<<Software de Administración de PGD Municipal>>

FICHA DE CONTROL DE CAMBIOS

Proyecto Software de Administración de PGD Municipal
Documento 1024467719
Versión
Fecha Creación 25 de Febrero de 2009
Fecha Cambio
Responsables
Líder MAICOL DAVID DUARTE FINO

Historia
Fecha Número Observaciones Versión
de
versión
25 de 0.1 Aplicación Web para intranet. Beta
febrero de Desarrollada en lenguajes de
2009 programación: Java-NetBeans 6.1.0
y Asp.Net.
Bases de Datos: Microsoft Access y
o SQL Server
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CONTENIDO

ANTECEDENTES Y VISION

1. Introducción

2. Descripción de la Visión

3. Análisis de Beneficios

VISION DETALLADA

1. Objetivos de la solución

2. Restricciones de la solución

3. Análisis de estado actual

CONCEPTO DE LA SOLUCION

1. Perfiles de usuario o actores

2. Requisitos

3. Casos de uso

4. Escenarios

CRITERIOS DE ACEPTACION

1. Descripción

ACTA DE APROBACION DEL DOCUMENTO

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ANTECEDENTES Y VISION

1. Introducción.

Software de Administración de Programas de Gestión Documental, es una

aplicación Web diseñada para facilitar la ejecución de procesos
Archivísticos, dirigidos al conjunto de actividades
administrativas y técnicas, tendientes al manejo y organización
de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, basado en las
normatividad establecida en el Programa de Gestión
Documental del Archivo general de la Nación.

Esta propuesta Software nació de la necesidad que tienen las

instituciones públicas , privadas y privadas con funciones
públicas, de administrar de una manera ágil sus documentos en
cuanto a su valor en la gestión, control de correspondencia,
metodologías de organización documental, manejo de
inventarios, según la unidad administrativa a la que pertenecen
y facilidades al momento de realizar consultas, debido a que los
funcionarios se ven obligados a dirigirse al las instalaciones de
archivo y buscarlos manualmente, dedicando lapsos
considerables de tiempo afectando la efectividad en las
funciones y el servicio.

2. Descripción de la Visión.

Brindar herramientas a los funcionarios responsables de la

producción y trámite de documentos como a los encargados de
su la administración e integrantes de los concejos y comités de
archivo de cada institución, contando con las herramientas que
el Software de Administración de PGD tiene para agilizar el
desempeño de sus funciones en el proceso de gestión de
documentos, permitiendo que cada funcionario tenga la
posibilidad de acceder desde su propia oficina a cualquier
documento que pertenezca a su dependencia, estableciendo
parámetros y ciertas excepciones en el caso de documentos
con carácter restrictivo.

El objetivo de este software es implementar procesos

encaminados a la sistematización de la información
documental, para que así tengan la posibilidad de consultarla
más rápidamente las empresas que adquieran este servicio. Es
vital que en beneficio del Medio Ambiente disminuya la
utilización de papel en la elaboración de documentos, así que
se debe optar por nuevas técnicas de digitalización y uso de
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firmas digitales entrando en el nuevo concepto de las oficinas

sin papel.

3. Análisis de Beneficios

Software de Administración de PGD comprende los formatos

establecidos por el (PGD) Programa de Gestión Documental, el
cual establece que la gestión de documentos dentro del
concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la
producción o recepción, la distribución, la consulta, la
organización, la recuperación y la disposición final de los
documentos referentes a las Tablas de Retención Documental y
Tablas de Valoración Documental.

Beneficios:

• Sistema para la normalización de la producción documental:

Se entiende por producción documental a la recepción y
generación de documentos en una unidad administrativa en
el cumplimiento de sus funciones.

Teniendo en cuenta lo anterior, agilizar estos procesos esta

aplicación contará con interfaces que permiten controlar la
emisión, recibo y distribución de las comunicaciones
oficiales, mediante el radicado de las mismas y asignando un
número consecutivo de acuerdo con el orden de recibo y
despacho. También se tendrá en cuenta las comunicaciones
que sean recibidas por correo electrónico que tengan
carácter oficial.

• Administración del Ciclo vital de los Documentos: Con el

objetivo de hacer más eficientes las técnicas administrativas
del manejo y organización de la documentación producida y
recibida, con el propósito de garantizar su consulta
conservación y utilización desde que se produce hasta su
destino final.

En este sentido, para controlar los documentos en cada una

de sus etapas esta herramienta software brinda a sus
usuarios la posibilidad de hacer seguimiento de sus
documentos. Para ello nos basamos en las tablas de
retención documental de cada unidad administrativa, así los
funcionarios podrán saber, por medio del sistema en qué
momento deben ser transferidos los documentos ya que
tienen una importancia especifica, en el caso de instituciones
públicas se debe administrar los documentos en los Archivos
de Gestión, puesto que estos son objeto de transferencia al
Archivo Central o Histórico.
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Podrán conocer cuál será la disposición final de los

documentos en la última etapa de si ciclo vital.

• Documentación: Software de Administración de PGD da un

beneficio adicional al usuario, al presentar en cada etapa de
implementación tanto información de su utilización, como la
correspondiente normatividad de manejo de archivos en los
depósitos físicos. Por ejemplo:

El software indica cuando un documento debe ser

transferido; Al saber esto, un funcionario debe corresponder
al aviso, realizando los procedimientos necesarios para
realizar la respectiva transferencia. La información de estos
procedimientos será consultada en el software.

VISION DETALLADA

1. Objetivos de la solución

El Software de Administración de PGD Empresarial; en vista de la

problemática que presentan las instituciones públicas, en este caso los
municipios en el departamento de Boyacá en cuanto a la administración
documental y la ausencia de pautas claras y precisas que permitan manejar con
criterio sistemático la Información Documental, perpetuán a las entidades en un
estancamiento administrativo con respecto a la evolución tecnológica de la
actualidad.

Este Proyecto hace parte de una idea de negocios planteada por aprendices
SENA de las titulaciones: Técnico Profesional en Archivística y Tecnólogo en
Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información de Tunja. Busca generar
productos y servicios tendientes al mejoramiento de la gestión pública y privada
en el departamento de Boyacá, eventualmente por otras regiones del país.

En cuanto a la propuesta Software que aquí presentamos, están los siguientes

objetivos:

• Desarrollar El Sistema para la normalización de la producción documental.

Este comprende todos los trámites correspondientes a las oficinas de
correspondencia en las instituciones que se encargan de controlar emisión,
recibo y distribución de las comunicaciones oficiales. Entonces el sistema
permitirá agilizar estos procesos y llevar datos estadísticos de los mismos.

• Un programa de gestión documental digital que permita reconocer los archivos

según la unidad administrativa a la que pertenecen, y aplicando los
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principios de las Tablas de Retención Documental, la que nos va a facilitar

consultar si pertenece a una Serie o unidad documental, por ejemplo;
Historias Laborales o Proyectos de Desarrollo Municipal. Como también
Subseries que son subdivisiones de las Series documentales ejemplo,
proyecto de vivienda.

• El software determinará cuanto tiempo debe permanecer un documento en la

gestión de una unidad administrativa y activar alertas sobre el momento en
que se deben realizar transferencias documentales. Entonces se mostraran los
pasos metodológicos para ejecutar las transferencias.

• Como todas estas áreas son complementarias el software también concederá

herramientas para registrar los inventarios documentales.

2. Restricciones de la solución

Desde el punto de vista práctico, el empleo de sistemas de cómputo y

tecnologías informáticas en los procesos de automatización del archivo general
de los municipios debe ser enfocado y adelantado como todo proyecto de
Modernización.

Para que el trabajo sea coherente en la medida en que los computadores y las
aplicaciones software se involucren en el momento indicado. Se debe proyecta
una eficiente actividad Archivística. Por este motivo es que el presente proyecto
software es un trabajo en colaboración de aprendices del Técnico en Archivística
que se encargaran de suministrar la asesoría de manera integral, tanto para la
organización documental física, como para capacitar al personal que manejara el
software.

3. Análisis de estado actua

A continuación se hace mención a los procedimientos que se deben realizar para

el control de los documentos recibidos o producidos.

En este caso la solución utiliza una base de datos

automatizada. Los medios electrónicos de esta aplicación
son esenciales para el control de números de radicación,
distribución de correspondencia, sistemas de alerta en el
que se indique a las diferentes dependencias las
comunicaciones que se encuentren pendientes de su
respuesta.
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Control de correspondencia y Radicación de documentos

Entidad o Oficina de Oficina Destinataria

Archivo de Gestión
Dependencia Correspondencia o remitente

Inicio

Se producen o Un Funcionario
reciben un autorizado por el
Documento Oficial comité de archivo
Que corresponde se encarga de la
a las funciones de normalizacion de
la Unidad los tipos
Administrativa documentale

Si la
El documento
Comunicación es de no
original
carácter oficial

si

Llena una ficha con la

fecha, asunto, anexos del
documento y su
procedencia, La primera copia
Verifica si ya fue dl documento que
radicado, si no debe tenga registro de El documento
asignarle uno mediante recibido se original
un consecutivo que no incorpora al
debe repetirse. archivo
Por último entrega el
documento a su
destinatario

La segunda copia
dl documento que
tenga registro de
Fin
recibido va para el
consecutivo de
correspondencia

Inicio

El documento es
El documento Radicado y La oficina produce
original normalizado para un documento
ser enviado

La primera copia
dl documento que
tenga registro de
Fin Se guardan copias
recibido se
incorpora al
archivo
La segunda copia
dl documento que
tenga registro de
recibido va para el
consecutivo de
correspondencia
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En este caso la solución utiliza una base de datos automatizada. Los

medios electrónicos de esta aplicación son esenciales para el control de
números de radicación, distribución de correspondencia, sistemas de
alerta en el que se indique a las diferentes dependencias las
comunicaciones que se encuentren pendientes de su respuesta.

CONCEPTO DE LA SOLUCION

1. Perfiles de usuario o actores

Los usuarios son aquellas personas en la Entidad que tengan la

autorización de entrar a la aplicación entra las que están los funcionarios
de las oficinas correspondientes a cada dependencia, estas tendrán
como requisito tener un nombre de usuario y contraseña asignados.

2. Requisitos
Verificación de Radicado para documentos Digitales

Paquete superior::USUARIO

USUARIO INTERFAZ Base de Datos

INGRESA si tiene un permiso asignado

INGRESA si tiene un permiso asignado

Abre la ventana de verificacion

Selecciona u tipo de busqueda para saber si el documento ha sido recibido por otro medio y ya se encuentra radicado
Solicita la busqueda

Existente; da opción de ver el documento y de salir

*
Devuelve Respuesta
Si no existe aparecen tres opciones
-End1-End2

Da click en (Nueva copia), (Otro Soporte) o (Anexo)

Muestra el formato de Radicado

En esta ventana Se llenan datos del remitente y del documento correspondiente y click en Radicar

Guarda la información y le asigna un numero de Radicación

muestra el nuevo número consecutivoy la opcion de editar confirma la carga

Usuario:
• Ingresa con un Usuario y una contraseña asignada.
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• Al recibir un documento digital verifica si este y se encuentra

radicado o si es un anexo a otro documento
• Cuando se trata de un documento nuevo el Usuario llena la
información correspondiente a este, para poder asegurar el
proceso de Radicado.
• Puede consultar los registros de los archivos que ya están en el
sistema
• Esta aplicación requiere que el usuario conozca el proceso de
radicado de un documento.

3. Casos de uso

CASO DE USO: IDENTIFICADOR:

Ingresar al Sistema IN
DESCRIPCION: PRIORIDAD:
El usuario ingresa con un código Alta
asignado

DIAGRAMA:

-Fin1 -Fin2
Digita su nombre de
usuario y codigo asignado
* *

Usuario

CASO DE USO: IDENTIFICADOR:

Ingresar consulta la existencia del Verificación
documento a radicar
DESCRIPCION: PRIORIDAD:
Utiliza las opciones de búsqueda Alta
para determinar si un documento
está en el sistema
DIAGRAMA:

-Fin1 -Fin2
Verifica Radicacion
previa de un documento
* *

Usuario
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CASO DE USO: IDENTIFICADOR:

Ficha de radicación Ficha de radicación
DESCRIPCION: PRIORIDAD:
Llena una ficha con los datos del Alta
remitente y la información
característica del documento
DIAGRAMA:

-Fin1 -Fin2
Diligencia Ficha
de Radicación
* *

Usuario

CASO DE USO: IDENTIFICADOR:

Consulta y edición CN
DESCRIPCION: PRIORIDAD:
El usuario tiene la opción de revisar Alta
los datos del documento y de hacer
correcciones sobre la ficha de
Radicación

DIAGRAMA:

-Fin1 -Fin2
Revisa y edita la
ficha de Radicación
* *

Usuario

CRITERIOS DE ACEPTACION

1. Descripción

Descripción de los criterios a tener en cuenta para la aceptación y

aprobación del documento

ACTA DE APROBACION DEL DOCUMENTO

Se elabora el acta de resumen de la reunión entre el equipo de solución y el

usuario en la que se da aprobado a los requisitos o se indican las
modificaciones a realizar en el documento
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