CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

8vo M Auditora

SISTEMA INFORMTICO PARA AUDITORES

LOS SISTEMAS INFORMTICOS Y SU APLICACIN EN EL CAMPO DE LA AUDITORA

INTEGRANTES: BRIONES ZAMBRANO MELISSA CEDEO MOREIRA CRISTINA CEVALLOS CERN ESTEFANA ESPINOZA MACAS ALICIA

8vo M Auditora

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INDICE

LOS SISTEMAS INFORMTICOS Y SU APLICACIN EN EL CAMPO DE LA AUDITORA Sistemas de informacin...Pg 2 Tipos de sistemas de informacin...Pg 3 Sistemas de informacin en la empresaPg 4 Aspectos ticos y sociales de los sistemas de informacin...Pag 5 Tcnicas de auditora asistidas por computadoras......Pag 7 Aplicacin de las CAATs en la auditoriaPag 9

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LOS SISTEMAS INFORMTICOS Y SU APLICACIN EN EL CAMPO DE LA AUDITORA

SISTEMAS DE INFORMACIN

Es un conjunto formal de procesos que, operando sobre una coleccin de datos estructurada segn las necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuye la informacin necesaria para las operaciones de dicha empresa y para actividades de direccin y control, correspondientes para desempear su actividad de acuerdo a sus estrategias de negocio.

El sistema de informacin en una empresa debe responder a objetivos de la organizacin en los niveles operativos, tctica y estratgica. Ejemplo la actividad contable de una empresa como es el suministro de datos sobre las actividades, el suministro de informes y el mantenimiento de registros es un sistema de informacin contable que responde al objetivo de la empresa.1

Segn Brge Langefors. El sistema de informacin ha de suministrar la informacin necesaria en cualquier punto y en cualquier momento, en un sistema de objetos. Este ltimo ser a menudo una organizacin, es decir, una empresa o un cuerpo administrativo.2

EMAGISTER.COM, 2009, Informtica, Qu es. Sistemas de informacin, http://www.emagister.com/curso-comunicacin-informtica-historiacomputacin/informtica-que-es-sistemas-onformacin 2 BRGE LANGEFORS, 1982, Teora de los sistemas de informacin, Librera El Ateneo Editorial 2 Edicin Reimpresin 2

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TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN

Debido a que el principal uso que se da a los SI es el de optimizar el desarrollo de las actividades de una organizacin con el fin de ser ms productivos y obtener ventajas competitivas, en primer trmino, se puede clasificar a los sistemas de informacin en:

Sistemas Competitivos Sistemas Cooperativos Sistemas que modifican el estilo de operacin del negocio

Esta clasificacin es muy general, de manera que detallamos clasificaciones ms concretas (y reales) de sistemas de informacin. Desde un punto de vista empresarial La primera clasificacin se basa en la jerarqua de una organizacin y se llam el modelo de la pirmide. Segn la funcin a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los sistemas de informacin pueden clasificarse en:

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la informacin referente a las transacciones producidas en una empresa u organizacin, tambin se le conoce como Sistema de Informacin operativa.

Sistemas de informacin gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general.

Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el anlisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.

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Sistemas de informacin ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un rea o unidad de la empresa a partir de informacin interna y externa a la misma. Es en este nivel cuando los sistemas de informacin manejan informacin estratgica para las empresas.3

SISTEMA DE INFORMACIN EN LA EMPRESA

Debido a los enormes cambios sufridos por el mercado en los ltimos aos con la incorporacin de tecnologas informticas que facilitarn la administracin de los datos, con el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones gerenciales, en la actualidad todas las empresas, incluso las Pymes, requieren de la implementacin de un sistema de informacin que colabore con los procesos de gestiones empresariales4.

El sistema de informacin en la empresa es el conjunto formal de procesos que, operando sobre una coleccin de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye (parte de) la informacin necesaria para la operacin de dicha empresa y para las actividades de direccin y control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesarias para desempear las funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia5.

WIKIPEDIA, 2013, Sistemas http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informacin

4

de

informacin,

INFORMATICAHOY, 2011, La importancia de los sistemas de informacin en la empresa, http://www.informatica-hoy.com.ar/informatica-tecnologia-empresas/La-importancia-de-los-sistemasde-informacion-en-la-empresa.php

5

MONOGRAFIAS.COM, 2012, Los Sistemas de Informacin en la Empresa, http://www.monografias.com/trabajos21/sistemas-informacion/sistemas-informacion.shtml

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Se lo puede definir tambin como cualquier tipo de sistema de computacin que es de "clase enterprise". Esto significa normalmente que ofrece alta calidad de servicio, lidia con grandes volmenes de datos - capaz de soportar cualquier organizacin grande ("enterprise").

Los Sistemas de Informacin de Empresa suministran una plataforma tecnolgica que permiten a las organizaciones integrar y coordinar sus procesos de negocio. Ellos suministran un sistema individual que es central para la organizacin y asegura que la informacin puede ser compartida a travs de todos los niveles funcionales y jerarquas de gestin. Los sistemas Enterprise son indispensables para eliminar el problema de la fragmentacin de la informacin causada por la existencia de mltiples sistemas de informacin en una organizacin, creando una estructura de datos estndar.

Con el fin de mejorar la productividad y el rendimiento de una organizacin competitiva, es fundamental evaluar las tcnicas actuales y la tecnologa disponible para desarrollar sistemas que brinden eficiencia y eficacia de la gestin de la informacin relevante.6

ASPECTOS TICOS Y SOCIALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

tica se refiere a los principios de lo correcto o lo incorrecto que los individuos, en su calidad de agentes morales libres, emplean para tomar decisiones que normen su comportamiento. Los sistemas de informacin dan lugar a nuevos aspectos ticos tanto para los individuos como para las sociedades porque crean oportunidades para un cambio social intenso y, por consiguiente,

WIKIPEDIA, 2013, Sistema de Informacin es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_Informacin_Empresarial 5

Empresarial,

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amenazan

las

estructuras

existentes

de

poder,

dinero,

derechos

obligaciones.7

La tica en la informtica estudia la forma de transparentar e idoneizar los mtodos que son utilizados para transformar la informacin, los mecanismos

que permiten realizar las transformaciones, la valoracin de los modos de comunicacin ms apropiados entre las personas y los que hacen de la informacin su filosofa de vida.

Los aspectos ticos de los sistemas de informacin han cobrado nueva importancia por el surgimiento de internet y el comercio electrnico. Internet y las tecnologas para las empresas digitales facilitan ms que nunca la recopilacin, integracin y distribucin de la informacin, y desencadenan nuevas preocupaciones acerca del uso apropiado de la informacin del cliente, la proteccin de la privacidad personal y la proteccin de la propiedad intelectual.

Otros aspectos ticos que surgen por el uso de los sistemas de informacin incluyen fincar la responsabilidad formal por las consecuencias de los sistemas de informacin, establecer estndares para salvaguardar la calidad del sistema que protejan la seguridad de los individuos y de la sociedad, y preservar los valores e instituciones considerados esenciales para la calidad de vida en una sociedad de la informacin.8
7

BUENAS TAREAS, 2011, Aspectos ticos y Sociales de los Sistemas de Informacin, http://www.buenastareas.com/ensayos/Aspectos-Eticos-y-Sociales-De-Los/2190003.html 8 BLOGSPOT.COM, 2011, ALMARZA Saimar y YEDRA Milena, Administracin de los Sistemas de Informacin, http://administracionsistemasdeinformacion.blogspot.com/2008/06/aspectos-eticos-ysociales-de-los.html

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TCNICAS DE AUDITORA ASISTIDAS POR COMPUTADORAS

- Las TAAcs se refiere a tcnicas que usan el computador como herramienta de auditora, las TACCs son usadas por el Auditor(a) para mejorar la eficiencia y eficacia de los procedimientos de auditora. Tambin conocidas por su sigla en ingls como CAATs (Computer Assisted Audit Techniques).

- El Auditor(a) debe garantizar que estos programas que usa funcionan correctamente y eficientemente, es decir sustantivar su validez para propsitos de auditora antes de usarlos.

Uso de las TAACs Se las usa en la aplicacin de diversos procedimientos de auditora, incluyendo:

- Prueba de detalles de transacciones y saldos, por ejemplo el uso de programas de programas de auditora para probar la totalidad (o muestra) de las transacciones en un archivo de computacin. - Procedimientos de revisin analtica, por ejemplo el uso de programas de auditora para identificar partidas o fluctuaciones no usuales. - Prueba de cumplimiento de controles generales de Procesamiento Electrnico de Datos (PED), por ejemplo el uso de datos de prueba para probar procedimientos de acceso a las bibliotecas de programas. - Prueba de cumplimiento de controles de aplicacin de PED, por ejemplo el uso de datos de prueba para probar el funcionamiento de un procedimiento programado.

Programas utilizados por los Auditores(as) de nuestro medio Segn la investigacin realizada las TAAcs que ms utilizan los profesionales Auditores(as) de nuestro medio son: Software de auditora (AutoAudit),

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software utilitario (Microsoft Office), Software de extraccin y anlisis de datos (ACL), Graficadores de procesos (Visio) y como medio de consulta adicional el Internet; en la tabla de abajo se muestra al detalle como los profesionales Auditores(as) hacen uso de algunos de estos programas e Internet en su profesin.9

Nombre del programa / medio de consulta Microsoft Office

Definicin

Uso por Parte del Auditor(a) del medio

Es un paquete de oficina que permite crear y compartir en grupo archivos de tipo documento, hojas de clculo y presentaciones.

Se suele usar Word para: - Preparacin del informe de auditora. - Manejo de hipervnculos y Combinacin de correspondencia. Se suele usar Excel para: - Control de cambios en una red empresarial. -Manejo de informacin de una base de datos: Administracin de datos, filtros, tablas dinmicas y esquemas de subtotales. -Obtencin de reportes en Excel - Auditora de frmulas Es un programa que usan los Auditores para: - Realizacin de los exmenes del sistema de informacin basado en PC o Procesamiento Electrnico de Datos (PED). - Anlisis de datos, manipulacin y exportacin de datos.

ACL

Visio

Internet

Es un programa utilizado por los auditores para la extraccin y el anlisis de los datos, la deteccin de fraudes y el control continuo. Es un programa que permite realizar diferentes diagramas empresariales de manera fcil e intuitiva. Es una red de redes que permite consultar y compartir informacin.

El programa Visio lo usa para: Realizar diagramas empresariales sea de flujo, de funciones cruzadas o de trabajo.

El Internet suele ser usado como medio de consulta o para mantener la comunicacin. Uno de los servicios ms utilizados de Internet es el correo corporativo para adjuntar archivos o trabajar con listas de direcciones.

GALN Leonor, 1996, Informtica y Auditora para las Ciencias Empresariales, Editorial UNAB Universidad Autnoma de Bucaramanga, primera edicin, Colombia.

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APLICACIN DE LAS CAATs EN LA AUDITORA

Las CAATs se definen como programas de computador y datos que el auditor usa como parte de los procedimientos de auditora para procesar datos de significancia en un sistema de informacin.

Las Tcnicas de Auditora Asistidas por Computador son de suma importancia para el auditor cuando realiza una auditora. CAAT (Computer Audit Assisted Techniques) incluyen distintos tipos de herramientas y de tcnicas, las que ms se utilizan son los software de auditora generalizado, software utilitario, los datos de prueba y sistemas expertos de auditora.

El uso de las CAATs proporciona un medio para mejorar el grado de anlisis de la informacin, a fin de cubrir los objetivos de las revisiones de auditora, y reportar los hallazgos con relevancia en el nivel de confiabilidad de los registros generados y mantenidos en sistemas computadorizados.

Se pueden utilizar para realizar varios procedimientos de auditora incluyendo: Prueba de los detalles de operaciones y saldos. Procedimientos de revisin analticos. Pruebas de cumplimiento de los controles generales de sistemas de informacin. Pruebas de cumplimiento de los controles de aplicacin. Muestreo de programas para extraer datos para pruebas de auditora. Rehacer clculos realizados por los sistemas de contabilidad de la entidad.

Su uso puede ser recomendable en las siguientes circunstancias: El uso de las CAATs proporciona un medio para mejorar el grado de anlisis de la informacin, a fin de cubrir los objetivos de las revisiones de auditora, y

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reportar los hallazgos con relevancia en el nivel de confiabilidad de los registros generados y mantenidos en sistemas computadorizados.

Las CAATs pueden tambin ser utilizadas para probar la efectividad de los controles. Asimismo, las CAATs pueden ser utilizadas en pruebas orientadas a la deteccin de fraudes. Por tanto, cuando se desarrolla el plan de auditora, se pueden tomar en cuenta la aplicacin de pruebas CAATs.

Tcnicas para analizar las CAATs Existen diferentes tcnicas para analizar programas la cuales ayudan al auditor en el trabajo de campo y de las cuales las ms importantes se mencionan a continuacin: Traceo: Indica por donde paso el programa cada vez que se ejecuta una instruccin. Imprime o muestra en la pantalla el valor de las variables, en una porcin o en todo el programa. Mapeo: Caracterstica del programa tales como tamao en bytes, localizacin en memoria, fecha de ltima modificacin, etc. Comparacin de cdigo: Involucra los cdigos fuentes y cdigos objetos. Informe de Contabilidad del Sistema: Utilitario del sistema operativo que provee el medio para acumular y registrar la informacin necesaria para facturar a los usuarios y evaluar el uso del sistema.

Las caats pueden usarse para desarrollar diversos procedimientos de auditora, incluyendo los siguientes: Pruebas de detalles de transacciones y saldos, por ejemplo, el uso de software de auditora para recalcular los intereses o la extraccin de facturas por encima de un cierto valor de los registros de computadora; Procedimientos analticos, por ejemplo, identificar inconsistencias o fluctuaciones importantes;
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Pruebas de controles generales, por ejemplo, pruebas de la instalacin o configuracin del sistema operativo o procedimientos de acceso a las bibliotecas de programas o el uso de software de comparacin de cdigos para verificar que la versin del programa en uso es la versin aprobada por la administracin; Muestreo de programas para extraer datos para pruebas de auditora; Pruebas de controles de aplicacin, por ejemplo, pruebas del

funcionamiento de un control programado; y Rehacer clculos realizados por los sistemas de contabilidad de la entidad.
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10

MEGAPUNTES.COM, 2011, CAATs: Auditora Asistida http://www.megapuntes.com.ar/ALUMNOS/2011%201ER/TP%20CAATS.doc.

por

Computadoras,

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CONCLUSIONES
Hacemos nfasis en la importancia de la auditoria como herramienta gerencial para la toma de decisiones y para poder verificar los puntos dbiles de las organizaciones con el fin de tomar medidas y precauciones a tiempo. Principalmente, la conclusin a la que hemos podido llegar, es que toda empresa, pblica o privada, que posean sistemas de informacin medianamente complejos, deben de someterse a un control estricto de evaluacin de eficacia y eficiencia. Hoy en da, un alto porcentaje de las empresas tienen toda su informacin estructurada en sistemas informticos, de aqu, la vital importancia que los sistemas de informacin funcionen correctamente. La empresa hoy, debe y precisa informatizarse. El xito de una empresa depende de la eficiencia de sus sistemas de informacin. Una empresa puede tener un staff de gente de primera, pero tiene un sistema informtico propenso a errores, lento, vulnerable e inestable; si no hay un balance entre estas dos cosas, la empresa nunca saldr a adelante.

RECOMENDACIONES
Se recomienda este sistema porque es de gran ayuda para los auditores, porque cada organizacin debe de contar con un sistema para as tener respaldada toda su informacin, esto para que despus no estn con temores de perder o tener algn tipo de error en su informacin, ya que han sido precavidos. Es recomendable que la empresa este informndose siempre de los sistemas informticos que se van dando a menudo, porque como la tecnologa avanza cada vez ms entonces hay que estar siempre informados. Ya que es de gran importancia que su empresa pueda contar con un buen sistema porque de esta manera tambin se mide la eficacia.
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BIBLIOGRAFIA
INFORMATICAHOY, 2011, La importancia de los sistemas de informacin en la empresa, http://www.informatica-hoy.com.ar/informatica-tecnologia-empresas/La-importancia-de-los-sistemasde-informacion-en-la-empresa.php MONOGRAFIAS.COM, 2012, Los Sistemas de Informacin en la Empresa,

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