Manual de Usuario de Asistencia

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Sistema de Asistencia
1.- INGRESANDO AL SISTEMA

Para ingresar al Sistema, accione el botn derecho del Mouse en el icono del Sistema y el se encargar de ejecutar el programa. Se nos presentar la siguiente pantalla:
Esta pantalla nos muestra en la parte superior el nombre de la Empresa y la versin del Sistema en la parte inferior muestra el nombre de la Entidad propietaria de la Licencia. El cursor esta posicionado en caja de texto donde el usuario debe digitar su clave de acceso, al ingresar el password, se observa que la contrasea se muestra con asteriscos con el fin de protegerla. Si la clave escrita es correcta el sistema nos permite acceder, de lo contrario nos muestra un mensaje indicandonos que los datos registrados son incorrectos.
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PROCEDIMIENTOS GENERALES
Antes de entrar a la operacin del Sistema, explicaremos la forma como se presenta el sistema, a travs de la pantalla de su computador. Al ingresar al Sistema, despus de verificar el usuario y la clave de acceso respectiva, el sistema nos muestra en su pantalla el Men Principal, con los submenus y los accesos directos a las opciones ms importantes del Sistema.
SELECCION DE OPCIONES DENTRO DE UN SUBSISTEMA

Para proceder a seleccionar cualquiera de los otros mdulos, marcar con el Mouse o presionar las teclas de direccin hacia la derecha o hacia la izquierda y para ubicarse en el Mdulo deseado. Dentro de cada Mdulo, existen una serie de opciones, para desplazarse de una opcin a otra, presione las teclas de direccin hacia arriba o hacia abajo, segn como desee ir. Para ejecutar cualquier opcin marcar con el Mouse o pulsar <Enter>, el sistema verificar que su clave de acceso tenga autorizacin para el ingreso, de lo contrario dar un mensaje de error.
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NAVEGACION DENTRO DE UNA OPCION Una vez ingresado a una opcin, se mostrar la ventana principal, donde se muestra la informacin en filas y columnas. El cursor se encuentra resaltando el registro en el cual nos encontramos. Estando el cursor en cualquier columna, si tecleamos un carcter inmediatamente la columna se ordenar. Adems si el carcter digitado se encuentra, inmediatamente ir al registro que cumpla esa bsqueda. Cuando el total de nmero de columnas no puede ser mostrado a la vez en el monitor, mediante las teclas de direccin podremos acceder a ellas, notndose como la pantalla hace un scroll horizontal que nos permite desplazar las columnas hacia la derecha o hacia la izquierda segn sea el caso para mostrarnos las dems columnas. TECLAS DE MOVIMIENTO Y PROCESOS

Home End PgUp PgDn Ctrl-Home Ctrl-End Ctrl-PgUp Ctrl-PgDn o Insert
= Lnea hacia arriba. = Lnea hacia abajo. = Columna a la derecha. = Columna a la izquierda. = Primera columna de la ventana. = Ultima columna de la ventana. = Ventana hacia arriba. = Ventana hacia abajo. = Primera columna de informacin de la ventana. = Ultima columna de informacin de la ventana. = Inicio de archivo. = Final de archivo. = Agregar un Nuevo registro.
o Suprimir = Eliminar registro activo. o Enter o Esc = Corregir registro activo. = Salir
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2.- MODULO DE CATALOGOS

En este Mdulo se registran en diferentas tablas, los datos que posteriormente sern utilizados en los diferentes Mdulos del sistema.
Estando en la ventana principal ingresamos a la tabla con la que deseamos trabajar presionando <Enter>. Debemos tener en cuenta que debemos ubicarnos en la columna adecuada para la bsqueda, una vez iniciada la bsqueda los registros se ordenaran de acuerdo al tipo de bsqueda que hayamos elegido. La bsqueda es Inmediata, esto significa que tecla a tecla que vayamos presionando el Sistema le ir mostrando el registro que coincida con la bsqueda realizada. Cmo se registra un Dato que no est en una Tabla? Presione <Insert> o click en el Icono correspondiente, para ingresar un nuevo registro. El sistema presenta una ventana de adicin con los campos de entrada en blanco. Cmo se Modifica los datos de un Registro?
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Estando ubicado en el registro que desea modificar, presionamos <Enter> o click sobre el icono correspondiente sobre el registro que se desea modificar, el sistema presenta una ventana con los datos del registro a modificar. Los campos que se pueden modificar varan de una opcin a otra. Cmo hacemos para Eliminar un Registro de una Tabla? Para eliminar un registro debemos presionar <Suprimir> o click sobre el icono correspondiente, para lo cual el sistema nos pedir la confirmacin de la Eliminacin.
Presione <Si> para confirmar, la eliminacin del registro; y quedar borrado de la Tabla. Presione <Esc> <No>, si no desea confirmar la operacin.
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2.1 TRABAJADORES DE LA ENTIDAD

En esta opcin se registran a los trabajadores de la Institucin. Esta es la nica va para registrar la Plaza de un trabajador. Al ingresar a esta opcin se presentara la siguiente pantalla
Cmo se registra a un Nuevo Trabajador? Presione <Insert> o click en el Icono correspondiente, el sistema presenta una ventana de adicin con los campos de entrada en blanco. Cmo se Modifica los datos de un Trabajador? Estando ubicado en el trabajador que desea modificar, presionar <Enter> o click sobre el icono correspondiente, el sistema presentara una ventana con los datos del trabajador a modificar. Cmo hacemos para Eliminar un Trabajador? Para eliminar un trabajador debemos presionar <Suprimir> o click sobre el icono correspondiente, para lo cual el sistema nos pedir la confirmacin de la Eliminacin.
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Presione <Si> para confirmar, la eliminacin del registro; y quedar borrado de la Tabla. Al registrar o modificar un trabajador se muestran el siguiente Formulario:
Los datos que se presentan en la pantalla de Adicin o Edicin de un trabajador son los siguientes: 1. Cdigo: Es el Cdigo Interno que se le asigna al trabajador de la Entidad. No pueden Haber 2 personas con el mismo Cdigo. Este dato acepta un mximo de 6 dgitos. 2. Apellido Paterno Es el Apellido Paterno del trabajador de la Entidad. No se debe dejar en blanco ni superar los 30 caracteres.
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3. Apellido Materno Es el Apellido Materno del trabajador de la Entidad. No se debe dejar en blanco ni superar los 30 caracteres. 4. Nombres: Son los nombres del trabajador. Este dato no se debe dejar en blanco. Se acepta un mximo de 50 caracteres. 5. Plaza: Es el N de Plaza del trabajador y que figura en planilla. No pueden Haber 2 personas con el mismo Cdigo. Este dato acepta un mximo de 6 dgitos y puede quedar en blanco. 6. Tipo de Plaza: Es el Tipo de la Plaza a Registrar. Pulsar <F1> para invocar la Lista de Tipo de Plazas, por lo general para el Sistema de Asistencia el Tipo de Plaza es Activo Ocupado. 7. Tarjeta Es el N de tarjeta del fotocheck que se le asigna a cada trabajador y con el que realiza su Marcacin de Asistencia en el RELOJ MARCADOR, debe tener como mximo 10 caracteres, es importante situar este cdigo para que el sistema reconozca las marcaciones del Trabajador. 8. Unidad Orgnica: Es el Cdigo del Departamento, Servicio u Oficina donde labora el trabajador. Pulsar <F1> para invocar la Lista de Unidades Orgnicas. 9. Nivel: Es el Nivel Remunerativo Presupuestal del trabajador establecido en la Plaza correspondiente. Acepta un mximo de 4 caracteres. Pulsar <F1> para invocar la Lista de Niveles. 10. Cargo: Es el cargo remunerativo con el cual se le paga al Trabajador. Ejemplo Analistas de Sistemas PAD. Acepta 4 dgitos como Mximo. Pulsar <F1> para invocar la Lista de Cargos. 11. Funcin Es la Funcin real que desempea el Trabajador dentro de la Entidad, pudiendo ser igual o diferente al cargo. Ejemplo: Operad. de central Telefnica. Acepta 4 dgitos como Mximo. Pulsar <F1> para invocar la Lista de funciones. 12. Tipo de Funcin
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Es el grupo en que se encuentran los trabajadores, pueden ser AS (Asistencial) o AD (Administrativo). Acepta 2 dgitos como Mximo. Pulsar <F1> para invocar la Lista de Tipos de Funcin. 13. Condicin Laboral Es el cdigo de la condicin de Trabajo que desempea el Personal de la Entidad. Ejemplo 1: Contratado Profesional de la Salud. Acepta 2 dgitos como Mximo. Pulsar <F1> para invocar la Lista de Condiciones Laborales. 14. Tipo de Situacin Es el cdigo que Indica la Situacin laboral del Trabajador de la Entidad. 1: (Normal: Es el Trabajador cuya Plaza es de la Entidad y que desempea sus funciones dentro de la Entidad. 2: (Destacado van: Es el Trabajador cuya Plaza es de la Entidad y que desempea sus funciones en otra Entidad. 3: (Destacado vienes: Es el Trabajador cuya Plaza NO es de la Entidad y que desempea sus funciones dentro de la Entidad. Acepta 2 dgitos como Mximo. Pulsar <F1> para invocar la Lista de Tipos de Situacin. 15. SIAF: Es el Cdigo del SIAF establecido en la Plaza con el que se le paga al trabajador. Pulsar <F1> para invocar la Lista de SIAF. 16. Cuenta Bancaria Es el numero de cuenta de Banco del Trabajador: Ejemplo: 4321340739 17. Remuneracin Principal Es Importe de la Remuneracin Bsica que se le paga al trabajador. Ejemplo: S/. 42.5 18. Remuneracin Total Es el Importe de a Remuneracin Total que se le Paga al Trabajador. Ejemplo S/. 2865.50 19. Horario Semanal
Es el Cdigo de Horario que se le asigna a aquellos Trabajadores, que de Lunes a Viernes laboran en un mismo Horario y los sbados en Horario diferente.
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Esta informacin se utiliza para que el Sistema realice la Programacin Mensual del Rol de Horarios en forma automtica. Ejemplo si un trabajador trabaja en el Turno Maana de Lunes a viernes de 08:00-14:00 y el sbado de 08:00 a 13:00 entonces se le asignara el Horario Semanal que corresponda a ese Horario .
Pulsar <F1> para invocar la Lista de Horarios Semanales. 20. Horario Fijo
Es el Cdigo de Horario que se le asigna a aquellos Trabajadores, que en el transcurso del Mes laboran en un mismo Horario. Esta informacin se utiliza para que el Sistema realice la Programacin Mensual del Rol de Horarios en forma automtica. Ejemplo si un trabajador todos los das del mes trabaja en el Turno Maana de Lunes a Sbados de 08:00-14:00 entonces se le asignara el Horario fijo que corresponda a ese Horario.
Pulsar <F1> para invocar la Lista de Horarios. 21. Das Asistencia
Este dato trabaja estrechamente con el Horario Fijo y sirve para indicar si el Horario Fijo Corresponde de Lunes a Viernes o de Lunes a Sbado.
22. Alimentacin
Para aquellas personas que tienen derecho a recibir alimentacin esta informacin es importante para mostrar el listado de alimentacin. S Reciben Alimentacin, N No Reciben Alimentacin.
2.2
UNIDAD ORGANICA
En sta opcin se registran las Oficinas, Departamentos, Servicios y otras reas que se tomen en cuenta para la Unidad Orgnica de la Institucin. Para el Catlogo de Unidad Orgnica se ha tomado en cuenta los siguientes datos:
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1. Unidad: Es el cdigo que se asigna en la Institucin a un elemento de la Unidad Orgnica. Acepta 6 dgitos. 2. Nombre: Es la descripcin de la Unidad Orgnica. Este dato acepta un mximo de 40 caracteres. 3. Cierre Mes (Mes y Ao): En el caso de que el Registro de los roles se realice en forma descentralizada (en cada servicio) con esta opcin bloqueamos a los Usuarios para que no puedan seguir haciendo modificaciones. 4. Activo: Campo donde se marca si el registro est activo o no.
2.3
CARGOS
En esta opcin se procesan los Cargos del personal de la Institucin para que posteriormente puedan ser asignados a cada trabajador. Para el Catlogo de Cargos del Personal se ha tomado en cuenta los siguientes datos:
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1. Cargo: Es el cdigo que se asigna a los diferentes Cargos del Personal. Este dato slo acepta 6 dgitos. 2. Nombre: Es la descripcin de los Cargos del Personal, este dato acepta un mximo de 40 caracteres. 3. NGuardias: Es la Cantidad de guardias como mximo que pueden realizar los trabajadores que tengan este cargo. 4. Activo: Campo donde se marca si el registro est activo o no.
2.4
CONDICION LABORAL
En esta opcin se registran los tipos de condicin laboral que puede tener un trabajador. Se registrarn los siguientes campos.
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1. Condicin: Es el Cdigo de la Condicin laboral. Este campo acepta 2 dgitos. 2. Nombre: Es la descripcin de las condiciones laborales, este campo acepta un mximo de 60 caracteres. 3. Activo: Campo donde se marca si el registro est activo o no.
2.5
TURNOS
En sta opcin se Registran los turnos de trabajo, que tiene establecido la Institucin.
1. Turno: Es el Cdigo del Turno. Este campo acepta 2 dgitos. 2. Nombre: Es la descripcin de las condiciones laborales, este campo acepta un mximo de 60 caracteres.
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3. Das: Campo donde se registra el nmero de das que corresponde al turno registrado. 4. Activo: Campo donde se marca si el registro est activo o no.
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2.6 HORARIOS DE PROGRAMACION

En sta opcin se Ingresan los diversos Horarios de programacin que se tienen en la Entidad. Se debe tener en cuenta que se pueden crear Horarios con doble Turno. Se registrarn los siguientes datos:
1. Horario:
Este campo acepta 4 dgitos y corresponde al cdigo del Horario.

2. Turno1: Donde se registra a que turno corresponde el Horario. 3. Entrada1: Donde se registra la hora de entrada que corresponde al al primer Turno. 4. Salida1: Donde se registra la hora de salida que corresponde al primer Turno. 2. Turno2: Donde se registra un segundo Turno si fuera el caso. 3. Entrada2: Donde se registra la hora de entrada que corresponde al al segundo Turno. 4. Salida2: Donde se registra la hora de salida que corresponde al segundo Turno.
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2.7 HORARIOS SEMANALES

En sta opcin se Registran los Horarios Semanales para los trabajadores Administrativos.
1. Hora: Este campo acepta 2 dgitos. 2. Da: Donde se registra el da de la semana. 3. Entrada da X: Donde se registra la hora de entrada que corresponde al da. 4. Salida da X: Donde se registra la hora de salida que corresponde al da.
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2.8 PARAMETROS DE TARDANZAS

En esta opcin se Registran los parmetros que se utilizan para administrar las tardanzas.
Se registrarn los siguientes campos. 1. Tardanza: En este campo se registra el cdigo de la Tardanza. 2. Desde: Es este campo se registra el inicio del periodo de un intervalo de tardanza. 3. Hasta: Es este campo se escribe el intervalo superior de la Tardanza. 4. Minutos: Es donde se registran los minutos a considerar para los descuentos. 5. Activo: En este campo se marca si el registro est activo o no.
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2.9 LICENCIAS
En sta opcin se Registran las distintas Licencias que pueden solicitar los trabajadores.
1. Tipo de Licencia: Este campo se anota el cdigo de la Licencia. 2. Nombre: Es la descripcin de las licencias, este campo acepta un mximo de 40 caracteres. 3. Tipo - Goce de Remuneracin: Este campo se marca si la Licencia es con goce de haberes o no. 4. Activo: En este campo se marca si el registro est activo o no.
2.10 PERMISOS
En sta opcin se Registran los distintos Permisos que se les brinda los trabajadores.
1. Tipo de Permiso:
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Este campo se anota el cdigo de los Permisos. 2. Nombre: Es la descripcin de los permisos, este campo acepta un mximo de 40 caracteres. 3. Tipo - Goce de Remuneracin: Este campo se marca si el permiso es con goce de haberes o no. 4. Activo: En este campo se marca si el registro est activo o no.
2.11 DIAS NO LABORABLES

En esta opcin se Registran los das no laborables, considerados por la Institucin, para que se consideren al momento de procesar las faltas y tardanzas.
Los campos de esta tabla son los siguientes:

1. Fecha: Es la Fecha que se va considerar como da No Laborable 2. Nombre: Es la descripcin del Da No Laborable. 3. Activo: En este campo se marca si el registro est activo o no.
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2.12 HORARIOS DE PRODUCTIVIDAD

En sta opcin se Ingresan los diversos Horarios de Productividad que se tienen en la Entidad. Se registrarn los siguientes datos:
1. Horario _ productividad:
Este campo acepta 6 dgitos y corresponde al cdigo del Horario de Productividad.

3. Entrada: Donde se registra la hora de entrada que corresponde al Horario de Productividad. 4. Salida: Donde se registra la hora de salida que corresponde al Horario de Productividad. 5. Turnos: Donde se registra a cuantos turnos equivale el Horario de Productividad. 6. Importe: Donde se registra a cuantos soles equivale el Horario de Productividad. 7. Tolerancia: Donde se registra cuantos minutos de tolerancia tiene el Trabajador para hacer su ingreso a la productividad. 8. Activo: Campo donde se marca si el registro est activo o no.
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2.13 PERIODO DE TRABAJO

En sta opcin se configura el Periodo de Trabajo en el que se desea trabajar.
Estn registrados los siguientes datos: 1. Ao: Este campo acepta 6 dgitos. 2. Mes: Este campo acepta un mximo de 20 caracteres.
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3. MODULO DE PROGRAMACION
En este Mdulo se registra la Programacin de los Turnos necesarios para el Control de Asistencia de los trabajadores, para procesar esta Informacin previamente los trabajadores deben estar registrados en el Mdulo de Catlogos. Considerar que: Slo se procesar el Personal Activo, es decir aquellos que tengan Tipo de Plaza O (Activo Ocupado). Se debe Inicializar previamente los archivos Mensuales sobre el Periodo que se va a Programar. (Opcin Configurar Periodo de Trabajo, del Mdulo de Catlogos). Se tiene que considerar 2 tipos de trabajadores: 1.- Los que tienen programacin diaria. ejem: Trabajadores Asistenciales, que hacen guardia y por lo tanto su turno es VARIABLE. 2.- Los que tienen programacin Fija. ejem: Personal que tiene Turno FIJO. La identificacin de estos trabajadores se muestra en la Opcin Trabajadores de la Entidad, en el Campo: Horario Fijo. Si tiene Horario Fijo, ya no tiene Horario Variable.
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3.1 PROGRAMACION DE TURNOS

En esta opcin se realiza la programacin de Horarios del personal de la Institucin.
Cabe mencionar que existen dos formas de realizar una programacin por turno y por horario para aquellos que tienen Programacin Diaria.(VARIABLE) Programacin por Turno. Para realizar una programacin por turno debemos situarnos en el botn nuevo o presionando la tecla <Insert> y automticamente nos aparece la siguiente ventana,
luego procedemos a situarnos en la caja de texto trabajador y pulsamos la tecla F1 y nos muestra el siguiente formulario:
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aqu se debe escribir el nombre del Trabajador al cual se va a realizar su programacin, luego damos aceptar y enter; como se puede observar se observa el cdigo del trabajador y sus nombres , luego nos situamos en el Primer dia y hacemos F1 y se muestra la lista de los turnos que se han registrado, seleccionamos el turno que le corresponde para ese dia y damos enter , y asi para cada dia se busca el turno programado;
Posteriormente se debe colocar los Horarios que le corresponden a cada turno, de la misma forma nos situamos en la casilla de horario , pulsamos F1 y le colocamos el Horario para ese turno por ejemplo para el turno GN un Horario puede ser GN2 .etc.
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Luego pulsar el botn grabar. Y damos clic en el botn actualizar para ver la programacin que acabamos de realizar. Nota: Es necesario colocarle el horario, por que de no ser asi cuando se vea la programacin ese dia se mostrara vaci. Programacin por Horario
Para realizar la programacin por Horario se debe dar clic en el cuarto botn del men, luego se muestra el siguiente formulario.
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A diferencia de la programacin anterior, aqu se debe hacer el ingreso directo de los horarios por ejemplo: GN1, GD1, M01 etc., para lo cual se debe situar en la caja de texto Trabajador y pulsar la tecla F1 seleccionamos el trabajador que deseamos hacerle su programacin, luego nos ubicamos en la primer da pulsamos F1 y seleccionamos el horario que le corresponde trabajar ese da, lo mismo suceder para cada da del mes, luego damos clic en el botn guardar.
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Nota: En la parte inferior del campo de cada da se va visualizando el Horario de Ingreso y Salida que le corresponde a la fecha en que nos encontramos ubicados. Cabe sealar que los das feriados aparecern de color rojo. Por cada trabajador se va guardando la informacin, al terminar la programacin el Sistema nos solicitara la confirmacin de la grabacin de los datos. =======================AVANCE MANUAL=====================
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3.3 VACACIONES
En esta opcin se registra la programacin de Vacaciones del personal de la Institucin. Como se Programa las Vacaciones? Pulsamos <Insert>, y aparece una pantalla como la que se muestra donde se tiene que registra los siguientes datos:
1. Ao que Corresponde: Es el ao a que corresponde las fecha de Vacaciones a ingresar. 2. Trabajador: Nombre del Trabajador al que se le va a registrar las vacaciones. 3. Desde: Es la fecha de Inicio de Vacaciones. Esta dado en el formato dd/mm/aa. 4. Hasta: Es la fecha de Trmino de las Vacaciones. Esta dado en el formato dd/mm/aa. 5. Reprogramacin: En este dato se indica si las vacaciones se postergan o no.
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4.2 PRODUCTIVIDAD
En esta opcin se realiza la Programacin de Productividad del personal de la Institucin. Cmo Hacemos la Programacin de Productividad? Nos Ubicamos sobre la Persona a programar Productividad, luego presionamos <Tab>, mediante el cual nos ubicaremos en la ventana inferior, en el cual se irn visualizando los das programados. Es en esta ventana en la que podemos realizar las siguientes tareas : - Programar Productividad a un trabajador: Esto se logra pulsando la tecla <Insert>, con el cual nos aparecer una ventana con los siguientes datos: 1. Fecha: Es la fecha en la que s esta programando Racionamiento al trabajador seleccionado. En un da slo es posible programar un turno de Horas Extras. 2. Cdigo de Horario: Es el Cdigo de Horario Extra a programar. Podemos invocar la Tabla de Horarios extras pulsando <F1>. - Corregir un Turno de productividad: Este proceso lo hacemos pulsando <Enter>, sobre la Fecha de programacin que deseamos corregir. Nos aparecer una ventana con los datos para ser corregidos. - Eliminar un Turno de productividad: Esta proceso lo hacemos pulsando <Del>, sobre la Fecha de programacin que deseamos eliminar. El sistema nos solicitar la confirmacin de la eliminacin. Tambin podemos Ingresar Reintegros?
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Para ingresar los Reintegros de Horas Extras no pagadas en su momento, se deber pulsar <F2> desde la ventana principal (superior), con el cual se presentar todos los reintgros ingresados hasta el momento. En esta Ventana podemos: - Ingresar un Nuevo Reintgro. Para lo Cual habr de pulsar <Ins>, con lo que deberemos registrar los datos siguientes: a) Fecha, es la fecha en la que queremos que se contemple el reintgro. No confundr ste dato con la fecha a que corresponde el reintgro. b) Monto, es la cantidad a reconocer por horas extras no pagadas. c) Observacin, aqu podemos mencionar los das a que corresponde el reintgro. - Corregr una fecha de Reintgro. Para lo cual habr de pulsar <Enter> sobre el reintgro que deseamos Modificar. - Eliminar una fecha de Reintgro. Esto lo hacemos pulsando <Del> sobre el reintgro adecuado.
4.4 PERMISOS
En esta opcin se realiza el Registro de todas las Justificaciones por Horas de permiso que presente el Personal de la Institucin.
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Como Hacemos los Registros de Permisos ? Al Ingresar a la Opcin se nos presentar una pantalla con informacin del Personal en la parte superior, y en la parte inferior los registros de justificaciones por cada trabajador que se hayan registrado hasta ese momento. Pulsando <Tab> nos ubicaremos en la ventana inferior, es en esta ventana en la que podemos realizar las siguientes tareas: - Ingresar un Registro de Permiso para un Trabajador: Esto se logra pulsando la tecla <Insert>, con el cual nos aparecer una ventana con los siguientes datos para ser ingresados: 1. Cdigo: Es el cdigo de la Justificacin a ingresar. Se puede invocar la Tabla de Justificaciones pulsando <F1>. 2. Fecha: Este dato es la fecha a la que se refiere la Justificacin. Esta dado en el formato dd/mm/aa. Los datos que a continuacin se detallan solo se ingresaran cuando el la Justificacin sea del Tipo 03-Permiso con goce de Remuneracin o 04-Permiso sin goce de Remuneracin (definido en la tabla de Justificaciones). 3. Horas de Permiso: Son las Horas de Permiso que esta solicitando el Trabajador. Slo acepta como mximo un dgito. 5. N de Turno: Es el Nmero de turno al que se refiere segn como este programado el trabajador. Solo acepta un dgito que puede ser: <1>, turno simple. <2>, para el caso de aquellos Turnos dobles, ejm: en un mismo da turno maana y Guardia Nocturna. Las Justificaciones de Licencia slo se pueden registrar una por da, mientras que los Permisos se pueden registrar las necesarias por da. - Corregir un Registro de Permiso: Este proceso lo hacemos pulsando <Enter>, sobre el registro que se desea corregir.
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Nos aparecer una ventana con los datos para ser corregidos. - Eliminar un Registro de Permiso: Esta proceso lo hacemos pulsando <Del>, sobre el Registro que se desea Eliminar. El sistema nos solicitar la confirmacin de la eliminacin.
4.5 REGISTRO DE LICENCIAS

En esta opcin se realiza el Registro de todos las Licencias que presente el Personal de la Institucin.
4.5 REEMPLAZOS
En esta opcin se realiza el Registro de todos los (Reprogramaciones) que presente el Personal de la Institucin. Cmo Hacemos los Registros de Reemplazos? Al Ingresar a la Opcin se nos presentar una pantalla con informacin del Personal en la parte superior , y en la parte inferior los registros de Reemplazos por cada trabajador que se hayan registrado hasta ese momento. Este proceso trabaja sobre el Personal reemplazante. Pulsando <Tab> nos ubicaremos en la ventana inferior, es en esta ventana en la que podemos realizar las siguientes tareas: - Ingresar un Registro de Reemplazo para un Trabajador : Reemplazos
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Esto se logra pulsando la tecla <Insert>, con el cual nos aparecer una ventana con los siguientes datos para ser ingresados: 1. Cdigo del Reemplazado: Es el cdigo de la Persona que ser reemplazada. Se puede invocar el Catlogo de Personal pulsando <F1>. 2. Fecha: Este dato es la fecha a la que se refiere el Reemplazo. Esta dado en el formato dd/mm/aa. Una vez ingresado este dato se visualizar la programacin actual de las personas en proceso (reemplazante y reemplazado). 3. Horario del Reemplazante: Se debe registrar el Nuevo Horario en que ser reprogramado el Reemplazante. Pulsando <F1> podemos invocar la Tabla de Horarios diario. Por defecto el sistema asumir el Horario del reemplazado. 4. Horario del Reemplazado: Se debe registrar el Nuevo Horario en que ser reprogramado el Reemplazado. Pulsando <F1> podemos invocar la Tabla de Horarios diario. Por defecto el sistema le asignar el Horario de "Descanso" al reemplazado. 5. N de Turno: Es el Nmero de turno al que se refiere segn como este programado el trabajador. Slo acepta un dgito que puede ser : <1>, horario simple. <2>, horario doble. - Corregir un Registro de Reemplazo: Este proceso lo hacemos pulsando <Enter>, sobre el registro que se desea corregir. Nos aparecer una ventana con los datos para ser corregidos. - Eliminar un Registro de Reemplazo: Esta proceso lo hacemos pulsando <Del>, sobre el Registro que se desea Eliminar. El sistema nos solicitar la confirmacin de la eliminacin.
4.6 MARCACIONES DE TARJETA
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En esta opcin se Procesan las Marcaciones obtenidas a travs de las Lectoras, tambin permite registrar en forma manual (Sin Lectora) los registros de Marcaciones.
Como Hacemos los Registros de Marcaciones? Al Ingresar a la Opcin se nos presentar una pantalla con informacin del Personal en la parte Izquierda , y en la parte derecha de la pantalla se mostrarn las Marcaciones por cada trabajador. Pulsando <Tab> nos ubicaremos en la ventana de Marcaciones, es en esta ventana en la que podemos realizar las siguientes tareas: - Ingresar la Marcacin para un Trabajador: Esto se logra pulsando la tecla <Insert>, con el cual nos aparecer una ventana con los siguientes datos para ser ingresados: 1. Fecha: Es la Fecha a la que se refiere la Marcacin. Esta dado en el formato dd/mm/aa. Por cada da puede aceptar las Marcaciones que se requieran. 2. Hora de Marcado: Es la Hora que va a corresponder la Marcacin en la fecha indicada anteriormente. Acepta dgitos en el formato siguiente : HH:MM. donde : HH. Es la Hora, puede ser un valor entre 00 y 23. MM: Son los Minutos, puede ser un valor entre 00 y 59.
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- Corregir una Marcacin: Este proceso lo hacemos pulsando <Enter>, sobre el registro que se desea corregir. Nos aparecer una ventana con los datos para ser corregidos. - Eliminar una Marcacin: Esta proceso lo hacemos pulsando <Del>, sobre el Registro que se desea Eliminar. El sistema nos solicitar la confirmacin de la eliminacin. Por Cada registro que se realice en esta opcin (Ingreso o modificacin) se ir grabando el Usuario que lo lleva a cabo.
4.7 PROCESAR
En esta opcin se podr procesar lo siguiente : - Record de Asistencia. - Liquidacin de Guardias. - Planilla de Racionamiento. 1.- Record de Asistencia: Con esta Suborden se tendr un Registro completo de las Asistencia del Personal, en el cual se reportar en forma de listado los siguientes datos: - El turno programado. - El Horario a trabajar. - Los Registros de Fotocheck de entrada y salida. - Justificaciones y/o reemplazos si es que lo tuvise. - Tiempo de Tardanza.
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- Tiempo de Salida Antes. - Das faltos, etc. Para procesar este Reporte el Sistema nos pedir los siguientes datos: - Dispositivo de Salida (Pantalla, Impresora, Archivo). - Cdigo del Trabajador, se puede invocar el catlogo de Trabajadores pulsando <F1>. - Unidad Orgnica, se puede invocar la tabla de Unidad Orgnica pulsando <F1>. De haber ingresado el Cdigo de trabajador este dato quedar inhabilitado. - Cargo, se puede invocar la tabla de Cargos pulsando <F1>. De haber ingresado el Cdigo de trabajador este dato quedar inhabilitado. - Perido de Reporte, es el rango de Fecha en la que se procesar la Asistencia. - Tipo de Reporte, puede ser: a) Sin liquidacin, con lo cual se mostrar un listado con los datos antes mencionados. b) Con liquidacin, con lo cual adems del listado se obtendr en la parte inferior del reporte un Resumen de los descuentos a que se har acreedor el trabajador, por Faltas, Tardanzas y Permisos. Una vez ingresado los datos correspondientes pulsar <Enter> sobre la Opcin <Iniciar Proceso>. 2.- Liquidacin de Guardias: Con esta subopcin se tendr un reporte con las idas de guardias programados, el reporte emitir los siguientes datos: - Fecha de guardia. - Turno Programado - Registros de Fotocheck. - Visto Bueno. (OK-Guardia efectuada No). - Importe a pagar por Guardia. - Total a pagar por Guardias. Para emitir este reporte se deber de ingresar los siguientes datos: - Dispositivo de Salida (Pantalla, Impresora o Archivo). - Cdigo del Trabajador. Pulsar <F1> para invocar el Catlogo de trabajadores. - Unidad Orgnica. Pulsar <F1> para invocar la tabla de Unidad Orgnica, si es que se ha ingresado el Cdigo del trabajador este dato queda inhabilitado. - Cargo. Pulsar <F1> para invocar la tabla de Cargos, si es que se ha ingresado el Cdigo del trabajador este dato queda inhabilitado. - Perido de Reporte, Rango de Fecha a Procesar.
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Una vez ingresado los datos correspondientes pulsar <Enter> sobre la opcin <Iniciar Proceso>. 3.- Planilla de Racionamiento: Con esta subopcin se emitir la Planilla de pago de Racionamiento. Los datos a mostrarse en el Reporte son : - Trabajador - Fecha programado (slo se paga a los das que haya cumplido con la programacin correspondiente). - Importe por da. - Total a pagar por trabajador (includo el reintgro). Los datos a ingresar para procesar el Reporte son : - Dispositivo de Salida (Pantalla, Impresora Archivo). - Perido a procesar, es el rango de fecha que se desea obtener. Una vez ingresado estos datos pulsar <Enter> sobre <Iniciar Proceso>.
4.8 EDITAR
En esta opcin se Manejar todo lo relacionado con la ltima fase del Control de Asistencia. En esta opcin se podr Manejar lo siguiente: - Guardias Programadas. - Guardias Laboradas. - Guardias No Laboradas. - Faltas, Tardanzas, Permisos y Licencias. - Huelgas. 1.- Guardias Programadas: Contiene al Personal Programado de Guardia con sus respectivos Das Programados y Montos a Pagar por Tipo de Guardia y en Total. En esta Subopcin podemos : Agregar Otros Trabajadores: Esto lo hacemos pulsando <Ins> en donde tendremos que ingresar manualmente los siguientes datos:
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- Cdigo de Trabajador. Se puede invocar el Catlogo de Trabajadores pulsando <F1>. - Das de Guardia Diurna de 20%. - Das de Guardias Diurna de 24%. - Das de Guardias Nocturna de 24%. - Das de Guardias Nocturna de 30%. Corregir los Datos: Esta opcin se logra ubicndonos primero sobre el trabajador cuyos datos deseamos modificar y luego pulsando <Enter>. Eliminar un Trabajador: Esta opcin se logra pulsando <Del> sobre el trabajador que deseamos eliminar de las Guardias programadas. Procesar Guardias Programadas: Para procesar las Guardias Programadas se deber pulsar <F2>, con el cual el Sistema pedir el rango de fechas que se desea a procesar, luego pedir la confirmacin de los datos. En el momento de Procesar se tomar en cuenta la Programacin de Turnos, los Trabajadores que estn programados se irn registrando en el Archivo respectivo para su posterior tratamiento. Resolucin de Autorizacin: Este Reporte se emite pulsando <F3> con lo cual se obtendr el Tenor correspondiente, ms el Listado del personal programado. Resolucin de Aprobacin: Este Reporte se emite pulsando <F4>. Exportar a Planillas (PLH) Pulsando <F5>, se obtendr un archivo Texto con el formato respectivo para que el PLH pueda absorverlo y hacer el pago correspondiente. En el momento de ejecutar esta opcin se tendr que indicar el nombre del Archivo que contendr la informacin. 2.- Guardias Laboradas:
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Contiene al Personal que ha Laborado las Guardias Programadas previamente con sus respectivos Das Programados y Montos a Pagar por Tipo de Guardia y en Total. En esta Subopcin podemos : Agregar Otros Trabajadores: Esto lo hacemos pulsando <Ins> en donde tendremos que ingresar manualmente los siguientes datos: - Cdigo de Trabajador. Se puede invocar el Catlogo de Trabajadores pulsando <F1>. - Das de Guardia Diurna de 20%. - Das de Guardias Diurna de 24%. - Das de Guardias Nocturna de 24%. - Das de Guardias Nocturna de 30%. Corregir los Datos: Esta opcin se logra ubicndonos primero sobre el trabajador cuyos datos deseamos modificar y luego pulsando <Enter>. Eliminar un Trabajador: Esta opcin se logra pulsando <Del> sobre el trabajador que deseamos Eliminar de las Guardias Laboradas. Procesar Guardias Laboradas: Para procesar las Guardias Laboradas se deber pulsar <F2>, con el cual el Sistema pedir el rango de fechas que se desea a procesar, luego pedir la confirmacin de los datos. En el momento de Procesar se tomar en cuenta la Programacin de Turnos, y adems si se ha efectuado la Guardia Respectiva. Los Trabajadores que cumplan con estas condiciones se irn registrando en el Archivo respectivo para su posterior tratamiento. Resolucin : Este Reporte se emite pulsando <F3> con lo cual se obtendr el Tenor correspondiente, mas el Listado del personal que ha laborado sus Guardias respectivas.
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Exportar a Planillas (PLH) Pulsando <F4>, se obtendr un archivo Texto con el formato respectivo para que el PLH pueda absorverlo y hacer el pago correspondiente. En el momento de ejecutar esta opcin se tendr que indicar el nombre del Archivo que contendr la informacin. 3.- Guardias No Laboradas: Contiene al Personal que No ha Laborado las Guardias Programadas, con sus respectivos Das Programados y Montos a Pagar por Tipo de Guardia y en Total. En esta Subopcin podemos : Agregar Otros Trabajadores: Esto lo hacemos pulsando <Ins> en donde tendremos que ingresar manualmente los siguientes datos: - Cdigo de Trabajador. Se puede invocar el Catlogo de Trabajadores pulsando <F1>. - Das de Guardia Diurna de 20%. - Das de Guardias Diurna de 24%. - Das de Guardias Nocturna de 24%. - Das de Guardias Nocturna de 30%. Corregir los Datos: Esta accin se logra ubicndonos primero sobre el trabajador cuyos datos deseamos modificar y luego pulsando <Enter>. Eliminar un Trabajador: Esta accin se logra pulsando <Del> sobre el trabajador que deseamos Eliminar de las Guardias No Laboradas. Procesar Guardias No Laboradas: Para procesar las Guardias No Laboradas se deber pulsar <F2>, con el cual el Sistema pedir el rango de fechas que se desea a procesar, luego pedir la confirmacin de los datos. En el momento de Procesar se tomar en cuenta la Programacin de Turnos, y adems si no se ha efectuado la Guardia Respectiva. Los Trabajadores que
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cumplan con estas condiciones se irn registrando en el Archivo respectivo para su posterior tratamiento. Resolucin : Este Reporte se emite pulsando <F3> con lo cual se obtendr el Tenor correspondiente, mas el Listado del personal que No ha laborado sus Guardias respectivas. Exportar a Planillas (PLH) Pulsando <F4>, se obtendr un archivo Texto con el formato respectivo para que el PLH pueda absorverlo y hacer el pago correspondiente. En el momento de ejecutar esta opcin se tendr que indicar el nombre del Archivo que contendr la informacin. 4.- Faltas, Tardanzas, Permisos y Licencias: Contiene al Personal que ha hecho acreedor a Faltas, Tardanzas, Permisos y Licencias con sus respectivos Montos por Das y Horas a descontar. En esta Subopcin podemos :
Agregar Otros Trabajadores: Esto lo hacemos pulsando <Ins> en donde tendremos que ingresar manualmente los siguientes datos: - Cdigo de Trabajador. Se puede invocar el Catlogo de Trabajadores pulsando <F1>. - Das de Falta. - Das de Licencia sin Goce de haber. - Horas de Tardanzas. - Horas de Permiso. Corregir los Datos: Esta accin se logra ubicndonos primero sobre el trabajador cuyos datos deseamos modificar y luego pulsando <Enter>. Eliminar un Trabajador: Esta accin se logra pulsando <Del> sobre el trabajador que deseamos Eliminar de las Faltas, Tardanzas y Licencias.
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Procesar Faltas: Para procesar las Faltas se deber pulsar <F2>, con el cual el Sistema pedir el rango de fechas que se desea a procesar, luego pedir la confirmacin de los datos. En el momento de Procesar se tomar en cuenta la Programacin de Turnos, y adems la Asistencia adecuada (Faltas, Tardanzas, Permisos y Licencias). Los Trabajadores que cumplan con estas condiciones se irn registrando en el Archivo respectivo para su posterior tratamiento. Resolucin Faltas : Este Reporte se emite pulsando <F3> con lo cual se obtendr el Tenor correspondiente, mas el Listado del personal que ha incurrido en Faltas, Tardanzas y Permisos. Resolucin de Licencias: Este Reporte se emite pulsando <F4>. Exportar a Planillas las Faltas, Permisos y Tardanzas. Pulsando <F5>, se obtendr un archivo Texto con el formato respectivo para que el PLH pueda absorverlo y hacer el pago correspondiente. En el momento de ejecutar esta opcin se tendr que indicar el nombre del Archivo que contendr la informacin. Exportar a Planillas Licencias. Pulsando <F6>, se obtendr un archivo Texto con el formato respectivo para el PLH. Se le tendr que indicar el nombre del Archivo. 5.- Huelgas: Contiene al Personal que acata la Huelga con sus Montos respectivos a descontar. En esta Subopcin podemos : Agregar Otros Trabajadores: Esto lo hacemos pulsando <Ins> en donde tendremos que ingresar manualmente los siguientes datos:
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- Cdigo de Trabajador. Se puede invocar el Catalogo de Trabajadores pulsando <F1>. - Observacin. - Das de Huelga. Corregir los Datos: Esta accin se logra ubicndonos primero sobre el trabajador cuyos datos deseamos modificar y luego pulsando <Enter>. Eliminar un Trabajador: Esta accin se logra pulsando <Del> sobre el trabajador que deseamos Eliminar de las Huelgas. Procesar Huelgas: Para procesar las Huelgas se deber pulsar <F2>, con el cual el Sistema pedir el rango de fechas que se desea a procesar, luego pedir la confirmacin de los datos. En el momento de Procesar se tomar en cuenta la Programacin de Turnos, los das de huelga, y adems la asistencia Respectiva, los Trabajadores que cumplan con estas condiciones se irn registrando en el Archivo respectivo para su posterior tratamiento. Resolucin : Este Reporte se emite pulsando <F3> con lo cual se obtendr el Tenor correspondiente, ms el Listado del personal que acato los da(s) de Huelga(s). Exportar a Planillas (PLH) Pulsando <F4>, se obtendr un archivo Texto con el formato respectivo para que el PLH pueda absorverlo y hacer el descuento correspondiente. En el momento de ejecutar esta opcin se tendr que indicar el nombre del Archivo que contendr la informacin.
4.12 DATOS DE ASISTENCIA

En esta opcin se procesan la Tabla de Asistencia que contiene informacin que se utiliza para controlar las Faltas y Tardanzas del Personal de la Institucin.
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Al Ingresar a esta Opcin le aparecer una pantalla con los siguientes datos para procesar : - Minutos de Tolerancia : Son los minutos de tolerancia para que sean considerados en las Tardanzas. Cabe sealar que una vez sobrepasado este tiempo de tolerancia estos minutos pasarn a contabilizarse como tardanzas. Slo acepta 2 dgitos como mximo. - Minutos Faltas por Tardanza : Son los minutos a partir del cual se deber considerar el registro como una falta por tardanza. Slo acepta 3 dgitos como mximo. - Lmite Minutos antes de Ingreso : Este dato almacenar los minutos mximos que se podr marcar con anterioridad a la Hora de Ingreso. Ejem: Si el lmite es 30 min., y la hora de ingreso de una persona es 08:00 am y marca su fotocheck a las 07:20 am, este registro no ser considerado como su ingreso. Slo acepta 3 dgitos como mximo. - Lmite Minutos Despus de Ingreso : Este dato almacenar los minutos mximos que se podr marcar posterior a la Hora de Ingreso. Ejem: Si el limite es 120 min., y la hora de ingreso de una persona es 08:00 am y marca su fotocheck a las 10:02 am, este registro no ser considerado como su ingreso. Este dato es totalmente diferente de Faltas por tardanza. Slo acepta 3 dgitos como mximo. - Lmite Minutos Antes de la Salida : Este dato almacenar los minutos mximos que se podr marcar con anterioridad a la Hora de Salida. Ejem: Si el lmite es 90 min., y la hora de salida de una persona es 14:00 pm y marca su fotocheck a las 12:28 pm, este registro no ser considerarado como su salida. Slo acepta 3 dgitos como mximo.
5. MODULO DE UTILITARIOS
Este Mdulo registra las diferentes acciones adicionales que se pueden realizar en el Sistema.
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ACTIVAR LECTORAS
Esta opcin recolectar la informacin de las Lectoras. Si es que este estuvise conectado a la computadora. El sistema mostrar un mensaje indicando el mes en que se registrarn los registros. De no ser el mes adecuado, se deber hacer el cambio de mes pulsando <F10> desde el Men principal.
5.4 USUARIOS
En esta opcin se deber de registrar a todos los usuarios que tendrn acceso al sistema con sus respectivos derechos de acceso a los diferentes Mdulos. Al ingresar a la opcin se mostrar un listado con los Usuarios hasta ese momento creado. Agregar un Usuario: Para agregar un Usuario se deber de pulsar <Ins> con el cual se presentar una ventana con los datos siguientes para ser ingresados : - Clave de Acceso, puede ser cualquier combinacin de Letras y Nmeros y puede tener un mximo de 5 caracteres. - Nombre del Usuario a dar acceso. Ingresado estos datos el Sistema nos llevar a otra pantalla en donde se nos mostrar el Men del sistema con el cual debemos de asignar el acceso correspondiente. Para dar acceso a una opcin debemos de ubicarnos en dicha opcin y luego pulsar <Enter> con el cual se mostrar un check, para desactivar el acceso se pulsara <Enter> sobre la opcin adecuada con lo que el check desaparecer. Vale decir que el Usuario tendr acceso slo a las opciones en donde se visualice el check. Corregir los datos: Para corregir los datos se deber de pulsar <Enter> sobre el Usuario cuya clave y/o nombre deseamos corregir. Luego nos llevar a la pantalla de accesos a las opciones.
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Eliminar un Usuario: La eliminacin de un Usuario se lleva a cabo pulsando <Del>, y luego seleccionando <Aceptar> del mensaje correspondiente.
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1.- INGRESANDO AL SISTEMA

SELECCION DE OPCIONES DENTRO DE UN SUBSISTEMA

2.- MODULO DE CATALOGOS

2.1 TRABAJADORES DE LA ENTIDAD

2.6 HORARIOS DE PROGRAMACION

Este campo acepta 4 dgitos y corresponde al cdigo del Horario.

2.7 HORARIOS SEMANALES

2.8 PARAMETROS DE TARDANZAS

2.11 DIAS NO LABORABLES

Los campos de esta tabla son los siguientes:

2.12 HORARIOS DE PRODUCTIVIDAD

Este campo acepta 6 dgitos y corresponde al cdigo del Horario de Productividad.

2.13 PERIODO DE TRABAJO

3.1 PROGRAMACION DE TURNOS

4.5 REGISTRO DE LICENCIAS

4.6 MARCACIONES DE TARJETA

4.12 DATOS DE ASISTENCIA

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