Anlisis de

CARGOS
Autor: Herman Bachenheimer

ANLISIS DE CARGOS

Correo: herman@puj.edu.co

Despus de la descripcin, sigue el anlisis del cargo. Una vez identificado el contenido del cargo (aspectos intrnsecos), se analiza el cargo en relacin con los aspectos extrnsecos, es decir, los requisitos que el cargo exige a su ocupante. Aunque la descripcin y el anlisis de cargos estn estrechamente relacionados en sus finalidades y en el proceso de obtencin de datos, se diferencian entre s: la descripcin se orienta al contenido del cargo (qu hace el ocupante, cundo lo hace cmo lo hace y por qu lo hace), en tanto que el anlisis pretende estudiar y determinar los requisitos de calificacin, las responsabilidades implcitas y las condiciones que el cargo exige para ser desempeado de manera adecuada. Este anlisis es la base para evaluar y clasificar los cargos, con el propsito de compararlos. EL DESDOBLAMIENTO DE LA DESCRIPCIN Y DEL ANLISIS DEL CARGO.
Descripcin del cargo

Aspectos intrnsecos

1. Nombre del cargo 2. Posicin del cargo en el organigrama 3. Contenido del cargo Tareas o funciones

a. Nivel del cargo b. Subordinacin c. Supervisin d. Comunicaciones colaterales Diarias Semanales Mensuales Anuales Espordicas

1. Requisitos

intelectuales

a. Instruccin bsica necesaria b. Experiencia necesaria c. Iniciativa necesaria d. Aptitudes necesarias a. Esfuerzo fsico necesario b. Concentracin necesaria c. Constitucin fsica necesaria a. Por supervisin de personal b. Por materiales y equipos c. Por mtodos y procesos d. Por dinero, ttulos valores o documentos e. Por informacin confidencial f. Por seguridad de terceros a. Ambiente de trabajo b. Riesgos inherentes

2. Requisitos fsicos 3. Responsabilidades implcitas

Anlisis del cargo

Aspectos extrnsecos

Factores de especificacion es

4. Condiciones de trabajo

Estructura del anlisis de cargos La descripcin de cargos es una simple exposicin de las tareas o funciones que desempea el ocupante de un cargo, en tanto que el anlisis de cargos es una verificacin comparativa de las exigencias (requisitos) que dichas tareas o funciones imponen al ocupante. En otras palabras, cules son los requisitos fsicos e intelectuales que debe tener el empleado para el desempeo adecuado del cargo, cules son las responsabilidades que el cargo le impone y en qu condiciones debe desempear el cargo. En general, el anlisis de cargos se refiere a cuatro reas de requisitos aplicadas casi siempre a cualquier tipo o nivel de cargo: 1. Requisitos intelectuales 2. Requisitos fsicos 3. Responsabilidades implcitas 4. Condiciones de trabajo. Cada una de estas reas est dividida generalmente en varios factores de especificaciones. En el fondo, los factores de especificaciones son puntos de referencia que permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva; son verdaderos instrumentos de medicin, elaborados de acuerdo con la naturaleza de los cargos existentes en la empresa. Si vara la naturaleza de los cargos que van a analizarse, cambiarn no slo los factores de especificaciones considerados, sino tambin su amplitud de variacin y sus caractersticas de comportamiento. Factores de especificaciones 1. Instruccin bsica 2. Experiencia necesaria 3. Adaptacin al cargo 4. Iniciativa necesaria 5. Aptitudes necesarias

A. Requisitos intelectuales

B. Requisitos fsicos

1. Esfuerzo fsico necesario 2. Concentracin visual 3. Destreza o habilidad 4. Constitucin fsica necesaria

C. Responsabilidades por

1. Supervisin de personal 2. Materiales, herramientas y equipos 3. Dinero, ttulos valores o documentos 4. Contactos internos y externos 5. Informacin confidencial

D. Condiciones de trabajo

1. Ambiente de trabajo 2. Riesgos

DESCRIPCIN POR SEPARADO CADA UNO DE LOS FACTORES DE ESPECIFICACIONES. Requisitos intelectuales Tienen que ver con las exigencias del cargo en lo referente a los requisitos intelectuales que el empleado debe poseer para desempear el cargo de manera adecuada. Entre los requisitos intelectuales estn los siguientes factores de especificaciones: 1. Instruccin bsica 2. Experiencia bsica 3. Adaptabilidad al cargo 4. Iniciativa necesaria 5. Aptitudes necesarias Requisitos fsicos Tienen que ver con la cantidad y la continuidad de energa y de esfuerzos fsico y mental requeridos, y la fatiga provocada, as como con la constitucin fsica que necesita el empleado para desempear el cargo adecuadamente. Entre los requisitos fsicos se encuentran los siguientes factores de especificaciones: 1. Esfuerzo fsico necesario 2. Capacidad visual 3. Destreza o habilidad 4. Constitucin fsica necesaria

Responsabilidades implcitas Se refieren a la responsabilidad que tiene el ocupante del cargo adems del trabajo normal y de sus funciones. Los mtodos que ms se utilizan en la descripcin y el anlisis de cargos son: 1. Observacin directa 2. Cuestionario 3. Entrevista directa 4. Mtodos mixtos Mtodo de observacin directa Es uno de los mtodos ms utilizados, tanto por ser el ms antiguo histricamente como por su eficiencia. Su aplicacin resulta mucho ms eficaz cuando se consideran estudios de micromovimientos, y de tiempos y mtodos. El anlisis del cargo se efecta observando al ocupante del cargo, de manera directa y dinmica, en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de cargos anota los datos clave de su observacin en la hoja de anlisis de cargos. Es ms recomendable para aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones manuales o que sean sencillos y repetitivos. Algunos cargos rutinarios permiten la observacin directa, pues el volumen de contenido manual puede verificarse con facilidad mediante la observacin. Dado que no en todos los casos la observacin responde todas las preguntas ni disipa todas las dudas, por lo general va acompaada de entrevista y anlisis con el ocupante del cargo o con el supervisor. Caractersticas: a. El analista de cargos recolecta los datos acerca de un cargo mediante la observacin de las actividades que realiza el ocupante de ste. b. La participacin del analista de cargos en la recoleccin de la informacin es activa; la del ocupante es pasiva. Ventajas: a. Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente (analista de cargos) y al hecho de que sta sea ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo. b. No requiere que el ocupante del cargo deje de realizar sus labores.

c. Mtodo ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos. d. Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la frmula bsica del anlisis de cargos (qu hace, cmo lo hace y por qu lo hace). Desventajas: a. Costo elevado porque el analista de cargos requiere invertir bastante tiempo para que el mtodo sea completo. b. La simple observacin, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del cargo, no permite obtener datos importantes para el anlisis. c. No se recomienda aplicarlo en cargos que no sean sencillos ni repetitivos. Se aconseja que este mtodo se aplique en combinacin con otros para que el anlisis sea ms completo y preciso. Mtodo del cuestionario Para realizar el anlisis, se solicita al personal (en general, los que ejercen el cargo que ser analizado, o sus jefes o supervisores) que diligencie un cuestionario de anlisis de cargos y registre todas las indicaciones posibles acerca del cargo, su contenido y sus caractersticas. Cuando se trata de una gran cantidad de cargos semejantes, de naturaleza rutinaria y burocrtica, es ms rpido y econmico elaborar un cuestionario que se distribuya a todos los ocupantes de esos cargos. El cuestionario debe elaborarse de manera que permita obtener respuestas correctas e informacin til. Antes de aplicarlo, deben conocerlo al menos un ocupante del cargo y su superior para establecer la pertinencia y adecuacin de as preguntas, y eliminar los detalles innecesarios, las distorsiones, la falta de relacin o las posibles ambigedades de las preguntas. Caractersticas: a. La recoleccin de datos sobre un cargo se efecta mediante un cuestionario de anlisis del cargo, que llena el ocupante o su superior. b. La participacin del analista de cargos en la recoleccin de datos es pasiva (recibe el cuestionario); la del ocupante es activa (llena el cuestionario).

Ventajas: a. Los ocupantes del cargo y sus jefes directos pueden llenar el cuestionario conjunta o secuencialmente; de esta manera se proporciona una visin ms amplia de su contenido y de sus caractersticas, adems de que participan varias instancias jerrquicas. b. Este mtodo es el ms econmico para el anlisis de cargos. c. Tambin es el que ms personas abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de cargos y devuelto con relativa rapidez, tan pronto como lo hayan respondido. Esto no ocurre con los dems mtodos de anlisis de cargos. d. Es el mtodo ideal para analizar cargos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades de los ejecutivos. Desventajas: a. No se recomienda su aplicacin en cargos de bajo nivel, en los cuales el ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito. b. Exige que se planee y se elabore con cuidado. c. Tiende a ser superficial o distorsionado en lo referente a la calidad de las respuestas escritas. Mtodo de la entrevista El enfoque ms flexible y productivo en el anlisis de cargos es la entrevista que el analista hace al ocupante del cargo. Si est bien estructurada, puede obtenerse informacin acerca de todos los aspectos del cargo, la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que comprende el cargo, y de los porqus y los cundo. Puede hacerse con relacin a las habilidades requeridas para ocupar el cargo, permite intercambiar informacin obtenida de los ocupantes de otros cargos semejantes, verificar las incoherencias en los informes y, si es necesario, consultar al supervisor inmediato para asegurarse de que los detalles obtenidos son vlidos. Garantiza una interaccin frente a frente entre el analista y el empleado, lo cual permite la eliminacin de dudas y desconfianzas, principalmente frente a empleados obstructores y obstinados. En la actualidad, los responsables de elaborar los planes de anlisis de cargos prefieren este mtodo basado en el contacto directo y en los mecanismos de colaboracin y participacin.

El mtodo de la entrevista directa consiste en recolectar los elementos relacionados con el cargo que se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante o con su jefe directo. Puede realizarse con uno de ellos o con ambos, juntos o separados. Caractersticas: a. La recoleccin de datos se lleva a cabo mediante una entrevista del analista con el ocupante del cargo, en la que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales. b. La participacin del analista y del ocupante del cargo es activa. Ventajas: a. Los datos relativos a un cargo se obtienen de quienes lo conocen mejor, b. Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las dudas. c. Este mtodo es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el anlisis, debido a la manera racional de reunir los datos. d. No tiene contraindicaciones. Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel de cargo. Desventajas: a. Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo, no la comprenda ni acepte sus objetivos. b. Puede generar confusin entre opiniones y hechos. c. Se pierde demasiado tiempo, si el analista de cargos no se prepara bien para realizarla. d. Costo operativo elevado: exige analistas expertos y parlisis del trabajo del ocupante del cargo.

Tipo de participacin en la recoleccin de datos sobre el cargo. PARTICIPACIN Mtodos Observacin Cuestionario Entrevista del analista Activa pasiva activa del ocupante pasiva activa activa