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CODIGO: GDC-PC-01 PROCEDIMIENTO VERSIN: 2

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1. OBJETIVO Establecer los pasos que se siguen para la elaboracin, revisin (actualizacin), aprobacin, publicacin, distribucin y administracin de la documentacin, incluyendo la identificacin y la disposicin de los documentos obsoletos del Sistema de Gestin de Calidad de la Escuela Tecnolgica Instituto Tcnico Central. 2. ALCANCE Desde la solicitud e identificacin de la necesidad de documentar una actividad, hasta el establecimiento, implementacin y mantenimiento del documento. Aplica en todos los procesos de la Escuela Tecnolgica Instituto Tcnico Central en lo relacionado con el control de documentos y procedimientos referentes al Sistema de Gestin de Calidad. 3. RESPONSABILIDADES Del administrador de la documentacin: Editar, registrar, distribuir, divulgar, controlar y en general administrar la documentacin original que conforma el Sistema de Gestin de Calidad, as como el control de los cambios de dicha documentacin. Por otra parte, debe velar por que el manual de calidad describa el Sistema de Gestin de Calidad de la institucin dando cumplimiento a los requisitos de la norma NTCGP 1000:2004. De los Responsables de los Procesos: Generar, solicitar creacin o cambios a documentos actuales, entrenar, capacitar, remitir e implementar los documentos del proceso a cargo y controlar los documentos externos o de otros procesos que interacten con su gestin. Del Representante de la Direccin (Secretario General): Revisar y aprobar los documentos del sistema de gestin de calidad y controlar los documentos externos o de otros procesos que interacten con su gestin. De Todo el personal: Implementar, preservar, recolectar y archivar todos los registros generados durante el desarrollo de los diferentes procesos del Sistema de Gestin de Calidad.

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3.1 Niveles de responsabilidad para elaboracin, revisin y aprobacin de documentos La revisin y aprobacin de los documentos se realizar por el personal autorizado de acuerdo con la siguiente tabla:

TIPO DE DOCUMENTO Manuales Caracterizacin de Procesos Procedimientos Instructivos Guas Ficha Tcnica Planes Formatos

REVISIN Representante de Direccin Lder del proceso Lder del proceso Administrador de documentacin Lder del proceso Lder del proceso Lder del proceso Lder del proceso

APROBACIN la Rector Representante de la Direccin Representante de la Direccin la Lder del proceso Representante de la Direccin Representante de la Direccin Representante de la Direccin Representante de la Direccin

Por cuanto la estructura de la organizacin es plana, algunas veces quien revisa y aprueba puede ser la misma persona. 4. DEFINICIN DE TRMINOS En este captulo se definen trminos que son de conocimiento comn y que son necesarios para la comprensin y aplicacin del procedimiento control de documentos. En caso de ser necesario se puede utilizar trminos tcnicos contenidos en la norma NTCGP1000:2004 y algunos especficos como los siguientes:

OBJETIVO: Describe el propsito o el para qu del procedimiento control de documentos. ALCANCE: Establece dnde inicia y dnde finaliza y dnde aplica el procedimiento en mencin. ANULAR: Terminar con la vigencia de un documento ya sea porque est obsoleto o porque ya no se realiza ms la actividad descrita en l. APROBAR UN DOCUMENTO: Accin de verificar que los resultados obtenidos al aplicar lo descrito en el documento son apropiados para cumplir los requisitos y la poltica de calidad de la Institucin. Cuando sea aprobado el documento, se entiende que ste puede iniciar su distribucin y divulgacin.

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CONTROL: Mecanismo para garantizar la disponibilidad de los documentos vigentes que conforman el sistema de calidad. DIFUSIN: Utilizacin de cualquier medio de comunicacin para hacer conocer la informacin de los procesos documentados. DISTRIBUIR Hacer entrega fsica de un documento aprobado o facilitar el acceso a ste para que sea utilizado por el personal involucrado en la actividad para el cumplimiento de los objetivos institucionales y para que permita asegurarse de la eficaz planeacin, operacin y control de los procesos. DISPOSICIN FINAL: Manejo que se le debe dar a un documento una vez alcanza su periodo til para la institucin. DIVULGACIN: Dar a conocer el contenido de un documento para que sea cumplido por el personal de la institucin involucrado en la actividad descrita. DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte. DOCUMENTO CONTROLADO: Involucra los documentos cuya distribucin es restringida o controlada que se aplican en los procesos, los cuales deben ser actualizados permanentemente. DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO: Todos aquellos documentos generados por la Escuela Tecnolgica - Instituto Tcnico Central tales como: Propuestas, Planes de Calidad, instructivos, formatos, diagramas, procedimientos, manuales, tablas, compendios, etc. DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO: Todos aquellos documentos suministrados por entes reguladores o de control, por el cliente, los proveedores y otros; tales como: diseos, especificaciones, manuales de productos o servicios, certificaciones de productos, fichas tcnicas, leyes, normas, decretos, reglamentos, resoluciones, planes de manejo ambiental, contratos, garantas, etc. DOCUMENTO NO CONTROLADO: Son los documentos que se entregan solamente para consulta o que estn en fase de elaboracin y revisin para aprobacin antes de su emisin, incluyen la entrega de copias fsicas de documentos en donde no se requiere controlar su disponibilidad en los puestos de uso. DOCUMENTO OBSOLETO: Documento cuya vigencia ha caducado.

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DOCUMENTO ORIGINAL: Aquel que presenta la evidencia de la aprobacin de su contenido (firmas) y sirve para tomar las copias para la distribucin al proceso (es el documento controlado). DOCUMENTO PBLICO: Es el elaborado por funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su intervencin. ELIMINACIN : RETIRO DE UN DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DE CIRCULACIN YA SEA PORQUE EL PROCESO CAMBI RADICALMENTE Y OBLIG A QUE SE ELABORARA UN NUEVO DOCUMENTO, O PORQUE EL PROCESO DEJ DE EJECUTARSE O SE FUSION CON OTRO PROCESO O SISTEMA DE GESTIN. ESPECIFICACION: Documento que establece requisitos. FORMATO: Documento empleado para el registro de informacin necesaria para realizar un proceso o actividad especifica, convirtindose as en un registro. LISTADO MAESTRO: Es el inventario actualizado de documentos tanto internos como externos o datos que permite verificar y controlar la vigencia del documento y establecer su ubicacin (en manos de quin se encuentra). MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el Sistema de Gestin de Calidad de la Institucin. PLAN DE CALIDAD: Documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto, servicio o contrato especfico, este plan es variable y se implementa acorde con las necesidades propias de la institucin. PROCEDIMIENTO: Forma especificada de efectuar una actividad. Documento que especifica los pasos que debe seguir un proceso o actividad. REGISTRO: Es un documento debidamente diligenciado en el cual reposa una evidencia de una actividad realizada y la obtencin de unos resultados planificados, para asegurar el cumplimiento y eficacia del Sistema de Gestin de Calidad. REVISAR UN DOCUMENTO: La accin de asegurar la conveniencia, la adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad del documento revisado para alcanzar unos objetivos. Corresponde a la forma como se hace en la institucin. Actualizar las versiones. TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

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5. POLTICAS DE OPERACIN 5.1 CRITERIOS PARA IDENTIFICAR CUNDO ES NECESARIO DOCUMENTAR Y CMO DOCUMENTAR Cuando la norma lo requiera Cuando la institucin requiera documentos para el cumplimiento de sus objetivos y que le permitan asegurarse de la eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos. Todos los documentos del sistema de gestin de calidad debern redactarse en idioma espaol, tendrn un encabezado similar al de este documento, el escudo en la parte superior izquierda, el nombre de la institucin debajo del escudo, Centrado en negrilla Arial 9. En la seccin central el nombre del documento y en la seccin derecha Cdigo, Versin ,Nmero de pginas y si es o no documento controlado, esta informacin se elaborar en negrilla en Arial 10.

Todos los documentos del sistema de gestin de calidad se elaborarn en letra Arial tamao 11, excepto los diagramas de flujo y formatos donde el tamao de la letra podr disminuir segn la necesidad. En los documentos se deben conservar los siguientes mrgenes: Izquierdo: 3 cm Derecho: 2 cm Superior: 2 cm Inferior: 2 cm 5.2 ELABORACIN DE UN DOCUMENTO N ACTIVIDAD RESPONSABLE

DIAGRAMA
INICIO

IDENTIFICA NECESIDAD

Identificar la necesidad de crear, modificar o anular un documento y diligenciar solicitud de crear, modificar o anular documento, Formato GDC-FO-03 y remitirla al Administrador de la documentacin. Firma elaboracin del documento.

Cualquier persona

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DIAGRAMA
COMPROBANTE

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Revisar que se cumpla con lo Administrador de la establecido en el procedimiento documentacin e identificar el documento y enviarlo al responsable del proceso para su revisin.

REVISA E INDENTIFICA

No
1

De acuerdo?

3
2

S
FIRMA

Revisar documento, si est de acuerdo lo firma como revisado Responsable del proceso y lo enva al Representante de la Direccin para su aprobacin, en caso contrario lo devuelve al numeral 2 para su ajuste.

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DIAGRAMA
REVISA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

4
2

De acuerdo?

Revisar el documento (procedimiento, instructivo, manual, Formato, otro), si Remitirse al numeral 3.1 requiere explicacin o de este procedimiento. ampliacin de la informacin pasa al numeral 3, en caso contrario pasa al numeral 5.

APRUEBA

Aprobar el documento y Remitirse al numeral 3.1 devolverlo al administrador de de este procedimiento. la documentacin para su respectiva divulgacin y distribucin.

ACTUALIZA LISTADO MAESTRO

Actualizar listados maestros y entregar copias controladas a quienes aparecen en el listado Maestro de Control de Documentos GDC-FO-04 . Si se trata de documentos a modificar recoger copias obsoletas.

Administrador de la documentacin

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DIAGRAMA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

PROTEGE

Proteger los documentos segn aplique. (Ley 594) Administrador de la documentacin

FIN

5.3 REVISIN O ACTUALIZACIN DE UN DOCUMENTO Cada lder de proceso ser responsable de asegurarse que todos los procedimientos del Sistema de Gestin de la Calidad que aplican a sus procesos se encuentran establecidos, documentados, implementados y mantenidos, en caso de que alguno de los cargos de la institucin identifique la necesidad de modificacin de alguno de los documentos se deben seguir los parmetros establecidos en las actividades 1 a 7. del procedimiento. Los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad tales como manuales, procedimientos e instructivos, deben revisarse por el responsable del proceso una vez cada dos aos, o antes si es necesario, esto con el fin de asegurar su continua adecuacin. 5.3.1 Identificacin y control de cambios y estado de revisin actual de los documentos de origen interno: El lder de cada proceso es responsable de controlar los documentos de origen interno que afecten directamente el proceso bajo su responsabilidad. La identificacin de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad se realizar por medio del cdigo y nombre de cada documento relacionado en la lista maestra de documentos, adicionalmente el estado de revisin actual se identificar con el numero de versin de cada documento, el control de cambio de versin se relacionar en cada documento en Estado de Revisin y Aprobacin. Asegurarse de que las versiones aplicables se encuentren en los puntos de uso: Para asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en los puntos de uso, el administrador de la documentacin debe mantener una lista maestra de documentos (GDC-FO-03), y las Tablas de Retencin documental (GIC-FO-01) estas listas deben actualizarse con la ultima versin de los documentos.

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Para verificar que un documento es controlado este debe tener un sello que lo identifique como tal. El control de copias de los documentos de origen interno de consulta (manuales, procedimientos, instructivos), debe identificarse con un sello de copia controlada. Para tal efecto se utilizar el formato GDC-FO-.05 5.3.2. Identificacin y control de los documentos de origen externo: El lder de cada proceso es responsable de controlar los documentos de origen externo que afecten directamente el proceso bajo su responsabilidad. Los documentos de consulta (leyes, resoluciones, decretos, manuales, procedimientos, Instructivos) deben ingresarse en la lista maestra de documentos (donde deben identificarse como documentos de origen externo). 5.4 ANULACIN DE UN DOCUMENTO Identificacin y control de documentos obsoletos: Cuando un documento del Sistema de Gestin de la Calidad sea modificado o anulado segn el presente procedimiento, la versin obsoleta o anterior debe identificarse con un sello de DOCUMENTO OBSOLETO, el administrador de la documentacin debe recoger las copias controladas obsoletas (en caso de existir) para destruirlas y las debe cambiar por las versiones actualizadas. El original de los documentos obsoletos debe archivarse junto con la solicitud de documentacin que gener el cambio o la anulacin. La destruccin de las copias controladas debe registrarse en un Acta de destruccin de documentos en donde se deben relacionar los documentos destruidos y el nmero de copias

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5.5 TIPOS DE DOCUMENTOS Tipos de documentos que soportan la planeacin, operacin y control de los procesos:

Documentos Externos (Leyes, resoluciones, Decretos, registro Calificado. Documentos Estratgicos (PEI, PEDI, Estrategias, Plan Operativo Anual, Planes, programas y proyectos, Polticas y objetivos, acuerdos, Resoluciones internas, mapa de riesgos Manual de Calidad, Mapa y Caracterizaciones, Hojas de Vida de indicadores, Mapa de riesgos Procedimientos, instructivos, guas, fichas tcnicas, especificaciones Registros internos y externos (Ej. Circulares, Actas, etc.) 6. CODIFICACION DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Se establece el criterio para codificar los documentos, el cual obedece a una estructura alfanumrica. En este documento se indica el significado de cada uno de los caracteres. El responsable de la asignacin del cdigo de cada uno de los documentos, formatos, tablas, diagramas, planos, etc; es el administrador de la documentacin y l mismo lo formaliza en el Listado Maestro de Documentos. Todos los documentos del Sistema de Calidad tendrn una identificacin con un cdigo alfanumrico de 7 dgitos de la siguiente forma: AAA -BB- 01

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Tres primeros dgitos AAA: Corresponde a la identificacin del PROCESO al cual pertenece el documento as: PROCESOS ESTRATEGICOS: GPL: Gestin de Planeacin GDC: Gestin de Calidad GIC: Gestin de la Informacin y la Comunicacin PROCESOS MISIONALES: DES: Docencia Educacin Superior DIB: Docencia Bachillerato EXT: Extensin INV: Investigacin PROCESOS DE APOYO: GTH: Gestin de Talento Humano GCM: Gestin de compras y mantenimiento GRF: Gestin de Recursos Financieros PROCESOS DE EVALUACION ESC: Evaluacin, seguimiento y control. Segundos dos dgitos BB: Corresponde al tipo de documento al que aplica as: PC: MA: IN: FT: PL: FO: GU: DI: Procedimiento Manual Instructivo Ficha Tcnica Plan Formato Gua Diagrama Corresponde al consecutivo del documento en nmeros de 01 a 99

Terceros dos dgitos 00:

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7. NIVELES DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS PBLICOS Los manuales de procedimientos deben distribuirse y difundirse en todas las dependencias donde son esenciales para el adecuado funcionamiento del proceso o del procedimiento. Todos los manuales debern estar disponibles para todo el personal de la institucin y podrn ser consultados una vez aprobada su distribucin y divulgacin El responsable del proceso al que pertenece el manual, es el responsable de su difusin y debe llevar registro de la misma. El original lo conservar el Administrador de la documentacin, el lder del proceso conservar la primera copia y sucesivamente se har entrega de copias. 8. REFERENCIAS NORMATIVAS En este apartado se registran las instrucciones y documentos referidos en los procedimientos descritos. Adems se puede hacer referencia a normas o lineamientos utilizados como base. Para este procedimiento aplica como referencia La Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTC-GP1000:2004 9. ANEXOS Se deben referenciar los formatos que aplican al procedimiento o al documento. GDC-FO-01: GDC-FO-02: GDC-FO-03: GDC-FO-04: GDC-FO-05 Caracterizacin del proceso Acta Solicitud de elaboracin de documento Listado maestro de documentos. Distribucin Copias controladas

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10. CONTROL DE CAMBIOS


FECHA 13/08/2008 VERSION 1 2 CAMBIOS Adopcin del procedimiento Modificacin Codificacin

ELABOR

REVIS

APROB

DORIS CORREA CABRERA JAVIER POLANA GONZLEZ JAVIER POLANA GONZLEZ Asesor Rectora Representante de la Direccin Representante de la Direccin

Firma

Firma

Firma

FECHA DE IMPLEMENTACION: