DISEO DE UN MODELO PRESUPUESTARIO INTEGRAL PARA EMPRESAS MANUFACTURERAS

INTRODUCCIN

LARGO ES EL CAMINO DE LA ENSEANZA POR MEDIO DE TEORAS; BREVE Y EFICAZ POR MEDIO DE EJEMPLOS.
Sneca

OBJETIVOS
Proporcionar a los involucrados en el proceso de enseanza-aprendizaje de la materia de presupuestos un modelo presupuestario integral. Ofrecer una gua prctica que explica los pasos a seguir para elaborar un presupuesto maestro Disear un modelo de presupuesto utilizando la hoja electrnica de Excel.

CAPTULOS

La exposicin comprende cuatro captulos: Captulo I. Definiciones y aspectos bsicos sobre presupuestos. Captulo II. Elementos componentes de un programa presupuestario. Captulo III. Presupuesto maestro de una empresa manufacturera utilizando la hoja de clculo de Excel. Captulo IV. Conclusiones y recomendaciones.

 QU ES UN PRESUPUESTO ?

Antes de responder a esta pregunta es necesario establecer el lugar que ocupa el presupuesto en el encadenamiento lgico de la elaboracin de una estrategia empresarial.

La misin del negocio

Anlisis interno Diagnstico de la situacin actual

Formulacin de la estrategia Presupuesto Evaluacin y control

Anlisis externo

DEFINICIN
El presupuesto se define como ... un enfoque sistemtico y formalizado para el desempeo de fases importantes de las funciones administrativas de planificacin y control .. (Glenn Welsch) En esta definicin estn considerados los tres elementos bsicos de un programa de presupuestos: planificacin, control y coordinacin

PLANIFICACIN
Es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso de accin para lograrlos
Comprende: Establecer los objetivos de la empresa Desarrollar las premisas acerca del entorno de la empresa. Elegir un curso de accin para alcanzar los objetivos. Iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en acciones. Replanear sobre la marcha para corregir deficiencias existentes.

CONTROL

El control es un proceso por el que se mide y evala el desempeo ( o resultados reales ) y se fundamenta la realizacin de la accin correctiva.
Implica: Establecer metas y normas. Comparar el desempeo actual con las metas y normas establecidas. Reforzar los aciertos y corregir las fallas

PLANIFICACIN Y CONTROL
PLANIFICACIN

Anlisis de resultados

CONTROL:

Acciones correctivas

COORDINACIN

La coordinacin significa desarrollar y mantener en una adecuada relacin las diversas actividades que tienen lugar dentro de una empresa. Esta actividad es considerada como un efecto que sobreviene cuando se realizan las funciones de planificacin y control.

RELACIN ENTRE PRONSTICO Y PRESUPUESTO

El pronstico determina si y en que grado son realizables los planes futuros de una entidad; es decir, constituye una estimacin de alguna condicin o situacin futura. El presupuesto empieza en el punto donde termina el pronstico, ya que programa en detalle cmo y cuando se lograrn las metas fijadas conforme a los planes.

TIPOS DE PRESUPUESTOS
Bsicamente existen dos tipos de presupuestos: - De gobierno - De negocios En los presupuestos de negocios se establecen las clasificaciones siguientes: Segn la flexibilidad: - Fijos ( asignados o estticos ) - Flexibles ( variables o dinmicos ) Segn el perodo que cubran: - A corto plazo - A largo plazo Segn el campo de aplicacin en la empresa: - De operacin o econmicos - Financieros

PERIODOS PRESUPUESTALES
El periodo cubierto por los presupuestos debe ser lo suficientemente largo para permitir una planeacin efectiva. En general, las empresas que trabajan con presupuestos hacen coincidir con el ao fiscal el periodo de vigencia del presupuesto. Este presupuesto anual se fracciona por meses, siendo el mes el periodo base para la comparacin de los resultados reales con los previstos. A ms del presupuesto anual, es prctica corriente en las empresas preparar un presupuesto a largo plazo que cubre tres, cinco o ms aos. Otra dimensin de tiempo se relaciona con la planificacin de proyectos. En este caso, cada proyecto abarca periodos variables de tiempo.

REQUISITOS BSICOS PARA UN PLAN PRESUPUESTAL

Representan las orientaciones, las actividades y los enfoques de la direccin superior de la empresa. En esencia constituyen condiciones necesarias para una adecuada aplicacin de un programa de presupuestos.

REQUISITOS BSICOS PARA OPERAR UN PROGRAMA DE PRESUPUESTOS

Responsabilidad de la direccin Organizacin Sistema de contabilidad Comunicacin Metas reales Informes y revisiones oportunas Flexibilidad Vigilancia contnua Eficiencia en las operaciones

EL MODELO DE PRESUPUESTOS COMPRENDE:

El desarrollo de objetivos generales y de largo alcance de la empresa. La especificacin de las metas de la compaa. El desarrollo, en trminos generales, de un plan estratgico de largo plazo. La especificacin de un plan tctico de corto plazo, detallado por divisiones, departamentos. El establecimiento de un sistema de informes peridicos de desempeo. El desarrollo de procedimientos de seguimiento.

PARTICIPANTES EN LA ELABORACIN DEL PRESUPUESTO

Si bien el tamao de la organizacin tiene una gran influencia en el nmero de personas involucradas en el proceso de preparacin del presupuesto de una empresa, se considera que una de las ventajas de su aplicacin es que constituye un medio para que todo el equipo de la administracin participe en el planeamiento cuidadoso de sus actividades durante el periodo presupuestario.

LIMITACIONES DE UN PROGRAMA DE PCU

Un programa de presupuestos se basa en estimaciones. El programa de presupuestos debe ser contnuamente actualizado a fin de que armonice con las situaciones de cambio que prevalecen en los negocios. La ejecucin de un programa de presupuestos depende tanto de la direccin superior como de los diferentes ejecutivos responsables. El programa de presupuestos no ocupa el lugar de la direccin y la administracin.

EL PROCESO DE PRESUPESTACIN

Este tpico, orientado a la aplicacin, delnea las fases secuenciales que la administracin debe cumplir, desde el desarrollo de objetivos generales del negocio hasta el control, la accin correctiva y la replanificacin.

ESQUEMA DE LAS PARTES DE UN PROGRAMA TPICO DE PRESUPUESTOS

A. EL PLAN SUSTANTIVO:

Objetivos generales de la empresa Metas especficas de la empresa Estrategias de la empresa Instrumentos de la administracin ejecutiva para la planificacin ( o premisas de la planificacin )

ESQUEMA DE LAS PARTES DE UN PROGRAMA TPICO DE PRESUPUESTOS

B. EL PLAN FINANCIERO: 1 PLAN ESTRATGICO DE UTILIDADES A LARGO PLAZO

Proyecciones de ventas, costos y utilidades Proyectos importantes y adiciones de activos fijos Flujo de efectivo y financiamiento Necesidades de personal

ESQUEMA DE LAS PARTES DE UN PROGRAMA TPICO DE PRESUPUESTOS

2 PLAN TCTICO DE UTILIDADES A CORTO PLAZO a) Plan de operacin Estado de resultados planificado b) Plan de situacin financiera Balance general planificado c) Plan del flujo de efectivo

ESQUEMA DE LAS PARTES DE UN PROGRAMA TPICO DE PRESUPUESTOS

C. PRESUPUESTOS VARIABLES DE GASTOS Frmulas de los gastos de produccin D. DATOS COMPLEMENTARIOS Anlisis de la relacin costo-volumen-utilidad Anlisis de razones financieras
D. INFORMES DE DESEMPEO Cada fin de mes y segn se necesiten

F. SEGUIMIENTO, ACCIN CORRECTIVA Y REPLANIFICACIN

DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS GENERALES DE LA EMPRESA

LA VISIN ES UNA DECLARACIN SOBRE COMO SE VER LA EMPRESA EN EL FUTURO. LA MISIN ES UNA DECLARACIN FUNDAMENTAL EN LA CUAL LA EMPRESA DESCRIBE SU CAMPO DE ACTIVIDAD Y SU MERCADO DE REFERENCIA. EXPRESA SU VOCACIN BSICA Y SUS PRINCIPIOS DE DIRECCIN EN MATERIA DE RENDIMIENTO ECONMICO Y NO ECONMICO Y PRECISA SU SISTEMA DE VALORES. LA CONFUSIN ENTRE METAS Y OBJETIVOS ES FREECUENTE Y, ADEMS, ES ALIMENTADA POR LOS DIRIGENTES DE LA EMPRESA.

DISTINCIN ENTRE OBJETIVOS Y METAS

OBJETIVOS: Toda organizacin econmica tiene por lo menos tres objetivos generales: supervivencia, crecimiento y utilidades, es decir, tres voluntades organizacionales independientes de las voluntades de los dirigentes. Adems, tiene objetivos particulares que dependen de los deseos de los gerentes. Estos objetivos implican metas cifradas. METAS: Subconjunto de los objetivos determinados por los dirigentes. Ejemplo: si el objetivo es la obtencin de utilidades, las metas de rentabilidad sern determinadas segn diferentes tasas: ( ROI, ROE, ROS, etc.). Los objetivos estn incluidos dentro de la finalidad o misin, y las metas precisan los objetivos.

LA MISIN: INFORMACIN QUE DEBE CONTENER

mbito actual del negocio Cambios esperados a futuro

Producto Mercado Cobertura geogrfica Posicin de liderazgo o de ventaja competitiva sostenible

qu ? a quin ? dnde ?

cmo ?

LA VISIN DE CHRYSLER

Lee Iaccoca

VISIN Tenemos que fabricar un auto mejor si queremos conservar nuestros empleos MISIN Debemos fabricar un auto que sea igual o mejor que el modelo Celica de Toyota META Hagmoslo en un ao

LA VISIN DE CHRYSLER

Lee Iaccoca

Conclusin:

Si sus empleados no saben a dnde quiere llevar a la empresa, no podrn ayudarlo a llegar ah. Los empleados de Chrysler saban exactamente a donde los quera llevar Lee Iaccoca y estaban altamente motivados para ayudarlo a llegar.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 1
La principal razn para llevar adelante un programa de presupuestos en las empresas es que la planeacin obliga a las personas de todos los niveles de la administracin a pensar en el futuro. Al hacerlo as se est insistiendo en el hecho de que las decisiones en los negocios involucran un elemento de incertidumbre que puede ser objeto de anlisis y pronstico.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 2

Los objetivos y metas establecidos por cada ejecutivo, con la responsabilidad en los costos y en los beneficios, sirven a la direccin superior de una firma como medios para evaluar el rendimiento de sus subordinados al comparar los resultados obtenidos con los previstos.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 3
Como medio de coordinacin, el presupuesto proporciona los medios para informar a las diferentes partes de una organizacin respecto de los planes que se han formulado, asegurndose as que los planes parciales y el plan total mantienen un adecuado equilibrio.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 4
El anlisis econmico de una empresa implica la investigacin de todo aquello que pueda contribuir a su mejoramiento y expansin. Este hecho destaca la necesidad de que los dirigentes de una empresa adopten planes definidos y dispongan de adecuada informacin para dirigir con acierto las operaciones, con miras a evitar las deficiencias de una direccin intuitiva. La implementacin de un programa de presupuestos sirve como base para llevar a cabo estas investigaciones.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 4
No existe una norma establecida respecto a operar un programa de presupuestos en los negocios. Cada programa debe disearse y operarse de acuerdo con las caractersticas y necesidades propias de la organizacin.

Antes de poner en marcha un programa de presupuestos la direccin de una empresa debe efectuar un anlisis completo de las actividades a realizar. Este anlisis es importante en la fases de diseo, implementacin y ejecucin del mismo.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5
Un problema que normalmente se presenta al iniciar y desarrollar un programa integral de presupuestos es la seleccin de los conceptos y tcnicas que se adapten a cada situacin especfica. un sistema de este tipo no puede ser esttico, ms bien debe ser lo suficientemente flexible para facilitar los cambios que cada situacin requiera.