Guía de Adiestramiento Ppto Formulación Nueva Presentación 24092004

MODULO PRESUPUESTO
GUIA DE ADIESTRAMIENTO MODULO PRESUPUESTO FORMULACION
KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.

Gua de Adiestramiento 16/10/13 V 2.0.0 Copyright 1996-2004 RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS - http://www.kentron.com.ve
MODULO PRESUPUESTO
TABLA DE CONTENIDO
INDICE
INTRODUCCIN AL MDULO PRESUPUESTO..................................................................................................................3 CONCEPTOS.................................................................................................................................................................................3 OPCIONES DEL MDULO........................................................................................................................................................4 GRFICO CONTROL DE GESTIN DEL MDULO...........................................................................................................5 CAPITULO I FORMULACION..................................................................................................................................................6 CARGA DE LA FORMULACIN ......................................................................................................................................................7 SECUENCIA PARA EL REGISTRO DE LA FORMULACIN DEL PRESUPUESTO..................................................................................7 # 1. APERTURA DEL EJERCICIO FASE I .....................................................................................................................................7 # 2. ASIGNACIN DE RECURSOS FASE II.................................................................................................................................16 # 4. EMISIN DEL PRESUPUESTO FORMULADO FASE III.........................................................................................................20 # 5. CIERRE DEL PRESUPUESTO FORMULADO FASE IV...........................................................................................................21

Gua de Adiestramiento Presupuesto Formulacin 16/10/13 V 2.0.0 Copyright 1996-2004 RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS - http://www.kentron.com.ve
MODULO PRESUPUESTO
INTRODUCCIN AL MODULO
INTRODUCCIN AL MDULO PRESUPUESTO

Este mdulo cumple con la funcin de sealar los pasos y acciones para realizar la formulacin del presupuesto y el control de su ejecucin. En la formulacin del presupuesto el usuario podr establecer los programas, partidas o cuentas presupuestarias, centros de costos y acciones Internas, y realizar la distribucin del presupuesto de gastos aprobados para el Organismo.
CONCEPTOS
Cdigo Programtico: Se refiere a una estructura que responde a qu se va hacer? Y esta compuesta por: Sector Programa Subprograma Proyecto Actividad u Obra XX XXX XX XX XX
El Sector, es usado solamente en los casos de las Gobernaciones y entes regionales. Cuentas Presupuestarias: Es la identificacin del recurso por origen y del gasto por objeto, las cuentas vienen identificando el Grupo la Partida, Genrica, Especifica y Sub - especifica. Las partidas presupuestarias son el centro de control del sistema de informacin de presupuesto y las transacciones pertinentes. Acciones Internas: Las acciones internas son un medio de control del presupuesto particular del sistema Kerux, el cual permite recoger el gasto asociado a un proyecto o meta particular (para que se har el gasto), cada accin interna esta relacionada con un Cdigo de Programa y recoge los recursos asociados a una meta dentro del cdigo programtico del Organismo o de la Institucin. Centro de Costos: Se refiere a las unidades o Departamentos que estn presente en el organismo, y representan los responsables del gasto (quin lo ejecuta), si lo referimos al organigrama funcional, podramos decir que los centros de costos seran los cuadros del organigrama:

MODULO PRESUPUESTO
Formulacin: a travs de este mdulo podremos cargar la formulacin del presupuesto de Gasto, que no es ms que la planificacin de un conjunto de tareas, proyectos o actividades que deben ser llevadas a travs de las partidas presupuestarias. Modificaciones Presupuestarias: Son los instrumentos legales, y a travs de ellos se hacen las alteraciones al presupuesto, estas alteraciones bien podran ser para realizar aumentos, rebajas o simplemente realizar traspasos entre partidas.
OPCIONES DEL MDULO

Para la formulacin y ejecucin del presupuesto el men principal del mdulo Presupuesto, ofrece al usuario las siguientes opciones: TABLAS: esta opcin permite crear beneficiarios, unidades ejecutoras, cdigos programticos, acciones internas, cuentas presupuestarias, centros de costos y compromisos, que sern empleados para el registro de informacin en el sistema. PRESUPUESTO: esta opcin permite al usuario cargar la formulacin presupuestaria (Programas Centros Costo Acciones Internas), modificacin al presupuesto en formulacin. DOCUMENTOS: mediante el uso de esta opcin se podr recibir, verificar, codificar, reasignar y reversar los documentos, mediante los cuales se ejecuta el presupuesto. CONSULTAS: a travs de esta opcin el usuario podr realizar todas las consultas relacionadas a la formulacin y ejecucin del presupuesto. PROCESOS: mediante esta opcin el usuario podr generar reservas, generar compromisos, etc. REPORTES: a travs de esta opcin el usuario podr emitir reportes de la formulacin, ejecucin, entre otros.

MODULO PRESUPUESTO
GRFICO CONTROL DE GESTIN DEL MDULO
O r g a n is m o
P. 01
P. 02
S P . 0 1 -0 1
S P 0 1 -0 2
S P 0 2 -0 1
A c t. 0 1 -0 1 -0 0 -0 1
A c t .0 1 - 0 2 - 0 0 - 0 1
A c t. 0 1 -0 2 -0 0 -0 2
P y 0 2 -0 1 -0 1
O b ra 0 2 -0 1 -0 1 -0 1
xxxx Bs.
xxxx Bs.
xxxx Bs.
xxxx Bs. xxxx Bs. xxxx Bs.
xxxx Bs.
xxxx Bs.
xxxx Bs. xxxx Bs.
xxxx Bs.
xxxx Bs.
xxxx Bs.
xxxx Bs.
xxxx Bs.

MODULO PRESUPUESTO
CAPITULO I FORMULACION

MODULO PRESUPUESTO
CARGA
DE LA
FORMULACIN
A continuacin se indica un ejercicio, el cual usted realizara paso a paso, con el fin de cargar una formulacin, hasta dejar el presupuesto para su ejecucin. No debe prestar atencin por el tipo de informacin, ya que los datos del ejercicio son nicamente con fines de prueba y posiblemente no tienen ninguna relacin con los manejados por usted. Lo importante es entender el proceso. La formulacin la vamos a Dividir en 5 fases.
SECUENCIA
PARA EL
REGISTRO
DE LA
FORMULACIN
DEL
PRESUPUESTO
A continuacin se presenta la estructura que se debe seguir para el registro de la formulacin del presupuesto: Niveles de Cuentas Presupuestarias. Niveles de Centros de Costos. Apertura del Presupuesto para el ao a formular. Niveles de Cdigos Programticos. Niveles de Acciones Internas. Niveles de Cdigos de Clasificacin de Accin Interna (No es obligatorio).
# 1. APERTURA
DEL
EJERCICIO FASE I
Para dar inicio al proceso de formulacin lo primero que se debe hacer, es dar apertura al ejercicio que se va a formular. Para dar apertura al ejercicio debemos asegurarnos de haber definido previamente las estructuras de los cdigos de las cuentas presupuestarias y de los centros de costo. El nmero de periodos indica cuantos meses tiene el ejercicio presupuestario, en los casos donde el ejercicio es de Enero a Diciembre el nmero de periodos son 12. Los niveles de formulacin van a establecer el detalle mximo, de control para las cuentas presupuestarias y centros de costos. En el caso de las cuentas los niveles son: Nivel 1 Grupo. Nivel 2 Partida. Nivel 3 Genrica. Nivel 4 Especifica. Nivel 5 Subespecifica.
Si deseamos formular a nivel Subespecifico, entonces colocamos 5 como nivel de Formulacin.

MODULO PRESUPUESTO
En el caso de los centros de costos ocurre lo mismo, con la diferencia que los centros de costos se controla por unidades o departamentos, en otras palabras es la profundidad hasta donde se desea llevar el control.
10000
10000
10100
10100
10200
10200
10300
10300
Nivel 2
10201
10201
10202
10202
Nivel 3
A continuacin ejecute los siguientes pasos a) Seleccione del men principal las opciones Presupuesto I Ejercicio Presupuestario y se desplegar una pantalla similar a esta:
b) Registre el prximo ao para formularlo. c) En Periodos de formulacin, en Distribuir seleccione del men desplegable la opcin MENSUAL.
MODULO PRESUPUESTO
d) En el campo nmero de perodos registre 12. e) En el campo Nivel Centro de Costos registre 3. f) Presione [OK] y de esta manera se da como abierto el proceso de formulacin.
A continuacin cargue las siguientes tablas: Cuentas Presupuestarias a) En el men del mdulo de Presupuesto seleccione las opciones Tablas I Cuentas presupuestarias. El sistema presentar la siguiente pantalla:
b) Presione el botn [Insertar] para crear un nuevo registro c) Ingrese el cdigo 499000000. d) Ingrese el Nivel 2. e) Ingrese el Nombre del Nivel OTRAS RECTIFICACIONES. f) Marque indicador del Tipo de Cuenta D Detalle. g) Seleccione el Tipo de gasto CORRIENTE. h) Presione F9 y seleccione la Cta. Contable Equivalente 498010100. i) j) Marque el indicador Rep? Presione el botn [OK].
Unidades Ejecutoras

MODULO PRESUPUESTO
a) En el men del mdulo de Presupuesto seleccione las opciones Tablas I Unidades Ejecutoras. El sistema presentar la siguiente pantalla:
b) Presione el botn [Insertar] para crear un nuevo registro c) Ingrese el cdigo 02. d) Ingrese el Nombre ejecutora Administradora Central. e) Marque el indicador Und. Adm? Cent? f) Presione F9 y seleccione cdigo correspondiente a la Ubicacin g. g) Presione F9 y seleccione el Responsable. h) Registre el Cargo del responsable. i) Presione el botn [OK].

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MODULO PRESUPUESTO
Centros de Costos
a) Ahora debe ingresar los Centros de Costos, si tiene alguna duda, recuerde que puede revisar el concepto sobre Centros de Costos indicado al inicio de la gua. Para ello seleccione desde el men principal la opcin Tablas I Centros de Costos. En la pantalla Centros de Costos note que hay una estructura en el cdigo, el cual indica la relacin jerrquica entre ellos.
k) Presione el botn [Insertar]. l) Ingrese el cdigo 20000. m) Ingrese el Nivel 1. n) Ingrese el Nombre KENTRON. o) Marque Tipo T (ttulo). p) Presione la tecla F9 y seleccione el cdigo de la unidad ejecutora 03 ADMINISTRACIN CENTRAL. q) Presione el botn [OK]. Se deben incluir todos los centros de costos, aun cuando en la formulacin del presupuesto no participen en su totalidad inicialmente, sin embargo pudieran asignarles recursos a travs de modificaciones presupuestarias.

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MODULO PRESUPUESTO
Cdigos Programticos
a) Ahora se deben cargar las tablas, con la informacin que corresponde al ao a formular. Para ello seleccione desde el men principal la opcin Tablas I Cdigos Programticos. Se presentar la siguiente pantalla:
b) Seleccione el ao a formular en el campo Ejercicio Presupuestario 2003. c) Presione el botn [Insertar]. d) Ingrese el cdigo programtico 020000000. e) Ingrese el Nivel 1. f) Ingrese el Nombre KENTRON. g) Marque Tipo T. h) Por ser una cuenta tipo ttulo no posee Unidad Ejecutora, de lo contrario s debe presionar la tecla F9 y seleccionar el cdigo de la unidad ejecutora correspondiente. i) Presione el botn [OK] para guardar los cambios.

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MODULO PRESUPUESTO
Clasificacin por Accin Interna (No es obligatoria) a) Desde el men del mdulo Presupuesto acceder a la opciones Tablas I Clasificacin de Acciones Internas. Se presentar la siguiente pantalla:
b) Presione el botn [Insertar] para crear un nuevo registro. c) En el campo Clasificacin registre el cdigo 10000. d) El Nivel de presentar por defecto. e) En el campo Nombre registre la descripcin de la clasificacin como CONSTRUCCIN NUEVA SEDE KENTRON. f) En el campo Tipo marque T Ttulo. g) Presione el botn [Ok] para guardar los cambios.

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MODULO PRESUPUESTO
Fuentes de Financiamiento (No es obligatoria)
a) Desde el men del mdulo Presupuesto acceder a la opciones Tablas I Fuentes de Financiamiento. Se presentar la siguiente pantalla:
b) Presione el botn [Insertar] para crear un nuevo registro. c) En el campo Tipo registre FIDES. d) En el campo Descripcin ingrese FONDO INTERGUBERNAMENTAL PARA LA DESCENTRALIZACIN. e) Marque el indicador Agrupar? f) En el campo Orden coloque el nmero 1. g) Presione el botn [Ok] para guardar los cambios.

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MODULO PRESUPUESTO
Acciones Internas
a) Ahora debe ingresar las Acciones internas, si tiene alguna duda, recuerde que puede revisar el concepto sobre acciones internas indicado al inicio de la gua. Para ello seleccione desde el men principal la opcin Tablas I Acciones Internas.
El fin de esta pantalla, es indicar cuales son las Acciones Internas o Proyectos pertenecientes a un programa para un ejercicio presupuestario particular, por el cual se desea llevar un control particular. Cada accin interna esta relacionado a un Cdigo de Programa y solo a las acciones internas tipo D (detalle), se les coloca el Programa. En la pantalla Acciones Internas, ejecute los siguientes pasos: b) Seleccione el ejercicio presupuestario para las acciones internas a crear. c) Presione el botn [Insertar]. d) Ingrese el cdigo 2000000. e) Ingrese el Nivel 1. f) Ingrese el Nombre SISTEMA KERUX.
g) Marque Tipo T (ttulo). h) Tipo Gasto FUNCIONAMIENTO. i) j) Clasificacin. Cdigo f. fin.
k) Ingrese el cdigo programtico. l) Organismo PRIVADO.
m) Descripcin KENTRON.
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MODULO PRESUPUESTO
n) Fuente de Financiamiento. o) Clasificacin. p) Programa. q) Presione el botn [OK] para guardar los cambios.
# 2. ASIGNACIN
Acciones Internas
DE
RECURSOS FASE II
Hasta hora hemos cargado la estructura de lo que ser la base de la formulacin del presupuesto, ahora veremos como se relacionan y se asignan los recursos. a) Seleccione desde el men principal las opciones Presupuesto I Formulacin I Acciones Internas.
El fin de esta pantalla es relacionar los Centros de Costos Acciones Internas y por cada relacin indicarles las partidas presupuestarias que en ellas intervienen. Un Centro de costo puede tener una o muchas Acciones Internas y una Accin Interna puede estar presente en ms de un Centro de Costo.

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MODULO PRESUPUESTO
b) Presione el botn [Ficha] y se desplegar la siguiente pantalla:
Por cada Centro de Costo Accin Interna, debe ingresar la ficha para indicar las cuentas del presupuesto que sern afectada por ellas. Cargue en la informacin del siguiente recuadro:
Centro Costo 10101 Acciones Internas 1010000 Partidas 403030500 404020100 404110100 401010600 401040500 403010100 401010300 402010100 401010600 401010600 01070100 402100900 403030500 404090100 403120200 Recursos 260.000.000 74.000.000 3.000.000 12.000.000 90.000.000 65.000.000 120.000.000. 12.000.000 250.000.000 36.000.000 45.000.000 89.780.000 15.312.580 16.802.125 32.124.698
10102
1020000
1030000 1040000 10201 1110000
10301
1040000
c) Ubique en el cuadro de los Centros de Costos 10101. d) Coloque el cursor en el campo de las acciones Internas. e) Presione el botn [Lista de Valores] o la tecla F9 para buscar el dato requerido. f) Presione el botn [Ficha] para cargar las partidas presupuestarias. g) En el campo cuentas presione la tecla F9 y seleccione la cuenta correspondiente. h) Presione Enter e ingrese el monto asignado.
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MODULO PRESUPUESTO
i) Al finalizar la carga de todos los montos presione la tecla [OK].
Cargar Presupuesto Original En esta fase se valida la informacin ingresada, mediante los listados emitidos por el sistema. El usuario tambin podr corregir cualquier error ocasionado. a) Seleccione desde el men principal la opcin Presupuesto I Formulacin I Cargar Presupuesto Original.
b) Presione el botn [Consolidar Acciones Internas] y espere hasta que el sistema emita un mensaje de Confirmacin. Presione [SI]. c) Para verificar la informacin ingresada, emita los reportes Formulacin de Presupuesto / Presupuesto por Centro de Costo y Anlisis del Presupuesto por Cdigo programtico , estos estn contenidos dentro de la opcin Reportes. A continuacin se muestra un ejemplo del reporte Presupuesto por Centro de Costo (ao 2003).

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MODULO PRESUPUESTO
Una vez que los reportes se hallan revisado y verificando que la informacin esta correcta, pasaremos a la fase siguiente.

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MODULO PRESUPUESTO
# 4. EMISIN
DEL
PRESUPUESTO FORMULADO FASE III
Esta fase consiste en la emisin del presupuesto formulado, que no es ms que un pre - cierre, ya que una vez emitido el cierre, solo se espera la aprobacin del presupuesto final. a) Seleccione desde el men principal la opcin Presupuesto I Variaciones Presupuesto Original.
b) Presione el botn de [Emitir]. c) El sistema desplegar un mensaje de confirmacin. Presione [SI]. d) Observara que el botn [Emitir] y la columna solicitado de desactivan y por el contrario se activan el botn de [Registrar] y la columna de Aprobado. En esta columna se modificarn los recursos que hallan sido alterados en funcin a lo solicitado. e) Presione el botn [Registrar]. f) El sistema desplegar un mensaje de confirmacin. Presione [SI]. g) Proceda a concluir el proceso. Una vez finalizado el proceso, todos los botones se encontrarn inhabilitados.

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MODULO PRESUPUESTO
# 5. CIERRE
DEL
PRESUPUESTO FORMULADO FASE IV
En esta fase se cierra el proceso de formulacin del presupuesto. Ejecute los siguientes pasos: a) Seleccione desde el men principal la opcin Presupuesto I Ejercicio Presupuestario.
b) Presione el botn [Formulacin]. c) El sistema desplegar un mensaje de confirmacin. Presione [SI]. d) Contine con los botones de cierres siguientes para concluir el proceso.
Nota:
El estatus del presupuesto debe pasar de Formulacin a Ejecucin.

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OPCIONES DEL MDULO

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GRFICO CONTROL DE GESTIN DEL MDULO

xxxx Bs. xxxx Bs. xxxx Bs.

xxxx Bs. xxxx Bs.

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Si deseamos formular a nivel Subespecifico, entonces colocamos 5 como nivel de Formulacin.

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g) Marque Tipo T (ttulo). h) Tipo Gasto FUNCIONAMIENTO. i) j) Clasificacin. Cdigo f. fin.

k) Ingrese el cdigo programtico. l) Organismo PRIVADO.

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b) Presione el botn [Ficha] y se desplegar la siguiente pantalla:

1030000 1040000 10201 1110000

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PRESUPUESTO FORMULADO FASE III

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PRESUPUESTO FORMULADO FASE IV

El estatus del presupuesto debe pasar de Formulacin a Ejecucin.

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