CLAVES PARA UNA BUENA COMUNICACIN Son muchas las ocasiones en las que nos han hablado sobre

los elementos que componen un proceso de comunicacin: mensaje, emisor, receptor, canal No hay duda de que tener conocimiento de estos elementos es importante, an as, a veces olvidamos que hay otros aspectos, tal vez ms sutiles, que son igual o incluso ms importantes en la comunicacin. Si analizamos la comunicacin entre personas, observamos que se trata de un proceso realmente complejo en el que influyen muchas variables: la relacin que existe entre los interlocutores, la situacin en la que transcurre la conversacin, el espacio, la personalidad de cada interlocutor, el nivel social, la cultura, el estado anmico Aceptando dicha complejidad, nuestro objetivo es el de extraer algunos consejos prcticos que sirvan a las personas de B.A.I. que se van a relacionar con empresas dentro del servicio de orientacin. Se trata de optimizar el proceso de comunicacin con las empresas, y en definitiva, mejorar su relacin y generar un entorno de confianza que permita que las empresas contacten con B.A.I. siempre que lo necesiten. FACTORES MS IMPORTANTES EN LA COMUNICACIN Cules son los factores que tienen mayor influencia en la efectividad del proceso de comunicacin? La Voz, con un peso del 38% La Actitud, con un peso del 55%. Las Palabras, o el contenido del mensaje a comunicar, que representa un 7%. Estos porcentajes son vlidos slo para ese proceso mencionado de escuchar o conocer a una persona nueva. No valdran para cuando nos encontramos con personas que ya conocemos de antes. Es en este contexto, de conocer o escuchar a una persona nueva, cuando habitualmente slo necesitamos entre 10 y 20 minutos para evaluar a dicha persona, para decidir sobre si nos interesa su mensaje o no, sobre si merece la pena prestarle nuestra atencin y nuestro tiempo. De lo anterior se infiere una leccin para nuestro proceso de visita a las personas que ejercen las funciones gerenciales o directivas de empresas: debemos cuidar muy mucho esos primeros minutos de conversacin, porque sern vitales y decisorios para el xito de nuestra misin! qu hacer entonces para incrementar la eficacia de nuestra comunicacin? Poner energa en el mensaje. Quiero comunicar mi mensaje porque creo que es importante y que servir a las empresas. Le damos la importancia que tiene al servicio que vamos a ofrecer de orientacin. Y nos damos permiso a nosotros mismos para ser buenos profesionales y ser capaces de hacer bien nuestro cometido de orientacin Poner entusiasmo. Estamos enamorados de nuestro mensaje, nos parece que de verdad los servicios de BAI sern de utilidad y ayudarn a crear valor a las empresas. Ser respetuosos con nuestro interlocutor. De verdad nos preocupamos de sus necesidades incluso antes que de las nuestras, lo que nos ayudar a ofrecerle el mejor consejo posible para su situacin especfica. Estos consejos anteriores, tiles sobre todo en la primera parte de nuestras entrevistas con la gerencia de las empresas que visitamos, por supuesto se debern completar con otro tipo de habilidades que iremos desarrollando durante el resto del proceso de

entrevista y que acompaarn a los contenidos o mensajes a transmitir. Las describimos a continuacin. ESCUCHA ACTIVA Esta es tal vez la cualidad que mayor importancia debera tener a la hora de establecer contacto con una PYME. No debemos olvidar, que el principal objetivo del B.A.I es el de conocer las necesidades que pueda tener la empresa para despus poder actuar en consecuencia. Se trata por tanto, de tener una actitud de escucha activa. Reglas para mantener una escucha efectiva: Escucha las ideas. Juzga el contenido y no la forma. Escucha con inters, de manera optimista. No saques conclusiones precipitadas. S flexible para ajustarte al ritmo de la persona que habla. Concntrate y mantn el contacto visual. No te adelantes mentalmente a los comentarios o corrers el riesgo de perder el hilo. Esfurzate por escuchar. Domina las emociones mientras escuches. Abre la mente, adopta una actitud positiva hacia el cambio y el aprendizaje. Respira lenta y profundamente. Reljate fsicamente, sintete cmodo. En ocasiones resulta ms prctico aclarar cules son los comportamientos que se deberan evitar a la hora de escuchar activamente. Estas seran las conductas que resultan incompatibles con la escucha activa: Interrumpir al emisor, no dejarle que exprese el mensaje en su totalidad. Emitir juicios de valor. Si se piden expresamente, hacerlo con precaucin y respeto. Ofrecer ayuda o soluciones prematuras (si no se pide explcitamente ni es una funcin especfica). Rechazar los sentimientos del otro (no te preocupes). Contra argumentar, contar la propia historia mientras el otro necesita hablar. Caer en el Sndrome del experto, aconsejando y dando a entender que se est al cabo de la calle de cualquier tema. LA EMPATA Este es otro de los elementos clave de la comunicacin: ser capaces de entender la postura del otro. Y esto no quiere decir que se comparta el mismo punto de vista sino que se trata de entender que el otro pueda tenerlo y apoyarlo. No consiste por tanto en aceptar, sin ms, la postura del otro, sino de entender lo que el otro piensa y siente. La escucha emptica significa simple y llanamente escuchar con la intencin de comprender. Esta escucha significa ver el mundo a travs de la otra persona, comprender su paradigma, comprender lo que siente Es una actitud personal que debern adoptar las personas del servicio de orientacin a la hora de relacionarse con las diferentes empresas. Se trata al fin y al cabo de lograr SINTONIZAR con las empresas, de sentir con ellas. Este factor es fundamental si queremos conseguir que la empresa exponga sus miedos, problemas e inquietudes de forma sincera. A la hora de entender la postura de otros, es importante resear que las personas podemos mostrar los 4 perfiles siguientes, o una combinacin de ellos:

Personas Cmo: se interesan sobre todo en los cmo, en el mtodo, en el proceso, en cmo hacer las cosas, en la planificacin y los detalles. Son personas sensibles a la informacin, a los datos, a las palabras, en forma oral o escrita. Necesitan encontrar una lgica detrs de las palabras y en el mensaje. Podramos clasificarles como personas auditivas. Personas Resultados: se interesan sobre todo en los resultados de las acciones, en qu se va a conseguir con ellas. Los esquemas y grficos ayudan a comunicarse mejor con estas personas, que necesitan ver esos resultados. Personas Por qu: se interesan sobre todo en la causa de las cosas, buscan conocer el marco conceptual, el encuadre general y no les importan tanto los detalles. Quieren profundizar en las ideas fuerza y en las palancas de actuacin. Buenos instrumentos de comunicacin con estas personas son las metforas y tambin los grficos y esquemas que les ayudan a ver esa lgica de causas de las cosas. A esta personas por qu y a las resultados podramos clasificarlas como personas visuales, porque necesitan ver la realidad. Personas Quin: se interesan sobre todo en los aspectos humanos de las cosas, en las ancdotas emocionales, en las consecuencias para las personas. Podramos clasificarles como personas y que confan mucho en sus emociones e impresiones, en su intuicin. El mejor instrumento de comunicacin con ellos es ilustrar el mensaje con historias de la vida real, con ejemplos de cmo les fue a otros. Obviamente la mayora de las personas integramos un poco de los 4 perfiles anteriores, pero casi siempre con una preferencia por uno de ellos. Ser capaz de entender cul es el perfil de nuestro interlocutor, la persona con funciones gerenciales o directivas de la PYME, nos ayudar a la hora de poner nfasis en unos u otros aspectos o argumentos en nuestra conversacin. Incluso nos servir para poder apoyarnos en algn elemento de soporte adicional