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UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad Ciencias de la Educacin Licenciatura en Administracin Educativa Lic. Carlos Humberto Lpez Ovalle Curso: Auditoria Administrativa
INTRODUCCION A LA AUDITORIA
INTRODUCCIN
En la actualidad vivimos un mundo de cambios, los cuales ocurren a una velocidad vertiginosa, aunado a este siglo en donde la globalizacin impera y en consecuencia donde las empresas estn cada vez ms inmersas en un ambiente de mercados abiertos, implicando para ellas, la necesidad de ser cada da ms competitivas. La auditoria administrativa es un examen que evala sistemticamente e integralmente los problemas administrativos as como a las soluciones que se la dan y a las causas, realizado por un experto.
Dentro de las empresas es necesario evaluar la calidad de todos los procesos que se llevan a cabo, desde las habilidades gerenciales, hasta los sistemas productivos, es por eso que los servicios de auditora se vuelven indispensables. El fundamento terico de la auditoria se basa en evaluar la habilidad administrativa con respecto a sus operaciones y objetivos. Adems, la auditoria administrativa cuenta con tres principios fundamentales. Evaluar con sentido en la que la auditoria administrativa califica la calidad tanto individual como la colectiva de los gerentes as como las del trabajo que se realiza en la organizacin. La importancia del proceso de verificacin, en donde se debe de comprobar lo que se hace realmente en los niveles directivos, administrativos y operacionales de la empresa. Tener la habilidad para pensar en los trminos administrativos, es decir, el auditor debe pensar en sentido administrativo.
Yo creo que la aplicacin de la Auditoria Administrativa en las empresas, determina de alguna manera el buen funcionamiento de los distintos departamentos de una empresa, ya que mediante esta, se logra una optimizacin de los recursos con los que la misma cuenta y por otro lado, establece parmetros para mejorar la organizacin de la misma.
INTRODUCCIN A LA AUDITORIA 1. NATURALEZA Y PROPOSITO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda a su vez que permite detectar en qu reas se requiere de un estudio ms profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar las deficiencias, cmo superar obstculos, cmo imprimir mayor cohesin al funcionamiento de dichas reas y, sobre todo, realizar un anlisis causa efecto que concibe en forma congruente los hechos con las ideas El Enfoque De Leonard (Management Audit1960) De acuerdo con Leonard, el propsito y las finalidades de la auditora administrativa, son sacar a la luz irregularidades o deficiencias en cualquiera de los elementos examinados e indicar, a la vez, posibles mejoras en las operaciones. Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes:
1. 2. 3. 4. 5.
Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual. Descubrir errores y fraudes. Prevenir los errores y fraudes a. Exmenes de aspectos fiscales y legales b. Examen para compra de una empresa( cesin patrimonial) c. Examen para la determinacin de bases de criterios de prorrateo, entre otros.
2. BENEFICIO DE UNA AUDITORIA La auditora interna permite determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos. Hace recomendaciones para el mejoramiento de las polticas, procedimientos, sistemas, etc. Permite verificar continuamente la efectividad de los controles establecidos. 3. PROBLEMAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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4. REALIZACION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA La realizacin de una auditoria se divide en tres fases principales, con una sucesin de pasos lgicos, permitir que el auditor para formar una opinin profesional sobre el presupuesto sujeto a revisin. Estas tres fases son: la planificacin, la realizacin de pruebas de los controles y realizar las pruebas enfoque sustantivo. A continuacin se describen. Planificacin: La fase de planificacin se realiza normalmente durante los preliminares. En primer lugar, debemos hacer una evaluacin del riesgo de abogado. Durante esta actividad, el auditor evala el riesgo de la certificacin final del proyecto de presupuesto sobre la base de la calidad y cantidad. El resultado de esta actividad es la decisin de aceptar la auditoria por un cliente nuevo (o llegar a un acuerdo para renovar el certificado de auditoria de un cliente ya en el ao anterior) o menos.
Naturaleza jurdica Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Proceso administrativo Sector de actividad mbito de operacin Nmero de empleados Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad
6. DEFINICION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Podemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora. Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como: " Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que de sus recursos humanos y materiales". Mientras que Fernndez Arena J.A sostiene que es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles
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Cul? Por qu? Cul es su grado mximo de estudios? Edad: ____ El principal objetivo de su trabajo es: Cules son las responsabilidades ms grandes de su trabajo? Maneja documentos confidenciales y / o valiosos dentro de su puesto? SI____ NO:____ Cules? Podra decirme si ha desempeado otros puestos? SI: ___ NO: ___ Cules? PLANEACION 1. Mencione cuales son los objetivos generales de su departamento u oficina: 2. Estos objetivos se alcanzan de manera eficiente? SI: ___ NO: ___ Por qu? 3. Indique en qu medida se han alzando los objetivos hasta este momento: 4. Existe algn medio de control para el alcance de estos objetivos? SI: ___ NO: ___ Cul? _________________ Por qu? _______________________________________________ 5. Cules son las principales limitaciones que tiene para cumplir satisfactoriamente con su objetivo? 6. se encuentran claramente definidas, y por escrito las polticas del departamento? SI: ___ NO: ___ POR QUE?____________________________________________________________ 7. Me podra decir cules son las polticas del departamento, y especficamente de su oficina? 8. Quin las elabora? 9. Considera usted que las polticas sealadas son adecuadas? SI: ___ NO: ___ Por qu?: 10. Se siguen realmente los lineamientos de estas polticas? SI: ___...___ Por qu? :___ 11. Existen planes y programas generales y particulares para el desarrollo de las actividades encomendadas a este departamento u oficina? SI: ___ NO: ___ (En caso negativo) Por qu?: ____ 12. Quin los elabora y que periodo comprende? 13. Quin los autoriza? 14. Quin los evala?
DIRECCIN 41.-Existen niveles de autoridad y responsabilidad definidos para todos los integrantes del departamento? Si____ No____ Por qu?____________________________________________________________ 42.-Considera usted que los niveles de autoridad y responsabilidad estn definidos adecuadamente? Si____ No____ Por qu?____________________________________________________________ 43.-Cuenta usted con la autoridad debidamente delegada para el desarrollo de sus actividades? Si____ No____ Por qu?____________________________________________________________ 44.- Considera usted que existe una adecuada supervisin de las principales actividades u operaciones del departamento y oficinas que la integran? Si____ No____ Por qu?____________________________________________________________ 45.- En qu oficina del departamento considera que haya abuso de autoridad?
CONTROL 53.-Existen registros de control de asistencia en su departamento u oficina? Si____ No____ Por qu?____________________________________________________________ 54.-Existe Por un control de trmites, oficios, ordenes, etc.,? Si____ No____ qu?____________________________________________________________
55.-Utilizan un control para los programas de desarrollo? Si____ No____ Por qu?____________________________________________________________ 56.-De las siguientes cuentas que le voy a mencionar, indique con cul o cules de ellas cuenta su oficina o departamento, para resolver gastos imprevistos: 1.- Fondo resolvente______2.-Caja chica_______3.-Fondo de caja______4.-Bancos____5.No tiene_____ Por qu?____________________________________________________________ 58.-Considera usted que los sistemas y procedimientos que se utilizan coadyudan al logro de sus planes y objetivos? Si____ No____ Por qu?____________________________________________________________
Fecha: ___________________________________
CONCLUSIONES La Auditora Administrativa es una tcnica de control preventivo que debe ejercer la direccin de una organizacin, pues mediante su aplicacin se revisan objetivos, polticas, programas de trabajo, estructura orgnica, controles operativos, sistemas y procedimientos, utilizacin de recursos y aprovechamiento del personal. Asimismo, se determinan objetivamente, posibles anomalas, que limitan el funcionamiento de un organismo social, que le permite, de forma oportuna, considerar en sus decisiones los factores determinantes que afectan su operacin. El proceso de la Auditora Administrativa permite apreciar a la organizacin en su conjunto, partiendo de un anlisis sistemtico, riguroso, objetivo e integral de sus funciones administrativas, para poder determinar los ajustes o reformas que deben hacerse dentro de su contexto estructural y con relacin a las perspectivas de trabajo presentes y futuras. Todo ello, derivado de una actitud reflexiva y crtica por parte de sus integrantes, como va para conocer la realidad y poder transformarla, en respuesta a las necesidades y requerimientos del entorno.
RECOMENDACIONES
Dentro de las empresas es necesario evaluar la calidad de todos los procesos que se llevan a cabo, desde las habilidades gerenciales, hasta los sistemas productivos, es por eso que los servicios de auditora se vuelven indispensables.
Cuando se realiza una auditoria se deben realizar las siguientes actividades: Se establece un marco para realizar una auditora administrativa, Se analiza el criterio, Se establecen las normas de desempeo, Se elaboran informes, Y se crean procedimientos