DEPARTAMENTO DE COMPRAS TUTORIA 4

SANDRA LORENA RUEDA QUINTERO DIANA LICED MARIN MARIN

JOSE OVIDIO RAMIREZ DOCENTE

APLICACIONES ADMINISTRATIVAS

UNIVERSIDAD REMINGTON

SABADOS

CARTAGO

2013

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de produccin debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organizacin.

IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Toda empresa tiene un departamento de compras, en l recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas, artculos de oficina y equipo) indispensable para la produccin de bienes y servicios, poniendo mucha atencin para conseguirlos. Los recursos materiales son guardados en el almacn y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una aportacin a la productividad, mediante prcticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendir en costos ms bajos.

CARACTERISTICAS

* Mantener la continuidad de abastecimiento. Hacerlo con la inversin mnima en existencia. * Evitar duplicados, desperdicios e inutilizacin de los materiales. * Mantener los niveles de calidad en los materiales, basndose en lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan. * Procurar materiales al precio ms bajo posible compatible con la calidad y el servicio requeridos. * Mantener la posicin competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo que a costos de material se refiere

OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Comprar los materiales para los propsitos buscados. Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos. Asegurar la cantidad de materiales indispensables. Procurar materiales al precio ms bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requerido. Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida. Proveerse de ms de una fuente, en previsin de cualquier emergencia que impida la entrega de un proveedor. Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflacin o escases. Hacer el seguimiento del flujo de las rdenes de compras coladas.

ORGANIZACIN DEPARTAMENTO DE COMPRAS Encontramos dos descentralizada. tipos de organizaciones de compras, centralizada y

Descentralizada Cada departamento de la empresa realiza las compras dependiendo de sus necesidades, su ventaja: Es que cada usuario conoce sus necesidades mejor que nadie. Se realizan las compras con mayor rapidez.

Centralizada Se le atribuyen a un solo departamento facultades para realizar todas las compras, sus ventajas son: Estandarizar los artculos comprados Negociaciones en base a volumen Los proveedores logran mayor eficiencia

ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Factores que determinan la estructura 1. El nivel general de organizacin que la misma empresa haya logrado y sus perspectivas de desarrollo. 2. La oportunidad que haya de especializar al personal 3. La coordinacin existente entre el almacn y el departamento de control de produccin 4. La situacin de los mercados 5. Las diversas dificultades por las cuales atraviesan los aprovisionamientos 6. La heterogeneidad de las compras y el nmero que se realice. 7. El grado de centralizacin o descentralizacin 8. El tamao de la empresa 9. Los diferentes tipos de produccin

FACTORES EN LA DECISIN DE UNA COMPRA Los tres principales factores en la decisin de una compra son: 1. La calidad 2. La funcionalidad 3. El precio LA CALIDAD No se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por s mismo no denota mayor calidad en el producto. EL PRECIO Es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual indica que ya no es una gua confiable para un comprador FUNCIONALIDAD Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que funcin van a desarrollar en beneficio del producto final.

EL PROCESO DE COMPRAS Consta de las siguientes fases: PLANIFICACIN DE LAS COMPRAS. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad. ANLISIS DE LAS NECESIDADES. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestin. SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economa de la empresa. EVALUACIN DE LAS OFERTAS RECIBIDAS. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas. SELECCIN DEL PROVEEDOR. Los factores que se comparan durante la fase de seleccin son el precio, la calidad, las condiciones y las garantas personales de la empresa que suministrar el producto. NEGOCIACIN DE LAS CONDICIONES. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables. SOLICITUD DEL PEDIDO. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme). SEGUIMIENTO DEL PEDIDO Y LOS ACUERDOS. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las caractersticas detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo. El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por ltimo, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente. Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisin final se necesita informacin o respuesta de otras empresas

LA IMPORTANCIA DE UN BUEN PROGRAMA DE COMPRAS El departamento de compras de una empresa tiene la responsabilidad y el objetivo de adquirir tanto productos como servicios a un precio competitivo y que la calidad no se resienta, para ello, uno de los pilares en los que debe llevar a cabo su funcin es un buen programa de compras. Toda empresa competente ha de contar con un buen programa de compras donde se especifique cada paso a dar para la adquisicin de materiales y suministros que va a necesitar en todo momento. En este programa de compras tienen que estar bien definidos varios aspectos: 1. Las fechas de inicio para la peticin de suministros y materiales 2. Los tiempos de margen de que dispone 3. Las fechas lmite para tener dichos materiales. Todo este proceso debe cuadrar perfectamente con las necesidades y la estrategia de movimientos de la empresa, por lo tanto, se han de tener en cuenta todos los imprevistos, o al menos, los ms frecuentes, a la hora de planificar los tiempos, desde que se organiza y planifica el pedido que se va a solicitar hasta que finalmente se obtiene. Muy importante y clave es saber programar las compras o la adquisicin de los servicios para poder disponer de ellos cuando se necesiten, as que la previsin jugar siempre a favor de un ptimo departamento de compras.

FUNCIONES DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS

ADQUISICIONES Accin que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancas es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por ltimo aceptarlas. GUARDA Y ALMACENAJE Es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario y control de las mercancas de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas).

PROVEER A LAS DEMS REAS Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligacin proveer a las dems reas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

RELACIONES CON OTRAS REAS DE LA EMPRESA Compras se relaciona intensamente con numerosos sectores importantes para el negocio. En las empresas, el sector de Compras se relaciona con: LA DIRECCIN GENERAL, a travs de la fijacin de polticas generales, procedimientos y anlisis de las tendencias y cambios en el entorno; en lo que involucra a las compras de la empresa. PRODUCCIN, a travs de informacin sobre plazos de entrega, costo de materias primas, calidad disponible, fuentes de aprovisionamiento, para el cumplimiento de los programas productivos del sector. FINANZAS, en la fijacin de las polticas financieras con las compras, requerimientos de fondos y presupuesto del reaRECEPCIN Y ALMACENES, en la administracin de la logstica de movimientos y coordinacin de necesidades de espacio, segn la planificacin de entregas y embarques de mercaderas. CONTABILIDAD, para el control de inventarios, costeo de materiales y valorizaciones y provisiones de las compras de bienes y/o servicios ingresados en un perodo a la empresa.

CONCEPTOS

ALMACEN: Recibe del departamento de compras una copia de cada pedido efectuado y as poder tener el espacio disponible al que se le dar a la mercanca comprada. COTIZACIN: Aquel documento o informacin que el departamento de compras usa en una negociacin. Es un documento informativo que no genera registro contable.

PEDIDO: El pedido representa una solicitud formal o instruccin a un proveedor para que suministre determinados materiales y servicios de acuerdo con trminos y condiciones estipuladas ORDEN DE COMPRA: La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una factura. Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega. Todos los artculos comprados por una compaa deben acompaarse de las rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra: - Nombre impreso y direccin de la compaa que hace el pedido - Nmero de orden de compra - Nombre y direccin del proveedor - Fecha del pedido y fecha de entrega requerida - Trminos de entrega y de pago - Cantidad de artculos solicitados - Nmero de catlogo - Descripcin - Precio unitario y total - Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden - Firma autorizada El original se enva al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras FACTURAS La factura es un documento que acredita legalmente una operacin de compra venta. Se confecciona a partir de los datos consignados en el pedido

Cuando el proveedor no ha recibido ninguna reclamacin sobre el pedido solicitado, remitir al cliente la factura de compra. La factura se realiza como mnimo por duplicado acompaando siempre al original al comprador o empresa compradora. La emisin de la factura debe reunir una serie de requisitos establecidos por la ley. La factura consta de 3 apartados: Membrete, datos identificativos del cliente y del vendedor. Descripcin de la mercanca. Clculo del importe. A. Membrete El membrete o razn social de la empresa vendedora son los datos de identificacin personal y fiscal. El N de referencia y fecha de emisin de la factura. Las facturas deben estar numeradas y ser correlativas, s estas no son numeradas igualmente deben seguir un determinado orden. Toda factura tiene que contener la fecha de emisin para que pueda ser archivada y localizada. Y por ltimo deben figurar los datos del cliente juntamente con sus datos fiscales. B. Cuerpo de la factura o descripcin de facturas En este apartado se relaciona o se detalla todo lo relativo con la mercanca vendida por parte del proveedor: Referencia del artculo: Todo artculo tiene que tener datos de identificacin ya que la hace diferente a otro de similares caractersticas. Concepto o clase del artculo: Expresa el artculo que deseamos comprar. Cantidad: Viene expresada las unidades que se compran de ese artculo. Precio por unidad: Expresa el precio de ese artculo. Tanto por ciento del descuento directo: Hay ocasiones en las que los proveedores realizan un descuento directo sobre ese artculo. Total: Es el producto de multiplicar el n de unidades vendidas por su precio correspondiente menos el descuento directo s es lo que lo hay.

CLCULO DE LA FACTURA El importe total de la factura se calcula teniendo en cuenta el importe de la venta menos los descuentos ms los gastos que forman parte de la base imponible ms el % de impuesto ms los gastos fuera de factura s es que los hay. La emisin y envo de la factura pueden producirse en 3 diferentes momentos. 1. En el momento en el que se produce la operacin. Es decir cuando el cliente paga directamente y el proveedor firma la factura, lo cual indica que el cliente ha pagado. 2. Dentro del plazo establecido entre el cliente y el proveedor. 3. Es habitual que la factura sea entregada el ltimo da del mes. Hay ocasiones generalmente en comercios pequeos que el albarn hace tambin de factura, para lo cual el albarn tiene que estar valorizado, cuando este es pagado el proveedor lo firma por lo que indica que ya ha sido pagado.

APROBACIN DE LA FACTURA La factura debe de ser comprobada por el departamento de compra antes de su pago. Dar conformidad a la factura consiste en comprobar que se ajusta a lo establecido en el pedido y en el albarn. Una vez concluido este proceso de control, ser remitida al departamento de contabilidad para su posterior registro y pago. Antes de proceder a la aceptacin de la factura hay que tener en cuenta: Control de las unidades facturadas: comparando el pedido cursado con el informe que realiza el almacn de las mercancas recibidas. Control del cumplimiento de las especificaciones tcnicas: esto lo realizar el departamento de calidad cuando la mercanca est en la empresa. Comprobacin de los precios: se realiza teniendo presente los ya remitidos por el proveedor y aceptados por el cliente. Comprobacin de los gastos y otros costes: como transporte, envases y embalajes, seguros, etc. Comprobacin de los descuentos acordados y su forma de aplicacin. Comprobacin de las condiciones y formas de pago.

En la comprobacin pueden aparecer 2 tipos de anomalas:

1. Anomalas por errores materiales: se producen al realizar los clculos matemticos, por omisin de algn concepto, o por cambiar la cantidad de mercanca adquirida. Estos errores han de ser corregidos por el departamento de compras, el cual deber de ponerse en contacto con el proveedor, indicndole las diferencias encontradas en las facturas. El proveedor deber subsanar el error de la siguiente forma: Emitiendo una nueva factura, s el cliente no ha procedido a su contabilizacin. Realizando o emitiendo una factura de rectificacin s el cliente la ha procesado contablemente.

2. Anomalas producidas por variar los precios de los artculos: en este caso, ser la persona que negoci la compra y formul el pedido quien trate de subsanar el error. S este ha sido debido al proveedor se proceder a realizar lo ya visto en el punto anterior. En la actualidad cuando existe alguna anomala en la factura, el proveedor la subsana por medio de la factura de rectificacin. Cuando el cliente la ha contabilizado por medios mecnicos proceder a borrarla y contabilizar la nueva factura. S la contabilizacin ha sido manual se proceder a realizar el contra asiento y se realizar la contabilizacin de la nueva factura.

PROVEEDORES: Personas naturales o jurdicas, de derecho pblico o privado, que de manera habitual fabrican, elaboran, manipulan, acondicionan, mezclan, envasan, almacenan, preparan, expenden, suministran productos o prestan servicios de cualquier naturaleza a los consumidores

DEVOLUCIONES: se debe controlar peridicamente el ndice de devoluciones para ir prescindiendo de aquellos proveedores que no nos sirven los productos con la calidad adecuada.