Organizacin y sistemas La Oficina de Organizacin y Sistemas es una unidad asesora a la Gerencia General, que tiene como objetivo fundamental

el adecuar la estructura organizativa funcional y procedimental, a fin de cumplir con la misin institucional. Igualmente, tiene a su cargo, evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manuales de Organizacin y Sistemas, Normas y Procedimientos as como Formularios e Instructivos implantados con miras a la simplificacin, agilizacin y/o actualizacin de los procesos administrativos y operativos que as lo requieran. Esta oficina, tiene como funcin principal planificar, supervisar, coordinar y controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos, as mismo, tiene la responsabilidad de la seleccin de paquetes preprogramados o de su desarrollo (junto a la Red de Computacin), prueba e instalacin, contemplando el desarrollo de los manuales de los sistemas y el entrenamiento a los usuarios. Finalmente se puede afirmar que una oficina de Organizacin y sistemas es vital para cualquier empresa ya que en la ubicacin donde se presente o departamento en el que se localice, ayudar de manera directa en el mejoramiento y en la innovacin de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organizacin. Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera ms rpida, eficaz y consolidada; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el mximo nivel jerrquico de la empresa. Origen de organizacin y sistemas La creacin de las unidades de Organizacin y Sistemas se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganizacin administrativa tendientes a racionalizar y hacer ms eficiente, circunstancias que remontan a 1821, fecha de la aparicin del

Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernizacin administrativa que se inicia en 1965. La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una refiere a su origen y formacin y otra concerniente a su consolidacin. Esta primera fase abarca el perodo de 1917 a 1964, fecha en la cual se da inicio a la creacin de los departamentos administrativos y termina con la instalacin de las unidades de Organizacin y sistemas en toda la administracin. Este perodo se caracteriza por la confusin manifiesta ya que se confundi la funcin de Organizacin y sistemas con las funciones de contabilidad, auditoria y con funciones de mejoramiento administrativo, ya que stas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos. La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administracin e introducen las tcnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su accin de revisin permanente tanto de la estructura como del funcionamiento. Las unidades de organizacin y sistemas se legalizan en 1971 a travs de varios acuerdos Paralelamente a la evolucin de la Administracin, como ciencia, hemos podido observar una serie de denominaciones para referirse al rea de organizacin y sistemas, por ejemplo organizacin y mtodos o sistemas y procedimientos entre otras, el comienzo de esta situacin, segn seala Lus Salazar Larrain, fue originado en pases como Alemania, Estados Unidos, Inglaterra, Blgica en otros, donde inicialmente se realizaron investigaciones asociadas a normas, mtodos y organizacin del trabajo. En realidad, todas las denominaciones asociadas a organizacin y sistemas, persiguen el mismo objetivo, lograr obtener mayor productividad y para lograrlo, emplean mtodos reglamentados y fundamentados en las enseanzas cartesianas de (Descartes) cuyo principio fundamental estuvo basado en no considerar nada

como verdadero (la duda sistemtica) a menos que no sea reconocido como tal en toda evidencia. Definicin El desarrollo incesante de la complejidad en la Administracin y todos los evidentes defectos que ella acusa, ha generado una serie de inquietudes entre los miembros de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administracin. Es as, como en la mayora de las organizaciones han sido creadas Centrales de Organizacin y Sistemas para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo; Organizacin y Sistemas es uno de los trminos que integran la labor general de la racionalizacin. Sobre la Teora de Organizacin y Sistemas observamos definiciones como "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y llevar trabajos administrativos mecnicos con la mayor economa de esfuerzo y con el mximo de eficacia en los resultados". Y por extensin, se llama unidad, equipo o servicio de Organizacin y Sistemas al conjunto de funcionarios especializados en la aplicacin de la tcnica del mencionado servicio. Organizacin y Sistemas estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administracin, cumpliendo como funcin el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organizacin y mtodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organizacin y Sistemas es asegurar el mximo de eficiencia en el financiamiento de la aparato administrativo, y mediante la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de organizacin; conseguir economas en el costo de la produccin y en la utilizacin de mano de obra, pero como regla general a Organizacin y Sistemas no se le concede autoridad sobre otras unidades en administracin.

Se suele preguntar Por qu es necesario emplear un servicio especializado, si el deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los mtodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este servicio, los administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organizacin y Sistemas, y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda, hacindose totalmente responsable de sus actividades. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo, debe trazar la forma de la organizacin y crear los instrumentos apropiados o mtodos para llevar a cabo la funcin. La ventaja principal que Organizacin y Sistemas tiene sobre un administrador es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas considerando el hecho de reunir datos y obtener la mayora de su informacin a travs de personas encargadas de la actividad que se analiza. Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Crticas, es decir, pensar en trminos de propsitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qu de ello. Caractersticas de los anlisis de organizacin y sistemas La informacin sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgnica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo ms viables de acuerdo con la estimacin de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos anlisis se deben seguir diversos pasos: Conocer el hecho o la situacin que se analiza. Describir tal hecho o situacin. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.

 Examinarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del hecho especfico en estudio. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido, haciendo comparaciones y buscando analogas. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja. Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y polticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral. Es importante saber las caractersticas que distinguen los anlisis de la unidad de Organizacin y Sistemas, las cuales se denotan as: Eliminacin: Es la supresin de un sistema de trabajo, la eliminacin de procedimientos o de pasos dentro de un proceso. Adicin: Introducir nuevos sistemas o programas. Combinacin: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores. Modificacin: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes. Simplificacin: Introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo mediante el anlisis de las operaciones de un procedimiento. Series de Tiempo: Interpretacin de las variaciones en los volmenes de hechos, costos, produccin, etc., en perodos iguales y subdivididos en unidades homogneas de tiempo. Correlacin: Determinar el grado de influencia entre dos o ms variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido. Muestreo: A travs del uso de varios diseos, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las caractersticas del personal. PERT (Tcnica para la Revisin y Evaluacin de Programas): La planeacin y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignacin de recursos, etc.

 Programacin lineal: Para asignar los recursos incluyendo una funcin objetiva, a travs de la eleccin entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisicin, durabilidad, utilizacin en diversas etapas. Simulacin: Usada para imitar una operacin antes de su ejecucin real, para as proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables. Teoras: Existen, en los anlisis de Organizacin y Sistemas, diversas teoras que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que est desarrollndose, stas se dividen as: Lnea de espera: Es para determinar el nmero ptimo de estaciones de servicio, y la mayora de los modelos suponen una distribucin especfica de las llegadas y el tiempo. Decisiones: Seleccionar el mejor curso de accin cuando la informacin se da en forma probable para el desarrollo sistemtico del anlisis. Juegos: Es para determinar la estrategia ptima en una situacin de competencia, y aplicar en problemas de productividad hacindose responsables pero conociendo las reglas. Perfil del analista de organizacin y sistemas El personal que labora en la unidad de Organizacin y Sistemas se conoce como analistas. ste se encarga de recopilar y analizar informacin con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, as como asesorar en la implantacin de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un tcnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos: Conocimientos Tericos: Como conocimientos de teora de la

administracin y de la organizacin, de sistemas y metodologa de la investigacin.

 Conocimientos Tcnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnsticos administrativos y el diseo organizacional, anlisis y elaboracin de organigramas, diagramas de flujo y distribucin de espacio. El analista debe tener la capacidad de anlisis, expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.