LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO La administracin de una empresa requiere el constante ejercicio de ciertas responsabilidades directivas.

A tales responsabilidades a menudo se les denomina colectivamente como las funciones de la administracin. Si bien varan sus designaciones, estas funciones son ampliamente reconocidas tanto por los eruditos acadmicos como por los gerentes profesionales. En nuestra exposicin de la planificacin y control de utilidades, empleamos la terminologa y definiciones de las funciones administrativas descritas por un prominente autor, (Arthur G. Bedeian) esencialmente en los siguientes trminos: 1. Planificacin.- es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso de accin para lograrlos. Comprende: a) b) c) d) e) 2. establecer los objetivos de la empresa desarrollar premisas acerca del medio ambiente en la cual han de cumplirse elegir un curso de accin para alcanzar los objetivos iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en acciones replantear sobre la marcha para corregir deficiencias existentes.

Organizar.- es el proceso mediante el cual los empleados y sus labores se relacionan unos con los otros para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste en dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las actividades individuales del grupo. Organizar implica tambin establecer autoridad directiva. Suministrar el personal y administrar los recursos humanos es el proceso de asegurar que se recluten empleados competentes, se les desarrolle y se les recompense por lograr los objetivos de la empresa. La eficaz dotacin de personal y la administracin de los recursos humanos implica tambin el establecimiento de un ambiente de trabajo en el que los empleados se sientan satisfechos. Guiar y la influencia interpersonal es el proceso de motivar a las personas (de igual nivel, superiores, subordinadas y no subordinadas) o grupos de personas para ayudar voluntaria y armnicamente en el logro de los objetivos de la empresa (designado tambin como dirigir o actuar) Controlar es el proceso de asegurar el desempeo eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa. Implica: a) b) c) establecer metas y normas comparar el desempeo medido contra las metas y normas establecidas reforzar los aciertos y corregir las fallas

3.

4.

5.

Las cinco funciones de la administracin constituyen, el proceso administrativo pues son ejercidas en forma coincidente y continua al administrarse una empresa. El proceso administrativo se vale de enlaces y de la retroalimentacin. Por ejemplo, la planificacin debe preceder a la actividad de organizar, y el controlar debe seguir a las dems funciones. Por tal motivo, el proceso administrativo se representa por el diagrama mostrado en el recuadro 1-1. Han de observarse: a) b) los enlaces secuenciales que van desde la planificacin al control y la continua retroalimentacin desde las funciones 2,3,4 y 5 hacia la planificacin.

Es esencial la continua retroalimentacin para mejorar el desempeo y para la planificacin.

El proceso administrativo.

2. Y 3. COMPONENTES BSICOS DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE RIESGO CRDITICIO (SARC) El sistema de administracin del riesgo crediticio (SARC) en una entidad financiera debe contar al menos con los componentes bsicos que se presentan en la Figura 1; estos son: unas polticas claras de administracin de riesgos, una estructura organizacional adecuada, unas metodologas y procesos apropiados para la gestin de riesgos, una infraestructura y capital humano idneos, as como un proceso de auditora general. Polticas y Estructura Organizacional La definicin de una poltica clara de administracin de riesgo por parte de la Junta Directiva de la entidad, constituye la columna vertebral del sistema general de administracin de riesgo crediticio. Esta poltica debe reflejar el nivel de tolerancia frente al riesgo dado el nivel de rentabilidad esperado, generando lmites para las distintas exposiciones del portafolio de crdito, acordes con el capital de respaldo. As mismo, la Junta debe garantizar o exigir a la administracin de la entidad la asignacin adecuada de tiempo y recursos fsicos y humanos para el cumplimiento de esta poltica, as como reportes peridicos sobre los niveles de exposicin, las implicaciones de los mismos y las actividades relevantes para su mitigacin y/o gestin. Los componentes bsicos de la poltica de administracin de riesgos se presentan a continuacin:

SISTEMA PARA LA ADMINISTRACIN DEL RIESGO CREDITICIO Poltica de exposicin y lmites Las entidades financieras, en cabeza de sus juntas directivas, deben generar una poltica de exposicin y lmites para el portafolio crediticio acorde con el capital de respaldo de la entidad, al igual que con el nivel de rentabilidad esperado bajo distintos escenarios. Esta poltica debe definir el nivel de exposicin inicial y potencial para cada crdito o grupo de stos, as como los lmites de adjudicacin y concentracin por deudor, sector econmico o grupo econmico.

Poltica de otorgamiento de crdito Las entidades financieras deben contar con una poltica de otorgamiento de crdito consistente con su poltica de exposicin y lmites, en la cual se determinen las caractersticas bsicas de los sujetos de crdito y los niveles de tolerancia frente al riesgo potencial de cada uno de ellos. Esta poltica debe discriminar claramente entre los potenciales clientes de la entidad, para determinar los su jetos de crdito de la misma y los niveles de adjudicacin para cada uno de ellos, tomando en cuenta la historia crediticia de la entidad. Poltica de constitucin de provisiones La institucin debe definir las polticas de constitucin de provisiones generales e individuales necesarias para absorber las prdidas esperadas derivadas de la exposicin crediticia de la entidad y estimadas mediante las metodologas y anlisis desarrollados en el SARC. Estas provisiones deben ser consistentes con la poltica de riesgo de la entidad y deben estar en capacidad de subsanar con un nivel de confianza determinado los eventos de incumplimiento por parte de los sujetos de riesgo elegidos por la entidad. Es necesario que las polticas de provisiones consideren explcitamente ajustes contra-cclicos, de tal manera que en los periodos de alto crecimiento y alta valorizacin de activos se constituyan mayores provisiones que en coyunturas normales. Estos ajustes pueden hacerse va provisiones individuales y/o provisiones generales. Poltica de estimacin de capital econmico Se entiende por capital econmico la estimacin del nivel de patrimonio necesario para absorber las prdidas no esperadas de la entidad. Es deseable que las entidades inicien un proceso de estimacin de este capital con metodologas internas si bien todava no es exigencia regulatoria. Poltica de recuperacin Las entidades financieras deben desarrollar unas polticas y procedimientos que les permitan tomar las medidas pertinentes en el momento de enfrentar incumplimientos de contrapartes. Estas polticas y procedimientos deben garantizar una gestin que permita minimizar las prdidas en el tiempo a causa del incumplimiento. Estas polticas deben ser diseadas con base en la historia de recuperaciones y las variables crticas que determinan la minimizacin de las prdidas. La informacin sobre los resultados de estas polticas debe ser almacenada como insumo para el refinamiento de los modelos desarrollados para el seguimiento y estimacin de perdidas.

Estructura Organizacional

Para la ptima administracin del riesgo crediticio las entidades deben propender por el desarrollo de una estructura organizacional que permita establecer un ambiente apropiado. Dentro de esta estructura, como ya se mencion, la Junta Directiva de la entidad tiene la responsabilidad de definir, as como de evaluar permanentemente, la estrategia para enfrentar el riesgo crediticio. La administracin de la entidad financiera, por su parte, debe responsabilizarse por la implementacin de la estrategia de riesgo seleccionada, desarrollando procesos y metodologas de identificacin, medicin, monitoreo y control, de tal forma que las polticas definidas por la Junta Directiva se vean reflejadas en todas las actividades de la institucin. Para tal fin las entidades deben garantizar no solo la idoneidad del personal cuya funcin es la administracin de riesgos, sino la inversin en infraestructura tecnolgica y el desarrollo de sistemas de informacin que permitan generar informes peridicos sobre la gestin de los

mismos. De igual forma, deben quedar claramente asignadas las responsabilidades de las diferentes personas y reas involucradas en los respectivos procesos. METODOLOGAS Y PROCESOS

La administracin del portafolio crediticio de una entidad se compone de tres etapas Fundamentales: otorgamiento, seguimiento y control. Para el correcto desarrollo de cada una de stas, las entidades deben disear procesos y metodologas claras que permitan generar la informacin necesaria para evaluar los respectivos riesgos y apoyar la toma de decisiones.

Una vez identificados o definidos los objetivos estratgicos de la entidad y el perfil de riesgo de la misma, para definir el mercado objetivo de cada uno de los productos crediticios, la literatura sobre el tema recomienda segmentar el portafolio, agrupando los crditos en categoras que comparten ciertas caractersticas que histricamente han explicado su comportamiento crediticio. Las posibles operaciones con nuevos sujetos de crdito de la entidad deben ser clasificadas dentro de estos portafolios para su adjudicacin, seguimiento y control. Los criterios con los cuales se segmentan estos portafolios deben estar explcitamente identificados por la entidad. Criterios de otorgamiento Tal como se seala en la seccin 1.4 del Captulo II de la Circular Contable y Financiera, las entidades financieras deben operar dentro de unos criterios slidos de otorgamiento de crdito basados en un conocimiento, lo ms completo posible, del sujeto de crdito o contraparte, y de las caractersticas del contrato a celebrar entre las partes que incluyen, entre otros: las condiciones financieras del prstamo, las garantas y fuentes de pago, etc.

En el proceso de otorgamiento se deben establecer, para cada uno de los portafolios identificados, las variables que con mayor significancia permiten discriminar los sujetos de crdito que se ajustan al perfil de riesgo de la entidad. La escogencia de estas variables de discriminacin y la ponderacin que se d a cada una de ellas resulta ser un elemento crtico tanto en la originacin como en el seguimiento de los crditos de cada portafolio. En tal sentido, la metodologa implantada debe considerar la combinacin de criterios cuantitativos y cualitativos, objetivos y subjetivos, de acuerdo con la experiencia y las polticas estratgicas de

la entidad. Esta metodologa debe ser evaluada como mnimo 2 veces al ao con el fin de garantizar la idoneidad de la misma, al igual que la relevancia de las variables calibradas para sta.

De los procesos de segmentacin y discriminacin de los portafolios de crdito y de sus posibles sujetos de crdito, se deriva la calificacin de los mismos. De igual forma, las metodologas y procedimientos implantados en el proceso de otorgamiento deben permitir monitorear y controlar la exposicin crediticia de los diferentes portafolios, as como la del portafolio agregado de conformidad con los lmites establecidos por la Junta Directiva. Se debe tener especial cuidado en la forma como se diversifica el portafolio de crdito de la entidad, evitando una excesiva concentracin del crdito por deudor, sector econmico, grupo econmico, factor de riesgo, entre otros.

Criterios de seguimiento y control

Las entidades financieras deben tener un sistema de seguimiento y control del riesgo crediticio de los diferentes portafolios, lo cual implica un proceso continuo de calificacin y recalificacin de las operaciones crediticias, el cual debe ser consistente con el proceso de otorgamiento.

Para tal fin, existen o se pueden desarrollar metodologas y tcnicas analticas que permiten medir el riesgo crediticio inherente a una operacin crediticia y los futuros cambios potenciales en las condiciones del servicio de la misma. Estos normalmente se basan en informacin respecto al comportamiento histrico de los portafolios y los crditos, las caractersticas particulares de los deudores y sus crditos, los efectos sectoriales y macroeconmicos que afectan el normal desarrollo de los mismos y las garantas con las cuales stos se respaldan.

Estas metodologas, que pueden incluir el desarrollo de modelos sofisticados, deben estar en capacidad de determinar el valor ms probable de prdida en caso de incumplimiento de la contraparte para cada uno de los portafolios de crdito, tomando en cuenta la definicin de incumplimiento que se utilice. La informacin sobre los resultados de estos modelos debe ser almacenada como insumo para el refinamiento y retroalimentacin de los mismos.