2

ALCALDA MAYOR DE BOGOT D. C.

SECRETARA GENERAL
Alcalde Mayor
Samuel Moreno Rojas
Secretario General
Yuri Chilln Reyes
Subsecretaria General
Beatrz Helena Hincapi Molina
Directora Gestin Corporativa
Dolly Arias Casas
Jefe Ofcina Asesora de Planeacin
Clara Yolanda Bohrquez Mora
Elaboracin
Equipo Sistema Integrado de Gestin
Coordinadora Sistema Integrado de Gestin
Lucy Divanelly Muoz Rodrguez
Denis Aleida Parra Surez
Alba Luca Carrillo Salinas
Sandra Patricia Ortiz Barrera
Claudia S. Guerrero Pinzn
Yenny Milena Villamil Guerrero
Katherine Guerrero Pompey
Dolly Johana Velandia Silva
German Ricardo Parra Tique
Jos Reinaldo Contreras Diago
Flor Mireya Gmez Clavijo
Diseo y diagramacin
Andrs Muoz Florin
Francisco Yaez Montealegre
Claudia S. Guerrero Pinzn
2011
Secretara General
2210111-OT-009 Versin 01
3
Secretara General
Nuestra Historia 4
Estructura Orgnica 5
Fundamentos Institucionales 6
Sistema Integrado de Gestin 9
Normas expedidas sobre herramientas actuales de gestin 10
Componentes del Sistema Integrado de Gestin 11
Equipo de trabajo 12
Conformacin del Comit Directivo del Sistema Integrado de Gestin 14
Alta Direccin 15
Fases del Sistema Integrado de Gestin 17
Ventajas 18
Benefcios de implementacin 19
Sistema de Gestin de Calidad 20
Modelo del Sistema de Gestin de Calidad basado en procesos 22
Poltica y principios de calidad 23
Certifcacin de procesos 24
Nuestros procesos 26
Qu es un mapa de procesos? 27
Qu es la caracterizacin? 28
Cmo medir los procesos? 29
Nuestros documentos 30
Qu tipo de documento tenemos? 31
Qu es un manual de calidad? 32
Procedimientos bsicos Norma NTCGP 1000:2009 33
Control producto y/o servicio No Conforme 35
Acciones preventivas correctivas y de mejora 36
Auditorias 37
MECI 38
Estructura MECI 39
Control Interno 40
Normograma 41
Sistema de Gestin de la Seguridad de la Informacin 42
Sistema de Gestin Documental y Archivo 44
Sistema de Gestin Ambiental 48
Base normativa 49
Sistema de Desarrollo Administrativo 50
Tabla de Contenido
Pgina
4
La creacin de la Entidad obedeci a la formali-
zacin del cumplimiento de funciones de apoyo
requeridas por el gobierno de la ciudad que ve-
nan siendo ejecutadas desde antao por perso-
nal adscrito a la ofcina del Alcalde.
La denominacin de Secretario General fue de-
fnida jurdicamente mediante el Acuerdo 6 de
1966, que adopt un cambio de nombre, pasando
de Secretario de la Alcalda a Secretario General
de la Alcalda y de la Junta Asesora y de Con-
tratos, establecindose de esta manera el cargo
y sus funciones. Posteriormente, fue expedido el
Decreto Ley 3133 de 1968 con el cual se reform
la organizacin administrativa del Distrito Especial
de Bogot. En uno de cuyos artculos se determi-
n la creacin de la Secretara General.
Los primeros 10 aos de la Secretara General
marcan un perfl administrativo con acento en el
desempeo de asuntos laborales, caracterstica
que puede apreciarse claramente en la expedi-
cin del Decreto 569 de marzo 24 de 1974.
El contexto jurdico de esta reestructuracin es el
Acuerdo No. 1 de 1974 sobre Plan General de
Desarrollo Integral para el Distrito Especial de Bo-
got, en su artculo 24 se faculta al Alcalde para
reorganizar la planta de personal de las distintas
dependencias y modifcar la estructura de la Admi-
nistracin Central con el fn de ordenar, coordinar
y vigilar la ejecucin de los planes y programas de
desarrollo. As, con el Decreto del Alcalde el No.
275 de marzo 13 de 1980 sobre la planta de per-
sonal, la Secretara General presenta un grupo de
trabajo compuesto por ochenta personas. En los
aos ochenta la ofcina de la Secretara General
no presenta cambios considerables en su estruc-
tura.
Entre 1995 y el 2002 se llevan a cabo numero-
sos cambios administrativos, entre ellos estn:
el Decreto 066 de 1996, la Resolucin 1156
de 1997, el Decreto 1083 de 1997, el Decreto
1103 de 1997, entre otros.
En este contexto de reformas y cambios se
expide el Decreto 331 de septiembre 30 de
2003 por el cual se adopta una nueva es-
tructura interna de la Secretara General, la
misin de la institucin se renueva a la luz
de estos criterios polticos y sociales y se es-
tablece que corresponde a la Secretara for-
mular las polticas para el fortalecimiento de
la funcin administrativa y de los organismos
y entidades distritales, a travs del diseo e
implementacin de instrumentos de coordi-
nacin y gestin, el mejoramiento del servicio
al ciudadano, la promocin del desarrollo ins-
titucional, la orientacin de la gestin jurdi-
ca del Distrito y la proteccin de los recursos
documentales y obviamente asistir al Alcal-
de Mayor en el ejercicio de sus atribuciones
constitucionales, legales y prestarle el apoyo
administrativo.
La Secretara General fue reestructurada con
motivo de la Reforma Administrativa de Bo-
got promulgada por medio del Acuerdo 257
de 2006 e implementada en la Secretara Ge-
neral a travs del Decreto 267 de 2007, con
el cual la Secretara queda dotada con una
Subsecretara, y una Direccin Corporativa y
con cinco Direcciones Distritales que atende-
rn los temas relacionados con el servicio al
ciudadano, el desarrollo institucional, el jur-
dico, el patrimonial documental y los asuntos
disciplinarios.
Fuente: Informe de Gestin Ofcina Asesora de Planeacin 2008
Nuestra Historia
5
Secretara General
Nuestra entidad pertenece al Sector Gestin Pblica el cual est con-
formado por la Secretara General y el Departamento Administrativo
del Servicio Civil - DASC
Decretos 267/07, 163/08 y 502/09
Estructura Orgnica
Secretara General
6
Fundamentos Institucionales
Misin
Visin
La Secretara General asesora y asiste al Alcalde Mayor en el
ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, formula
polticas para el fortalecimiento de la funcin administrativa y
la articulacin de las entidades distritales, disea instrumentos
efectivos de coordinacin y de gestin en el Distrito Capital para
el mejoramiento continuo del servicio al ciudadano, la promocin
del desarrollo institucional, la orientacin de la gestin jurdica
y judicial, la gestin disciplinaria interna, la gestin documental
integral y la promocin, cooperacin e internacionalizacin de
Bogot, apoyada en nuevas tecnologas de la informacin y de
comunicaciones, con un equipo humano idneo y con vocacin
de servicio a la comunidad.
La Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, res-
ponder a los desafos de la ciudad del futuro, consolidando
el liderazgo en la gestin pblica distrital, caracterizada por la
excelencia y la efectividad requeridas, para materializar los prin-
cipios del estado social de derecho y alcanzando los ms al-
tos estndares de satisfaccin ciudadana, siendo modelo para
Amrica Latina y el mundo.
7
Secretara General
1. La Secretara General se compromete a ser un gerente y asociado
estratgico en la gestin pblica del Distrito.
2. Se buscar permanentemente la satisfaccin de las necesidades y
expectativas de los usuarios o benefciarios.
3. Se crear una cultura de co-responsabilidad pblica y de servicio
al usuario y el ciudadano a travs de la prestacin del servicio de
forma tica, transparente, humana y con celeridad.
Como complemento a las polticas institucionales, se identifcaron cinco
propsitos que son fundamentales para el equipo de la Secretara Ge-
neral:
1. Trabajar con lealtad, compromiso y transparencia.
2. Renovar la pasin por el trabajo.
3. Responsabilidad compartida y trabajo en equipo, ser un propsito
comn.
4. Innovacin y cambio.
5. Volar alto, mirar lejos; visin global y obtener resultados.
La gestin institucional se enmarca en las
siguientes polticas generales.
No obstante, existen polticas en la
Secretara General de carcter
especfco, con el fn de atender la
diferente normatividad que se aplica
en la entidad.
8
Los valores son principios que nos permiten orientar nuestro
comportamiento en funcin de realizarnos como personas. Son
creencias fundamentales que nos ayudan a preferir, apreciar y
elegir unas cosas en lugar de otras, o un comportamiento en
lugar de otro. Tambin son fuente de satisfaccin y plenitud.
La Alcalda se ha propuesto dotar de un marco de referencia
comn a todas las entidades, a fn de convertir la tica en una
dimensin cultural inherente a la gestin pblica. En este sen-
tido, el Ideario tico pretende servir para estimular y promover
conductas ticas entre los servidores y las servidoras distritales,
elevar la capacidad institucional para el juicio y las decisiones
ticas, y, como consecuencia de todo ello, contribuir de manera
efectiva a la construccin de una ciudad mucho ms humana.
Los valores del Ideario tico guan la gestin de la Secretara
General, aprobados por el Acuerdo 244 de 2006, reglamentado
por el Decreto Distrital 168 de 2008:
Solidaridad
Equidad
Respeto
Vocacin de servicio
Probidad
Trabajo en equipo
Responsabilidad compartida
Valores Eticos
9
Secretara General
Conjunto articulado de herramientas de gestin -Sis-
temas de Gestin de Calidad, de Control Interno, de
Desarrollo Administrativo, de Gestin Documental y
Archivo, Sistema de Seguridad en la Informacin y
de Gestin Ambiental- que permiten a la Secretara
General, el logro de sus objetivos institucionales, el
cumplimiento de los fnes esenciales del Estado y el
mejoramiento de la calidad y servicios a cargo de la
entidad.
Sistema Integrado
de Gestin
10
Normas expedidas sobre
herramientas actuales de gestin
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE GESTIN
DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIN
SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL
DE ARCHIVO
SISTEMA DE DESARROLLO
ADMINISTRATIVO
SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL
Ley 872 de 2003
Decreto 4110 de 2004
Acuerdo 122 de 2004
Decreto 387 de 2004
Directiva 004 de 2005
Decreto 4485 de 2009-Actualizacin de la Norma
NTCGP:1000 a versin 2009
Directiva 003 de 2008 (certifcacin)
Directiva 003 de 2009 (Plan de Trabajo Distrital
2009-2011)
Resolucin 290 de 2009-Comit Sistema
Integrado de Gestin y Equipos de Trabajo
Ley 87 de 1993
Decreto 1599 de 2005
Circular 003-2005 -DAFP
Circular Conjunta Secretara General y Veedura
Distrital 018 de 2006
Acuerdo 57 de 2002
Directiva 05 de 2005
NTC-ISO/IEC: 27001
Resolucin No. 353 de 2007
Directiva No. 042 de 2007
Resolucin No. 305 de 2008
Resolucin No. 226 de 2010
Acuerdo 11 de 1996
Ley 594 de 2000
Decreto 173 de 2004
Resolucin 410 de 2004
Decreto 475 de 2006
Decreto 514 de 2006
Ley 489 de 1998
Ley 909 de 2004
Decreto 3622 de 2005
Decreto 1227 de 2005,
Artculo 106 - Gerencia Pblica
Circular No. 11 de 28 de 2005-DASCD-
Concepto Acuerdos Gestin
Ley 99 de 1993
Directiva 07 de 2005
Decreto 456 de 2008 - Plan de Gestin
Ambiental
Decreto Distrital 243 de 2009 Gestor
Ambiental
Resolucin 215 de 2010-Comit Tcnico Gestin
Ambiental de la Secretara General
Resolucin 083 de 2010 -Gestor Ambiental de la
Secretara General
11
Secretara General
Gestin
Documental
y Archivo
Desarrollo
Administrativo
Seguridad de
la Informacin
Gestin de
la Calidad
Control
Interno
Gestin
Ambiental
SATISFACCIN DE NECESIDADES
Y/O SOLUCIN DE PROBLEMAS
SISTEMA DE GESTIN
DE CALIDAD
SISTEMA DE CONTROL
INTERNO (MECI)
SISTEMA DE DESARROLLO
ADMINISTRATIVO
SISTEMA DE GESTIN
AMBIENTAL
Componentes
Sistema Integrado de Gestin
12
Equipos de trabajo
La responsabilidad del Sistema Integrado de Gestin est en cabeza del Secretario Gene-
ral, quien se apoya en el (la) Jefe de la Ofcina Asesora de Planeacin como Representante
de la Alta Direccin.

Mediante Resolucin No. 290 de septiembre 4 de 2009 se conformaron tres (3) equipos de
trabajo institucional: Equipo Directivo, Equipo Operativo y Equipo Evaluador, establecindo-
se sus roles y responsabilidades en el diseo, implementacin, evaluacin, mejora y soste-
nibilidad del Sistema Integrado de Gestin.
De acuerdo con el Artculo 8 de la Resolucin 290
de 2009, est conformado por los servidores p-
blicos del nivel Directivo de la Secretara Gene-
ral y el Jefe de la Ofcina Asesora de Planeacin.
El Equipo Directivo acta como Comit Directivo
del Sistema Integrado de Gestin, en el cual se
integra y fusiona el Comit de Coordinacin de
Control Interno, el Comit del Sistema de Ges-
tin de Calidad, el Comit de Coordinacin del
Plan Institucional de Gestin Ambiental, el Co-
mit de Seguridad de la Informacin y, el Comi-
t de Archivo, que fueron establecidos median-
te las Resoluciones No. 201 de 1994, 096 de
1998, 078 de 1999, 314 de 2005, 370 de 2005,
353 de 2007 y 410 de 2004, respectivamente.
El Equipo Evaluador est
conformado por el (la) Jefe
y los servidores pblicos de
la Ofcina de Control Interno.
Este equipo llevar a cabo la
evaluacin independiente y
objetiva del desarrollo, imple-
mentacin, mantenimiento y
mejoramiento continuo del
Sistema Integrado de Ges-
tin y se apoyar en los Audi-
tores de Calidad de la Secre-
tara General, cuando as lo
requiera.
El Equipo Operativo est con-
formado por representantes
de las distintas dependencias
y disciplinas acadmicas que
conforman la Secretara Ge-
neral y la Secretara Privada,
quienes sern delegados por
los responsables de proceso
por escrito, para atender lo
referente a los diferentes sis-
temas que se integran; estos
representantes se denomina-
ran Gestores del Sistema In-
tegrado de Gestin.
EqUIPO
DIRECTIVO
EqUIPO
EVALUADOR
EqUIPO
OPERAtIvO
13
Secretara General
14
15
Secretara General
Alta Direccin
Responsable del
Sistema Integrado de Gestin
Secretario(a) General
Representante de la Alta Direccin
Jefe Ofcina Asesora de Planeacin
16
Alta Direccin
El (la) Jefe de la Ofcina Asesora de Planeacin, como representante de la Alta Direccin para el desa-
rrollo e implementacin, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestin debe cumplir
con los siguientes roles y responsabilidades:
1. Ser el soporte principal del Secretario General para el impulso, construccin, consolidacin, mejo-
ramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestin.
2. Formular, orientar, dirigir y coordinar cada una de las etapas del proyecto de diseo, desarrollo,
implementacin, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestin de la Secretara
General atendiendo las normas aplicables a cada subsistema.
3. Asegurar que se establezcan, implanten y mantengan los procesos necesarios para la implemen-
tacin, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestin.
4. Someter a consideracin del Comit del Sistema Integrado de Gestin, para su aprobacin, pro-
puestas de diseo, desarrollo, implementacin, desempeo, mejora y sostenibilidad del Sistema
Integrado de Gestin.
5. Coordinar con los directivos o responsables de cada rea o proceso las actividades que requiere
realizar el Equipo Operativo de Gestores del Sistema Integrado de Gestin, en armona y colabo-
racin con los servidores de dichas reas.
6. Informar al Equipo Directivo sobre la planifcacin y avances del proyecto de diseo, desarrollo,
implementacin mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestin.
7. Coordinar y dirigir las actividades del Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestin.
8. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas
de los usuarios, destinatarios o benefciarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los
niveles de la entidad.
9. Representar a la Secretara General frente a organismos externos en los asuntos relativos al Sis-
tema Integrado de Gestin.
10. Convocar las reuniones del Comit del Sistema Integrado de Gestin, a travs de memorando y/o
correo electrnico.
11. Ejercer la Secretara Tcnica del Comit del Sistema Integrado de Gestin.
17
Secretara General
Fases
Sistema Integrado de Gestin
En la Secretara General se identifcaron las
siguientes etapas dentro de las cuales se
enmarcan las actividades mas importantes
para el Sistema Integrado de Gestin.
18
La Secretara General a travs del SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Lo Mejor de Mi para Todos,
encontr una forma efcaz y efciente para implementar las directrices del Gobierno Nacional en lo que se
refere a las nuevas herramientas de gestin.
Esta forma de desarrollar e implementar las herramientas de gestin ha generado mayor coordinacin y
menos desgaste para la Secretara General, porque se han aprovechado los recursos; por ejemplo, no se
constituyeron equipos de trabajo para cada sistema por aparte, sino que se trabaj con una sola estructura
organizativa.
Se ha logrado un cambio cultural en la Secretara General al pasar de procesos y procedimientos en papel a
un mayor control sobre la documentacin de la entidad, la cual se encuentra estandarizada, con control de
versiones y disponibles en la Intranet.
A travs de los eventos de sensibilizacin se ha logrado adems de una gran cobertura, una mayor apropiacin
de las herramientas de gestin que componen el Sistema Integrado de Gestin, contando con excelente
asistencia a cada evento, generando mayor compromiso en los servidores de la entidad quienes saben que
estas herramientas de gestin son el medio para cumplir con la misin propuesta y alcanzar nuestra visin de
Ser Modelo de Gestin Pblica Integral en Amrica Latina
Ventajas
19
Secretara General
Benefcios de Implementacin
Enfoque basado en procesos (Organizar o estandarizar los procesos o datos internos)
Permite la parametrizacin
Flujo efciente de la informacin:
- Entrada de informacin clasifcada
- Funcionalidad para interactuar con otras dependencias y procesos
- Proporciona herramientas para consulta
- Archivo confable de la informacin
- Fortalece el Autocontrol
Facilita que todas las actividades y recursos de la organizacin estn dirigidos al cumplimiento de la poltica
y objetivos de calidad
Defne y aplica medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir desviaciones
Mejora el servicio y atencin al usuario, destinatario o benefciario
Mejora la rentabilidad de la entidad en cuanto a la administracin de sus dependencias
Garantiza la estructura para el control a la estrategia, a la gestin y a la evaluacin.
Evita la duplicidad de acciones y desgaste administrativo
Permite unifcar criterios
20
Herramienta de gestin sistemtica
y transparente que permite dirigir y
evaluar el desempeo institucional,
en trminos de calidad y satisfac-
cin social en la prestacin de los
servicios a cargo de las entidades.
Est enmarcado en los planes es-
tratgicos y de desarrollo de tales
entidades.
Sistema Gestin de la Calidad
21
Secretara General
Qu es calidad?
Qu es un requisito?
Qu es un cliente?
Qu es certificado?
Grado en el que un conjunto de caractersticas inhe-
rentes cumple con los requisitos.
Necesidad o expectativa establecida, general-
mente implcita u obligatoria.
Los requisitos son de 4 clases:
Cliente
Legales
Implcitos
Organizacionales
Organizacin, entidad o persona que recibe un
producto y/o servicio.
NOTA: Para efectos de esta norma, y de con-
formidad con la Ley 872 de 2003, el trmino
cliente incluye a los destinatarios, usuarios o
benefciarios.
El Decreto Nacional 2269 de 1993 Por el cual se orga-
niza el sistema nacional de normalizacin, certifcacin y
metrologa, en su artculo 2, literal k), defne la certifca-
cin como el procedimiento mediante el cual una tercera
parte da constancia por escrito o por medio de un sello de
conformidad de que un producto, un proceso o un servicio
cumple los requisitos especifcados en el reglamento
22
Modelo de Sistema de Gestin
de Calidad basado en procesos.
(Entradas y Salidas)
23
Secretara General
Poltica de Calidad
La Secretara General declara que su gestin est dirigida:
1. Al acercamiento de la Administracin Distrital al ciudadano.
2. Al liderazgo de la Gestin Jurdica Distrital.
3. Al liderazgo de la Gestin Disciplinaria Interna en el Distrito.
4. A la promocin del Desarrollo Institucional Distrital.
5. La conservacin de la memoria Institucional del Distrito Capital.
6. Al Fortalecimiento de las Relaciones Internacionales de Bogot D.C.
Consideramos que la calidad es uno de los aspectos claves para mantener nuestro li-
derazgo en el Distrito Capital. Atendiendo a este compromiso establecemos la siguiente
Poltica de Calidad:
El Ciudadano es nuestra razn de ser.
El respeto a las normas y el cumplimiento del Estado Social de Derecho son reconoci-
dos como una expresin de calidad.
Dirigiremos nuestro esfuerzo a la mejora continua de nuestro Sistema de Gestin de
Calidad con el fn de lograr una funcin pblica efectiva, humana y moderna.
La Alta Direccin asignar los recursos necesarios para alcanzar los objetivos de calidad.
La implementacin del Sistema de Gestin de Calidad es una herramienta importante
en la realizacin de esta poltica y est basada en la norma NTCGP 1000:2009 e ISO
9001:2008.
Organizacin enfocada al cliente
Liderazgo
Participacin activa de los servidores
Enfoque basado en los procesos
Enfoque del sistema para la gestin
Mejora continua
Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones
Relaciones mutuamente benefciosas con los proveedores de bienes o servicios
Coordinacin, cooperacin y articulacin
Transparencia
Principios de Calidad
24
ISO designa un conjunto de normas sobre calidad y gestin continua de calidad,
establecidas por la Organizacin Internacional para la Estandarizacin (ISO). Se
pueden aplicar en cualquier tipo de organizacin o actividad orientada a la produc-
cin de bienes o servicios. Las normas recogen tanto el contenido mnimo como las
guas y herramientas especfcas de implantacin, como los mtodos de auditora.
El ISO especifca la manera en que una organizacin opera, sus estndares de
calidad, tiempos de entrega y niveles de servicio. Existen ms de 20 elementos en
los estndares de este ISO que se relacionan con la manera en que los sistemas
operan.
Su implantacin, aunque supone un duro trabajo, ofrece numerosas ventajas para
las organizaciones, entre las que se cuentan con:
Estandarizar las actividades del personal que labora dentro de la organizacin
por medio de la documentacin
Incrementar la satisfaccin del cliente
Medir y monitorear el desempeo de los procesos
Disminuir re-procesos
Incrementar la efcacia y/o efciencia de la organizacin en el logro de sus obje-
tivos
Mejorar continuamente en los procesos, productos, efcacia, etc.
Reducir las incidencias de produccin o prestacin de servicios
La Secretara General certifc sus
procesos bajo las Normas NtCGP
1000:2009 e ISO 9001:2008.
ISO
25
Secretara General
NTCGP: Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica, 1000 el nmero que le correspondi y
2009 el ao de la ltima actualizacin.
En esta Norma se establecen las generalidades y los requisitos mnimos para establecer,
documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestin de la Calidad.
A quien va dirigida?
A todas las entidades del poder pblico y otras entidades prestadoras de servicios.
Cul es el propsito
de la norma NtCGP 1000:2009?
Mejorar el desempeo de las entidades y su capacidad de proporcionar productos
y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes.
NtCGP 1000: 2009
26
Nuestros procesos
PROCESOS
DE EVALUACIN
QU ES
UN PROCESO?
PROCESOS
MISIONALES
PROCESOS
ESTRATGICOS
PROCESOS
DE APOYO
Incluyen aquellos procesos necesarios
para medir y recopilar datos destinados a
realizar el anlisis del desempeo y la me-
jora de la efcacia y la efciencia.
Conjunto de actividades mutuamente re-
lacionadas o que interactan para generar
valor y las cuales transforman elementos
de entrada en resultados.
O de realizacin del producto o de la
prestacin del servicio: incluyen todos
los procesos que proporcionan el resultado
previsto por la entidad en el cumplimiento
de su objeto social o razn de ser.
Incluyen procesos relativos al estableci-
miento de estrategias, fjacin de objetivos,
provisin de comunicacin, aseguramiento
de la disponibilidad de recursos necesarios
y revisiones por la direccin.
Incluyen todos aquellos procesos para la
provisin de los recursos que son necesa-
rios en los procesos estratgicos, misiona-
les y de medicin, anlisis y mejora.
27
Secretara General
qu es un Mapa de Procesos?
Es un diagrama que permite ver la interaccin de los proce-
sos de la entidad (estratgicos, misionales, operativos o de
apoyo y de control).
El mapa de procesos ofrece una visin general del Sistema
Integrado de Gestin. En el se representan los procesos que
componen el sistema as como sus relaciones principales.
Dichas relaciones o interacciones se indican mediante fe-
chas que representan los fujos de informacin.
El mapa de procesos de la Secretara General de la Alcalda
Mayor de Bogot se puede consultar en la Intranet y en la
Web de la entidad www.bogota.gov.co - Secretara General
link Sistema Integrado de Gestin.
28
Determinar los atributos o caractersticas peculiares de alguien
o de algo, de modo que claramente se distinga de los dems.
Caracterizacin de proceso: Documento en el cual se deter-
minan las caractersticas o atributos de un proceso. (Objetivo,
alcance, proveedores, entradas, actividades claves PHVA, sa-
lidas, clientes, recursos, indicadores, riesgos, impactos am-
bientales, recurso, documentos asociados al proceso)
Caracterizar
Caracterizacin
de proceso
Qu es la Caracterizacin?
I
29
Secretara General
Efectividad
Eficacia
Eficiencia
Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los
resultados planifcados, como en el manejo de los recursos
utilizados y disponibles.
Para el seguimiento y medicin de los procesos se pueden emplear mtodos como indicadores,
encuestas, seguimiento al avance de los proyectos y cronogramas entre otros.
En la Secretara General los indicadores de los procesos se pueden consultar en la Intranet, en las
caracterizaciones de los procesos.
Grado en el que se realizan las actividades planifcadas y
se alcanzan los resultados planifcados.
Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos
utilizados.
Cmo medir los procesos?
30
Nuestros Documentos
Qu es un documento?
De acuerdo a la NTCGP 1000:2009 es informacin y su medio de soporte,
el cual puede ser papel, magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestra
patrn o una combinacin de stos.
Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especifcaciones y
registros, se denominan documentacin.
Cules son los documentos requeridos por la Norma NTCGP 1000:2009?
Control de documentos
Control de registros
Auditorias
Acciones Correctivas
Acciones preventivas
Control de producto no conforme
La documentacin del Sistema de Gestin de Calidad debe incluir (Requisito
4.2.1 NTCGP 1000.2009):
La poltica y objetivos de calidad.
El manual de calidad.
Los procedimientos y registros que pide la Norma NTCGP 1000:2009.
Y todos aquellos requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus
funciones.
31
Secretara General
Qu tipos de documentos
tenemos?
P
i
r

m
i
d
e

D
o
c
u
m
e
n
t
a
l
32
Documento que describe y especifca el Sistema de Gestin
de la Calidad de una entidad. (Numeral 3.35 de la Norma
NTCGP 1000:2009)
Este debe incluir:
a) El alcance del Sistema de Gestin de la Calidad, inclui-
dos los detalles y la justifcacin de cualquier exclusin.
b) Los procedimientos documentados establecidos para el
Sistema de Gestin de la Calidad, o referencia a los mis-
mos, y
c) Una descripcin de la interaccin entre los procesos del
Sistema de Gestin de la Calidad.
Qu es un Manual de Calidad?
33
Secretara General
Procedimientos bsicos
de la Norma NtCGP 1000:2009
Elaboracin de
documentos
2210111-PR-001
Control de documentos
2210111-PR-002
Control de registros
2210111-PR-003
Establecer las pautas para normalizar la presentacin (plan-
tilla) de los documentos y la codifcacin de los mismos de-
sarrollados dentro del Sistema Integrado de Gestin en la
Secretaria General, para asegurar que se presentan de una
forma estndar y son identifcados fcilmente.
Establece los parmetros que se deben aplicar para la ela-
boracin, modifcacin o anulacin de los documentos del
Sistema Integrado de Gestin de la Secretara General de la
Alcalda Mayor de Bogot, con el fn de ejercer control.
Establece los parmetros que se deben aplicar para la elaboracin, modifcacin o
anulacin de los documentos del Sistema Integrado PROCEDIMIENTOS BSICOS
ESTABLECIDOS POR LA ENTIDAD DE ACUERDO A LOS REQUISITOS DE LA
NORMA NTCGP 1000:2009.
Procedimiento que defne las pautas para la administracin
de los registros del Sistema Integrado de Gestin, con el fn
de garantizar la disposicin, conservacin y legalidad de los
mismos como evidencia de la conformidad con los requisitos
y de la operacin efcaz del Sistema Integrado de Gestin.
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Qu es un registro?
Cmo almacenamos
los registros?
Documento que presenta resultados obtenidos o propor-
ciona evidencia de actividades ejecutadas.
Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para docu-
mentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de ve-
rifcaciones acciones preventivas y acciones correctivas.
En general los registros no se pueden modifcar.
Los fsicos en estantes o carpetas ubicados en nuestros
archivos de gestin, en el archivo central o en el archivo
histrico.
Los magnticos defniendo rutas, carpetas o en backup.
As podemos recuperarlos fcilmente.
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Secretara General
Procedimiento en donde se establecen las acciones para la identifcacin,
documentacin, control, clasifcacin y disposicin del Producto y/o Servi-
cio No Conforme y las No Conformidades para evitar que sea entregado al
usuario o destinatario sin el cumplimiento de los requisitos especifcados.
PRODUCtO Y/O SERvICIO: Resultado de un proceso o un conjunto de
procesos.
NOTA: En esta Norma, el trmino producto y/o servicio se aplica nica-
mente a:
a) El producto y/o servicio destinado a un cliente o solicitado por l, y
b) Cualquier resultado previsto de los procesos de realizacin del produc-
to o prestacin del servicio.
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita
u obligatoria.
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
CORRECCIN: Accin tomada para eliminar una no conformidad detec-
tada.
NOTA 1: Una correccin puede realizarse junto con una accin correctiva.
NOTA 2: Una correccin puede ser, por ejemplo, un reproceso o una re
clasifcacin.
Control de Producto y/o Servicio
No Conforme 2210111-PR-004
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Procedimiento que establece mecanismos para determinar las causas de las No Con-
formidades reales o potenciales y determinar e implementar acciones correctivas o pre-
ventivas, as como registrar los resultados y revisar la efcacia de las acciones tomadas
para mitigar o eliminar el(los) problema(s) causado(s) o riesgos evidenciados.
ACCIN PREvENtIvA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de
una no conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable.
NOTA 1: Puede haber ms de una causa para una no conformidad potencial.
NOTA 2: La accin preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la
accin correctiva se toma para evitar que vuelva a producirse.
ACCIN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de
una no conformidad detectada u otra situacin no deseable.
NOTA 1: Puede haber ms de una causa para una no conformidad.
NOTA 2: La accin correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras
que la accin preventiva se toma para prevenir que algo suceda.
NOtA 3: Existe diferencia entre correccin y accin correctiva.
MEJORA CONTINUA: Accin permanente realizada, con el fn de aumentar la capaci-
dad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo.
PLANIFICAR
Establecer objetivos
y procesos necesa-
rios para conseguir
resultados de acuer-
do con los requisitos
del cliente y las pol-
ticas de la Secretara
General
VERIFICAR
Realizar el siguimien-
to y la medicin de
los procesos y pro-
ductos respecto a las
polticas, objetivos y
los requisitos para el
producto e informar
sobre resultados.
HACER
Implementar
los procesos.
ACTUAR
Tomar acciones para
mejorar continua-
mente el desempeo
de los procesos.
Acciones Correctivas, Preventivas
y de Mejora 2210111-PR-005
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Secretara General
Auditora
Procedimiento de Auditoras 2210112-PR-006
Proporciona una orientacin y metodologa para realizar las auditoras internas con el fn de
verifcar si el Sistema Integrado de Gestin se ha implementado adecuadamente, se mantiene
actualizado y est conforme con las disposiciones establecidas (polticas, administrativas y
legales entre otras) para asegurar el control del cumplimiento de las actividades al interior de
la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot.
Auditora Interna
Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse
de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestin de la Calidad
con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera efcaz,
efciente y efectiva.
Qu es una Auditora?
Es el proceso para verifcar el cumplimiento de los requisitos de nuestro Sistema de Gestin.
Qu son las evidencias de Auditora?
La informacin que demuestra que estamos cumpliendo con los requisitos.
En dnde encontramos los requisitos de nuestro Sistema de Gestin de la Calidad?
Los encontramos en la Norma NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, en las polticas,
procedimientos y dems documentos internos.
Qu es el informe de Auditora?
Es un documento que se emite al trmino de la Auditora y que describe las fortalezas, las
oportunidades de mejora y las no conformidades del proceso auditado.
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Es el Modelo Estndar de Control Interno que
permite el diseo, desarrollo y operacin del
Sistema de Control Interno en las entidades del
Estado.
MECI 1000:2005
MECI
Normatividad
Se establece para las entidades pblicas, proporciona una estructura
para el control a la estratgia, la gestin y la evaluacin de las mismas,
cuyo prposito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos ins-
titucionales y la contribucin de estos a los fnes esenciales del Estado.
Este modelo se ha formulado con el prposito de mejorar el desempeo
institucional mediante el fortalecimiento del control.
Es importante resaltar que es una herramienta de mejoramiento organi-
zacional, con visin transversal a la entidad, en la cual participan todos
los servidores.
Ley 87 de 1993
Decreto 1599 de 2005
Circular 003 - 2005 - DAFF
Circular conjunta Secretara General y Veedura Distrital 018
MECI 1000:2005
Resolucin 041 de 2006, adopcin del MECI
Manual de implementacin del MECI
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Secretara General
Estructura del Modelo Estndar de
Control Interno MECI 1000:2005
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Conjunto de planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de
verifcacin y evaluacin adoptados por una entidad, con el fn de procurar que todas
las actividades, operaciones y actuaciones, as como la administracin de la infor-
macin y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas vigentes dentro de las
polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas u objetivos previstos.
AUTOCONTROL
Es la capacidad que ostenta cada servidor pblico para controlar su tra-
bajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cum-
plimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su funcin,
de tal manera que la ejecucin de los procesos, actividades y/o tareas
bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios
establecidos en la Constitucin Poltica.
AUTOREGULACIN
Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al in-
terior de las entidades, los mtodos y procedimientos establecidos en la
normatividad, que permitan el desarrollo e implementacin del Sistema
de Control Interno, bajo un entorno de integridad, efciencia y transparen-
cia en la actuacin pblica.
AUTOGESTIN
Es la capacidad institucional de toda entidad pblica para interpretar,
coordinar y evaluar de manera efectiva, efciente y efcaz la funcin ad-
ministrativa que le ha sido asignada por la Constitucin, la Ley y sus
reglamentos.
Control Interno
Principios:
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Secretara General
Normograma
Herramienta de consulta que consolida la base legal aplicable a
la entidad, desde cada uno de los procesos.
C = Constitucin Poltica de Colombia
El normograma se puede consultar
ingresando a cada proceso en el Sis-
tema de Gestin de Calidad desde la
INTRANET y la pgna WEB: www.
bogota.gov.co/secretariageneral/sis-
temaintegradodegestion
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Parte del sistema de gestin global, basado en un enfoque hacia los riesgos
globales de un negocio, cuyo fn es establecer, implementar, operar, hacer
seguimiento, revisar, mantener y mejorar la seguridad de la informacin.
Numeral 3.14 Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO/IEC 27001
En la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot., existe el pro-
ceso Gestin de la Seguridad de la Informacin y Recursos Tecnolgicos
2213200-PO-036 con sus respectivos procedimientos, que pueden ser
consultados en la Intranet.
Informacin: Es un activo que, como otros activos importantes del nego-
cio, es esencial para las actividades de la organizacin y, en consecuencia,
necesita una proteccin adecuada.
Seguridad de la Informacin: Es la proteccin de la informacin contra
una gran variedad de amenazas con el fn de asegurar la continuidad del
negocio, minimizar el riesgo y maximizar el retorno de inversiones y opor-
tunidades de negocio. Adicionalmente, se defne como la preservacin de
la confdencialidad, integridad y disponibilidad de la informacin, adems,
otras propiedades tales como autenticidad, responsabilidad, no-repudio y
confabilidad pueden estar involucradas.
Sistema de Gestin de la Seguridad
de la Informacin.
Conceptos Importantes
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Secretara General
Confdencialidad: Proteccin para que el activo de informacin sea accesible
solamente por aquellas personas autorizadas para ello.
Integridad: Proteccin de la exactitud y estado completo de la informacin
y sus mtodos de procesamiento.
Disponibilidad: Garantizar que los usuarios autorizados tengan acceso a
los activos de informacin cada vez que lo requieran.
Activo de Informacin: Recurso de informacin que tiene valor para la enti-
dad.
Informacin Primaria: Elemento de control conformado por el conjunto de
datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la
organizacin est en permanente contacto, as como las variables que no
estn en relacin directa con la entidad pero afectan su desempeo.
Informacin Secundaria: Elemento de control conformado por el conjunto
de datos que se originan o procesan al interior de la entidad pblica prove-
nientes del ejercicio de su funcin. Se obtiene de los diferente sistemas de
informacin que soportan la gestin de la entidad pblica
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Norma Tcnica Colombiana NTC ISO/IEC 27001
Acuerdo 057 de 2002. Por el cual se dictan disposiciones generales para la
implementacin del Sistema Distrital de Informacin - SDI-, se organiza la
Comisin Distrital de Sistemas, y se dictan otras disposiciones.
Directiva 05 de 2005. Polticas Generales de Tecnologas de Informacin y
Comunicaciones aplicables a las entidades del Distrito Capital.
Directiva 042 de 2007. Mediante la cual se adoptan las polticas de seguri-
dad de los activos de informacin para la Secretara General de la Alcalda
Mayor de Bogot D.C.
Resolucin 305 de 2008. Por la cual se expiden polticas pblicas para las
entidades, organismos y rganos de control del Distrito Capital, en materia
de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones respecto a la planea-
cin, seguridad, democratizacin, calidad, racionalizacin del gasto, conec-
tividad, infraestructura de Datos Espaciales y Software Libre
Resolucin 226 de 2010. Por la cual se crea el Comit Tcnico de Seguri-
dad de la Informacin CTSI- de la Secretara General de la Alcalda Mayor
de Bogot D. C.
Normatividad
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Secretara General
Conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el fujo de
documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de
informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indef-
nida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionaliza-
cin y economa.
La Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot., cuenta en la Intra-
net con el proceso Gestin Documental Interna 2211600-PO-027 y sus
respectivos procedimientos.
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y so-
porte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad
pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando
aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o ins-
titucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la
gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
COMIT DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta Direccin, responsable de
cumplir y hacer cumplir las polticas archivsticas, defnir los programas de
gestin de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos
administrativos y tcnicos de los archivos.
Sistema de Gestin Documental y Archivo
Conceptos para tener en cuenta
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GESTION DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades administrativas y
tcnicas, tendientes al efciente, efcaz y efectivo manejo y organizacin
de la documentacin producida y recibida por una entidad desde su origen
hasta su destino fnal, con el objeto de facilitar su consulta, conservacin y
utilizacin.
IMPLEMENtAR NORMAS DE GEStIN DOCUMENtAL: Proceso me-
diante el cual las entidades Distritales adoptan las polticas y reglas for-
muladas por el Archivo de Bogot, para la gestin de los documentos que
produce cada entidad en desarrollo de los procesos, procedimientos y acti-
vidades que le son propias.
NORMALIZACIN ARCHIVSTICA.
Actividad colectiva encaminada a unifcar criterios en la aplicacin de la
prctica archivstica.
SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIN DOCUMENTAL INTEGRAL Y
ARCHIVOS SIGA.
Conjunto de elementos y procesos archivsticos articulados entre s, con el
objetivo de posibilitar la normalizacin y la interaccin con otros subsiste-
mas internos de la entidad, como lo son calidad, ambiental, administrativo
y MECI.
Normatividad
47
Secretara General
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL (TRD).
Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales
se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los do-
cumentos.
LEY 594 DE JULIO 14 DE 2000.
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos
ACUERDO 060 DE 2001 DEL ARCHIvO GENERAL DE LA NACIN.
Por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunica-
ciones ofciales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen fun-
ciones pblicas.
RESOLUCIN 410 DE 2004 DE LA SECREtARA GENERAL.
Por la cual se conforma el Comit de Archivo de la Secretara General de
la Alcalda Mayor de Bogot.
DECREtO 514 DE DICIEMBRE 20 DE 2006.
Por el cual se establece que toda entidad pblica a nivel distrital debe tener
un Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos (SIGA) como
parte del Sistema de Informacin Administrativa del Sector Pblico.
DECREtO DIStRItAL N 267 JUNIO 26 DE 2007.
Por el cual se adopta la estructura organizacional de la Secretara General
de la Alcalda Mayor de Bogot D.C. y se dictan otras disposiciones. Artculo
17. Funciones de la Subdireccin de Gestin Documental.
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Sistema de Gestin Ambiental
El Sistema de Gestin Ambiental de la Secretara General de la Alcal-
da Mayor de Bogot, es la herramienta de gestin institucional, que
permite la puesta en marcha de los principios ambientales universales
y contenidos en orientaciones, polticas y regulaciones para alcanzar
los propsitos y metas, de forma efcaz, coadyuvar al fortalecimiento de
la cultura organizacional, contribuir a la gestin pblica y al desarrollo
sostenible de la ciudad.
Componentes
Polticas, Directrices y Circulares
de carcter ambiental
Normas
Espacios de participacin
Recursos
Plan Institucional de Gestin Am-
biental PIGA-.
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Secretara General
Base normativa
ACUERDO DIStRItAL No. 114 DE 2003 DEL CONCEJO DIStRItAL DE
BOGOT, D.C.: Por el cual se impulsa en las entidades distritales, el
aprovechamiento efciente de residuos slidos.
DIRECtIvA No. 007 DE 2005: del Secretario General de la Alcalda Mayor
de Bogot, D.C., en donde se sealan directrices para conservar el medio
ambiente en la entidad.
DECREtO DIStRItAL No. 456 DE 2008: Por el cual se reforma el Plan de
Gestin Ambiental del Distrito Capital, se regula acerca del Plan Institucio-
nal de Gestin Ambiental y se dictan otras disposiciones.
DECREtO DIStRItAL No. 243 DE 2009: Por medio del cual se designa la
fgura de Gestor Ambiental en Entidades Distritales.
RESOLUCIN No. 290 DE 2009: Por medio de la cual se reorganiz el Sis-
tema Integrado de Gestin de la Secretara General de la Alcalda Mayor.
RESOLUCIN No. 083 DE 2010: Por medio del cual se designa el Gestor Am-
biental de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot Distrito Capital.
RESOLUCIN 215 DE 2010: Por medio de la cual se crea el Comit Tc-
nico del Sistema de Gestin Ambiental de la Secretara General de la Alcal-
da Mayor de Bogot Distrito Capital.
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Sistema de Desarrollo Administrativo
Conjunto de polticas, estrategias, metodolo-
gas, tcnicas y mecanismos de carcter ad-
ministrativo y organizacional para la gestin
y manejo de los recursos humanos, tcnicos,
materiales, fsicos, y fnancieros de las entida-
des de la Administracin Pblica, orientado a
fortalecer la capacidad administrativa y el des-
empeo institucional.
Ley 489 de 1998
Objeto de la Ley Regular el ejercicio de la
funcin administrativa, determinar la estruc-
tura y defnir los principios y reglas bsicas
de la organizacin y funcionamiento de la
administracin pblica.
Ley 909 de 2004
Decreto 3622 de 2005
Qu es?
Cules son
sus normas?
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Secretara General
Cules son sus
componentes?
1. Polticas de Desarrollo
Administrativo
2. Plan Nacional de
formacin y capacitacin
1. Desarrollo del talento humano estatal.
2. Gestin de la calidad
3. Democratizacin de la Administracin
Pblica
4. Moralizacin y transparencia en la
Administracin Pblica
5. Rediseos organizacionales
Conjunto de lineamientos y
prioridades para elaboracin
de programas de formacin
y capacitacin
FUNDAMENTOS DEL SISTEMA
DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO