BD2 Parte 1

Manual de Base de Datos
ACERCA DEL CURSO...................................................................................................................3 PANORAMA DEL CURSO....................................................................................................................3 FLUJO DEL CURSO.............................................................................................................................4 ESQUEMA DEL CURSO.......................................................................................................................4 INTRODUCCIN A ACCESS 97...................................................................................................6 REQUERIMIENTOS..............................................................................................................................6 BARRAS DE HERRAMIENTAS, MENS Y OPCIONES............................................................................6 ENTORNO DEL AMBIENTE DE TRABAJO.............................................................................................8 ENTENDIENDO LAS FUNCIONES Y MODOS DE ACCESS.................................................10 DEFINIENDO LAS FUNCIONES DE ACCESS.......................................................................................10 DEFINIENDO LOS MODOS DE OPERACIN DE ACCESS....................................................................13 USO DE MENS Y COMANDOS DE TECLADO....................................................................................14 OPCIONES PREDETERMINADAS DE ACCESS.....................................................................................15 TRABAJANDO CON BASES DE DATOS DE ACCESS Y TABLAS.......................................18 DEFINIENDO LOS ELEMENTOS DE LAS BASES DE DATOS.................................................................18 ENTENDIENDO LAS BASES DE DATOS RELACIONALES.....................................................................20 USANDO ARCHIVOS DE BASES DE DATOS Y TABLAS.......................................................................22 CREANDO UNA BASE DE DATOS............................................................................................25 ENTENDIENDO LAS PROPIEDADES DE LAS TABLAS Y LOS CAMPOS........................29 SELECCIONANDO TIPOS DE DATOS PARA LOS CAMPOS, TAMAOS Y FORMATOS .........................................................................................................................................................34 FORMATO ESTNDAR PARA TIPOS DE DATOS NUMRICOS, FECHA/HORA Y S/NO........................36 EL VALOR NULO EN LAS TABLAS DE ACCESS.................................................................................36 EJEMPLOS DE APLICACIN..............................................................................................................37 USANDO EL ASISTENTE DE TABLAS PARA CREAR NUEVAS TABLAS..............................................37 AGREGAR UNA NUEVA TABLA A UNA BASE DE DATOS YA EXISTENTE...........................................41 DISEANDO UNA BASE DE DATOS PERSONAL (EJERCICIO).............................................................42 DETERMINAR QUE INFORMACIN DEBE CONTENER LA TABLA.......................................................43 TRABAJANDO CON RELACIONES, CAMPOS CLAVE E NDICES...................................46 FORZANDO LA INTEGRIDAD REFERENCIAL.....................................................................................48 CMO SE FUERZA LA INTEGRIDAD REFERENCIAL..........................................................................49 SELECCIONANDO LA CLAVE PRINCIPAL.........................................................................................50 ALTERANDO CAMPOS Y RELACIONES.............................................................................................51 INTRODUCIENDO, EDITANDO Y VALIDANDO DATOS EN TABLAS.............................53 USANDO OPERACIONES DEL TECLADO PARA INTRODUCIR Y EDITAR DATOS..................................53 AGREGANDO REGISTROS A UNA TABLA.........................................................................................56 SELECCIONANDO, AGREGANDO, REEMPLAZANDO Y ELIMINANDO REGISTROS DE UNA TABLA....56 VALIDANDO LA ENTRADA DE DATOS.................................................................................57 REGLAS DE VALIDACIN A NIVEL DE CAMPO.................................................................................58 REGLAS DE VALIDACIN A NIVEL DE TABLA..................................................................................59 AGREGANDO REGISTROS A UNA TABLA.........................................................................................60
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Acerca del Curso

Panorama del Curso
Descripcin
Este curso proporcionar el conocimiento y la habilidad para administrar una base de datos relacional utilizando una poderosa herramienta. El curso va dirigido a todos aquellas personas que deseen explotar una base de datos ya existente o que tengan la necesidad de crear una propia. Es una herramienta ideal para ejecutar consultas sobre datos ya existentes.
Requisitos
Experiencia de trabajo con Windows 95/98 o NT Workstation, incluyendo la habilidad para: Usar el explorador de Windows Iniciar una Aplicacin Abrir, Cerrar, Minimizar y Maximizar ventanas Intercambiar entre aplicaciones que se estn ejecutando
Objetivos Al finalizar el curso el asistente podr: Disear una Base de Datos Relacional a partir de la implementacin de Tablas Conocer los distintos modos de operar de Access Conocer las distintas propiedades tanto a nivel de campo, tabla y control Crear Consultas sencillas y complejas Establecer una relacin entre las consultas diseadas directamente desde Access con el Lenguaje Estructurado de Consultas SQL Crear Formularios y Reportes Automatizar la aplicacin con el uso de Macros Exportar, Importar y Vincular Tablas desde y hacia otras aplicaciones
Flujo del curso

DIA 2
MODULO 2
DIA 1
Introduccin a Access, Funciones y modos de Access, Trabajando con bases de datos de Access y Tablas. Uso de las barras de herramientas, Personalizacin de barras Opciones predeterminadas
DIA 3
DIA 4
Introduccin de datos Validacin Reglas a nivel campo A nivel de tabla Ejercicios de validacin de datos
Ejercicio de clase: Configuracin personalizado de un proyecto en Access utilizando la caja de dilogo opciones Creacin de una base de datos Creacin de tablas, Propiedades de campos, Propiedades de Tablas, Tipos de datos
Relaciones Campos clave e ndices Integridad referencial Tipos de relaciones Ejercicio de clase: Crear distintos tipos de relaciones con las tablas personalizadas
DIA 5
Importacin y Exportacin de datos Vinculacin de Tablas Controladores para manejo de otras RDBMS Ejercicio de clase: Importacin de datos, validacin sobre sobre datos importados.
DIA 6
Consultas, conceptos Creacin y ejecucin de distintos tipos de consultas: consultas de accin, consultas de referencias cruzadas, de parmtetros
DIA 7
Importacin y Exportacin de datos Vinculacin de Tablas Controladores para manejo de otras RDBMS Ejercicio de clase: Importacin de datos, validacin sobre sobre datos importados.
DIA 8
Fromularios, subformularios, controles, propiedades de los controles Reportes, grupos, subtotales, controles y propiedades
DIA 9
Ejercicio de clase: Integracin de tablas, consultas, formularios y reportes en una base de datos propia
DIA 10
Macros Ejercicio final: Integracin de todo el proyecto en una base de datos automatizada
Esquema del Curso

Mdulo 2: Uso de Access como Administrador de Bases de Datos Relacionales Mdulo 2: En este mdulo se utilizar Access como un Administrador de Bases de Datos Relacionales. Se crearn tablas y se definirn sus distintas propiedades. Se aplicarn los conceptos de validacin, Campos Clave y Relaciones. Se presentarn los distintos mtodos para introducir y editar datos. Se crearn Consultas y se mostrar la relacin existente con el Lenguaje Estructurado de Consultas (SQL). Se podrn generar Formularios y Reportes y finalmente se automatizarn algunos procesos usando Macros.
Panorama Introduccin a Access 97 Requerimientos de Software y Hardware Identificacin de los Datos Definicin de los Datos Definicin de Tablas Insercin de Claves e Indices Creacin de Relaciones de Tablas Asignacin de tipos de datos
Objetivos
Al finalizar el tema el asistente estar en posibilidades de: Conocer la parte ms bsica de una base de datos: el dato Identificar los distintos tipos de datos que se pueden manejar en una BD Aplicar los datos en la conformacin de tablas Reconocer lo que son las claves Crear relaciones entre tablas Asignar tipos de datos
Introduccin a Access 97
Access 97 es una poderosa herramienta para administrar bases de datos relacionales (RDBMS-Relational Data Base Manager) que opera a 32 bits y sirve para crear aplicaciones Cliente/Servidor que se ejecutan bajo Windows 95/98 y Windows NT. Forma parte de los componentes de la Suite de Aplicaciones de Office Edicin Profesional que tiene una interfaz consistente que se enlaza perfectamente con Excel y Word. Una de las razones fundamentales del xito de Access es la posibilidad de duplica la capacidad de los PCs de escritorio para manejar bases de datos relacionales con tecnologa Cliente/Servidor, tambin llamados sistemas de bases de datos SQL. Los RDBMS son lderes en la transferencia de datos de minicomputadoras y mainframes a PCs conectadas en redes de rea local en un proceso llamado downsizing. Adems de que es un sistema hecho para no programadores. Access est especficamente diseado para crear aplicaciones multiusuario donde los archivos de las bases de datos son compartidos sobre una Red de Area Local ya que Access incorpora un sofisticado sistema de seguridad que previene el uso de la base de datos de personas no autorizadas para ver o modificar las bases de datos.
Requerimientos
Access puede ejecutarse en una computadora 486 DX2 a 33 Mhz o superior sobre un ambiente de trabajo como Windows 95/98 o NT. Con un mnimo de 8 MB de RAM y espacio de disco duro de al menos 50 MB. Pero si se desea hacer uso de las bondades del sistema, se recomienda no menos de un procesador PENTIUM con al menos 24 MB en RAM y 200 MB en disco duro para aplicaciones extensivas. Hoy en da cualquier PC de escritorio cubre esos requerimientos.
Barras de herramientas, mens y opciones

Las opciones y barras de herramientas de Access 97 estn reorganizadas para conformar el modo de trabajo de Office 97. A continuacin se muestran las distintas barras de herramientas de Access. Se debe notar que son similares a las barras de herramientas de las dems aplicaciones de Office Word y Excel.
Aqu lo importante es la consistencia para pasar de una aplicacin a otra. Office tambin tiene un mtodo consistente para determinar las caractersticas del programa en uso. Para ello se hace uso de la siguiente secuencia: Men Herramientas y Opciones, tal y como se muestra en la siguiente figura:
Las pantallas que contienen pestaas permiten definir datos de manera gil y consistente como se muestra enseguida:
Entorno del ambiente de trabajo

En esta seccin se analizar el entorno de trabajo que utiliza Access para el diseo de objetos de bases de datos. Se describirn a travs de tablas que enumeran las funciones de control de mens as como de botones de barras de herramientas, arreglos de combinacin de teclas como las que se ejecutan en otras aplicaciones como F2, o Mayusc + F4 para buscar la siguiente coincidencia. En realidad es una referencia para usarse ms de una ocasin durante el desrrollo de un proyecto de base de datos.
Panorama
Objetivos
Entendiendo las funciones y modos de Access Definiendo las funciones de Access Definiendo los modos de operacin de Access Uso de mens y comandos de teclado Opciones predeterminadas de Access
Al finalizar el tema el asistente estar en posibilidades de: Entender las funciones de Access como administrador de Bases de Datos Conocer los distintos modos de trabajo de Access Modificar las barras de herramientas y mens Modificar el entorno inicial de trabajo para cada uno de los proyectos personales
Entendiendo las Funciones y Modos de Access

Access a diferencia de otras aplicaciones como Word o Excel es una verdadera herramienta multifuncional. Por ejemplo, Word aunque tiene una gran capacidad slo puede procesar textos, diseo de pginas, formateo e impresin. Todas las funciones y caractersticas de soporte estn enfocadas a estos fines. Todas las operaciones de procesamiento se desarrollan en vistas que representan un tamao de papel de 8.5 X 11. En la mayora de las hojas de clculo usan la metfora de renglones y columnas para todas sus funciones, incluyendo la escritura de programas sofisticados.
Definiendo las funciones de Access

Para calificar a una aplicacin como una base de datos relacional se deben ejecutar las siguientes cuatro funciones bsicas cada una con su propia presentacin (vista) al usuario: Organizacin de Datos que involucra la creacin y manipuleo de tablas que contienen datos en un formato tabular convencional (rengln-columna u hoja de clculo) denominada vista hoja de datos por Access. Vinculacin de Tablas y extraccin de datos permite la vinculacin de mltiples tablas de datos a travs de relaciones para crear tablas temporales almacenadas en la memoria de la computadora o archivos temporales en disco, que contienen los datos que se hayan seleccionado. Access usa consultas para ligar tablas y para escoger los datos que sern almacenados en una tabla temporal denominado objeto Recordset. Un objeto Recordset consiste de datos resultantes de la ejecucin de una consulta; los objetos Recordset generalmente son llamados tablas virtuales debido a que estn almacenados en la memoria de la computadora en vez de archivos de bases de datos. La capacidad para vincular tablas por relaciones, distingue a los sistemas de bases de datos relacionales del procesamiento simple de listados de datos denominados administradores planos de archivos. La extraccin de datos limita la presentacin de los Dynasets a grupos especficos de datos que cumplen con los criterios que se hayan establecido. Se usan Expresiones para calcular valores de los datos (por ejemplo, se puede calcular la cantidad extendida multiplicando el precio unitario por la cantidad) y desplegar los valores calculados como si fueran un campo en una de las tablas. Entrada y edicin de datos requiere diseo e implementacin de vistas de datos, formas de captura y edicin as como presentacin tabular de forma alternativa. Una forma permite al usuario en vez de la aplicacin, controlar la forma en que son presentados los datos. Para la mayora de los usuarios las formas son mucho
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ms sencillas de usar para introducir datos que los objetos Recordset en forma tabular, especialmente cuando existen muchos campos de por medio. La capacidad de impresin de formas tales como rdenes de ventas y facturas se convierten en algo beneficioso para el usuario. Presentacin de datos requiere de la creacin de reportes que puedan resumir la informacin obtenida de los Recordset que se puedan ver e imprimir (esta es el ltimo paso en el proceso). La capacidad de proporcionar reportes significativos es el propsito final de cualquier aplicacin de base de datos. De igual manera una empresa presta ms atencin a aquellos reportes que son formateados de forma atractiva y contienen grficas y dibujos. Las cuatro funciones bsicas de Access que estn implementadas como vistas estn organizadas dentro de la estructura de la aplicacin como se muestra en la siguiente figura.
Organizacin de datos Funciones de soporte
Macro Tabla Tabla Tabla
Mdulo Consulta
Seguridad Formulario Reportes Impresin
Aplican cuatro funciones de soporte a todas las funciones de Access: Macros son secuencias de acciones que automatizan operaciones de la base datos que son repetitivas. Se crea una macro en Access escogiendo de una lista de acciones disponibles, en el orden en el cual se desea que se ejecuten. Se pueden usar macros por ejemplo para abrir un reporte, imprimirlo y luego cerrarlo. Ms adelante se definir abrir y cerrar en la terminologa de Access. Mdulos son funciones y procedimientos escritos en el dialecto de Access para el lenguaje de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Se usan las funciones de VBA
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para ejecutar clculos que son ms complejos que aquellos que se pueden expresar ms fcilmente con los smbolos matemticos convencionales o bien, para hacer clculos que requieren de tomar decisiones al tomar ciertos valores algunos de los campos. Los procedimientos de VBA estn escritos para ejecutar operaciones que exceden la capacidad de las macros estndares. Se ejecutan los procedimientos de VBA de Access invocndolos dentro de una accin de macro denominada RunCode o agregando el procedimiento a eventos particulares, tales como clic de un botn comando con el ratn cuando una forma o reporte es el objeto activo. Seguridad consiste de funciones disponibles como opciones de men solamente. Con las funciones de seguridad en un entorno multiusuario se le puede permitir a la gente el uso de la base de datos. Se pueden crear accesos para grupos de usuarios o individuos, as como la restriccin para que puedan ver o modificar todo o parte de las tablas de la base de datos. Impresin permite imprimir virtualmente cualquier cosa de las que se vean en Access. Desde la barra de herramientas se puede imprimir el cdigo de Access pero no las macros que se escriban. Se puede usar la herramienta de documentacin de Access para imprimir el contenido de las macros. Los trminos abrir y cerrar tienen el mismo uso bsico en Access como en otras aplicaciones, sin embargo, involucran ms de una funcin bsica. Abrir una base de datos pone a disposicin su contenido para ejecutar la aplicacin a travs de la ventana de la base de datos. Se puede abrir una sola base de datos a la vez. Cuando se escribe cdigo en Access se logra operar con tablas de ms de una base de datos. Se puede lograr el mismo efecto de apertura de varias tablas de otras bases de datos usando la vinculacin de tablas. Cuando se abre una tabla se muestra su contenido en la vista hoja de datos. Cuando una consulta abre las tablas involucradas nos las despliega. Access ejecuta la consulta sobre estas tablas para crear el Recordset tabular. Los cambios que se hagan a los datos en el Recordset causan el mismo efecto en las tablas asociadas con la consulta, siempre y cuando el Recordset de la consulta sea actualizable. Abrir un formulario o un reporte automticamente abre la tabla o la consulta con la cual est asociada. Ambos estn generalmente asociados con las consultas, pero una consulta puede emplear solamente una tabla. Cerrar una consulta cierra las tablas asociadas. Cerrar un formulario o un reporte cierra las consultas asociadas y sus tablas.
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Definiendo los Modos de Operacin de Access

Arranque es un modo en el cual se pueden acceder a algunas utileras de las bases de datos que permiten la compactacin, encriptacin, la conversin y la reparacin de las bases de datos. El modo Diseo permite crear y modificar la estructura de tablas y consultas, ye l diseo de formularios para desplegar y editar datos, formatear reportes para imprimir. Access llama a este modo la Vista Diseo. El modo de Ejecucin despliega los diseos de las tablas, los formularios y los reportes en ventanas individuales de documento (este es el modo de default). Se ejecutan macros seleccionando una de ellas y luego el modo ejecucin. Este modo no se aplica a los mdulos de programacin VBA debido a que las funciones son ejecutadas slo cuando se encuentran como elementos de consultas, formularios y reportes. Los procedimientos en los mdulos son ejecutados por comandos macro o directamente desde eventos, formularios o reportes. El modo ejecucin es llamada Vista Hoja de Datos (Datasheet View) para tablas y consultas, Vista Formulario (Form View) para formularios y Vista Preliminar (Print Preview) para la reportes.
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Uso de mens y comandos de teclado

Access le asigna propsitos especficos a las doce teclas de funciones en los teclados de 101 teclas. Algunas teclas tales como Mays+F4 (la cual proporciona la siguiente bsqueda) se derivan de otras aplicaciones como Word. Se usan las teclas combinndolas con Mays, Alt y Ctrl de tal suerte que con ello se consiguen 96 combinaciones. Teclas de funcin global Windows en vez de Access usa asignaciones globales para las teclas excepto para F11 y Alt+F1, para ejecutar funciones que son idnticas en todas las aplicaciones Windows. La siguiente tabla muestra las asignaciones. Asignacin a Funciones Globales de teclas Tecla Funcin F1 Despliega ayuda sensitiva al contexto. Si no hay un tpico disponible, Access arranca el asistente de ayuda. Mays+F1 Agrega un signo de interrogacin al puntero del ratn. Poner el ratn sobre cualquier objeto en la pantalla y se obtendr una ayuda contextual. Ctrl+FCtrl+F Cierra la ventana activa Alt+F4 Sale de Access o cierra la caja de dilogo que se encuentre abierta en ese momento. Ctrl+F6 Selecciona cada ventana abierta en secuencia. F11 o Alt+F1 Selecciona la ventana de base de datos como la ventana activa. F12 o Alt+f12 Abre la caja de dilogo Guardar como Mays+F12 o Guarda la base de datos abierta; es equivalente al men Alt+Mays+f2 Archivo Guardar. Asignaciones de funciones de teclas para campos, cuadrculas y cajas de texto. Access asigna combinaciones de funciones de teclas que no estn reservadas para operaciones globales a acciones que son especficas a la funcin bsica que se est ejecutando en ese momento. En la siguiente tabla se indican las combinaciones aplicadas a los campos, cuadrculas y cajas de texto. Teclas de funciones para campos, cuadrculas y cajas de texto Tecla Funcin F1 Despliega ayuda sensitiva al contexto. Si no hay un tpico disponible, Access arranca el asistente de ayuda. F2 Permite intercambiar el apuntador para editar y seleccionar
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Mays+F2 F4 F5 F6
Mays+F6 F7 F8 Mays+F8 Ctrl+F Ctrl+H Ctrl++(signo ms) Ctrl+-(signo menos) Mays+Enter Esc
el campo entero. Abre una caja de ampliacin para introducir expresiones y otros textos Abre un cuadro combinado o una lista desplegable Mueve el apuntador a la caja del nmero de registro. Introducir el nmero de registro deseado y presionar intro. En la vista diseo cicla entre las partes inferiores y superiores de la pantalla. En la vista de hoja de datos y vista de formulario cicla a travs del encabezado, cuerpo y pie En vista hoja de datos y vista formulario, cicla a travs del pie, cuerpo y cabeza. Inicia el corrector de ortografa Enciende el modo extendido. Presionar F8 de nuevo para extender la seleccin a una palabra, el campo entero, todo el registro y luego todos los registros. Inverso del comando anterior Abre la caja buscar Abre la caja de reemplazar Agrega un nuevo registro a la base de datos Elimina el registro actual Guarda los cambios del registro activo en la base de datos Deshace los cambios del registro actual o campo. Presionando Esc dos veces se deshace lo ejecutado tanto al campo como al registro.
Opciones predeterminadas de Access

Se pueden establecer alrededor de 100 opciones que establecen la configuracin de arranque del sistema como un todo y tambin aquellas seis funciones definidas por los botones de la ventana de la base de datos. Probablemente no se modifiquen las opciones de omisin hasta que no se est completamente familiarizado con Access. Sin embargo, a continuacin se muestra la caja de dilogo que hay que acceder para efectuar los cambios segn sean necesarios en la aplicacin.
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Para lograr la pantalla anterior se debe selecciona el men Herramientas, Opciones. Aparecer la caja de dilogo con las pestaas que se indican. Las opciones que faltan de las categoras son especficas a otras funciones bsicas.
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Panorama
Objetivos
Trabajando con Bases de Datos de Access y Tablas Definiendo los elementos de las bases de datos Entendiendo las bases de datos relacionales Usando archivos de bases de datos y tablas
Al finalizar el tema el asistente estar en posibilidades de: Trabajar con una base de datos de Access y usar las Tablas tanto internas como forneas Definir los distintos elementos de las bases de datos Conocer el concepto de relaciones en sus diversas modalidades Identificar la forma en que Access almacena las bases de datos
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Trabajando con bases de datos de Access y Tablas

La definicin tradicional de las bases de datos es una coleccin de datos relacionados que estn almacenados de una forma organizada . Access es nico entre aplicaciones de bases de datos desarrolladas para escritorio debido a su total estructura de base de datos. A diferencia de las bases de datos convencionales, tales como dBASE, FoxPro y Paradox, un solo archivo .MDB puede contener los objetos de datos (tablas, ndices y consultas), as como objetos de aplicaciones como formularios, reportes, macros y cdigo VBA. De esta manera, se puede crear una base de datos completa almacenada en un solo archivo .MDB. Los desarrolladores de Access usan dos archivos: uno que contiene los objetos de datos y otro que contiene los objetos de la aplicacin.
Definiendo los elementos de las bases de datos

Las Tablas almacenan datos en un formato de renglones-columnas como una hoja de clculo. En una base de datos de Access se pueden incluir hasta 32,768 tablas y pueden abrirse hasta 254 al mismo tiempo si se posee el recurso necesario para hacerlo. Se pueden importar desde otras aplicaciones tales como xBASE y Paradox, servidores de Cliente/Servidor como SQL Server y hojas de clculo como Lotus 1-2-3 y Excel. Adicionalmente, se puede vinculara Access a otros tipos de tablas de bases de datos como dBASE, FoxPro y Paradox. Las Consultas despliegan datos contenidos en hasta 16 tablas. Con las consultas se puede especificar la manera de presentar los datos seleccionando de las tablas que conforman la consulta, hasta 255 campos (columnas) de esas tablas. Los Formularios despliegan datos contenidos en tablas o consultas y permiten agregar nuevos datos o actualizar los ya existentes. Se pueden incorporar imgenes y grficas en los formularios y si se tienen medios de sonido se pueden insertar narraciones o msica. Los Reportes imprimen datos de las tablas o consultas en casi todo tipo de formato que se desee. Access permite agregar grficas a los reportes de tal suerte que se pueden imprimir catlogos completos de artculos o productos. La potencia de los reportes de Access son mucho ms flexibles que otros administradores de bases de datos relacionales en los que se incluyen los de minicomputadoras y maniframes. Se pueden incluir subprocedimientos de cdigo VBA. Las Macros automatizan las operaciones de Access. Las macros de Access toman el lugar de la programacin requerida por otras aplicaciones como xBase, para
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ejecutar acciones especficas en respuesta a los eventos iniciados por el usuario, tales como hacer clic. En la mayora de los casos, se pueden crear aplicaciones de bases de datos totalmente funcionales sin escribir una sola lnea de cdigo. Los Mdulos contienen Cdigo VBA de Access que se escribe para ejecutar operaciones que no soportadas por las macros incluidas en Access. Una buena definicin de una Base de Datos de Access es una coleccin de elementos de datos relacionados y opcionalmente los mtodos necesarios para seleccionar, desplegar, actualizar e imprimir datos. Esta definicin enfatiza una importante distincin entre otras bases de datos y Access. Inclusive en sistemas de Cliente/Servidor como SQL Server de Microsoft, que incluye tablas relacionadas dentro de una sola base de datos, no incluyen el equivalente a los formularios o reportes dentro de la misma base de datos. Se debe usar otra aplicacin llamada front-end para desplegar, editar e imprimir datos almacenados en bases de datos Cliente/Servidor. Se puede, sin embargo, usar Access para crear aplicaciones front-end vincluando tablas de la base de datos Cliente/Servidor a la base de datos de Access. Crear aplicaciones front-end de tamao medio para bases de datos Cliente/Servidor es una de las mayores bondades de Access. En adelante se encontrar mucho el trmino Aplicacin de Access. Una Aplicacin de Access se refiere a una base de datos que tiene las siguientes caractersticas: Debe contener las consultas, los formularios, los reportes y las macros necesarias para desplegar los datos de una manera significativa de tal manera que se puedan ejecutar actualizaciones a los datos cuando sea necesario. A estos elementos se les denominan objetos de la aplicacin. Una aplicacin monousuaria incluye tablas en la misma base de datos. Las aplicaciones multiusuario generalmente consisten de dos archivos .MDB, uno que contienen las tablas compartidas para los usuarios (objetos de bases de datos) y el otro que consiste de la aplicacin Access que manipula los datos. La mayora de los programadores de Access usan archivos separados para la aplicacin y para aplicaciones monousuario. Si se est creando una aplicacin de front-end, se deben ligar las tablas desde la base de datos Cliente/Servidor. Aunque algunas aplicaciones front-end usan tablas localizadas en la misma base de datos. No requiere que el usuario de la base de datos conozca como disear cualquiera de sus elementos. Todos los elementos de la base de datos estn totalmente predefinidos durante la etapa de diseo de la aplicacin. En la mayora de los casos, se debe restringir a otros usuarios la posibilidad de cambios de la aplicacin ya sean estos de forma intencional o no. Debe ser automatizada con las macros de Access o con cdigo de VBA de tal manera que los usuarios hacen sus selecciones desde mens o botones en vez de usar la ventana estndar de Access.
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Se discutir en este manual la creacin de una base de datos denominada Acciones Personales.
Entendiendo las bases de datos relacionales

Todos los administradores de bases de datos de escritorio permiten introducir datos, editar, ver e imprimir informacin contenida en una o ms tablas divididas en renglones y columnas. En este punto, la definicin de un administrador de base de datos no difiere de aquel que se hizo de las hojas de clculos (muchas hojas de clculo pueden emular funciones de bases de datos). Existen tres caractersticas que distinguen a un administrador de bases de datos relacional (RDBMS) de una hoja de clculo: Todos los RDBMS estn diseados para tratar de manera eficiente grandes volmenes de datos (muchos ms de los que pueden manejar las hojas de clculo de forma conveniente). Los RDBMS fcilmente vinculan dos o ms tablas de tal manera que aparecen ante los usuarios como si fueran una sola. Este proceso es difcil o imposible en las hojas de clculo. Los RDBMS minimizan la duplicacin de informacin requiriendo repeticin de slo aquellos elementos de datos, tales como los productos o nmeros de cliente por la cual se vinculan diversas tablas. Los administradores de bases de datos que no pueden vincular mltiples tablas se les denomina administradores de archivos planos y se usan mayormente para recopilar simples listas tales como nombres, direcciones y nmeros telefnicos. Debido a que las bases de datos relacionales disminuyen la duplicidad de datos, disminuyen su espacio de almacenamiento en disco y memoria. En la siguiente figura se muestra una base de datos relacional tpica de una firma de manufactura o de distribucin.
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Tabla de Clientes NumCliente NombreCliente DireccionCliente CiudadCliente EstadoCliente CPCliente IDVendedor LimiteDeCredito EstadoCredito
Tabla de Facturas NumFactura NombreCliente FechaOrden FechaEmbarque Impuesto CargosEnvio ViaEmbarque PuntoReorden Terminos
Tabla de Detalle NumFactura Cantidad NumProducto Descuento Tabla de comentarios NumFactura NumComentario ComentadoPor Tabla de Productos NumProducto NombreProducto NumVtaProveedo r NumItemVended or PrecioListaProdu cto CostoProducto
Tabla de Empleados NumEmplea ApeEmplea NomEmplea DireccionEmplea CiudadEmplea EstadoEmplea CPEmplea SalarioEmplea
Tabla de Nomina NumEmplea FechaPago SalarioNomina Prestaciones Deducciones OtrosDescuentos PagoNeto
Si el trabajo consiste en crear una aplicacin de base de datos para facturacin, no se necesita introducir un nombre de cliente ms que una sola vez. Solo basta asignar un nmero nico de cliente o cdigo y agregar un registro a la tabla conteniendo la dems informacin. De igual manera no se necesita introducir el nombre de los productos y precios ms que una vez. Cuando se necesite hacer una factura se llama el cliente por su cdigo lo mismo que los productos. Cuando se desee crear una nueva factura, de un cliente existente, se llama con su cdigo, lo mismo que sus productos, se teclea la cantidad y el precio final se calcular para los productos ordenados. Este proceso agrega un registro (en este caso se le asigna un nmero secuencial automtico) a la tabla de facturas y un registro por cada producto comprado a la tabla de Artculos de factura. Cada tabla est relacionada a la otra por el nmero de cliente y nmero de producto como muestran las conexiones en el dibujo. Los cdigos o nmeros mostrados en la caja son nicos, slo un nmero de cliente corresponde a un nmero dado. Cuando se despliega o se imprime una factura, la tabla de facturas se liga (Join Unin) con la de clientes y la de artculos de facturas a travs de sus cdigos. En cambio, la tabla artculos de factura (detalle) se une con la tabla de productos por el valor comn de nmero de producto en la tabla de detalles. La
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vista o consulta de las rdenes o pedidos despliegan el nmero apropiado de cliente, factura, elemento (tem) e informacin del producto de los registros relacionados. Enseguida se calculan los precios extendidos (cantidad por precio unitario) incluyendo descuentos multiplicando los valores adecuados que se encuentran en las tablas. Se pueden agregar otros valores e incluso calcular los totales. Dichos valores no se necesitan incluir en los campos de las tablas (un diseo adecuado de bases de datos no los debe contemplar).
Usando archivos de bases de datos y tablas

Access tiene sus propias estructuras de archivos, similares a las usadas por los administradores de bases de datos de aplicaciones Cliente/Servidor y usa la extensin .MDB. Como se mencion antes, Access tiene la particularidad de que todos sus elementos tales como tablas relacionadas, ndices, formularios, consultas y reportes se encuentran en el mismo archivo. Eventualmente dicho archivo puede contener el cdigo de programacin que se escriba en VBA. No es necesario preocuparse de la intrincada estructura de los archivos .MDB debido a que Access maneja todos los detalles de la administracin de archivos. Todos los tipos de campos de datos de lo que son familiares los usuarios de xBase y Paradox se encuentran en Access, lo mismo que una cantidad adicional de campos nuevos tales como Moneda (Currency) para transacciones monetarias. Los usuarios de dBASE necesitan aprender el uso del trmino tabla para archivo y base de datos para indicar un grupo de tablas relacionadas o archivos, el equivalente del comando CATALOG de dBASE. Los registros comnmente son llamados renglones y los campos con frecuencia se denominan columnas. Aqu se usan los trminos de campos y registros cuando se hace referencia a tablas, renglones y columnas para conjuntos de registros devueltos por las consultas. Los usuarios de PARADOX, Excel o Lotus 1-2-3 van a encontrar la terminologa de Access muy familiar. Los usuarios de Paradox y FoxPro apreciarn trabajar con slo un archivo .MDB en vez de toda la cantidad de archivos que conforman una base de datos multitablas. Adems de incluir archivos de bases de datos con una extnesin .MDB, Access incluye un archivo Master denominado grupo de trabajo denominado SYSTEM.MDW. Dicho archivo contiene informacin acerca de: Nombres de usuarios y grupos que pueden abrir Access Contraseas de los usuarios y un nico cdigo binario, llamado System ID (SID) que identifica el usuario actual de Access Preferencias de operacin que se establecen en las herramientas, opciones Definiciones de barras de herramientas personalizadas creadas por cada usuario Otra categora de archivos de bases de datos de Access son los complementos (add-ins), tambin denominadas bibliotecas. Los Complementos (Add-ins) son
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bibliotecas bases de datos de Access con extensiones .MDA para distinguirlas de los archivos de datos de los usuarios y se pueden vincular o ligar escogiendo Herramientas, Referencias en la ventana de Mdulo o bien, a travs del administrador de complementos (herramientas, complementos). Cuando se vincula una biblioteca de Access, todos los elementos de la biblioteca estn disponibles una vez que se abre Access. Los asistentes que se usan para crear formularios o reportes se encuentran en archivos .MDA. Otro de ellos permite crear un diccionario de datos para bases de datos de Access. Un diccionario de datos es un descriptor de cada uno de los elementos de la base de datos. Las bibliotecas de complementos son una caracterstica nica de Access. Microsoft y otros proveedores proporcionan un amplio rango de bibliotecas de Access para agregar nuevas caractersticas y capacidades a Access.
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Panorama
Objetivos
Creando una Base de Datos Uso de la Iterfaz de Access
Al finalizar el tema el asistente estar en posibilidades de: Crear una base de datos Conocer la interfaz de Access
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Creando una base de datos

Con este manual se ir desarrollando una base de datos relacional. Para ello no est dems revisar las bases de datos de ejemplos que vienen incluidas con Access. Para crear una base de datos seguir el siguiente procedimiento: Iniciar Access Si Access se est ejecutando y la ventana de base de datos es visible, hacer un clic en la barra de ttulo para hacerla la ventana activa. Si no es visible presionar el botn de la barra de herramientas o presionar F11.
Esta accin es llamada dndole el foco a la ventana. Cuando una ventana tiene el foco el fondo de su barra de ttulo generalmente es de color azul (utilizando la configuracin estndar de Windows), cuando no lo tiene, es inactiva y su barra de ttulo es gris. Hacer clic en nueva base de datos del men archivo. Para que la opcin sea visible en el men as como las dems opciones del men archivo, es necesario que la ventana de aplicacin de Access se encuentre vaca o que la aplicacin de la base de datos se encuentre activa. Aparecer la siguiente pantalla.
La pestaa General de la caja de dilogo Nueva permite escoger una base de datos en blanco y la pestaa Bases de Datos permite usar una de las 22 plantillas
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de bases de datos. Access contiene una variedad de platillas que cubren tpicos como directorios, inventarios, activos fijos, etc. Para este ejemplo, hacer clic en la pestaa General y seleccionar base de datos en blanco. Presionar Aceptar para desplegar la caja de dilogo de Archivo nueva base de datos (un poco como Guardar como).
Access suministra un nombre por omisin bd1.mdb, si se guarda as, en la siguiente ocasin ser bd2.mdb y as sucesivamente, lo mejor es ponerle un nombre representativo. En la caja de texto Nombre de Archivo poner un nombre Presionar Crear Aparecer como se muestra en la siguiente figura. Cada vez que se abre una base de datos, Access verifica que todos los elementos que la conforman se encuentren intactos.
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Cada nueva base de datos ocupa aproximadamente 80K de espacio de disco cuando se crea. La mayor parte de los 80K es consumido por tablas de sistema escondidas para agregar la informacin necesaria para especificar nombres y localizaciones de elementos de otras bases de datos que contiene el archivo. Debido a la forma en que son almacenados los datos de las tablas por Access, pareciera una enorme cantidad de espacio reservado.
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Panorama
Objetivos
Entendiendo las propiedades de las Tablas y los Campos Aplicacin de propiedades
Al finalizar el tema el asistente estar en posibilidades de: Entender y analizar los distintos niveles de propiedades Aplicar propiedades en Tablas y Campos
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Entendiendo las propiedades de las tablas y los campos

Antes de agregar una tabla a la base de datos que se ha creado, se necesitan conocer los trminos y convenciones que usa Access para describir la estructura de una tabla y los campos que contienen los elementos de datos que conforma la informacin almacenada en la tabla. Con Access se especifican las propiedades de tablas y campos. Las propiedades de las Tablas de Access aplican a las tablas como un todo. La introduccin de propiedades es opcional. Las propiedades se introducen en las cajas de texto de la ventana de Propiedades de Tabla, como se muestra en la siguiente figura, la cual puede aparecer al presionar el siguiente botn barra de herramientas en la vista diseo. en la
A continuacin se listan las cinco propiedades de las Tablas de Access: Descripcin. Una explicacin opcional del propsito de la tabla. Si se escoge Ver Detalles de la ventana de Base de Datos, se despliega esta descripcin. Esta descripcin tambin es til para el diccionario de datos. Se usan los diccionarios de datos para documentar las bases de datos y las aplicaciones. Regla de validacin. Una propiedad opcional es la Regla de Validacin que permite establecer reglas de integridad de dominio con expresiones que se refieren a ms de un campo de la tabla. La regla de validacin que se introduzca aqu se aplica como un todo en vez de un simple campo. Texto de Validacin. Una propiedad opcional de Texto de validacin que especifica el texto de la caja de mensaje que aparece si se viola la expresin de la Regla de Validacin. Filtro. Valor de una propiedad opcional que especifica un filtro que se aplica a la tabla cuando se abre.
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Ordenar por. Una propiedad opcional que especifica un forma de ordenar que se aplica cada vez que se abre la tabla. Los ndices de Access se presentan en una pantalla por separado y en ella se determina la Clave Principal y todos los ndices de la tabla. Se le asigna a cada campo de una tabla de Access un grupo de propiedades. Las primeras tres propiedades de campo se asignan dentro de la cuadrcula de diseo de la tabla, el panel superior de la ventana de diseo de la tabla que se muestra en la siguiente figura.
A continuacin una lista resumen de las propiedades que se pueden establecer en una cuadrcula de Diseo de Tabla: Nombre del campo. Se debe introducir el nombre del campo en la cuadrcula de diseo de la tabla, en la primer columna. Los nombres pueden tener un tamao mximo de 64 caracteres y pueden incluir espacios (aunque se recomienda ampliamente no usar esa prctica) y puntuaciones excepto el punto (.), admiracin (!) y parntesis cuadrados ([ ]). Los nombres de los campos son mandatorios y no se puede asignar el mismo nombre de campo a ms de un campo en la misma tabla. Es una buena prctica de programacin de aplicaciones de bases de datos no incluir espacios en los nombres en vez de ello, usar el subguin (_), usar letras y maysculas combinadas para mejorar la lectura de los nombres. Minimizar en la medida de los posible los nombres de los campos ya que ahorra espacio y tiempo consumido a la hora de teclearlos.
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Tipo de Datos. Seleccionar de la lista desplegable los tipos de datos en la cuadrcula de diseo de tabla, segunda columna. Los tipos de datos incluyen: Texto, Memo, Nmero, Fecha/Hora, Moneda, Autonumrico, S/No, Objeto OLE, Hipervnculo, Asistente para bsquedas... Cmo escoger un tipo de campo se abordar ms adelante. Descripcin. Se puede introducir una descripcin opcional del campo en la caja de texto en la tercera columna de la cuadrcula. Si se agrega una descripcin sta aparece en la barra de estado en la esquina inferior izquierda de la ventana de Access cuando se selecciona el campo. Clave Principal. Para escoger un campo como la clave principal seleccionar el campo con un clic del ratn sobre el botn de seleccin del campo a la izquierda del nombre de la columna y luego presionar el botn de llave primaria en la barra de herramientas
Existen tablas que contienen claves principales compuestas y consisten como en el caso de una tabla de Detalles de Ordenes de los campos IDOrden e IDProducto. Dependiendo de los tipos de datos especficos que se escojan para un campo, existen propiedades adicionales que se pueden establecer para una campo en una tabla. Se pueden establecer estas propiedades adicionales en la pestaa General de la ventana de Diseo de Tabla en el panel de propiedades seleccionando de la lista desplegable o combinado o tecleando los valores en la caja de texto. Se usa la pestaa bsqueda de la caja de propiedades para establecer el tipo de control para la bsqueda de campos sobre formularios, cajas de listas, listas combinadas y as sucesivamente. A continuacin un resumen de las propiedades de campo de la pestaa General: Tamao del campo. Se introduce el tamao del campo para los tipos de datos texto en esta caja de texto. Para tipos numricos de datos, se escoge el tamao del campo seleccionndolo de una lista. El tamao del campo no se aplica al tipo Fecha/Hora, al S/No, Moneda, Memo u Objeto OLE. Formato. Se puede seleccionar un estndar, predefinido en el cual desplegar los valores en el campo desde una lista desplegable si es aplicable al tipo de datoque se escoja (excepto texto). Alternativamente, se pueden introducir formatos
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personalizados en cajas de textos. La propiedad formato no afecta los valores de los datos, afecta la manera en que se despliegan solamente. Lugares decimales. Se puede seleccionar Auto o un nmero especfico de lugares decimales de una lista desplegable o se puede introducir el nmero en la caja de texto. Esta propiedad slo aplica a tipos de campo numrico y moneda. Como con la propiedad formato, slo afecta la presentacin del despliegue de los datos. Mscara de Entrada. Las mscaras de entrada son cadenas de caracteres, similares a las cadenas de caracteres usadas por la propiedad formato, que determinan como desplegar los datos durante la entrada y edicin de los mismos. Si se presionan los tres puntos suspensivos para un campo de tipo Texto, Moneda, Numrico o Fecha/Hora, aparecer el asistente de la mscara de entrada, para proporcionar una seleccin predeterminada de mscaras de entrada, tales como nmeros telefnicos con zonas postales optativas. Ttulo. Si se quiere que aparezca un nombre (distinto al nombre del campo) en el encabezado de la tabla, se puede poner un alias en la caja de texto correspondiente al Ttulo. No se aplican restricciones en cuanto a signos de puntuacin, es decir, se pueden usar parntesis, admiracin, etc. Valor predeterminado. Introduciendo un valor en esta determina que cada Access introduzca dicho valor en el campo cuando se agregue un registro a la tabla. La fecha actual es un ejemplo comn para el campo Fecha/Hora. Los valores predeterminados no aplican con campos de tipo Autonumrico y Objetos OLE. Regla de Validacin. Las reglas de validacin prueban los valores introducidos en un campo contra cierto criterio que se proporciona en forma de una cierta expresin. La propiedad Regla de Validacin no est disponible para campos de tipo Autonumrico, Memo y Objetos OLE. Ms adelante se ver a detalle este tpico. Texto de Validacin. Es un texto que aparece en la barra de estado si el valor introducido no cumple con la Regla de Validacin. Requerido. Si se establece el valor de requerido a S, se debe introducir un valor en ese campo. Poniendo la propiedad Requerido a S es equivalente a teclear el valor Is Not Null como una regla de validacin del campo. No se necesita poner el valor Requerido a campos que son Clave Principal debido a que Access no permite el valor Nulo en campos Clave Principal. Indexado. De la lista desplegable se puede seleccionar entre un ndice que permita los valores duplicados o uno que determina un valor nico para cada valor del campo. Se puede eliminar un ndice existente excepto de un campo que es Clave Principal, escogiendo simplemente NO. Esta propiedad no est disponible para campos de tipo Objetos OLE y Memo.
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Panorama
Objetivos
Seleccionando tipos de datos, tamaos y formatos para los campos Formato estndar para tipos de datos numricos, fecha/hora y s/no Ejemplos de aplicacin Usando el asistente de tablas para crear nuevas tablas Agregar una nueva tabla a una base de datos ya existente Diseo de una base de datos personal (Ejercicio) Determinar el contenido de la tabla
Al finalizar el tema el asistente estar en posibilidades de: Determinar los tipos, tamaos y formatos ms convenientes para sus datos Aplicar los distintos formatos predeterminados para distintos tipos de campos Desarrollar un ejemplo de aplicacin Crear una tabla usando el asistente de tablas Agregar una tabla nueva a una base de datos ya existente ya sea de Access o bien una adjuntada de otra aplicacin o de otra base de datos de Access Ejercicio de Clase: Crear una base de datos de tipo personal Armar el contenido de la base de datos con la documentacin pertinente
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Seleccionando tipos de datos para los campos, tamaos y formatos

Se debe asignar un tipo de datos para cada campo de una tabla, a menos de que se desee que sea de tipo Texto que es el tipo predeterminado de Access. Uno de los principios del diseo de las bases de datos relacionales es que todos los datos en un campo consisten de un tipo de dato. Access proporciona una amplia variedad de tipos de datos y formatos para escoger. Ms all del hecho de escoger el tipo de dato, se deben establecer propiedades a los campos que determinen el formato, tamao y otras caractersticas de los datos que afectan su apariencia y la precisin con la cual se deben almacenar los valores numricos. A continuacin se muestra una lista de tipos de datos que se pueden seleccionar para contener datos en una base de datos de Access. Tipos de Datos disponibles en Access Informacin Tipo de dato Texto Texto Descripcin del tipo de dato Los campos texto son los ms comunes, por lo que Access lo usa como predeterminado. La longitud mxima es de menor igual a 255 caracteres y puede contener hasta 255 caracteres. Access predetermina una longitud de 50. Los campos Memo pueden contener tanto como 64,000 caracteres. Se usan para proporcionar comentarios descriptivos. Son similares a los de xBase excepto que estn incluidos en la misma tabla en vez de que estn en un archivo separado. Access despliega el contenido de un campo Memo en una vista de hoja de clculo. Un campo Memo no puede ser Clave Principal y no se puede indexar. Est disponible una variedad de tipos numricos. Se puede seleccionar un subconjunto de tipos que se listan en la siguiente tabla. Para determinar cmo se deben desplegar los nmeros se usa la propiedad de formato, listada ms adelante. El campo Autonumrico es un valor numrico (Entero Largo) que Access llena de forma automtica para cada registro. Access puede incrementar el nmero Autonumrico para cada registro o bien, puede generar un nmero aleatorio dependiendo del valor que tenga la propiedad Valor nuevo. El valor mximo que puede manejar es de 2 mil millones. Los campos Lgicos o Booleanos usan nmeros
Memo
Valores Numricos
Nmero
Autonumrico
S/No
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Manual de Base de Datos lgicos (valores enteros): -1 para S ( Cierto) y 0 para No (Falso). Se usa la propiedad formato para desplegar S/No como S o No, Verdadero, Falso, Encendido, Apagado o 1 0. Se puede usar cualquier valor distinto de 0 para representar cierto. Los valores lgicos no puede ser campos clave, pero pueden indexarse. Es un tipo especial de formato fijo con cuatro decimales diseado para prevenir errores de redondeo que luego afectan a las contabilidades que tienen que ser precisas hasta los centavos. Las fechas y horas estn almacenadas en formato especial fijo. La fecha est representada por la porcin entera y la hora por la parte decimal. De nueva cuenta, con la propiedad formato se controla como se despliega sta. Incluyen bitmaps, dibujos de tipo vectorial, archivos Wave y otros tipos de datos que se pueden crear con aplicaciones OLE.
Moneda
Fechas y Horas
Fecha/Hora
Objetos grandes
Objetos OLE
Subconjunto de tipos de datos numricos determinados por la propiedad tamao Tamao Decimales Rango de valores Bytes XBase Paradox Doble 15 -1.797 E308 a 8 Numric Numrico lugares +1.797E308 o Simple 7 lugares -3.4E38 a +3.4E38 4 N/A N/A Entero Ninguno -2,147,483,648 a 4 N/A N/A largo +2,147,483,648 Entero Ninguno -32,768 a 32,767 2 N/A Nmero Corto Byte Ninguno 0 a 255 1 N/A N/A Moneda 4 lugares -922337203685477.5808 4 N/A N/A a +922337203685477.580 8 Seleccionando un formato de despliegue Se establece la propiedad para los tipos de datos que se desee que despliegue Access en la aplicacin. Se selecciona el formato seleccionando el campo y luego haciendo clic en la ventana de propiedades del campo como se muestra en la siguiente figura.
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Formato estndar para tipos de datos Numricos, Fecha/Hora y S/No

Access proporciona 17 formatos estndares que aplican a los valores numricos en campos de tipo Numrico, Fecha/Hora y S/No. Los formatos estndares se muestran en la siguiente tabla: Formatos estndares para tipos de datos Numricos, Fecha/Hora y S/No Formato Apariencia Tipo de dato Numrico Nmero General 1234.5 Moneda $1,234.50 Fijo 12345 Estndar 1,234.50 Porcentaje 123.00% Cientfico 3.46E+03 Fecha/Hora Fecha general 19/06/98 06:30:25p.m. Fecha larga Domingo 19 de junio 1999 Fecha mediana 19-jun-98 Fecha corta 19/06/98 Hora larga 05:34:23p.m. Hora mediana 06:34p.m. Hora corta 17:34 S/No Verdadero/Falso Verdadero S/No S Activado/Desactivado Activado
El valor Nulo en las tablas de Access

Los campos en las tablas de Access pueden tener un valor especial Nulo (Null) el cual es un trmino nuevo para la mayora de los usuarios de bases de datos para PCs. El valor Nulo indica que el campo no contiene datos. Nulo no es lo mismo que el valor cero en un campo numrico, no es tampoco equivalente a un campo de texto lleno de espacios en blanco. Nulo es similar pero no equivalente a una cadena de caracteres vaca (una cadena de longitud cero frecuentemente
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denominada cadena nula). Por ahora, el mejor sinnimo de Nulo es sin entrada. Nulo es una palabra reservada de VBA. El valor Nulo es til para determinar si un valor ha sido introducido en un campo, especialmente en un campo numrico e que los valores 0 son vlidos. Hasta la llegada de Access, la capacidad de usar Nulo en administradores de base de datos que se ejecutaban en PCs estaba limitada a campos des sistemas de bases de datos Cliente/Servidor tales como SQL Server de Microsoft. Formatos personalizados Para duplicar la capacidad de formato de la aplicacin se pueden generar un conjunto de formatos personalizados usando combinaciones de un grupo especial de caracteres denominados placeholders. Un ejemplo de un formato personal puede ser el siguiente: mmmm aa, aaaa-hh:nn como el formato de fecha, sta se desplegar como Marzo 1, 1998-00:00.
Ejemplos de aplicacin
Uno de los problemas de un sistema de bases de datos es demostrar su uso. Por ello Access cuenta con un grupo de bases de datos de ejemplo que se pueden consultar para ver todas las posibilidades de generar una aplicacin inclusive muy compleja. Para ello se pueden abrir dichos ejemplos accesando el directorio C:\Archivos de Programa\Microsoft Office\Office\Ejemplos\Neptuno o Pedidos o Soluciones.
Usando el asistente de Tablas para crear Nuevas Tablas

Access incluye una variedad de asistentes para proporcionar servicios que simplifican la creacin de nuevos objetos de bases de datos: Los asistentes llevan al usuario a travs de un conjunto de pasos para determinar las caractersticas de los objetos que se deseen crear. Access incluye un asistente de generacin de tablas que se usa para crear tablas basada en diseos prefabricados en alrededor de 77 tablas orientadas a los negocios y alrededor de 44 tablas de uso personal. Las tablas estn basadas en el ejemplo de la base de datos Neptuno. El asistente de tablas sirve como una excelente ejemplo de cmo funcionan los asistentes en general. Seguir los siguientes pasos para crear una tabla nueva usando el asistente de tablas para un manejo de proyectos. Cerrar cualquier tabla abierta y presionar el botn nuevo y aparecer la siguiente pantalla:
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Seleccionar de la lista Asistente para tablas y presionar Aceptar para desplegar la caja de dilogo del Asistente para tablas. Si se selecciona Vista hoja de datos, Access crea una tabla en blanco con campos predeterminados, la Vista Diseo crea una tabla en blanco y la despliega en modo diseo lista para agregarle campos. Importar tabla y Vincular tabla importa y vincula tablas externas, respectivamente.
Hacer clic en la opcin Negocios (predeterminado) y desplegar una lista de tablas para esta opcin en la parte izquierda de la pantalla en la seccin Tablas de ejemplo. Hacer clic en el botn >> para agregar todos los campos a la lista Campos en la nueva tabla. Como bien se ve, los controles >, >>, <, << permiten agregar y eliminar campos. Igualmente se puede solicitar un cambio en el nombre de los mismos presionando el botn Cambiar el nombre del campo y aparecer una ventana que permite lograr lo anterior, tal y como se muestra en la figura.
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Presionar Siguiente para desplegar la segunda pantalla del Asistente de Tablas en la cual se seleccionar el nombre para la nueva tabla y seleccionar cmo determinar el campo para la clave principal. Si se desea aceptar el nombre predeterminado o bien escoger uno propio. Escoger la opcin No, yo asignar la clave principal y presionar siguiente. Esta pantalla permite mostrar la caja que determinar el campo para la clave principal y su tipo de dato. Escoger Nmeros consecutivos que Microsoft Access asigna automticamente a los nuevos registros.
Presionar Siguiente para continuar con la siguiente etapa del diseo de la tabla. Aparecer el Asistente de Tablas mostrar solamente esta caja si existen otras
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tablas en la base de datos en la que se est creando la tabla. Debido a que una base de datos consiste generalmente de una o dos tablas, el Asistente da la oportunidad de definir las relaciones entre las tablas. Por omisin, las tablas nuevas no tienen relaciones con otras tablas en la base de datos. En este ejercicio no se tiene que agregar una relacin a la tabla de manejo de proyectos.
Presionar Siguiente para finalizar el diseo de la tabla. Access desplegar el paso final tal y como se muestra enseguida.
Hacer clic en Diseo y luego escoger el botn Terminar y se desplegar la nueva tabla en el modo diseo, como se muestra en la figura.
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Si se desea eliminar una tabla de la base de datos de ejemplos simplemente, cerrar la tabla en cuestin, presionar el botn de vista de base de datos y escoger la pestaa de Tablas y presionar Supr y contestar Aceptar en el mensaje que aparecer.
Agregar una nueva tabla a una base de datos ya existente

En esta seccin se mostrar como agregar una tabla a una base de datos ya existente. Por ejemplo, la base de datos Neptuno tiene una tabla de Empleados que contiene los datos generales de los empleados. Se agregar una tabla denominada Movimientos al Personal a la base de datos. Los Movimientos de Personal son un registro de contratacin, salario, comisiones, bonos, desempeo y otros eventos relacionados con los empleados. Debido a que los Movimientos de Personal estn basados sobre informacin de la tabla Empleados, el primer paso de este proceso es revisar la estructura de dicha tabla para ver cmo usarla con la nueva tabla. Las estructuras de las tablas se despliegan en modo diseo. Ms adelante se le agregarn reglas de validacin a la tabla de Movimientos de Personal. Para abrir la tabla de Empleados en modo diseo seguir los siguientes pasos: Cerrar cualquier ventana documento que se tenga abierta y presionar la pestaa Tabla para desplegar la lista de tablas en la base de datos Neptuno.mdb. Hacer clic en la Tabla Empleados y presionar el botn diseo. Tambin se puede abrir haciendo doble clic sobre la tabla. Presionar el botn diseo de herramientas. de la barra
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Aparecer la cuadrcula de diseo para la tabla Empleados. Maximizar la ventana de documento. Cerrar la ventana de propiedades, si apareciera en el botn cerrar Una marca indica que siempre ser una ventana visible en la Vista de Diseo. En este punto se debe mostrar una pantalla como la que se muestra en la siguiente figura.
La vista de diseo de tabla muestra los nombres de los campos y los tipos de datos y proporciona una tercer columna para una descripcin opcional por cada tipo de campo. Este despliegue es denominado una cuadrcula en vez de una hoja de datos debido a que no despliega ningn dato de la tabla. Se presenta una barra de desplazamiento vertical para cuando haya que desplegar ms campos de los que caben en la ventana. En el panel de propiedades de los campos se establecen las propiedades adicionales de los campos individuales y descripcin breve del propsito de cada columna de la cuadrcula y del campo de propiedades que se vayan seleccionando. No se puede cambiar el tamao de este campo. Un campo es conspicuo por su ausencia: el RFC es el dato que la mayor parte de las empresas usan para identificar a su personal. El campo IdEmpleado es un sustituto del RFC del empleado debido a que la tabla tiene un solo nmero secuencial y es nico a cada empleado.
Diseando una base de datos personal (Ejercicio)
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A continuacin se presenta esta base de datos como una mera muestra. Se har un ejercicio personal en clase. En vez de agregar campos como salarios, comisiones y bonos, a la tabla empleados, se deben de poner stos en una tabla separada por las siguientes razones:
Por cada empleado existen mltiples movimientos de personal que vienen dadas por el tiempo. Si se agregan estas acciones a la tabla de Empleados, se tienen que crear tantos campos adicionales para meter un nmero arbitrario de movimientos. Si por ejemplo, se revisan trimestralmente los desempeos, se tiene que agregar un nuevo campo por cada trimestre para conservar la informacin. En esta situacin, los administradores de archivos planos encuentran dificultades. Se pueden categorizar movimientos de personal por tipo de tal manera que cualquier accin tomada usa un conjunto comn de nombres de campos y tipos de datos. Esta caracterstica hace del diseo de la tabla algo simple. Se pueden identificar los empleados de forma nica ya sea por su IdEmpleado. Por lo tanto, los registros que se introduzcan pueden relacionarse a la tabla de los empleados por un campo IdEmpleado. Esta caracterstica elimina la necesidad de agregar nombres de los empleados y otra informacin a los registros de movimientos de personal. Se vincula la tabla de movimientos con la tabla de empleados con el campo IdEmpleado. Actan como si fueran la misma tabla. Se minimiza duplicidad de informacin a slo aquella que es necesaria para la vinculacin de las tablas. Esta es una recompensa por haber seleccionado el modelo relacional en vez de archivos planos. Los movimientos de personal generalmente son considerados confidenciales y slo son accesibles a un nmero limitado de gente. Aunque Access permite la posibilidad de otorgar a otros para que vean campos especficos, restringirlos es una tarea sencilla.
Determinar que informacin debe contener la tabla

Disear una tabla requiere que se identifiquen los tipos de informacin que deban estar contenidos. La informacin relacionada con los movimientos de personal pueden consistir de los siguientes elementos:
Fechas importantes. La fecha de contratacin y de baja, si se aplica, son fechas importantes, as como las fechas en que se ajustan los salarios, se cambian las comisiones o se otorgan los bonos. Debe acompaarse cada accin con la fecha cuando se program que ocurriera y la fecha cuando realmente se hizo. Tipos de movimientos. Se teclear menos si se identifican los movimientos con un cdigo en vez de una descripcin total de texto. Esta caracterstica ahorra valioso espacio en disco. Se pueden usar letras para armar el cdigo como C para contratar, F para finalizar y T para trimestre por ejemplo.
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Manual de Base de Datos Iniciacin y aprobacin de los movimientos. Como regla general se determina que los movimientos los genera el supervisor y los aprueba el administrador. Por lo tanto la tabla debe incluir el nmero de Id Supervisor y el nmero de Id del Administrador. Cantidades involucradas. Los salarios son la base de los pagos y los bonos son repartidos trimestralmente con la evaluacin de desempeo y finalmente las comisiones se pagan como un porcentaje de las ventas hechas por el empleado. Tasa de desempeo. El desempeo de los empleados debe establecerse con un valor numrico que es arbitrario y universal. Por ejemplo, las escalas de 1 a 9 son comunes con un desempeo excepcional de 9 y candidatos para despedir 1. Resmenes y contenido. La tabla deber proporcionar un resumen de desempeo, explicaciones de lo excepcionalmente alto o bajas relaciones y razones para ajustar salarios o bonos.
Si se est involucrado en el manejo de personal, probablemente se requiera informacin adicional como incapacidades justificadas por enfermedad, as como vacaciones. Esta tabla finalmente es un ejemplo y no pretende ser un sistema a gran escala de recursos humanos.
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Panorama
Objetivos
Trabajando con relaciones, campos clave e ndices Forzando la Integridad referencial Cmo se fuerza la integridad referencial Seleccin de la clave principal
Al finalizar el tema el asistente estar en posibilidades de: Crear una base de datos con un mapa de relaciones, determinando el tipo de cada una de ellas Saber como aplicar los criterios de Integridad Referencial Forzar una integridad referencial y con ello llevar un control de eliminacin y actualizacin de registros en cascada Seleccionar la clave principal de cada una de las tablas que llevan una relacin
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Trabajando con relaciones, campos clave e ndices

La tarea final antes de llenar con datos la tabla de movimientos de personal es determinar las relaciones entre la tabla de movimientos y las tablas existentes en la base de datos, asignar un campo clave principal y agregar ndices a la tabla. Establecimiento de relaciones entre tablas Las relaciones entre tablas existentes y la nueva tabla determinan el campo usado como la nueva clave primaria. Existen cuatro posibilidades para relacionar tablas:
Relaciones Uno a Uno. Esta relacin requiere el valor del campo clave es un nico registro en la nueva tabla es igual a un valor correspondiente del campo relacionado en la tabla existente. En este caso, el campo clave en la nueva tabla debe ser nico; los valores duplicados no se permiten en este campo clave. Una relacin Uno a Uno es el equivalente de una tabla que contiene todos los campos de una tabla existente y la nueva tabla. No son comunes estos tipos de relaciones. Varios a Uno. Esta relacin permite que una tabla nueva tenga ms de un valor en el campo clave correspondiente a un simple valor en el campo relacionado de la tabla existente. En este caso, los valores del campo clave se permiten que estn duplicados. Las relaciones Varios a Uno son ms comunes, la capacidad de crear relaciones varios a uno es la razn principal de escoger un modelo relacional. Uno a Varios. Las relaciones de este tipo requieren que el campo de su nueva tabla sea nico, pero los valores en el campo clave de la nueva tabla pueden ser iguales a varias entradas en los campos relacionados de las otras tablas de la base de datos. En este caso, el campo relacionado de la base de datos existente tiene una relacin varios a uno con el campo clave de la nueva base de datos. Varios a Varios. Estas relaciones son libres para todos en los cuales no existe una relacin nica entre los campos clave en la tabla existente o la nueva tabla y ambos de los campos clave de las tablas que contienen valores duplicados.
Hay que tener en mente que la aplicacin de las relaciones varios a uno y uno a varios dependen de cmo la nueva tabla se relaciona con las tablas existentes. Cuando es vista desde el punto de vista de la tabla existente, las relaciones a la nueva tabla son uno a varios y varios a uno respectivamente. Varias entradas en la tabla de Movimientos de personal pueden aplicar a un simple empleado cuyo registro aparece en la tabla Empleados. Se crea un registro en la tabla de Movimientos del personal cuando un empleado es contratado y se crea un registro por cada revisin trimestral y anual. Tambin se pueden introducir cualquier cambio hecho a los bonos o comisiones as como los finiquitos. Con el tiempo, el nmero de registros en la tabla de movimientos es probable que sea incrementada por un factor de 10 o ms que 46
Manual de Base de Datos el nmero de registros de la tabla de empleados. Estableciendo las relaciones entre las tablas nuevas y las existentes, cuando se crea una nueva tabla, le permite a Access restablecer las relaciones automticamente cuando se usan stas en consultas, formularios y reportes. Access requiere que los dos campos participantes en la relacin tengan el mismo tipo de datos. En el caso del tipo de dato numrico, la propiedad del tamao de campo de los dos campos debe ser idntica. No se puede, por ejemplo, crear una relacin entre un tipo Autonumrico el cual usa Entero Largo y un campo conteniendo un tipo de dato Byte, Entero, Simple, Doble o Moneda. Por otra parte, Access permite relacionar dos tablas con campos textos de longitudes distintas. Dicha relacin, si se crea, puede conducir a un comportamiento extrao cuando se crean consultas. Access usa una ventana grfica para Relaciones en las que despliega y crea las relaciones entre tablas en una base de datos. Como se muestra en la siguiente figura y se puede acceder a ella presionando el botn datos. de la barra de herramientas de base de
Access usa las relaciones que se hayan creado cuando se crean consultas y se disean formularios y reportes que requieren datos. Se pueden agregar nuevas tablas para relacionarse a la ventana de relaciones presionando el botn de la barra de herramientas y escogiendo la tabla deseada. Incluso se pueden agregar consultas o ambas.
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Una vez que la tabla se ha agregado se tiene que tomar una decisin para el tipo de relacin que se va a establecer. Para ello basta arrastrar y soltar el campo relacionado en la tabla correspondiente y aparecer la caja de dilogo de Relaciones, presionar el botn de tipo de relaciones en la que se ofrece la Integridad Referencial. En el caso de la tabla de movimientos a los empleados se tendrn varios movimientos por cada empleado por lo que la relacin ser de tipo uno a varios. En el lado Uno se tiene el Id Empleado de la tabla Empleados y la parte Varios que es el Id Empleado de la tabla Movimientos de empleados. As, se incluirn todos los registros de los Movimientos de Empleados por un solo empleado. Opcin 3 de la caja de dilogo de propiedades de Relaciones. Dicha caja ofrece la caja de verificacin de Integridad Referencial de tal manera que con ello se le dice a Access que ejecute una validacin y acepte los valores de pago que correspondan a los valores de las tablas de empleados correspondientes al campo clave. Este proceso es llamado Forzar o mantener la integridad referencial.
Forzando la Integridad Referencial

La capacidad de forzar la integridad referencial de forma automtica es una de las caractersticas de Access. Pocos administradores de bases de datos de escritorio cuentan con esta caracterstica. La integridad referencial previene la creacin de registros hurfanos que no tengan conexin a una tabla primaria. Un ejemplo de un registro hurfano es un registro para un movimiento de empleado numerado como 10 cuando el valor del campo va de 1 a 9.
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Cmo se fuerza la Integridad Referencial

Tambin previene la eliminacin de registros o modificacin de valores de la tabla primaria de los cuales dependen los registros relacionados. Si se finiquita un empleado y luego se trata de eliminar su registro de la tabla de Empleados, Access previene de hacer eso. Access despliega mensajes de error informando de que se debe eliminar primero todo tipo de registro relacionada con la tabla primaria antes de eliminar un registro primario. No se puede cambiar un valor en la tabla de Empleados debido a que el tipo es Autonumrico. Similarmente si se desea cambiar un valor de Id Empleado en el campo de paID de la tabla de movimientos a un valor que no existe en el campo IdEmpleado de la tabla de Empleados, se recibir un mensaje de error. As, forzando la integridad referencial se elimina la necesidad de validar entradas en el campo paID usando la propiedad de la Regla de Validacin. Con la integridad referencial forzada, Access asegura de forma automtica que los valores que se introduzcan correspondan a un valor vlido de IdEmpleado cuando se guarde un registro nuevo o se edite. Eliminacin y Actualizacin en Cascada En el pasado se tena que implementar cdigo para lograr mantener la integridad referencial. Por ejemplo, para eliminar un registro de la tabla de empleados se tena que ejecutar una prueba para determinar si existan registros relacionados en cualquier otra tabla que dependiera del campo IdEmpleado y luego eliminar todos los registros dependientes. Si se deseaba cambiar el nmero de Id Cliente en un registro de la tabla clientes la operacin se tornaba mucho ms compleja. No se poda cambiar los registros relacionados a un Id cliente nuevo que no estuvieran ya en la tabla o poder cambiar el Id Cliente en la tabla primaria debido a que tuviera registros dependientes. Se poda resolver esta dicotoma usando una variedad de mtodos, ninguno de los cuales era sencillo. Con Access la eliminacin y actualizacin en cascada para tablas con integridad referencial forzosa es un proceso muy simple: Slo marcar la caja de verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados como se muestra en la siguiente figura.
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Seleccionando la Clave Principal

No se necesita designar un campo Clave Principal para una tabla que nunca es usada como tabla primaria. Una Tabla Primaria contiene informacin representando un objeto del mundo real, tal como una persona o una factura y un registro nico asociado con ese objeto. La tabla de movimientos de personal puede calificar como tabla primaria debido a que identifica un objeto en este caso, el equivalente de una forma de papel representando el egreso de las dos acciones: inicio y aprobacin. Los movimientos de personal, por otra parte, no debera ser usada como una tabla primaria con otra tabla. Usar una Clave Principal es una manera de prevenir los registros duplicados en una tabla. Access requiere que se especifique la clave primaria si se desea crear una relacin uno a uno o para actualizar dos o ms tablas al mismo tiempo. La clave primaria participante en las relaciones que se establezcan en la caja de dilogo de relaciones debe tener una Clave Principal. Access considera una tabla sin el campo de clave principal sera una rareza, por lo tanto, cuando se hagan cambios a una tabla y se regrese a la Vista de Diseo, frecuentemente se ver un mensaje estableciendo que no se ha creado un campo de clave principal. Access solo pregunta una vez si se desea o no un campo de Clave principal. Las tablas relacionadas que pueden tener un campo de clave principal generalmente la usan. Una clave principal es til para prevenir la adicin y duplicacin accidental de registros. Se pueden crear claves principales en ms de un campo. En el caso de la tabla de movimientos de personal, la clave principal que previene los registros duplicados debe consistir de ms de un campo debido a que ms de un movimiento de personal para un empleado debe programarse o aprobarse sobre la misma fecha. Si se establece la regla de que no ms de un tipo de movimientos de personal para un empleado puede ser programado en la misma fecha, se puede crear una
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clave primaria que consista de paID, paTipo y FechaProgramada. Cuando se crea una clave primaria, Access crea un ndice basado sobre la clave primaria. Para crear tres claves principales en una tabla, posicionar el cursor en el rengln del campo y hacer clic, mantener presionada la tecla Ctrl y hacer clic en el segundo y luego presionar el botn
Alterando Campos y Relaciones

Cuando se est diseando una base de datos propia, frecuentemente se descubre que se deben alterar las selecciones originales que se hicieron para la secuencia de campos en una tabla, tipos de datos o relaciones entre tablas. Una de las razones para agregar un nmero sustancial de registros a tablas durante el proceso de prueba, es para descubrir cualquier cambio que es necesario antes de ponerla a producir. Se pueden cambiar formatos, reglas de validacin y textos, cambiar longitudes de campos texto y hacer otras modificaciones menores a la tabla cambiando el modo de diseo, seleccionando el campo a modificar y hacer los cambios en las cajas de propiedades. Cambiar el tipo de datos puede causar prdida de datos.
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Panorama
Objetivos
Introduccin de datos y validacin Uso del teclado para introducir y editar datos Agregando registros Seleccin, reemplazo y eliminacin de registros
Al finalizar el tema el asistente estar en posibilidades de: Capturar datos en una tabla filtrando con reglas bsicas de validacin de datos Saber como aplicar los criterios de Integridad Referencial Forzar una integridad referencial y con ello llevar un control de eliminacin y actualizacin de registros en cascada Seleccionar la clave principal de cada una de las tablas que llevan una relacin
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Introduciendo, editando y validando datos en tablas

La facilidad para introducir datos es uno de los principales criterios para un desarrollo efectivo de aplicacin de bases de datos. La mayora de las aplicaciones de Access usan formularios para introducir datos. Sin embargo, en muchos casos la introduccin de datos en la vista Hoja de Datos es ms expedita que usar una forma, especialmente durante el ciclo de desarrollo de la base de datos.
Usando operaciones del teclado para introducir y editar datos

Aunque Access est orientado a usar el ratn para tomar decisiones, los equivalentes en el teclado, son proporcionados para la mayora de las acciones. Una razn para proporcionar comandos de teclado es que muchos operadores de entrada de datos no son personalizados para usarse con el ratn, trackball u otro dispositivo puntero. El constante cambio del ratn al teclado y viceversa, reduce la captura de datos en un buen porcentaje. El intercambio entre el teclado y el ratn puede llevar a daos a los capturistas. A continuacin se lista las combinaciones de teclas que estn disponibles en Access para la edicin y captura de datos. Teclas para la edicin de campos, cuadrculas y cajas de texto Tecla Funcin F2 Cambia entre el puntero de registros para editar y seleccionar el campo entero. El campo debe deseleccionarse (tipo negro o fondo blanco) y el puntero debe ser visible para las teclas en esta tabla para que opere como de describe. Mueve el apuntador un carcter a la derecha hasta que se alcanza el ltimo carcter en la lnea. Mueve el apuntador una palabra a la derecha hasta que se Ctrl+ alcanza el fin de la lnea. Fin Mueve el apuntador al final de la lnea Ctrl+Fin Mueve el apuntador al final de la lnea en un campo mutilnea. Mueve el apuntador un carcter a la izquierda hasta alcanzar el inicio de la lnea. Mueve el apuntador una palabra a la izquierda hasta alcanzar el Ctrl+ inicio de la lnea. Inicio Mueve el apuntador al inicio de la lnea Ctrl+Inicio Mueve el apuntador al inicio de la lnea en un campo multilnea.
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Manual de Base de Datos Retroceso Supr Ctrl+Z Alt+Retroceso Esc
Elimina los caracteres a la izquierda del cursor Elimina los caracteres donde se encuentra el cursor. Deshace la ltima accin de escritura o cualquier otra accin de cambio en el registro antes de que se haya guardado. Lo mismo que Ctrl+Z Deshace cambios en el campo actual. Presionar dos veces Esc para deshacer cambios al campo actual y para el registro entero si se editaron otros campos.
Existen opciones que seleccionan parte o toda una porcin de un campo como se lista a continuacin. Teclas para seleccionar Texto en campos, cuadrculas y cajas de texto
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Manual de Base de Datos Seleccin Texto dentro de campo Tecla un F2 Funcin
Siguiente campo Registro
Cambia entre el despliegue del cursor para editar y seleccionar el campo entero. El campo debe ser seleccionado (tipo blanco con fondo negro) para que las teclas en este campo operen como se describen. Selecciona o deselecciona un carcter Mayz+ a la derecha Selecciona o deselecciona una palabra Ctrl+Mays+ a la derecha. Selecciona o deselecciona un carcter Mays+ a la izquierda. Selecciona o deselecciona una palabra Ctrl+Mays+ a la izquierda. Tab o Intro Selecciona el siguiente campo. Mays+barra Selecciona o deselecciona el registro espac actual.
iadora
Columna
Selecciona o deselecciona el registro precedente cuando se selecciona un registro. Selecciona o deselecciona el siguiente registro cuando se selecciona un registro. Ctrl+Barra Cambia la seleccin de la columna en espac uso
iadora
Campos y registros
F8
Mays+F8 Esc
Selecciona la columna a la derecha ( si est seleccionada una columna a la derecha). Selecciona la columna a la izquierda ( si est seleccionada una columna a la izquierda). Enciende el modo extensin. Se muestra EXT en la barra de estado En el modo extendido presionando F8 extiende la seleccin a la palabra, campo, registro y todos los registros. Revierte F8. Cancela el modo extensin.
Atajos para cajas de texto y campos en tablas

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Manual de Base de Datos Tecla Funcin
Ctrl+; Ctrl+: Ctrl+ Ctrl+Intro Ctrl++ Ctrl+Mays+Intro
Inserta la fecha actual Inserta la hora actual Inserta el valor del mismo campo del registro precedente Inserta una nueva lnea (Enter) Agrega un nuevo registro a la tabla Elimina el registro actual Guarda todos los campos del registro actual.
Agregando Registros a una tabla

Cuando se crea una tabla en la vista hoja de datos, contiene 30 registros vacos con un asterisco (*) en el selector de registro del 31avo rengln. Los botones de seleccin de registros se encuentran en la parte ms a la izquierda de la hoja de datos. Aparece un rengln en blanco al final de una tabla existente si la tabla es actualizable. Si se abre una tabla para lectura solamente, seleccionando la caja de verificacin en la caja de dilogo abrir, este registro en blanco no aparece. Las tablas vinculadas de otras bases de datos tambin pueden ser de lectura solamente. Cuando se est editando un registro aparece la figura de un lpiz por el lado izquierdo de la tabla.
Seleccionando, Agregando, Reemplazando Eliminando Registros de una Tabla
Se puede seleccionar un solo registro o un grupo de ellos para copiarlos o cortarlos al portapapeles en cualesquiera de los siguientes mtodos:
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Para seleccionar un solo registro presionar su botn
de seleccin
Para seleccionar un grupo contiguo de registros hacer clic en el primer registro de la seleccin y luego arrastrar el ratn a lo largo de los botones de seleccin de los dems registros, hasta el ltimo registro del grupo. Alternativamente, para seleccionar un grupo de registros, hacer clic en el primero, presionar la tecla Mays y hacer clic en el ltimo registro del grupo. Alternativamente se puede mantener presionada la tecla Mays y desplazar el ratn. Se pueden cortar o copiar y agregar registros duplicados a la misma tabla ( si esto no genera una violacin de la Clave Principal) o en otra tabla. No se pueden eliminar (cortar) registros de una tabla primaria que tengan registros dependientes en tablas relacionadas si se ha exigido integridad referencial. El siguiente mtodo permite agregar o reemplazar contenido de registros con registros contenidos en el portapapeles. Para agregar registros desde el portapapeles a una tabla, Edicin Pegar agregando (no existe un atajo). Para reemplazar el contenido de uno o varios registros con data desde el portapapeles, seleccionar los registros cuyo contenido desee reemplazar y luego presionar Ctrl+V o escoger Edicin Pegar. Solamente el nmero de registros del portapapeles se reemplazar. Para eliminar uno o varios registros, seleccionarlos y presionar Supr. Si est permitida la eliminacin, aparecer una caja de mensaje para confirmar la eliminacin. No se puede deshacer la eliminacin de registros.
Validando la Entrada de Datos

Los datos introducidos en tablas deben ser precisos si se precia de ser valiosa la informacin en la organizacin. Aun los capturistas ms experimentados ocasionalmente introducen informacin incorrecta. Se pueden agregar simples pruebas para probar razonablemente, la captura de datos, agregando pequeas expresiones de validacin en la caja de texto Regla de Validacin. Si los datos capturados fallan a la hora de cumplir con la regla, se debe enviar una caja de informacin sealando la posible falla. Validando se logra mantener el dominio de integridad de las tablas. Las Expresiones. Son el elemento central de la programacin de computadoras. Access permite crear expresiones sin el requerimiento de que el usuario sea un programador, aunque se necesita un poco de familiaridad con un lenguaje de
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programacin o a la larga se vuelve til. Las Expresiones son declaraciones usadas para calcular valores usando los smbolos aritmticos, +, -,. * (multiplicar), y / (divisin). Estos smbolos son llamados operadores debido a que operan sobre (o usan) los valores que los preceden y siguen. Los valores operados por los operadores se llaman Operandos. Se pueden usar los operadores para comparar dos valores; los smbolos > y < (mayor y menor) son ejemplos de operadores de comparacin. And (Y), Or (O), Not (No), Between (Entre) y Like (Como) son llamados Operadores Lgicos. Los operadores de comparacin y lgicos slo regresan un valor Cierto o Falso y desconocido (el valor Nulo). El operador & combina dos textos en una sola cadena de caracteres. & es el equivalente al + en la unin (JOIN) de caracteres en las bases de tipos xBase, Excel y otros. Aunque se puede usar el signo + en Access se prefiere & ya que con l se pueden unir fechas, nmeros y cadenas de caracteres. Para calificar como una expresin, al menos se debe incluir un operador. Se pueden construir expresiones complejas combinando los diferentes operadores de acuerdo a las reglas que aplican a cada uno de los operadores involucrados. La coleccin de reglas se denomina Sintaxis de los operadores. La validacin de fechas usa expresiones que resultan de uno o ms valores: cierto o falso. La entrada de datos es aceptada si el resultado de la validacin es cierta y rechazada si es lo contrario.
Reglas de validacin a nivel de campo

Las reglas de validacin que restringen la introduccin de datos en un nivel de campo son llamadas reglas de validacin a nivel de campo. La siguiente tabla ilustra algunos ejemplos de validacin a nivel de campo para la tabla de Movimientos de Personal. Criterios de validacin para la tabla de Movimientos de Personal Nombre campo Regla de validacin Texto de validacin PaID >0 Favor de introducir un nmero vlido de empleado PaTipo H O S O Q O Slo se pueden introducir cdigos con H, Y O B O C S, Q, Y y C Inicia >0 Nmero de supervisor vlido Vencimiento Entre Fecha()-3650 No antes de 10 ni mayor de 365 Y Fecha() + 365 Las reglas de validacin para campos requieren que en el diseo se haya contemplado esta posibilidad.
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Reglas de validacin a nivel de Tabla

Algunos campos requerirn que su regla de validacin dependan del valor que asuma otro. Por ejemplo, cuando se trata de verificar fechas. En versiones anteriores de Access se solicitaba que se escribiera el nombre del campo que estaba involucrado en el nombre del campo que se estaba validando, sin embargo en esta versin eso no es posible. Por lo que se utiliza la validacin a nivel de tabla. Las reglas de validacin en las cuales el valor de un campo depende del valor de otro, previamente introducido, del registro actual, es llamado Regla de validacin a nivel de tabla. Por ejemplo, se puede introducir una expresin en el campo Regla de Validacin en las propiedades de la tabla que establezca algo parecido a lo que se muestra en la siguiente figura:
Se pueden introducir las expresiones usando el asistente tal y como se muestra en la siguiente figura:
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Agregando Registros a una Tabla

Para agregar registros a una tabla simplemente en la Vista Hoja de Datos, aparecer un rengln (registro) en blanco, mostrando las columnas (campos) que deben ser llenados con los datos previamente establecidos. Para agregar un nuevo registro presionar el botn de la barra inferior izquierda.
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