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ENTORNO

DE WORD 2003

MODULO DE FORMACIÓN:
ASISTENCIA OFIMÁTICA

APRENDIZ
MIGUEL ÁNGEL CARO RIVERA
1.018.422.315
Jornada tarde

INSTRUCTOR
CARLOS RAMÍREZ
INGENIERO DE SISTEMAS

CENTRO DE CAPACITACIÓN Y PROMOCIÓN POPULAR


JUAN BOSCO OBRERO
SISTEMAS, ASISTENCIA OFIMÁTICA
BOGOTÁ DC, MARZO DE 2009
ENTORNO DE MICROSOFT OFFICE
WORD 2003

BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR

L a barra de herramientas Estándar contiene obviamente, los botones para los


comandos más usados llamados estándar. Microsoft usa muchos de estos
mismos botones en otras aplicaciones. Otros Sistemas de software usan
botones muy parecidos para los mismos tipos de comandos. La mayoría de
estos son fáciles de entender y de usar

Nuevo documento en blanco: crea un nuevo documento.


Abrir: Trae la caja de diálogo Abrir, para elegir un documento para
ser abierto
Guardar: Guardar al actual documento nuevamente en el lugar de
donde había salido. Si el documento nunca se ha salvado antes, usted
obtendrá una caja de diálogo para escoger una carpeta y nombre de archivo.

Acceso (sin restricciones): Word 2003 agregan un botón para


manejar los permisos para este documento.
Correo electrónico: Le permite enviar el documento en el que está
trabajando, sin tener que abrir por separado su programa de mail. Los cuadros
de texto con las direcciones aparecen justo en la ventana de Word. El botón
cambia para mostrar o esconder esos cuadros de texto.

Imprimir: Imprimir automáticamente todo el documento, sin darle


la oportunidad de obtener una vista preliminar o hacer cambios a los ajustes de
página

Vista preliminar: Le muestra como se verá su documento cuando


se imprima

Ortografía y gramática: Verifica la ortografía y la gramática en el


texto seleccionado o en todo el documento. Los posibles errores de ortografía
son marcados con un subrayado rojo ondulado. Una línea ondulada verde
marca los posibles errores gramaticales

Referencia: Word 2003 agrega un botón que abre el panel de la


tarea de Referencia, donde usted puede buscar los libros de la referencia,
como una enciclopedia y un tesauro

Cortar: remueve el texto seleccionado y lo guarda en el


portapapeles

Pegar: ubica una copia de lo que estaba en el portapapeles en el


lugar donde se encuentre el cursor.

Copiar: coloca una copia del texto seleccionado en el


portapapeles

Copiar formato: Copia el formato del texto que usted haya


seleccionado colocando el cursor entre ese texto y después se lo aplica a otro
texto, a través del que usted arrastre. Doble clic en el botón Copiar Formato y
podrá aplicar ese formato en muchos lugares diferentes.

Deshacer y rehacer escritura: Word guarda la lista de las


acciones de edición y otra lista de las que haya deshecho. El Botón Deshacer,
invierte la última acción registrada en esa lista. El Botón Rehacer invierte su
última acción

Tablas y bordes: Abre una barra de herramientas para dibujar y


modificar tablas. Usted puede realmente dibujar una tabla, si necesita una con
filas y columnas complejas. Usando el botón Tabla, descrito abajo, es más fácil
para tablas sencillas.
Insertar tabla: Inserta una tabla en el lugar en que está ubicado el
cursor. Establecerá el número de filas y columnas mediante el arrastre en la
grilla que baja

Insertar hoja (Microsoft Excel): Inserte una planilla de Insertar hoja


de Excel, para el número de filas y columnas igual que como para una tabla.
Desde luego que para poder hacer esto, tendrá que tener instalado Excel en su
PC

Columnas: Le permite dividir la página en varias columnas


verticales como en un periódico. Arrastre transversalmente, el número de
columnas que quiera

Dibujo: Abre una barra de herramientas de dibujo con las que


puede crear gráficos desde adentro de Word. Estas herramientas crean dibujos
vectoriales, los cuales utilizan formas, en lugar de puntos individuales

Mapa del documento: Abre un panel a la izquierda de la ventana


del documento, con un boceto del hipertexto del mismo. Cuando haga clic en
un tópico del boceto, el documento se despliega hasta ese punto

Mostrar u ocultar ¶: Cambia el despliegue para mostrar o no, las


marcas para cosas como párrafos, cortes de página, tabuladores y espacios.
Poder ver estas marcas puede resultar muy útil, especialmente cuando su
documento no se comporta como usted intentaba

Zoom: Ofrece opciones para mostrar su documento. Puede


agrandarlo para poder ver detalles o leer tipografía muy pequeña. Puede
achicarlo para ver toda la página y hasta para ver dos páginas juntas. La mayor
parte de sus trabajos serán hechos muy probablemente al 100%.

Ayuda: ofrece ayuda relacionada con Word y cualquier tipo de


archivo

Lectura:

BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO

Una de las ventajas más grandes del procesamiento de palabras con la


computadora, es su capacidad de cambiar el formato del texto y documento en
cualquier momento. La Barra de Formato contiene botones y listas que se
despliegan para todas las cosas que la gente cambia más a menudo sobre el
aspecto de su texto, como el color, tamaño y fuente
Estilos y formato: Abre el Panel de Tareas a la derecha del
documento para mostrar los estilos y formatos que tiene el texto actual y
aquellos que están disponibles para su uso.
Estilo: Un estilo se aplica seleccionando el texto, o
estando en el párrafo particular y a continuación seleccionando el estilo
deseado en la lista desplegada.

Fuente: Despliega una lista con todas las fuentes


que se hallan instaladas en su computadora.

Tamaño de fuente: Muestra una lista de tamaños de las fuentes


desde 8 hasta 72 puntos. Puede escribir en la caja para otros tamaños. El
tamaño por defecto es de 10 pt. El máximo es de 1637 pt

Negrita, cursiva y subrayado: Para aplicar un estilo de


fuente, seleccione el texto y haga clic en el botón para el estilo que quiera. El
botón queda oprimido. Para remover el estilo, seleccione el texto y haga clic en
el botón oprimido. Se remueve el estilo y el botón retorna a su posición inicial.

Alineado: Ajuste la manera en que sus párrafos se alinearán en


la página, esto es la forma en que serán justificados. Sus opciones son: Alinear
a la Izquierda, Alinear a la Derecha y Justificar. Las líneas en cada botón
muestran cual es el efecto del mismo. Para Justificar, el espaciado entre las
palabras deberá cambiar, para conseguir ambos márgenes parejos, el
izquierdo y el derecho. Esto puede quedar poco atractivo a menos que tenga
párrafos largos.

Numeración y viñetas: Crear listas que sean numeradas o


establecidas automáticamente con viñetas. Estos botones se aplican con sus
estilos por defecto, como se muestra en los mismos botones, solo hasta que
haya usado un estilo diferente para numeración o viñetas. A partir de entonces
se aplicarán con el estilo usado más recientemente

Interlineado: La flecha en el derecho del botón abre una lista de


elecciones de espaciamiento de línea. Hacer clic en el botón él mismo aplica
cualquier espaciamiento lo usó último

Sangría: Disminuya o aumente la sangría del párrafo(s)


seleccionado con una parada del tabulador por cada clic. (Las Paradas del
Tabulador son explicadas bajo Regla.) Estos botones incluyen las paradas del
tabulador por defecto para así como también los unos que usted crea.

Bordes: Cambia el tipo de borde mostrado con sí y no para el


ítem seleccionado. La flecha abre una lista para poder elegir allí el borde
deseado
Resalte: Hace lo mismo que hace un buen resaltador. Aplica
color encima de su texto. Esto se usa con frecuencia al marcar documentos
para que otros los revisen o para indicar donde ha hecho cambios.
Color de fuente: Ajusta el color del texto seleccionado con el color
de la barra debajo de la A. La flecha muestra una paleta de colores para elegir.
Esta paleta puede ser arrastrada para flotar.

BARRA DE HERRAMIENTAS COMBINAR CORRESPONDENCIA

Abrir origen de datos: cambia el origen de los datos, al hacer clic


se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos visto con
el asistente

Configuración del documento principal: cambia el tipo del


documento principal (carta, correo electrónico, sobres, etc.)

Destinatarios de combinar correspondencia: abrir el cuadro de


diálogo Destinatarios de combinar correspondencia que ya vimos con el
asistente y que detallaremos más adelante.

Insertar bloque de direcciones: permite insertar en la posición


del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente.

Insertar línea de saludo: inserta en la posición del cursor una


línea de saludos tal como vimos con el asistente

Insertar campos combinados: insertar en la posición del cursor


un campo del origen de datos

Insertar campo: inserta campos especiales de


Word

Ver datos combinados: permite ver los datos combinados

Resaltar campos de combinación: permite resaltar los campos


combinados si la opción está activada, los datos correspondientes a campos
combinados aparecen resaltados de esta forma es más fácil localizarlos dentro
del documento

Asignar campos: permite asignar campos, esta opción la


detallamos más adelante
Distribuir etiquetas: permite distribuir etiquetas, esta opción está
disponible con un documento de tipo etiquetas.

Ir a registro: los siguientes iconos permiten


desplazarnos por las cartas combinadas como veremos más adelante.

Buscar entrada: permite buscar la carta correspondiente a un


registro concreto.

Revisar errores: permite revisar errores. Permite revisar si se


produce algún error a la hora de combinar el documento, también permite
indicar a Word qué hacer en caso de producirse algún error.

Combinar en un documento nuevo: permite combinar en


documento nuevo, esta opción la vimos con el asistente.

Combinar al imprimir: permite combinar en impresora, envía las


cartas a la impresora, esta opción la vimos con el asistente.

Combinar en correo electrónico: permite combinar en correo


electrónico, envía tantos mensajes como destinatarios tenga el origen de
datos.

Combinar en fax: permite combinar en fax, esta opción sólo está


disponible si tenemos la utilidad instalada.

BARRA D E EST ADO

Barra de estado.- La barra de estado nos muestra información sobre el


documento que tenemos activo. Nosotros podemos ver el número de página
que estamos editando, la sección, el total de páginas, etc.

Menús contextuales: como en la gran mayoría de programas de Windows


aparecen menús contextuales que nos facilitan la selección de diferentes
opciones.

Cada zona de la pantalla de Word tiene un menú contextual diferente, el cual


nos puede facilitar el trabajo. Las opciones que aparecen en dichos menús
podemos encontrarlas en otros lugares, pero puede ser que tengan un acceso
más difícil.

Mover barras de herramientas.- En este apartado vamos a ver cómo podemos


empezar a personalizar Word para adaptarlo a nuestro gusto y necesidades.
Aprenderemos cómo mover las diferentes barras de herramientas, cómo
cambiar su tamaño y su posición.

Cambio de tamaño:

4. Sitúa el puntero del ratón entre dos botones de forma que ninguno de ellos
quede seleccionado.

Si te cuesta, puedes situar el puntero sobre las pequeñas barras que separan
los botones en las barras de herramientas o en uno de los extremos. También
puedes situarte en la parte izquierda de estos menús donde aparecerá una
doble flecha para poder desplazar esta barra.

5. Pulsa el botón izquierdo del ratón, no lo sueltes.

6. Mueve el ratón hacia el centro de la pantalla sin soltar el botón.

Observa cómo la barra se desplaza por la pantalla.

7. Suelta el botón del ratón.

Ahora tendremos la barra de herramientas en el centro de la pantalla. Dicha


barra ha pasado de estar anclada al borde superior de la pantalla a ser flotante.

Nosotros podemos cambiar el tamaño de esta barra de herramientas. Eso sí,


cambiaremos el tamaño pero en todo momento visualizaremos el mismo
número de botones.

8. Colócate sobre uno de los bordes de esta barra flotante.

Espera que el ratón se convierta en una doble flecha.

9. Pulsa el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo muévete hasta que veas que
el tamaño de la barra de herramientas cambia.

10. Suelta el botón del ratón.

Fíjate como la posición de los botones que componen esta barra ha cambiado,
pero no ha quedado ninguno de ellos oculto.

BARRA DE HERRAMIENTAS ESQUEMA

Aumentar de nivel a nivel 1. Sube el título seleccionado al nivel más alto


(nivel

Aumentar nivel. Sube el título seleccionado un nivel más alto del que tenga
en ese momento.
Nivel de esquema. Nos dice el nivel de esquema del texto
seleccionado, entre 1 y 9. Si no queremos asignar ningún nivel elegiremos
"Texto independiente", que es el nivel que debe tener el texto normal de un
documento.

Disminuir nivel. Baja el título seleccionado un nivel menor del que tenga en
ese momento.

Disminuir a texto. Baja el título seleccionado al nivel más bajo (nivel texto
independiente).

Subir. Traslada el título seleccionado y todo lo que él incluye una línea


arriba. Esta función la veremos con más detalle.

Bajar. Traslada el título seleccionado y todo lo que él incluye una línea


abajo. Esta función la veremos con más detalle.

Expandir. Situado sobre un título contraído, muestra el texto que incluye


en su nivel.

Contraer. Situado sobre un título expandido, oculta el texto que incluye en


su nivel.

Mostrar nivel. Podemos elegir que niveles deseamos ver. Si


seleccionamos todos los niveles mostrará el documento al completo.

Mostrar sólo primera línea. Si tenemos el documento expandido


completamente al pulsar sobre este botón nos mostrará únicamente la
primera línea de los párrafos.

Mostrar formato. Por defecto está activada. Sirve para ver el texto con el
formato que tengamos definido.

Actualizar la Tabla De Contenido. Actualiza la tabla de


contenido si es que disponemos de tabla de contenido.

Ir a la Tabla De Contenido. Nos lleva a la tabla de contenido.

Vista documento maestro. Muestra / oculta la siguiente serie de botones.

Los siguientes botones los explicaremos con más detalle en la siguiente


unidad cuando veamos Documentos maestros.

Contraer subdocumentos.
Crear subdocumentos.

Quitar subdocumentos.

Insertar subdocumentos.

Combinar/dividir subdocumentos y Bloquear documento.

BARRA DE DIBUJO
En esta barra se muestran opciones para insertar auto formas, líneas, flechas,
cuadros, círculos, cuadro de texto, word Art, diagramas, además de atribuirle
ciertos formatos a las imágenes.

BARRA AUTO FORMAS

Auto formas.- Son un conjunto de formas ya diseñadas que podemos utilizar en


nuestros documentos como mejor nos parezca.

Si pulsas sobre el botón Auto formas de la nueva barra podrás observar que
aparece un pequeño menú donde podemos encontrar las diferentes auto
formas de las que disponemos. Estas están ordenadas por categorías.

BARRA DE REGLAS

Barras de reglas.- Las barras de reglas, tanto horizontal como vertical, nos
informan de la medida de los márgenes, las tabulaciones o de la posición que
ocupa un objeto con respecto a toda la hoja, etc.

Estas barras se pueden mostrar u ocultar a voluntad. Más adelante veremos


como hacerlo.
Zona de edición: es la zona central de la pantalla en la que editaremos nuestro
documento.

Barras de desplazamiento: estas barras nos permiten movernos por todo el


documento, pudiendo hacerlo de diferentes formas.

Observa la parte superior de la barra de desplazamiento vertical.

1. Si haces clic en esta parte, podrás moverte línea a línea a lo largo de todo el
documento.

2. Si haces clic sobre este objeto, podrás arrastrarlo hacia arriba o hacia abajo
para situarte en cualquier parte del documento.

3. Si haces clic en esta otra parte del documento irás saltando pantalla a
pantalla por nuestro documento.

1-Si hacemos clic en el primer botón, podremos movernos línea a línea a lo


largo de todo el documento.

2. Si pulsas en el segundo podrás moverte hacia la página anterior.

3. Si pulsas en el último podrás moverte hacia la página siguiente.

Estos dos últimos botones tienen la misma función que si pulsamos las teclas
[RePág] y [AvPág] retroceso de página y avance de página.

Barra de desplazamiento.

Pulse las barras de desplazamiento para desplazarse por el documento. En la


ilustración se muestra la barra de desplazamiento horizontal. Si usted mira a la
derecha de la pantalla, verá otra barra exactamente igual pero para el
desplazamiento vertical.

7. Botones Minimizar, Cerrar, Restaurar, Maximizar.


Pulse el botón minimizar para ocultar Word temporalmente. Después pulse el
botón de Microsoft Word sobre la barra de tarea debajo de su pantalla para
volver a Word. Pulse el botón cerrar para cerrar Word. Pulse el botón
maximizar para agrandar Word hasta pantalla completa o restaurar para reducir
Word a una ventana de pantalla parcial.

BARRA DE MENÚS
MENÚ ARCHIVO
CREAR UN DOCUMENTO
Al iniciar Word aparecerá en pantalla un documento nuevo en blanco. Este
documento se llamará, por defecto, Documento1.doc. Los nombres que Word
dará a los nuevos documentos serán sucesivos, Documento2, etc.

Diferentes Maneras de Crear un Nuevo Documento


1. Ejecutando el comando Nuevo del menú Archivo.
2. Clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas Estándar.
Utilizando la combinación de teclas <ctrl. + U>
3. Ejecutando la opción Documento en blanco en la sección Nuevo del
panel de tareas Nuevo documento.

MENÚ VER
A. BARRAS DE HERRAMIENTAS

Para visualizar las barras de herramientas es necesario activarlas desde el


menú Ver, Barra de Herramientas
BARRA DE HERRAMIENTAS ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA

La barra de herramientas Encabezado y pie de página (Fig. 19) cuenta con un


recuadro para introducir el texto del encabezado que aparecerá en todas las
páginas. Para cambiar al pie hay que hacer clic en el botón Cambiar entre
encabezado y pie de la barra de herramientas. Cuando se hayan introducido
los elementos deseados basta con pulsar el botón Cerrar y esta barra de
herramientas desaparecerá.

Para conocer mejor las posibilidades de la barra de herramientas Encabezado


y pie de página es conveniente conocer los botones que la componen (de
izquierda a derecha):
Insertar Autotexto: botón desplegable que muestra datos que suelen
aparecer en encabezados y pies. Se pueden activar seleccionándolos.
Insertar número de página: permite incluir un encabezado o pie de forma
que la página quedará numerada.
Insertar número de páginas: permite incluir un encabezado o pie con el
número total de páginas que tiene el documento.
Formato del número de página: abre un cuadro de diálogo que permite
elegir el formato de número de página.
Insertar fecha: incluye un campo con la fecha actual.
Insertar hora: inserta la hora actual.
Configurar página: abre el cuadro de diálogo Configurar página.
Mostrar u ocultar texto del documento: muestra u oculta el texto del
documento cuando se editan el encabezado y pie de página.
Igual que el anterior: sustituye el encabezado y pie por el de una sección
anterior.
Cambiar entre encabezado y pie: sirve para pasar del encabezado al pie
y viceversa.
Mostrar el anterior: permite situarse en el encabezado o pie de la
sección anterior.
Mostrar el siguiente: permite situarse en el encabezado o pie de la
sección siguiente.
Cerrar: cierra la barra de herramientas y permite aplicar los cambios
realizados

Menús contextuales. Los menús contextuales o rápidos aparecen al pulsar el


botón derecho del ratón, dependiendo de la posición del puntero del ratón el
menú contendrá unas opciones u otras. Se podría decir que el menú contextual
tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos
encontramos.

A la derecha de la barra de menús, aparece un pequeño panel (que muestra el


mensaje: “Escriba una pregunta” en gris) que nos permite escribir alguna
pregunta sobre el programa en caso de dudas. Esto enlazará con la ayuda del
programa para tratar de responder a dicha pregunta. A la derecha del todo de
la barra de menús, otro botón de cerrar sirve para cerrar el documento o folio
con el que estamos trabajando ahora (documento actual). Pero nos
quedaríamos dentro del programa Word. Es el botón de cerrar de arriba del
todo a la derecha el que cierra el programa Word. Por lo tanto uno cierra el
programa (el de arriba del todo) y el otro cierra el documento vigente o actual
dentro del programa

BARRA DE TAREAS

La barra de tareas de Windows contiene el botón Inicio, iconos para arrancar


algunos programas, como Internet Explorer, etc. y también un botón por cada
documento de Word que tengamos abierto, de forma que podemos pasar de un
documento a otro haciendo clic en estos iconos. Esta barra no pertenece a
Word, sino a Windows, como su propio nombre indica.