Clculo de Costos

Cada empresa debera sentarse (cada tanto) a calcular los costos de sus producto. Pero el costo de un producto no es simplemente ver a que precio se compro. Hay muchos factores determinantes, y es necesario primero establecer que tipo de industria tiene para saber como aplicar el mtodo correcto de costear. Costos Fijos y Administrativos Algunos de los factores determinantes se calculan iguales para todos, como el Costo Fijo (Gastos Administrativos). Estos costos se definen como gastos que la empresa tiene si el producto se vende o no. Casos ejemplares son; Alquiler, Luz, Mantenimientos, Publicidad, Salarios, Seguro Telfono, etc. El Costo Fijo es un costo que varia dependiendo del rendimiento de su empresa. Para calcular, es necesario definir tres variables: a) Suma de los Gastos Administrativos b) Suma de las Cantidades Vendidas c) Definir un Periodo del Calculo
Nota: Definir un Periodo depende de su industria, es decir: Si su empresa factura pocas veces al ao, seria mejor tomar un periodo de tiempo largo (ej. 6 meses 1 ao). Si su empresa factura varias veces, tome un periodo ms corto (ej. 1 mes). Lo importante es poder observar los gastos contra las ventas tomando un periodo de tiempo que no sea temporal. Por ejemplo, las ventas de diciembre siempre son altas (casi el doble de cualquier otro mes), pero las ventas de enero son psimas. Seria prudente en tal caso calcular Noviembre, Diciembre, y Enero para que se pueda comparar lo bueno con lo malo.

Para Calcular el Costo Fijo

Bsicamente para calcular el costo fijo, tomas la totalidad de los gastos administrativos que tuviste durante un periodo de tiempo. Luego dividimos los gastos por el rendimiento (la cantidad de productos vendidos o producidos durante el mismo periodo). Ok ya calculamos el costo fijo, ahora que? Bueno el costo fijo es un importante medidor de su eficiencia como administrador, pero tambin le ayudara calcular los costos con ms exactitud. El costo fijo se agrega al costo de adquirir el producto, pudiendo as darte una margen de ganancia mas realstico. Ejemplo: Una Boutique gasta 15.000.000 Gs por mes entre Alquiler (7 millones), Salarios (6 millones) y otros gastos (2 millones). Venden aproximadamente 300 productos por mes, sumando una venta total de 480.000.000 Gs. Vamos calcular el Costo Fijo:

Es decir, por cada producto hay una recarga de 50.000 Gs por causa de los costos fijos. Vamos tomar el ejemplo de un producto, la cual se compro en 100.000 Gs y lo venden en 160.000 Gs. Solo calculando estos nmero, nuestro margen de ganancia es 60%! Pero sumando el costo fijo, el costo del producto sube a 150.000Gs la cual te rinde un margen de solo 6%!!

Costos Productos

Calculando los costos de productos es algo que vara dependiendo de la industria y gerencia. Cuando se calcula los costos, normalmente se hacen en base a datos histricos de la compra. Hay tres formas aceptables de calcular el costo; a) Costo ltimo Toma el costo de la ltima compra b) Costo Promedio Toma el costo promedio de todas las compras c) Costo Fifo Calcula el costo en base a niveles de stock y el histrico de compras Cada uno de estos mtodos tiene sus fuerzas, y es importante saber cual debe usar. Costo ltimo El calculo del ltimo Costo simplemente toma el ltimo precio pagado para adquirir un producto. Las ventajas de este mtodo es la sencillez y rapidez con la cual se puede calcular. Solo se debera utilizar si usted habitualmente hace una nueva compra de producto solo cuando el stock de ese producto se agote. La simple razn, si no agotas el stock antes de re-comprar un producto el mtodo de ltimo costo no tomara en cuenta las compras anteriores que segus teniendo en stock. Histrico de Compra 5-Oct-2012 11-Nov-2012 7-Ene-2013 Producto Galletitas Chocolate Galletitas Chocolate Galletitas Chocolate Cantidad 900 Unidades 1.000 Unidades 500 Unidades Precio 1.000 Gs/Unidad 1.200 Gs/Unidad 1.300 Gs/Unidad

En este ejemplo, el ltimo costo seria de 1.300 Gs por unidad ya que fue el ltimo precio. Costo Promedio El calculo de Costo Promedio tambin es sencillo pero toma su tiempo, ya que vera el histrico de la compra y calculara el costo en base a un promedio de todas. Uno debera de usar este mtodo si los precios de los productos fluctan pero que el producto tenga una vida corta (es decir algo que no se vender ms en 5 aos). Ejemplos son, Automviles, Electrnicas, Electro-Domsticos, Ropa y Artculos de Moda, etc. Cosas que podras comprar varias veces pero a la larga lo dejaras de comprar porque hay algo ms nuevo y mejor para comprar. Histrico de Compra 5-Oct-2012 11-Nov-2012 7-Ene-2013 Producto Galletitas Chocolate Galletitas Chocolate Galletitas Chocolate Cantidad 900 Unidades 1.000 Unidades 500 Unidades Precio 1.000 Gs/Unidad 1.200 Gs/Unidad 1.300 Gs/Unidad

En este ejemplo, el costo promedio sera de 1.166 Gs. Por unidad ya que es el promedio de las tres compras. Costo Fifo Fifo es un mtodo internacional utilizados por empresas y contadores para calcular el valor de los productos en stock. Fifo en ingles significa First In First Out, la cual en espaol se traduce a; El Primero en Entrar fue el Primero en Salir. Este mtodo se considera uno de los ms completos ya que toma en cuenta variables como:

a) Fechas de Compra
a. Primero en Entrar fue el Primero en Salir, en palabras sencillas: Lo que se compro primero, fue el primero en vender se y por lo tanto no lo vamos a calcular en los costos. El Stock Actual nos ayudara saber hasta que compra calcular, ya que no nos sirve calcular compras que ya no estn ms en el stock. La Cantidad Comprada nos ayudara saber el peso ponderado que tiene cada compra en nuestro stock actual (hablaremos de esto ms adelante). Precio de Compra nos ayudara calcular el Costo final.

b) Stock Actual
a.

c) Cantidad Comprada
a.

d) Precio de Compra
a.

Para el siguiente ejemplo es necesario especificar: Stock Actual: 1.700 unidades Histrico de Compra Producto 5-Oct-2012 Galletitas Chocolate 11-Nov-2012 Galletitas Chocolate 7-Ene-2013 Galletitas Chocolate

Cantidad 900 Unidades 1.000 Unidades 500 Unidades

Precio 1.000 Gs/Unidad 1.200 Gs/Unidad 1.300 Gs/Unidad

Recuerde, ya que el primero en comprar fue el primero en venderse, deberamos empezar por la ltima compra y rastrear hasta donde aguanta el stock. 7-Ene-2013 Galletitas Chocolate 500 Unidades 1.300 Gs/Unidad

Vamos analizar detalladamente la ltima compra, y los dems haremos de forma ms rpida. Que hacer: 1) Comparar el Stock Actual contra la cantidad Comprado a. 500 (comprado) < 1.700 (stock actual), significa que nada de esta compra se vendi. Por esa razn vamos tomar la cantidad entera (500) de la compra para hacer nuestro primer calculo. 2) Calcular el Valor de la Compra (cantidad x precio) a. 500 (comprado) x 1.300 Gs. = 650.000 Gs. 3) Tomar el Saldo del Stock Actual y arrastrar para la prxima compra a. 500 (comprado) 1.700 (stock actual) = 1.300 unidades de saldo. Esto lo vamos utilizar como el stock actual para la compra de 11-Nov-2012, y volvemos a correr el proceso! Fifo requiere que nosotros calculemos estos tres pasos para cada compra hecha hasta que el saldo del stock actual se agote. Ahora vamos ver todo funciona: Stock Actual: 1.700 unidades Compras Cantidad Precio Comparar Valor Saldo 900 1.000 Gs/ 900 > 300 (300x1000Gs.) (300-900) Unidades Unidad 5-Oct-2012 11-Nov-2012 7-Ene-2013
1.000 Unidades 500 Unidades 1.200 Gs/Unidad 1.300 Gs/Unidad 1.000 < 1.300 500 < 1.700 300.000 Gs. (1000x1200Gs.) 1.200.000 Gs. (500x1300Gs.) 650.000 Gs. -600 unds (1000-1300) 300 unds (500-1700) 1.300 unds

Recuerde que tenemos que calcular la ltima compra e ir rastreando hasta donde aguanta el stock. En nuestro caso el stock aguanto hasta la compra 5-Oct-2012, pero el saldo no fue suficiente para compensar toda la compra (saldo era 300 y la compra era de 900). Por esta razn basamos el calculo de esa compra por el saldo. Bueno todava nos falta un ltimo calculo para hacer: 1) Sumar el Valor Fifo de todas las Compras: a. 650.000 + 1.200.000 + 300.000 = 2.150.000 Gs (es el Valor Fifo de nuestro Stock)

2) Dividir el Valor Fifo por el Stock Actual a. 2.150.000 Gs / 1.700 = 1.264 (es el costo del producto) Un breve resumen de los tres mtodos de costeo: Costo ltimo Costo Promedio 1.300 Gs 1.166 Gs

Costo Fifo 1.264 Gs

Como vern utilizando la misma informacin, estos tres mtodos calcularon un costo distinto (aunque la diferencia sea mnima). Como gerente es importante saber cual mtodo utilizar. Por razones prcticas, Costo ltimo y Costo Promedio son los ms comunes ya que son fciles de calcular. Pero Fifo es el calculo exacto ya que incorpora ms variables que los dems. El momento que tengas mucha fluctuacin en el precio o que sea un producto que compras hace aos, Fifo ser el nico que te dar el costo ms exacto. Pos Express calcula Fifo de forma automtica, pero podes generar reportes que calculan el Costo ltimo y Costo Promedio. Recuerde que a este costo se le tiene que agregar el Costo Fijo (gasto administrativo) para darte el costo real! Como bajar el Costo y aumentar los Mrgenes: Difcil de Implementar pero ms chance de xito a) Aumentar las Ventas: Gastar mas en Publicaciones, colocar ciertos Productos en promocin, o algo ms drstico: cambiar de local y abrir en otro lugar con ms clientela. Esto har que las ventas mejoren, y el costo fijo automticamente bajara. b) Disminuir los Gastos: Bajar los gastos innecesarios. Normalmente Salarios ocupan un porcentaje alto del Costo Fijo, seria bueno analizar cuales puestos son innecesarios. Tambin es importante hablar con los proveedores y llegar a un acuerdo para bajar los costos de productos que siempre adquiere (ej. Alquiler, Facturas, Bolsas de Plstico, etc.) c) Comprar Productos a menor Precio: Hablando con el Proveedor para bajar los costos puede ayudar. Si compras de un distribuidor, ve la posibilidad de comprar directamente de quien fabrica el producto. Es posible que necesites comprar ms volumen, pero si el precio compensa valdr la pena. Fcil de Implementar pero menos chance de xito a) Podes Subir el Precio: Subir el precio es sencillo, pero puede tener un repercusiones adversas. Por ejemplo, subiendo el precio de 160mil a 180mil, puede que menos clientes compren el producto, y esto causara que el costo fijo suba. Hace esto solo si estas seguro que el cliente pueda pagar ms. b) Podes Bajar el Precio: Bajando el precio es una apuesta. Recuerde que nuestra meta es subir el volumen de venta y al bajar el precio tienes que tener cuidado de solo bajar lo suficiente para subir las ventas. No bajes tanto, que vendes mucho pero el ingreso termina siendo menos.