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CICLO DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR El ciclo de compras y cuentas por pagar corresponde a todas las actividades realizadas por la empresa, con el objetivo de obtener los materiales y servicios necesarios para sus operaciones. El objetivo principal consiste en obtener los mejores materiales al menor costo y con las mejores condiciones de entrega y financiamiento. Debemos distinguir en el ciclo de compras y pagos los diferentes procesos que intervienen, en los cuales encontramos procesos contables y no contables. Los procesos no contables o administrativos se refieren en su mayora a los relacionados con la gestin de compras. Los procesos contables estn ms relacionados con las cuentas por pagar. PROCESOS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS CON LAS COMPRAS Los procesos de compras se inician con la necesidad de un bien o servicio y culminan con la adquisicin y pago de stos. Esta necesidad es planteada por el departamento o unidad que la requiere; de esta forma, las solicitudes de bienes o servicios dependen de un departamento diferente al de compras. De acuerdo con esto, los procesos de compras comprende las siguientes etapas: Recepcin de la solicitud de requisicin Emisin de la orden de compra Aprobacin de la orden de compra Envo de la orden de compra a los proveedores Recepcin de los bienes y/o servicios Registro de la entrada del activo o recepcin del servicio Pago del bien o servicio recibido Registro de pago

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Recepcin de la solicitud de requisicin Para iniciar una compra, cualquier departamento de una empresa emite una solicitud de requisicin. Esta emisin debe surgir por una necesidad especfica y las necesidades especficas pueden originarse por varias razones, entre las cuales tenemos: Generacin de un punto de reorden del inventario de materia prima o materiales Cumplimiento del presupuesto de inversiones de capital Surgimiento de necesidades de materiales de acuerdo con el plan de produccin Otras

Una vez detectada la necesidad, el departamento o unidad solicitante, completa una requisicin o solicitud de los bienes a ser comprados y la enva al departamento de compras. Es necesario que el departamento de compras conozca los materiales y los proveedores, as la primera actividad del proceso consistira en contactar los proveedores, con el propsito de obtener cotizaciones de los bienes a ser adquiridos. Como toda transaccin potencialmente puede generar un compromiso para la empresa, la solicitud de requisicin debe tener ciertas aprobaciones de acuerdo con las polticas que establezca la empresa. Tpicamente, los campos de aprobacin que lleva una solicitud de requisicin son los siguientes: Persona o unidad solicitante Jefe de la unidad solicitante Funcionario de rango inmediatamente superior al jefe de la unidad solicitante.

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Emisin de la orden de compra Una vez que la solicitud es recibida en el departamento de compras, debe ser procesada para proceder a suministrar los bienes o servicios requeridos. Un documento de orden de compra es aquel en el que se le solicita a un proveedor, la provisin de un bien o prestacin de un servicio para la empresa. Las decisiones de compra son plasmadas en la orden de compra, la cual debe incluir por lo menos la siguiente informacin: Departamento que solicita el bien o servicio Concepto o descripcin de los bienes o servicios Cantidad de los bienes o servicios Costo unitario y total Fechas de solicitud y de disposicin de los bienes o servicios Autorizaciones necesarias

El formulario de orden de compra debe estar prenumerado, a fin de que se controle el seguimiento a las ordenes de compra no procesadas. Cuando se coloca la orden de compra, es necesario establecer en la misma, todas las condiciones necesarias para evitar problemas relacionados con retrasos en la entrega, cambios en la calidad y/o cantidad de los productos, cambios de precios y modificaciones en las condiciones de financiamiento. Las normas de control interno exigen que cualquier modificacin que pueda efectuarse a una orden de compra, debe ser realizada en otro formulario, el cual cambie las condiciones que previamente se haban establecido en el formulario original de orden de compra. La modificacin de una orden de compra debe ser una situacin de excepcin, en la cual alguna de las condiciones previamente establecidas es cambiada por cualquier situacin que igualmente sea de excepcin, una segunda opcin es la emisin de una orden de compra que sustituya a la original. Normalmente, las modificaciones ms comunes que se realizan a una orden de compra son los cambios en precios o cantidades, las cuales en el primer caso deben estar soportadas por la autorizacin interna de personal competente. Una vez emitida la orden de compra, esta debe ser sometida a las aprobaciones correspondientes para su procesamiento.

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Aprobacin de la orden de compra La aprobacin de este documento est sujeta a las polticas de autorizacin que establezca una entidad. Envo de la orden de compra a los proveedores La autorizacin de la orden de compra a travs del formulario de orden de compra, es emitida por el departamento de compras. Esta responsabilidad implica que el departamento de compras, en todo el proceso de revisin de la orden de compra, tiene las siguientes responsabilidades: Conocer los materiales utilizados por la empresa y sus diferentes proveedores: es necesario que el personal del departamento conozca si se trata de materias primas importadas o nacionales, condiciones de almacenamiento y transporte, requisitos de importacin , y otros aspectos. Realizar las compras con base en los requerimientos establecidos en cuanto a cantidad y calidad: la responsabilidad del departamento de compras est limitada a cumplir con las requisiciones establecidas, en caso de existir necesidad de cambios se debe consultar con la unidad que solicit el bien o servicio. Controlar que las mercancas se reciban oportunamente: este aspecto es importante porque la recepcin oportuna influye en las operaciones de la empresa.

Realizar los reclamos por los faltantes o defectos en calidad: la responsabilidad del departamento de compras incluye negociar con los proveedores, los reclamos por faltantes o defectos en el producto

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De acuerdo con el volumen de operaciones de la empresa, el departamento de compras podr estar subdividido en: compras nacionales, importaciones, compra de suministros y compras diversas. El sistema que se utiliza para controlar las rdenes de compra, por lo general es independiente del sistema de contabilidad, y sus requisitos principales consisten en controlar las rdenes pendientes. Al momento de recibir el bien o servicio se debe emitir una notificacin de control de calidad del bien recibido y en caso que sta no se encuentre de acuerdo con las polticas de calidad mnimas establecidas por la empresa, se debe efectuar un reclamo referente al bien o servicio recibido y no se debera dar la conformidad del mismo, en caso contrario, es decir, si es conforme, es procesada inmediatamente.

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Recepcin de los bienes y/o servicios. El siguiente paso en el proceso de compras, es la recepcin del bien o servicio. En este momento el proveedor recibi el documento original de la orden de compra y procedi a suministrar los bienes o servicios requeridos. Se pueden presentar los siguientes casos: La unidad solicitante recibe lo requerido, en este caso la conformidad de lo recibido la tiene que dar esta unidad y enviar la documentacin necesaria al departamento de contabilidad para su registro. La unidad solicitante no es quien recibe lo requerido, sino otra dependencia fsica, en cuyo caso la unidad solicitante debe efectuar un seguimiento a las rdenes de compra que tiene pendiente recibir. Un ejemplo de este caso est representando cuando el departamento de produccin solicita materias primas y stas son recibidas en almacenes ubicados en diferentes localidades fsicas. Las empresas que almacenan granos y cereales, normalmente tienen centros de acopio o recepcin en los cuales los productores van entregando sus cosechas, de esta forma el control de las cantidades que se estn almacenando y comprando tiene que ser realizado en ubicaciones diferentes.

Para que la recepcin de bienes y/o servicios, se efecte de acuerdo con las polticas de autorizacin establecidas por la gerencia, una copia de las rdenes de compra emitidas, debe estar disponible en el departamento que recibir el bien o servicio. Este control permite que nicamente se reciban los bienes o servicios sobre una base autorizaciones preestablecidas.

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Registro de la entrada del activo o recepcin del servicio. Una vez recibidos los bienes o servicios, y luego que el departamento de compras da la conformidad de recepcin, se debe realizar el correspondiente registro de entrada del activo o de la recepcin del servicio. Para realizar esto, es necesario remitir al departamento de contabilidad la siguiente documentacin para su registro: Copia de la orden de compra Factura original del proveedor Informe de recepcin Documento aduanales, en caso de tratarse de importaciones

Se debe clasificar y codificar los bienes o servicios recibidos, a fin de registrarlos en la cuenta correspondiente de inventario, activo fijo, suministros o gasto por servicio.

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Pago del bien o servicio recibido. El pago del bien o servicio se origina luego de haberse emitido la orden de pago por la unidad solicitante. El pago de los pasivos est sujeto a lo establecido al respecto en las polticas de la empresa, con la relacin al manejo del efectivo. Para efectuar un pago, debe obtenerse al menos la conformidad de las siguientes unidades: Solicitante Receptora Tesorera

Registro del pago Esta fase es un paso netamente contable, y debe ser efectuado en el momento en que la empresa emite el cheque a favor de proveedor o beneficiario. Debemos tener presente que el proceso de emisin de rdenes de compra, por lo general, no genera obligaciones para la empresa, debido a que hasta ese momento no se ha generado transferencia de propiedad de los bienes comprados; la necesidad de realizar registros contables surge cuando realizamos un pago anticipado al proveedor al colocar la orden de compra, en este caso se requiere el registro del egreso del efectivo, y el pago anticipado al proveedor. Es necesario que las compras realizadas se documenten a travs de un diario de compras, en razn a la exigencia de tipo legal en pases con carga tributaria para las compras- IVA en la mayora de los pases, y que establece que se deben llevar registros detallados para este tipo de operaciones.

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REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR Los procesos de cuentas por pagar se inician en el momento en el cual la empresa recibe la propiedad de los bienes comprados, o se compromete con la adquisicin de un servicio. La transferencia de propiedad depende de las condiciones de compra, las cuales se analizan a continuacin: Condiciones de compra Libre a bordo puerto de embarque (Free on Board-FOB). La compra slo incluye el costo de los bienes y la transferencia de propiedad se realiza cuando el proveedor coloca los bienes en el medio de transporte, generalmente avin o barco, en el puerto de embarque. Los gastos de transporte son por cuenta del comprador. El registro contable se hace en el momento que se reciba la notificacin que la mercanca es embarcada. Libre a bordo puerto de destino. Esta condicin es conocida como FOB puerto de destino, y significa que la propiedad ser traspasada en el momento en que llegue al puerto de destino y se descargue la mercanca. El registro contable del inventario en trnsito debe ser hecho una vez que esta llegue al destino, por lo que a partir de ese momento y hasta que ingresa en los almacenes, debe mantenerse en el rubro de inventarios en trnsito. Costo, seguro y flete (Cost, Insurance and Freight-CIF). Esta condicin de venta establece que el precio de venta incluye los tres elementos: costo, seguro y flete. La transferencia de propiedad ocurre en el momento en que la mercanca llega al puerto de destino y es desembarcada. FAS o LAC (Free Along Side o Libre al Costado). Significa que el vendedor cubrir los costos de entrega hasta colocar la mercanca al lado del transporte. Desde el punto de vista del traspaso de la propiedad y consecuente registro en los libros de la empresa, se considera mercanca en trnsito cuando se d la condicin de colocar la mercanca al lado del transporte convenido.

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Costo y flete (C & F). En este caso, el precio de venta est formado por el costo de la mercanca y el valor del flete para transportarla, es decir, la propiedad se traspasa en el puerto de destino. Contra reembolso (Cash on Delivery-COD). Significa que el comprador debe cancelar el bien en el momento de su entrega y a partir de all, se considera traspasada la propiedad del bien del vendedor al comprador. Registro de la obligacin. Como explicamos anteriormente, el registro de la obligacin se inicia cuando se realiza la transferencia de propiedad del bien, es en este momento cuando la compaa se compromete a realizar el pago de acuerdo con las condiciones establecidas en la orden de compra. El proceso de cuentas por pagar incluye los procedimientos contables para el registro de los pasivos, valuacin de las cuentas por pagar en caso de moneda extranjera- y el pago de las cuentas a los acreedores. Los procesos de compra y cuentas por pagar estn relacionados con los procesos de almacenaje de las existencias, debido a que el mayor volumen de actividades del departamento de compras estar relacionado con la compra de materias primas y material de empaque para la produccin. El registro contable debe iniciarse con la recepcin de la mercanca, para esto se cuenta con un formulario que puede llamarse aviso de recepcin, en este formulario se debe indicar la descripcin de los materiales, las cantidades recibidas, fecha de recepcin, adems debe estar provisto de un espacio para las observaciones, en caso de existir alguna. Un sistema mecanizado de compras y almacenaje tendr interfaces entre el sistema de compras y el de almacn: el sistema de compras mantiene la informacin actualizada de las rdenes de compra pendientes, el sistema de almacn elabora los avisos de recepcin basados en la informacin de las rdenes de compra pendientes y actualiza las rdenes de compra emitidas y recibidas.

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CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS POR PAGAR A nivel de los registros contables, las cuentas por pagar pueden clasificarse en: *Cuentas y documentos por pagar comerciales: provenientes principalmente de las compras de inventario activo o de cualquier otro bien o servicio adquirido para las operaciones normales de la compaa. *Cuentas por pagar a compaas relacionadas: correspondientes a los pasivos que se originan en razn del financiamiento obtenido de las compaas relacionadas. Principalmente de la casa matriz, para el caso de las compaas transnacionales. Esta financiamiento se obtiene por compras de materiales, maquinaria, asistencia tcnica, regalas u otros conceptos. *Otras cuentas por pagar: provenientes de operaciones no comerciales de la compaa, pueden incluir la reposicin de gastos de viaje a empleados, prstamos de inventario, y otros conceptos como por ejemplo las retenciones de impuestos. *Gastos acumulados: incluyen el registro de los pasivos correspondientes a los gastos por servicios recibidos, tales como electricidad, telfono, agua, servicios publicitarios, honorarios profesionales y otros estimados. Los procedimientos seguidos para el registro del pasivo de los gastos acumulados o cuentas por pagar acumulativas, difiere de los procedimientos establecidos para el registro de las cuentas por pagar comerciales y las otras cuentas por pagar; sin embargo, los procedimientos para emisin de pagos son similares para ambas cuentas.

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PROCEDIMIENTOS CONTABLES ASUNTO RUBRO APROBADO POR CONTROL INTERNO Dentro del ciclo de compras y cuentas por pagar se deben cubrir los objetivos del control interno, que son: *INTEGRIDAD: debemos registrar todos los activos adquiridos y las obligaciones contradas. *EXISTENCIA: los activos y pasivos registrados deben corresponder a operaciones reales de la compaa. *EXACTITUD: los activos y pasivos deben registrarse por el monto exacto. *AUTORIZACIN: slo deben realizarse compras y pagos autorizados de acuerdo con las polticas de la empresa. Para cumplir con los objetivos del control interno en este ciclo, la empresa debe contar con eficientes controles preventivos y de deteccin, los controles de autorizacin funcionan como controles preventivos en el proceso de emisin de rdenes de compra, de acuerdo con lo siguiente: Controles de autorizacin Orientados a comprometer a la entidad de acuerdo a las polticas y normas de la misma. Encontramos controles de autorizacin en los siguientes casos: *Requisiciones: slo se deben solicitar bienes y servicios con base en una autorizacin establecida. *rdenes de compra: slo se deben emitir rdenes de compra debidamente autorizadas, y se establecern niveles de autorizacin de acuerdo con el monto de las rdenes. *rdenes de pago: los pagos slo sern solicitados y autorizados por un funcionario facultado por la gerencia; al igual que para las rdenes de compra, se establecern niveles de autorizacin para estas rdenes. Cdigo Contable Andrs Hermosilla Pgina 12 de 37 Fecha de Elaboracin Fecha Vigencia

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PROCEDIMIENTOS CONTABLES ASUNTO RUBRO APROBADO POR Controles de integridad. Para cubrir con este objetivo de control interno es necesario considerar la unificacin de los sistemas de contabilidad, almacn y compras, a fin de poder establecer el registro oportuno de las operaciones. Las normas de control interno requieren que por lo menos los documentos involucrados estn prenumerados, as tendremos un seguimiento de las rdenes de compra emitidas y recibidas, y un control sobre la recepcin de mercancas en el almacn. Controles de existencia El propsito de los controles sobre la existencia de los registros en el ciclo de compras y cuentas por pagar, es permitir slo el registro de aquellas partidas que estn relacionadas con operaciones de la entidad, lo que evita, por ejemplo, el registro de partidas de inventarios que no son propiedad de la empresa o compras de activos que puedan pertenecer a otro ente relacionado. Controles de exactitud Al igual que los controles de integridad, los controles de exactitud requieren una integracin de los sistemas involucrados, de forma que para registrar correctamente el inventario, es necesario que exista en el almacn un conocimiento exacto de los materiales a ser recibidos, y el departamento de contabilidad compare el aviso de recepcin con la orden de compra y con la factura del proveedor, para registrar correctamente el pasivo. Cdigo Contable Andrs Hermosilla Pgina 13 de 37 Fecha de Elaboracin Fecha Vigencia

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PROCEDIMIENTOS CONTABLES ASUNTO RUBRO APROBADO POR RESPONSABLE ALMACENES . Cdigo Contable Andrs Hermosilla ACCIN 1- Prepara la requisicin de materiales en dos Ejemplares. Remite a Compras el original y archiva transitoriamente la copia por fecha de cumplimiento, hasta que se satisfaga el requerimiento. COMPRAS 2- Consulta con el fichero de proveedores con el fin de seleccionar los posibles vendedores. 3- Emite la Orden de Compra por duplicado y enva el original a los proveedores previamente seleccionados. 4- Archiva transitoriamente el duplicado de la Nota de Presupuesto con el ejemplar de la requisicin de materiales por fecha de vencimiento en la recepcin de la contestacin. 5- Coteja las cotizaciones recibidas con lo solicitado. 6- Si est conforme con las cotizaciones adjudica la Compra. En caso de no esta conforma con las cotizaciones recibidas, proceder nuevamente a consultar con el fichero de proveedores para seleccionar a probables vendedores. Pgina 14 de 37 Fecha de Elaboracin Fecha Vigencia

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7- Confecciona la Orden de Compra en cuatro ejemplares. La Orden de Compra estar firmada por el Jefe de Compras asignado segn el monto o tipo de compra. Distribuye los ejemplares de la Orden de compra de la siguiente forma: Original al proveedor, Duplicado a Recepcin, Triplicado a Contadura y la ltima copia la archiva por fecha de entrega junto con el ejemplar de la cotizacin recibida del proveedor que se adjudica la compra para formar el legajo de 0rdenes de Compra pendientes de cumplimiento. RECEPCIN 8- Recibe la copia (duplicado) de la Orden de Compra donde se archiva por orden cronolgico de entrega. 9- Recibe el triplicado de la Orden de Compra y lo archiva por orden numrico.

CONTADURA

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RECEPCIN

10- Recibe los productos con los ejemplares del remito (original y primera copia). Controla las mercaderas con el duplicado de la Orden de Compra y los ejemplares del remito del proveedor.

11- Conforma el duplicado del remito y lo entrega al proveedor. 12- Emite las Entradas al Almacn en tres ejemplares y lo distribuye de la siguiente forma: original a Compras para que lo adiciones al legajo de Ordenes de Compra pendientes de cumplimiento, duplicado y triplicado junto con las mercaderas a Almacenes. 13- Enva el original del remito a Contadura. Archiva el duplicado de la Orden de Compra en forma definitiva por orden numrico. ALMACENES 14- Controla las mercaderas son la copia de la solicitud de compra y los ejemplares de la Entrada de Almacenes que recibi(duplicado y triplicado).

15- De no existir problemas conforma el ejemplar (triplicado de la Entrada a Almacenes y lo devuelve a Recepcin. 16- Asienta en las fichas de stock el ingreso de los artculos. 17- Enva el duplicado de la Entrada a Almacenes a Contadura y Archiva Definitivamente por orden numrico el Duplicado de la Solicitud de compra por Haberse cumplido el pedido formulado Oportunamente.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

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COMPRAS

18- Controla los ejemplares de la cotizacin (original) y de la Orden de Compra (cuadruplicado) con el original del informe de recepcin. 19- Si la entrega realizada por el proveedor es total, archiva en forma definitiva por orden numrico de Orden de Compra el legajo de la compra y original del informe. Cuando la entrega es parcial, toma nota del ingreso en el cuadruplicado de la Orden de Compra y lo archiva transitoriamente.

CONTADURA

20- Controla la documentacin recibida: Orden de Compra (triplicado), remito (original) y la Entrada al Almacn (duplicado). Si de Dicha verificacin no se desprende ningn problema, registra y archiva transitoriamente el legajo por orden alfabtico de proveedor hasta que este remita la Factura.

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PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIN Y CUENTAS POR COBRAR. Toda empresa mide su actividad por varios indicadores que son el resultado de su gestin. Todo gerente de mercadeo, independientemente de las estrategias utilizadas, tiene como objetivo principal el incremento de las ventas, el rea de produccin tiene como uno de sus objetivos el disminuir los costos que se generan en los procesos productivos. De esta forma, si los objetivos internos coinciden, el valor de la empresa se incrementar en razn a un incremento en las utilidades, as cada unidad dentro de la organizacin, debe tener como objetivo el maximizar el valor del negocio, de tal forma que no slo sean los accionistas los beneficiados con las utilidades sino tambin los empleados. El incremento de las ventas y de las utilidades es, si se quiere, el objetivo que persiguen todas las empresas. El proceso de facturacin en este sentido, tiene el objetivo de controlar, procesar y registrar todas las actividades u operaciones que tienen como objetivo el mantener y aumentar las ventas de una empresa.

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PROCESOS RELACIONADOS CON LA FACTURACIN Y CUENTAS POR COBRAR. El ciclo de facturacin y cuentas por cobrar, tambin conocido como de ingresos y cobros, es fundamental para la empresa, porq2ue de este depende sus ingresos. En la mayora de las empresas medimos el crecimiento o tamao a travs de las cifras de ventas. Esta cifra de ventas es significativa tanto en unidades monetarias como en unidades de venta, su incremento constante nos dar indicios de una empresa en expansin, con posibilidades de inversin. En Latinoamrica debido a que los pases han sufrido procesos inflacionarios significativos, las cifras de negocio de las empresas son medidas en unidades de venta, de esta forma se garantiza la comparabilidad de estas cifras para medir el crecimiento interno. Las ventas pueden clasificarse de la siguiente forma: Por el volumen de unidades. A la vez, estas pueden clasificarse en:
1. 2. 3.

Al detalle: pequeas unidades que van directamente al consumidor. Al mayor: grandes volmenes vendidos a distribuidores. Por pedidos especficos: rdenes especiales de clientes.

Por el financiamiento De acuerdo con el financiamiento podemos encontrar:

De contado: pago inmediato al momento de la compra. A crdito: se difiere el pago, puede ser de dos formas: Pago total a cierto tiempo, por ejemplo 30 das factura. Pago parcial en cuotas, es decir a plazos. PROCEDIMIENTOS CONTABLES
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Por las condiciones de entrega y precios Segn esta clasificacin tenemos: A entrega futura A entregas parciales Con derecho a devolucin Debemos tener presente otros tipos de ventas que se encuentran clasificadas dentro de las nombradas anteriormente como por ejemplo, las ventas de pago contra reembolso, que es simplemente una venta de contado; tambin tenemos las ventas con perodo de prueba, que son las mismas ventas con derecho a devolucin. As mismo, los artculos entregados en consignacin no corresponden a una venta para el consignador, hasta tanto el consignatario no venda el bien objeto de consignacin. Los principios de contabilidad son muy claros al indicarnos que las utilidades generalmente deben reconocerse en el momento de realizar la venta en el curso normal de los negocios; es decir, que reconocemos la venta cuando realmente ocurre la transaccin, y cuando se realiza la transferencia de la propiedad. Por ejemplo, el mtodo de ventas a plazos para reconocer ingresos solamente es aceptable, si el cobro del precio de venta se tiene razonablemente asegurado. Los procesos de ventas comienzan con el pedido del cliente, el cual puede ser recibido mediante una orden de compra del cliente o por un pedido a travs de la gestin de un vendedor de la compaa. Este proceso incluye lo siguiente: Recepcin del pedido u orden de compra Elaboracin de la factura o nota de despacho Preparacin del despacho Preparacin de la factura Entrega de la mercanca al cliente Cobranza al cliente Preparacin de relaciones de cobro Efectuar los depsitos de los cobros en efectivo Preparacin de estadsticas de venta PROCEDIMIENTOS CONTABLES
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En la mayora de los casos las ventas son realizadas a crdito, por tanto los procesos de ventas incluyen gestiones tales como apertura de clientes, elaboracin de estados de cuenta, controles de la antigedad de las cuentas por cobrar y otros. El procesamiento de pedidos y facturacin generalmente se establece en un sistema diferente al sistema contable, pero tiene conexin con este debido a que es la fuente de informacin para el proceso contable de las cuentas de ingresos y cuentas por cobrar. Tenemos que el proceso de facturacin generar informacin que debe ser incorporada en los siguientes registros: Registro auxiliar de cuentas por cobrar, donde se asignan las diferentes facturas procesadas a cada uno de los clientes, tambin se descargan en este registro las facturas pagadas por los clientes, y estos procesos se realizan por cada transaccin. Registros estadsticos de ventas. Cuenta de mayor general correspondiente a los ingresos por ventas.

REGISTROS CONTABLES Los registros contables del ciclo de facturacin y cuentas por cobrar, son relativamente sencillos y son los siguientes: Registro de ventas a crdito Registro de una venta al contado con descuento Cobros de facturacin Registro de devoluciones de mercancas

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Registro de ventas a crdito El registro de las ventas realizadas a crdito es bastante sencillo, sin embargo, el procesamiento para su registro debe contemplar una serie de aspectos que ayuden a tener un mayor control sobre tales ventas. Por esta razn, el proceso para el registro de las cuentas por cobrar, no solo debe poner nfasis en el registro de las cifras, sino que debe tener los suficientes controles que ayuden a llevar adecuadamente las cuentas por cobrar, y permitan calcular o procesar, por ejemplo, cualquier estadstica relacionada con las cuentas relacionadas. Registro de una venta al contado con descuento En este caso, no es costumbre ni prctica contable el registrar las ventas a contado conjuntamente con su descuento, sino el monto neto en una sola cuenta de ingresos; sin embargo, es posible que alguna empresa adopte como poltica registrar el descuento, en este sentido hay que tomar en cuenta si la empresa est sujeta o no al pago del impuesto sobre los ingresos brutos.

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PROCEDIMIENTOS CONTABLES ASUNTO RUBRO APROBADO POR Cobros de facturacin En el cobro de las facturaciones realizadas por la empresa, se puede presentar que los cobros sean efectuados con descuento o sin descuento. Registro de devoluciones de mercancas Una devolucin de mercancas origina un ingreso a los inventarios de mercancas, y un reverso a las ventas registradas previamente. CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR Las cuentas por cobrar se clasifican en los estados financieros de acuerdo con su origen, en los siguientes rubros:

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Cuentas por cobrar comerciales: producto de los ingresos por ventas o servicios prestados correspondientes a las operaciones principales de la compaa. Cuentas por cobrar a compaas relacionadas: provienen de las operaciones realizadas con compaas relacionadas. Cuentas por cobrar a empleados: provienen de prstamos, anticipos u otras entregas realizadas a los empleados y que sern devueltos por stos en un plazo determinado. Otras cuentas por cobrar: son el producto de diversas operaciones tales como reclamos al seguro u otros. Los anticipos a proveedores no deben incluirse en este concepto, debido a que los mismos no sern cobrados sino convertidos en inventario.

Los registros auxiliares de cuentas por cobrar son una herramienta muy til para el anlisis de las cifras correspondientes a las compras y pagos realizados por los clientes. En las cuentas por cobrar, es muy importante mantener un registro de la antigedad de las mismas, esto permitir un mayor control de las cuentas de cada cliente.

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PROCEDIMIENTOS CONTABLES ASUNTO RUBRO APROBADO POR CONTROL INTERNO Los objetivos del control interno contable en el ciclo de facturacin y cuentas por cobrar, aplicados al ciclo de facturacin y cuentas por cobrar: INTEGRIDAD: El propsito fundamental es el registro oportuno de todas las transacciones, evitando la falta de alguna operacin. Si no registramos la totalidad de las transacciones tendramos una subestimacin en las cifras de ventas y de las cuentas por cobrar. EXISTENCIA: Su objetivo es el adecuado registro de transacciones vlidas realizadas por la entidad.; la existencia de registros que no corresponden a ventas realizadas por la empresa, nos crea problemas de sobreestimacin en las cifras de ventas y cuentas por cobrar. EXACTITUD: Los controles de exactitud estn orientados a garantizar el correcto registro de las transacciones efectuadas por la entidad, los problemas relacionados con los controles de exactitud aumentan los riesgos de sobreestimacin y subestimacin de los registros de ingresos y cuentas por cobrar. Los principales controles relacionados en el ciclo de ingresos y cuentas por cobrar son los siguientes: Las facturas deben estar prenumeradas. Las notas de entrega-salidas de almacn- deben estar acompaadas de la factura comercial. Los lmites de crdito deben ser respetados. Se deben realizar controles de reconciliacin entre los registro auxiliares y las cuentas de mayor. Cdigo Contable Andrs Hermosilla Pgina 24 de 37 Fecha de Elaboracin Fecha Vigencia

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PROCEDIMIENTOS CONTABLES ASUNTO RUBRO APROBADO POR RESPONSABLE VENDEDOR Cdigo Contable Andrs Hermosilla ACCIN 1- Ofrece y vende. 2- Confecciona la Nota de Venta al Contado en original y tres copias. Entrega el original y duplicado al Cliente. La ltima copia permanece adherida al talonario. 3- Una vez agrupada la mercadera la enva a Empaque junto con la segunda copia. Pgina 25 de 37 Fecha de Elaboracin Fecha Vigencia

EMPAQUE

4- Verifica y coteja la mercadera con el Triplicado de la nota. De Venta que acompaa a esta y la embala.

CAJA

5- Recibe el importe de la operacin y Estampa el sello. PAGADO en los dos ejemplares de la Nota de Venta. Devuelve el original y retiene el duplicado.

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PROCEDIMIENTOS CONTABLES ASUNTO RUBRO APROBADO POR EMPAQUE Cdigo Contable Andrs Hermosilla Pgina 26 de 37 Fecha de Elaboracin Fecha Vigencia

6- Verifica el original de la Nota de Venta que recibe del cliente con el triplicado que est con la mercadera. Las sella RETIRADO y pone en poder de este la mercadera con el original de dicha Nota de Venta. Archiva la copia mencionada.

CAJA 7- Al terminar el da, entrega a Contadura el dinero cobrado y la documentacin (duplicado), que habra conservado. EMPAQUE 8- Al terminar el da entrega las copias archivadas provisoriamente (triplicado) a Contadura.

CONTADURA

9- Recibe los triplicados de la Nota de Venta que permanecieron en Empaque, junto con el dinero y los duplicados de Caja. Realiza la verificacin de las mismas con el dinero. 10- Asienta las ventas el dinero entrado. Archiva una copia (duplicados). 11- Entrega el dinero con la otra copia de la Nota de Venta (triplicado) a Tesorera, donde se guarda la misma.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

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PROCEDIMIENTOS DE NMINA Los procedimientos de nmina estn enfocados a registrar las transacciones que se derivan de operaciones con el personal. Los cargos por concepto de la nmina representa normalmente un costo importante para la gran mayora de las empresas. En este sentido el control de las erogaciones relacionadas con la nmina representa un aspecto importante para ser administrado por un sistema aplicable al ciclo. PROCESOS RELACIONADOS CON EL PERSONAL El ciclo de nmina adquiere especial importancia en la empresa moderna. En la actualidad, es necesario que las compaas logren un equilibrio entre sus recursos humanos o factor humano y los recursos materiales; de esta forma, la fuerza de la compaa estar representada por su capital o recursos financieros y su personal. Este factor humano del que hablamos anteriormente es controlado por el departamento de personal o recursos humanos, en este departamento se procesan todos los aspectos relacionados con el personal, los cuales son entre otros: Reclutamiento y seleccin. Ingreso de personal. Entrenamiento y desarrollo. Control de asistencia y horas trabajadas. Beneficios por vacaciones y otras prestaciones. Cumplimiento de obligaciones gubernamentales. Planes de pensin y jubilaciones. Cajas de ahorros. Prstamos al personal.

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Algunas de las operaciones nombradas anteriormente no generan registros contables. Para realizar las diferentes funciones correspondientes al ciclo de nmina se puede contar con los siguientes sistemas, entre otros:

Sistema de nmina: utilizado para hacer los clculos necesarios de asignaciones y deducciones para cada empleado, al cual se le realizan los pagos. Sistema de beneficios contractuales: sirve para calcular los beneficios que deben ser pagados a los empleados por efecto de contratos o de la ley laboral, puede incluir vacaciones, prestaciones sociales, bonificaciones, etc. Sistema de prstamos a empleados: para controlar todos los prstamos y anticipos entregados a los empleados. Sistema de informacin sobre nmina: tendrn por objetivo suministrar toda la informacin requerida por la gerencia, tales como estadsticas de personal por departamento, rotacin de personal, promedios de sueldo, etc.

Toda la informacin relacionada con los trabajadores de la empresa se archiva en el maestro de empleados en el cual incluyen: cdigo, nombre, fecha de ingreso, cargo, departamento, sueldo mensual, etc. La administracin de personal se refiere a todos los trabajos relacionados con el pago de sueldos y salarios, obligaciones gubernamentales, ingresos y egresos al maestro de nmina y control de los beneficios adicionales contractuales o legales. Dentro de los procesos de administracin de personal, hay que tener presente dnde terminan los trabajos propios de recursos humanos y dnde comienzan los procedimientos contables, de manera que veremos a continuacin los diferentes procesos relacionados con el personal de la compaa.

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INGRESO DE PERSONAL La necesidad de nuevo personal en la compaa, surge por despido o renuncia de personal activo, reemplazo o aumento en la planilla de trabajadores; para ambos casos, el responsable del departamento o unidad que requiere el empleado debe llenar una solicitud o requisicin de personal, que entregar al departamento de recursos humanos. El personal del departamento de recursos humanos encargado de la seleccin del personal realizar todos los pasos necesarios para el reclutamiento, los cuales podrn incluir la contratacin de una agencia de bsqueda y seleccin de ejecutivos, colocacin de avisos de prensa o seleccin de estudiantes, entre otros. Los candidatos seleccionados deben llenar una planilla de solicitud de empleo con sus datos personales tales como nombre, edad, profesin, resumen de trabajos realizados, y otra serie de datos importantes. La planilla de solicitud de empleo servir para evaluar los datos de los diferentes candidatos, con el fina de seleccionar a la persona que mejor se ajuste a los requerimientos solicitados. Una vez seleccionado el candidato, se procede a darle ingreso al maestro de empleados, a travs de la planilla correspondiente. Deben existir los controles necesarios para asegurar que los empleados que se ingresan al maestro, lo hacen slo bajo una autorizacin y que se verifica la exactitud de los datos ingresados. El departamento de recursos humanos se encargar de completar un expediente por cada trabajados, en dicho expediente se anexar la planilla de solicitud de empleo, los documentos probatorios, documentos de ingreso: entrevistas, pruebas y otros documentos de contratacin. El proceso de ingreso de empleados no genera asientos de contabilidad, porque es un proceso netamente administrativo. El proceso de nmina depende del sistema empleado para el clculo del pago; puede emplearse un sistema manual, pero debido a que en la mayora de los casos el nmero de empleados y de clculos dificulta el proceso, actualmente todas las empresas realizan clculos computarizados. En el mercado existen numerosos sistemas fciles de manejar y a precios razonables.

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Para realizar el proceso de nmina se necesita la informacin referente a la base para el clculo, la cual normalmente es:

Horas: de acuerdo con las horas trabajadas acumuladas por perodo de tiempo que puede ser semanal, bimensual o expresados en otro perodo. Das: el pago puede realizarse por das. Por trabajo realizado o a destajo: puede ser por piezas, por ejemplo, una fbrica de zapatos puede pagar a sus obreros un precio por cada par de zapatos.

El clculo de la nmina puede incluir procesos manuales como verificacin de tarjetas, inclusin de bonificaciones y otros. El pago de la nmina constituye un intercambio entre el trabajados y la compaa; como todo intercambio, requiere controlar la especie que se recibe para realizar el pago por el monto correcto. Para controlar la especie entregada por el trabajador, se utilizan sistemas de control de asistencia que pueden ser: Tarjetas de control. Tarjetas magnticas con reloj. Listas de asistencia.

En el caso de pago por trabajos realizados, el sistema de nmina ser manual y controlar las diferentes piezas entregadas por cada trabajador. Los registros de asistencia o de control de tiempo en una fbrica o taller, generalmente estn a cargo del departamento de contabilidad de costos, con el propsito de poder mantener registros y controles sobre los tiempos y las variaciones en eficiencia de la mano de obra directa. El cmputo del gasto de nmina entonces tendr tres objetivos: Realizar el pago oportuno. Controlar los costos incurridos en la fabricacin. Controlar el gasto de nmina de los empleados.

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El control del tiempo permitir un adecuado clculo de los costos y gastos predeterminados de mano de obra. El departamento de nmina recoge la informacin de las tarjetas de tiempo, sistemas de control de asistencia o cualquier otro mtodo escogido, con el fin de preparar el pago, este debe contemplar todas las disposiciones legales y contractuales que se apliquen segn cada caso y que pueden ser, sobre tiempo diurno y nocturno, bonificaciones por asistencia, da domingo o feriado, pago de transporte, etc. Asi mismo deben contemplarse tambin todas las deducciones aplicables. Los procedimientos de control en el rea de nmina, deben hacer nfasis en la autorizacin de los datos que son ingresados al sistema y adems, deben existir controles de exactitud en el caso de los pagos realizados, las deducciones y las acumulaciones de las bonificaciones contractuales. RETIRO DE TRABAJADORES Los trabajadores retirados deben ser tratados de forma que su exclusin del sistema de nmina se realice oportunamente, para evitar la acumulacin de gastos innecesarios. El retiro del trabajador por despido, por renuncia o por transferencia de la compaa, genera procesos relacionados con las acumulaciones de gastos, saldos de prstamos, nmina acumulada y otros.

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REGISTROS CONTABLES Las operaciones que generan registros contables en el ciclo de nmina pueden clasificarse en: Pagos de nmina Otorgamiento de prstamos Terminacin de la relacin laboral Pago de retenciones laborales Otorgamientos de anticipos a cuenta de prestaciones sociales

PAGOS DE NMINA El clculo del pago de nmina por lo general tiene base mensual en razn de los ciclos contables, sin embargo, es prctica comn en algunos pases realizar dos pagos, uno cada quince das. Para la primera quincena se considera que se realiza un anticipo, por tanto, se paga un porcentaje menor de las asignaciones como por ejemplo, un 40% del sueldo y en el segundo pago o quincena, el porcentaje restante. Esto se realiza para compensar los pagos, debido a que por lo general en la segunda quincena se aplican todos los descuentos y retenciones a los empleados. OTORGAMIENTO DE PRSTAMO Una empresa debe tener establecidos polticas para el Otorgamiento de prstamos a sus empleados y esto puede se hecho con base en las cantidades que cada empleado tenga acumulado como prestaciones sociales, o que pueda garantizar de alguna manera aceptables legalmente. TERMINACIN DE LA RELACIN LABORAL El registro relacionado con la nmina que requiere de un mayor control, es el relacionado con la cancelacin o finiquito de una relacin laboral. Especial cuidado se debe tener cuando el empleado tiene saldos pendientes por pagar con la compaa y sobre los cuales no se lleva un adecuado control.

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PAGO DE RETENCIONES Y APORTES LABORALES Los pagos por este concepto deben ser realizados en el momento que establecen las leyes y reglamentos de cada pas, por esta razn, debe haber algn tipo de controles en las fechas. El objetivo es controlar el pago y cancelacin oportuna de los deberes u obligaciones formales que toda empresa est obligada en cada pas. OTORGAMIENTO SOCIALES DE ANTICIPOS A CUENTA DE PRESTACIONES

El Otorgamiento de los anticipos a cuenta de prestaciones a los empleados, no tiene mayor complicacin para su registro; y el control que debe efectuarse sobre estos, consiste en asegurar que los anticipos otorgados no sobrepasen los montos que un empleado tiene acumulado de sus prestaciones sociales o un porcentaje mximo de estas. CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS RELACIONADAS. Las cuentas relacionadas con el ciclo de nmina son las siguientes: Prstamos a empleados: la naturaleza de esta cuenta hace que se presente, en el balance general, despus de las cuentas comerciales y de las cuentas por cobrar relacionadas. Nmina por pagar: esta cuenta debe estar incluida en el pasivo circulante como gastos acumulados y despus de los documentos y cuentas por pagar.

Retenciones y aportes patronales: estas dos cuentas deben incluirse dentro de la ltima lnea del rubro de documentos y cuentas por pagar, en el pasivo circulante, normalmente bajo la denominacin de otras cuentas por pagar. Anticipo de prestaciones: debido a su naturaleza, esta cuenta debe ser clasificada restando a la cuenta de prestaciones sociales. Prestaciones o cargas sociales: el pasivo por este concepto debe ser reflejado en el primer rubro, luego del pasivo circulante.

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PROCEDIMIENTOS CONTABLES ASUNTO RUBRO APROBADO POR CONTROL INTERNO. El rea de control interno en el ciclo de nmina debe estar enfocado hacia dos reas: Fomentar la eficiencia operacional Salvaguardar los activos Cdigo Contable Andrs Hermosilla Pgina 34 de 37 Fecha de Elaboracin Fecha Vigencia

En este sentido, el fomentar la eficiencia operacional es una norma que obliga a las empresas a crear un adecuado clima de control. Una de las formas para fomentar la eficiencia es el establecimiento de procedimientos, en donde se indique la forma en que deben efectuar sus tareas los empleados. El segundo aspecto que debe tenerse presente en el control interno, es el salvaguardar los activos, y ellos en el ciclo de nmina se refiere principalmente a las operaciones en las cuales se involucra el manejo del efectivo para el pago de la nmina.

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PROCEDIMIENTOS CONTABLES ASUNTO RUBRO APROBADO POR RESPONSABLE SECTORES VARIOS Cdigo Contable Andrs Hermosilla Pgina 35 de 37 Fecha de Elaboracin Fecha Vigencia ACCIN 1- El encargado de cada sector enva a Personal Diariamente un informe de asistencia Que contendr lo Siguiente: a- Fecha b- Sector al que corresponde c- Listado de las operarios a su cargo sealando solo el nmero d- Indicacin relativa al tiempo trabajado: horas extras, inasistencia, retiro, impunibilidad. El informe de asistencia se confecciona por duplicado. El original se remite a Personal y el duplicado se archiva. 2- A los operarios se les dar el inicio de las tareas de cada jornada una boleta de tiempo para las labores a efectuar en base al planteamiento de la fabricacin, que debe contener: a- nombre del operario b- nmero de operario c- sector al que presta servicio d- detalle de la labor a efectuar e- cdigo de la labor a efectuar f- imputacin de las horas trabajadas g- hora de iniciacin de la labor h- hora de finalizacin de la labor i- horas trabajadas j- jornal por hora k- salario total por cada labor Diariamente las boletas son remitidas a Personal.

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PROCEDIMIENTOS CONTABLES ASUNTO RUBRO APROBADO POR PERSONAL Cdigo Contable Andrs Hermosilla Pgina 36 de 37 Fecha de Elaboracin Fecha Vigencia

3- Controla la autorizacin del jefe de Cada Seccin. De las horas extras. Verifica el original del informe de Asistencia diario Preparado por los jefes de cada sector Con las boletas De tiempo, previa clasificacin por Obreros de estas ltimas. 4- Enva las boletas de tiempo a Costos. 5- Archiva en pendiente el original del informe de asistencia. 6- Verifica las tarjetas de reloj con los informes diarios confeccionados por los jefes de cada sector que tena archivado en pendiente. 7- Remite las tarjetas a Liquidacin de Remuneraciones. 8- Archiva el original de los informes de asistencia.

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LIQUIDACIN DE REMUNERACIONES

9- Determina en base al legajo de cada Operario el Salario bsico, las Bonificaciones, asignacin por cargas de familia, y los descuentos por aportes al Instituto de Previsin Social. 10- Prepara simultneamente la planilla de Sueldos y Jornales, la ficha individual de remuneraciones, el sobreliquidacin.

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PROCEDIMIENTOS DE COMPRA Y CUENTAS POR PAGAR Registro por el anticipo realizado a los Proveedores ________________________ _________________________ Anticipo a Proveedores Banco Sudameris S.A. Cta. Cte. ________________________ _________________________ Registro por la recepcin de las compras solicitadas e ingresadas al depsito ________________________ Mercaderas Impuesto al Valor Agregado Proveedores ________________________ _________________________

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Registro por el pago a los Proveedores ________________________ _________________________ Proveedores Anticipo a Proveedores Banco Sudameris S.A. Cta. Cte. ________________________ _________________________

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PROCEDIMIENTOS DE VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR Registro del Anticipo realizado por el cliente ________________________ Recaudaciones a Depositar Anticipo de Clientes ________________________ _________________________ _________________________

Registrote la Venta realizada a los clientes documentados con Factura de Crdito ________________________ Clientes Ventas ________________________ _________________________ _________________________

Registro del cobro de la venta realizado al Cliente ________________________ Recaudaciones a Depsitar Anticipo de clientes Clientes ________________________ _________________________

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PROCEDIMIENTOS DE VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR Registro del Anticipo realizado por los clientes ________________________ Recaudaciones a Depositar Anticipo de Clientes ________________________ _________________________ _________________________

Registro de la Venta realizada a los clientes documentados con Factura de Crdito y Pagar ________________________ Documentos a Cobrar Ventas ________________________ _________________________ _________________________

Registro del cobro de los Documentos por la venta realizada ________________________ Recaudaciones a Depsitar Anticipo de Clientes Documentos ________________________ _________________________

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