CONTABILIDAD

EMPRESA La empresa es una organizacin de personas que se renen con un objetivo en comn, generalmente con fines lucrativos, desarrollando actividades que busquen la consecucin de tales objetivos. Unidad econmica y social en la cual interactan elementos materiales, humanos, tecnolgicos, financieros y administrativos, con el objeto de satisfacer necesidades humanas, a travs de la produccin de bienes y servicios. CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS Las empresas se pueden clasificar de diferentes maneras, dependiendo del criterio al que se haga referencia. A continuacin presentamos algunas de esas clasificaciones.

Segn su Tamao: Pequea. Mediana. Gran empresa.

Segn el Sector Econmico: Empresas del Sector Primario: corresponde a empresas extractivas, relacionadas con recursos mineros, martimos y agropecuarios. Empresas del Sector Secundario: corresponde a empresas productivas que elaboran productos a travs de la transformacin de materias primas. Empresas del Sector Terciario: corresponde a empresas comerciales y de servicios. Empresas del Sector Cuaternario: corresponde a empresas de informacin y comunicacin.

Segn la Propiedad del Capital: Empresas Pblicas: Son aquellas en que el Estado es el dueo del capital de la empresa. Empresas Mixtas: Son aquellas en que el capital est formado por aportes del estado y de privados. Empresas Privadas: Son aquellas en que el capital pertenece totalmente a particulares.

Segn la Actividad que Desarrollan:

Empresas Comerciales: Son todas aquellas que se dedican a la compraventa de bienes, es decir, constituyen el nexo entre el productor y los consumidores, siendo su objetivo la distribucin. Empresas Financieras: Son aquellas que captan recursos financieros, para luego colocarlos en el mercado de capitales. Empresas Manufactureras: Son aquellas que adquieren materias primas para transformarlas en productos elaborados, los cuales sern transferidos a otras empresas o a particulares. Dichos productos pueden estar en condiciones de ser entregados al consumidor o bien requerir un reprocesamiento adicional para su posterior venta. Empresas de Servicios: Son aquellas cuyo producto final es un bien de carcter intangible, en la cual no hay entrega fsica del bien, sino slo un documento que acredita el derecho a su uso.

Segn su Estructura Jurdica: Empresa Individual: Es aquella cuya actividad constitutiva de la empresa es realizada por una persona natural, quien acta por s o por medio de un representante. Sociedad: Es aquella formada por la reunin de dos o ms personas que estipulan poner algo en comn, con la mira de repartir entre s los beneficios que de ello provengan.

FUNDAMENTOS DE LA TCNICA CONTABLE LA FUNCION CONTABLE EN LA EMPRESA La contabilidad se define como una tcnica auxiliar de la administracin, cuya funcin consiste en registrar las transacciones o hechos econmicos ocurridos en una empresa, mediante un lenguaje comn y que tiene como objetivo, proveer de informacin a aquellas personas que la requieren. De acuerdo con esta definicin, se puede concluir que la contabilidad, es una tcnica que se aplica a un sistema contable para registrar transacciones y procesarlas, para obtener resultados para atender los requerimientos de los usuarios de la informacin. La contabilidad es el proceso de registrar, clasificar y sintetizar en forma significativa, los actos y operaciones que tengan caractersticas financieras y de interpretar los resultados. La contabilidad proporciona datos referidos al patrimonio de la empresa y de los cambios que la afectan durante un perodo de tiempo. La contabilidad registra el conjunto de transformaciones que constituyen hechos econmicos. CLASIFICACION DE LA CONTABILIDAD Contabilidad Financiera: Se encuentra orientada a la preparacin de los estados financieros (Balance General, Estado de Resultados y Estado de Flujo de Efectivo). En general, esta informacin es de utilidad, tanto para los usuarios internos, como para los externos a los cuales se orienta principalmente. Contabilidad General o Administrativa: Es aquella orientada a servir a la gerencia, es decir, a los usuarios internos. Dentro de la contabilidad para la gerencia, se incluyen, por lo menos: la contabilidad de costos, la contabilidad por reas de responsabilidad y la contabilidad presupuestaria.

o o o

La contabilidad de costos es de gran importancia en las empresas industriales y de servicios, para determinar cuanto cuesta producir un determinado bien o servicio. La contabilidad presupuestaria es utilizada principalmente por los organismos estatales y otras entidades sin fines de lucro que reciben fondos para sus gastos de funcionamiento. La contabilidad por reas de responsabilidad se utiliza generalmente en las grandes empresas por departamentos donde, respecto de cada uno de ellos, se debe determinar el resultado de operacin como si se tratara de empresas independientes.

LA INFORMACIN CONTABLE Requisitos y Caractersticas de la Informacin Contable La informacin contable es utilizada para tomar decisiones importantes y, por lo tanto, debe cumplir ciertos requisitos y caractersticas: a) Significativa: es decir, debe ser: Exacta: Quiere decir que los registros y estados contables deben corresponder a los documentos originales y ser reales con respecto a los hechos ocurridos. Verdadera: Que represente la real situacin de la empresa. Clara: Debe ser presentada en forma tal que no induzca a error con respecto a su contenido. Referida a un Cierto Nivel: Debe tener contenidos y caractersticas distintas dependiendo del usuario a que est destinada o dirigida.

b) Completa: La informacin contable debe cubrir la totalidad de las actividades econmicas de la empresa o rea que interesa. c) Econmica: El costo de obtener la informacin debe ser inferior al beneficio que proporciona a la empresa. La implementacin y la mantencin de un sistema contable, tiene mayor o menor costo segn los elementos tcnicos, los recursos humanos y el tipo de informacin que se requiera. La informacin se puede procesar manualmente o en computadores, se puede hacer con recursos propios de la empresa, o bien, contratar los servicios externamente. A su vez, los informes pueden ser puntuales, generales, diarios o peridicos, pero, cualquiera que sea la modalidad que se adopte en la empresa para obtener y entregar informacin contable, sta debe tener un costo inferior al beneficio que proporciona. d) Oportuna: En la empresa se toman constantemente decisiones frente a las alternativas de accin y, por lo tanto, la informacin contable debe estar en el momento que se la necesita. Si la informacin contable cumple los requisitos de significativa, completa y econmica se dice que se trata de informacin RACIONAL, pero si adems, es oportuna, entonces se trata de informacin PTIMA.

USUARIOS DE LA INFORMACIN CONTABLE Los usuarios de la informacin contable pueden ser, con relacin a la empresa: Usuarios Internos: Requieren informacin contable administrativa para llevar a cabo procesos de planificacin y control de la empresa. Algunos usuarios internos de la informacin contable administrativa pueden ser: o o o o Propietarios Directores Ejecutivos Empleados

Usuarios Externos: Requieren informacin contable financiera. Es usada por accionistas, inversionistas y entidades fiscalizadoras. A su vez, algunos usuarios externos de la informacin contable financiera pueden ser: o o o o o o Accionistas Superintendencia de Valores y Seguros Servicio de Impuestos Internos Proveedores Bancos e Instituciones Financieras Inversionistas Pblico en General

Algunos ejemplos de usos o aplicaciones que se puede dar a la informacin contable son:

USUARIOS Bancos y Acreedores Trabajadores Fisco Inversionistas Accionistas y dueos

OBJETIVOS Tomar decisiones de crdito Participar en resultados Cobrar Impuestos Analizar inversiones y riesgos Medir resultados de inversin

ESTADOS FINANCIEROS BSICOS Para poder cumplir con su objetivo de informar, la contabilidad financiera entrega como resultado final de todo proceso contable, los denominados estados financieros bsicos: Balance General. Estado de Resultados. Estado de Flujo de Efectivo. Notas Explicativas a los Estados Financiero.

BALANCE GENERAL El Balance General es un inventario o enumeracin de los bienes tangibles e intangibles y derechos que posee una empresa a un momento determinado. A stos bienes y derechos de propiedad de la empresa se les denomina ACTIVOS. El balance general tambin muestra una enumeracin de todas las obligaciones o deudas que la empresa tiene a esa misma fecha, que recibe el nombre de PASIVOS y PATRIMONIO. El Balance General presenta diferentes formatos y entre ellos se tienen los siguientes: En Forma Horizontal o de Cuenta: Corresponde a la presentacin ms utilizada en la cual al lado izquierdo se presentan los activos y en el lado derecho los pasivos y el patrimonio.

En Forma Vertical o Como Informe: Bajo esta presentacin, en primer lugar se ubican los activos y a continuacin los pasivos y el patrimonio.

En Forma De Ficha Estadstica Codificada Uniforme (F.E.C.U.): Su presentacin se encuentra reglamentada por la circular N 1.501 de la Superintendencia de Valores y Seguros (S.V.S.) de fecha 4 de octubre de 2000 y modificaciones. En Forma Tributaria o De Ocho Columnas: Este formato est relacionado con la presentacin que exige el Servicio de Impuestos Internos. Esta presentacin tiene un desarrollo muy particular que excede el marco de un balance propiamente tal, al cual se pueden hacer las siguientes observaciones: o o No incluye columnas especiales para las cuentas de orden. Parece partir del supuesto de que todas las cuentas el balance con saldo deudor pertenecen al activo y las con saldo acreedor al pasivo. Lo anterior no es efectivo, ya que existen cuentas complementarias del activo que tienen saldo acreedor, y a su vez cuentas complementarias del pasivo y patrimonio que tienen saldo deudor. Otro tanto ocurre con las cuentas de resultado ya que no siempre las cuentas con saldo deudor significan una prdida y las cuentas con saldo acreedor una ganancia.

CONCEPTOS RELACIONADOS AL BALANCE Considerando la presentacin financiera del balance, se analizan los siguientes conceptos: Activo Es un bien tangible o intangible y derecho de propiedad de la empresa que tiene la caracterstica de constituir un recurso, que tiene la potencialidad de generar futuros beneficios. Los activos se dividen en tres categoras:

Activo Circulante: Representa todos aquellos bienes tangibles e intangibles y derechos que posee la empresa y que son capaces de transformarse en efectivo o realizarse dentro del plazo de un ao, a contar de la fecha de preparacin del balance. Activo Fijo: Representa todos los bienes tangibles adquiridos por la empresa, con el nimo de utilizarlos en el desarrollo normal de sus operaciones. Al momento de adquirirlos existe nimo de uso y no de venta. Lo anterior no significa que en algn momento del tiempo la empresa decida reemplazarlos. Otros Activos: Corresponde a los activos no clasificados en rubros anteriores, vale decir, incluye a todos los bienes de naturaleza intangible y derechos que pueden llegar a transformarse en dinero en un plazo mayor a un ao.

Pasivo Representa deudas u obligaciones que la empresa tiene con terceras personas ajenas a ella. El pasivo se divide en dos categoras: o Pasivo Circulante: Son todas aquellas deudas u obligaciones que la empresa debe pagar a terceros dentro del plazo de un ao, contado desde la fecha de preparacin del balance. o Pasivo Largo Plazo: Son todas aquellas deudas que la empresa debe pagar a terceros en un plazo superior a un ao, contado desde la fecha de preparacin del balance.

Patrimonio Representa las deudas que la empresa tiene con sus dueos por concepto del capital aportado y de las utilidades que no han sido retiradas. El patrimonio est compuesto bsicamente por: o Capital: Representa el aporte inicial y/o aportes adicionales que los dueos de la empresa realizaron para comenzar a operar o asegurar el funcionamiento a travs del tiempo. Reservas y Utilidades Retenidas: Que corresponden a utilidades de perodos anteriores, que an no han sido retiradas por los dueos de la empresa.

ESTADO DE RESULTADOS El Estado de Resultados es un estado de carcter econmico y dinmico que muestra todos los rubros que han originado ingresos, gastos y prdidas durante el ejercicio comercial. Se conoce tambin con los nombres de Estado de Prdidas y Ganancias y Estado de Rendimientos.

Se trata de un estado econmico, puesto que revela el resultado de la gestin econmica realizada por la administracin durante un cierto perodo de tiempo. Si bien es cierto, que el balance general tambin muestra el resultado del ejercicio, l se limita a expresar slo el monto neto de la utilidad o prdida, mientras el estado de resultados muestra detalladamente los ingresos, gastos y prdidas originados en el perodo.

El Estado de Resultados tambin tiene una presentacin FECU, segn las normas de la Circular N 1.501 de S.V.S. CONCEPTOS RELACIONADOS AL ESTADO DE RESULTADOS Ingreso Se define como toda operacin contable que aumenta el patrimonio de los dueos de la empresa. Se refiere a todas las ventas de activos en general, ya sean bienes del giro de la empresa (mercaderas) o ajenos al giro (maquinarias, terrenos etc.), independientemente si son realizadas al contado o al crdito. Los ingresos se materializan en aumentos de activos o disminuciones de pasivos. Tambin se consideran ingresos: Las rentas ganadas, ya sea que se hubiere recibido el pago o bien que estn adeudadas, tales como: arriendos, dividendos, intereses, comisiones etc. Las donaciones recibidas y la condonacin de deudas.

Gasto Es todo sacrificio econmico, que la empresa realiza con el nimo de obtener un ingreso o beneficio econmico. El gasto disminuye el patrimonio de la empresa, pero siempre tiene una relacin directa o indirecta con el ingreso.

La relacin directa est dada a travs del costo de la venta (valor sacrificado por las mercaderas que se estn vendiendo). La relacin indirecta est dada cuando los gastos son necesarios para que la empresa desarrolle sus operaciones, por ejemplo: pago de sueldos al personal, pago de energa elctrica, pago de arriendo etc. Segn la funcin se pueden clasificar en: gastos de administracin, gastos de comercializacin, gastos financieros, etc. Se materializan en disminuciones de activos o aumentos de pasivos. Costo Es el sacrificio de valores necesario para adquirir un bien o un servicio. El costo inicial de un activo o un servicio se mide por el desembolso de dinero u otros valores. A veces es necesario incurrir en costos adicionales al precio de adquisicin, para permitir que el activo funcione normalmente. La mayora de los costos incurridos estn representados dentro de los activos de la empresa. Hay otros costos que no se activan, ya que se incurre en ellos y se consumen de inmediato, registrndose como gastos. Considerando lo anterior, se denomina Costo Vivo a los desembolsos que estn activados, es decir, an no se han relacionado con la obtencin de un ingreso. Ejemplo de un costo vivo sera la mercadera comprada que permanece en bodega o el pago adelantado de un arriendo, que representa el costo de un servicio que todava no se ha utilizado para obtener un ingreso. Se denomina Costo Extinguido a las reducciones del costo vivo originado por diferentes operaciones realizadas por la empresa o bien por otras causas que se relacionan o no con la obtencin de ingresos. Producto de lo anterior, los costos extinguidos que se relacionan con los ingresos se denominan Gastos y aquellos que no tienen relacin con los ingresos se denominan Prdidas.

Prdida Es cualquier sacrificio econmico que la empresa realiza sin el nimo de obtener un ingreso o beneficio econmico. La prdida es una operacin contable que disminuye el patrimonio de los dueos de la empresa, pero que jams se relaciona con un ingreso. Generalmente la prdida se deriva de situaciones fortuitas o de fuerza mayor, por ejemplo: incendios, robos, inundaciones, etc..

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO Este Estado Financiero tiene como objetivo proveer informacin relevante sobre los Flujos de Efectivo durante un perodo determinado. La informacin proporcionada por el estado de flujo de

10

efectivo, en conjunto con los antecedentes revelados por los otros estados financieros, ayuda a los administradores, inversionistas, acreedores y otros a: Evaluar la capacidad de una empresa para generar flujos de efectivos netos positivos. Evaluar la capacidad de una empresa para cumplir con sus obligaciones y repartir utilidades en efectivo. Determinar las necesidades de financiamiento externo.

Este Estado Financiero tambin se encuentra en formato FECU. NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS Representan la divulgacin de cierta informacin que no est reflejada directamente en el Balance General, en el Estado de Resultados o en el Estado de Flujo de Efectivo, y que es de utilidad para que los usuarios de la informacin contable tomen decisiones con una base objetiva. Las Notas Explicativas no son en s mismas un estado financiero, sino que forman parte integral de ellos, siendo obligatoria su presentacin. De acuerdo a la circular N1.501, las notas explicativas deben comprender entre otros, los siguientes aspectos: Notas Explicativas. Inscripcin en el Registro de Valores. Criterios Contables Aplicados. Cambios Contables. Valores Negociables. Deudores de Corto y Largo Plazo. Saldos y Transacciones con Entidades Relacionadas. Existencias. Impuestos Diferidos e Impuesto a la Renta. Contratos de Leasing Corto y Largo Plazo y Activos para Leasing (nota exigida slo para las empresas de leasing definidas en circular N 939, de 1990). Otros Activos Circulantes. Informacin sobre Operaciones de Compromisos de Compra, Compromisos de Venta, Venta con Compromiso de Retrocompra y Compra con Compromiso de Retroventa de Ttulos o Valores Mobiliarios. Activos Fijos. Transacciones de Venta con Retroarrendamiento. Inversiones en Empresas Relacionadas. Inversiones en otras sociedades. Menor y Mayor Valor de Inversiones. Intangibles. Otros (de Otros activos). Obligaciones con Bancos e Instituciones Financieras a Corto Plazo. Otros Pasivos Circulantes. Obligaciones con Bancos e Instituciones Financieras Largo Plazo. Obligaciones con el Pblico Corto y Largo Plazo (pagars y bonos). Provisiones y Castigos. Indemnizaciones al Personal por aos de Servicio. Otros Pasivos a Largo Plazo. Inters Minoritario.

11

Cambios en el Patrimonio. Otros Ingresos y Egresos fuera de la Explotacin. Correccin Monetaria. Diferencia de Cambios. Itemes Extraordinarios. Gastos de Emisin y Colocacin de Ttulos Accionarios y de Ttulos de Deuda. Estado de Flujo de Efectivo. Contratos Derivados. Contingencias y Restricciones. Cauciones obtenidas de Terceros. Moneda Nacional y Extranjera. Sanciones. Hechos Posteriores. De las Sociedades sujetas a Normas Especiales. Medio Ambiente.

Para mayores detalles consultar la circular N 1.501 de S.V.S.

LOS PRINCIPIOS CONTABLES La contabilidad, como ciencia que interpreta los hechos econmicos de los negocios y los ordena en forma de cuentas para su control y presentacin, descansa en principios que son la base sobre la que se han ido construyendo los pilares que la sustentan, y que han sido definidos de acuerdo con la experiencia de nuestra profesin contable y el afn constante de superacin y bsqueda de la mejor manera de interpretar los hechos econmicos en el mundo de los negocios. A continuacin se presentan los principios contables generalmente aceptados en nuestro pas de acuerdo a lo contenido en el Boletn Tcnico N1 de Colegio de Contadores de Chile A.G. 1. EQUIDAD: "La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupacin constante en contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos contables, pueden encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad los distintos intereses en juego en una entidad dada. Este principio en el fondo es el postulado bsico o principio fundamental al que est subordinado el resto". Este principio plantea que la contabilidad debe prepararse de forma que "refleje con equidad" la realidad de la empresa, asegurando la rectitud y la imparcialidad en la presentacin de informes objetivos, libres de intereses particulares de algunos usuarios de la informacin, garantizando que sta refleja fiel y exactamente lo acontecido en la empresa. Este es el principio tico que sustenta el proceder de quienes elaboran los informes contables, entregando informacin equitativa para todos los interesados. 2. ENTIDAD CONTABLE: "Los estados financieros se refieren a entidades econmicas especficas, que son distintas al dueo o dueos de la misma". Establece que la contabilidad de una empresa debe registrar los hechos econmicos que la afectan, considerando que sta es una organizacin independiente de las personas o entidades que se relacionen con ella y sobre

12

todo de sus propietarios. Al crearse un negocio ste existe por s mismo, separadamente de sus propietarios, acreedores y de todos aquellos que tengan intereses en l, y por lo tanto el sistema contable debe entregar informacin referente al negocio. Este principio apunta a que la contabilidad debe registrar los hechos econmicos de la empresa, sin considerar las operaciones o actividades personales de los propietarios, salvo en lo que respecta a las operaciones que afecten a la empresa en su relacin con ellos. 3. EMPRESA EN MARCHA: "Se presume que no existe un lmite de tiempo en la continuidad operacional de la entidad econmica y, por consiguiente, las cifras presentadas no estn reflejadas a sus valores estimados de realizacin. En los casos en que existan evidencias fundadas que prueben lo contrario, deber dejarse constancia de este hecho y su efecto sobre la situacin financiera". La contabilidad parte de la base que la empresa tiene una vida indefinida y que por ello sus operaciones continuarn en el tiempo. Este supuesto es la base para la valorizacin de la entidad, debiendo reflejarse contablemente el valor que sta tiene en la actualidad, sin considerar el valor de liquidacin a de realizacin. No obstante, este principio plantea que de existir fundamentos que permitan concluir que la vida de la empresa no es ilimitada, se deber dejar constancia de esto y de sus efectos en los informes financieros.

4. BIENES ECONMICOS: "Los estados financieros se refieren a hechos, recursos y obligaciones econmicas susceptibles de ser valorizados en trminos monetarios". En este enunciado se hace referencia al hecho de que los sistemas de informacin contable estn orientados a procesar acontecimientos susceptibles de ser medidos en trminos econmicos, no pudiendo considerar otros hechos que pudiesen ser igualmente importantes para los cuales la entidad tendr otros sistemas de informacin que procesen dichos sucesos. 5. MONEDA: "La contabilidad mide en trminos monetarios, lo que permite reducir todos sus componentes heterogneos a un comn denominador". La contabilidad como sistema utiliza para reflejar los hechos econmicos una determinada moneda, generalmente la moneda local, para as unificar las diferentes medidas econmicas haciendo los datos homogneos y comparativos. 6. PERODO DE TIEMPO: "Los estados financieros resumen la informacin relativa a perodos determinados de tiempo, los que son conformados por el ciclo normal de operaciones de la entidad, por requerimientos legales u otros". Si consideramos que la vida de la empresa es ilimitada, debemos efectuar cortes de perodos menores para poder evaluar el desempeo de la organizacin, y lgicamente la unidad de tiempo ms relevante debiera ser la que abarque el ciclo operacional. Habitualmente o por convencionalismo se utiliza para estos efectos el perodo anual, an cuando pueden prepararse informes por perodos menores si as lo requiere la empresa. Adicionalmente, el hecho que los estados financieros estn preparados por iguales perodos de

13

tiempo permite la comparabilidad de stos, informacin muy til al evaluar el desempeo de la entidad. 7. DEVENGADO: "La determinacin de los resultados de operacin y la posicin financiera deben tomar en consideracin todos los recursos y obligaciones del perodo, aunque stos hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera los costos y gastos puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos que generan". Este principio entrega un criterio de registro que indica que para determinar los resultados de un perodo, no deben considerarse como relevantes los movimientos de efectivo que hayan o no ocasionado los hechos econmicos, en oposicin a lo que se llama contabilidad de caja o en base a efectivo. En la XIV Conferencia Interamericana de Contabilidad realizada en Santiago de Chile en 1981 se confirmo la acepcin de este concepto de la siguiente forma: " Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado econmico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado". Se puede apreciar que este principio funciona como complemento del principio de realizacin que analizaremos a continuacin. 8. REALIZACIN: "Los resultados econmicos slo deben computarse cuando sean realizados, o sea, cuando la operacin que las origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislacin o prcticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operacin. Debe establecerse con carcter general que el concepto "realizado" participa del concepto de devengado". Este concepto dice relacin con la medicin de los resultados de la empresa y la estrecha concomitancia con la oportunidad en que ellos se han devengado, es decir, al momento en que se adquieren los derechos u obligaciones sobre tales resultados. Realizar es darle verdadera existencia, es hacer efectivo un hecho, reconocindolo una vez que se encuentre perfeccionado, lo que permitir una adecuada correlacin entre ingresos y gastos. La estrecha relacin entre Realizacin y Devengado, as como su aplicacin prctica se ver con mayor detenimiento en clases. 9. COSTO HISTORICO: "El registro de las operaciones se basa en costos histricos (produccin, adquisicin o canje), salvo que para concordar con otros principios se justifique la aplicacin de un criterio diferente (valor de realizacin). Las correcciones de las fluctuaciones del valor de la moneda, no constituyen alteraciones a este principio, sino meros ajustes a la expresin numeraria de los respectivos costos". Este principio plantea el costo como base de valuacin tomando en consideracin la vida ilimitada de la entidad, es decir, se utiliza el costo de adquisicin, produccin o canje como valor contable y de registro de los hechos econmicos, no obstante, no podemos desconocer que se puede aplicar un valor diferente en determinados casos. 10. OBJETIVIDAD: "Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser contabilizados tan pronto sea posible medir esos cambios objetivamente". Se busca con este principio asegurar la obtencin de informacin fidedigna, sin subjetividad y sin prejuicios, que pueda ser verificada por cualquiera que lo requiera.

14

11. CRITERIO PRUDENCIAL: "La medicin de recursos y obligaciones en la contabilidad, requiere que estimaciones sean incorporadas para los efectos de distribuir costos, gastos e ingresos entre perodos de tiempo relativamente cortos y entre diversas actividades. La preparacin de estados financieros, por lo tanto, requiere que un criterio sano sea aplicado en la seleccin de la base a emplear para lograr una decisin prudente. Esto involucra que ante dos o ms alternativas debe elegirse la ms conservadora. Este criterio no debe ser afectado por la presuncin que los estados financieros podran ser preparados en base a una serie de reglas inflexibles. En todo caso los criterios adoptados deben ser suficientemente comprobables para permitir un entendimiento del razonamiento que se aplic". Este principio plantea una postura conservadora ante dos o ms alternativas ante las cuales se debe decidir. Este principio se aplica cuando no se cuenta con la certeza o se carece de datos que permitan mediciones exactas, y ante lo cual se debe optar por aquella alternativa ms prudente, ms conservadora, es decir aquella que sea menos riesgosa. 12. SIGNIFICACIN O IMPORTANCIA RELATIVA: "Al ponderar la correcta aplicacin de los principios y normas, debe necesariamente actuarse con sentido prctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran con los principios y normas aplicables y que, sin embargo, no presentan problemas debido a que el efecto que producen no distorsiona a los estados financieros considerados en su conjunto. Desde luego, no existe una lnea demarcatoria que fije los lmites de lo que es y no es significativo, y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos, pasivos, patrimonio, o en el resultado de las operaciones del ejercicio contable". Como hemos dicho anteriormente, la informacin que entrega el sistema contable debe tener como caracterstica el ser econmica, es decir que los beneficios que entregue deben superar a los costos de obtenerla. Desde este punto de vista el principio de significacin plantea deben establecerse procedimientos contables que guarden relacin con la importancia relativa de la informacin dentro de la empresa, no distrayendo esfuerzos y recursos en acontecimientos carentes de importancia. Cabe destacar que no se plantea en ningn caso que existan hechos econmicos que no deban ser considerados, ms bien es una orientacin de la forma prctica en que se efectuarn los registros contables. 13. UNIFORMIDAD: "Los procedimientos de cuantificacin utilizados deben ser uniformemente aplicados de un perodo a otro. Cuando existan razones fundadas para cambiar de procedimientos, deber informarse este hecho y su efecto". Este principio indica que al haber elegido un mtodo entre varias alternativas, ste debe aplicarse de manera uniforme y constante en los perodos siguientes, permitiendo as la comparacin de los estados financieros en los que se han utilizado los mismos criterios. No obstante, si se requiere efectuar un cambio de mtodo o procedimiento, se deber dejar constancia de estos acontecimientos, del cambio que se llev a cabo y de los efectos que esto produce en la valuacin en la empresa. 14. CONTENIDO DE FONDO SOBRE LA FORMA: "La contabilidad pone nfasis en el contenido econmico de los eventos, aun cuando la legislacin puede requerir un tratamiento diferente".

15

Este principio presenta gran importancia sobre todo al considerar que la tributacin de las empresas se basa en la obtencin de resultados. A pesar de lo anterior, las organizaciones deben presentar sus resultados desde el punto de vista econmico de los acontecimientos, sin considerar criterios tributarios que distan de los anteriores. Para efectos tributarios se efectuaran adaptaciones de la informacin (extracontables) de acuerdo a la legislacin vigente. Es necesario destacar que este principio esta orientado al contenido de los Estados Financieros, lo que no interfiere con la forma en que es requerida la informacin contable, muchas veces obligada por la legislacin vigente. 15. DUALIDAD ECONMICA: "La estructura de la contabilidad descansa en esta premisa (partida doble) y est constituida por: a) recursos disponibles para el logro de los objetivos establecidos como meta y b) las fuentes de stos, las cuales tambin son demostrativas de los diversos pasivos contrados". Esta es la base que sustenta la ecuacin contable, en la cual se plantea la igualdad entre los recursos con que cuenta la empresa y las fuentes de las cuales se obtuvieron dichos recursos. Este punto se analiza ampliamente en el anlisis de las variaciones patrimoniales. 16. RELACIN FUNDAMENTAL DE LOS ESTADOS FINANCIEROS: "Los resultados del proceso contable son informados en forma integral mediante un estado de situacin financiera y por un estado de cuentas de resultado, siendo ambos necesariamente complementarios entre s". No requiere mayor interpretacin dejando en evidencia la necesaria conexin entre los estados financieros. 17. OBJETIVOS GENERALES DE LA INFORMACIN FINANCIERA: "La informacin financiera est destinada bsicamente para servir las necesidades comunes de todos los usuarios. Tambin se presume que los usuarios estn familiarizados con las prcticas operacionales, el lenguaje contable y la naturaleza de la informacin presentada". Como se planteo al analizar el sistema de informacin contable, el principal objetivo de la contabilidad es entregar informacin relevante para la toma de decisiones, informacin requerida por los diferentes usuarios que se interesan por los acontecimientos ocurridos en la empresa. 18. EXPOSICIN: "Los estados financieros deben contener toda la informacin y discriminacin bsica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretacin de la situacin financiera y de los resultados econmicos del ente a que se refieren". Se busca que la informacin contable sea presentada abarcando todos los hechos relevantes an cuando estos no sean parte integral de los estados financieros en trminos monetarios. Debido a ello se han adicionado a dichos informes unas Notas explicativas que contienen informacin complementaria de los estados financieros, necesarias para el mejor entendimiento de la situacin financiera de la empresa.

16

LA ECUACIN DEL PATRIMONIO Tal como se seal anteriormente, existe un principio contable que es fundamental en la contabilidad (principio de partida doble o dualidad econmica). De esta forma, las organizaciones deben reconocer la igualdad que existe entre sus recursos y las obligaciones que se generaron para la obtencin de ellos.

En otras palabras, toda empresa debe reflejar la dualidad econmica que se basa en que los pasivos y el patrimonio constituyen las fuentes de financiamiento y el activo representa la forma como stos han sido invertidos.

CONCEPTO DE CUENTA Una Cuenta es un cuadro esquemtico, en donde se agrupan conceptos o partidas homogneas, con el fin de registrar en la contabilidad los hechos econmicos. Para fines pedaggicos la cuenta se representa como una " T ", tiene un nombre y se divide en dos partes: El lado izquierdo de la cuenta se denomina "DEBE". El lado derecho de la cuenta se denomina "HABER".

Toda anotacin efectuada en el DEBE de la cuenta se denomina "CARGO" o "DBITO" y la anotacin efectuada en el HABER de la cuenta se denomina "ABONO" o "CRDITO". La sumatoria de las anotaciones del lado izquierdo de la cuenta, es decir, del DEBE se denomina "DBITOS". Por otro lado, la sumatoria de las anotaciones del lado derecho de la cuenta se denomina, es decir, del HABER se denomina "CRDITOS". La diferencia entre los DBITOS y CRDITOS se denomina "SALDO".

17

El saldo de una cuenta puede ser DEUDOR, ACREEDOR o SALDO CERO (cuenta saldada). El saldo de una cuenta es DEUDOR cuando los DBITOS superan a los CRDITOS. o Ejemplo:

El saldo de una cuenta es ACREEDOR cuando los CRDITOS superan a los DBITOS. o Ejemplo:

La cuenta saldada o con SALDO CERO, se origina cuando los DBITOS son iguales a los CRDITOS. o Ejemplo:

18

CLASIFICACION DE LAS CUENTAS Segn su naturaleza, se clasifican en: Cuentas de Capital: En esta clasificacin se encuentran todas las cuentas de activo y pasivo, ya que por la diferencia entre ellas se obtiene el capital de la empresa al momento de iniciar actividades. Las cuentas de Capital se presentan en el Balance General. Cuentas de Resultado: Aqu se encuentran agrupadas todas las cuentas de ingreso, gasto y prdida, a travs de las cuales, se determina el resultado del ejercicio, mediante la siguiente relacin: Si Ingresos > Gastos + Prdidas = Utilidad del Ejercicio Si Ingresos < Gastos + Prdidas = Prdida del Ejercicio Cuentas de Orden: Estas cuentas informan o reflejan las responsabilidades o derechos latentes de la empresa. Son cuentas que no afectan el movimiento econmico- financiero de la empresa y se registran en un estado complementario denominado Notas Explicativas a los Estados Financieros.

Segn su temporalidad, se clasifican en: Permanentes: Su saldo se traspasa de un perodo a otro. Temporales: Su saldo se cierra al finalizar cada ejercicio o perodo, para volver a comenzar en cero para acumular movimientos del nuevo perodo.

TRATAMIENTO GENERAL DE LAS CUENTAS Todas las cuentas presentan ciertos patrones de comportamiento en virtud de su naturaleza y clasificacin a que pertenecen. Las propiedades de cada una de las cuentas, se puede observar a travs de la ecuacin del patrimonio, como se puede apreciar a continuacin:

19

OBSERVACION A modo de facilitar la internalizacin de los conceptos anteriores pueden registrarse transacciones generales en el siguiente esquema, sin embargo este no constituye un registro contable valido

MANUALES CONTABLES Corresponden a elementos normativos que contienen las instrucciones necesarias para un eficiente funcionamiento del sistema contable de la empresa. Son manuales que ilustran respecto a los procedimientos tcnico-contables y dentro de ellos podemos encontrar el Plan de cuentas y el Manual de cuentas. PLAN DE CUENTAS Los planes de cuentas son listados en los cuales se ordenan y clasifican las cuentas de la empresa. Por ello, es claro que cada entidad debe preparar su propio Plan de Cuentas, en base a sus necesidades de informacin, al giro o actividad que realice y a la normativa legal y tributaria a la que este sometida. En la preparacin de planes de cuentas generalmente se utilizan cdigos numricos o alfanumricos, con la finalidad de simplificar los registros, acelerar y hacer ms eficientes los procesos contables. Las caractersticas de un plan de cuentas son las siguientes:

20

Racional: Es decir, se construye de acuerdo a las necesidades de informacin y control de la organizacin. Flexible: Facilita la incorporacin de nuevas cuentas y la eliminacin de otras. Amplio: Debe tener mxima cobertura de las operaciones que realiza la empresa. Expedito: Es decir, que su manejo sea fcil y sencillo.

Para obtener informacin de calidad que apoye el proceso de toma de decisiones, en cada cuenta se deber registrar slo lo que le corresponde a ella. Para evitar el desorden deber existir un Manual de Cuentas. A continuacin les presento un ejemplo de lo que podra ser el plan de cuentas de cualquier empresa. 1. ACTIVOS 1.1 ACTIVOS CIRCULANTES 1.1.1 Caja 1.1.2Banco 1.1.2.1 Banco de Chile 1.1.2.2 Banco Sudamericano 1.2 ACIVOS FIJOS 1.2.1 Terrenos 1.2.2 Construciones 1.2.3 Bienes Races

1.3 OTROS ACTIVOS 1.3.1 Inversiones 1.3.2 Derecho de llave 2. PASIVOS 2.1 PASIVOS CIRCULANTES 2.1.1 Proveedores 2.1.1.1 A 30 das 2.1.1.2 A 60 das 2.1.1.3 A 90 das

21

2.1.2 Documentos por pagar 2.1.2.1 A 30 das 2.1.2.2 A 60 das 2.1.2.3 A 90 das 2.2 PASIVOS A LARGO PLAZO 2.2.1 Obligaciones con bancos a L.P.

Es un ordenamiento de las cuentas necesarias para recoger la informacin pertinente, clasificarla en funcin de ciertos conceptos contables bsicos y agrupados de acuerdo a criterios definidos. Entonces, se entiende que un plan de cuentas agrupa las cuentas que utiliza una empresa de acuerdo a sus necesidades de informacin y control. Esta agrupacin es ordenada y codificada y el nmero de cuentas que contiene depende de: La diversidad de operaciones comerciales que se efectan. El nivel de detalle en la informacin que se desea obtener

MANUAL DE CUENTAS Es la descripcin detallada de las cuentas que componen el plan de cuentas, que instruye sobre el tratamiento contable y sirve como gua para el registro contable de todas las transacciones. Explicado de otra forma, el manual de cuentas es un instructivo que explica el plan de cuentas y el manejo de cada una de ellas, respecto de su tratamiento y significado de su saldo. Para que el manual preste la utilidad deseada, debe ser claro, directo y preciso. En su redaccin se debe emplear un vocabulario sencillo y referido al con nivel de todos los potenciales usuarios, con toda la informacin necesaria para su correcta interpretacin. El manual de cuentas debe comprender los siguientes elementos: Identificacin de las cuentas: Permite establecer los niveles de registro.

22

Clase Grupo Rubro Cuentas Subcuentas Cdigo

: Activo. : Activo Circulante. : Disponible. : Banco Caja. : Banco de Chile Banco Santiago Etc. : Numrico o alfanumrico Definicin de la cuenta.

Definicin de la cuenta: Se especifican los hechos econmicos que se registran. Tratamiento de la cuenta: Cargos Abonos Saldo. Significado del saldo: Es decir, lo que representa.

SISTEMA CONTABLE Es un conjunto de principios, normas y procedimientos tcnicos destinados a la recopilacin, anlisis, registro, interpretacin y proyeccin de la informacin econmica y financiera de los hechos econmicos que se relacionan con la empresa, con el propsito de apoyar el proceso de toma de decisiones. La definicin anterior, se puede esquematizar de la siguiente forma:

En contabilidad, existen diferentes sistemas para registrar los hechos econmicos que afectan a la empresa, pero en este nivel estudiaremos el sistema contable bsico o sistema jornalizador

23

SISTEMA JORNALIZADOR

LIBRO INVENTARIO Y BALANCE Corresponde a un libro obligatorio de acuerdo a lo expresado por el artculo N25 del Cdigo de Comercio. Es de foliacin sencilla, es decir, tiene un folio (nmero) en cada pgina y presenta un nmero variable de columnas para detallar la informacin que contiene. El nmero de las columnas, depende de las necesidades de mayor o menor informacin que tenga la empresa. En este registro se deben anotar detalladamente todos los bienes, derechos y obligaciones que tenga la empresa al comenzar y al terminar cada perodo o ejercicio contable, es decir, en este libro se anota el inventario general inicial y el inventario general final de cada perodo. El formato de este registro presente el siguiente rayado:

24

Observacin: Los registros deben hacerse en el siguiente orden: Colocar el detalle de los bienes y derechos que conforman el activo. Luego se debe anotar el detalle con obligaciones con terceros, es decir, los pasivos. Finalmente se debe anotar el detalle del patrimonio.

Ejemplo: A continuacin se presenta el detalle del aporte del Seor Juan Prez, quin inici actividades comerciales el 01.03.01: 1. 2. 3. Dinero en efectivo Cheques al da por un monto de Documentos por Cobrar a: Luis Chanda Letra N720 con vencimiento el 14.06.01 Jos Vega Letra N721 con vencimiento el 22.08 01 Cuentas por Cobrar a Juan Medel por Un escritorio marca My M avaluado en Tres estantes marca J y B con un valor de (cada uno) Un Mostrador marca M y M con un valor de Un computador marca IBM modelo 12X por $900.000 $600.000 $150.000 $250.000 $300.000 $220.000 $170.000 $300.000 $800.000

4. 5. 6. 7. 8.

9. Una camioneta marca Toyota ao 1998 avaluada en $6.100.000 10. Una Mquina de escribir modelo Olimpia 316.LX con una valor de $120.000 11. Documentos por Pagar a: Comercial Alfa Ltda. (letra N1.215) con vencimiento el 03.07.01 $560.000 Comercial del Sur (letra N 3.012) con vencimiento el 30.07.01 $750.000 Prstamo con el Banco Chile segn pagar N345-89 consistente en 12 cuotas de 12. igual monto 13. Mercaderas segn detalle: 300 unidades del Producto A con un costo unitario de $720 4.100 unidades del Producto B con un costo unitario de $1.300 5.200 unidades del Producto C con un costo unitario de $ 915 4.850 unidades del Producto D con un costo unitario de $1.220

Se Pide: 1. Registrar la informacin en el Libro de Inventarios y Balances. 2. Traspasar la informacin al Libro Diario.

25

Solucin: a. Libro de Inventarios y Balances:

26

LIBRO DIARIO Este es otro registro obligatorio de acuerdo a lo expresado en el artculo N25 del Cdigo de Comercio que establece lo siguiente: "todo comerciante est obligado a llevar para su contabilidad y correspondencia: El libro diario. El libro mayor o de cuentas corrientes. El libro de balances. El libro copiador de cartas (*).

(*) Actualmente se encuentra reemplazado por la tecnologa existente. Por otro lado, el artculo N27 del Cdigo de Comercio, dice: "en el libro diario se asentarn por orden cronolgico y da por da las operaciones mercantiles que ejecute el comerciante, expresando detalladamente el carcter y circunstancia de cada una de ellas". De las disposiciones legales anteriores, se obtienen las siguientes conclusiones: 1. Es obligatorio que todo comerciante lleve un Libro Diario. 2. En el Libro Diario debern anotarse detalladamente y en orden cronolgico todas las operaciones mercantiles que realice el comerciante. Para anotar una operacin en el libro diario, se deber efectuar mediante un "asiento contable" o "partida".

Asientos contables Son registros contables de transacciones comerciales, que se componen de lo siguiente: Fecha de la transaccin y nmero de asientos. Cuenta(s) deudora(s) y acreedora(s) que intervengan en la operacin. Valor de la transaccin. Glosa, que es un breve prrafo explicativo de la transaccin registrada.

27

Existen dos clases de asientos contables: Asiento Simple, en el cual interviene una cuenta deudora y una cuenta acreedora. Asiento Compuesto, en el cual interviene una o ms cuenta(s) deudora(s) y una o ms cuenta(s) acreedora(s).

En este tipo de asientos compuestos se pueden dar tres casos: 2.1 Intervienen una cuenta. deudora y dos o ms cuentas acreedoras. 2.2 Intervienen dos o ms cuentas deudoras y una cuenta acreedora. 2.3 Intervienen dos o ms cuentas deudoras y dos o ms cuentas acreedoras. Ejemplo de Asiento Simple: Ejemplo de Asiento Simple:

28

Ejemplo de Asiento Compuesto:

Caractersticas del Libro Diario: Es de foliacin simple. Se inicia con el asiento de apertura que representa el resumen del inventario general inicial. Se contina con el registro cronolgico de cada una de las operaciones efectuadas, cada una de las cuales deber tener documentacin respaldatoria (comprobantes). Al trmino de cada folio debe totalizarse el debe y el haber con el objeto de traspasa dicha suma al folio siguiente.

Para traspasar dicha informacin se deben utilizar las siguientes expresiones: "Al frente". "Del frente". "A la vuelta". "De la vuelta".

29

o en reemplazo de los trminos anteriores, se podrn utilizar las siguientes expresiones: "Al folio N". "Del folio N".

Al trmino de cada mes se procede a totalizar el diario, mediante la suma de todas las operaciones realizadas, de manera que el prximo mes se contine en forma separada. No se debe olvidar que los valores totales de cada mes, se arrastran hacia el mes siguiente

LIBRO MAYOR

Este registro contiene todas las cuentas que la empresa utiliza para registrar las operaciones que realiza. Es un libro de foliacin simple o doble (depende del formato utilizado por la empresa). Sus funciones son: Resumir la informacin contenida en el Libro Diario. Mostrar la situacin particular de cada cuenta, es decir, su saldo.

Caractersticas: Es un registro obligatorio segn lo establecido por el artculo 25 del Cdigo de Comercio. Debe contener todas las cuentas que contenga el plan de cuentas de la empresa. Toda la informacin registrada en el Libro Diario, deber ser anotada en el Libro Mayor. Este registro podr destinar un folio simple o doble para cada cuenta. El saldo de cada cuenta de Libro Mayor se obtiene por comparacin del Debe y el Haber.

El formato del Libro Mayor es el siguiente:

Observaciones:

30

Para registrar cada traspaso desde el Libro Diario, en la columna detalle del Libro Mayor se describe la contracuenta que da origen al registro. Si el registro proviene producto de dos o ms cuentas en reemplazo del nombre de la contra cuenta, se deber utilizar la expresin "varios". Cuando se termine el folio de cada cuenta, se deber traspasar la informacin al folio que corresponda utilizando las mismas expresiones vistas para el Libro Diario. Es necesario recordar que la informacin que se debe traspasar es la siguiente: o La suma del debe. o La suma del haber. o El saldo correspondiente.

Control o Controles Contables La sumatoria de los comprobantes debe ser igual a la sumatoria del Libro Diario y sta a su vez, deber ser igual a la sumatoria del debe y haber del Libro Mayor. La sumatoria del debe y el haber del Libro Diario debe ser igual a la sumatoria del debe y del haber del Libro Mayor. La sumatoria del debe del Libro Mayor debe ser igual a la sumatoria del haber del mismo libro. La sumatoria de los saldos deudores del Libro Mayor, deber ser igual a la sumatoria de los saldos acreedores del mismo registro.

BALANCE DE COMPROBACIN Y SALDOS

Con el objeto de verificar el trabajo de tenedura de libros, consistente en traspasar al Libro Mayor los asientos contenidos en el Libro Diario, se practica peridicamente el balance de nmeros o balance de comprobacin y de saldos. El balance de comprobacin y de saldos es una lista de todas las cuentas del Libro mayor con sus dbitos, crditos y saldos. El formato es el siguiente:

Con respecto al balance de comprobacin y de saldos, se pueden hacer las siguientes observaciones:

31

Las sumas de dbitos y crditos deben dar totales iguales, de acuerdo con la partida doble. si no sucediera esto, ser necesario revisar el trabajo hecho para lo cual se recomienda la siguiente pauta: Revisar las sumas de dbitos y crditos del balance de comprobacin y de saldos. Revisar el traslado de las cantidades desde las cuentas del Libro Mayor al Balance de Comprobacin y de Saldos. Revisar las sumas de las cantidades anotadas en el debe y el haber de cada cuenta del Libro Mayor. Revisar los traspasos del Libro Diario al Libro Mayor, teniendo el cuidado de ir sealando mediante una marca especial (V) en los libros, las operaciones ya controladas. Esta operacin se conoce tcnicamente con el nombre de "punteo". Las sumas de dbitos y crditos deben ser iguales a la suma del Libro Diario, puesto que son las mismas operaciones que de ste se han traspasado al Mayor. Las sumas de los saldos deudores y acreedores deben ser iguales entre s.

Si bien es cierto que el balance de comprobacin y de saldos verifica numricamente las operaciones registradas, ellos nos significa que la igualdad entre dbitos y crditos se traduzca en la seguridad de que todo el trabajo haya sido desarrollado en forma correcta, desde el punto de vista contable. As, por ejemplo, pueden los dbitos y crditos totalizar iguales, a pesar de que: Se haya omitido el traspaso de un asiento. Se haya incurrido en errores compensados. Se haya hecho mal un asiento en el Libro Diario, en cuanto a la cuenta que debiera haberse cargado o acreditado.

32