PLANEACIN NATURALEZA DEL ESTUDIO

Auditora administrativa a la empresa Ejemplo de S.A. de C.V.

ALCANCE
Se pretende llevar a cabo un anlisis de toda la empresa para identificar las reas con mayor problemtica y as mismo proponer alternativas que ayuden a mejorar la situacin actual, por lo que el alcance de esta auditora es integral.

OBJETIVOS
1. Brindar a la empresa Ejemplo de los elementos necesarios para mejorar su funcionamiento, 2. Establecer una dinmica de trabajo para mejorar el desempeo organizacional, 3. Satisfacer eficazmente las necesidades de los clientes con que cuenta la empresa y, 4. Llevar a cabo las acciones procedentes para reposicionar a la empresa en el mercado.

ESTRATEGIA
Promover un acercamiento con todo el personal de la empresa para estimular el trabajo en equipo, la mejora continua y el empleo racional de los recursos de los que dispone para llevar a cabo sus actividades.

JUSTIFICACION
Detener la prdida de clientes y del segmento de mercado en que participa la empresa, as como de atraer a nuevos clientes para fortalecer la participacin de la empresa en el mercado.

ACCIONES
1. 2. 3. 4. Formalizar la aplicacin de la auditora, Establecer los mecanismos de coordinacin para su ejecucin, Consolidar los avances en cada etapa de aplicacin de la metodologa, Derivar observaciones y recomendaciones especficas para cada funcin del proceso y elemento bajo revisin y, 5. Proponer recomendaciones generales, vigilar su implementacin y efectuar su seguimiento.

RECURSOS
Integracin de un equipo de ocho auditores (todos ellos estudiantes de octavo semestre de la asignatura Auditora Administrativa en la Licenciatura de Administracin) y definicin de los requerimientos materiales y tecnolgicos necesarios.

COSTO
El trabajo se llevar a cabo de manera totalmente gratuita, salvo el caso en que la empresa auditada desee realizar alguna aportacin de manera voluntaria a manera de donativo para la Facultad de Contadura y Administracin de la UNAM.

RESULTADOS ESPERADOS
1. 2. 3. 4. Fortalecer adminstrativamente a la empresa, Dotarla de los instrumentos idneos para mejorar su rendimiento, Sentar las bases para un crecimiento sostenido a corto y mediano plazos y, Elevar la competitividad de la empresa.

INFORMACION COMPLEMENTARIA
Recopilacin y revisin de todo el material normativo, administrativo y funcional de la empresa como son manuales, procedimientos, estados financieros, etc.

EXAMEN
De acuerdo con los resultados obtenidos, en forma paralela se realiz un estudio de la informacin captada, lo que se tradujo en la determinacin de los criterios y elementos de decisin necesarios para la emisin de juicios sustentados en los resultados alcanzados. Con este fin, en forma individual y en equipo, los auditores basados en sus conocimientos, hicieron uso de las tcnicas de anlisis administrativo y plasmaron sus observaciones y conclusiones en los papeles de trabajo. Es necesario recalcar, que el bloque de tcnicas de anlisis administrativo que regularmente facilitan el estudio de una organizacin no siguen una secuencia aislada, esto es, no se tiene que seleccionar una y agotarla en forma independiente de las dems, sino que se interrelacionan para llegar a conclusiones ms estructuradas y mejor sustentadas. Continuando con el examen, se aplicaron los indicadores de proceso administrativo, lo que facilit la organizacin del rango aceptable para cada funcin revisada. De acuerdo con los resultados obtenidos se determin la evaluacin siguiente para cada puesto: DIRECCION GENERAL La direccin general presenta un funcionamiento "regular" ya que de acuerdo a la evaluacin realizada en los cuatro factores (planeacin, organizacin, direccin y control) se detectaron algunas deficiencias como las que se mencionan a continuacin: En planeacin su funcionamiento es muy pobre debido a que slo acumula 117 puntos de 400 posibles, lo que hace que sea carente en este factor, dndole una calificacin de "mal". En organizacin se encontr que est funcionando de manera "regular" al acumular 5 puntos de 12 posibles. En direccin est operando "bien" al acumular 14 puntos de 16 posibles con los que ha sido evaluado este factor. En control tambin opera "bien" al sumar 9 puntos de 12 posibles lo que hace que en suma los cuatro factores acumulen 584 puntos de 1000 posibles para darle un funcionamiento "regular". CONTADOR El puesto de contador opera de forma inadecuada al recibir una calificacin de "mal" tras realizar la suma del puntaje de los cuatro factores antes mencionados.

 En el factor uno planeacin su funcionamiento es "malo" al sumar slo 12 puntos de un total de 36. En el factor dos organizacin opera de manera "regular" contando con 7 puntos de los 12 que suma en su totalidad el factor. En el factor tres direccin su funcionamiento tambin es "regular", puesto que slo acumula 10 puntos de un total de 16. El factor cuatro control tambin opera "mal" al slo sumar 10 puntos de 24 posibles; lo que en trminos generales le da una suma de 345 puntos. PROMOTOR DE VENTAS El puesto de promotor de ventas presenta un funcionamiento calificado como "malo" tras la suma de los cuatro factores evaluados en la presente auditora administrativa. El factor uno slo suma 9 puntos de 24 posibles para calificarle como "mal". El factor dos acumula 12 puntos de 24 posibles para ubicarle en un funcionamiento "regular". El factor tres presenta una sumatoria de 14 puntos de los 20 con que cuenta y lo posicionan en "regular". El factor cuatro acumula 9 puntos de 12 posibles para calificarle como "bien", lo que suma en su totalidad 293 puntos de 600 posibles. SECRETARIA El puesto de secretaria opera de manera "regular" una vez sumado el total de su puntaje en los cuatro factores. El factor uno es considerado "regular" tras la suma de 14 puntos de 24 posibles. El factor dos acumula tambin 14 puntos de los 24 que totaliza para evaluarle como "regular". El factor tres se encuentra "muy mal" al slo sumar 13 puntos de 20 que suma en su totalidad. El factor cuatro se encuentra en un funcionamiento "regular" ya que suma ocho puntos de 12 posibles. Todo esto hace que slo acumule 120 puntos de los 200 que tiene en su totalidad el puesto. GERENTE DE VENTAS Este puesto presenta un funcionamiento considerado como "malo" al llevar a cabo la sumatoria de los puntos obtenidos en cada uno de los cuatro factores evaluados. El factor uno tiene un funcionamiento "malo" al contar slo con 13 puntos de 36 posibles. El factor dos opera de manera "regular" al sumar 7 puntos de 12 posibles.

 El factor tres es considerado "regular" toda vez que cuenta con 11 puntos de los 16 que suma el factor en su totalidad. El factor cuatro tambin se encuentra "regular" al sumar 9 puntos de 16 que totaliza el factor. En suma los cuatro factores dan un total de 668 puntos de 1400 posibles. TODA LA EMPRESA En trminos generales, la empresa Ejemplo de presenta un funcionamiento "regular" toda vez que se acumulan 2022 puntos de 4000 posibles, lo que representa un 50.55% del 100% que significan los 4000 puntos obtenidos al sumar la totalidad de la empresa.

A continuacin se presenta la grfica de Gantt que se sigue durante la auditoria Administrativa a la empresa.

EVALUACIN Las siguientes tablas representan la evaluacin grfica que se realiz a toda la empresa en general, as como a cada uno de los integrantes de la empresa, con la finalidad obtener datos importantes para su evaluacin final, la cual se muestra al final de cada puesto.

Toda la Empresa Muy Bien x4 1Planeacin 2Organizacin 3Direccin 4Control Total Ponderacin de Puestos Puesto Directora General Contador Gerente de Ventas Promotora de Ventas Secretaria Total Porcentaje 25 20 35 15 5 100 Determinacin de Factores a Evaluar 1Planeacin 2Organizacin 3Direccin 4 Control 1620 840 620 920 4000 Bien x3 1215 630 465 690 3000 Regular x2 810 420 310 460 2000 Mal x1 405 210 155 230 1000 Muy Mal x0 0 0 0 0

Determinacin de Grados Apreciacin MUY BIEN BIEN REGULAR MAL MUY MAL Grados 4 3 2 1 0 Cumplimiento 81-100% 61-80% 41-60% 21-40% 0-20%

MUY BIEN BIEN REGULAR MAL MUY MAL

Direccin General 250 250 250 250 250

4 3 2 1 0

1000 750 500 250 0

MUY BIEN BIEN REGULAR MAL MUY MAL

Gerente de Ventas 350 350 350 350 350

4 3 2 1 0

1400 1050 700 350 0

MUY BIEN BIEN REGULAR MAL MUY MAL

Promotora de Ventas 150 150 150 150 150

4 3 2 1 0

600 450 300 150 0

Contador MUY BIEN BIEN REGULAR MAL MUY MAL 200 200 200 200 200 4 3 2 1 0 800 600 400 200 0

Secretaria MUY BIEN BIEN REGULAR MAL MUY MAL 50 50 50 50 50 4 3 2 1 0 200 150 100 50 0

Directora General Gerente de Ventas Promotora de Ventas Contador Secretaria

Totales por Empresa 584 688 293 345 112 Total 2022

4000-100 2022-X X=50.55% REGULAR

Directora General 1Planeacin 2Organizacin 3Direccin 4Control Total 100 25 100 25 250

Contador 70 10 20 100 200

Gerente de Promotora de Ventas Ventas Secretaria 150 100 25 75 350 70 50 10 20 150 15 25 0 10 50

Toda la Empresa 405 210 155 230 1000

1 Planeacin 2 Organizacin 3 Direccin 4 Control Total

Gerente de Ventas Muy Bien Bien x4 x3 600 450 400 300 100 75 300 225 1400 1050

Regular x2 300 200 50 150 700

Mal x1 150 100 25 75 350

Muy Mal x0 0 0 0 0 0

Gerente de Ventas Cuestionario Factor 1. Planeacin 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 0 3 2 X 1 0 X X X X X X X X 2 X3 6 3 X2 6 1 X1 1 3 X0 0

Total=13 36=600 13=X X=217 MAL

Factor 2. Organizacin 4 10 11 12 0 3 2 X X 1 0

X 1 2 X3 X2 0 3 4 0 0 0 0 Total=7 12=400 7=X X=233

REGULAR

Factor 3. Direccin 4 13 14 15 X 16 3 X 2 X 1 0

X 1 1 2 X4 X3 X2 4 3 4

0 0

0 0 Total=11 16=100 11=X X=69 REGULAR

Factor 4. Control 4 17 18 19 20 0 3 2 X X X 1 0

X 1 3 X3 X2 0 3 6 0 0 0 0 Total=9 16=300 9=X X=169 REGULAR

TOTAL GERENTE DE VENTAS= 688

Evaluacin Direccin General

Factor Planeacin 4 3 1 X 2 3 4 5 6 2 1 X X X X X 24 - 40'0 7-X 117 0

Factor Organizacin 4 3 7 8 9

2 X X

1 X

0 12 - 100 5-X

42

Factor Direccin 4 3 10 X 11 X 12 X 13 X

16 - 400 14 - X

350

Factor Control 4 14 15 16

2 X

1 X

0 12 - 100 9-X

75

TOTAL 584 Regular

4 3 2 1 0 81 - 100 61 - 80 41 - 60 21 - 40 0 - 20 Planeacin 400 300 200 100 0 Organizacin 100 75 50 25 0 Direccin 400 300 200 100 0 Control 100 75 50 25 0 TOTAL 1000 750 500 250 0

EVALUACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL PUESTO DE CONTADOR

GRADOS DE CUMPLIMIENTO PLANEACIN ORGANIZACIN DIRECCIN CONTROL TOTAL

4 3 81-100 61-80 Muy bien Bien 280 210 40 30 80 60 400 300 800 600

2 1 41-60 21-40 Regular Mal 140 70 20 10 40 20 200 100 400 200

0 0-20 Muy mal 0 0 0 0 0

1. CUESTIONARIO FACTOR 1 PLANEACION 4 1. Planeacin 2. Visin 3. Misin 4. Objetivos 5. Polticas 6. Procedimientos 7. Recursos 8. Presupuestos 0 3 X 2 1 X X X X X X 3X1=3 32 = 28 12 = 105 2X2=4 X 1X5=5 0 3+4+5 = 12 0

2. CUESTIONARIO FACTOR 2 ORGANIZACIN 4 9. Estructura 10. Funciones 11. Personal 3 X 2 X X 2X2 = 4 1 0

1X3 = 3 12 = 40 7 = 23

4+3 = 7

3. CUESTIONARIO FACTOR 3 DIRECCION 4 12. Lnea de autoridad 13. Direccin 3 X X 2 1 0

14. Cambios 15. Comunicacin 0

X 3X3 = 9 16 = 80 10 = 50 0 X 1X1=1 9+1 = 10

4. CUESTIONARIO FACTOR 4 CONTROL 4 16. Resguardo de informacin 17. Resultados 18. Control de recursos 19. Registros contables 20. Ingresos mensuales 21. Egresos mensuales 0 24 = 400 10 = 167 3 2 X X 1 0

X X X X 2X4 = 8

1X2 = 2

8+2 = 10

SUMATORIA DEL PUESTO PLANEACION ORGANIZACIN DIRECCION CONTROL TOTAL 105 23 50 167 345

MAL

EVALUACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL PUESTO DE PROMOTOR DE VENTAS GRADOS DE 4 3 2 1 0 CUMPLIMIENTO 81-100 61-80 41-60 21-40 0-20 Muy bien Bien Regular Mal Muy mal PLANEACIN 280 210 140 70 0 ORGANIZACIN 200 150 100 50 0 DIRECCIN 40 30 20 10 0 CONTROL 80 60 40 20 0 TOTAL 600 450 300 150 0

1. CUESTIONARIO FACTOR 1 PLANEACION 4 17. Planeacin X 18. Visin 19. Misin 20. Objetivos 21. Polticas 22. Procedimientos 4X1=4

0 X

X X X 2X2=4 24=280 9=X 1X1=1 X 0X1=0 4+2+1+0=9

(9X280)/24= 105 = MAL

2. CUESTIONARIO FACTOR 2 ORGANIZACIN 4 23. Estructura 24. Funciones 25. Personal 26. Problemas 27. Condiciones de trabajo 28. Incentivos 3 2 X 1 0 X X X X 3X3=9 24=200 12=X 2X1=2 X 1X1=1 0X1=0 9+2+1+0=12

(12X200)/24=100 = 100 = REGULAR

3. CUESTIONARIO FACTOR 3 DIRECCION 4 29. Lnea de autoridad 30. Direccin X 31. Cambios 32. Comunicacin 33. Capacitacin X

3 X

X X

4X2=8

3X1=3 20=40 14=X

2X1=2

1X1=1

8+3+2+1=14

(14X40)/20= 28 = REGULAR

4. CUESTIONARIO FACTOR 4 CONTROL 4 34. Resguardo de informacin 35. Resultados 36. Control de recursos 3 X X X 3X3=9 12=80 9=X 2 1 0

9=9 (9X80)/12= 60 = BIEN

SUMATORIA DEL PUESTO PLANEACION ORGANIZACIN DIRECCION CONTROL TOTAL 105 100 28 60 293

MAL

SECRETARIA
PLANEACIN 4 X 3 2 1 0 24-60 14-X REGULAR 35

1 2 3 4 5 6

X X X X X 2*2=4

4*2=8

2*1=2

ORGANIZACIN 4 1 2 3 4 5 6 0 3*3=9 2*2=4 X X 1*1=1 X X 3 X 2 1 0 24-100 14-X REGULAR 58.3

DIRECCIN 4 X 3 2 1 0 20-100 13-X MUY MAL X X 0

1 2 3 4 5

1*4=4

2*3=6

1*2=2

1*1=1

CONRTOL 4 1 2 3 0 2*3=6 3 X X X 1*2=2 119.9REGULAR SECRETARIA 4 3 2 1 0 81-100 61-80 41-60 21-40 0-20 PLANEACIN 60 45 30 15 0 ORGANIZACIN 100 75 50 25 0 DIRECCIN 0 0 0 0 0 CONTROL 40 30 20 10 0 TOTAL 200 150 100 50 0 2 1 0 12 40 8-X REGULAR 26.6