MANUAL DEL PARTICIPANTE

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NDICE DE CONTENIDOS

MDULO 1: INTRODUCCIN A EXCEL ________________________________6 1.1 Introduccin a Excel _______________________________________________ 7 1.2 Novedades de Excel ______________________________________________ 17 MDULO 2: PRIMEROS PASOS CON EXCEL __________________________28 2.1 Abrir y salir de Excel _____________________________________________ 29 2.2 Elementos de la pantalla __________________________________________ 35 2.3 La Ayuda de Excel _______________________________________________ 41 2.4 Abrir, guardar y cerrar Libros de trabajo ______________________________ 47 2.5 Comenzar a trabajar con Excel______________________________________ 55 MDULO 3: FORMATO ______________________________________________78 3.1 Tipos de Formato ________________________________________________ 79 3.2 Formato de las hojas ______________________________________________ 91 3.3 Formato del libro ________________________________________________ 99 MDULO 4: FUNCIONES Y FRMULAS ______________________________106 4.1 Creacin de frmulas y funciones __________________________________ 107 4.2 Funciones de Fecha y Hora _______________________________________ 113 4.3 Funciones de Texto______________________________________________ 115 4.4 Funciones de Bsqueda __________________________________________ 117 4.5 Funciones Financieras ___________________________________________ 119 4.6 Otras Funciones ________________________________________________ 121 MDULO 5: HERRAMIENTAS BSICAS______________________________126 5.1 Buscar y Reemplazar datos________________________________________ 127 5.2 Autocorreccin y ortografa _______________________________________ 137 MDULO 6: ANLISIS DE DATOS ___________________________________143 6.1 Importar datos a Excel ___________________________________________ 145 6.2 Esquemas y vistas_______________________________________________ 157 6.3 Tablas de datos _________________________________________________ 165 MDULO 7: ELEMENTOS GRFICOS ________________________________178 7.1 Insertar imgenes _______________________________________________ 179 7.2 Creacin y edicin de grficos _____________________________________ 189 MDULO 8: EXCEL E INTERNET ____________________________________198 8.1 Qu es Internet? _______________________________________________ 199 8.2 Excel y la Web _________________________________________________ 205

Mdulo 1

Introduccin y novedades

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Mdulo 1: Introduccin a Excel

En este mdulo le mostraremos:

Qu es una hoja de clculo. Una breve historia acerca de los productos Microsoft. Las novedades ms importantes que ofrece Microsoft Office frente a versiones anteriores.

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1.1 Introduccin a Excel

INTRODUCCIN El objetivo principal de este curso es que aprenda a utilizar de forma ptima todas las posibilidades que le ofrece Microsoft Excel. Quiz se pregunte: para qu me puede servir Excel? qu me puede aportar en mi trabajo? me facilitar las tareas cotidianas? merece la pena cambiar a Excel o comenzar a utilizarlo? En el este captulo intentaremos resolverle estas y otras preguntas acerca de Excel. TEORA Si piensa realizar pequeos clculos o listas de datos, y la forma de presentarlos no es lo ms importante, no le aconsejamos que se gaste el dinero adquiriendo Microsoft Excel, pero si: Quiere presentar informes que contienen grandes listas de datos, desea dar un toque atractivo y personal a sus hojas de clculo, presentar grficos dinmicos o informes estadsticos, trabaja con pequeas bases de datos, o quiere crear, de forma fcil, pginas HTML que puedan publicarse como pginas Web en Internet: No le d ms vueltas, y utilice la hoja de clculo Excel, ser una inversin rentable y garantizada, con un considerable ahorro de su tiempo a la hora de trabajar con bases de datos en las que tenga que realizar clculos y presentar informes corporativos. La misma tarea que antes haca a mano, o con la calculadora, utilizando Excel se har ms rpida y fcilmente, y con un toque de calidad profesional.

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Genricamente, una hoja de clculo es una tabla, compuesta por filas y columnas, en cuyas celdas se introduce un dato, que puede ser, un nmero, un rtulo o una frmula que define la dependencia de una celda respecto a otras. De esta forma, cualquier impreso que contenga una tabla de estas caractersticas, se puede considerar Hoja de clculo. Las hojas de clculo electrnicas facilitan bastante el clculo de nmeros, as como la presentacin de datos, la modificacin de textos o nmeros, la inclusin o eliminacin de filas en las tablas o la creacin de grficos. Excel, por ejemplo, le permitir crear balances, agendas personales, etc. Adems, son programas ampliamente utilizados (pocas empresas, e incluso particulares, no cuentan con uno en sus ordenadores). Por este y otros motivos existen diversas casas que comercializan distintas hojas de clculo: Lotus 1-2-3, Quattro Pro, etc. Microsoft Excel es un magnfico representante de las hojas de clculo. Este software incorpora las ltimas novedades tecnolgicas de la firma Microsoft Corporation (empresa lder del mercado de software informtico). Dispone de un interface muy intuitivo, y diversas herramientas que permiten: componer tablas de datos de cualquier complejidad, insertar objetos en las celdas, crear grficos dinmicos, 8

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aplicar formatos predefinidos a una tabla de datos activar la autocorreccin de la ortografa guardar documentos en formato HTML.

Enumeremos brevemente algunas de las posibilidades que ofrece Excel: Utilizando las herramientas de formato, puede mejorar, automticamente, el aspecto de su hoja de clculo. Por ejemplo, resaltar celdas, ajustar el tamao de las celdas a los datos, o marcar aquellos datos que cumplan determinadas condiciones. Con Excel podr crear rpidamente, grficos que representen los datos, tablas dinmicas, que ayuden a la comprensin y mejor presentacin de sus informes, etc. El Asistente para funciones le ayudar a insertar algunas frmulas sencillas en las celdas, que podr modificar desde la barra de frmulas. La barra de frmulas proporciona un acceso fcil a un cuadro que contiene las funciones que se utilizan habitualmente. Adems, podr crear frmulas utilizando sus propios rtulos y ttulos de columna, sin necesidad de crear antes un intervalo. Con Microsoft Excel, antes de imprimir sus hojas de clculo, podr ver, en la pantalla, como quedar el documento impreso, pudiendo hacer las correcciones oportunas en su hoja de clculo sin necesidad de malgastar hojas.
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Varios usuarios puedan trabajar simultneamente en el mismo libro sin problemas, desde un navegador de Internet o desde el programa, pudiendo resaltar los cambios en la misma hoja para que todos los usuarios puedan acceder a los resultados. Desde Excel, podr insertar diversos objetos creados en otros programas: sonidos, vdeos, imgenes. Tambin puede realizar sencillos dibujos, utilizando la barra de herramientas Dibujo, as como elaborar textos en 3 dimensiones (3D) y en cualquier orientacin con ayuda de la herramienta WordArt. Excel le permitir importar datos de otros programas, por ejemplo, textos de Word, presentaciones de PowerPoint o bases de datos de Access. Adems, durante la sesin de trabajo con Excel, podr hacer uso del correo electrnico, as como de los servicios que le ofrece Internet, sin ningn problema. Otra mejora, en esta versin se puede ver en la creacin de archivos HTML. Microsoft Excel tambin incorpora un Ayudante que le guiar en sus trabajo con el programa, a la vez que le proporcionar una serie de sugerencias para optimizar el uso de Excel.

La mayor parte de las posibilidades mencionadas ser examinada detalladamente en este curso de formacin multimedia. Tambin puede utilizar la Ayuda Microsoft Excel que incorpora el programa.

Historia del programa Ya sabemos que la firma Microsoft, desde que en 1981 comenz a desarrollar programas informticos, constantemente actualiza y renueva sus aplicaciones para adaptarlas a las necesidades de los usuarios. Prueba de ello es la nueva versin de Excel, Microsoft Excel. La primera hoja de clculo que Microsoft lanz al mercado, Microsoft Multiplan, apareci como versin orientada a un ordenador con el sistema operativo DOS. La versin Excel 2.1 permiti trabajar tan slo con versiones relativamente primitivas, Windows/286 y Windows/386. Poco tiempo despus, a principios de los 90, apareci la primera versin de Windows con posibilidades funcionales reales: Windows 3.1. Para la que se crearon las primeras versiones con interfaz grfico de Excel y Word, con una serie de mejoras, por ejemplo, su administracin fue simplificada y unificada, consiguiendo el liderazgo de Microsoft en el mercado informtico.

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En 1995, junto a la nueva versin de Windows, Windows 95, Microsoft lanz un nuevo paquete con todos los programas ofimticos: Microsoft Office 95. Esta versin introdujo nuevas posibilidades de trabajo con hojas de clculo. Se incluyen dos importantes novedades: el sencillo traspaso de control y de datos a otros programas de Microsoft Office (Word, Access, PowerPoint) y la utilizacin de pequeos programas desarrollados con el lenguaje familiar de programacin: Visual Basic. En 1997 apareci la versin Excel 97, que introduce herramientas para un mximo aprovechamiento de Intranet y World Wide Web (WWW), con un nuevo interface ms cmodo y sencillo de usar. En 1999 se ha lanzado al mercado la versin Microsoft Office 2000. En la que se han incluido grandes mejoras para facilitar la integracin de Office con Internet. Adems, en Excel concretamente, es ms sencillo trabajar con determinadas herramientas, que permitirn que la creacin de las hojas de clculo no tenga ninguna complicacin para los usuarios. Mejorando mucho el entorno, dos aos despus se lanz la versin de Windows XP y Microsoft Office XP, tenga en cuenta que toda la familia de programas Microsoft Office requieren, para su funcionamiento, tener cargado el sistema operativo Microsoft Windows 95 o superior. Siguiendo el desarrollo ya habitual de la empresa Microsoft se lanz posteriormente la versin 2007 del Office, que mejoraba sustancialmente la respuesta de sus programas frente al sistema operativo Windows XP. Por ltimo, a principios de 2008 sale al mercado la versin 2007, asociada a un sistema operativo denominado Windows Vista. Materia especfica de este manual, iremos viendo sus novedades y utilidades a lo largo del mismo. Funcionalidad de listas Microsoft Office Excel 2007 permite crear listas en las hojas de clculo para agrupar datos relacionados y actuar sobre ellos. Puede crear una lista a partir de datos existentes o crear una lista en un rango vaco. Al especificar un rango como una lista, puede administrar y analizar fcilmente los datos, con independencia de los datos externos a la lista. Adems, puede compartir la informacin contenida en una lista con otras personas mediante integracin con Microsoft Windows SharePoint Services. Excel expone una nueva interfaz de usuario, con su funcionalidad correspondiente, para rangos designados como listas.

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1. Cada lista de la columna tiene habilitado el Autofiltro de manera predeterminada en la fila de encabezado, lo que permite filtrar u ordenar rpidamente los datos. 2. El borde de lista de color azul oscuro resalta claramente el rango de celdas que forman la lista. 3. La fila del marco de la lista que contiene un asterisco se denomina fila de insercin. Al escribir informacin en esta fila se agregarn datos automticamente a la lista. 4. Puede agregar una fila Total a la lista. Si hace clic en una celda de la fila Total podr elegir una de las funciones agregadas de la lista desplegable. 5. Puede modificar el tamao de la lista arrastrando el controlador de tamao de la esquina inferior derecha del borde de la lista.

Integracin con Windows SharePoint Services Las listas de Excel permiten compartir la informacin contenida en una lista mediante integracin perfecta con Windows SharePoint Services. Puede crear una lista de SharePoint a partir de la lista de Excel publicando la lista en un sitio de SharePoint. Si elige vincular la lista en el sitio de SharePoint, los cambios que realice en la lista de Excel se reflejarn en el sitio de SharePoint cuando sincronice la lista. Tambin puede utilizar Excel para editar las listas de Windows SharePoint Services existentes. Puede modificar una lista sin conexin y, posteriormente, sincronizar los cambios para actualizar la lista de SharePoint. Compatibilidad con XML La compatibilidad con el estndar XML en Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 y Microsoft Office Access 2007 simplifica el proceso de acceso a informacin y captura de la misma entre PCs y sistemas de servidor, lo que desbloquea la informacin y permite crear soluciones empresariales integradas en las organizaciones y entre socios empresariales. La compatibilidad con XML de Excel permite exponer datos a procesos externos con un vocabulario XML centrado en los negocios. XML permite organizar los libros y los datos, y trabajar con ellos de formas que antes eran no posibles o muy difciles. Con los esquemas XML es posible identificar y extraer
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fragmentos especficos de datos de negocios a partir de documentos de negocios normales. Puede adjuntar un esquema XML personalizado a cualquier libro. Despus deber utilizar el panel de tareas Origen XML para asignar celdas a elementos del esquema. Cuando haya asignado los elementos XML a su hoja de clculo, podr exportar datos XML de las celdas asignadas (o importar datos en las mismas) sin problemas. Documentos inteligentes Los documentos inteligentes son documentos programados para ampliar la funcionalidad de un libro respondiendo dinmicamente segn el contexto de las acciones del usuario. Hay varios tipos de documentos que funcionan bien como documentos inteligentes, como los formularios o las plantillas. Los documentos inteligentes funcionan especialmente bien en libros que forman parte de un proceso. Por ejemplo, su compaa puede tener un proceso para rellenar los formularios de gastos anuales de los empleados, y es posible que ya utilice una plantilla de Microsoft Office Excel 2007 para este efecto. Si se convierte la plantilla en un documento inteligente, podr conectarse a una base de datos que rellena automticamente parte de la informacin requerida, como el nombre, el nmero de empleado, el nombre del director, etc. Al completar el informe de gastos, el documento inteligente puede mostrar un botn que permita enviarlo al siguiente paso del proceso. Como el documento inteligente sabe quin es su director, podr envirselo automticamente. Adems, independientemente de quin lo est utilizando, el documento inteligente sabe en qu paso del proceso de revisin de gastos est y cules son los pasos siguientes. Con los documentos inteligentes podr reutilizar contenido existente. Por ejemplo, los contables pueden utilizar el texto repetitivo existente al crear declaraciones de facturacin. Los documentos inteligentes tambin facilitan el uso compartido de informacin. Pueden interactuar con diversas bases de datos y utilizar BizTalk para hacer un seguimiento del flujo de trabajo. Pueden incluso interactuar con otras aplicaciones de Microsoft Office. Por ejemplo, es posible utilizar documentos inteligentes para enviar mensajes de correo electrnico a travs de Microsoft Outlook sin salir de un libro y sin tener que iniciar Outlook. reas de documentos Utilice reas de documentos para simplificar el proceso de creacin, edicin y revisin en grupo (y en tiempo real) de documentos con Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 o Microsoft Office Visio 2007. Un sitio de rea de documentos es un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services centrado en uno o ms documentos. Los integrantes del grupo podrn trabajar fcilmente en el documento, ya sea directamente en la copia del rea de documentos o
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en su propia copia, que pueden actualizar peridicamente con los cambios guardados en la copia almacenada en el sitio del rea de documentos. Normalmente, se crea un rea de documentos cuando se utiliza el correo electrnico para enviar un documento como datos adjuntos compartidos. El remitente de los datos adjuntos compartidos ser el administrador del rea de documentos y los destinatarios pasarn a ser integrantes de dicha rea, donde se les concede permiso para contribuir al sitio. Otra forma comn de crear un rea de documentos es utilizar el panel de tareas rea de trabajo compartida (men Herramientas) de un programa de Microsoft Office 2007. Cuando se utiliza Word, Excel, PowerPoint o Visio para abrir una copia local del documento en el que est basado el rea de documentos, el programa de Office obtiene peridicamente actualizaciones desde el rea de documentos y se las ofrece. Si los cambios realizados en la copia del rea de documentos estn en conflicto con los cambios que haya realizado en su copia, puede elegir qu copia desea conservar. Cuando haya acabado de editar la copia, puede guardar los cambios en el rea de documentos, donde estarn disponibles para que los dems integrantes los incorporen a sus copias respectivas del documento. Comparar libros en paralelo Utilizar un libro para ver los cambios realizados por varios usuarios puede resultar difcil, pero ahora hay un enfoque nuevo para comparar libros: comparar libros en paralelo. La comparacin de libros en paralelo (mediante el comando Comparar en paralelo con del men Ventana) permite ver de forma ms clara las diferencias entre dos libros, sin tener que combinar todos los cambios en un libro. Puede desplazarse por los dos libros a la vez para identificar las diferencias entre ellos. Ms caractersticas nuevas Nueva apariencia para Office Microsoft Office 2007 tiene ahora una nueva apariencia, abierta y enrgica. Adems, incluye paneles de tareas nuevos y mejorados. Algunos de los nuevos paneles de tareas son Inicio, Ayuda, Resultados de la bsqueda, rea de trabajo compartida, Actualizaciones de documentos y Referencia. Compatibilidad con Tablet PC En un Tablet PC puede especificar datos rpidamente escribiendo a mano directamente en sus documentos de Office de la misma manera que si utilizara una pluma y una copia impresa. Adems, ahora puede ver horizontalmente los paneles de tareas; podr trabajar con su Tablet PC de la manera que usted prefiera. Panel de tareas Referencia Si tiene una conexin a Internet, el nuevo panel de tareas Referencia le ofrece una gran diversidad de informacin de referencia y mayor cantidad de recursos. Puede investigar temas con una enciclopedia, hacer bsquedas en Web o tener acceso a contenido de terceros. Microsoft Office Online El sitio Microsoft Office Online est mejor integrado en todos los programas de Microsoft Office, por lo que ya puede aprovechar completamente las ventajas que le ofrece mientras trabaja. Puede visitar Microsoft
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Office Online directamente desde su explorador de Web o utilizar los vnculos proporcionados en los diversos paneles de tareas y mens de su programa de Office para tener acceso a artculos, sugerencias, imgenes prediseadas, plantillas, formacin en lnea, descargas y servicios para mejorar su trabajo con los programas de Office. Este sitio se actualiza peridicamente con contenido basado en sus comentarios y solicitudes especficas, as como en los de otros usuarios de Office. Ofrecer mejor calidad al cliente Microsoft se esfuerza por mejorar la calidad, la confiabilidad y el rendimiento del software y los servicios que ofrece. El Programa de mejora de la experiencia del cliente ofrece a Microsoft informacin sobre su configuracin de hardware y su uso de los programas y servicios de Microsoft Office, con el fin de identificar tendencias y patrones de uso. Participar en este programa es opcional y la recopilacin de datos es totalmente annima. Adems, se han mejorado los informes de errores y los mensajes de error para proporcionarle una forma ms sencilla de notificar errores e informacin til sobre las alertas que aparecen cuando se produce un problema. Por ltimo, si tiene una conexin a Internet, puede enviar a Microsoft sus comentarios sobre un programa de Office, contenido de ayuda o contenido en lnea de Microsoft Office. Esta informacin permite a Microsoft agregar y mejorar contenido de forma continuada. RESUMEN Acaba de ver las principales caractersticas y posibilidades que le ofrece la hoja de clculo Microsoft Excel: un interface muy intuitivo, diversas herramientas para crear hojas de clculo complejas, asistentes de frmulas, de grficos, ayuda, la posibilidad de insertar objetos en el texto, de elaborar documentos en formato HTML...

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1.2 Novedades de Excel

INTRODUCCIN La nueva versin de Office que Microsoft ha lanzado al mercado, Microsoft Office 2007, incorpora novedades importantes respecto a la integracin de los programas con Internet. En este captulo veremos estas y otras novedades importantes, especificas del programa, que mejoran el trabajo de los usuarios con esta hoja de clculo. TEORA La nueva aplicacin Microsoft Excel 2007 tiene algunas mejoras, que hacen que el trabajo con su hoja de clculo sea ms sencillo y dinmico. Veamos algunas de ellas: Interfaz de usuario orientada a los resultados La nueva interfaz de usuario orientada a los resultados facilita el trabajo en Microsoft Office Excel. Los comandos y funciones que solan estar ocultos tras complejos mens y barras de herramientas ahora son ms fciles de encontrar en las fichas orientadas a tareas que contienen grupos lgicos de comandos y caractersticas. Muchos cuadros de dilogo han sido reemplazados por galeras desplegables que muestran las opciones disponibles. Adems, se ofrece informacin descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo para ayudarle a elegir la opcin adecuada. Independientemente de la actividad que est llevando a cabo en la nueva interfaz de usuario, ya sea aplicar formato a datos o analizarlos, Excel presenta las herramientas que resultan ms tiles para completar dichas tareas correctamente. Ms filas y columnas y otros lmites nuevos Para permitirle explorar grandes cantidades de datos en hojas de clculo, Office Excel 2007 admite hasta 1 milln de filas y 16.000 columnas por hoja de clculo. Especficamente, la cuadrcula de Office Excel 2007 tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas, lo que ofrece un 1.500% ms de filas y un 6.300% ms de columnas comparadas con las que haba en Microsoft Office Excel 2003. Para su informacin, ahora las columnas acaban en XFD en lugar de acabar en IV. En lugar de 4000 tipos de formato, ahora puede utilizar un nmero ilimitado en el mismo libro y el nmero de referencias de celda por celda se aumenta de 8000 al que limite la memoria disponible. Para mejorar el rendimiento de Excel se ha aumentado la administracin de memoria de 1 GB de memoria en Microsoft Office a 2 GB en Office Excel 2007.
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Adems, experimentar clculos ms rpidos en hojas de clculo grandes y con muchas frmulas porque Office Excel 2007 admite procesadores dobles y conjuntos de chips multiproceso. Office Excel 2007 admite asimismo hasta 16 millones de colores. Temas de Office y estilos de Excel En Office Excel 2007, puede dar formato rpidamente a los datos de la hoja de clculo aplicando un tema y utilizando un estilo concreto. Los temas se pueden compartir con otros programas de versin Office 2007, como Microsoft Office Word y Microsoft Office PowerPoint, mientras los estilos estn diseados para cambiar el formato de elementos especficos de Excel, como tablas, grficos, tablas dinmicas, formas o diagramas de Excel. Aplicar un tema. Un tema es un conjunto de colores, fuentes, lneas y efectos de relleno predefinidos que se pueden aplicar a todo el libro o a elementos concretos, por ejemplo, grficos o tablas. Los temas ayudan a crear documentos con un aspecto profesional. Puede ser que su compaa le proporcione un tema que pueda utilizar, o puede elegir entre los temas predefinidos que hay disponibles en Excel. Tambin resulta fcil crear un tema propio con un aspecto uniforme y profesional que pueda aplicarse a los libros de Excel y a otros documentos de versin Office 2007. Al crear un tema, podr cambiar de manera individual el color, la fuente y los efectos de relleno, con el fin de poder realizar cambios en alguna de estas opciones o en todas. Utilizar estilos. Un estilo es un formato basado en un tema predefinido que se puede aplicar para cambiar el aspecto de tablas, grficos, tablas dinmicas, formas o diagramas de Excel. Puede personalizar un estilo si los estilos predefinidos integrados no satisfacen sus necesidades. Para los grficos puede elegir entre muchos estilos predefinidos, pero no puede crear estilos de grficos propios. Como en Excel 2003, los estilos de celda se utilizan para dar formato a celdas seleccionadas, pero ahora puede aplicar rpidamente un estilo de celda predefinido. La mayora de los estilos de celda no se basan en el tema que se aplica al libro y puede crear fcilmente uno propio. Formato condicional enriquecido En versin Office 2007, puede utilizar el formato condicional para comentar visualmente los datos con fines analticos y de presentacin. Para encontrar fcilmente excepciones y reconocer tendencias importantes en los datos, puede implementar y administrar varias reglas de formato condicional que apliquen un formato visual enriquecido en forma de degradados de color, barras de datos y conjuntos de iconos a los datos que cumplan dichas reglas. Los formatos condicionales son asimismo fciles de aplicar; basta con hacer varias veces clic para ver las relaciones de los datos que puede utilizar para fines de anlisis. Fcil escritura de frmulas
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Las siguientes mejoras facilitan en gran medida la escritura de frmulas en Office Excel 2007. Barra de frmulas redimensionable La barra de frmulas cambia de tamao automticamente para acomodar frmulas largas y complejas, lo que evita que las frmulas cubran otros datos del libro. Tambin puede escribir frmulas ms largas con ms niveles de anidamiento con respecto a versiones anteriores de Excel. Funcin Autocompletar Con la funcin Autocompletar puede escribir rpidamente la sintaxis correcta de las frmulas. Desde la deteccin fcil de las funciones que desea utilizar hasta obtener ayuda para completar los argumentos de la frmula, podr obtener las frmulas correctas tanto la primera vez como las dems veces. Referencias estructuradas Adems de las referencias de celda como A1 y F1C1, Office Excel 2007 proporciona referencias estructuradas que hacen referencia a rangos con nombre y tablas en una frmula. Acceso fcil a rangos con nombre Mediante el uso del administrador de nombres de Office Excel 2007, podr organizar, actualizar y administrar varios rangos con nombre en una ubicacin central, lo que ayudar a los usuarios que necesiten trabajar con su hoja de clculo a interpretar sus frmulas y datos. Nuevas frmulas OLAP y funciones de cubo Cuando trabaje con bases de datos multidimensionales (como SQL Server Analysis Services) en Office Excel 2007, puede utilizar frmulas OLAP para generar informes de enlaces de datos OLAP complejos y de forma libre. Las nuevas funciones de cubo se utilizan para extraer datos OLAP (conjuntos y valores) de Analysis Services y mostrarlos en una celda. Las frmulas OLAP se pueden generar cuando se convierten frmulas de tabla dinmica en frmulas de celda o cuando se utiliza Autocompletar en argumentos de funciones de cubo al escribir frmulas. Ordenacin y filtrado mejorados En Office Excel 2007, puede organizar rpidamente los datos de la hoja de clculo para buscar las respuestas que necesita utilizando las mejoras en el filtrado y la ordenacin. Por ejemplo, ahora puede ordenar los datos por color y por ms de 3 niveles (hasta un mximo de 64). Tambin puede filtrar los datos por color o por fechas, mostrar ms de 1000 elementos en la lista desplegable Autofiltro, seleccionar varios elementos para filtrarlos y filtrar datos en tablas dinmicas. Mejoras de tabla de Excel En Office Excel 2007, puede utilizar la nueva interfaz de usuario para crear, aplicar formato y expandir rpidamente una tabla de Excel (que en Excel 2003 se denominaba lista de Excel) con el fin de organizar los datos de la hoja de clculo para que sea ms
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fcil trabajar en ella. La funcionalidad nueva o mejorada de las tablas incluye las siguientes funciones. Filas de encabezado de tabla. Las filas de encabezado de tabla se pueden activar y desactivar. Cuando se muestran los encabezados de la tabla, stos permanecen visibles con los datos de las columnas de la tabla y reemplazan a los encabezados de la hoja de clculo al desplazarse por una tabla larga. Columnas calculadas. Este tipo de columnas utiliza una sola frmula ajustada a cada fila. La columna se ampla automticamente para incluir filas adicionales para que la frmula se extienda inmediatamente a dichas filas. Lo nico que se debe hacer es especificar una frmula una vez: no es necesario utilizar los comandos Rellenar ni Copiar. Autofiltrado automtico. Autofiltro est activado de manera predeterminada en una tabla para habilitar la ordenacin y el filtrado eficaces de los datos de la tabla. Referencias estructuradas. Este tipo de referencia le permite utilizar nombres de encabezado de columnas de tablas en frmulas en lugar de referencias de celda como A1 o F1C1. Filas de totales. Ahora puede utilizar frmulas personalizadas y entradas de texto en las filas de totales. Estilos de tabla. Puede aplicar un estilo de tabla para agregar rpidamente a las tablas un formato profesional y con la calidad de un diseador. Si se habilita un estilo de filas alternas en una tabla, Excel mantendr la regla de alternar estilos mediante acciones que habran interrumpido este diseo tradicionalmente, por ejemplo, filtrar, ocultar filas o reorganizar manualmente filas y columnas. Nuevo aspecto de los grficos En Office Excel 2007, puede utilizar las nuevas herramientas grficas para crear fcilmente grficos de aspecto profesional que comuniquen informacin eficazmente. En funcin del tema que aplique al libro, el nuevo y actualizado aspecto de los grficos incluye efectos especiales como 3D, transparencia y sombras suaves. La nueva interfaz de usuario facilita la exploracin de los tipos de grfico disponibles de manera que pueda crear el grfico adecuado para los datos. Se proporcionan numerosos estilos y diseos de grficos predefinidos para que pueda aplicar rpidamente un formato atractivo e incluir los detalles que desea en el grfico. Selectores de elementos de grfico visual. Adems de los diseos y los formatos rpidos, ahora puede usar la nueva interfaz de usuario para cambiar todos y cada uno de los elementos del grfico para presentar los grficos de la mejor manera. Con slo hacer clic algunas veces, puede agregar o quitar ttulos, leyendas, lneas de tendencia y otros elementos del grfico.
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 Un aspecto moderno con OfficeArt. Debido a que los grficos de Office Excel 2007 estn dibujados con OfficeArt, casi cualquier cosa que pueda hacer a una forma de OfficeArt podr hacrsela al grfico y a sus elementos. Por ejemplo, puede agregar una sombra suave o un efecto biselado para resaltar los elementos o utilizar transparencias para hacer que los elementos que estn parcialmente tapados en el diseo del grfico estn visibles. Tambin puede utilizar efectos 3D realistas. Lneas y fuentes claras. Las lneas de los grficos aparecen menos dentadas y se utilizan las fuentes ClearType para mejorar la legibilidad del texto. Ms colores que nunca. Puede elegir fcilmente entre los colores del tema predefinidos y variar la intensidad de su color. Para obtener ms control, tambin puede agregar sus propios colores eligiendo entre 16 millones de colores en el cuadro de dilogo Colores. Plantillas de grfico. Guardar sus grficos favoritos como plantilla de grfico es todava ms fcil gracias a la nueva interfaz de usuario. Grficos compartidos Utilizar grficos de Excel en otros programas En versin Office 2007, los grficos se comparten entre Excel, Word y PowerPoint. En vez de utilizar las funciones de grficos que proporciona Microsoft Graph, Word y PowerPoint incorporan ahora las eficaces funciones de grficos de Excel. Debido a que una hoja de clculo de Excel se utiliza como la hoja de datos del grfico para grficos de Word y de PowerPoint, los grficos compartidos ofrecen la riqueza de funcionalidad de Excel, incluidos el uso de frmulas, el filtrado, la ordenacin y la capacidad de vincular un grfico a orgenes de datos externos, como Microsoft SQL Server y Analysis Services (OLAP), para mantener la informacin actualizada en el grfico. La hoja de clculo de Excel que contiene los datos de su grfico se puede almacenar en un documento de Word o en una presentacin de PowerPoint, o en un archivo independiente para reducir el tamao de los documentos. Copiar grficos en otros programas. Los grficos se pueden copiar y pegar fcilmente entre documentos o de un programa a otro. Cuando se copia un grfico desde Excel a Word o PowerPoint, ste cambia automticamente para coincidir con el documento de Word o la presentacin de PowerPoint, aunque tambin se puede conservar el formato de grfico de Excel. Los datos de la hoja de clculo de Excel se pueden incrustar en el documento de Word o en la presentacin de PowerPoint, aunque tambin los puede dejar en el archivo de origen de Excel. Animar grficos en PowerPoint. En PowerPoint, puede utilizar la animacin para destacar los datos de un grfico basado en Excel. Puede animar todo el grfico o la entrada de leyenda y los rtulos del eje. En un grfico de columnas, puede incluso animar columnas individuales para ilustrar mejor un punto
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especfico. Las caractersticas de animacin son ms fciles de encontrar y ofrecen muchas ms posibilidades de control. Por ejemplo, puede efectuar cambios en pasos especficos de animacin y utilizar ms efectos de animacin. Tablas dinmicas fciles de usar En Office Excel 2007, utilizar tablas dinmicas es mucho ms fcil que en versiones anteriores de Excel. Con la nueva interfaz de usuario de tabla dinmica, la informacin que desea ver sobre sus datos est a su disposicin con slo hacer clic unas cuantas veces; ya no tiene que arrastrar datos hasta zonas de colocacin que no son siempre un destino fcil. En vez de eso, simplemente puede seleccionar los campos que desea ver en una nueva lista de campos de la tabla dinmica. Y despus de crear una tabla dinmica, puede aprovechar muchas otras funciones nuevas o mejoradas para resumir, analizar y dar formato a los datos de la tabla dinmica. Utilizar Deshacer en tablas dinmicas. Ahora puede deshacer la mayora de las acciones que utiliza para crear o reorganizar una tabla dinmica. Indicadores de ms o menos detalles. Estos indicadores se utilizan para indicar si se pueden expandir o contraer partes de la tabla dinmica para ver ms o menos informacin. Ordenar y filtrar. Ordenar es ahora tan fcil como seleccionar un elemento en la columna que desea ordenar y utilizar los botones de ordenacin. Puede filtrar los datos utilizando filtros de tabla dinmica como Mayor que, Igual a o Contiene. Formato condicional. Puede aplicar formato condicional a una tabla dinmica de Office Excel 2007 por celdas o por interseccin de celdas. Estilo y diseo de tablas dinmicas. Del mismo modo que se hace con las tablas y los grficos de Excel, puede aplicar rpidamente un estilo predefinido o personalizado a una tabla dinmica. Adems, cambiar el diseo de una tabla dinmica resulta tambin mucho ms sencillo con la nueva interfaz de usuario. Grficos dinmicos. Igual que las tablas dinmicas, los grficos dinmicos son ms fciles de crear en la nueva interfaz de usuario. Todas las mejoras de filtrado tambin estn disponibles para los grficos dinmicos. Cuando cree un grfico dinmico, tendr a su disposicin herramientas y mens contextuales especficos para que pueda analizar los datos del grfico. Tambin puede cambiar el diseo, el estilo y el formato del grfico o sus elementos de la misma manera que lo hara en un grfico normal. En Office Excel 2007, el formato de grfico que aplique se conserva cuando se realizan cambios en el grfico dinmico, lo que supone una mejora sobre la forma en que funcionaba en versiones anteriores de Excel. Conexiones rpidas a datos externos

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En Office Excel 2007, ya no necesita saber los nombres de servidor o de base de datos de los orgenes de datos corporativos. En su lugar, puede utilizar el inicio rpido para seleccionar de una lista de orgenes de datos que el administrador o el experto del grupo de trabajo haya puesto a su disposicin. Un administrador de conexiones de Excel le permite ver todas las conexiones de un libro y facilita la tarea de volver a utilizar una conexin o de sustituir una conexin por otra. Nuevos formatos de archivo Formato de archivo basado en XML. En 2007 Microsoft Office system, Microsoft presenta nuevos formatos de archivo para Word, Excel y PowerPoint, que se denominan formatos XML abiertos de Microsoft Office. Estos nuevos formatos de archivo facilitan la integracin con orgenes de datos externos a la vez que reducen los tamaos de archivo y mejoran la recuperacin de datos. En Office Excel 2007, el formato predeterminado de un libro de Excel es el formato de archivo basado en XML de Office Excel 2007 (.xlsx). Otros formatos basados en XML disponibles son el formato de archivo basado en XML y habilitado para macros de Office Excel 2007 (.xlsm), el formato de archivo para una plantilla de Excel de Office Excel 2007 (.xltx) y el formato de archivo habilitado para macros para una plantilla de Excel de Office Excel 2007 (.xltm). Formato de archivo binario de Office Excel 2007. Adems de los nuevos formatos de archivo basados en XML, Office Excel 2007 incluye tambin una versin binaria del formato de archivo comprimido segmentado para libros grandes o complejos. Este formato de archivo, el formato de archivo binario (o BIFF12) de Office Excel 2007 (.xls), se puede utilizar para obtener un rendimiento ptimo as como compatibilidad con versiones anteriores. Compatibilidad con versiones anteriores de Excel. Puede comprobar un libro de Office Excel 2007 para ver si contiene funciones o formatos que no son compatibles con una versin anterior de Excel y poder llevar a cabo los cambios necesarios para obtener una mejor compatibilidad con versiones anteriores. En versiones anteriores de Excel, puede instalar actualizaciones y convertidores que le ayudarn a abrir un libro de Office Excel 2007 para poder modificarlo, guardarlo y abrirlo de nuevo en Office Excel 2007 sin perder ninguna funcionalidad o funcin especficas de Office Excel 2007. Mejoras en la impresin Vista Diseo de pgina. Adems de las vistas Normal y Saltos de pgina, Office Excel 2007 proporciona una vista Diseo de pgina. Puede utilizar esta vista para crear una hoja de clculo mientras observa el aspecto que tendr cuando se imprima. En esta vista puede trabajar con la configuracin de encabezados de pgina, pies de pgina y mrgenes directamente en la hoja de clculo, adems de colocar objetos como grficos o formas exactamente en el lugar que desea. Tambin puede obtener acceso a todas las opciones de configuracin de pgina en la ficha Diseo de pgina de la nueva interfaz de usuario para poder especificar rpidamente opciones como la orientacin de pgina. Es muy fcil ver lo que se imprimir en cada pgina y as evitar tener que realizar varios intentos de impresin y obtener copias impresas con los datos truncados.
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 Guardar en formatos PDF y XPS. Podr guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office system nicamente despus de instalar un complemento. Para obtener ms informacin, vea Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS. Nuevas formas de compartir el trabajo Utilizar Excel Services para compartir el trabajo. Si tiene acceso a Excel Services, puede utilizarlo para compartir los datos de la hoja de clculo de Office Excel 2007 con otras personas, por ejemplo, con ejecutivos o con otros usuarios interesados de su organizacin. En Office Excel 2007, puede guardar un libro en Excel Services y especificar los datos de la hoja de clculo que desea que vean otros usuarios. En un explorador (explorador: software que interpreta archivos HTML, les da formato de pginas Web y los muestra. Un explorador Web, como Microsoft Internet Explorer, puede seguir hipervnculos, transferir archivos y reproducir archivos de sonido o vdeo que estn incrustados en pginas Web.), estos usuarios pueden utilizar Microsoft Office Excel Web Access para ver, analizar, imprimir y extraer estos datos de la hoja de clculo. Tambin pueden crear una instantnea esttica de los datos a intervalos regulares o a peticin. Office Excel Web Access facilita la realizacin de actividades, como desplazarse, filtrar, ordenar, ver grficos y utilizar los detalles en las tablas dinmicas. Tambin puede conectar el elemento Web Excel Web Access a otros elementos Web para mostrar datos de formas alternativas. Adems, con los permisos adecuados, los usuarios de Excel Web Access pueden abrir libros en Office Excel 2007 con el fin de poder aprovechar al mximo las ventajas de Excel para analizar y trabajar con los datos en sus propios equipos si tienen instalado Excel. Utilizar este mtodo para compartir su trabajo garantiza que otras personas tengan acceso a una versin de los datos en una ubicacin, que puede mantener a da con los detalles ms recientes. Si necesita que otras personas, por ejemplo, miembros del equipo, le suministren comentarios e informacin actualizada, es posible que desee compartir un libro de la misma manera que se haca en versiones anteriores de Excel con el fin de recopilar la informacin que necesita antes de guardarlo en Excel Services. Utilizar el servidor de administracin de documentos. Excel Services se puede integrar con el servidor de administracin de documentos para crear un proceso de validacin en los nuevos informes y acciones de flujo de trabajo de clculo del libro de Excel, como una notificacin basada en celda o un proceso de flujo de trabajo basado en un clculo de Excel complejo. Puede utilizar el servidor de administracin de documentos para programar clculos nocturnos de un modelo de libro complejo. Acceso rpido a ms plantillas

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En Office Excel 2007, puede basar un libro nuevo en una amplia gama de plantillas que se instalan con Excel, o puede obtener acceso al sitio Web de Microsoft Office Online y descargar plantillas desde el mismo. RESUMEN En el nuevo Office se incluyen numerosas novedades y mejoras, comunes a todos los programas, por ejemplo, la facilidad de crear pginas Web desde documentos de Office, para publicarlos en Internet. Tambin cada programa incluye sus propias novedades. En el caso de Excel destaca la facilidad con que podemos crear Tablas y Grficos dinmicos, o la posibilidad de compartir datos de manera intuitiva.

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