GUIA PRCTICA

1. QUE ES EL COMIT DE CONVIVENCIA DE LAS EMPRESAS....................................................2 2. CUALES SON LAS FUNCIONES DEL COMIT DE CONVIVENCIA................................................2

ELECCIN Y CONFORMACIN DE LOS COMITS DE CONVIVENCIA

2.1. FUNCIONES 2.2. FUNCIONES

DEL DEL

PRESIDENTE DEL COMIT..................3 SECRETARIO................................4

3. OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR.................4 4. PASOS PARA CONFORMAR EL COMIT DE CONVIVENCIA................................................4 5. TENGA EN CUENTA.....................................5

Para la eleccin y conformacin del Comit de convivencia tenga en cuenta la Ley 1010 de 2006, Resolucin 2646 de 2008 y la resolucin 652 de 2012 de la cual en seguida tiene un resumen, lea con atencin esta gua antes de iniciar el proceso de eleccin. Al final de esta gua encontrar todos los formatos requeridos para la oficializacin de la eleccin de los miembros al Comit de convivencia.

FORMATO CONVOCATORIA A PARTICIPAR DE LA ELECCIN DEL COMIT DE CONVIVENCIA.................6 FORMATO LISTADO DE PARTICIPANTES A LA ELECCIN DEL COMIT DE CONVIVENCIA.................6 FORMATO VOTO.......................................................6 FORMATO ACTA DE ESCRUTINIO Y VOTACIN..........7 FORMATO ACTA DE CONSTITUCIN DEL COMIT DE CONVIVENCIA...........................................................7

CONTENIDO DE LA GUA

1. QUE ES EL COMIT DE CONVIVENCIA DE LAS EMPRESAS. Los Comits de Convivencia Laboral se conforman como una medida preventiva del acoso laboral que contribuye a proteger a los trabajadores contra los riesgos psicosociales que afectan la salud en los lugares de trabajo. Los integrantes del Comit preferiblemente deben contar con competencias actitudinales y comportamentales, tales como respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de informacin y tica; as mismo, habilidades de comunicacin asertiva, liderazgo y resolucin de conflictos. Cada Comit estar compuesto por un nmero igual de representantes del empleador y de los trabajadores con sus respectivos suplentes, as:
-

El Comit de Convivencia Laboral no podr conformarse con servidores pblicos o trabajadores a los que se les haya formulado una queja de acoso laboral, o que hayan sido vctimas de acoso laboral, en los ltimos seis (6) meses anteriores a su conformacin. La eleccin de los miembros al comit por parte de los trabajadores deber realizarse por votacin libre y expontanea de todos los trabajadores, para ello se debe definer el procedimiento de votacin en la convocatoria. La empresa que posea dos o ms centros de trabajo, tendr que conformar un comit por cada centro de trabajo, el nmero de miembros se definir teniendo en cuenta el nmero de trabajadores presentes en ese centro. Si la empresa tiene varios centros pero menos de 10 trabajadores solo tendr que conformar un comit. El Presidente y secretario del Comit sern elegidos por mutuo acuerdo de los miembros. El periodo de los miembros del Comit de dos aos. El comit se deber reunir una vez al mes de forma ordinaria y de forma extraordinaria cuando se presenten casos que requieran de su intervencin. 2. CUALES SON LAS FUNCIONES DEL COMIT DE CONVIVENCIA. 1. Recibir y dar trmite a las quejas presentadas en las

Con menos de 11 trabajadores, un representante por cada una de las partes. De 11 a 50 trabajadores, dos representantes por cada una de las partes. De 51 a 500 trabajadores, tres representantes por cada una de las partes. Con mas de 501 trabajadores, cuatro representantes por cada una de las partes.

que se describan situaciones que puedan constituir acoso laboral, as como las pruebas que las soportan. 2. Examinar de manera confidencial los casos especficos o puntuales en los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad pblica o empresa privada. 3. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar a la queja. 4. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de dilogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solucin efectiva de las controversias. 5. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la confidencialidad. 6. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado. 7. En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comit de Convivencia Laboral, deber remitir la queja a la Procuradura General de la Nacin, tratndose del sector pblico. En el sector privado, el Comit informar a la alta direccin de la empresa, cerrar el caso y el trabajador puede presentar la queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el juez competente.

8. Presentar a la alta direccin de la entidad pblica o la empresa privada las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, as como el informe anual de resultados de la gestin del comit de convivencia laboral y los informes requeridos por los organismos de control. 9. Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comit de Convivencia a las dependencias de gestin del recurso humano y salud ocupacional de las empresas e instituciones pblicas y privadas. 10. Elaborar informes trimestrales sobre la gestin del Comit que incluya estadsticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales sern presentados a la alta direccin de la entidad pblica o empresa privada. 2.1. Funciones del Presidente del Comit Convocar a los miembros del Comit a las sesiones ordinarias y extraordinarias. b) Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinmica y eficaz. c) Tramitar ante la administracin de la entidad pblica o empresa privada, las recomendaciones aprobadas en el Comit. d) Gestionar ante la alta direccin de la entidad pblica o empresa privada, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comit.
a)

2.2. Funciones del Secretario

a)

Recibir y dar trmite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, as como las pruebas que las soportan.

b) Enviar por medio fsico o electrnico a los miembros del Comit la convocatoria realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el da, la hora y el lugar de la reunin.
c)

requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas. 9. Elaborar informes trimestrales sobre la gestin del Comit que incluya estadsticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales sern presentados a la alta direccin de la entidad pblica o empresa privada. 3. OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR Garantizar un espacio fsico para las reuniones y dems actividades del Comit de Convivencia Laboral, as como para el manejo reservado de la documentacin. b) Realizar actividades de capacitacin para los miembros del Comit sobre resolucin de conflictos, comunicacin asertiva y otros temas considerados prioritarios para el funcionamiento del mismo. c) Desarrollar las medidas preventivas y correctivas de acoso laboral
a)

Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.

d) Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de establecer compromisos de convivencia.
e)

Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentacin soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la informacin.

f) Elaborar el orden del da y las actas de cada una de las sesiones del Comit.
g)

4. PASOS PARA CONFORMAR EL COMIT DE CONVIVENCIA. 4.1. Defina cuantos representantes requiere para la conformacin del comit de su empresa teniendo en cuenta el numeral 1 de esta gua. 4.2. Realice reunin con sus trabajadores e informe: a. Qu es el Comit Paritario de Salud Ocupacional b. Cuales son sus funciones

Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comit a las diferentes dependencias de la entidad pblica o empresa privada. Citar a reuniones y solicitar los soportes

h)

c. Porque es importante participar. 4.3. Realice convocatoria entre los trabajadores para ser elegidos por sus compaeros, utilice el formato de convocatoria. 4.4. Elija a dos trabajadores que servirn como jurados de votacin. 4.5. Rena a los trabajadores para que voten por sus representantes al Comit, utilice el listado de participantes a la votacin y un formato de voto. 4.6. Los jurados debern contar cada uno de los votos y listar por cada participante cuantos votos obtuvo, utilice el Acta de escrutinio y votacin. 4.7. Defina cuales son los representantes al Comit por parte de la empresa, estos deben ser elegidos por el representante legal de la compaa. 4.8. Rena a los miembros del Comit elegidos para que entre ellos elijan al secretario del Comit , utilice el Acta de constitucin. 4.9. Genere el plan de capacitacin segn lo descrito en el numeral 3b. 5. TENGA EN CUENTA Acoso laboral es toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un empleado, trabajador por parte de un empleador, un jefe o superior jerrquico inmediato o mediato, un compaero de trabajo o un subalterno, encaminada a infundir miedo,

intimidacin, terror y angustia, a causar perjuicio laboral, generar desmotivacin en el trabajo, o inducir la renuncia del mismo, conforme lo establece la Ley 1010 de 2006 Defina correctamente sus centros de trabajo teniendo en cuenta que la Resolucin 1530 de 1996 lo define como toda edificacin o rea a cielo abierto destinada a una actividad econmica en una empresa determinada.

FORMATO CONVOCATORIA A PARTICIPAR DE LA ELECCIN DEL COMIT DE CONVIVENCIA

EMPRESA: _________________________________ FECHA: __________________________ No . NOMBRE CEDULA FIRMA

EMPRESA _________________________ FECHA ____________________________

En calidad de representante legal de la empresa _________________________ convoco a todos los trabajadores a participar de la eleccin de los miembros al Comit de convivencia, la votacin se realizar el da _________________ en _________________________. Atentamente

_______________________________ Representante Legal Empresa _____________________ FORMATO VOTO FORMATO LISTADO DE PARTICIPANTES A LA ELECCIN DEL COMIT DE CONVIVENCIA ELECCIN DE REPRESENTANTE POR PARTE DE LOS

TRABAJADORES AL COMIT DE CONVIVENCIA

Siendo las ________ del da ___de ____________, se dio apertura al proceso de votacin para la eleccin de los candidatos al COMIT DE CONVIVENCIA de 201_ a

EMPRESA: ________________________________ VOTO No. _____

para el perodo que va de _______ ________ de 201_.

VOTO POR: _____________________________________________________ _

En calidad de jurados de votacin se encarg a los seores. _________________________________ _________________________________ Despus del conteo de votos se obtuvieron los siguientes resultados: Nombre ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Coordinador de la mesa Colaborador mesa FORMATO ACTA DE CONSTITUCIN DEL COMIT DE CONVIVENCIA El da __ de ___________ de 201_ en las Votos _____ _____ _____ _____ de la

FORMATO ACTA DE ESCRUTINIO Y VOTACIN COMIT DE CONVIVENCIA EMPRESA: _________________________________ FECHA: __________________

instalaciones de la empresa ________________., se

reuni el representante legal y sus trabajadores para conformar el Comit de convivencia dando cumplimiento a la resolucin 652 de 2012, Resolucin 2646 de 2008 y a la Ley 1010 de 2006, as como lo dispuesto en el programa de salud ocupacional. El periodo de los miembros del comit es de dos aos (2) y el empleador proporcionar los recursos necesarios para el cumplimiento de las funciones de los miembros al comit as como la capacitacin requerida. El representante legal de la empresa nombr a las siguientes personas: Por parte de la empresa:

Estos ltimos nombrados por votacin en asamblea general de trabajadores. Integrado el Comit de convivencia se procedi de acuerdo a la resolucin 652 de 2012 a nombrar al presidente y al secretario del mismo, con el objetivo de mantener Por la coordinacin, interna del organizacin se y funcionamiento del comit. votacin comit designa: Comit y ______________________Presidente del

______________________ secretario(a) del mismo.

____________________ ___________________ Firma Presidente Firma Secretario

Y los trabajadores nombraron a: