Combinacin de correspondencia La combinacin de correspondencia es una utilidad para confeccionar copias de un mismo documento con datos variables de otro

texto. Para realizar este proceso, son necesarios dos

documentos, el principal, donde ir el texto fijo (ejemplo: carta, sobre, invitacin) y el documento origen que es donde se encuentran almacenados los datos a combinar (documento de Excel, archivos de contactos, documentos de Word, etc.). Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que solo escribimos el texto fijo (contenido que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos.

Como combinar correspondencia.

1. Abra o cree un documento principal (main document) que contenga la informacin genrica que desea repetir en cada carta modelo, etiqueta, sobre o documento a utilizar. 2. Abra o cree un origen de datos que contenga los datos que varan en los documentos combinados, por ejemplo, el nombre y la direccin de cada destinatario de una carta modelo. El origen de datos puede ser una hoja de clculo, una base de datos o un archivo de texto existente, o una tabla de Word. 3. En el documento principal inserte campos de combinacin, que son marcadores de posicin que indican a Microsoft Word dnde debe insertar los datos del origen de datos. 4. Proceda a la Combinacin los datos del origen de datos en el documento principal. Cada fila o registro del origen de datos genera una carta modelo, etiqueta postal, sobre o elemento de catlogo individual. Puede enviar los documentos combinados directamente a la impresora, a direcciones de correo electrnico o a nmeros de fax, o puede reunir los documentos combinados en un nuevo documento para su posterior revisin e impresin.

Ejemplo. Se tiene el archivo ORIGEN llamado fulanitos.xmls (documento de Excel 2007) el cual contiene los datos que se insertaran en el documento principal. El cual tiene la siguiente estructura:

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A continuacin se abre un nuevo documento en Microsoft Word en cual ser el archivo principal este documento se llamara principal.docx (Microsoft Word 2007) En el men principal, buscamos la ficha: Correspondencia.

Damos clic en el botn Iniciar Combinacin de Correspondencia y seleccionamos la opcin Paso a paso por el asistente para Combinar Correspondencia.

Esto nos abrir una ventana lateral la cual nos guiara en la combinacin de correspondencia entre nuestros archivos. El primer paso nos pedir indicar con que tipo de documento estamos trabajando.

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En esta ocasin es una carta la que estamos trabajando. Damos clic en siguiente: inicie el documento.

La siguiente ventana nos pide indicar cual ser nuestro documento principal. Pudiendo utilizar el documento actual, una plantilla guardada o un documento ya existente. En este caso utilizaremos el documento actual.

Hacemos clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios

El la siguiente ventana nos indica en donde estn los datos que combinaremos, es decir, cual es nuestro archivo origen. Pudiendo elegir una lista existente, un archivo de contactos de Outlook o escribir nosotros nuestra propia lista. Seleccionamos utilizar una lista existente y damos clic en Examinar En la ventana que aparece buscamos y seleccionamos nuestro archivo de Excel 2007

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Al seleccionar el archivo, se abre una nueva ventana en la cual nos pide que indiquemos en donde estn nuestros datos.

En este caso en la hoja1$ de nuestro documento. Es importante indicar si la primera fila de nuestros datos contiene los encabezados de la columna. Al seleccionar la hoja 1 del documento, nos muestra la informacin del archivo origen.

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En esta seccin podemos visualizar los datos que contiene nuestro archivo, y es posible ordenarlos de acuerdo a distintos criterios, filtrar informacin, buscar datos duplicados etc. Despus de verificar que nuestra informacin es correcta damos clic en el botn ACEPTAR. Y hacemos clic en Siguiente: Escriba la carta

En la siguiente seccin escribiremos la carta base, es decir nuestro archivo principal. Dejando un espacio en donde irn nuestros datos a combinar.

Vea como se han dejado espacios en blanco en donde irn nuestros datos del archivo origen (indicados con lneas rojas). Al finalizar el esquema principal del documento principal, damos clic en la opcin mas elementos

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Se abrir una ventana la cual nos muestra los campos disponibles de nuestro archivo.

Es importante sealar, que nuestro cursor se debe encontrar en el lugar en donde se insertara el dato a combinar, ejemplo: si queremos insertar el campo de nombre del alumno, nuestro cursor se debe encontrar al final de la frase.

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Al hacer doble clic en un elemento de la lista que nos muestra la ventana Insertar campo de combinacin, Word nos muestra una etiqueta en pantalla, esto indica que el elemento elegido se encuentra listo para combinarse en nuestro documento.

As hasta terminar los campos necesarios en nuestro documento. Nota: en necesario cerrar la ventana Insertar campo de combinacin y situar nuestro cursor en donde se insertara otro campo para combinar y realizar el mismo procedimiento de dar doble clic en el campo deseado. Una vez revisado que los campos son los correctos, damos clic en el siguiente paso. vista previa de las cartas

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En la vista previa, podemos ver como quedo nuestra carta, con los datos combinados desde el archivo origen, nos podemos desplazar desde las flechas ubicadas en el costado derecho de la ventana para revisar que los datos son correctos.

Despus de revisar que la combinacin de correspondencia se realizo de forma correcta, podemos seguir con el siguiente paso complete la combinacin.

En este apartado tenemos 2 opciones, el poder imprimir todos los documentos generados o el editar las cartas individualmente, esta ltima opcin nos abrir un nuevo archivo con todas las cartas que se generaron, una para cada registro de nuestro archivo origen.

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Con cualquier opcin que elijamos, nos mostrara la siguiente ventana:

La cual nos pedir confirmar la combinacin de los registros, ya sean todos los registros, el registro actual en el cual nos encontremos en el documento o un rango en especfico. Al hacer clic en aceptar, se genera un archivo nuevo, donde podremos editar todas las cartas generadas.

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