SESIN 19 FUNDAMENTOS PARA LA ADMINISTRACIN DEL MANTENIMIENTO EN LA EMPRESA.

'Aquel que pregunta es un tonto por un minuto; aquel que no lo hace permanece tonto por siempre' - Probervio Chino

Contenido

Gestin de equipos Gestn de recursos humanos

Gestin de equipos

Lo primero que debe tener claro el responsable de mantenimiento es el inventario de equipos, maquinas e instalaciones a mantener. El resultado es un listado de activos fisicos de naturaleza muy diversa y que dependera del tipo de industria. Una posible clasificacin de todos estos activos se ofrece en la siguiente figura:

INVENTARIO DE EQUIPOS
El nmero de equipos distintos aconseja que se disponga de: a) Un inventario de equipos que es un registro o listado de todos los equipos, codificado y localizado. b) Un criterio de agrupacin por tipos de equipos para clasificar los equipos por familias, plantas, instalaciones, etc. c) Un criterio de definicin de criticidad para asignar prioridades y niveles de mantenimiento a los distintos tipos de equipos. d) La asignacin precisa del responsable del mantenimiento de los distintos equipos asi como de sus funciones, cuando sea preciso.

Inventario
El inventario es un listado codificado del parque a mantener, establecido seg n una l gica arborescente, que debe estar permanentemente actualizado. La estructura arborescente a establecer en cada caso podria responder al siguiente criterio:

Criterio Plantas Unidades Tipos de equipo Subconjunto Componentes Piezas

Ejemplo (Laminacin en fro) (Laminador ZM1 (Bombas de Aceite) Bomba Acople Cierre Asientos Rotor Muelles Motor Carcasa Cua

Dossier Maquina
Tambien conocido como dissier tecnico o dossier de mantenimiento Comprende toda la documentacin que permite el conocimiento exhaustivo de los equipos: El alcance hay que definirlo en cada caso en funcin de las necesidades concretas y de la criticidad de cada equipo.

Se distinguen tres tipos de documentos: a) Documentos comerciales que son los utilizados para su adquisicin: Oferta Pedido Recepcin Referencias servicio representante.

post-venta:

distribuidor,

b) Documentos tecnicos suministrados por el fabricante y que deben ser exigidos en la compar para garantizar un buen uso y mantenimiento: Caracteristicas de la maquina Condiciones de servicio especificadas Lista de repuestos. Intercambiabilidad Planos de montaje, esquemas electricos, electrnicos, hidraulicos, etc. Dimensiones y Tolerancias de ajuste Instrucciones de montaje Instrucciones de funcionamiento Normas de seguridad Instrucciones de Mantenimiento: Engrase, lubricantes, diagnstico de averias, instrucciones de reparacin, inspecciones, revisiones peridicas, lista de tiles especificos, referencias de piezas y repuestos recomendados.

c) Fichero interno formado por lo documentos generados a lo largo de la vida del equipo.

Se debe definir cuidadorsamente la informacin til necesaria. No debe ser ni demasiado escasa, ni demasiado amplia, para que sea practica y manejable: Codificacin Condiciones de trabajo reales Modificaciones efectuadas y planos actualizados Procedimientos de reparacin Fichero histrico de la maquinaria

Fichero histrico de la maquina

Describe cronolgicamente las intervenciones sufridas por la maquina desde su puesta en servicio. Su explotacin posterior es lo que justifica su existencia y condiciona su contenido. Se deben recoger todas las intervenciones correctivas y, de las preventivas, las que se requieran legalmente, como calibraciones o verificaciones de intrumentos incluidos en el plan de calibracin (Manual de Calidad).

Fichero histrico de la maquina

Por ejemplo: Fecha y nmero de OT (Orden de Trabajo) Especialidad Tipo de fallo (Normalizar y codificar) Nmero de horas de trabajo. Tiempo fuera de servicio datos de la intervencin: Sintomas Defectos encontrados Correcciones efectuadas Recomendaciones para evitar su repeticin

Fichero histrico de la maquina

Con estos datos sera posible realizar los siguientes analisis: a) Analisis de fiabilidad. Calculos de la tasa de fallos, MTBF, etc. b) Analisis de dsiponibilidad: Calculos de mantenibilidad, disponibilidad y posibles mejoras. c) Analisis de mejora de metodos: Seleccin de puntos debiles, analisis AMFE. d) Analisis de repuestos: Datos de consumos y nivel de existencias ptimo, seleccin de repuestos a mantener en stock. e) Analisis de la politica de mantenimiento: Maquinas de mayor nmero de averias Maquinas con mayor importe de averias Tipos de fallos mas frecuentes

Tipos de Repuestos

En cualquier instalacin industrial, para poder conseguir un nivel de disponibilidad aceptable de la maquina, es necesario mantener un stock de recmabios cuyo peso econmico es, en general, respetable. Existen tres actividades basicas en relacin con la gestin de repuestos

Tipos de Repuestos
1 .- Seleccin de las piezas a mantener en stock. La primera obligacin es establecer las piezas que deben permanecer en stock. Es fundamental establecer una norma donde se especifique la politica o criterios para crear stocks de repuestos. El riesgo que se corre es tener almacenes demasiado dotados de piezas cuya necesidad es muy discutible, por su bajo consumo. Como consecuencia se incrementan las necesidades financieras (incremento del capital fijo), de espacio para almacenarlas y de medioas para su conservacin y control.

Por el contrario, un almacen insuficientemente dotado generara largos periodos de reparacin e indisponibilidad de maquinas, por falta de repuestos desde que se crea la neesidad hata que son entregados por el proveedor. Debe establecerser, por tanto, los criterios de decisin en funcin de: La criticidad de la maquina el tipo de pieza (si es o no desgaste seguro, si es posible repararla, etc.) Las dificultades de aprovisionamiento (si el plazo de entrega es o no corto)

Se facilita la gestin clasificando el stock en distintos tipos de inventarios: Stock crtico: Piezas especificas de maquinas clasificadas como criticas. Se le debe dar un tratamiento especifico y preferente que evite el riesgo de inidisponibilidad. Stock de Seguridad: Piezas de improbable averia pero indispensables mantener en stock, por el tiempo elevado de reaprovisionamiento y grave influencia en la produccin en caso de que fuese necesaria para una reparacin. Piezas de desagaste seguro: constituye la mayor parte de las piezas a almacenar (cojinetes, valvulas de compresor) Materiales genricos: Valvulas, tuberias, tornilleria diversa, juntas, retenes, etc. que por su elevado consumo interese tener en stock.

2. Fijar el nivel de existencias Para cada pieza habra que fijar el nmero de piezas a mantener en stock. Se tendra en cuenta para ello en primer lugar el tipo de inventario al que pertenece (critico, de seguridad, otros) y los factores que condicionan su necesidad: Nmero de piezas iguales instaladas en la misma maquina o en otras (concepto de intercambiabilidad) Consumo previsto Plazo de reaprovisionamiento

Gestin de stocks
La gestin de stocks de repuestos, como la de cualquier stock de almacen, trata de determinar, en funcin del consumo, plazo de reaprovisionamiento y riesgo de rotura del stock que estamos dispuestos a permitir, el punto de pedido (cuando pedir) y el lote econmico (cuanto pedir). El objetivo no es mas que determinar los niveles de stock a mantener de cada pieza de forma que se minimice el coste de mantenimiento de dicho stock mas la perdida de produccin por falta de repuestos disponibles. Se manejan los siguientes conceptos:

-Lote econmico de compra, que es la cantidad a pedir cada vez para optimizar el coste total de mantenimiento del stock:

2kD qe = bP
donde, k: costo por pedido (costo medio) D: Consumo anual (en unidades) b: Precio unitario (en $ /u) de la pieza P: Tasa de almacenamiento (2030%)

La tasa de almacenamiento P, incluye: los gastos financieros de mantenimiento del stock los gastos operativos ( custodia, manipulacin, despacho) depreciacin y obsolescencia de materiales coste de seguros

- Frecuencia de pedidos: Es el nmero de pedidos que habra que lanzar al ano por el elemento en cuestin:

D n= qe

- Stock de seguridad: que es la cantidad adicional a mantener en stock para prevenir el riesgo de falta de existencias, por mayor consumo del previsto o incumplimiento del plazo de entrega por el proveedor:

S s = H cd
c: Consumo diario (en piezas/dia) d: Plazo de reaprovisionamiento (en dias) H: Factor de riesgo, que depende del % de riesgo de rotura de stocks que estamos dispuestos a permitir

unidades servidas 100 unidades demandadas

40 30 20

10 5 2.5 1 0.35 0.1 3.1 0.07 0.02 3.2 3.6

Riesgo % 50 H 0

15

0.26 0.53 0.85

1.04 1.29 1.65 1.96 2.33 2.7

-Punto de pedido: Es el stock de seguridad mas el consumo previsto en el plazo de reaprovisionamiento:

q p= cd H cd
A veces se fija arbitrariamente, tomando como referencias: el limite minimo: el stock de seguridad. el limite maximo: el limite minimo mas el lote econmico.

El analisis de Pareto de cualquier almacen pone de manifiesto que el 20 % de los repuestos almacenados provocan el 80 % de las demandas anuales constituyendo el 80 % restante slo el 20 % de la demanda. Esto significa que la mayor parte de los componentes de una maquina tienen un consumo anual bajo, mientras que unos pocos tienen un consumo tan elevado que absorben la mayor parte del consumo anual global de repuestos para dicha maquina. Desde el punto de vista del valor del consumo ocurre algo parecido.

La tabla siguiente da la distribucin porcentual representativa de todo el catalogo de repuestos de empresas de diversos sectores (quimico, petroquimico, energia electrica y siderurgia)
Costo adquisicin unitario N Bajo V N Medio V N Elevado V N Total sobre todos los costes de adquisicin V 20 36 30 42 0 22 50 100 19 2 21 3 6 0 46 5 1 22 1 24 2 8 4 54 Demanda 0 a 0.5 12 0.5 a 1 15 >1 14 Total sobre toda la demanda 41

40

52

100

N: Numero de componentes (%) V: Valor anual movido (%)

-Para controlar el stock se usan los siguientes indices de control o indicadores: Indice de Rotacin del Inmovilizado: Proporciona una medida de la movilidad de los elementos almacenados

D IRI = qm

(Debe ser >1. Valor normal=1.25)

siendo D = Consumo en el periodo considerado qm = Existencias medias en ese mismo periodo .

 Indice de Calidad del Servicio: Es una medida de la utilidad del stock, es decir, si tenemos almacenado lo que se requiere en cada momento
RS CS = 100 RD

siendo RS = Repuestos servidos RD = Repuestos demandados

 Indice de Inmovilizado (o fijo) de repuestos, que debe guardar una cierta relacin con el valor de la instalacin a mantener:

IA i = 100 II
siendo IA = Inmovilizado en almacen II = Inmovilizado de la instalacin

El indice de inmovilizado (o fijo) depende del sector productivo: Tipo de Actividad i (%)
Qumica I. Mecanica Automviles Siderurgia Aviacin Energa Electrica Minas 03/06/11 05/10/11 03/10/11 05/12/11 04/05/12 02/04/11 04/05/20

OTROS MATERIALES
No necesariamente se debe mantener stock de todos los repuestos necesarios. Aquellos tipos genericos (rodamientos, valvulas, manmetros, retenes, juntas, etc.) que sean faciles de adquirir en el mercado se debe evitar. Como alternativa se puede tener un contrato de compromiso de consumo a precios concertados con un distribuidor( pedido abierto), a cambio del mantenimiento del stock por su parte (depsito). Otros materiales que normalmente se pueden evitar su permanencia en stock son los consumibles (electrodos, grasas, aceites, herramientas, etc). La situacin especifica del mercado local recomendara su adquisicin en regimen de transito (compra puntual bajo demandas), pedido abierto o establecimiento de un depsito en nuestras instalaciones o en las del proveedor

GESTION DE RECURSOS HUMANOS

ORGANIGRAMA DE MANTENIMIENTO
Uno de los aspectos mas criticos de la Gestin del Mantenimiento es la Gestin de los Recursos Humanos. El nivel de adiestramiento, estado organizativo, clima laboral y demas factores humanos adquiere una gran importancia ya que determinara la eficiencia del servicio.

Funciones del personal

En terminos generales podemos resumir que las funciones del personal de mantenimiento son: - Asegurar la maxima disponibilidad de los equipos al menor costo posible. - Registrar el resultado de su actividad para, mediante su analisis, permitir la mejora continua (mejora de la fiabilidad, de la mantenibilidad, productividad,.). Estas funciones genericas habra que traducirlas en tareas concretas a realizar por cada unos de los puestos definidos en el organigrama de mantenimiento.

Nmero de efectivos
Debe analizarse en cada caso particular. Depende mucho del tipo de instalacin pero sobre todo de la politica de mantenimiento establecida: -Tipo de produccin, distribucin de las instalaciones -Estado de los equipos, grado de automatizacin -Tipo de organizacin, formacin del personal -Tipo de mantenimiento deseado -Disponibilidad de medios e instrumentos lo que impide plantear el problema cuantitativamente. La preparacin y programacin de los trabajos es el nico instrumento que ayuda a definir los recursos necesarios y las necesidades de personal ajeno, lo que lleva a unos recursos humanos variables con la carga de trabajo.

Nmero de Supervisores
El jefe de equipo debe manejar entre un minimo de 8 y un maximo de 20 operarios, influyendo en la asignacin los siguientes factores: -Tipo de especialidad (albaniles hasta 20) -Nivel de formacin del personal -Tipos de trabajos (rutina/extraordinarios) -Distribucin geografica de los trabajos La supervisin tiene un coste que es justo soportar en la medida que permiten trabajos bien hechos. Un exceso seria despilfarro pero un defecto tendria repercusiones an peores.

Funciones de linea y de Staff

Debe de establecerse, ademas del personal DE LINEA a que nos hemos referido antes (personal operativo mas supervisores) un personal DE "STAFF" que se ocupe de: -la preparacin de trabajos -confeccin de procedimientos de trabajo -prever el suministro de materiales y repuestos de stock -adjudicacin de trabajos a subcontratas -establecer el tipo de mantenimiento mas adecuado ya que la presin del dia a dia impide ocuparse al personal de linea de objetivos distintos del inmediato de garantizar la produccin.

Para que este tipo de organizacin funcione bien se deben respetar los siguientes principios: -Separacin clara de cometidos de personal de linea y de staff. -Frecuente intercambio de informacin entre ambos. -El personal de linea es responsable tecnico y econmico de los resultados. -El personal de staff tiene una funcin de caracter consultivo.

Las funciones habitualmente asignadas al staff son las siguientes: -Preparacin y Programacin de trabajos. -Informes tecnicos, estudios y mejoras.

Las funciones del Jefe y Supervisores son del tipo de gestin y requieren capacidad directiva. Las funciones del equipo operativo son del tipo tecnico-profesional y requieren capacidad tecnica. Las funciones del staff son del tipo tecnico y administrativa y requieren capacidad tecnicaadministrativa en mayor grado y directiva en menor grado.

La formacin es una herramienta clave para mejorar la eficacia del servicio. Las razones de la anterior afirmacin son, en sintesis, las siguientes: -Evolucin de las tecnologias -Tecnicas avanzadas de analisis y diagnstico -Escaso conocimiento especifico del personal tecnico de nuevo ingreso La formacin debe tener un caracter de extensin interdisciplinar y continuidad. Se materializa mediante cursos planeados y un Programa Anual de formacin.

FORMACION Y ADIESTRAMIENTO DEL PERSONAL

El adiestramiento o desarrollo de habilidades, por el contrario, tiene fines exclusivamente tecnicos y se consigue mediante: a) Indicaciones diarias adiestramiento continuo de supervisores o

b) La influencia que realiza el operario experto sobre su ayudante a traves del propio trabajo c) Cursos peridicos en escuelas profesionales

En definitiva, mientras el adiestramiento busca fines tecnicos exclusivamente, la formacin trata de provocar un cambio y de concienciar sobre la existencia de problemas. Nunca se insistira suficientemente sobre la importancia y necesidad de disponer de un plan anual de formacin, justificado, presupuestado y programado como medio para mejorar la eficiencia y la satisfaccin del personal.

CLIMA LABORAL: EL TPM

El Mantenimiento Productivo Total (TPM) es una filosofia de mantenimiento que enfatiza la importancia de implicar al operario en la fiabilidad de la maquina. El TPM crea un entorno que estimula esa clase de compromiso. De ahi que incluyamos en un capitulo de gestin de recursos humanos un tema mas propio de politicas y estrategias de mantenimiento.

La creciente automatizacin y el uso de equipos de tecnologia avanzada requieren conocimientos que estan mas alla de la competencia del supervisor o trabajador de mantenimiento medios. Esta situacin ha obligado a evolucionar desde una concepcin del mantenimiento clasico que se limitaba a reparar o, adicionalmente, a prevenir averias hacia un concepto en que el mantenimiento debe involucrarse en otras tareas como: - evaluaciones de la instalacin, incluyendo aspectos de fiabilidad, mantenibilidad y operabilidad. - Modificaciones para eliminar problemas crnicos. - Restauraciones para que la efectividad del equipo se mantenga intacta durante todo su ciclo de vida.

En este sentido el TPM surge en los anos 60 en Japn y se va extendiendo desde entonces por todo el mundo no slo en la industria del automvil donde naci sino a todo tipo de industrias tanto manufactureras como de procesos. La razn de su exito es que garantiza resultados drasticos, transforma visiblemente los lugares de trabajo y eleva el nivel de conocimientos y capacidad de los trabajadores de produccin y mantenimiento.

Se pueden resumir en tres los objetivos del TPM: - Maximizar la efectividad y productividad del equipo. - Crear un sentimiento de propiedad en los operarios a traves de la formacin e implicacin. - Promover la mejora continua a traves de actividades de pequenos grupos que incluyen a personal de produccin, ingenieria y mantenimiento.

Para maximizar la efectividad de los equipos de produccin, el TPM trata de eliminar las principales perdidas de las plantas: - Las debidas a Tiempos de parada, ya sean programadas, por averias o por cambios de tiles (ajustes de la produccin) - Perdidas de produccin, ya sean por operaciones anormales (bajo rendimiento del proceso) o normales (perdidas de produccin al parar o poner en marcha) - Perdidas por defectos de calidad en la produccin. - Perdidas por reprocesamientos.

La implantacin del TPM supone desarrollar sistematicamente un proceso estructurado en doce pasos en los que, para eliminar las causas de perdidas se debe cambiar primero la actitud del personal e incrementar sus capacidades. De ahi que los aspectos mas relevantes del TPM sean: 1.- La formacin y el adiestramiento del personal en tecnicas de operacin y mantenimiento y en tecnicas de gestin. La mejora de la formacin de los operarios influye no slo en los resultados de la empresa sino que aumenta la satisfaccin de las personas y el orgullo por el trabajo.

2.- El Mantenimiento autnomo, realizado por operarios de produccin, trata de eliminar las barreras entre produccin y mantenimiento, de manera que integren sus esfuerzos hasta llegar a ser las dos caras de una misma moneda: -El departamento de produccin al estar en contacto mas intimo con los equipos es el que puede evitar el rapido deterioro, eliminando fugas, derrames, obstrucciones y todo lo que se puede detectar con una inspeccin y limpieza exhaustiva y eliminar con medios simples a su alcance. -El departamento de mantenimiento no se limitara a realizar reparaciones sino que aplicaran tecnicas de mantenimiento especializado que aseguren un mantenimiento eficaz que aumente la confianza de los operadores.

SUBCONTRATACION DEL MANTENIMIENTO

La tendencia actual de la organizacin de mantenimiento es tener menos personal (disminucin cuantitativa) pero un personal cada vez mas preparado tecnicamente (mejora cualitativa). Una vez preparado el trabajo y a la vista de la carga pendiente, se puede decidir subcontratar algunas tareas. Antes debemos haber concretado las siguientes cuestiones: por que subcontratar? que subcontratar? Las respuestas a estas cuestiones suponen una clara justificacin de la subcontratacin. cuanto subcontratar? quien debe subcontratar? cuyas respuestas son la clave para establecer los tipos de contratos a suscribir.

Respecto de la ltima cuestin decir que suele ser el departamento de Compras el cual puede o no estar integrado en el departamento de mantenimiento. No obstante hay que hacer una separacin de funciones: Especificaciones tecnicas: Descripcin cualitativa y cuantitativa del trabajo a contratar. Deben ser preparadas por el supervisor responsable o servicio de metodos. La Contratacin en si: Elegir contratista, negociar condiciones, redactar pedido, intermediario entre utilizador y empresa contratista. Debe ser gestionado de forma centralizada, normalmente por el departamento de Compras.

JUSTIFICACION DE LA SUBCONTRATACION
Es una de las decisiones de la politica de mantenimiento. Depende de consideraciones econmicas, tecnicas y sobre todo estrategicas. En terminos generales se suele subcontratar por algunas de las siguientes razones: Sobrecargas (paradas anuales, ...) Trabajos para lo que existen empresas mas preparadas y mejor dotadas (automviles, soldaduras especiales, etc.) Trabajos muy especializados (rebobinados de transformadores, recargues duros, rectificados especiales). Reduccin de costes, al pasar unos costes fijos a variables. Dificultades de reclutamiento. Inspecciones reglamentarias con empresas homologadas.

TIPOS DE CONTRATOS
Los trabajos que con mayor frecuencia se suelen contratar son: .Mejoras y Revisiones Generales (paradas) .Reconstruccin y recuperaciones .Mantenimiento equipos perifericos alumbrado, ascensores) .Conservacin General (obra civil, calorifugado, fontaneria, limpiezas...) y se usan las modalidades siguientes:

(telefonos, jardineria,

.Mantenimiento correctivo: Tanto alzado para trabajo definido (presupuesto) Facturacin horas de trabajo a precio concertado (administracin) Valoracin unidades de obra y medicin posterior (precios unitarios)

.Mantenimiento preventivo: Se define un tanto alzado anual para una lista de equipos concretos, un programa anual previamente acordado y justificacin de sustitucin de piezas, normalmente no incluidas en contrato.

.Mantenimiento predictivo: Utilizacin de herramientas de mantenimiento condicional: termografias, analisis de vibraciones, analisis de aceites, a un tanto alzado previa especificacin del alcance del servicio.

En definitiva, los tipos de contrataciones resultan ser: .Trabajos temporales: Tanto alzado, Precios unitarios , Administracin .Trabajos anuales: Contrato a tanto alzado fijo, para un alcance definido sin clausulas de resultados. Contrato a tanto alzado fijo mas facturacin variable de horas trabajadas, cuando se superen determinadas cotas. Contrato a tanto alzado fijo, con clausulas de resultados (penalizacin/bonificacin).

Los contratos anuales, ademas de definir claramente el alcance (maquinas, correctivo, preventivo, predictivo) deben indicar el tratamiento de los materiales (repuestos, consumibles, su inclusin no, procedimiento de autorizacin en cualquier caso, etc.). Es de suma importancia el establecer clausulas de resultados siempre que sea posible. En este sentido habria que resaltar la dificultad de establecer una relacin calidad/precio cuando solo se conoce el precio.

Deben formar contratos:

parte

del

contenido

de

los

a) Clausulas juridicas: .Partes contratantes .Objeto del contrato .Importe del contrato (Nulidad por ausencia indeterminacin del precio) .Duracin del contrato .Responsabilidad y garantia .Rescisin del contrato

b) Clausulas tecnicas: .Alcance: Para cada equipo y tipo de mantenimiento .Nivel de las intervenciones: Del 1o al 5o indicando medios .Cualificacin del personal .Inspecciones programadas: Programa tipo indicando operaciones y frecuencias. Si son optativas contractuales (planes de calibracin). .Amplitud de las operaciones: Lista trabajos incluidos y trabajos excluidos. .Resultados: Unidad de uso (Toneladas, piezas producidas, disponibilidad).

c) Clausulas Financieras: .Precio .Revisin de precios .Bonificacin/Penalizacin .Forma de pago

Conclusiones

Hemos visto principios mantenimiento de equipos

de

gestin

del

Se abord el uso de documentos y administracin de personal en las politicas de mantenimiento.

Prxima sesin Planificacin, programacin y control del mantenimiento