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Universidad Tcnica de Cotopaxi

Unidad acadmica CC.AA.HH Carrera: Ing. Comercial Materia: Informtica Temas: 1. Conceptos de Excel 2. Descripcin de elementos de la Pantalla principal 3. Movimientos rpidos en las hojas y en los libros 4. Tipos de datos y errores en los datos 5. Cules son los atajos de la hoja de calculo Nombre: Jaime Iza Ciclo: Segundo Paralelo: D Docente: Ing. Lorena Paucar

Concepto de Excel
Excel es un programa informtico desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus aplicaciones para crear y trabajar con hojas de clculo.

ELEMENTOS DE LA PANTALLA
INTRODUCCION "este tema es parte fundamental de EXCEL ya que sin ella no podramos trabajar aqu podrs conocer donde se encuentra cada uno de las herramientas de EXCEL aqu viene bien especificado donde y para que sirve cada una de ellas entre las cuales tenemos barra de men, barra de titulo, barra de formulas, barra herramientas estndar entre otras mas y espero que les sirva para conocer ms de EXCEL."

ELEMENTOS: BARRA DE TITULO: PARA QUE SIRVE?

La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar. BARRA DE MENUS

PARA QUE SIRVE? Es el sistema central de EXCEL ya que ah se encuentran casi todas la funciones de EXCEL contiene las operaciones de Excel, agrupadas en mens desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuacin. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.

BARRA DE HERRAMIENTAS ESTANDAR

PARA QUE SIRVE? La barra de herramientas estndar incluye botones que son mtodos abreviados para los comandos ms utilizados. Contiene botones para las herramientas que se usa con ms frecuencia, tales como guardar, abrir e imprimir libros. BARRA DE FORMATO

PARA QUE SIRVE? Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de clculo y de sus nmeros. Como los nmeros representan tanto, dentro de todo lo que contiene una hoja de clculo, Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los otros botones para dar formato funcionan como se espera. Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. Tambin puede dar formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la celda (fuente, tamao de fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de nmeros, alineamientos y sangras solo se aplican a la celda ntegra. Los alineamientos y sangras son aplicados solo dentro de la celda y no a travs de toda la pgina u hoja de clculo. BARRA DE FORMULAS

PARA QUE SIRVE?

La barra de frmula permite ver, escribir y editar datos en la celda seleccionada. Si la celda contiene una frmula, se mostrar aqu. Si hay una frmula se mostrar el contenido de la celda. El contenido de la celda se puede editar directamente en las celdas o en la barra de frmulas. CUADRO DE NOMBRES

PARA QUE SIRVE?

Cuadro Nombre muestra la direccin de la celda activa. Por ejemplo, la celda seleccionada en la siguiente imagen es en la interseccin de la columna A y fila 15. "A15" aparecer en el cuadro Nombre, que indica que la celda activa es la A15. El contenido de la celda seleccionada aparece en la barra de frmula a la derecha del cuadro Nombre. CELDA ACTIVA

PARA QUE SIRVE? Es la celda en la que se pueden introducir datos; nmeros, palabras smbolos, en este caso la B3. BARRA DE ESTADO

PARA QUE SIRVE? Muestra mensajes y comentarios. Si la barra de estado est activada aparecer en la parte inferior de la pantalla. Para activar la barra de estado, en caso de que no lo este, se siguen los siguientes pasos

Seleccione ver de la barra de men es Hacer clic para abrir el men desplegable. En el men desplegable, desplazase hasta " barra de Estado" luego marcar la casilla de verificacin La barra de Estado debe aparecer en la parte inferior de la pantalla.

Se ver la palabra LISTO en el lado izquierdo de la pantalla y NUM del lado derecho. Esto iconos indicar que Excel est en modo Listo y esperando el siguiente comando. ETIQUETAS DE HOJAS

PARA QUE SIRVE? Las barras de desplazamiento vertical y horizontal estn disponibles para ayudarnos a desplazarnos en las hojas de clculo. PANEL DE TAREAS

PARA QUE SIRVE?

En el panel de tareas se encuentran los comandos que son relevantes para cualquier tarea que se este realizando en Excel. Fcilmente se puede ocultar el panel de tareas si se desea tener ms espacio para trabajar en un libro, para esto se hace clic en el botn de cierre que se encuentra en la esquina superior derecha del panel de tareas. Para abrirlo nuevamente, se sigue la secuencia Ver->Panel de tareas.

Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, sindola hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas: Para visualizar a partir de la Hoja1.Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la Hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las ltimas hojas. Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto. Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAGHoja Anterior CTRL+REPAGEjercicio paso a paso. Desplazamiento en el libro de trabajo. Objetivo. Utilizar los mtodos de desplazamiento dentro de un libro de trabajo, par poder situarnos de forma ms sencilla y rpida en cualquier lugar dentro de ste Ejercicio paso a paso. 1 Si no tienes abierto Excel2003, brelo para ir probando todo lo que te explicamos. Empezaremos utilizando la barra de etiquetas. Al entrar estaremos situados en la celda A1 de la Hoja1. 2 Haz clic sobre la pestaa Hoja2 de nuestro libro de trabajo .Observa como ahora queda remarcada dicha pestaa indicndonos que nos encontramos en esta hoja. 3 Haz clic sobre la pestaa Hoja1 para volver a la primera hoja. No podemos probar los botones de la barra de etiquetas ya que todas las hojas del libro caben en la barra. No obstante en temas posteriores se estudiar cmo aadir ms hojas a un libro de trabajo, y entonces se podr probar. Ahora vamos a utilizar las teclas del teclado. 4 Pulsa la combinacin de teclas CTRL+AV PAG (es decir, pulsar la tecla CTRL del teclado, y mantenindola pulsada, pulsar la tecla AVPAG).Observa como con esta combinacin de teclas nos situamos en la siguiente hoja, es decir, Hoja2. 5 Pulsa otra vez CTRL+AV PAG. Observa el resultado. 6 Ahora pulsa la combinacin de teclas CTRL+ RE PAG. Observa como con esta combinacin de teclas nos situamos en la hoja

Anterior. INTRODUCIR DATOS En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecern en dos lugares: en la Celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente: Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin: INTRO : Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo .TECLAS DE MOVIMIENTO : Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIN : Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma. Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena. Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar

la correccin o no .Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda, comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error. MODIFICAR DATOS Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la Celda adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la informacin. Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Aceptar Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.

Tipos de datos En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una explicacin ms detallada sobre los valores constantes visita nuestro bsico .FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =. ERRORES EN LOS DATOS Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr el aspecto que ves a la derecha: Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No. Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina superior izquierda tal como esto:.Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como que nospermitir saber ms sobre el error. Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin: Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones Posiblemente el error sea simplemente quela frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas).Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas .Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la esquina de la celda .Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO, siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #NUM!

Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.

#DIV/0! Cuando se divide un nmero por cero. #NOMBRE? Cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. #N/A Cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. #REF! Se produce cuando una referencia de celda no es vlida. #NUM! Cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin. #NULO! Cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan. Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina superior izquierda tal como: Este smbolo se utilizar como hemos visto antes.

Atajos de teclado para el EXCEL!

<CTRL+INICIO> <CTRL+FIN> <CTRL+Z> o <ALT+RETROCESO> <CTRL+X> o <SHIFT+SUPR> <CTRL-C> o <CTRL+INSERT> <F10> <CTRL+F4>

Ir al principio de un documento. Ir al final de un documento. Deshacer. Cortar. Copiar Activar la barra de men es en los programas. Cerrar la ventana activa en programas de documentos mltiples (MDI, mltiple documentos interface) cmo Word 97, Excel 97. Cerrar el programa o la ventana activa. Mostrar el men de sistema de la ventana activa. Minimizar la ventana activa.

<ALT+F4> <ALT+ESPACIO> <ALT+ESPACIO+N>

<ALT+ESPACIO+X> <ALT+ESPACIO+R> <ALT+TAB> <ALT+ESPACIO+C> <SHIFT+F10> <CTRL+ESC> <ALT+ENTER> <ALT+M> <ALT+FLECHA DERECHA> <ALT+FLECHA IZQUIERDA> <RETROCESO> <CTRL+ALT+SUPR>

Maximizar la ventana activa. Restaurar la ventana activa. Cambiar de aplicacin. Cerrar la ventana activa. Mostrar el men contextual. Mostrar el men Inicio. Mostrar el cuadro de propiedades del tem seleccionado. Minimizar todas las ventanas. Adelante. Atrs. Subir un nivel. Mostrar la ventana de cierre de programas.

<SHIFT> + clic sobre el botn cerrar (slo en Mi PC) Cierra la carpeta actual y todas las subcarpetas. Ctrl. + A Ctrl. + B Ctrl. + C Ctrl. + D Ctrl. + E Ctrl. + G Ctrl. + H Ctrl. + I Ctrl. + J Ctrl. + K Ctrl. + L Ctrl. + M Ctrl. + P Ctrl. + R Ctrl. + S Ctrl + T Ctrl + U Ctrl. + V Ctrl. + X Ctrl. + Y Ctrl. + Z Abrir un Documento Buscar y Reemplazar una Palabra Copiar Alinear a la Derecha Seleccionar todo el Documento Guardar el Documento Dejar Sangra Ir a Alineacin Justificada Letra Cursiva Buscar y Reemplazar Fuentes, Estilos, Tamaos Imprimir Cerrar el Documento Subrayar Alineacin Centrada Documento Nuevo Pegar Cortar Repite la ltima Operacin Deshacer