EMPRESA: NIT: PERIODO: P/T:

COLTABACO S.A 900.564.435-5 2011 MEMORANDO DE PLANEACION

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OBJETIVO Evaluar las actividades diseadas para los procesos misionales y de apoyo de la empresa con la finalidad de opinar si estos contribuyen al logro de la prosperidad de la organizacin. ENFOQUE Para efecto de esta auditora utilizaremos un enfoque de cumplimiento. ALCANCE Nuestro trabajo de auditora ara nfasis en la evaluacin de las reas de compras, venta, crditos y cobranzas, calidad y personal. RECURSOS Humanos de la Auditoria Nombre Dina Roldan Quiones Dayan Naranjo Echeverry Erlis Ceballos Llorente Greis Jaramillo Osorio Isael Gaviria Prez Funcin Auxiliar Auxiliar Auxiliar Supervisor Director Firma ________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________

Humanos de la Empresa Fisicos

CRONOGRAMA DE AUDITORIA

EMPRESA: NIT: AREA: PERIODO: P/T:

COLTABACO S.A. 900.564.435-5 COMPRAS 2011 LISTA DE CHEQUEO

LC1

REF

PREGUNTAS 1. Conoce el personal del rea de compras los objetivos de la misma? 2. Son claros y comprensibles los objetivos del rea de compras? 3. Existe un departamento de compra en la empresa? 4. Existe un manual donde estn debidamente formalizadas la funciones de los cargos relacionados con el departamento de compra? 5. Segn el volumen comercial se justifica que la empresa tenga un departamento de compras? 6. Adems del departamento de compra existe otro personal con facultad para realizar la misma actividad?

SI X X X

NO

NAP

X X X

7. La persona que aprueba las ordenes de compras cuenta con la informacin pertinente y est calificada para realizar dicha funcin? 8. Se verifica la calidad de los productos antes de adquirirlos? X 9. Se verifica peridicamente que los cambios por vencimiento en la mercanca sea realizada a tiempo? X 10. Se realiza una coordinacin adecuada entre el departamento de compras y el control de cantidad? X 11. Se verifica peridicamente las solicitudes de compras? 12. Las cotizaciones registradas en el rea de compra se le realizan los anlisis correspondientes? 13. Se est cumpliendo con la programacin de compras y entregas? 14. Existe un adecuado procedimiento de entrega y recibo de materiales? X X X X

15. Se realiza estudio de mercado con el objeto de adquirir sustitutos? X 16. Se verifica si se hace el anlisis adecuado en el departamento de compras comparativamente? X 17. En el proceso de diseo y desarrollos de productos ya establecidos ya se tiene en cuenta la reingeniera? X 18. Se tiene encuentra los materiales de desechos, obsoletos y otros en el consecutivo anlisis de racionalizacin? X

EMPRESA: NIT: AREA: PERIODO: P/T: REF

COLTABACO S.A. 900.564.435-5 COMPRAS 2011 LISTA DE CHEQUEO SI NO

LC2

PREGUNTAS 19. Se cumplen los procedimientos definidos en el departamento de compras? 20. Estn las compras debidamente documentadas como estn Enmarcadas en el manual de procedimientos? 21. Se encuentra la documentacin actualizada y bajo disposicin de la persona indicada? 22. Se verifica si los procedimientos cubren los aspectos de actualizacin? 23. En el proceso de compras existen indicadores de funcin? 24. Se estn elaborando planes de trabajo a tiempo para cumplir con los compromisos de la empresa? 25. Los planes y programas formulados tienen la debida coordinacin? 26. Se lleva a cabo la compra de materiales de consumo y la de pequeos volumen con una optima programacin y control? 27. El departamento de compra tiene estrategia optima para evitar compras en exceso o reducir al mnimo la caducidad del inventario? 28. Tiene polticas formalizadas para el rea de compras? 29. La empresa posee niveles en las polticas establecidas? 30. Actualmente rigen polticas sobre tolerancia, calificaciones tecnicas y periodos de entregas? 31. Existen polticas sobre la seleccin de proveedores fuera del departamentos de compras?

NAP

X X X X X

X X X

X X X X X

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COLTABACO S.A. 900.564.435-5 VENTAS 2011 LISTA DE CHEQUEO SI X X NO

LC3

PREGUNTAS 1. Conoce el personal del rea de compras los objetivos de la misma? 2. Son claros y comprensibles los objetivos del rea de ventas? 3. Existe un manual donde estn debidamente formalizadas las funciones de los cargos relacionados con el departamento de venta? 4. La programacin de los objetivos y planes para el logro de las metas propuestas por la administracin, es la adecuada? 5. Estn las polticas de ventas formalizadas por escrito de forma clara y comprensible? 6. Existen polticas relacionadas con la asignacin de metas en el Volumen de venta. 7. Existe un programa de incentivos y bonificaciones para el cumplimiento de metas en los volmenes de ventas? 8. Se elabora planes de pronsticos de ventas? 9. Se cuenta con informacin real y pertinente para evaluar sus oportunidades en el mercado? 10. La informacin sobre el estudio de mercado se encuentra debidamente organizada? 11. La informacin obtenida en estudio de mercado es til para el logro de los objetivos corporativos e institucionales. 12. El tipo de informacin que se maneja en el estudio de mercado es la adecuada? 13. Los productos y servicios ofrecidos por la empresa satisfacen las nesecidades de los consumidores? 14. Los planes de mercado tecnia estn fundamentados sobre bases de reaccin y explotacin comercial? 15. Se realizan controles y revisin de los niveles de desempeo segn los planes de mercadeo? 16. Se establecen proyecciones, presupuestos para los controles de materia de mercadeo institucional? 17. Se realizan campaas de promocin y publicidad en la empresa? 18. Se han realizado anlisis crticos sobre operaciones comparativas de las empresas competidoras? 19. Se efecta anlisis sobre los recursos financieros invertidos en promocin y publicidad?

NAP

X X X X X

X X X X X X X X X X X

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COLTABACO S.A. 900.564.435-5 VENTAS 2011 LISTA DE CHEQUEO SI NO

LC4

PREGUNTAS 20. Se encuentran destinados los procedimientos de registros del departamento de ventas? 21. Se encuentran documentados los procedimientos de registro de ventas en manuales de procedimientos? 22. La empresa tiene actualizado los registros y movimientos de las ventas diarias? 23. Los procedimientos de cumplimiento abarcan todos los aspectos necesarios para el buen funcionamiento de las ventas?

NAP

X X X X

24. se elaboran planes de trabajo eficientes y eficaz para el cumplimiento de la fuerza en venta? X 25. Se formulan planes y programas en coordinacin de la administracin?X 26. Se est llevando a cabo una buena programacin en el de calidad? X 27. Son apropiados los precios de venta estipulados a los bienes y servicios ofrecidos en el mercado? X 28. El personal encargado de la fuerza de venta es apropiado? X 29. La empresa cuenta con canales de comunicacin agiles y eficaces para un buen funcionamiento del proceso de venta? X 30. La empresa maneja stocks de inventarios de la mercanca disponible para la venta? X 31. El rea de venta actualiza la informacin sobre las ventas diarias de la empresa? X 32. Se cuenta con polticas formalizadas por escrito en el rea de venta? X 33. Consecutivamente se evalua si el comit de ventas cumple con la ejecucion de actividades de ventas mensualmente? X 34. Se verifica mediante registros el grado de satisfaccin de los clientes con el producto o servicio de la empresa? X 35. Esta actualizados los registros y movimientos de ventas diarias de la empresa? X 36. Se tienen polticas que describan que describan las condiciones para seleccionar los proveedores? X 37. Se verifican las visitas que hacen los vendedores a los clientes en la calle? 38. Se elabora oportunamente la relacin costo de venta vs valor de las ventas? X

EMPRESA: NIT: AREA: PERIODO: P/T: REF

COLTABACO S.A. 900.564.435-5 VENTAS 2011 LISTA DE CHEQUEO SI NO

LC5

PREGUNTAS

NAP

39. Se hace un estudio estricto en materia del pronstico de venta y quedan formalizadas por escrito? X 40. Para el pronstico de ventas se tiene en cuenta la informacin veraz y objetiva, la fuerza de trabajo vigente, recursos financieros con que se cuenta y el tipo de mercado que se requiere? X 41. Se cuenta con registros histricos en materia de valores personales en la fuerza de ventas y logros alcanzados? X 42. Se tienen polticas que describan las condiciones para seleccionar los vendedores? X 43. Analizar si se tienen encuenta las proyecciones, presupuestos, cuotas individuales y otros controles? X 44. Analizar si se tienen encuenta si el servicio prestado por la empresa tienen actividades que le generen beneficios y valores agregados alos clientes? X 45. Se verifica mediante registros el grado de satisfaccin de los clientes con el producto o servicio adquirido? X 46. Se estudia que los productos y servicios ofrecidos llenen la expectativa de los clientes? X 47. Se cuenta con la comunicacin adeudada entre el cliente y las Fuerzas de ventas, tanto en los servicios de pre-venta como en las post-venta? X 49. Verificar si existe un buzon o personal encargado para recibir quejas de los clientes en el servicio de post-venta?

EMPRESA: NIT: AREA: PERIODO: P/T: REF

COLTABACO S.A. 900.564.435-5 CREDITO Y COBRANZAS 2011 LISTA DE CHEQUEO SI NO

LC6

PREGUNTAS 1. La empresa cuenta con un rea especializada dedicada al estudio de crdito pre aprobados segn el limite individual permitido para el cliente? 2. Los limites de crdito son previamente revisados y actualizados periodicamente? 3. Se analizan peridicamente el limite normal que puede asignarse a clientes nuevos? 4. Se constata a travez del archivo maestro de clientes las asignaciones de limites de crdito tanto a clientes actuales como potenciales? 5. Se evalan por lo menos una vez al ao por parte de la gerencia el limite de crdito existente para los clientes? 6. Las evaluaciones de lmites de crdito estn debidamente soportadas con la documentacin exigida por la superfinanciera? 7. Las evaluaciones financieras practicadas a los clientes se realizan atendiendo las polticas y planes de la alta gerencia y se ajustan a los principios financieros y operativos que regulan la materia? 8. Se han hecho anlisis crticos en el rea de crditos y cobranzas de operaciones corporativas con las empresas competidoras en materia de riesgo? 9. El lmite de crditos otorgados a los clientes no supero los cupos utilizados que estn debidamente autorizados por la gerencia de oficina? 10. La organizacin tiene establecido un procedimiento que defina los niveles de autoridad de aprobacin de aquellas operaciones que excedan los limites de crditos autorizados? 11. Estn definidos los procedimientos de pagos de la cartera colocados entre los clientes de l empresa? 12. Se constata peridicamente que los trminos de pagos de las facturaciones a crditos preferentemente no superen los 30 das de vencida? 13. La empresa cuenta con un mecanismo de control para el tratamiento de los clientes que registran cartera morosa?

NAP

X X X

X X

X X

EMPRESA: NIT: AREA: PERIODO: P/T: REF

COLTABACO S.A. 900.564.435-5 CREDITO Y COBRANZAS 2011 LISTA DE CHEQUEO SI NO

LC7

PREGUNTAS 14. Se revisa peridicamente que las ventas a plazo realizadas y debidamente facturadas son canceladas en su totalidad? 15. Se constata que los crditos mal otorgados han sido evaluados los motivos de su impagabilidad con el objeto de reducir los indices de cartera morosa e impagables? 16. Se comprueba que los procedimientos cubran o abarquen aspectos tales como solicitud, autorizaciones, formas y operaciones con contabilidad, recepcin, cartera y seccin de caja? 17. El rea de crdito y cobranzas lleva actualizado los registros y movimientos diarios de operacin comercial en la empresa? 18. La facturacin se realiza peridicamente, preferible diariamente? 19. Se estn llevando a cabo la programacin y control de todas las Facturaciones que generen cartera en la empresa? 20. El precio de venta colocado en las facturaciones corresponden a los bienes y servicios ofrecidos al mercado y es el que corresponde al precio de listas autorizadas? 21. Analice si el personal utilizado para facturar es el mas apropiado y cuenta con el perfil ocupacional esperado por la administracin? 22. La empresa cuenta los stocks de inventarios de facturas disponibles para su uso en la venta y guardan los resquicitos establecidos por la normatividad legal colombiana? 23. El rea de ventas lleva actualizado los soportes y facturas de ventas diarias en la empresa?

NAP

X X X X

X X

X X

24. La empresa cuenta con polticas y procedimientos preestablecidos y formalizados por escritos para la recuperacin de cuentas incobrables? 25. Se conforman peridicamente comits de control de cuentas incobrables para as poder evaluar la ejecucin de las actividades de ventas a crdito mensualmente? X 26. La empresa realiza oportunamente las provisiones de cartera vencida y especialmente que las cuentas incobrables estn 100% provicionadas, con la posibilidad de evaluar si son castigadas para sanear los estados financieros? X 27. El rea de crdito lleva actualizado los registros y movimientos de cuentas incobrables de la empresa? X

EMPRESA: NIT: AREA: PERIODO: P/T: REF

COLTABACO S.A. 900.564.435-5 CREDITO Y COBRANZAS 2011 LISTA DE CHEQUEO SI NO

LC8

PREGUNTAS 28. La empresa le hace un seguimiento permanente a las cuentas incobrables? 29. Se verifican el nmero de visitas que se realizan a clientes morosos que registran cuentas incobrables en la empresa? 30. Se elaboran oportunamente las relaciones de la cartera vencida especialmente las cuentas incobrables?

NAP

X X X

31. La empresa cuenta con registros o relaciones en donde se incluya la situacin real de la cartera especificando los das de crdito por unidad divisional, das acordados para cancelar las facturas vencidas de los clientes, constatando las estadsticas de pago? X 32. La empresa cuenta con una base de datos actualizada del los clientes actuales y potenciales? X 33. El rea de crditos y cobranzas lleva actualizado los registros y movimientos diarios de operacin comercial en la empresa? X 34. La empresa cuenta con canales de comunicacin agiles y eficaces con las centrales de informacin para efectos del reporte del comportamiento crediticio del cliente? X

EMPRESA: NIT: PERIODO: P/T:

NOMBRE CIA. 900.564.435-5 2011 DESCRIPCION DE DEFICIENCIAS

DD1

REF LC1

HALLAZGOS NO SE ENCONTRAR ON MANUELES

CAUSA PERDIDA DE LA DOCUMENTACION

EFECTO OMICION DE ALGUNAS DE LAS FINCIONES QUE NO SE COMPRE EL STOP NECESARIO

RECOMENDACIN TENER COPIAS DE SEGURIDAD

BENEFICIO TENER UN REMPLAZO EN CASO DE ANOMALIA S

LC1

LC4

LAS PERSONAS ENCARGADAS DE LAS COMPRAS NO CUENTAN CON LA INFORMACIO N PERTINENTE NO SE VERIFICAN LAS VISITAS DE LOS VENDEDORES A LOS CLIENTES

EL JEFE DE BODEGA NO EXPIDIO EL REQUERIMIENT O DE COMPRA

EXIGIR AL JEFE DE BODEGA EL REQUERIMIENTO DE COMPRA

MANTENER EL STOP APROPIADO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA

NO EXISTE UNA PERSONA ENCARGADA DE REALIZAR ESA LABOR

NO SE TIENE CONOCIMIENTO SI LOS VENDEDORES PRESTAN SUS SERVICIOS A LOS CLIENTES ADECUADAMENTE

ENCARGAR A UN FUNCIONARIO DE LA EMPRESA A REALIZAR DICHA FUNCION

TENDREMOS DE PRIMERA MANO LA OPINION DE NUESTROS CLIENTES SOBRE NUESTROS SERVICIOS NOS FACILITA CONOCER MAS AFONDO LAS NECESIDAD ES DE NUESTROS CLIENTES

LC5

NO SE ENCONTRO UN BUZON, NI UNA PERSONA ENCARGADAS DE LAS QUEJAS DE LOS CLIENTES

NO SE TIENE PRESUPUESTADO DICHA INVERCION

NO SE LOGRA CONOCER LAS INCONFORMIDA DES DE LOS CLIENTES, SUS NECESIDADES SIN SATISFACER.

SE RECOMIENDA DESTINAR UNA PARTIDA PRESUPUESTARIA PARA LA RECEPCION DE LOS RECLAMOS

EMPRESA: NIT: PERIODO: P/T:

NOMBRE CIA. 900.564.435-5 2011 DESCRIPCION DE DEFICIENCIAS

DD2

REF

LC6

HALLAZGOS NO SE VERIFICA LOS LIMITES DE CREDITO PERIODICAMENTE

CAUSA NO TIENEN COMO POLITICAS LA NECESIDAD DE REVISAR LOS CUPOS ASIGNADOS

EFECTO NO SE LOGRA DETECTAR SI LOS CUPOS AN SIDO MANIPULADOS Y ALTERADOS

RECOMENDACIN SE RECOMIENDA REALIZR REVICION ALEATORIAMENTE DE LOS CUPOS ASIGNADOS

BENEFICIO ESTAR SEGUROS QUE LA INFORMACION NO ESTA SIENDO ALTERADA

LC7

NO SE ENCONTRO POLITICAS ESCRITAS REFERENTES A LA RECUPERACI ON DE LAS CUENTAS INCOBRABLES

NO SE LA DA MUCHO ENFAXIS A DICHAS CUENTAS PUESTO SE ASUMEN COMO PERDIDAS

PODRIA LLEVAR A LA EMPRESAS A UN DEFICIS

REDACTAR POLITICAS Y APLICARLAS SOBRE EL RECAUDO DE LAS CUENTAS INCOBRABLES

DISMINUIR LA CARTERA Y RECUPERAR ESTA INVERCION NECESARIA PARA EL FUNCIONA MIENTO DE LA EMPRESA

INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL

SEORES JUNTA DIRECTIVA PRESENTE. Distinguidos Seores: De acuerdo con sus instrucciones, se efectu una Auditoria Operacional sobre las polticas, practicas, procedimientos operativos y controles, que estuvieron en operacin durante, el 2011 de COLTABACO S.A. El objetivo del presente trabajo fue auditar operacionalmente el ciclo de 2011, efectuando un anlisis de la existencia, cumplimiento y eficacia de las polticas y procedimientos operativos, as como una evaluacin de los controles existentes, la organizacin y el efecto de los resultados de las decisiones administrativas relacionadas a las reas examinadas. Mi examen se enfoco a revisar operacionalmente las reas especficas que se indican a continuacin: Compras Ventas Crdito y cobranzas Las deficiencias que llamaron mi atencin durante la revisin son presentadas en el memorando que se acompaa para su consideracin. Tal revisin no fue diseada con el propsito de hacer recomendaciones detalladas y no necesariamente se indican todas las deficiencias existentes. El memorando que se acompaa, tambin incluye comentarios y sugerencias con respecto a asuntos financieros y administrativos, estos se ofrecen como sugerencias constructivas para consideracin de la administracin de las compaas, como parte del proceso de modificacin e implantacin de las polticas, procedimientos y controles.

Atentamente, ISAEL GAVIRIA PEREZ Contador Pblico y Auditor

TRABAJO DE AUDITORIA OPERATIVA

Presentado Por DINA ROLDAN GREIS JARAMILLO ERLIS CEBALLOS DAYAN NARANJO ISAEL GAVIRIA

Profesor EVELIN VANEGAS

UNIREMINGTON CONTADURA PBLICA MONTERIA CRDOBA 2013