2013

SERVICIO DE OFICINA VIRTUAL GUIA DE USUARIO

Luis Eduardo Barreto Red Nacional Acadmica de Tecnologa Avanzada 28/02/2013

TABLA DE CONTENIDO

1.

DESCRIPCION GENERAL DEL SERVICIO .........................................................................3 1.1 Definicin: ................................................................................................................................3 1.2. Requisitos Previos .................................................................................................................4 1.3 Como configurar el equipo para el uso del servicio de oficina virtual .................5 1.3.1. Instalar plugin setup oficina virtual ....................................................................5 1.3.2. Instalar Adobe Flash Player 7 o superior ...................................................................7 1.4. Como acceder a la oficina virtual ........................................................................................9 1.4.1 Roles en una oficina virtual .................................................................................................9 1.4.2 Ingresar a la oficina virtual como anfitrin ...................................................................... 10 1.4.3 Ingresar a la oficina virtual como invitado (participante y presentador) ....................... 10 1.5 Como usar el servicio ........................................................................................................ 11 1.5.1 Elementos de una oficina virtual ................................................................................ 11 1.5.2 Principales usos ..................................................................................................... 14

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SERVICIO DE OFICINA VIRTUAL GUIA DE USUARIO 1. DESCRIPCION GENERAL DEL SERVICIO

1.1 Definicin: Se pretende a continuacin explicar de manera detallada grfica y con un lenguaje sencillo, el procedimiento adecuando a seguir por parte de cualquier entidad que desee utilizar el servicio de oficina virtual que permite la realizacin de reuniones para trabajar en colaboracin, compartir documentos, hacer presentaciones, desarrollar ideas a travs de la pizarra electrnica, dialogar, hacer encuestas y transmitir archivos de audio y vdeo. RENATA trabaja la aplicacin Adobe Connect Enterprise como software que gestiona la videoconferencia, la cual le permite:

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1.2. Requisitos Previos Para garantizar el correcto funcionamiento de una reunin en oficina virtual usted debe chequear que: Los puertos 1935 TCP y UDP estn desactivados en todos los firewall que compongan las redes de los participantes. Est instalado un navegador web en su computador (Internet Explorer, Mozilla, Google Chrome, etc.). Est instalada la aplicacin Adobe Flash Player 7 o superior La conexin a internet est activa (Dependiendo de los recursos a compartirse requiere mayor banda ancha) Est instalado en su computador el plugin etiquetado como Setup oficina virtual (Acrobat connect add-in). Este programa puede descargarlo desde el sitio web de RENATA. Si Accede a la Oficina Virtual a travs de telfonos inteligentes (smartphone) instale los siguientes app para android y Mac, los cuales puede descargar de los siguientes Links App para Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=air.com.adobe.connectp ro App para Mac: http://itunes.apple.com/ca/app/adobeconnectmobile/id338279127?mt=8 Debe haber agendado el servicio de Oficina virtual previamente con 5 das de anticipacin a travs de la pgina de RENATA www.renata.edu.co. Debe tener una cmara web y un micrfono debidamente instalados y configurados en su computador.
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1.3 Como configurar el equipo para el uso del servicio de oficina virtual 1.3.1. Instalar plugin setup oficina virtual

A. Entramos a la pgina de Renata www.renata.edu.co B. Nos vamos al hipervnculo oficina virtual C. Hacemos clic en el enlace setup oficina virtual D. Descargamos el archivo ( no tarda ms de 2 minuto) E. Instalamos el archivo descargado F. Reiniciamos el navegador y listo.

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1.3.2. Instalar Adobe Flash Player 7 o superior

A. Ingrese al siguiente link http://get.adobe.com/es/flashplayer/ B. Haga clic en el botn descargar ahora (el botn est en color amarillo).

C. Cuando aparezca el cuadro de dilogo Abriendo, haga clic en Guardar archivo.

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D. Cuando aparezca la ventana Descargas, haga doble clic en el archivo.

E. Cuando aparezca el cuadro de dilogo Advertencia de seguridad, haga clic en Ejecutar.

F. Cuando aparezca el cuadro de dilogo Control de cuentas de usuario, haga clic en S.

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1.4. Como acceder a la oficina virtual

1.4.1 Roles en una oficina virtual

ROL Anfitrin Participante presentador

CARACTERISTICAS Es el lder de la reunin, determina la agenda, concede la palabra, modela y aporta a la discusin conclusiones Es la persona que socializa aportes, muestra avances e interacta con los dems Escuchan los aportes de los dems, participan a travs del chat y solicitan permisos para intervenir

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1.4.2 Ingresar a la oficina virtual como anfitrin Ingresamos a la URL de acceso que Renata nos envi al correo(junto con un usuario y una contrasea), luego seleccionamos la opcin entre con su nombre de inicio de sesin y contrasea y hacemos clic en el botn Entrar en la sala. La idea es que solo una persona sea el anfitrin o moderador de la sala, pues este tiene muchos ms permisos y privilegio que un invitado.

1.4.3 Ingresar a la oficina virtual como invitado (participante y presentador)

El organizador (anfitrin) del evento debe enviar la URL de acceso a los participantes del evento, lo cuales deben seleccionar la opcin Entrar como invitado , digitar su nombre y hacer clic en el botn Entrar en la sala

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1.5 Como usar el servicio

1.5.1 Elementos de una oficina virtual Interfaz

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 POD Panel que contiene diversos tipos de medios, incluidos diapositivas, vdeo, pizarras, aplicaciones compartidas, encuestas y mensajes para los asistentes de las reuniones. Por ejemplo, el pod de asistentes permite observar un listado de aquello conectados a la reunin. El pod de encuesta facilita la interaccin con los participantes a travs de una pregunta y sus posibles respuestas. En la figura observa la apariencia visual de algunos pods:

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1.5.2 Principales usos

1.5.2.1

Barra de Navegacin de Diseo

En esta barra podemos hacer lo siguiente: En el mueco de la parte izquierda podemos cambiar los estados de nuestra cuenta en la oficina virtual, tal y como lo muestra la siguiente imagen.

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Se encuentran las opciones rpidas para hablar en la sala, en el momento que el anfitrin lo desee, se maneja fcilmente como se especifica en la siguiente figura:

Las otras opciones de esta barra sirven para crear los diseos de los PODS en la oficina virtual, haciendo clic el candado de la izquierda se puede desactivar o activar la funcione de cambiar el tamao y posicin de los pods.

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1.5.2.2

Barra De Men

Barra de men Opcin Reunin

En esta opcin podemos efectuar cuatro importantes usos: Haciendo clic en Grabar reunin podemos grabar todo lo acontecido en nuestra oficina virtual si as lo deseamos. Haciendo clic en Finalizar reunin podemos cerrar la sesin del evento en la oficina virtual y dejarle un mensaje a los miembros de la sala para avisarles la fecha de la prxima reunin.

Haciendo clic en Gestionar el acceso y la entradas podemos invitar, bloquear o poner en modo de espera a los asistentes. Haciendo clic en rendimiento y aspecto de la sala se puede cambiar la imagen de fondo de la oficina o la resolucin de la pantalla de la sala.

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 Barra de men Opcin Presentar

En esta opcin podemos efectuar dos importantes usos:

Haciendo clic en Hacerme anfitrin, hacerme presentador o hacerme participante se puede cambiar el rol con el cual estamos trabajando en la oficina virtual.

Definir lo que deseamos ver en pantalla, por ejemplo si se hace clic en modo preparacin se puede modificar el orden de los pods, o si se hace clic en cursores del anfitrin se define si queremos que se vea solo el cursor del anfitrin o el cursos de todos los participantes.

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 Barra de men Opcin Diseos

En esta opcin podemos efectuar dos importantes usos: Haciendo clic en nuevo diseo se puede crear un orden personalizados de cada uno de los pods con los que cuenta la oficina virtual. Si se desea trabajar con un esquema de oficina virtual prediseado, se puede hacer clic uso compartido, Debate o Colaboracin.

Barra de men Opcin PODS

En esta opcin podemos agregar o quitar pods como lo siguientes:

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Haciendo clic en compartir , se puede agregar pods como la pizarra, el pod seleccionar en Mi PC para compartir archivos (extensin PPT, PPTX, JPG, SWF, FLV, MP3 o ZIP)

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Haciendo clic en cmara y voz aparece el pod donde podemos activar el audio y video haciendo clic en la figura que resaltamos con el circulo en naranja sobre la siguiente imagen:

Haciendo clic en chat habilitamos el chat de nuestra ofician virtual

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Haciendo clic en NOTA habilitamos un espacio en blando donde podemos escribir cualquier dato que ser visible para todos los participantes de la oficina virtual.

Haciendo clic en Encuesta podemos crear encuestas de una manera sencilla, lo primero que hacemos en el pod de encuesta es digitar la pregunta en el campo pregunta y luego colocar las respuestas posibles(una por lnea) en el campo respuestas tal y como lo muestra la siguiente imagen:

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Y como resultados los participantes de la sala vern la encuesta de la siguiente forma, muy intuitiva de usar.

Haciendo clic en compartir archivos se pueden cargar archivos para que todos los participantes de la sala los puedan descargar y guardar en sus equipos cuando ellos lo deseen.

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Para ms Informacin, dudas o inquietudes por favor contactarse con; comunicaciones@renata.edu.co (57+1) 5302604 / 5302920 Lnea de atencin al cliente: 317 638 42 60

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