Castillo Josely, Solrzano Jess.

UNITEC 6

MANUFACTURA FLEXIBLE EVOLUCION HISTORICA DE LOS SISTEMA ERP Y LA INFORMACIN COMO RECURSO EN EL DESARROLLO DE LAS ORGANIZACIONES DE LAS ADMINISTRACIONES PBLICAS. Castillo Josely C.I.: 19277841 joselycp@hotmail.com Solrzano Jess C.I.:23414492 Jesus1727@hotmail.com RESUMEN: En el presente trabajo se realiza un anlisis sobre la evolucin de los sistemas ERP y de qu manera ayudan a la evolucin de las organizaciones, as como tambin la informacin como recurso en el desarrollo de la administracin pblica, ambos temas orientados netamente a Venezuela y a su vez como ambos temas se relacionan entre s. PALABRAS CLAVES: Sistematizacin, modernizacin, desarrollo, gestin publica, productividad, planificacin, gestin de procesos, tecnologa, evolucion. INSTRODUCCION Los sistemas ERP son sistemas de gestin para la empresa. La evolucin de dichos sistemas se basa en el desarrollo de nuevas tecnologas en la nube, aunque estos siempre estn evolucionando ya que en esta era tecnolgica los cambios ocurren con mayor velocidad. El desarrollo de las organizaciones de la administracin pblica se toma como recurso principal la informacin, tomando en cuenta que en este contexto se le llama informacin a todos aquellos datos que sean de utilidad. En el mundo la mayora de los cambios vienen de la mano con la tecnologa, se debe tomar en cuenta que esta no llega para suplantar el recurso humano si no para simplificar el trabajo de los mismos, y a su vez que el impacto positivo que esto genere se note en el producto final de todas las organizaciones. Sin embargo no es una tarea facilya que para tener un resultado positivo se debe dar correcto uso a todas estas herramientas tecnolgicas que van llegando al mercado y en este punto es cuando comienzan a surgir los inconvenientes y hasta el rechazo por parte de profesionales ya que para darle un buen uso a todas esas herramientas se debe conocer la utilidad de las mismas para as entender y darle un buen manejo. Venezuela no escapa de esta realidad, el proceso de adaptacin del recurso humano en las organizaciones venezolanas es un tema delicado y que todas las empresas estn atacando, ya que precisamente por la velocidad en la que estn ocurriendo los cambios generan que las organizaciones modernicen sus procesos para no quedar fuera del mercado competitivo. Los ERP son sistemas integrales de gestin econmica para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes que se integran en una nica aplicacin. Estas partes son de

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diferente uso, por ejemplo: produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de proyectos, GIS (sistema de informacin geogrfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Podemos definir un ERP como la integracin de todas estas partes. No es correcto considerar un simple programa de facturacin como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre nicamente esa parte. sta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicacin de gestin. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan slo se integra uno o una pequea parte de los procesos de negocio. La propia definicin de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la informacin para todo el mundo todo eltiempo". Este tipo de soluciones permitir a las empresas mantenerse a la vanguardia, tener xito en los mercados que se desarrolla y estar a la par tecnolgicamente de las empresas internacionales. Es un sistema estructurado que busca satisfacer la demanda de soluciones de gestin empresarial permitindoles a las empresas unificar las diferentes reas de productividad de la misma. EVOLUCION HISTORICA SISTEMAS ERP DE LOS

Durante el comienzo de los aos sesenta estos sistemas fueron involucrados al sector productivo y a finales de los aos 60 y a comienzo de los aos 70 tuvieron un gran desarrollo ya que permitieron reducir los inventarios al planificar sus consumos basados en la demanda real. Para los aos 80 los sistemas ERP evolucionaron por completo, desarrollando sistemas que permitan la proteccin de elementos fundamentales para los procesos de fabricacin o manufacturacin. Los sistemas utilizados en el frente de guerra se denominaban como los MRP Systems, los sistemas desarrollados a partir de los aos 80 fueron denominados MRP II, ahora, con el desarrollo e interconexin de los sistemas MRP existentes hasta el momento, con las Aplicaciones Corporativas, se transformaron un sistema empresarial integrado, a partir de ese momento se iniciaron lo que hoy conocemos como ERP. Finalmente, cuando los sistemas de gestin integrada son reconocidos, encontramos tambin los ERP, la idea de estos sistemas radica en mantener la informacin centralizada, como una manera de generar flujos de la misma segn las diferentes necesidades. Estos sistemas se ven logrados a travs de una interfaz de trabajo nico que integre todos los procesos sin importar cual de ellos se est trabajando y donde la calidad de la informacin sea mucho mayor. LA INFORMACION COMO RECURSO EN EL DESARROLLO DE LAS ORGANIZACIONES DE LAS ADMINISTRACIONES PBLICAS.

El concepto de ERP se form inicialmente a partir de la segunda guerra mundial y a travs del tiempo este concepto ha sufrido una gran serie de cambios y adaptaciones, el ERP nace de las tecnologas militares de esa era.

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La definicin de administracin pblica vara segn el punto de vista de diferentes autores. Cita el profesor Rafael Daz (1,5) -en uno de sus trabajos- los autores norteamericanos Luther Gulick y Lyndall F. Urwick sealan que: la Administracin Pblica es aquella parte de la administracin que concierne al gobierno, fundamentalmente al poder ejecutivo que es el encargado de llevar a cabo las tareas gubernamentales. Reconocen tambin la presencia del fenmeno administrativo en los poderes legislativo y judicial -segn el esquema clsico de los tres poderes-, slo que el poder ejecutivo en la administracin es el que aparece en primer plano como encargado de realizar la poltica de Estado vista en su conjunto. Tambin, Eduardo Santana (4) plantea que la Administracin Pblica tiene que ver con el gobierno en accin y con la prestacin de servicios a los ciudadanos con sentido de justicia social y equidad, para cumplir con los procesos de la ley. Se puede decir que la administracin Pblica es un trmino de lmites imprecisos que comprende el conjunto de organizaciones pblicas que realizan la funcin administrativa y de gestin del Estado1 y de otros entes pblicos con personalidad jurdica, ya sean de mbito regional o local. Las Administraciones Pblicas tienen, dentro de su competencia y segn los medios de que disponen, la responsabilidad de promover y solicitar cambios en el entorno social. Esto requiere un buen conocimiento del proceso a travs del cual las instancias de reforma y las nuevas necesidades de

la colectividad afloran a la superficie; es decir que, el administrador pblico debe tener sensibilidad propia para individualizar lo que ser cambiado y lo que puede o no poseer, o sea, la capacidad suficiente para elaborar un Sistema eficaz de estrategia y de tctica administrativa. Modernizar es adaptar algo al cambio de circunstancias. La modernizacin es un factor clave de las modernas teoras organizacionales una vez que se ha constatado que las organizaciones no viven aisladas sino que flotan en un flujo social y se insertan en un sistema social global. Asimismo, una organizacin no adaptada a su entorno termina desapareciendo indefectiblemente y por tanto el grado de eficacia de una organizacin se mide por su grado de adaptacin. En las Administraciones Pblicas, el proceso de modernizacin no depende necesariamente del entorno social, sino del Estado en cuya permanencia participa. Las Administraciones Pblicas que no se adaptan al entorno dejan de ser eficaces, dejan de servir para lo que fueron creadas, pero no desaparecen. Quien paga las consecuencias de la falta de adaptacin son los ciudadanos que se encuentran con unas administraciones que no le sirven, pero que tampoco desaparecen. Las Administraciones Pblicas para modificarse habrn de irse adaptando a factores de cambio, tales como: costumbres, tendencias, formas de produccin, tecnologa, etc. La necesidad de acometer la modernizacin administrativa adquiere un nuevo perfil; el debate sobre la modernizacin se reformula en trminos de costos y de las consecuencias que podra traer para un pas no emprender o realizar con lentitud los procesos de cambios necesarios.

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CASO ESTUDIO: VENEZUELA (ERP) Las pequeas y medianas empresas suelen tener incertidumbre en cuanto a la calidad y variedad de sus sistemas administrativos, disponiendo soluciones departamentales que son incompatibles entre s. Y si no, implementando soluciones a medida que, ms que proveer respuestas especializadas, slo le sirven para formalizar la anarqua informativa: si la respuesta no est en el software tal cual como est, basta llamar al departamento de sistemas y generar una modificacin, un nuevo reporte, entre otros. Es por ello que la alternativa de un software ERP les resulta imprescindible pero temida. Ciertamente la implementacin de una solucin ERP implica cambios radicales: de que toda la empresa se atenga a la utilizacin de un sistema central, que lo informal se traduzca en procedimientos formales, que los sectores se disciplinen y provean la informacin en tiempo y forma y, fundamentalmente, que haya responsables de la informacin, tanto para generarla como para asimilarla. Esto conlleva a una profesionalizacin y especializacin de la estructura. El principal inconveniente siempre es el temor al cambio. En primer lugar, porque que los lideres organizacionales deben especializarse. Esto puede implicar contratar a gerentes profesionales que poseen la experiencia directiva suficiente para comprender la naturaleza del cuadro de diagnstico y aplicar las reformas necesarias. En segundo lugar, implica un cambio de mentalidad a nivel institucional, con capacitacin de los individuos a nivel sectorial, y asignacin tanto de roles como de responsabilidades. En tercer lugar est la

depuracin de los circuitos administrativos: ya nada quedar librado a la improvisacin sino que estar regulado y establecido como procedimiento. El dilema de las organizaciones pasa por su capacidad de evolucin. Pueden optar por la rutina y la improvisacin sobre la marcha, o adoptar una estructura jerrquica (tanto de autoridades como de sectores y responsables de la informacin) que tenga capacidad de remodelarse en funcin de la eficiencia. Se puede decir, que no se trata de cambiar un modelo de organizacin esttico por otro que resulte ms rgido, sino por otro que sea eficiente y tenga capacidad de evolucionar. Las implementaciones de soluciones ERP son el primer gran paso en el camino hacia el crecimiento de las organizaciones; pero si no es acompaado por otros cambios de fondo tanto estructurales como de mentalidad, simplemente terminar por diluirse como un tibio intento de hacer las cosas de un modo diferente. CASO ESTUDIO: VENEZUELA. (ADMINISTRACION PBLICA). Las transformaciones administrativas que han tenido lugar en el sector pblico venezolano producto de la reforma del Estado que se inici con mayor fuerza a finales de 1991 y que se desarroll con cierto vigor hasta 1998, la reforma administrativa la precedi el establecimiento de un piso poltico que se considera positivo y de singular importancia en el desarrollo de la democracia venezolana como lo fue la eleccin de los gobernadores de Estados, la creacin y eleccin de la figura de Alcalde en los municipios, lo que dio la posibilidad, por lo menos en el plano de las formalidades del nacimiento de

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liderazgos regionales y locales vinculados a las comunidades. Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables. Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compaa entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compaa, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de produccin, de control de inventarios, de planificacin de distribucin del producto, cobros, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitar tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la informacin se duplica, crece el margen de contaminacin en la informacin (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo dems, por lo que la informacin no se manipula y se encuentra protegida. Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto econmica como tcnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: activo fijo, contabilidad, finanzas, nomina, recursos humanos, etc.

RELACION ENTRE LA EVOLUCION LOS SISTEMAS ERP Y DESARROLLO DE ADMINISTRACION PBLICA COMO INFORMACION COMO RECURSO.

DE EL LA LA

En Venezuela se ha creado una nueva ley donde todas las organizaciones pblicas deben regirse por un software de administracin, es aqu donde no cabe duda que para el desarrollo de la administracin pblica no solo en Venezuela si no en todos los pases se debe ir a la par de la evolucin tecnolgica, uno de estos recursos que ha generado dicha evolucin son los sistemas ERP los cuales se utilizan para mantener la informacin centralizada, como una manera de generar flujos de la misma segn las diferentes necesidades. Las organizaciones pblicas deben desarrollar un modelo de cambio para alcanzar su modernizacin, lo cual implica trabajar por el incremento de la eficacia de la operacional de la Gestin Pblica. Al alcanzar las organizaciones pblicas un nivel mximo de modernizacin en cuanto su administracin, de manera implcita genera en las dems organizaciones privadas la necesidad de evolucionar e implementar software de administracin (ERP), tomando en cuenta que siempre los principales beneficiarios de estos recursos no solo sern las organizaciones si no el consumidor final.

Bibliografa Anuncio pblico en la red: www.Express.com.ar (2010, Septiembre, 12) ERP Lugar: Buenos Aires, Autor: Vega J.: Obtenido de la red mundial el 22 de Marzo del 2013 http://www.express.com.ar/salta/app/webroot/uploaded/file.pdf. Anuncio pblico en la red: www.bvs.sld.cu (2005, Julio, 26) Gestin tecnolgica Lugar: Cuba, Autor: Kanz y Lam. Obtenido de la red mundial el 22 de Marzo del 2013 http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol16_4_07/aci081007.html Anuncio pblico en la red: www.bvs.sld.cu (2005, Julio, 26) Elementos conceptuales de los ERP Lugar: Cuba, Autor: Kanz y Lam. Obtenido de la red mundial el 22 de Marzo del 2013: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol16_4_07/aci081007.html. Anuncio Publico en la red: www.Alsurtecnologia.com (2002, Enero, 10) Organismos y Normativas de los ERP en VENEZUELA Lugar: Argentina, Buenos Aires. Autor: Safford Obtenido de la red mundial el 22 de Marzo del 2013: http://www.alsurtecnologias.com.ar/fibra-optica.php.