Introduccin El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar

que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organizacin tienen la obligacin de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administracin. En el presente informe se desarrollar el control como una fase del proceso administrativo, analizando las diferentes definiciones empleadas por

administradores como Stoner, Fayol, Robbins, entre otros; estudiando su importancia, su clasificacin y las reas de desempeo. El objetivo principal de este trabajo es estudiar el control como elemento clave de la administracin, que permite detectar errores a tiempo y corregir fallas en su debido momento, aplicando as los mecanismos de control adecuado para cada caso.

Concepto Control como una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecucin de los planes, una vez que han sucedido. La anterior concepcin es por dems equivocada, ya que el control bien aplicado es dinmico, promueve las potencialidades de los individuos y, ms histrico, su carcter es pronstico, ya que sirve para medir la temperatura presente y futura de la actuacin de todos los recursos de la empresa, siendo su principal pronstico, prever y corregir errores, y no simplemente registrarlos. Los elementos que destacan entre las definiciones de varios autores son: Relacin con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeacin. Como se dej entrever, muchas de las tcnicas de planeacin, lo son tambin de control. Medicin. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores. Con base en estos elementos, se puede definir al control como: La evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias. Importancia El control es de vital importancia dado que: Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacin.

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Principios El sistema de control debe estar actualizado: Esto nos indica que el sistema de control debe de estar actualizado demuestra verdadero inters en el objetivo del control., Ya que est relacionado con el presente, con lo que est ocurriendo en al actualidad para cerciorarse de que los planes se desenvuelvan en la forma prevista. El sistema de control debe mantener un registro de todos los objetivos: Esto nos indica que para lograr las metas y objetivos de la organizacin en general es imprescindible que tanto los departamentos como las diversas reas de funcionamiento cumplan con sus objetivos, as con este registro que se tomaran medidas correctivas en el momento y en el sitio requerido, siempre habr una coordinacin de esfuerzos en toda la empresa. El sistema de control debe de prestar especialmente inters para evitar cualquier desviacin en los objetivos: El hecho de detectar cualquier anomala no implica que se pretenda corregir al gerente, sino que simplemente se trata de ayudarle a elegir la medida correctiva que resulte ms eficaz. Si el sistema de control no detecta las anomalas en forma minuciosa, el gerente se ve obligado a perder tiempo muy valioso para analizar e interpretar los reportes que se le proporcionan. Asimismo, existe la posibilidad de que pasen inadvertidos los problemas potenciales.

El sistema debe de informar al empleado sobre cualquier desviacin: este principio nos indica que conviene comunicarle al empleado cualquier anomala que se presente. Esto implica que el superior no tenga que estar informado del movimiento de las operaciones, sino que si el empleado debe dirigir y controlar su propio rendimiento debe de estar constantemente enterado de la forma en que va progresando. Si se expiden informes acerca del rendimiento del personal, el empleado siempre estar dispuesto a modificar cualquier actitud o hbito para incrementar su desarrollo sin sentir que se le est presionando u obligado a hacerlo. Asimismo, el gerente dejar de ser un capataz de su personal y sabr orientarlo en forma adecuada. Tan slo intervendr si observa que no se estn siguiendo sus indicaciones si hay un rezago en el trabajo debido a una falla en la labor que desempean los empleados. Este enfoque de control es ms positivo.

El sistema debe mostrar las responsabilidades individuales al igual que los resultados globales: Este principio nos indica que los resultados globales son la suma de los resultados obtenidos por cada uno de los empleados. De modo que el sistema de control debe de estar planeado de tal modo que contenga un registro de los resultados individuales, as como un registro de los resultados globales. Si el sistema no da la debida atencin las responsabilidades de cada empleado, no slo existe la posibilidad de que no se obtengan los resultados globales, sino que tambin existe la posibilidad de que se detecten errores una vez que stos ya han sido cometidos. Todo esto contradice al objetivo del control.

Procesos y reglas Establecimiento de estndares. Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control. Los estndares representan el estado de ejecucin deseado, de hecho, no son ms que los objetivos definidos de la organizacin. Ralph C. Davis dice que los estndares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que,

preferentemente, deben abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados: Rendimiento de beneficios. es la expresin de los beneficios obtenidos por la empresa, que resulta de la comparacin o relacin entre las unidades y el capital empleado en cada una de las funciones. Las tasas de rendimiento sirven, tambin para seleccionar alternativas de operacin financiera futuras. Posicin en el mercado. Estndares utilizados para determinar la aceptacin de algn producto en el mercado, y la efectividad de las tcnicas mercadolgicas. Productividad. Este tipo de modelo debe de establecerse no slo para el rea de produccin, sino para todas las reas de la empresa. Se determina con base en medidas, tales como horas-mquina, horas-hombre, etc. Calidad del producto. Este estndar se establece para determinar la primaca en cuanto a calidad del producto, en relacin con la competencia. Desarrollo del personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia, y su efectividad. Evaluacin de la actuacin. Establece las condiciones que deben existir para que el trabajo se desempee satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los lmites de productividad del personal de la empresa.

Tipos de estndares: Existen tres mtodos para establecer estndares, cuya aplicacin vara de acuerdo con las necesidades especficas del rea donde se implementen: Estndares estadsticos. Llamados tambin histricos, se elaboran con base en el anlisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras. No son del todo confiables, pues en ocasiones la situacin presente ha variado demasiado en relacin con el

pasado; por tanto al establecerse, la informacin estadstica debe ser completamente con el criterio. Estndares fijados por apreciacin. Son esencialmente juicios de valor, resultado de las experiencias pasadas del administrador, en reas en donde la ejecucin personal es de gran importancia. Se refieren a ciertas actividades cuyo carcter es intangible o cualitativo, tales como la moral de la empresa, actitud del personal y otras, pero cuya importancia es vital; su fijacin, como ya se dijo, es subjetiva o a juicio de los ejecutivos. Estndares tcnicamente elaborados. Son aqullos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situacin de trabajo especfica. Se desarrollan en relacin con la productividad de la maquinaria, del equipo, y de los trabajadores; son llamados tambin estndares de produccin y de tiempos y movimientos. Los modelos, de acuerdo con sus caractersticas, pueden ser: cuantitativos, si son susceptibles de medirse en unidades numricas, o cualitativos, cuando se establecen subjetivamente y los aspectos que se evalan son referentes a ciertas cualidades. Una clasificacin de los estndares ms usuales Medicin de resultados. Consiste en medir la ejecucin y los resultados, mediante la aplicacin de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estndares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas ms difciles, sobre todo en reas con aspectos eminentemente cualitativos. Una vez efectuada la medicin y obtenida esta informacin, ser necesario comparar los resultados medidos en relacin con los estndares preestablecidos, determinndose as las desviaciones, mismas que debern reportarse inmediatamente. Es virtualmente imposible mencionar todas las unidades de medida susceptibles de aplicarse; a manera de ejemplo pueden mencionarse algunas: tiempo por pieza producida, porcentaje de material rechazado, horas-mquina utilizadas, etc.

 2.4 Correccin. La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva para integral las desviaciones en relacin con los estndares. El tomar accin correctiva es funcin de carcter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviacin es un sntoma o una causa. Un ejemplo frecuente de esta situacin sucede cuando existe una baja en las ventas, lo que indica que algo no se ha ejecutado de acuerdo con lo planeado, pero antes de incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta baja no es causa de una mala calidad en el producto o de una publicidad muy pobre. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentacin; es aqu en donde se encuentra la relacin ms estrecha entre la planeacin y el control. Retroalimentacin. Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema

administrativo al correr el tiempo. De la calidad de la informacin, depender el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema. Implantacin de un sistema de control. Por ltimo, es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de control se requiere: Contar con objetivos y estndares que sean estables. Que el personal clave comprenda y est de acuerdo con los controles. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relacin con los objetos. Tomar en cuenta que un sistema de control por s solo no contribuye a la eficiencia. Evaluar la efectividad de los controles:

Eliminado aquellos que no sirven. Simplificndolos Combinndolos para perfeccionarlos.

 Caractersticas. Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, ste debe reunir ciertas caractersticas para ser efectivo: Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional. Un sistema de control deber ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar. As, una pequea empresa necesita de un sistema de control distinto al de una empresa grande; los controles que se implanten en el departamento de ventas sern diferentes a los controles del departamento de produccin. Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia; como ya se dijo, la funcin del control no puede suplir una organizacin precaria. Oportunidad. Un buen sistema de control debe manifestarse

inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. El control ser til en tanto proporcione informacin en el momento adecuado. Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fciles de interpretar para facilitar su aplicacin. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las que van a ser dirigidos. Las tcnicas muy complicadas, en lugar de ser tiles, crean confusiones. Ubicacin estratgica. Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecer en ciertas reas de acuerdo con criterios de valor estratgico. Esta caracterstica se relaciona con el principio de excepcin; enfatiza el hecho de que es necesario establecer puntos de verificacin clave, antes de que la correccin implique un alto costo.

Clasificacin de medios de control Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y reas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genrico como especfico, a fin de determinar la accin correctiva necesaria. El control se aplica a las cuatro reas bsicas de la empresa y a cada una de sus sub-funciones. Se estudiarn las ms usuales. Control de produccin. La funcin del control en esta rea busca el incremento de la eficacia, la reduccin de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se aplican tcnicas tales como estudios de tiempo y movimientos, inspecciones, programacin lineal y dinmica, anlisis estadsticos y grficas. El control en esta rea comprende cuatro funciones: Control de calidad. Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad especfica, tanto en las materias primas como en los productos terminados elaborados por el hombre y, por lo mismo, las normas o estndares deben admitir tolerancias; stas, a su vez, deben ser especficas, razonables, comprensibles y accesibles. Existen diversas tcnicas de control de calidad que pueden variar desde una simple observacin hasta tcnicas ms complicadas como: control estadstico y control por muestreo, mismas que utilizarn en la empresa dependiendo de su tamao y caractersticas. Control de la produccin. El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un ptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar ms idneos para lograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las necesidades del departamento de ventas. Existen diversos sistemas de control y planeacin de la produccin, los que varan de acuerdo con el tamao y la naturaleza del proceso de fabricacin. Un

sistema adecuado de control de produccin reporta los siguientes beneficios: Disminucin de tiempos ociosos. Reduccin de costos. Evita demoras en la produccin Permite cumplir, al departamento de ventas sus compromisos con los clientes. Incrementar la productividad.

En la planeacin y en el control de produccin se utilizan: desde tcnicas simplificadas como diagramas, grficos y estudios de tiempos; hasta la aplicacin de mtodos y modelos matemticos. Control de compras. Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta funcin verifica el cumplimiento de actividades tales como: seleccin adecuada de los proveedores. Evaluacin de la cantidad y la calidad especificada por el departamento solicitante. Control de los pedidos desde el momento de su requisicin hasta la llegada del material. Determinacin del punto de pedido y de reorden. Comprobacin de precios.

Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar: compras innecesarias, excesivas y caras. Adquirir materiales de baja calidad. Retrasos en los programas de produccin y otras reas.

Control de mercadotecnia. Se refiere a la evaluacin de la eficacia de las funciones a travs de las cuales se hace el producto al consumidor; comprende reas tales como: ventas, desarrollo de productos, distribucin,

publicidad y promocin. Cubre aspectos tales como la efectividad del grupo de ventas y de las compaas publicitarias, por medio de la realizacin de encuestas. La evaluacin en toda esta rea, proporciona fundamentos para: toma de decisiones de la organizacin en general, al ofrecer informacin acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado. Desarrollo de planes a corto y mediano plazo. Evaluacin de la efectividad de los vendedores.

Sirve tambin para controlar otras funciones que estn relacionadas con el rea de mercadotecnia tales como: Planeacin de produccin. Inventarios. Compras. Investigacin y desarrollo. Trfico. Innovaciones en plantas y equipo. Finanzas: expansiones, fusiones, etc. Determinacin de las necesidades de efectivo. Necesidades de planta y de recursos humanos.

Control de ventas. La funcin de esta sistema sirve para medir la actuacin de las fuerzas de ventas en relacin con las ventas pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas, y adoptar las medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto, mejorar las facilidades de crdito, aumentar el nmero de visitas, reforzar al vendedor a travs de campaas publicitarias, revisar peridicamente las visitas de los vendedores, revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus reas de accin y ampliar su perspectiva.

 Control de finanzas. Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. Establece lineamientos para evitar prdidas y costos innecesarios, y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organizacin, auxiliando de esta manera a la gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros. Bsicamente, comprende cuatro reas: Control presupuestal. Los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeacin, sin embargo son, tambin, control financiero, al permitir comparar los resultados reales en relacin con lo presupuestado, y proporcionar las bases para ampliar las medidas correctivas adecuadas. Un sistema de control presupuestario debe: Incluir las principales reas de la empresa: ventas, produccin, inventarios, compras, etc. Coordinar las partes como un todo y armonizar entre s los distintos presupuestos. Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias para evitar que se repitan. Servir de gua en al planeacin de las operaciones financieras futuras. Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las reas de dificultad. Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones correspondiente. Estar acorde al tiempo establecido en el plan, as como adaptarse al mismo. Contribuir a lograr las metas de la organizacin. Control contable. Los informes contables se basan en la recopilacin eficiente de los datos financieros provenientes de la operacin de una empresa. El objetivo primordial del control contable consiste en identificar las causas de lo ocurrido en las operaciones financieras, para que, en esta

forma, la gerencia adopte las decisiones ms atinadas para futuras actuaciones. El control contable debe: Proporcionar informacin veraz y oportuna. Ser un instrumento que ayude a detectar las reas de dificultad. Orientar a la gerencia para determinar guas de accin, tomar decisiones y controlar las operaciones. Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las operaciones. Evitar malos manejos y desfalcos. Detectar causas y orgenes, y no limitarse al registro de operaciones.

La contabilidad, que es parte primordial del control, proporciona esta informacin a travs, no slo de registros, sino de los estados financieros, y de anlisis e interpretacin mediante el estudio de tendencias y la aplicacin de las razones financieras que son estndares, medidas o indicadores de la situacin financiera de la organizacin. Costos. Su objetivo primordial es determinar el costo real de un producto con base en el clculo y anlisis detallado de cada uno de los elementos que interviene en su fabricacin. A travs de esta informacin es posible no slo establecer el precio ms adecuado del producto, sino contar con datos acerca de reas que requieren atencin en cuanto a prdidas, mermas, productos incosteables, etc., lo que permite a la gerencia tomar decisiones ms racionales. Auditoria. La auditoria contable tiene como funcin primordial dictaminar si la informacin financiera presenta fidedignamente la situacin de la empresa y si sus resultados son autnticos. Esta evaluacin se realiza con base en la revisin y examen detallado de todos los registros contables de la negociacin con el fin de verificar: La autenticidad de los hechos y fenmenos que presentan los estados financieros. Que los mtodos utilizados estn de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y que su aplicacin sea consistente.

Como se puede inferir, la auditora es el control aplicado al control financiero y su utilizacin es trascendental en cualquier empresa.

Control de recursos humanos. Su funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva acabo bsicamente a travs de la auditora de recursos humanos.

Conclusin El control es un elemento muy importante dentro de cualquier organizacin, pues es el que permite evaluar los resultados y saber si estos son adecuados a los planes y objetivos que desea conseguir la empresa.

Solo a travs de esta funcin se pueden precisar los errores, identificar a los responsables y corregir las fallas, para que la organizacin se encuentre encaminada de manera correcta.

El control debe llevarse en cualquier nivel de la organizacin, garantizando de esta forma que en la misma se cumplan los objetivos. Pero hay que aclarar que el control no solo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino que por el contrario, debe ser realizado conjuntamente se lleven a cabo las actividades para que, de esta forma, se solucionen posible. Fuentes de consulta Munch Galindo, Lourdes, Fundamentos de la administracin, Ed. Trillas, Mxico, Ultima edicin. de manera ms eficaz y en el menor tiempo