MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE EVENTOS DE TRANSFERENCIA DE TECNOLOGA Y CONOCIMIENTOS

Manual para la Organizacin de Eventos de Transferencia de Tecnologa y Conocimientos Elaborado por: Unidad de Comunicacin Instituto Nacional de Preinversin 1era. Edicin Quito-Ecuador 2013

1. Introduccin
El Instituto Nacional de Preinversin tiene a su cargo la coordinacin, ejecucin y certificacin de procesos y estudios de preinversin generados por entidades de derecho pblico en Ecuador, especialmente en los sectores estratgicos. Fue creado el 18 de agosto de 2008 como una entidad adscrita a la Secretara Nacional de Planificacin y Desarrollo (Senplades). Uno de los objetivos del INP es incrementar la calidad y cantidad de estudios de preinversin concluidos, como insumos adecuados para el ciclo de inversin pblica. Para cumplir con ese objetivo, el INP realiza la contratacin de consultoras para la elaboracin de los estudios de preinversin a nivel nacional o internacional- en el mbito de accin especfico de la entidad, es decir, los sectores estratgicos de manera particular. En el marco de los contratos que se celebran entre el INP y la empresa consultora contratista, se establece como un requisito de contratacin el componente de Transferencia de Tecnologa y Conocimientos, con el objetivo de impulsar el desarrollo y crecimiento de los diversos sectores de la sociedad mediante el acceso al conocimiento y experiencia de los grupos de investigacin, innovacin y desarrollo tecnolgico. En el Contrato se establece que la consultora deber realizar una adecuada transferencia de tecnologa a las instituciones vinculadas con el sector al que el estudio se enfoca, a travs de actividades como capacitaciones, pasantas y visitas tcnicas. El presente Manual para la Organizacin de Eventos de Transferencia de Tecnologa y Conocimientos se ha elaborado con la finalidad de presentar los criterios que debern observar las consultoras en la organizacin de eventos de capacitacin, especficamente.

2. Objetivos
2.1 Objetivo General
Establecer los lineamientos para una ptima realizacin de los Eventos de Capacitacin en el marco del componente de Transferencia de Tecnologa y Conocimientos del Instituto Nacional de Preinversin.

2.2 Objetivos Especficos

Garantizar la calidad de los eventos de capacitacin, tanto en forma como en contenido.

Asegurar que la tecnologa y conocimientos sean transferidos de manera efectiva a los pblicos involucrados en la temtica relacionada con el estudio.

3. Consideraciones generales
3.1 Tipo de evento
Las capacitaciones que efecten las consultoras deben combinar la teora con la prctica. Por ese motivo, se ha considerado que el tipo de evento ser un Taller de naturaleza tcnica y acadmica, para analizar las diversas temticas relacionadas con los estudios de preinversin y sustentarlas con la prctica. La teora (50%) permitir a los participantes adquirir conocimientos generales sobre un temtica determinada, intercambiar experiencias sobre casos reales, conocer sobre metodologas, herramientas, tcnicas y tecnologas innovadoras. Se compartirn reflexiones y discusiones enfocadas al proceso de investigacin. Como aplicaciones prcticas (50%) se considerarn las siguientes: mesas de trabajo, utilizacin de software y visitas tcnicas de campo.

3.2 Temtica y Contenidos

La temtica se definir entre el Instituto Nacional de Preinversin (Direccin de Estudios de Preinversin, Unidad de Comunicacin) y la consultora que estar a cargo de la organizacin del evento. Los contenidos de las capacitaciones debe versar sobre asuntos relacionados con la materia que se est investigando. Se deben tener en cuenta los siguientes requerimientos mnimos de contenido: Definiciones generales de la materia que se va a tratar. Situacin actual del tema, tanto a nivel mundial como local. Anlisis de casos. Metodologas y herramientas derivadas del estudio. Tecnologas aplicadas a la temtica en cuestin.

Las teoras expuestas durante el taller, as como los autores citados deben ser actuales y reconocidos a nivel mundial. Previo a que se desarrolle la capacitacin los contenidos debern ser aprobados por la Direccin de Estudios de Preinversin del Instituto Nacional de Preinversin.

3.3 Agenda
La agenda del evento se definir conjuntamente entre el INP y la consultora. En sta se deber establecer, el da, la hora, la actividad respectiva y el responsable de la misma. Durante el primer da de evento se realizar una ceremonia inaugural del Taller, con la participacin de la/s entidad/es involucrada/s. Al final, tambin se realizar una pequea ceremonia de clausura, en la que se entregarn los respectivos diplomas a los participantes. En la seccin de Formatos consta el modelo de Agenda.

3.4 Grupos de inters

Las transferencias de tecnologa y conocimiento beneficiaran a dos sectores especficos, de manera obligatoria: a) Sector Acadmico: Conformado por los docentes, investigadores y alumnos de posgrado o pregrado de las Universidades pblicas del pas, de carreras vinculadas a la temtica objeto del estudio. Si los estudiantes son de pregrado, debern estar cursando el ltimo ao de carrera para poder beneficiarse de las capacitaciones. b) Sector Pblico: Conformado por los tcnicos y especialistas en ramas ligadas al Estudio que se est desarrollando. Pertenecern a Ministerios, Secretaras, Empresas Pblicas, Gobiernos Autnomos Descentralizados (GADs), a nivel nacional. El sector privado, a travs de los consultores nacionales, podr ser considerado para participar en el taller de manera opcional- dependiendo de si la temtica abordada es totalmente novedosa y si se considera que la transferencia de tecnologa y conocimientos a este sector, repercutir de alguna manera en el desarrollo del pas.

3.4 De los participantes

Se debern observar los siguientes criterios de participacin para el Taller: Cincuenta por ciento de los participantes pertenecern al sector acadmico y el otro cincuenta por ciento al sector pblico. El nmero de participantes no exceder un nmero de 50 personas.

Los participantes deben estar vinculados con la temtica que se estudia, sea en el mbito acadmico o en el laboral. Se invitarn hasta 3 personas por institucin, en el caso del sector pblico. En el caso del sector acadmico podrn participar hasta 5 personas. Quienes deseen postular por un cupo debern enviar su hoja de vida (va correo electrnico) as como un documento (1 pgina) en el que se detalla de qu manera se aplicarn los conocimientos transferidos, tanto a nivel acadmico como profesional. Al ser un taller subvencionado, quienes hayan sido seleccionados como participantes debern comprometerse a asistir durante todos los das de capacitacin, a travs de una Carta de compromiso. Caso contrario, el costo del taller ser asumido por el participante.

3.5 Invitacin a los participantes

Para la invitacin a los participantes se deber tomar en cuenta lo siguiente: La Direccin de Estudios de Preinversin en conjunto con la Unidad de Comunicacin del INP definirn el listado de posibles entidades participantes, de acuerdo a la temtica que se abordar en el taller. El INP enviar un oficio a las autoridades de las entidades participantes para solicitar el listado de posibles postulantes. El INP entregar a la consultora un listado con los nombres y datos de los postulantes. La consultora se encargar de receptar (va electrnica) las hojas de vida de los participantes, as como un documento explicativo en el que se detallen las razones por las cuales desea asistir al taller. La consultora emitir un informe detallado de los postulantes y se enviar a la Unidad de Comunicacin del INP para la seleccin final de participantes. Con el listado final de participantes, la consultora emitir las invitaciones (segn el formato entregado) con dos semanas de anticipacin y confirmar las asistencias. Tres das antes del evento, la consultora, a travs del coordinador del evento, elaborar un informe en el que se detalle cules son las actividades realizadas para la convocatoria y los resultados obtenidos. Deber elaborar un listado en el que conste: nombre, institucin, correo, nmero de contacto de los participantes.

En la seccin 5. Formatos consta el modelo de invitacin.

3.6 De los ponentes:

La consultora ser la encargada de seleccionar y contratar a los ponentes, que sern aprobados por el INP, de acuerdo a los siguientes criterios:

Expertos en la temtica del Taller que han trabajado en estudios similares en Ecuador o en su pas de origen (de ser extranjero) y/o tienen publicaciones sobre el tema que se abordar. Experiencia en docencia, investigacin o enlace con la comunidad. Capacidad para el trabajo en talleres. Disertaciones en temas actuales, novedosos. Expertos en manejos de tecnologas o herramientas de software en el rea de estudio.

3.7 Del facilitador:

La consultora estar a cargo de contratar un facilitador para el taller, quien cumplir las siguientes funciones: Actuar como un intermediario entre los ponentes y participantes. Presentar los objetivos y contenidos del Taller. Expondr la metodologa del Taller. Presentar a los ponentes. Solicitar a los participantes del Taller que se presenten. Conocer a todos los participantes del Taller y los ayudar a absolver sus inquietudes. Organizar las mesas de trabajo. Plantear preguntas para el debate. Efectuar un resumen de las conferencias anteriores para los asistentes, previo a iniciar las nuevas ponencias.

3.8 Del coordinador:

Una persona designada por la consultora ser encargada de la coordinacin del evento: Ser el intermediario entre la consultora y el Instituto Nacional de Preinversin. Coordinar la organizacin del Taller: locacin, invitaciones, material a entregar, confirmacin de asistentes, confirmacin de ponentes, coordinacin con facilitador. Recopilar las ponencias de todos los expositores. Vigilar que se cumpla el Plan de Evento programado. Elaborar un informe de las actividades realizadas para la realizacin del evento. El informe estar dirigido al INP. Elaborar un informe final del evento, con los resultados alcanzados.

3.9 Locacin
El Taller podr efectuarse en la ciudad de Quito o en las ciudades o localidades en donde se desarrollarn los estudios o que sern beneficiarias de los mismos. La locacin en la que se efectuar la capacitacin deber tener en cuenta:

3.9.1 De la sala Aulas o salas tipo auditorio (sillas y mesas para participantes). Capacidad y tamaos adecuados de la sala donde se celebrar el evento. Flexibilidad para modificar la distribucin/mesas de la sala. No existen obstrucciones visuales en la sala. Iluminacin interior (flexibilidad para ajustar/oscurecer secciones). Posibilidad de controlar la luz natural. Distraccin sonora limitada en vestbulos/detrs de las paredes. Acceso cercano a los aseos.

3.9.2 Del equipamiento:

Proyector. Pantalla. Amplificacin. Internet de alta velocidad. Computadoras* (cuando la transferencia de conocimientos se relacione con software) Tamaos adecuados de pantallas y opciones de configuracin. Monitores de pantalla plana o pantallas de televisin para opciones de vdeo. Pizarras de caballete, pizarras blancas y accesorios. Tomas de corriente adecuadas.

*La consultora deber proporcionar las computadoras a los expositores. Cuando el nmero de participantes supere las 20 personas, se solicitar a los asistentes que lleven sus computadores. Nota: No se realizarn talleres en las instalaciones del INP.

3.10 Duracin:
La capacitacin tendr una duracin mnima de 40 horas. Como se mencion en el acpite 3.1 Tipo de Evento, el taller tendr dos componentes: terico (50%) y prctico (50%), cada uno tendr una duracin mnima de 20 horas. Para facilitar el aprendizaje de los participantes, se sugiere desarrollar Talleres tericos de hasta 3 das. Las horas restantes se las realizar en jornadas prcticas.

3.11 De la Imagen del INP:

En los talleres de transferencia de conocimiento se deber tener en cuenta el uso correcto de la imagen institucional. La Unidad de Comunicacin del INP entregar el Manual de Uso de la imagen institucional al coordinador del evento que organizar el Taller. La imagen del INP deber estar presente en las invitaciones tal como se detalle en la seccin de Formatos. Si se organiza en conjunto con otras instituciones, el logotipo del INP ir siempre en primer lugar, al lado izquierdo de la invitacin, antecediendo a los dems. Se podr colocar el logotipo de la consultora, si lo tuviere. Tanto en las presentaciones de los ponentes, como en el material que se entregue a los participantes, tambin deber constar el logotipo institucional. El Instituto Nacional de Preinversin facilitar al coordinador designado por la consultora para organizar el evento, material promocional institucional: folletos, esferogrficos, carpetas, roll ups y otro material que hubiere.

3.12De la logstica:
En esta seccin se detallan aspectos relativos a la ejecucin del evento de responsabilidad de la consultora, a travs del Coordinador. Previo al evento se debe preparar las siguientes actividades y documentos: Invitacin y confirmacin a expertos. Listado de Participantes. Invitacin a Participantes. Confirmacin de asistentes. Contratacin de facilitador. Reservacin de local. Contratacin de servicio de alimentacin. Contratacin de equipos tecnolgicos. Elaboracin de agenda.

Impresin de presentaciones. Elaboracin de material para participantes. Elaboracin de listado de asistencia. Elaboracin de credenciales. Elaboracin de diplomas. Preparacin de saln de taller.

Durante el evento: Registro de asistentes. Bienvenida. Entrega de credenciales. Entrega de material del evento. Coordinacin con servicio de alimentacin. Coordinacin continua con facilitador y expositores.

Conclusin del evento: Entrega de Diplomas. Entrega de listados de participantes. Entrega de memoria final del Taller. Clausura.

3.13Del material
Durante el Taller se entregar el siguiente material a los participantes: Kit de taller, que contiene: carpeta, informacin del INP, libreta de apuntes, esferogrfico, agenda, informacin de los expositores, presentaciones impresas (de requerirse). Credenciales para los participantes. CD con las presentaciones. Listado de asistencia. Diplomas de participacin.

3.14 De los costos:

A continuacin se detallan los gastos en los que deber incurrir la consultora durante la organizacin del evento: Instalaciones donde se celebrar el evento. Alquiler de equipos audiovisuales. Material (cds, impresiones de invitaciones, impresiones de presentaciones, marcadores, porta credenciales, cartulinas).

Servicios de alimentacin durante el evento. Si la capacitacin se desarrolla en un da completo (8 horas), la Consultora deber costear dos refrigerios y el almuerzo a los participantes. Hospedaje, alimentacin y transporte del/ los ponente/s. Hospedaje, alimentacin y transporte de los participantes, cuando estos se encontraren en otra ciudad.

3.15 De la evaluacin del taller

Para el Taller existirn dos formas de evaluacin de los participantes. La consultora podr optar por cualquiera de las dos: 1. Asistencia: los certificados de asistencia se entregarn a los participantes que hayan asistido al 90% del curso. 2. Aprobacin: los certificados de aprobacin se entregarn cuando las personas hayan aprobado un examen de evaluacin aplicado por el facilitador. 3. A los expositores se les entregar un Certificado de Participacin. En los certificados constarn el nmero de horas del Taller y sern vlidos solamente con las firmas de las mximas autoridades de las organizaciones participantes. El INP efectuar, adems, la respectiva evaluacin del Taller, que incluir una valoracin a la logstica, expositores, temas tratados, metodologa, etc.

3.16 De la promocin del Taller

La Unidad de Comunicacin del Instituto Nacional de Preinversin realizar la promocin en medios de comunicacin del taller, a travs de las siguientes acciones comunicacionales: 1. Boletines de prensa: Se elaborarn boletines de expectativa, de inicio y de culminacin del taller. Los boletines se publicarn en la pgina web institucional y se enviarn (va correo electrnico) a los medios de comunicacin. 2. Entrevistas: La Unidad de Comunicacin entrevistar a los ponentes y publicar la informacin en sus canales de comunicacin: pgina web, revista bimensual, redes sociales. 3. Agenda de entrevistas: De considerarse pertinente, se agendarn entrevistas con medios de comunicacin locales o agencias internacionales. 4. Cobertura del evento: la Unidad de Comunicacin efectuar una cobertura periodstica y fotogrfica del Taller.

4. Plan del Evento

La consultora realizar un Plan del Evento de Transferencia de Conocimiento y Tecnologa, que deber ser remitido al Instituto Nacional de Preinversin para su aprobacin, con 15 a 20 das de anticipacin. El Plan del Evento se desarrollar en la siguiente matriz:

NOMBRE DEL TALLER

Fecha Lugar/Ciudad Hora Nombre de coordinador del Evento Instituciones involucradas en el evento Responsables de las instituciones involucradas

Contacto (Telfono, correo-e)

Contacto correo-e)

(Telfono,

Contenido del Taller

Expositores (nombres, breve descripcin de ttulos acadmicos y proyectos desarrollados) Objetivo General

1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4.

Objetivos Especficos Participantes/ institucin Nombre de Facilitador Material a entregarse Presupuesto

1. 2.

5. Formatos:
5.1 Modelo de Agenda

DA 1 - Fecha
Hora 8h00-8h30 8h30-8h45 8h4510h45 10h45 11h00 11h0013h00 13h0014h00 14h0016h00 16h0016h15 16h1518h00 Tema Inscripcin de participantes Bienvenida Conferencia 1 Refrigerio Conferencia 2 Almuerzo Conferencia 3 Refrigerio Trabajo en mesas/ debate Responsable/ Entidad o Expositor Responsable 1 Facilitador Ponente Responsable 1 Ponente Responsable 2 Ponente Responsable 2 Facilitador

5.2 Modelo de Invitaciones

Logotipos de otras instituciones

El Instituto Nacional de Preinversin y la empresa. tienen el agrado de invitarle al

TALLER DE.
Imagen representativa del tema a tratarse

Fecha: da, mes, ao Hora: desde/ hasta Lugar: lugar/direccin

5.3 Credenciales

Taller de Fecha

Nombre Participante
Logotipos de otras instituciones

Taller de Fecha

Nombre Expositor
Logotipos de otras instituciones

En el encabezado (donde va el nombre del taller) en el fondo ir la imagen representativa del Taller.

5.4 Hojas de Asistencia

TALLER DE FECHA Logotipos de otras instituciones

INSTITUCIN

NOMBRE

CORREO ELECTRNICO

TELFONO

FIRMA

5.5 Modelo de Carta de Compromiso de Asistencia

CARTA DE COMPROMISO
Yo, (nombre) , con Cdula de Ciudadana No. ., me comprometo a asistir al Taller de (nombre del Taller), que se efectuar los das (fecha), en la ciudad de (nombre de ciudad). He sido informado que de no asistir al Taller los das establecidos, deber cancelar el valor del mismo y no tendr derecho al Certificado (de Partipacin o Aprobacin) al finalizar la capacitacin. Atentamente,

Firma: ________________________
Nombre: CC:

Fecha (Ciudad, da, mes, ao)

5.6 Modelo de Certificado de Asistencia/ Aprobacin

Logotipos de otras instituciones

CERTIFICADO DE ASISTENCIA
El Instituto Nacional de Preinversin - INP, (dems instituciones) confieren el presente certificado a:

Nombre y Apellido
Por haber asistido durante (nmero) horas al Taller de realizado (fecha), en el marco del Estudio (nombre del Proyecto).
Ciudad, da mes ao

Director Ejecutivo INSTITUTO NACIONAL DE PREINVERSIN - INP

Mxima autoridad institucin 1

Mxima autoridad institucin 2

5.7 Modelo de Certificado de Participacin

Logotipos de otras instituciones

Logotipos de otras instituciones

CERTIFICADO ASISTENCIA CERTIFICADO DE DE PARTICIPACIN

El Instituto Nacional de Preinversin - INP, (dems instituciones) confieren el presente certificado a: certificado a:
El Instituto Nacional de Preinversin - INP, (dems instituciones) confieren el presente

Por haber asistido durante (nmero) horas al Taller de realizado (fecha), en el marco del Estudio (nombre del Proyecto). Por haber participado como expositor en el Taller realizado (fecha), en el marco del Estudio

Nombre Apellido Nombre yy Apellido

(nombre del Proyecto).

Ciudad, da mes ao

Ciudad, da mes ao

Director Ejecutivo Director Ejecutivo INSTITUTO NACIONAL INSTITUTO NACIONAL DE PREINVERSIN - INP DE PREINVERSIN - INP

Mxima autoridad institucin Mxima autoridad institucin 11

Mxima autoridad autoridad institucin institucin 1 2 Mxima