuesto extraordinarios, demoras excesivas de obra, causales imputables al contratista, interrupcin del financiamiento y otras difciles de superar o que pueden ser lesivas a los intereses del Estado, o que finalmente ponen en riesgo el logro de los objetivos propuestos con las inversiones. Considerando que una relacin contractual en derecho es libre, espontnea, por acuerdo entre partes y equitativa para los intervinientes, la disolucin de la misma puede tambin resultar por el mismo mecanismo, en cuyo caso tendr carcter de resolucin concertada. Otra forma, es cuando la resolucin es imputable a una de las partes (incumplimiento), la misma debe realizarse 1) por la va de conciliacin y arbitraje prevista en contrato y 2) por la va judicial ordinaria.
Reglamentacin
Las previsiones contractuales sealan: Las causales de resolucin forzosa previstas en contrato e imputables a las partes. La intervencin del Conciliador y en su caso rbitro de conformidad a la normatividad legal vigente.
Procedimiento
El Supervisor de Obra en primera instancia es quien debe asesorar al Contratante acerca de continuar o no una relacin contractual, basado 1) en las causales de incumplimiento previstas e imputables al Contratista y sealadas en contrato, 2) otras que circunstancialmente favorezcan los intereses del proyecto, el Contratante y el Estado y 3) La valoracin de la situacin, antecedentes y documentacin de respaldo que recomienda la decisin. El anlisis precedente debe estar suficientemente documentado y estudiado en base a alternativas objetivamente verificables, 1) el Informe Tcnico del Supervisor de Obra se evacua con una justificacin y una recomendacin concreta, el mismo, ser remitido a la MAE4, 2) quin ha de requerir otros informes confirmativos del Fiscal y de Asesora Jurdica. Con estos antecedentes 3) la MAE fija posicin y remite los antecedentes a 4) la instancia directiva interna que deber aprobar o no la decisin de interrumpir la relacin contractual. Si la decisin es positiva, los antecedentes sern remitidos a Asesora Jurdica del Contratante para iniciar el proceso correspondiente.
Mxima Autoridad Ejecutiva del Contratante
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Recomendaciones:
La Resolucin o Rescisin de Contrato es una medida extrema que solo puede recomendarse cuando se hayan agotado todos los esfuerzos posibles de conciliacin para concluir las obras. Cuando no exista otra alternativa y proceda una Resolucin o Rescisin de Contrato por la va concertada, esta alternativa es la ms saludable a objeto de evitar largos procesos ordinarios judiciales y riesgosos, que podran causar, ms adelante, dao econmico a los intereses del proyecto, el municipio y el Estado. Para proceder con una Resolucin de Contrato por la va concertada, es necesario que se hayan cumplido con todas y cada una de las formalidades descritas precedentemente, a objeto de que un posterior examen de Auditoria convalide estas actuaciones. En cualquier caso de Resolucin de Contrato, junto a la notificacin oficial del Contratante al Contratista, es necesario ejecutar las Boletas y/o Plizas vigentes 1) de Cumplimiento de Contrato y 2) de Buena Inversin de Anticipo (si es que existieran saldos pendientes por amortizar). El cobro de estas boletas se realiza como medida precautoria, montos que posteriormente sern consolidados a favor del Contratante o devueltos al Contratista de conformidad a los resultados de Conciliacin, Arbitraje o sentencia judicial ejecutoriada.
No existe formato o instrumento alguno.
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Actividad
RESPONSABILIDADES
Concepto
Cdigo MST 019/10
Son aquellas relativas al uso y resultados del manejo de recursos pblicos de inversin, competentes a cada uno de los protagonistas de la gestin de ejecucin de obras de infraestructura. Las responsabilidades pueden ser: 1) administrativas, 2) ejecutivas, 3) civiles y/o 4) penales dependiendo de las tipificacin de acciones u omisiones en el desempeo de la funcin. En primera instancia el Supervisor y el Fiscal, estn sujetos a responsabilidades en el cumplimiento de sus deberes y en resguardo de los intereses del Estado (Gobierno Municipal). Posteriormente otros actores del proceso de ejecucin de una obra tambin asumen responsabilidades en proporcin de sus intervenciones.
Reglamentacin
Se aplica en todo las prescripciones de la Ley 1178 (Ley de Administracin y Control gubernamental) y la Ley 004 (Ley de Lucha Contra la Corrupcin, Enriquecimiento ilcito, e Investigacin de fortunas Ley Marcelo Quiroga Santa Cruz).
Procedimiento
Cualquier acto o comisin de delito por accin u omisin funcionaria puede ser juzgado en el transcurso de la 1) ejecucin de las obras, 2) a la conclusin o an 3) despus de concluida la misma. Cualquier evidencia o prueba de delito objetiva, ser valorada interna y en primera instancia por los funcionarios responsables en ejercicio de la Entidad Ejecutora, como instancia de control interno y en su caso Control Externo (Auditoria) debiendo identificarse a los responsables directos e indirectos y el (los) mbito (s) de proceso, bajo los siguientes conceptos: Cuando las acciones u omisiones funcionarias contravienen las normas y el ordenamiento jurdico administrativo del Contratante y el Estado, se aplica RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA. La autoridad competente aplicara sanciones de multa hasta el 20% de la remuneracin mensual, suspensin de hasta un mximo de 30 das o destitucin de acuerdo as la gravedad. Por ejemplo: desacato a instrucciones, incumplimiento de estipulaciones contractuales, TDRs, etc. Este proceso concluye con el dictamen de un proceso interno. Cuando las acciones u omisiones de los ejecutivos no rindan cuentas de los gastos y resultados de la gestin de inversiones de acuerdo a normas establecidas demostrando negligencia o deficiencia en sus funciones, se aplica la RESPONSABILIDAD EJECUTIVA. La autoridad competente (p.e. Concejo Municipal) puede determinar la suspensin o destitucin del funcionario responsable. Por ejemplo: la construccin de un puente que no
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presta servicios por falta de caminos de vinculacin. Este proceso se concluye con un dictamen del Contralor General de la Repblica. Cuando las acciones u omisiones de los servidores pblicos o de personas naturales o jurdicas (p.e. Supervisor) causen dao al Estado valuable en dinero, se aplica la RESPONSABILIDAD CIVIL. Por ejemplo: sobrevaloracin de cmputos mtricos. Este proceso se realiza por la va ordinaria y se concluye en una sentencia judicial ejecutoriada o un sobreseimiento. Cuando las acciones u omisiones de los servidores pblicos o de personas naturales o jurdicas causen dao econmico al Estado con el agravante de cohecho, dolo, inters ilcito y otros previstos en el Cdigo Penal, se aplica RESPONSABILIDAD PENAL. Por ejemplo aprobar un actuado de obra a cambio de una comisin econmica. Este proceso se realiza por la va ordinaria, previa detencin de los imputados y se concluye en una sentencia judicial ejecutoriada o un sobreseimiento.
Recomendaciones:
La mayor parte de las acciones u omisiones de servidores pblicos y de personas naturales, que vulneran la normatividad legal, el ordenamiento administrativo, causan dao econmico al Estado o son delitos penales, se juzgan por ms de una va, es decir Administrativa, Ejecutiva, Civil y/o Penal, involucrando responsables directos e indirectos.
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Actividad
SISTEMA DE MONITOREO DE LA EJECUCIN (SME)

Concepto
Cdigo MST 020/10
Es una metodologa sistematizada de manejo de informacin de desarrollo de la ejecucin de obras, con el propsito de tener seguimiento, monitoreo y control oportuno de todas las variables del proceso, con sentido de eficacia y eficiencia. El Supervisor en primera instancia y el Fiscal en segunda instancia requieren de instrumentos tcnicos de control de obra fehacientes, confiables y gerenciales que puedan ser comprensibles a todo nivel y sirvan de imput para: 1) analizar estado situacional de la obra, 2) para reportar al Contratante de manera objetiva el desempeo de las obras y 3) para tomar decisiones. El Sistema Monitoreo de la Ejecucin de obras de infraestructura, se lleva a travs de hojas electrnicas en MS Excel, debidamente programadas para asociar informacin y realizar clculos que faciliten la actualizacin de datos. Por otra parte la lgica informtica y las necesidades particulares del usuario, permiten la reprogramacin o modificacin de estas hojas electrnicas de acuerdo a requerimientos, con el solo requisito de un conocimiento bsico y manejo del MS Excel.
Reglamentacin
El Sistema de Monitoreo de la Ejecucin (SME) esta implcito en la labor de Supervisin y Fiscalizacin de Obras, es decir, se realiza de facto (de hecho). Los responsables pueden o no utilizar un sistema o de otro modo utilizar su propia experiencia, recursos y formacin; en todo caso los resultados deberan ser los mismos: SEGUIMIENTO, MONITOREO Y CONTROL. El SME consta de 9 pginas en un solo archivo de MS Excel, cada una con diferente propsito, estas son: 1. Cartula e ndice: Contiene algunas referencias y una advertencia 2. Monitoreo Fsico: Muestra datos del proyecto, monitoreo del avance fsico, compara con el avance financiero, verifica boletas, situacin de plazos y presenta un breve informe tcnico de conclusiones del ltimo periodo de ejecucin. 3. Monitoreo Financiero: Muestra datos financieros y contables de la programacin y ejecucin financiera del proyecto 4. Resumen Ejecutivo de la Planilla de Avance de Obra (PAO N...): Muestra una conciliacin financiera y contable del proyecto, hasta el PAO en liquidacin. 5. Planilla de Avance de Obras (PAO N...): Muestra la Planilla de Avance de Obras con detalle de temes, volmenes, precios unitarios y totales, contratados, acumulados hasta el anterior PAO, en la fecha y totaliza financieramente toda esta informacin. Para mayor detalle ver pargrafo respectivo del presente Manual. 6. Resumen del Cmputo Mtrico (correspondiente al PAO N...): Muestra una planilla de mediciones por temes y partes de obra ejecutadas, considerando detalle esquemtico, medidas y cmputos parciales (esta hoja no forma parte del sistema, por lo que puede utilizarse otra manera de realizar cmputos).
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7. Ordenes de Trabajo / rdenes de Cambio / Contrato Modificatorio: Muestra porcentualmente el estado del Balance Econmico y presenta una breve justificacin tcnica y narrativa de los ajustes y modificaciones emergentes en el periodo. 8. Balance Econmico: Muestra una planilla de itemes, volmenes, precios unitarios y totales contratados y los compara con los efectivamente ordenados, ejecutados y por ejecutar de manera de establecer balance entre presupuesto de contrato vs. de ejecucin. 9. Ampliaciones de Plazo: Muestra un resumen de las ampliaciones de plazo solicitadas y conferidas en el periodo y acumuladas, as como la modificacin de fechas de conclusin de obras. El SME se realiza necesariamente de manera mensual, debiendo resumirse los procesos de evaluacin de las obras al ltimo da de cada mes.
Procedimiento
1.
CARTULA: Presenta el sistema.
2. MONITOREO FISICO Contiene en la parte superior izquierda 1) datos referidos al Nombre del proyecto, Departamento, Entidad Ejecutora, Nombre del Supervisor de Obras, Nombre del Fiscal de Obras y Nombre de la Empresa Contratista; en la parte central 2) se seala el Mes al que corresponde el Monitoreo; en la parte superior derecha 3) se seala el Cdigo de identificacin del proyecto, la Fecha de Inicio de las Obras, el Plazo Contractual, el Monto Contractual, la fecha prevista de Recepcin Provisional (incluidas ampliaciones) y la fecha prevista de Recepcin Definitiva de obras. La parte de I) Monitoreo de la Ejecucin Fsica, se realiza considerando el anlisis de probabilidades de un flujo financiero simtrico, de rendimientos crecientes al principio, un punto de inflexin medio y rendimientos decrecientes al final, para esto se identifican 1) Actividades o Componentes importantes de la obra que puedan ser monitoreadas de manera objetiva y simple, mismos que suman itemes concurrentes a cada Actividad o Componente, es recomendable que estas actividades sean iguales o menores a 10 a fin de facilitar el trazo simtrico por aproximaciones de la curva de desempeo; se establecen luego las 2) Metas de Monitoreo correspondientes, que son la suma de los valores financieros totales de los itemes concurrentes que hacen a la Actividad o Componente, 3) se planifica el plazo contractual por meses, 4) se programan estas actividades sobre la base del Cronograma distribuyendo cantidades siguiendo la lgica de la Curva de desempeo o Curva de Produccin y se 5) ajusta cronolgicamente la programacin por tanteos modificando asignacin de cantidades siguiendo la figura de la campana de Gauss acumulativa (Grfica Sinusoidal), ver parte II. Grfica de Desempeo. 6) El monitoreo fsico de obra se hace estimando porcentual y objetivamente el avance mensual de las Actividades programadas, cantidades que se asignan al mes que corresponde; 7) los resultados se suman y acumulan en la parte inferior y se calculan automticamente porcentajes Programados vs. Ejecutados La parte II. Grfica de Desempeo, permite comparar 1) la ejecucin fsica programada con 2) la ejecucin fsica realizada, pudiendo observarse claramente en esta grfica puntos de inflexin que demuestran 3) incrementos o decrementos de rendimientos, 4) probabilidades de 59
cumplimiento de plazos, 5) tendencias y 6) el retraso/adelanto que existe respecto de la programacin. La parte III. Verificacin de Boletas/Plizas de Garanta, muestra 1) fechas de vencimiento de las mismas y las analiza automticamente en cuanto a la 2) necesidad de renovarlas o no. La parte IV. Verificacin de Plazos, muestra la situacin 1) de ampliaciones conferidas y 2) cambios de fecha de conclusin de obras. La parte V. Informe Tcnico de Conclusiones, permite al Supervisor de Obra, de manera narrativa, llegar a puntos de conclusin relevantes. En esta parte se muestra automticamente la comparacin del Avance Fsico con el Financiero, como resultado de la resolucin de una inecuacin que considera todos los desembolsos habidos (lquidos pagables), las amortizaciones al anticipo y los saldos adeudados por este concepto, contra una ejecucin fsica ponderada la misma que debe ser siempre igual o mayor a la ejecucin financiera, para justificar cualquier pago de PAO/CAO. 3. MONITOREO FINANCIERO Es la tercera hoja electrnica y debe llenarse con informacin financiera de 1) aprobacin del proyecto por contrapartes (segn POA), 2) el monto contractual, 3) el monto de anticipo otorgado y su fuente y se actualiza con datos de 4) importes Lquidos de los PAOs, si existieran, se aaden montos resultados de 5) Ordenes de Cambio en exceso. La restante hoja se calcula automticamente. 4. RESUMEN EJECUTIVO DEL AVANCE DE OBRAS Esta hoja se calcula automticamente y no requiere ingreso de dato alguno. 5. PLANILLA DE AVANCE DE OBRAS Se actualiza la hoja electrnica registrando 1) el nmero de PAO que corresponda y los 2) volmenes ejecutados en el periodo, la restante informacin se calcula automticamente. Si es necesario se actualiza la 3) inclusin de nuevos temes y toda la informacin relativa al mismo, 4) tambin es posible descontar multas si as corresponde. 6. RESUMEN DEL COMPUTO METRICO Considerando que las exigencias tcnicas de cmputo exigen muchas veces el auxilio de otros formatos ms detallados (p. Ej. Movimiento de tierras), este formato, es solo un Resumen de Cmputo Mtrico que bien podra ser utilizado para computar tambin, detalle de obras de albailera, etc. En cualquier caso este formato no es parte del sistema y puede usarse el mismo manualmente en el nmero de hojas que se requiera. 7. ORDENES DE TRABAJO / ORDENES DE CAMBIO /CONTRATO MODIFICATORIO En esta hoja se llena narrativamente solo la justificacin con un Resumen de los ajustes y modificaciones hechas en obra, tanto cualitativa como cuantitativamente. Los itemes que se modifican o se introducen, los volmenes y los costos. Se debe determinar explcitamente si se trata de una Orden de Trabajo, de una Orden de Cambio o un Contrato Modificatorio. En 60
la parte superior derecha aparece automticamente el porcentaje en exceso o defecto respecto del total contratado. 8. BALANCE ECONMICO En esta hoja electrnica se llena solo la columna correspondiente a 1) los volmenes realmente ejecutados y 2) los por ejecutar, es decir basados en cmputos mtricos efectuados (obra realizada) y estimaciones sobre aquellos por ejecutar respectivamente. Tambin se incluyen aquellos 3) itemes y volmenes adicionales necesarios; todo esto de manera que la hoja calcule automticamente el nuevo costo total a objeto de definir la naturaleza de los ajustes: si son para Orden de Trabajo, para Orden de Cambio o para un Contrato Modificatorio. 9. AMPLIACIONES DE PLAZO De acuerdo a la gestin descrita en el prrafo correspondiente de este Manual, se debe sealar 1) la causal, 2) el nmero de das de ampliacin y 3) la nueva fecha de conclusin de obras. Este es un registro manual e histrico que debe hacerse a fin de tener presentes todas las prrrogas conferidas oficialmente en el periodo. Esta hoja servir para formalizar Contrato Modificatorio por Ampliaciones de Plazo.
Recomendaciones:
La prctica en el manejo del SME hace que una actualizacin mensual de informacin no demanda ms de 3 horas, incluida la Certificacin por Avance de Obras (9 hojas electrnicas). El usuario de acuerdo a conveniencia podr personalizar su formato, optimizarlo, ampliarlo o reducirlo en la medida de sus propias necesidades. CONSIDERANDO QUE LAS CELDAS Y FORMULAS NO ESTAN "ASEGURADAS", CUALQUIER ACCION INVOLUNTARIA PUEDE BORRAR O MODIFICAR VALORES Y ATRIBUTOS DE CELDA, POR ESO ES RECOMENDABLE SIEMPRE, VERIFICAR POR OBSERVACIN LA RACIONALIDAD DE LOS CALCULOS, RESULTADOS E INFORMACION OBTENIDA
Se adjuntan los formatos y el archivo electrnico correspondientes
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Actividad
ARCHIVO
Concepto
Cdigo MST 021/10
Es la manera ordenada de resguardar, manejar y consultar documentacin del proyecto. Es la custodia de la totalidad de documentos que preceden la ejecucin de obras y que se generan en el proceso de construccin. Son cargos y descargos de los diferentes actores intervinientes en el proceso de ejecucin. Son documentos que dan constancia de obrados en el marco de la ley, las normas y la buena fe. Es toda la informacin oficial que da cuenta del gasto por tanto necesaria en todo proceso de Auditoria o revisin. La informacin original y actualizada est en poder del Contratante, como entidad financiadora y responsable de rendir cuentas por los recursos de inversin. El Fiscal es responsable de la custodia y actualizacin de este Archivo, a nombre del Contratante.
Reglamentacin
La documentacin de archivo original est disponible con el Contratante en razn de ser la entidad responsable de administrar las inversiones y cofinanciamientos, por tanto esta deber responder ante el financiador externo y es susceptible de procesos de Auditorias. El Supervisor recibir y utilizar copias y/o fotocopias de la documentacin contractual prescrita para su labor y otra que ser generada por l en el proceso de construccin, cualquier otra informacin requerida deber acudir al Fiscal. La totalidad de documentacin en su poder ser entregada al Fiscal de Obra en la Recepcin Definitiva.
Procedimiento
El Contratante mantendr el Archivo oficial de documentos del proyecto de acuerdo a su propia reglamentacin interna. El Fiscal organizar el Archivo de proyecto en carpetas, las mismas que debern estar referidas a: Estudio a Diseo Final (Estudio Socioeconmico, Cmputos y Presupuesto; Planos, Memoria y Especificaciones Tcnicas) Evaluacin Ex Ante Proceso de Contratacin y Adjudicacin (Pliegos de Condiciones, Actas y Resoluciones) Contratos de Ejecucin de Obra y Supervisin (Trminos de Referencia), Garantas
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Propuesta aceptada del Contratista Informes de Supervisin y anexos (Actas de Inicio, Recepcin Provisional, Definitiva, Certificaciones de Ensayos, Cronogramas, Monitoreo, etc.) Planillas de Avance de Obras y anexos (PAOs, Cmputos, liquidaciones contables, etc.) Libro de Ordenes Correspondencia (recibida y despachada)
Recomendaciones:
El responsable de la custodia del Archivo de proyecto es el Fiscal. Es recomendable ordenar este Archivo en Folders debidamente numerados y con ndice de contenido, guardando los mismos en cajas revisteras para mejor manipuleo.
El Contratante tiene reglamentacin especfica de contenidos mnimos de archivos.
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ANEXOS
1. 2. Procedimientos de Control de Calidad de Obras Sistema de Monitoreo de la Ejecucin (SME)
64

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Autor RAMIRO CARPIO NAVA

Autor: ING. MBA. RAMIRO CARPIO

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RESPONSABLES DE LA EJECUCIN DE OBRAS

Cdigo MST 001/10

Autor: ING. MBA. RAMIRO CARPIO

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El Fiscal ejerce las siguientes funciones genricas: 7

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CONTRATO DE EJECUCIN DE OBRAS

Cdigo MST 002/10

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Instrumento y/o formato

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DOCUMENTOS TCNICOS DE CONTRATO

Cdigo MST 003/10

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Cdigo MST 004/10

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Instrumento y/o formato

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ACTA DE INICIO DE OBRA, ORDEN DE PROCEDER

Cdigo MST 005/10

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Instrumento y/o formato

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Cdigo MST 006/10

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