Al iniciarse Access por primera vez o al cerrarse una base de datos sin que se cierre Access, aparece la pgina

Introduccin a Microsoft Office Access .

Esta pgina es el punto de partida para crear nuevas bases de datos, abrir bases de datos existentes o consultar el contenido destacado de Microsoft Office Online.

Crear una base de datos mediante una plantilla

Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el proceso de creacin de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea especfica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un pequeo nmero de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de empleo. Las plantillas de base de datos se pueden usar tal cual estn, o puede personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades. Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma ms rpida de empezar a crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay datos de otro programa que desea importar a Access, tal vez considere conveniente crear una base de datos sin plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar muy laborioso adaptar los datos existentes a esa estructura.

1. 2.

Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botn Microsoft Office

y luego haga clic en

Cerrar base de datos para mostrar la pgina Introduccin a Microsoft Office Access . En el centro de la pgina Introduccin a Microsoft Office Access aparecen varias plantillas destacadas y, cuando haga clic en los vnculos del panel Categoras de plantillas, aparecern otras nuevas. Puede descargar tambin ms plantillas del sitio Web de Office Online. Vea la siguiente seccin de este artculo para obtener informacin detallada. Haga clic en la plantilla que desee utilizar. Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en , busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Tambin puede crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows SharePoint Services 3.0.

3. 4.

5.

Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online).

Access crea o descarga la base de datos y, a continuacin, la abre. Aparece un formulario en el que puede empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registro (el cuadro atenuado o la barra que aparece a la izquierda del registro) y luego siguiendo este procedimiento:

En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar. 6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vaca del formulario y empiece a escribir. Utilice el panel de exploracin para buscar otros formularios o informes que tal vez desee utilizar.

Descargar una plantilla de Office Online

Si no encuentra ninguna plantilla que se ajuste a sus necesidades en la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, y est conectado a Internet, puede visitar el sitio Web de Office Online, donde encontrar una gran variedad de plantillas. 1. En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access , en Ms en Office Online, haga clic en Plantillas. La pgina principal de plantillas de Office Online aparecer en la ventana del explorador. 2. Utilice las herramientas de exploracin y bsqueda de Office Online para buscar la plantilla que desea utilizar y siga las instrucciones para descargarla. Al descargar una plantilla, se descarga un archivo de base de datos en el equipo y se abre en una nueva instancia de Access. Generalmente, la plantilla est diseada para que abra un formulario de entrada de datos, por lo que se puede empezar a escribir datos inmediatamente. Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con plantillas, vea el artculo Gua de las plantillas de 2007. Volver al principio

Crear una base de datos sin plantilla

Si no le interesa utilizar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayora de los casos, este proceso implica alguna o ambas de estas operaciones:

Escribir, pegar o importar datos en la tabla que se crea al crear una nueva base de datos y, a continuacin, repetir el proceso con las nuevas tablas que cree mediante el comando Tabla en la ficha Crear. Importar datos de otros orgenes y crear tablas en el proceso. Para obtener ms informacin sobre cmo planear y disear una base de datos, o sobre cmo crear relaciones, formularios, informes o consultas, visite los vnculos de la seccin Vea tambin de este artculo.

Crear una base de datos en blanco

1. En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access , en Nueva base de datos en blanco , haga clic en Base de datos en blanco.

2.

En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica una extensin de nombre de archivo, Access la agrega automticamente. Para cambiar la ubicacin

3.

predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicacin donde colocar la base de datos (situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Haga clic en Crear. Access crea la base de datos con una tabla vaca denominada Tabla1 y, a continuacin, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sita en la primera celda vaca de la columna Agregar nuevo campo.

4.

Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la seccin Copiar datos de otro origen en una tabla de Access. Escribir informacin en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de clculo de Microsoft Office Excel 2007. La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos: cuando se agrega una nueva columna a la tabla, se define un nuevo campo. Access define automticamente el tipo de datos de cada campo en funcin de los datos que escribe.

Si, de momento, no desea incluir informacin en Tabla1, haga clic en Cerrar . Si realiz cambios en la tabla, Access le pedir que guarde los cambios efectuados en la tabla. Haga clic en S para guardar los cambios, haga clic en No para descartarlos o haga clic en Cancelar para dejar la tabla abierta.
IMPORTANTE Si cierra Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access elimina toda la tabla, aunque haya escrito datos en ella.

Agregar una tabla

Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo Tablas en la ficha Crear.

Crear una tabla empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan mediante nmeros (Campo1, Campo2, etc.) y Access define automticamente el tipo de datos de cada campo en funcin de los datos que escribe.

1.

En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla. Access crea la tabla y selecciona la primera celda vaca de la columna Agregar nuevo campo.
NOTA Si no ve una columna Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista Diseo en lugar de en la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla del panel de exploracin. Access pide un nombre para guardar la nueva tabla y, a continuacin, cambia a la vista Hoja de datos.

2.

En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo. Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, Access agregar un campo por ese nombre y establecer sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades ms adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deber arrastrarlo hasta un rea de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de insercin vertical, que le indica dnde se colocar el campo.

3.
4.

Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vaca o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la seccin Copiar datos de otro origen en una tabla de Access. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de columna y escriba el nuevo nombre. Es recomendable asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qu contiene cuando lo examine en el panel Lista de campos.

5.

Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna y, a continuacin, arrastre la columna a la ubicacin que desee. Puede seleccionar tambin varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una nueva ubicacin. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el ttulo de la primera columna y, a continuacin, con la tecla MAYS presionada, haga clic en el ttulo de la ltima columna. Crear una tabla empezando en la vista Diseo En la vista Diseo, cree primero la estructura de la nueva tabla. A continuacin, cambie a la vista Hoja de datos para escribir datos o introduzca datos mediante otro mtodo, como pegar o importar.

1. 2.

En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseo de tabla. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del campo y, a continuacin, seleccione un tipo de datos de la lista Tipo de datos.
NOTA Si no ve las columnas Nombre de campo y Tipo de datos, puede que se encuentre en la vista Hoja de datos en lugar de la vista Diseo. Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario

en el panel de exploracin y luego haga clic en la Vista Diseo tabla y, a continuacin, cambia a la vista Diseo. 3.

. Access pide un nombre para la nueva

4.

Si lo desea, puede escribir una descripcin para cada campo en la columna Descripcin. La descripcin se muestra en la barra de estado cuando el cursor se sita en ese campo en la vista Hoja de datos. La descripcin se usa tambin como texto de la barra de estado para los controles de un formulario o informe que se crean arrastrando el campo desde el panel Lista de campos, y para los controles que se crean para ese campo mediante el Asistente para formularios o el Asistente para informes. Despus de agregar todos los campos, guarde la tabla:

5.

Haga clic en el botn de Microsoft Office presione CTRL+G.

y, a continuacin, haga clic en Guardar o

Puede empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento cambiando a la vista Hoja de datos y haciendo clic en la primera celda vaca. Puede pegar tambin datos de otro origen, tal como se describe en la seccin Copiar datos de otro origen en una tabla de Access. Crear una tabla mediante una plantilla Access proporciona plantillas para los tipos de tablas ms comunes. Con un simple clic de mouse, puede crear una estructura de tabla completa con campos ya configurados y listos para usar. Si es necesario, puede agregar o eliminar campos para que la tabla se ajuste a sus necesidades.

1.

En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuacin, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vaca o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la seccin Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.

2.

Para eliminar una columna Haga clic con el botn secundario en el encabezado de la columna y, a continuacin, haga clic en Eliminar columna .

Para agregar una nueva columna

En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo. Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, Access agregar un campo por ese nombre y establecer sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades ms adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deber arrastrarlo hasta un rea de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de insercin vertical, que le indica dnde se colocar el campo. 3. Guarde la tabla:

Haga clic en el botn de Microsoft Office presione CTRL+G.

y, a continuacin, haga clic en Guardar o

Definir propiedades de campo en la Vista Diseo Independientemente de cmo haya creado la tabla, es conveniente examinar y definir las propiedades de los campos. Esto slo se puede hacer en la vista Diseo. Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario del mouse en la tabla en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en la Vista Diseo. Para ver las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la cuadrcula de diseo. Las propiedades aparecen debajo de la cuadrcula de diseo, bajo Propiedades del campo. Para ver una descripcin de cada propiedad del campo, haga clic en la propiedad y lea la descripcin en el cuadro situado junto a la lista de propiedades bajo Propiedades del campo. Puede obtener informacin ms detallada presionando F1. En la tabla siguiente se describen algunas de las propiedades de campo que suelen ajustarse.

PROPIEDA D
Tamao del campo

DESCRIPCIN

Para los campos de texto, esta propiedad define el nmero mximo de caracteres que se puede almacenar en el campo. El valor mximo es 255. Para los campos numricos, esta propiedad define el tipo de nmero que se va a almacenar (Entero largo, Doble, etc.). Para permitir un almacenamiento de los datos ms eficaz, es aconsejable asignar la menor cantidad de espacio prevista para los datos. Puede aumentar ese valor posteriormente si cambian sus necesidades. Esta propiedad define el modo en que se muestran los datos. No afecta a los datos reales cuando se almacenan en el campo. Puede seleccionar un formato predefinido o especificar un formato personalizado. Utilice esta propiedad para especificar un modelo para todos los datos que se incluyan en este campo. De este modo, se asegurar de que todos los datos se escriben correctamente y contienen el nmero de caracteres necesario. Para obtener ayuda en la creacin de una mscara de entrada, haga clic en situado en el margen derecho del cuadro de propiedades.

Formato

Mscara de entrada

Valor Utilice esta propiedad para especificar el valor predeterminado que aparecer en este campo cada predeterminad vez que se agregue un nuevo registro. Por ejemplo, si hay un campo de fecha/hora en el que siempre o desea registrar la fecha en la que se agreg el registro, puede escribir "Fecha()" (sin las comillas dobles) como valor predeterminado. Requerido Esta propiedad indica si un valor es necesario en este campo. Si establece esta propiedad en S, Access no permite que se agregue un nuevo registro a menos que se especifique un valor para este campo.

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Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access

Si los datos estn almacenados en otro programa, como Office Excel 2007, puede copiarlos y pegarlos en una tabla de Access. En general, este proceso funciona mejor si los datos ya estn separados en columnas, como ocurre en las hojas de clculo de Excel. Si los datos estn en un programa de procesamiento de texto, es conveniente separar las columnas de datos con tabulaciones o convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto antes de copiar los datos. Si los datos requieren modificacin o algn tipo de manipulacin (por ejemplo, separar los nombres completos en nombres y apellidos), quizs prefiera realizar esta operacin antes de copiar los datos, especialmente si no est familiarizado con Access. Cuando pegue los datos en una tabla vaca, Access definir el tipo de datos de cada campo de acuerdo con la clase de datos que encuentre. Por ejemplo, si un campo pegado no contiene ms que valores de fecha, Access aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese campo. Si el campo pegado slo contiene las palabras "s" y "no", Access aplica el tipo de datos S/No al campo. Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es del mismo tipo que las filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna nombres de campo genricos (F1, F2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es similar a las siguientes filas, Access determina que la primera fila consiste en nombres de campos. Access asigna nombres a los campos en consecuencia y no se incluye la primera fila en los datos. Si Access asigna nombres de campo genricos, deber cambiar los nombres de los campos lo antes posible para evitar confusiones.Siga este procedimiento: 1. Guarde la tabla.

2.

Haga clic en el botn de Microsoft Office presione CTRL+G.

y, a continuacin, haga clic en Guardar o

En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuacin, escriba un nombre de campo vlido para cada columna. Puede parecer que est escribiendo datos, pero la fila de encabezado de columna contiene nombres de campo y no contiene datos. Guarde la tabla de nuevo.
NOTA Puede cambiar tambin el nombre de los campos editndolos en la vista Diseo. Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la tabla en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el panel de exploracin.

3.

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Importar, anexar o vincular a datos de otro origen

Es posible que tenga datos almacenados en otro programa y desee importar esos datos a una nueva tabla o anexarlos a una tabla existente de Access. O tal vez trabaje con personas que almacenan sus datos en otros programas y desee trabajar con esos datos en Access vinculndose a los mismos. En cualquier caso, Access permite trabajar fcilmente con datos de otros orgenes. Puede importarlos de una hoja de clculo de Excel, de una tabla de otra base de datos de Access, de una lista de Windows SharePoint Services 3.0 o de diversos otros orgenes. El proceso que se usa vara ligeramente en funcin del origen, pero para empezar puede utilizar el procedimiento siguiente. 1. En Access, en la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que va a importar.

Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de clculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de programa que necesita, haga clic en Ms.
NOTA Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite iniciar el programa en el que cre originalmente los datos y, a continuacin, usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo comn (como un archivo de texto delimitado) e importar los datos a Access.

2. 3.

En el cuadro de dilogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para buscar el archivo de datos de origen o escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo. Haga clic en la opcin que desee (todos los programas permiten importar y algunos permiten anexar o vincular) bajo Especifique cmo y dnde desea almacenar los datos en la base de datos actual . Puede crear una nueva tabla que use los datos importados, o bien, (con algunos programas) puede anexar los datos a una tabla existente o crear una tabla vinculada que mantenga un vnculo a los datos del programa de origen. Si se inicia un asistente, siga las instrucciones que aparecen en las pginas del asistente. En la ltima pgina del asistente, haga clic en Finalizar. Si importa objetos o vincula tablas de una base de datos de Access, aparece el cuadro de dilogo Importar objetos o Vincular tablas. Elija los elementos que desee y haga clic en Aceptar. El proceso exacto depende de si opta por importar, anexar o vincular datos.

4.

5.

Access le preguntar si desea guardar los detalles de la operacin de importacin que acaba de realizar. Si cree que en el futuro volver a realizar la misma operacin de importacin, haga clic en Guardar los pasos de la importacin y especifique los detalles. Puede repetir fcilmente la operacin ms adelante haciendo clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar de la ficha Datos externos. Si no desea guardar los detalles de la operacin, haga clic en Cerrar. Si opta por importar una tabla, Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuacin, muestra la tabla bajo el grupo Tablas en el panel de exploracin. Si opta por anexar datos a una tabla existente, los datos se agregan a esa tabla. Si opta por vincular a datos, Access crea una tabla vinculada bajo el grupo Tablas en el panel de exploracin. Para obtener informacin ms especfica sobre cmo importar varios tipos de datos a Access, vea los vnculos de la seccin Vea tambin. Volver al principio

Abrir una base de datos de Access existente

1. 2. 3. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, vaya a la base de datos que desee abrir. Siga uno de estos procedimientos:

Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado especificado en el cuadro de dilogo Opciones de Access o en el modo establecido por una directiva administrativa. Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso compartido en un entorno de multiusuario, de manera que cualquier usuario pueda leer y escribir en la base de datos. Haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, en Abrir en modo slo lectura para abrir la base de datos en acceso de slo lectura y, de esta forma, poder verla pero no editarla. Otros usuarios pueden seguir leyendo y escribiendo en la base de datos. Haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, en Abrir en modo exclusivo para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta en

acceso exclusivo, cualquiera que intente abrir la base de datos recibe el mensaje "el archivo ya est en uso".

Haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, en Abrir en modo exclusivo de slo lectura para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Otros usuarios pueden seguir abriendo la base de datos pero estarn limitados al modo de slo lectura.

Si no encuentra la base de datos que desea abrir 1. 2. En el cuadro de dilogo Abrir, haga clic en Mi PC, o bien, haga clic en Mi PC en la lista desplegable Buscar en. En la lista de unidades, haga clic con el botn secundario del mouse en la unidad en la que cree que podra estar la base de datos y, a continuacin, haga clic en Buscar. Escriba los criterios de bsqueda en el cuadro de dilogo Resultados de la bsqueda y, a continuacin, haga clic en Buscar para buscar la base de datos. Si encuentra la base de datos, haga doble clic en ella para abrirla. Debe hacer clic en Cancelar en el cuadro de dilogo Abrir para que la base de datos se abra. A continuacin, cierre el cuadro de dilogo Resultados de la bsqueda.
NOTA Puede abrir directamente un archivo de datos en un formato de archivo externo, como dBASE, Paradox, Microsoft Exchange o Excel. Puede abrir tambin directamente cualquier origen de datos ODBC, como Microsoft SQL Server o Microsoft FoxPro. Access crea automticamente una nueva base de datos de Access en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vnculos a cada tabla de la base de datos externa.

3.

4. 5.

Sugerencias

Para abrir una de las ltimas bases de datos abiertas, haga clic en el nombre de archivo de esa base de datos en la lista Abrir base de datos reciente en la pgina Introduccin a Microsoft Office Access. Access abrir la base de datos con la misma configuracin de opciones que tena cuando se abri por ltima vez. Si no se muestra la lista de archivos recientemente utilizados, haga clic en el botn Microsoft Office y, a continuacin, en Opciones de Access. En el cuadro de dilogo Opciones de Access, haga clic en Avanzadas. En Mostrar, escriba el nmero de documentos que se van a mostrar en la lista Documentos recientes, hasta un mximo de nueve.

Si va a abrir una base de datos haciendo clic en el botn Microsoft Office y utilizando el comando Abrir, puede ver una lista de accesos directos a bases de datos que ha abierto anteriormente haciendo clic en Documentos recientes en el cuadro de dilogo Abrir. Para obtener ms informacin sobre cmo abrir bases de datos de Access existentes, vea los vnculos en la seccin Vea tambin de este artculo. Volver al principio

Crear una plantilla personalizada en blanco

Cuando se crea una nueva base de datos en blanco, Access abre una nueva tabla en la que se pueden incluir datos, pero no crea ningn otro objeto en la base de datos. Si desea que haya otros objetos, como formularios, informes, macros o tablas adicionales en todas las nuevas bases de datos que cree, puede crear una plantilla personalizada en blanco que contenga esos objetos. De ese modo, la prxima vez que cree una nueva base de datos, ya contendr los objetos incluidos en la plantilla. Adems de estos objetos, la plantilla puede incluir tablas previamente rellenadas con datos, as como cualquier configuracin especial, propiedad de base de datos o cdigo que desee tener en todas las bases de datos nuevas. Por ejemplo, supongamos que tiene una coleccin de macros que desea usar en todos los proyectos. Si crea una plantilla en blanco que contenga esas macros, Access las incluye en todas las nuevas bases de datos que cree.

Puede crear plantillas en blanco con el formato de archivo de Office Access 2007, el formato de archivo de Access 2002-2003 o el formato de archivo de Access 2000. La plantilla debe denominarse En_blanco.accdb para el formato de archivo de Office Access 2007 y En_blanco.mdb para los formatos de archivo de las versiones anteriores.

Si el formato de archivo predeterminado est configurado en el formato de Access 2000 o Access 20022003, Access usa En_blanco.mdb como nombre de archivo para la plantilla en blanco. La nueva base de datos se crea con el mismo formato de archivo que En_blanco.mdb. Por ejemplo, incluso si el formato de archivo predeterminado es el de Access 2000, cuando la plantilla denominada En_blanco.mdb tiene el formato de archivo de Access 20022003, todas las nuevas bases de datos tienen el formato de Access 2002-2003. Si el formato de archivo predeterminado es el de Access 2007, Access usa En_blanco.accdb como nombre de archivo para la plantilla en blanco. Cmo se cambia el formato de archivo predeterminado? Para crear una plantilla en blanco, siga uno de estos procedimientos:

Cree una nueva base de datos (puede denominarla En_blanco o asignarle un nombre temporal) y, a continuacin, importe o cree los objetos que desee incluir en la plantilla. Realice una copia de una base de datos existente que ya contiene los objetos que desee incluir en la plantilla y, a continuacin, elimine los objetos que no desee incluir. Tras incluir los objetos que desee en la plantilla, deber guardarla en una ubicacin especfica.

1. 2.

Haga clic en el botn de Microsoft Office

y, a continuacin, seleccione Guardar como.

plantilla.

En Guardar la base de datos en otro formato, haga clic en el formato de archivo que desee para la

3.

En el cuadro de dilogo Guardar como, vaya a una de estas dos carpetas de plantillas:

Carpeta de plantillas del sistema Office\Plantillas\3082\Access Carpeta de plantillas personales

Por ejemplo, C:\Archivos de programa\Microsoft

Por ejemplo: c:\Users\nombre de usuario\Documents C:\Documents and

En Microsoft Windows Vista

En Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP Settings\nombre de usuario\Application Data\Microsoft\Plantillas

NOTA Las plantillas en blanco de la carpeta de plantillas del sistema reemplazan las plantillas en blanco de cualquier carpeta de plantillas personales.

4.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba En_blanco.accdb (o En_blanco.mdb si crea una plantilla en una versin anterior) y, a continuacin, haga clic en Guardar. Ahora que la nueva plantilla tiene una ubicacin, los objetos de la plantilla se incluirn de forma predeterminada en todas las bases de datos que cree. Access abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos, de la misma manera que cuando se crea una base de datos en blanco sin plantilla. Para dejar de usar la plantilla en blanco, elimine o cambie el nombre del archivo En_blanco.accdb (o En_blanco.mdb para las versiones anteriores de Access). Volver al principio

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