Lima, Junio 2013

Editorial
Estimados miembros del captulo Llegamos al mes de junio, casi ha pasado la mitad del ao y continuamos avanzando en el compromiso de promover las buenas prcticas de Direccin de Proyectos a nivel nacional. Desde la ltima edicin de este boletn tenemos muchas novedades que compartir con la comunidad. A finales de Mayo recibimos la noticia que el Plan de Negocio del Captulo en formacin de Arequipa (Regin Sur) haba sido aprobado por PMI, con lo cual ahora en Per contamos con dos Captulos Potenciales (Cajamarca y Arequipa). Mis felicitaciones a nombre del captulo a todos los voluntarios de Arequipa, responsables de este logro. En el mes de mayo tambin se formaliz la creacin de un comit tcnico de normalizacin en gestin de proyectos adscrito a INDECOPI, quienes inicialmente tendrn la responsabilidad de revisar la norma internacional ISO 21500 (Guidance on project management) y proponerla como norma tcnica peruana. El Captulo PMI Lima Per no poda estar ausente en esta iniciativa. Finalmente durante el mes de mayo tuvimos el gusto de compartir una reunin de lecciones aprendidas con todas las secciones estudiantiles del captulo, como resultado de esta reunin surgieron tambin nuevas ideas de proyectos que nos permitirn apoyar en la formacin de los futuros gerentes de proyecto. Este mes se viene con ms de una actividad. El da 4 tuvimos la conferencia de Cmo elaborar un paper para ser elegido en un Congreso Global ofrecida por nues tro amigo Felipe Melndez, y para este mismo mes se viene una conferencia adicional con nuestro querido amigo y primer presidente del captulo Felix Valdez. Adems si les interesa participar como voluntario, estn atentos al lanzamiento del nuevo portafolio de proyectos del captulo y si tienen una idea de proyecto ponganse en contacto con nosotros. Todos juntos haremos que el Captulo siga creciendo y acumulando xitos. No puedo terminar esta editorial sin antes aprovechar para desearles por adelantado a todos los padres que forman parte de nuestra comunidad que tengan un feliz da del padre, acompaados de sus familiares y que sus proyectos los llenen de xitos personales y profesionales. Ing. Luis Flores, PMP Presidente PMI Lima Per Chapter

Contenido
Subcomit de Normalizacin Lecciones aprendidas Nuevos miembros La ciencia de la persuasin Procesos PMBOK / MS Project Nuevos PMP 2 2 3 3 4 4

Lecciones Aprendidas Contratos

Tuve la oportunidad hace algn tiempo, junto a un compaero de trabajo, de gestionar el contrato que se haba firmado con un proveedor de servicios. Soy ingeniero de sistemas y en la empresa se quera realizar un aseguramiento de red (protegerla de posibles intrusos como hackers) as como de los servidores donde residan nuestras aplicaciones web y que los usuarios manejaban da a da. Para ello se contrat a un proveedor de servicios de seguridad informtica el cual fue elegido a travs de un sistema de evaluacin creado internamente en el rea donde se consider puntos como: experiencia, contenido de propuesta, claridad de la propuesta, cantidad de servicios ofrecidos, etc. Durante la primera entrevista con este proveedor (tambin conocida como Conferencia de Oferentes), se le explic el alcance del servicio que se requera el cual fue bien entendido por el proveedor y comenz a explicar en forma general lo que ellos ofrecan para cubrir esas necesidades. En la conversacin se le pregunt si lo mencionado tambin inclua ciertas actividades (conceptos tcnicos de redes) y el proveedor dijo que s. Es decir, en la primera reunin el proveedor haba ofrecido, de palabra, que dentro del alcance total del servicio se poda incluir esos pequeos agregados que le se haban solicitado. Se tom la decisin de elegir a este proveedor ya que ofreca mayor cantidad de servicios y esos detalles extras que se requeran. Finalmente se tuvo una reunin con el proveedor para hacerle saber que fue el elegido y que se le adjudicara el contrato de servicio, solicitndole el contrato formal para poder ser firmado por ambas partes. Grande fue la sorpresa cuando recibimos el contrato por parte del proveedor, en el cual algunos puntos que l haba ofrecido de palabra no estaban incluidos en dicho documento, por lo cual se le convoc a una reunin para conversar del tema. El proveedor explic que esos puntos que haba ofrecido y que no mencion en el contrato oficial los haba evaluado y sac excusas como que tomara mucho tiempo, la dificultad de la tarea y necesidad de recursos ms especializados, se le recalc al proveedor la necesidad de que el servicio incluyera dichos puntos ya que de ellos dependa la buena calidad del servicio. El proveedor acept. Leccin aprendida N1: En la conferencia de oferentes los proveedores pueden ofrecer hacer muchas cosas que el cliente pide, con la intencin de ser seleccionados. Hay que dejar en claro que los mismos puntos ofrecidos, deben estar incluidos en el contrato oficial para hacer respetar lo que se convers. Una vez iniciado el trabajo con el proveedor, se tenan reuniones peridicas para revisar y evaluar los avances as como aclarar ciertas dudas del servicio. Como ellos eran los especialistas en seguridad informtica, haba ciertos conceptos, terminologa o desarrollo de actividades que no se entenda y que eran aclarados durante las reuniones. En una reunin que se tuvo, el proveedor indic que inmediatamente despus tena otra reunin por lo que no poda demorarse mucho y solicit acelerar el trmino. Colaboramos en su pedido y se termin la reunin en menos tiempo. Para una siguiente reunin en la cual se le pregunt sobre el desarrollo de ciertas actividades, el proveedor volvi a decir que no poda demorarse mucho porque tena otra reunin. Se hizo un alto a la reunin para decirle al proveedor que entendamos que tuviera otras actividades ms, pero que nuestro proyecto tambin es importante y era bueno y necesario que nos tomemos el tiempo de aclarar las dudas y seguir adelante con las actividades, con el objetivo de completar satisfactoriamente el proyecto. El proveedor entendi y acept. Leccin aprendida N2: Algunos proveedores dejan de darle importancia a ciertos contratos tal vez porque encontraron otros ms grandes y con mejor remuneracin, debido a esto, dedican menos tiempo y para ello usan frases como "no puedo demorarme mucho", "tengo otra reunin", "es mejor que acabemos rpido porque tengo que salir", etc. Se le debe hacer saber al proveedor que el servicio que nos est dando es importante para nosotros y que se le debe dedicar el tiempo necesario para completarlo de manera adecuada y satisfactoria para ambas partes. Es decir, debemos darle importancia al servicio que nos est brindando. Miguel Ramos, CAPM

Se conforma subcomit tcnico de normalizacin en gestin de proyectos

El pasado mes de mayo con presencia de representantes de INDECOPI en su calidad de organismo de normalizacin, se realiz la instalacin del subcomit de gestin de proyectos. Este subcomit est conformado por representantes de diferentes sectores relacionados con la gestin de proyectos a nivel nacional. La responsabilidad de este comit es la de proponer normas tcnicas peruanas relacionadas con el tema de gestin de proyectos y como primera actividad este subcomit se abocar a revisar la norma ISO 21500 - Guidance on Project Management. Esta norma fue desarrollada por representantes de los organismos de normalizacin a nivel mundial y recoge buenas prcticas de direccin de proyectos basados en estndares internacionales, entre los que por supuesto el PMBOK se encuentra presente y forma parte importante del estndar. Un comit tcnico se conforma por instituciones (universidades, empresas privadas y el Estado) que aportan el tiempo de su personal para el trabajo de elaboracin y revisin de normas tcnicas. En este caso tenemos el gusto de que la secretara tcnica de este subcomit recae en el Ing Luis Flores, actual presidente del captulo. Si quieres saber ms acerca del trabajo de este subcomit o tu organizacin estuviera interesada en participar de los esfuerzos de normalizacin en gestin de proyectos puedes hacer tus consultas directamente al correo luis.flores@pucp.edu.pe

La ciencia de la persuasin
Todos aquellos que vivimos la experiencia de gestionar proyectos sabemos que no todos los retos en el proyecto se enfrentan nicamente con la aplicacin de las herramientas y tcnicas de gestin (hardskills), es importante considerar tambin aquellas habilidades blandas (softskills) relacionadas a la interaccin con personas como: sponsor, interesados, usuarios de negocio y miembros del equipo de proyecto, entre otros. La persuasin ha sido vista como aquella habilidad que algunas personas tienen y otros no. Viendo los resultados obtenidos por aquellos maestros de la persuasin nos sorprende no slo el carisma y elocuencia que aplican para lograr que otros hagan cosas que ellos solicitan, sino el entusiasmo con el cual aquellas personas hacen lo solicitado. Por otro lado, llama la atencin la dificultad para explicar cmo lograron desarrollar sta habilidad, y ms difcil an compartir dicho conocimiento con otras personas. Segn un reciente artculo de Harvard Business School, se ha identificado que las habilidades de persuasin han tomado un papel importante dentro de las habilidades que todo profesional de la gestin de proyectos debe tener en su caja de herramientas . En base a los resultados de investigaciones realizadas por cientficos del comportamiento humano, este artculo muestra que la persuasin trabaja apelando a un conjunto limitado de impulsos y necesidades humanas, y lo hacen de forma predecible. En otras palabras, la persuasin est sujeta a principios bsicos que pueden ser enseados, aprendidos y aplicados. Si logramos entender estos principios y utilizarlos en nuestros proyectos, podremos aportar elementos que aseguren el consenso ente los interesados y generen oportunidades que favorezcan a lograr los objetivos planteados. A continuacin presentaremos 6 principios fundamentales de la persuasin y una aplicacin prctica. Liking, las personas gustan de quienes gustan de ellas. Reciprocity, las personas responden del mismo modo en que son tratadas. Social Proof, las personas siguen el ejemplo de sus similares. Consistency, las personas cumplen sus compromisos escritos. Authority, las personas confan en los expertos. Scarcity, las personas quieren ms de aquello que puede resultarles escaso.

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Marzo

Abril

Mayo

Ya somos ms de 1300 miembros

Estimados miembros del PMI Lima Chapter, mes a mes venimos presentando nuestro crecimiento como organizacin profesional a cargo de promover las buenas prcticas de la gestin de proyectos alineados a los estndares del PMI, y es grato compartir con ustedes que nuestra red de contactos ya suma ms de 1300 profesionales. Mes a mes venimos incrementando la cantidad de miembros inscritos al captulo y sigue siendo un reto para todos lograr que la cantidad de nuevos miembros no deje de crecer. Es muy importante tambin, agradecer a todos aquellos miembros que ao a ao renuevan su membresa y continan apoyndonos en los esfuerzos para hacer esta red de contactos una de las ms grandes del pas. No olviden de hacernos llegar sus dudas y colaboraciones contactndonos a travs de nuestra pgina oficial de Facebook y nuestra web (www.pmi.org.pe). .

Ing. Dante Peralta Lpez, PMP VP Comunicaciones PMI Lima Chapter Quieres leer las aplicaciones prcticas? Lee el artculo completo en www.pmi.org.pe

Procesos del PMBOK manejados con MS Project

A continuacin explicamos como el MS Project se relaciona y permite manejar los principales procesos contemplados en las reas de conocimiento del PMBOK (PMI):

Nuestros nuevos PMP

Felicitamos a nuestros miembros que este mes de Mayo obtuvieron su certificacin como Project Management Professional (PMP) Luis Marcelo Davila Quispe Jose J Meza Angel Omar Gonzales Diana Onuma Juan Carlos Basilio Bartolo Atty. Wilder Calixtro Elvis Albn Solis Jorge Campos Doris Isabel Morales Maravi Juan Carlos Mayta Checasaca Martin Vassallo William Ojeda Saul Oresttes Trinidad Jimmy Amner Farfan Gomez Renan Francisco Quispe Alvarez Mrs. Carmen Rosa Silva Sarmiento Luis Tambo Enrique Huaman Alvarez Edwin Vargas Jose Manuel Puelles Lazarte Julio Luque Cuba Eduardo Fernando Galdo Cardenas Christian Aznaran Carlos Palacios Tayro Julio L Huatuco Y como Certified Associate in Project Management (CAPM) tenemos el agrado de felicitar a: Miguel Ramos Pedro Jefferson Siesquen Manrique Todos los miembros de nuestra comunidad entendemos el gran esfuerzo que significa obtener la certificacin, la cual no slo avala el conocimiento terico de la metodologa de gerencia de proyecto que establece el PMI, sino tambin la calidad profesional y tica que cada uno de los certificados ofrecer en sus centros laborales y en su vida personal.

Gestin de la Integracin Control Integrado de Cambios, jugar un papel significante en el manejo de cambios de alcance, tiempo y costos, luego de que el proyecto inicie, dado que el MS Project permite manejar hasta 11 lneas base. Gestionar la Ejecucin del Proyecto, se puede utilizar como herramienta principal para el control del proyecto, para gestionar el alcance, tiempo y costos/recursos. A travs de sus diversas tablas y vistas permite monitorear en tiempo real y controlar la varianza y el impacto de los cambios. Cierre del Proyecto, se estable la fecha de cierre y el las funciones del MS Project nos muestran el estado y rendimiento del proyecto a dicha fecha. Gestin del Alcance Definir el Alcance, proporciona informacin acerca del alcance, tiempo y costos en una fase posterior. Crear el WBS, contiene varias funciones fciles de utilizar para ayudarlo a planificar, organizar y gestionar los elementos del WBS.

Verificar el Alcance, es controlado a travs de hitos y actividades de verificacin planificadas.

Ernesto Calvo PMP, PMI-RMP, PMI-SP, PMI-ACP, ITIL, MCTS

Felicitaciones nuevos Managers estamos muy orgullosos de su logro y los invitamos a participar activamente en los proyectos que el PMI Lima Chapter tiene para el presente ao.

Quieres leer los dems procesos? Lee el artculo completo en www.pmi.org.pe

PMI Lima Chapter

PMI Lima Chapter boletn@pmi.org.pe

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experiencia en gestin de proyectos, tienes un caso de xito o una leccin aprendida y te gustara compartirla con el resto de miembros del captulo? Te invitamos a participar como expositor en los eventos mensuales y a escribir en nuestro boletn. Si deseas publicar en nuestro boletn solo debes enviar el artculo en formato Word al correo boletin@pmi.org.pe. Los miembros del comit editorial revisarn el contenido y de ser necesario se pondrn en contacto contigo para realizar los ajustes necesarios.

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