UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN

FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS

ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL EN INDUSTRIAS ALIMENTARIAS

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

INTEGRADO POR:

CLARET MAMANI MAMANI MILAGROS MAYHURE CHAMBILLA MARIELA CHOQUE ALBERTO DORIS LANCHIPA COHAILA FLOR MANSILLA LLANOS HILDA CHAMBI

PROFESOR: Lic. JUBER AMILCAR GAVIDIA ANTICONA

CURSO: TALLER DE LENGUAJE

ESPECIALIDAD: INDUSTRIAS ALIMETARIAS

TEMA: DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

TACNA-PERU 2012

DEDICATORIA

A Dios por ser nuestra gua espiritual y quien nos anima a seguir hacia adelante. A nuestro profesor, por su colaboracin a la realizacin de este presente trabajo monogrfico. A nuestros padres por su apoyo y comprensin, por ensearnos que la perseverancia y el esfuerzo son el camino para lograr nuestros objetivos en el futuro.

INDICE GENERAL

DEDICATORIA .....................................................................................................1 INTRODUCCION ..................................................................................................5 OBJETIVOS... .......................................................................................................4 CAPITULO I....6 1. Definicin del documento..7 2. Caractersticas del documento..8 3. Funciones del documento9 CAPITULO II.10 1. Tipos de documentos administrativos.11 2. Funciones de los documentos administrativos17 CAPITULOIII.20 1. Solicitud21 2. Memorndum..22 3. Carta..25 CONCLUSIONES REFERENCIA BIBLIOGRAFICA ANEXO...

RESUMEN

La redaccin administrativa hoy en da es muy importante en la sociedad ya que con esta nos desenvolveremos en el mbito laboral, ya sea en empresas privadas o pblicas. Es por ello que en el presente trabajo, producto del esfuerzo realizado en conjunto, nos hemos centrado en los documentos ms usados, de los cuales desarrollaremos: su utilidad, en que situaciones se emplean, cules son sus partes, entre otras. Al terminar esta lectura no solo sabr como redactar estos documentos administrativos sino tambin sabr cuando emplearlos y qu se necesita para su entrega. En el siguiente trabajo abarcaremos toda acerca de la redaccin, empezando por su concepto, tipos y los documentos administrativos ms usados hoy en da, tales son: el oficio, la solicitud, el memorando, la carta, el informe, el informe tcnico, el contrato y el currculo vitae. Abarcaremos tambin los conceptos, partes, clases y reas de difusin de los documentos

administrativos ya mencionados, para un mejor entendimiento del tema.

OBJETIVOS:

Conocer los conceptos generales de los documentos administrativos. Redactar correctamente diferentes clases de documentos. Analizar y comprender al redactar un documento.

CAPTULO I. DOCUMENTO
INTRODUCCIN Desde el inicio en que se crea lo que conocemos como informacin, la sociedad tena la necesidad de plasmar esas ideas por escrito, para que perdurara en el tiempo, ayudando a las personas en la organizacin, se cumplieran leyes que regulen las acciones de la sociedad y se diera a conocer los hechos relevantes de la historia. As que se cre lo que hoy conocemos como los Documentos en cualquiera de sus funciones, esos que

permitieran el desarrollo individual, grupal y sociocultural de cada uno como ser independiente, cubriendo parte de sus necesidades. Una vez que estos documentos tienen la informacin, deben recopilarse y preservarse con mucho cuidado si se encuentra en un Archivo de una institucin o en el de un hogar, ya que ellos son los que permiten la identificacin de cada ser humano a la hora de realizar cualquier trmite legal. A continuacin este trabajo describe detalladamente lo que serian los documentos desde su concepto ms general hasta conocer como se denomina en la archivstica, los procesos legales que los conforman a nivel nacional en Venezuela, sus caractersticas externas e internas, la relacin que tienen con la entidad productora, las caractersticas del documento de archivo, las funciones del documento, entre ellos (su valor testimonial cientfico/informativo: fehaciente, autentico e imparcial. La garanta de la democracia y del estado de derecho, la objetividad, la autenticidad, la originalidad etc.). Tambin se observara la clasificacin de los documentos de archivo, ya sea por su tipo o su tradicin. Los documentos administrativos que utilizamos para el desempeo

de nuestra vida diaria, por ello se puede decir, que estos primeros inicios de los documento han hecho que da a da se desarrollen y ya no sean solo de nuestra vida diaria, por ello se puede decir, que estos primeros inicios de los documento han hecho que da a da se desarrollen y ya no sean solo documentos sino, que cumplan funciones diversas como los administrativos, su definicin sea distinta, a medida que cambie las etapas, sus caractersticas, el carcter seriado: la gnesis, la exclusividad, la interrelacin, los tipos (documentos de iniciacin, de instruccin y terminacin), las funciones, el ciclo vital de los documentos, el valor de los documentos, las edades de los documentos (edad activa, semiactiva e inactiva).

Definicin de documento Entre los autores que ms han investigado la naturaleza del documento, destacan Paul Otlet y la francesa Suzanne Briet, ellos establecen que: Un documento es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas, pblicas o privadas, registrado en una unidad de informacin en cualquier tipo de soporte, en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte. El concepto de documento vara segn se le mire desde los puntos de vista de los profesionales de las distintas ciencias relacionadas con el mismo: historiadores, diplomatistas, juristas, archiveros, bibliotecarios,

documentalistas, muselogos, entre otros. En un sentido muy amplio y genrico, documento es un objeto corporal producto de la actividad humana, que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo. O el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene informacin Caractersticas de los documentos: Gnesis. Los documentos son el resultado de una actividad natural

dentro de la estructura orgnica de las instituciones.

Carcter

seriado:

Los

actos

administrativos

dan

lugar

un

documento, cuando estos se repiten a travs del tiempo y producen documentos similares constituyen series documentales Exclusividad: La informacin que contiene los documentos de archivo

rara vez se encuentra en otro documento con idntica extensin e intensidad Fiabilidad Esta se mantiene cuando no se aaden criterios de valoracin Integridad: Los documentos deben mantener sus caracteres internos y

externos intactos. Manejabilidad: Cada documento debe ser accesible, localizable,

recuperable, presentable e interpretable Testimonial: Sirven como prueba jurdica, social, econmica, poltica y

administrativa de la Nacin Fe pblica: se le otorga una garanta por parte del funcionario pblico

con el fin de evitar falsificaciones Interrelacin: Un nico documento no tiene ningn valor archivstico, los

documentos tienen valor al estar integrados a un conjunto (serie) Funciones del documento: Su funcin principal es la de soporte y registro de datos e informacin, sobre algn hecho o suceso. As como tambin transmitir informacin y servir de testimonio. El documento es el soporte material del conocimiento y la memoria de la humanidad y, si bien hay otras fuentes susceptibles de ofrecer informacin, como demandas a personas u organismos, asistencia a conferencias, programas de radio o TV, incluso estas tendrn su origen en documentos Importancia del documento: Los documentos sin importar su formato (papel, digital, etc.) son de vital importancia para la humanidad ya que ellos guardan muchas de las actividades que el hombre va desarrollando a travs del tiempo. Forman parte de su

bastin histrico y su legado ms grande. Ya que en ellos el hombre prcticamente guarda todo lo que realiza mientras interacta entre s y con su entorno. Los hay de muchos tamaos, colores y formas; as como tambin con distintas funciones. Los hay histricos, administrativos, judiciales y para usted de contar, todos con gran importancia para sus generadores y sus usuarios. Desde que el hombre invento la escritura y comenz a documentar su andar y vivir el documento escrito se convirti en el principal medio de transmisin de su historia ya que como dicen los expertos; la historia contada de manera oral y en la transmisin de persona a persona seguro se tergiversara y deformara a travs del paso del tiempo. Clasificacin de los documentos : Por el tipo documental

El tipo documental es el atributo de un documento de archivo, que se origina en la actividad administrativa a la que sirve este documento Arcngel Snchez Gmez 2008, clasifica a los documentos segn el tipo documental en: Dispositivos o imperativos: una persona asienta su autoridad con la

intencin de que esta sea obedecida. (Ley, decreto, resolucin sentencia, bulas, etc. Testimoniales o probatorios: Una autoridad asienta o acepta una

informacin, haciendo que tenga valor legal (registros de matrimonio, de propiedad, una patente, actas de reuniones, certificados emitidos, los balances y libros contables, etc. Informativos o noticiosos: Una persona cualquiera o institucin asienta

una informacin o noticia relacionada con una tramitacin (Oficios, cartas, memorndums, circulares, notas, telegramas, informes tcnicos y cientficos, documentos contables, administrativos, presupuestarios y otros incluidos en soporte magntico. Por la tradicin documental

La Tradicin documental se refiere al carcter o atributo de un documento de archivo que se origina en lo objetivo que persigue cada uno de sus ejemplares y permite clasificar tales ejemplares como original, copia, borrador y minuta. Por tradicin documental podemos encontrar: Original: es el ejemplar de un documento autentico, cuyo texto presenta

todos los requisitos que lo habilitan (habilitaron) para cumplir el objetivo al que est o estaba destinado. Copia: es el ejemplar de un documento que contiene el texto original

pero que no ha sido producido para cumplir el objetivo por el cual se cre el documento, por lo tanto, omite requisitos del original o lleva la advertencia ES COPIA Borrador: es un documento provisional, preparatorio previo al ejemplar

original. No cumple ms requisitos que contener el texto. Se encuentra en situacin marginal con respecto a la archivala, ya que no suele ser considerado parte de ella. Minuta: es un boceto, esquema o enumeracin de asuntos que habrn

de volcarse al documento original. Notas de lo dicho en una reunin. Esquema que un jefe entrega a su secretaria para que redacte una carta. No forma parte de la archiva la.

CAPTULO II DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:

Definicin de documento administrativo Es toda expresin en lenguaje oral, escrito, natural o codificado, grabada en cualquier clase de soporte material, y cualquier expresin grafica, testimonio de la existencia, de las actividades o de las funciones de una persona fsica o jurdica, con exclusin de las obras publicadas que integran el patrimonio bibliogrfico.

Segn el autor Manuel Vsquez, es un soporte modificado por un texto al

adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin impartir una orden, probar algo o meramente transmitir una informacin, til para el tramite.

Caractersticas del documento administrativo Se pueden apreciar una serie de caractersticas que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo.

Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no estn destinados a la produccin de efecto alguno como son, por ejemplo, los resmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organizacin administrativa.

Son emitidos por un rgano administrativo: El emisor de un documento administrativo - aqul que lo produce - es siempre uno de los rganos que integran la organizacin de una Administracin Pblica.

Un documento es vlido cuando su emisin cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.

Tipos de documentos administrativos: Documentos de iniciacin

Acuerdo de iniciacin del procedimiento Es el documento por el que se inicia un procedimiento administrativo de oficio, por ejemplo: el acuerdo de iniciacin de un procedimiento sancionador. Los procedimientos se inician de oficio en los siguientes casos: cuando por propia iniciativa el rgano competente lo considera oportuno, como consecuencia de orden superior, por peticin razonada de otros rganos o por denuncia. El documento debe, adems, ser notificado a los posibles interesados.

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Requerimiento de subsanacin de defectos en la solicitud Es el documento a travs del cual se comunica al interesado en un procedimiento que la solicitud por el presentada no rene todos los requisitos o no acompaa todos los documentos que se exigen en la normativa correspondiente, por lo que se notifica esta incidencia a efectos de que subsane tal deficiencia en un plazo determinado (10-15 das), ya que de lo contrario se considera que ha desistido y el procedimiento se archivara, terminando su tramitacin. Peticin de mejora voluntaria de la solicitud Este documento puede ser utilizado en aquellos procedimientos que se han iniciado a solicitud del interesado, y en el que el rgano competente aprecia que la solicitud recibida puede ser modificada o mejorada voluntariamente por el interesado por considerarlo conveniente para el desarrollo del procedimiento. Por ejemplo un procedimiento de concesin de una subvencin, iniciado por un interesado que solicita unos importes menores a los que en la norma reguladora de ese procedimiento se le conceden, por lo que cabra modificar o mejorar esa solicitud. Acuerdo de adopcin de medidas provisionales Estos acuerdos se adoptan en aquellos procedimientos administrativos en los que se quiere, existiendo elementos de juicio para ello, asegurar los efectos de la resolucin que en su da se dicte y para ello el rgano administrativo competente acuerda las oportunas medidas provisionales que estarn vigentes durante el tiempo que dure el procedimiento. Acuerdo de acumulacin de procedimientos La acumulacin de procedimientos se da en aquellos supuestos en que tanto si estos se han iniciado de oficio como a solicitud del interesado se detecta que por tener elementos comunes, por ejemplo en el contenido del procedimiento, pueden acumularse o unirse para que su tramitacin se lleve a cabo conjuntamente.

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Acuerdo de prctica simultnea de trmites Es el documento a travs del cual se notifica a las personas interesadas en un procedimiento que se van a llevar a cabo varios trmites del procedimiento en un mismo acto al tener entre ellos una naturaleza similar. Documentos de instruccin

Acuerdo de apertura de un perodo de prueba Es el documento a travs del cual el rgano competente en la tramitacin de un procedimiento notifica a las personas interesadas en el mismo que se abre un perodo probatorio, en el que se practicarn pruebas (bien las solicitadas por los interesados, bien las acordadas por el rgano) para acreditar los hechos que se valoran en el procedimiento. Acuerdo de prctica de prueba Es el documento a travs del cual el rgano competente en la tramitacin de un procedimiento comunica a las personas interesadas en el mismo, el da, hora y lugar en que se llevaran a cabo las pruebas cuya prctica se ha acordado en el procedimiento. Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas. Es el documento a travs del cual el rgano competente en la tramitacin de un procedimiento rechaza las pruebas que han sido propuestas por el interesado o interesados en el procedimiento, notificando esta circunstancia a los mismos e indicando los motivos de ese rechazo. Oficio de peticin de informe preceptivo no determinante Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicacin entre unidades y rganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan aquellos informes que no siendo preceptivos por establecerse as en la normativa aplicable, a juicio del rgano competente no resultan imprescindibles para la resolucin del procedimiento. Si estos informes no son emitidos en el

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plazo previsto legalmente no se interrumpe el plazo que se tiene para resolver un procedimiento, sino que se contina la tramitacin del mismo. Oficio de peticin de informe preceptivo determinante Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicacin entre unidades y rganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan aquellos informes que, siendo preceptivos por establecerse as en la normativa aplicable, a juicio del rgano competente resultan imprescindibles para dictar la resolucin de un procedimiento. Si estos informes no son emitidos en el plazo previsto legalmente se interrumpe el plazo para resolver el procedimiento, y por tanto no se podr seguir con la tramitacin del mismo hasta que no se reciba dicho informe. Oficio de peticin de informe facultativo Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicacin entre unidades y rganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan aquellos informes que sirven para obtener datos, opiniones o valoraciones que el rgano administrativo estima convenientes para resolver un procedimiento, pero que la normativa aplicable no exige que se soliciten. En ningn caso su no recepcin puede suponer una interrupcin de plazos en la tramitacin de dicho procedimiento. Citacin de comparecencia La citacin es una notificacin a travs de la cual se le comunica al interesado o interesados en un procedimiento que han de comparecer ante las oficinas pblicas, indicndose al efecto el lugar, fecha, hora y objeto de la comparecencia, as como las consecuencias que acarrea el no personarse en las citadas dependencias. Concesin del trmite de audiencia Es el documento a travs del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento que se ha iniciado el trmite de audiencia. Con este trmite el

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interesado o interesados tienen la posibilidad de examinar, en un plazo que viene determinado legalmente, el procedimiento que se est llevando a cabo, a la vista del cual pueden formular nuevas alegaciones o aportar nuevos documentos que consideren importantes para la resolucin que en su da se dicte. Acuerdo de apertura del perodo de informacin pblica Es el documento a travs del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento la decisin del rgano competente de abrir un periodo de informacin pblica para dar a conocer a cualquier persona fsica o jurdica que est interesada los trmites de un procedimiento, para ello se determina, un lugar un plazo y un horario, durante el cual se podrn presentar las alegaciones que se estimen convenientes. Acuerdo de ampliacin de plazos Es un documento a travs del cual el rgano competente en la tramitacin de un procedimiento notifica al interesado o interesados en el procedimiento que se han ampliado los plazos que legalmente estn establecidos para resolver el mismo, ello siempre y cuando no se perjudiquen derechos de terceras personas y las circunstancias del procedimiento as lo aconsejen. Esta ampliacin de plazos la puede conceder la Administracin de oficio o a peticin de los interesados. Existen dos supuestos de ampliacin: 1. Una ampliacin de plazos que no exceda de la mitad de los establecidos por la normativa aplicable. Esta ampliacin puede concederse de oficio por la Administracin o a peticin del interesado y siempre que no se perjudiquen derechos de terceras personas. 2. Una ampliacin de plazos no superior al plazo inicialmente establecido por la normativa aplicable a la tramitacin de un procedimiento. Esta ampliacin la decide de oficio la Administracin en aquellos supuestos en que el volumen de solicitudes formuladas por los interesados en un

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procedimiento impidan el cumplimiento de los plazos previstos en el citado procedimiento. Acuerdo de tramitacin de urgencia Es el documento a travs del cual el rgano competente en la tramitacin de un procedimiento acuerda bien de oficio o bien a solicitud del interesado la reduccin a la mitad de los plazos establecidos legalmente para la resolucin un procedimiento. Acreditacin de la notificacin Es una diligencia a travs de la cual consta que se ha practicado la notificacin al interesado o interesados en la tramitacin de un procedimiento de un determinado acto o actos. En este documento se reflejan entre otras cuestiones, el medio utilizado para llevar a cabo la notificacin: fax, servicio postal, mensajera, etc., as como las circunstancias que han concurrido en la prctica o no de la notificacin: si se ha notificado al interesado, su representante, si la notificacin ha sido rechazada, si es desconocido el lugar de la notificacin, etc. Documentos de terminacin

Resolucin de caducidad por paralizacin del procedimiento imputable al interesado Esta resolucin la adopta el rgano administrativo competetente en aquellos procedimientos iniciados a solicitud del interesado y que por motivos imputables al mismo el procedimiento ha quedado paralizado durante un tiempo superior al establecido legalmente, llegndose en este caso al archivo del expediente y a su notificacin al interesado. Resolucin de caducidad de procedimientos iniciados de oficio susceptibles de producir efectos desfavorables o de gravamen Esta resolucin la adopta el rgano administrativo competente en aquellos procedimientos que se han iniciado de oficio y en los cuales no se ha dictado

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resolucin expresa en el plazo mximo para resolver y notificar. Esta resolucin slo se produce en aquellos supuestos de procedimientos iniciados de oficio y que sean susceptibles de producir efectos desfavorables o de gravamen.

Resolucin tipo La resolucin es el documento administrativo que recoge las decisiones del rgano competente que pone fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en ste. Resolucin de inadmisin Es el documento que recoge las decisiones del rgano competente en cuanto a la inadmisin de una solicitud de reconocimiento de derechos que no estn previstos en el Ordenamiento Jurdico o son manifiestamente carentes de fundamento. Certificacin de acto producido por silencio administrativo Es un documento que la Administracin expide a peticin del interesado cuando la misma no ha dictado resolucin expresa en un procedimiento en el plazo legalmente establecido. La certificacin de acto producido por silencio administrativo tiene la misma validez que si se hubiese dictado resolucin expresa. Acuerdo de suspensin de la ejecucin de un acto Este acuerdo lo adopta el rgano administrativo competente, bien de oficio o a solicitud del interesado, en aquellos procedimientos en los que la ejecucin de la resolucin pudiera causar perjuicios de imposible o difcil reparacin para lo cual pueden adoptarse las medidas cautelares necesarias para asegurar la proteccin del inters pblico y la eficacia de la resolucin.

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Funciones de los documentos administrativos

Funcin de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza as la conservacin de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, as como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

Funcin de comunicacin. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicacin de los actos de la Administracin. Dicha comunicacin es tanto interna - entre las unidades que componen la organizacin administrativa - como externa - de la Administracin con los ciudadanos y con otras organizaciones.

Ciclo vital de los documentos Enfoque prctico sobre el estado del arte del expediente electrnico, desde el punto de vista de las iniciativas reguladoras, de herramientas informticas, de gestin administrativa y de mejora de la calidad de vida de la ciudadana.

Ciclo de vida de un expediente electrnico, y de los documentos que lo compongan, entrando en detalle en su creacin, tramitacin, resolucin, notificacin y archivo (o eliminacin).

Valor de los documentos El valor de los documentos se determina por la utilidad que presten en forma inmediata o futura. Por ello, podemos clasificar en valor primario y secundario.

Tendrn valor primario los documentos que valoras de utilidad inmediata, entre los cuales tendrs los relacionados con aspectos administrativos que pueden ser: ingreso a la universidad, matrculas, contratos de servicio y otros que consideras, conservar en tu archivo, tendrn valor primario.

Tambin encontrars los de aspecto contable o fiscal que tienen que ver con movimientos de carcter monetario.

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Los de aspecto legal que en su mayora lo tiene implcito. El aspecto legal de un documento representa los marcos que determina la Ley para respaldar derechos u obligaciones. Por ejemplo, si tienes prstamos a travs del Icfes o compromisos que haces con la universidad para el pago de su semestre.

Sern de valor secundario aquellos que valoras a futuro. Este valor se subdivide a su vez en dos categoras: predecible o evidenciar o sea, cuando la importancia de la informacin puedes detectarla fcilmente y deseas conservarla en forma permanente o determinas destruirla.

CAPITULO III SOLICITUD: 1. Concepto:

Es un documento de uso oficial, que puede ser utilizado por una persona natural o jurdica, para pedir a una autoridad administrativa el otorgamiento de un derecho que nos asiste.

Por ejemplo: requerir constancias, certificados de estudios o de trabajo, hacer trmites judiciales, solicitar reconocimientos, etc.

La Solicitud se redacta en papel simple, algunas entidades proporcionan el documento impreso con la razn social, tan solo, para ser llenado por el usuario con informacin especfica sobre lo que solicita. 2, Partes de la solicitud: a) SUMILLA: Solicito: Certificado de estudios.

b) DESTINATARIO: Hermana Directora del Colegio Fe y Alegra N10 Seor Director General de la RENIEC

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c) TEXTO O CUERPO: Consta de tres aspectos:

Introduccin.- En l se indicar los datos personales del solicitante como: nombres, domicilio, documentos de identidad, etc.

La Explicacin.- Se expondr los motivos o causas en que basa su peticin o reclamo.

El Cierre.- Palabras con las que dan por terminada la solicitud y a la vez reincide en lo solicitado d). LUGAR Y FECHA: Se debe colocar correctamente la fecha en la solicitud.

e). FIRMA: Anexos Y Adjuntos.

f). CON COPIA (C.C) En ocasiones se adjunta copia del DNI, etc.

3) Clases De Solicitud:

a) Solicitud individual: Gestiona la atencin de un derecho en forma individual. Por ms que una medida administrativa afecte por igual a dos o ms personas, cada cual deber presentar su solicitud por separado.

b) Solicitud colectiva: Se emplea para pedir la atencin de un derecho que se considera de inters colectivo. Recibe el nombre de memorial.

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 La sumilla y el texto del memorial se redactan en primera persona plural. El exordio se elabora en trminos generales o puede especificar el domicilio legal de los solicitantes o identificar la comunicacin entre los petitorios y la autoridad destinataria. El texto del memorial casi siempre contiene varios

considerandos o fundamento. Los que firman el memorial lo hacen anotando el numero de sus DNI a veces hasta sus direcciones domiciliarias.

MEMORANDUM: 1. Definicin:
El trmino Memorndum ostenta un origen latino, que en trminos generales refiere a cosa que debe ser recordada, en tanto, el mismo, de acuerdo al uso y el contexto en el cual se lo utilice tiene diferentes significados. Entonces en su referencia ms bsica, memorndum refiere a aquel informe en el cual se expone determinada cuestin la cual deber ser tenida en cuenta llegado el momento de tratar el asunto o cuestin con aunque tambin, en vez del formato de informe, el memorndum puede ser un cuaderno o anotador destinado a tales efectos en el cual un individuo o empresa apuntar todas aquellas cuestiones que sean imprescindibles de recordar. Por otra parte y en un contexto diplomtico, se llamar memorndum a aquella comunicacin a travs de la cual se recapitulan hechos y razones que debern ser tenidas en cuenta en los asuntos ms importantes que forman parte de la agenda de la delegacin diplomtica en cuestin. Casi siempre los memorndums de este tipo no son firmados por nadie.

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Tambin, un memorndum puede ser aquella nota que se enva por mano a una persona que pertenece a la misma oficina, dependencia, institucin, e incluso a resguardo bancario, con el objetivo de comunicarle determinado asunto. Si bien el trmino correcto es el de memorndum tal como lo hemos estado utilizando y mencionando nosotros, resulta muy comn y frecuente que la gente cambie a esta por la palabra memorando y la use en nombre de memorndum. La palabra memorando es en realidad una derivacin del plural del vocablo original, memorando. Asimismo, el trmino memorndum es muy utilizado como sinnimo de oficio. En este sentido, se trata de un documento o comunicacin escrita de carcter oficial o protocolo, siendo su principal funcin la de relacionar a los rganos administrativos de mayor jerarqua. El memorndum de este tipo se utiliza para comunicar consultas, disposiciones, rdenes e informes. Tambin puede cumplir las funciones de invitacin, felicitacin, colaboracin y agradecimiento, entre otras variantes. 2) Partes Del Memorndum: El memorando tiene las siguientes partes obligatorias: Lugar y fecha Cdigo Destinatario Asunto Cuerpo Despedida o antefirma Firma y pos firma "con copia" Pie de pgina. Y las siguientes complementarias:

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Membrete Nombre del ao Referencia Sello Anexo

Referencias finales. Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorndum consigna casos de poca trascendencia. El asunto, por ejemplo, puede excluirse en exposiciones muy cortas; la antefirma no es necesaria cuando el frecuente trato ha establecido confianza entre los corresponsales y rutina en los trmites; la direccin se reduce en muchos casos al nombre del destinatario, etc. Recordamos que la utilizacin del memorndum es interna, es decir, slo dentro de la empresa. 3) Clases De Memorndum: 1. Memorando simple: Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir y transcribir documentos; dar a conocer la realizacin de actividades y la ejecucin de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. Se usan Dentro de una dependencia y entre dependencias. Caractersticas: Comparte las mismas caractersticas con el oficio simple, pero con la diferencia que en el cdigo lleva la palabra "memorando" como nombre del documento.

2. Memorando mltiple:

Se utiliza para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin, en forma simultnea, a varios destinatarios. Caractersticas:

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Tiene las mismas caractersticas que posee el oficio mltiple, con la diferencia que emplea "memorando mltiple" como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen como el nombre de "memorando circular".

CARTA:
1) Definicin: Una carta es un medio de comunicacin escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario). Normalmente, el nombre y la direccin del destinatario aparecen en el enfrente del sobre. El nombre y la direccin del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos). Existen cartas sin remitente, en las que no est anotada la direccin de quien enva la carta, bien por olvido o por omisin consciente del remitente. La carta puede ser un texto diferente para cada ocasin, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, slo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo. 2) Partes de la carta: Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes conceptos:

Encabezado: nombre, direccin, fecha del da y lugar al que se dirige. Saludo: personal o consolidado en frmulas establecidas. Exposicin del asunto, con los temas pertinentes. Despedida: escribir el nombre en la parte inferior de la carta. Firma clara o tambin puede llevar su nombre.

La carta tambin se compone de:

Membrete: nombre, direccin, telfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).

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Fecha: ciudad, entidad federativa, da, mes y ao en que se expide la carta

Domicilio: nombre, direccin, ciudad y cdigo postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).

Vocativo: expresin de cortesa que une al firmante con el destinatario.

Texto: exposicin del asunto que motiva la carta. Despedida: expresin de cortesa que da trmino a la carta. Antefirma: razn social o denominacin de la casa. Firma: nombre completo del remitente y su rbrica. finales: inciales, maysculas y minsculas

Referencias

respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.

Otros datos: indicaciones de los anexos que se envan o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.

Oyente: quien es el que recibe el mensaje. Remitente: es quien enva la carta.

3) Estilos de Cartas: El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

Formal, Una carta formal es la comunicacin entre dos personas que no se conocen o en la que el tema a tratar obliga a la utilizacin del lenguaje formal. Suelen utilizar ciertas frases comunes para dirigirse a quien se enva la carta denominadas frmulas de cortesa.

Coloquial o informal, si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.

Familiar, que podra ser un derivado de la anterior, con la nica diferencia de que sta es especficamente para familiares.

Muy formal En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Adems, al momento de colocar a quin se dirige la carta debe

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ponerse: Seor/Seora (su cargo. Ej.: Directora de la institucin) Don/Doa (nombre y apellido). 4) Clases de Carta:

Amistosas o familiares.

Las que mandamos a personas con las que tenemos confianza. La familia o los amigos.

Relaciones sociales.

Las que mandamos a la familia o amigos con motivo de un bautizo, cumpleaos, boda.

Comerciales o profesionales.

Las que utilizan las empresas o bancos.

Circulares.

Cartas para muchas personas al mismo tiempo.

OFICIO:
1) DEFINICIN: El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etctera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

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2) CLASES Oficio mltiple Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a ms de un destinatario, y por esta razn las instituciones o dependencias incluyen el nmero de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, adems, para agilizar el proceso que dure la documentacin. El texto de este tipo de documento se basa en la emisin de rdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a

diferentes oficinas o despachos simultneamente. El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarqua. La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante lo cual es importante recordar que: el nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir; en el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribucin, que viene a ser la ltima parte de este tipo de oficio (vase ejemplo).

Oficio de transcripcin La palabra transcripcin nos indica la finalidad de este tipo de redaccin: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio. El tipo de trato y/o relacin que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servir para transcribir informes relevantes e importantes. tambin nos indica la finalidad del partido.

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3) PARTES: Membrete: Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio. Nombre de ao: Es la denominacin que se le da al ao actual P.Ej. "Ao de la Paz Mundial". Lugar y fecha: Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el da, el mes y el ao en curso.

Numeracin: En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorndum; la palabra oficio con maysculas, seguida del nmero de expedicin y separada por una lnea oblicua y, a continuacin, las siglas de la oficina de procedencia con letras maysculas, separada por una lnea oblicua y el ao en curso.

Destinatario: Es la parte que abarca cuatro lneas o ms, segn lo requerido. Aqu se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

Asunto: Es la cuarta parte y se escribe con maysculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicar en el cuerpo.

Referencia: Es la quinta parte que se usa, slo cuando es necesario mencionar la numeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra tambin se escribe con mayscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del

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oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

Cuerpo o texto: Es la parte central del documento, donde se dar a conocer el mensaje de la comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como: "Tengo a bien comunicarle..." "Me es muy grato comunicarle..." "Tengo el honor de dirigirme...

Despedida: En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen, tambin, expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideracin y estima personal. Atentamente,

Firma y pos firma: Firma:- Se escribe la rbrica a mano. Pos firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo.

Iniciales: Al igual que en el memorndum, las iniciales del remitente se escriben con letras maysculas y, en minsculas, las de la persona que mecanografi el documento.

Anexo: Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como catlogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

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Distribucin: Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; aqu se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

EL INFORME
1) Definicin: Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminacin de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de inters. La autoridad puede pedir que personas particulares informes sobres sus hechos o situaciones que conocen y que considere tiles para esclarecer para solucionar problemas. El informe tiene carcter de declaracin jurada, quiere decir que la persona que informe debe informa la verdad de lo contrario podr ser sancionado administrativo y penalmente. Segn los casos el informe puede ser breve o pormenorizado por lo tanto, de extensin variable, pudiendo abarca incluso varias pginas. As mismo puede ser elaborado y firmado por ms de una persona e ir acompaada de cuadros, fotografas, videos, grabaciones, testimonios, declaraciones, resmenes, disquete, separatas, facturas, recibos, u otros documentos. Para sustentar la informacin que se proporciona. l informe es utilizado por trabajadores del sector pblico y privado y se redacta en papel A4. rea de difusin: El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institucin u empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel. Facultad para firmar informe: Los servidores que no desempean cargos para dirigirse a sus jefes inmediatos. Los que ocupan cargos para que se comunique con sus superiores y con los de igual jerarqua.

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2) Partes del informe: Lugar y remitente N de informe Remitente Destinatario Motivo Cuerpo Conclusin Despedida Firma

3) Clases: Existen diferentes criterios para clasificar los informes. Por ejemplo: en PNP los divide en administrativos y policiales en base al asunto que trata. Nosotros, tentativamente, lo clasificamos en ordinario,

extraordinario y tcnicos teniendo en cuenta las personas que las emplea, la rigidez que observa en su redaccin y regularidad que se presentan: Informe ordinario: Usos: Lo usa los que desempea cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones programadas, sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque proporciona informacin sobre el avance de periodos determinados en las que se ejecuta dichas acciones. Adems constituye un verdadero documentos de trabajo por esto su informacin debe ser fra, objetiva e imparcial. Caractersticas: Es regular y rgido Puede ser diario, semanal, mensual, quincenal, bimestral, trimestral, semestral, y otros. Su remisin es obligatoria. Por lo general es enumerado.

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La mayora lleva titulo y es enviado con oficio o memorando de remisin. Hay dependencia que usa formulario de acuerdo con la informacin que reporta.

Informe extraordinario: Usos: El informe extraordinario lo usan los que desempean cargos, los responsables o miembros de comisiones ( tenga o no responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para

comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo. caractersticas. Es irregular y flexible, es decir, nos e fijan periodos estrictos para su remisin y normas rgidas para su redaccin. Los miembros extraordinarios se envan: A pedido de la autoridad, Cuando necesario comunicar sobre el avance o

culminacin de una tarea encomendada, haya o no peticin de la superioridad, y Si se presentan casos imprevistos de inters. Pueden ser numerados o no. La numeracin de los informes extraordinarios e obligatorios solo si el remitente desempea cargo administrativos. Son enviados directamente, sin oficio ni memorando de revisin. No llevan titulo.

Observaciones: Los informes que presentan los servidores que no desempea cargos administrativos no llevan numeracin ni siglas, los mismos que los memorando que remiten. Los informes ordinarios y extraordinarios llevan en el cdigo la sola denominacin de "Informe".

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Informe tcnico: Usos: El informe tcnico lo usan los especialistas para informar sobre acciones ejecutadas en el cumplimiento de la emisin. Se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad. Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de juicio, orienta acciones o solucionan problemas u hechos delicados que requieren conocimientos especializados. Es un instrumento valioso para la toma de decisiones. Caractersticas: El cdigo lleva "informe tcnico" como nombre de documento. Uso obligatoriamente "referencia" Es numerado El que firma lo hace con su respectivo sello de colegiatura. Subttulos del texto del informe tcnico:

Introduccin.- Que especfica el motivo o las razones que impulsa la redaccin del informe. Antecedentes.- Que ofrece una breve historia de cmo se suscitan los actos. Anlisis.- Examinan minuciosamente los hechos, en base antecedentes, argumentos, pruebas, cargos y descargos y disposiciones legales.

Conclusiones.- Que contiene la deduccin lgica del anlisis que realiza, relacin directo a hechos e ideas expuestas. En las conclusiones todo aquello que fluye se presenta y expresa en forma directa.

Recomendaciones.- Que sugiere posible soluciones con relacin al asunto tratado. La autoridad es libre de tomar en cuenta en la toma decisiones.

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CURRCULUM VTAE:
1) Definicin: El plural de currculum se mantiene invariable.2 Cuando se hace referencia al conjunto de asignaturas o materias que comprenden una carrera o estudio se prefiere la forma currculo. En otros idiomas, como vtae se el ingls o el francs, el

trmino currculum

puede

abreviar

simplemente

como C.V. o sustituirlo por rsum, es decir, resumen o su equivalente en cada idioma. Se suele reservar la

expresin currculum vitae o simplemente vita para los prolijos currculos acadmicos. 3 Tiene su epestime del griego: correr, andar ligero, marchar. 2) Tipos de currculum vtae: Cronolgico: consiste en ordenar el currculum vtae del ms antiguo al ms reciente. No es recomendable cuando se ha cambiado de trabajo con frecuencia. Inverso: permite destacar la experiencia laboral reciente. Recomendable si sta tiene relacin con el puesto de trabajo al que aspiramos. Temtico o Funcional: consiste en ordenar el currculum vtae por bloques temticos. Recomendable cuando la experiencia es muy dispersa o cuando hay grandes espacios de tiempo en los que no se ha trabajado. 3) Preparacin del curriculum vtae: Se debe tener en cuenta que la primera impresin de un empleador hacia el postulante ser el currculum para ello deber elegir un formato claro, preciso, corto y sin exageraciones, falsedades o que se encuentre incompleto.

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El aspecto deber ser ordenado, prolijo, fcil de mirar y leer, y adems agradable. Puede llegar a estar acompaado de una Carta de Presentacin.

En cuanto a la redaccin debe ser lo ms directo y breve posible, sin palabras difciles o frases rebuscadas. Se puede utilizar negrita o cursiva en las reas que se intenta resaltar. No deber contener errores ortogrficos ni de ningn tipo.

4) SECCIONES DEL CURRICULUM VTAE: Encabezado: Esta seccin contiene todos los datos bsicos de la persona o algunos de ellos: nombre, domicilio, nmero de telfono, direccin de correo electrnico, edad, estado civil, nmero de hijos, fecha de nacimiento. Puede tambin agregarse disponibilidad horaria. Objetivo: El objetivo profesional deber establecer de forma clara, concreta y precisa cul es el tipo de trabajo que se quiere realizar. Es como un resumen del currculum en un par de lneas quedando claro que es lo que quiere la persona y cules son sus puntos fuertes. Algunos autores opinan que ste es la parte ms importante del currculum ya que no refiere al pasado sino a lo que se pretende conseguir y precisamente en la empresa a la que se le envi el currculum. El objetivo puede contener cuatro elementos: tipo de empleo que se desea conseguir, tipo de empresa en la que le gustara trabajar, habilidades o puntos fuertes de la persona en relacin con el puesto que se solicita, progreso que desea conseguir con el transcurso del tiempo.

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Historia Laboral: Puede ser ascendente o descendente, recomiendan el comenzar por el ltimo trabajo. Se debern indicar los datos de nombre de la empresa, fechas de ingreso y egreso, posicin ocupada, principales logros o funciones que haya tenido.

Educacin: Desde el ltimo ttulo obtenido y su lugar de realizacin, ao de finalizacin e institucin educativa. Los cursos e idiomas suelen ir bajo esta seccin en ellos se debern agregar los mismos datos y, en el caso de tener diferentes nivelaciones, como en el caso de los idiomas, el mayor nivel alcanzado.

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CAPITULO IV
CONCLUSIONES: Con el trabajo se ha logrado conocer minuciosamente las partes, las clases y estilos de los diferentes documentos administrativos.

Para una correcta redaccin se debe realizar con buena ortografa.

Se debe seguir las partes de los documentos.

Se debe respetar las partes de los diferentes documentos, para logra una correcta redaccin.

La redaccin que se lleve a cabo por cualquier persona depender del lugar donde trabaje, el documento que utilice, el destinatario, entre otros factores.

Existe una gran diferencia en la forma de redactar de un cientfico, literario, periodista, comerciante, un juez y una persona en particular.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS: MANUAL DE REDACCION ADMINISTRATIVAS OTTO VALLADARES RODRIGUEZ http://www.redaccioncientifica.com.ar/home.html http://www.uniquindio.edu.co/uniquindio/facultades/humanas/comunicaci onsocial/uniquindio/assets/documentos/1/04_redaccion1.pdf http://www.editum.org/Que-Es-La-Redaccion-Comercial-p-229.html

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ANEXOS:

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