2009

PROCESOS DE PLANEACION TECNOLOGICA

PROPUESTO POR : ACOSTA MERCEDES MANZANO AMANDA SALAZAR GERMAN

UNIVERSIDAD TECNICA DE AMBATO CEPOS 11/08/2009

EL PROCESO DE PLANEACION TENCOLOGICA

MANEJAR TECNICAS Y CONCEPTOS DE LA ADMINISTRACION DE LA TECNOLOGIA

OBJETIVOS DEL TEMA

CATEGORIZAR LA PLATAFORMA TECNOLOGICA DSIPONIBLE EN UNA ORGANIZACION APLICAR EL INSTRUMENTAL TEORICO PARA ESTRUCTURAR UN PLAN TECNOLOGICO

Figure 1 Objetivos del tema

MODELO I DE PLANEACION TECNOLOGICA

CRITERIO DE RECUPERACION DE LA INVERSION

Creacin de una visin de xito y del futuro ambiente de negocios ETAPA 1 Definir las bases de competencias a futuro y las opciones tecnolgicas correspondientes ETAPA 2 Evaluacin de cada opcin tecnolgica y equilibrio del portafolio tecnolgico ETAPA 3
Figure 2 Proceso de planeacin tecnolgica. Modelo basado en la recuperacin de la inversin.

La posicin de este modelo en la operatividad de una organizacin se resume a continuacin.

1. Determine las necesidades del mercado.

2. Identifique las posibilidades tcnicas

3. Identifique las opciones de la tecnologa

4. Evale y priorice los proyectos tecnolgicos

5. Desarrolle los proyectos que conforman su plan tecnolgico.

Figure 3 Contexto de la planeacin tecnolgica

MODELO II DE PLANEACION TECNOLOGICA CRITERIO DE COMPETIVIDAD

La perspectiva que considera a la tecnologa como una competenciai de la organizacin para enfrentar un ambiente altamente competitivo, implica la integracin del conocimiento tecnolgico a la estrategia de la organizacin, ya que tiene efectos competitivos directos, en este sentido genera impactos que se visualizan en la figura 4.

a) Las decisiones de la tecnologa son de naturaleza estratgica

b) Afecta directamente a la posicin competitiva

c) La tecnologa compite por recursos al interior de la organizacin

d) Es factor de organizacin de las funciones de la organizacin

Figure 4 Impactos de la tecnologa en la organizacin

Para operar en el ambiente global, estas razones fundamentan la necesidad de incorporar la dimensin tecnolgica al proceso de planeacin estratgica, lo que conduce a determinar un marco de planeacin tecnolgica enfocado a sustentar el uso de la tecnologa como competencia de una organizacin para apoyar la competitividad. Este modelo basado en competencias conlleva un proceso de planeacin tecnolgica estructurado en tres etapas bsicas como se presentan en la figura 5.

Figure 5 ETAPAS DE LA PLANEACION TECNOLOGICA

LA AUDITORIA TECNOLOGICA La herramienta para diagnosticar la consistencia entre el uso de la tecnologa y la estrategia de negocios de la organizacin es la auditora tecnolgica, cuyo principal propsito es evaluar el nivel competitivo de una organizacinii. A travs de su estrategia, las organizaciones actan para crear y controlar un ambiente de negocios, es por ello que la tecnologa, el mercado y la estrategia no pueden tratarse por separado en una organizacin, ya que de ser as estara conformada por islas de operacin en las que la falta articulacin, sera un obstculo mayor para la optimizacin de los recursos orientados a sostener la competitividad. La meta es lograr una empresa con los procesos de auditora totalmente automatizados como se presentan en la figura 6

Figure 6 Como funciona una organizacin con procesos de auditora automatizados

Esto nos permite identificar los problemas y buscar alternativas de solucin, utilizando diversas herramientas como el diagrama causa efecto. En la figura 7 se presenta un modelo para el recaudo de cartera.

Figure 7 Modelo causa-efecto para un recaudo de cartera

Existen pocas propuestas metodolgicas para la realizacin de auditoras tecnolgicas, las cuales sealan aspectos clave a considerar para su desarrollo (tabla 1), que constituyen un soporte terico suficiente. Una auditora tecnolgica ofrece varios beneficios para la organizacin, entre ellos se identifica el uso de un procesos estructurado de recoleccin de informacin sobre el potencial tecnolgico de la organizacin; en segundo lugar permite vincular a la tecnologa con las estrategias de negocios definidas por la alta direccin; y en tercer lugar proporciona un insumo de informacin clave para la toma de decisiones que afectan la inversin, los gastos de operacin y las estructura organizacional de manera importante.

En esta etapa de la planeacin tecnolgica, la organizacin se plantea la pregunta: en qu tecnologas debemos estar?. En forma operacional esto significa identificar las tecnologas actuales y potenciales al interior y fuera de la organizacin, evaluar las aplicaciones del producto o los procesos de base tecnolgica, categorizar las tecnologas que definen las competencias clave de la organizacin y decidir cmo estructurar el portafolio tecnolgico sea por desarrollos externos, asociaciones o por adquisiciones del exterior. La auditora tecnolgica es un proceso que se inicia con la elaboracin del inventario que genera el insumo de informacin para identificar y categorizar la tecnologa contenida en productos, procesos, operaciones y en sistemas de informacin o transmisin de datos. Como se presenta en la figura 8.

Table 1 Aspectos a considerar en una auditora tecnolgica

El y unidades de negocio de la organizacin. inventario Esta identificacin debe ser especfica se gn la naturaleza y las categoras de las tecnologas tecnolgic o
Identificaci n de tecnologas externas

Se refiere al proceso de identificar todas las tecnologas utilizadas a travs de todas las funciones

En esta etapa se determina el portafolio tecnolgico deseable para la organizacin, estando alerta a los desarrollos externos. Para efectuar el monitoreo de la tecnologa, es recomendable tener presente tres dimensiones bsicas: De seguimiento, de evaluacin y de seleccin.

Se pueden clasificar en bsicas, distintivas, perifricas, etc y conforme a su posicin en el ciclo de vida de la tecnologa permite identificar se posicionamiento para la competitividad. Clasificac La informacin de esta etapa permite identificar la configuracin actual del portafolio in tecnolgico de la organizacin Se refiere a la administracin del portafolio tecnolgico combinando productos y procesos en varias etapas de desarrollo a fin de tener un balance tecnolgico que sustente el crecimiento y los objetivos estratgicos de la organizacin.

Progresin tecnolgic a
Estrategia de propiedad intelectual

Se refiere a la administracin del portafolio tecnolgico combinando productos y procesos en varias etapas de desarrollo a fin de tener un balance tecnolgico que sustente el crecimiento y los objetivos estratgicos de la organizacin.

Figure 8 Etapas de la auditoria tecnolgica

El propsito fundamental de esta fase constituye el de determinar que tan competitiva es la plataforma tecnolgica de la organizacin. La auditora tecnolgica debe considerarse como un proceso dinmico a elaborarse en forma peridica por el personal interno o por consultores especializados, un serio error de apreciacin sera dejar la auditora tecnolgica para casos de crisis, y no considerarla como un procedimiento indispensable para delinear el plan tecnolgico de la organizacin, la auditora tecnolgica se representa en la figura 9. El resultado final del proceso de auditora tecnolgica es la identificacin y categorizacin de la tecnologa de la organizacin que conduce a identificar los elementos faltantes del portafolio tecnolgico, la posicin competitiva, las modalidades de adquisicin convenientes, y el mbito de las estrategias que debern cubrirse, por ejemplo, si la organizacin decide actuar en el mercado global. En este sentido, con la informacin disponible la organizacin se posibilita para revisar sus estrategias de negocios dando consistencia a sus objetivos con su plataforma tecnolgica existente. Para este propsito, el conocimiento del ambiente tecnolgico interno y externo es crucial.

TENDENCIAS MODERNAS DE LA AUDITORIA TECNOLOGICA

Uno de los estndares que ms se estn utilizando en el mundo para ser tomado como base para realizar una metodologa de control interno en el ambiente de tecnologa informtica y sistemas de informacin, es el denominado COBIT1, el cual es un marco de referencia y se fundamenta en los objetivos de control existentes de la ISACF2, y que ha sido mejorado a partir de estndares internacionales tcnicos, profesionales, regulatorios y especficos para la industria. El marco de referencia COBIT otorga especial importancia al impacto sobre los recursos de tecnologa informtica, as como a los requerimientos de negocios en cuanto a efectividad, eficiencia, confidencialidad, integridad, disponibilidad, cumplimiento y confiabilidad que deben ser satisfechos. Adems, el marco de referencia proporciona definiciones para los requerimientos de negocio que son derivados de objetivos de control superiores en lo referente a calidad, seguridad y reportes fiduciarios en tanto se relacionen con tecnologa de informacin. La orientacin a negocios es el tema principal de COBIT. Est diseado no slo para ser utilizado por usuarios y auditores, sino que en forma ms importante, est diseado para ser utilizado como una lista de verificacin detallada para los propietarios de los procesos de negocio. En forma incremental, las prcticas de negocio requieren de una mayor delegacin y otorgamiento de autoridad de los dueos de procesos para que stos posean total responsabilidad de todos los aspectos relacionados con dichos procesos de negocio. En forma particular, esto incluye el proporcionar controles adecuados y herramientas al propietario de procesos de negocio que faciliten el cumplimiento de esta responsabilidad.
1 2

Control Objectives for Information and Related Technology Information Systems Audit and Control Foundation

Figure 9 Proceso de toma de decisiones basado en la auditora tecnolgica.

Ya que una de las preguntas ms frecuentes que se realizan los auditores es: Cul es la mnima cantidad de controles que se deben implementar para poder decir: "est bien controlado"?. Este marco de referencia intenta contestar esta pregunta definiendo los "Objetivos de Control" que deben estar implementados para todas las actividades dentro de la funcin de tecnologa informtica y sistemas de informacin. El desarrollo del marco de referencia COBITiii ha sido limitado a objetivos de control de alto nivel en forma de necesidades de negocio dentro de un proceso de tecnologa informtica particular, cuyo logro es posible a travs del establecimiento de controles, para el cual deben considerarse controles aplicables potenciales. LOS OBJETIVOS DE CONTROL Un "Objetivo de Control", es una definicin del resultado o propsito que se desea alcanzar implementando procedimientos de control especficos dentro de una actividad de tecnologa informtica y sistemas de informacin. Los objetivos de control muestran una relacin clara y distintiva con los objetivos de negocio con el fin de apoyar su uso dentro de toda la organizacin y ms all del uso exclusivo de los auditores. Los Objetivos de Control estn definidos con una orientacin a los procesos, siguiendo el principio de reingeniera de negocios. Estos objetivos de control de tecnologa informtica han sido organizados por proceso / actividad, pero tambin se facilita la entrada a partir de cualquier punto de vista estratgico, adems para lograr enfoques combinados o globales, tales como instalacin / implementacin de un proceso, responsabilidades gerenciales globales para un proceso y utilizacin de recursos de tecnologa informtica por un proceso. Para mayor facilidad los Objetivos de Control, dentro del COBIT han sido definidos en una manera genrica, sin depender de la plataforma tcnica. El marco de referencia identifica un conjunto de 34 Objetivos de Control de alto nivel, uno para cada uno de los procesos de tecnologa informtica, agrupados en cuatro dominios: planeacin y organizacin, adquisicin e implementacin, entrega y monitoreo. Cubriendo todos los aspectos de tecnologa informtica. Dirigiendo estos 34 Objetivos de Control de alto nivel, el propietario de procesos de negocio podr asegurar que se proporciona un sistema de control adecuado para el ambiente de tecnologa de informacin. Adicionalmente, correspondiendo a cada uno de los 34 objetivos de control de alto nivel, existe una gua de auditora o de aseguramiento que permite la revisin de los procesos de tecnologa informtica, contra los 302 objetivos detallados de control recomendados por COBIT para proporcionar la certeza de su cumplimiento y/o una recomendacin para su mejora. El proceso de ejecucin de la auditora en ambientes de tecnologa de informacin aplicando la metodologa COBIT, se presenta en la figura 10. Los componentes del COBIT se resumen en el cubo de la figura 11.

Figure 10 Ejecucin de la auditoria

Figure 11 Estructura del COBIT

Si la auditora tecnolgica permite identificar la conformacin del portafolio tecnolgico vigente de la organizacin, la definicin de la estrategia tecnolgica permite configurar el portafolio requerido para apoyar la estrategia de negocios determinada por la alta direccin. En este momento es posible cuantificar el monto de la inversin requerida en tecnologa. Como se visualiza en la figura 12.

Figure 12 Metas de la auditoria tecnolgica

DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA TECNOLOGICA.

Deteccin de necesidades de tecnologa

Monitoreo y valoracin de tecnologa

Adquisicin de tecnologa

Implantacin

Medicin del impacto de la tecnologa

Soporte tecnolgico

Figure 13 Subprocesos sugeridos para la definicin de la estrategia tecnolgica.

La definicin de la estrategia tecnolgica es un proceso que precisa integrar informacin obtenida a travs de las metodologas de la auditora tecnolgicaiv. Una de las formas de abordar esta actividad es manejar la informacin obtenida, sobre la plataforma tecnolgica, en seis subprocesos generales (Figura 13) para la actualiza de la estrategia tecnolgica. Las estrategias tecnolgicas que puede seleccionar la organizacin para sostener su competitividad dependen en gran medida de su propensin a la inversin en tecnologa, de su manejo como herramienta de competitividad y de su visin a futuro en el ambiente de negocios.

TIPOS DE ESTRATEGIAS TECNOLOGICAS.

Se identifican los tipos de estrategias tecnolgicas identificados en la figura 14.

La organizacin hace un compromiso con el futuro Fuerte inversin en investigacin y desarrollo Recursos humanos con capacidad tecnolgica consolidada.

Liderazgo

Obtiene ventajas en tiempo de adopcin La tecnologa puede ser de uso comn en el sector. Comprador Es recomendable en caso de presiones de los socios comerciales para mantener la sobreviivencia

Seguidor

Desarrolla sus propias aplicaciones , por lo general en alianza estratgica. Es recomendable cuando existe problemas de adopcin Supone el uso de tecnologas maduras, estandarizacin de productos y procesos

Mnima

Utilizadas por empresas conservadoras con alta aversin al riesgo o baja intensidad tecnolgica Es adecuiada en situaciones de abasto externo (outsourcing)

Figure 14 Tipos de estrategias tecnolgicas

Algunas caractersticas comunes de estrategias tecnolgicas existentes son:

Se requiere identificar los actores tecnolgicos al interior de la organizacin para identificar sus requerimientos y necesidades. El proceso de formulacin de la estrategia es explcito y transparente. La alta direccin est involucrada en forma sistemtica en las decisiones tecnolgicas.

Orden Elementos de la estrategia 1 Competir por bajo costo

Competir con diferenciacin

Integracin vertical

Centralizacin de procesos

Impacto Requiere mejoras en los procesos. Equipos e instalaciones especiales Escalamiento Evaluar el nivel de aseguramiento de la calidad Equipo de mayor precisin Calificacin a los trabajadores Control de procesos Puede carecer de economas de escala en algunas partes del proceso. Inversin en tecnologa. Economas de escala. Mejor localizacin (cliente/proveedor) Vulnerabilidad

Figure 15 Ejemplos de alineacin de la estrategia tecnolgica

Para la formulacin de la estrategia debe tenerse especial cuidado en la alineacin con la estrategia de negocios. Para ilustrar este requisito se presentan algunos ejemplos en la figura 15.

ESTRUCTURA DEL PLAN TECNOLOGICO

El documento que refleja el proceso de decisiones en materia de adquisicin, instrumentacin y utilizacin de la tecnologa con el propsito de crear o consolidar una ventaja competitiva sostenible para la organizacin, recibe el nombre de plan tecnolgico. Este documento rene la informacin necesaria para la toma de decisiones en materia de adquisicin de tecnologa y los requerimientos para la administracin del cambio que conllevan estas decisiones.v

Un plan tecnolgico es un conjunto de principios y lineamientos que indican las acciones para la adquisicin, transferencia y asimilacin de una tecnologa por parte de la organizacin. Ayuda a asegurar que la tecnologa sea consistente con los objetivos de la organizacin y ayuda a evitar: Compras basadas por obsesin a la tecnologa. Inversiones en tecnologa efectuadas sin los cambios necesarios en prcticas de trabajo, actitudes, entrenamiento y conductas organizacionales e individuales. Duplicidad, inflexibilidad, incompatibilidad. Desperdicio de recursos y espacio. Subutilizacin de la tecnologa.

SOFTWARE LIBRE
Se debe considerar en muchas fases de la elaboracin y ejecucin del plan tecnolgico la utilizacin del software libre por las ventajas que se visualizan en la figura 16.

FUENTES DE CAMBIO TECNOLOGICO.

El xito de la ejecucin del plan tecnolgico depende de su mantenimiento, que consiste no nicamente en preservar la seguridad, integridad y confiabilidad de la informacin mantenida en los medios tecnolgicos, sino que adems debe incluir la constante actualizacin del software y hardware aplicando el proceso que se explica en la figura 17.

Figure 16 Software libre

Figure 17 Cambio tecnolgico

PROSPECTIVA TECNOLOGICA

Figure 18 AJUSTE DEL PROCESO A LA PROSPECTIVA TECNOLOGICA

La tecnologa o el nivel de adopcin crecen a una tasa constante en el tiempo, lo que da lugar a un crecimiento acelerado ya que el avance depende exponencialmente del tiempo. La ecuacin que describe esta curva es la siguiente:

=0 1
Donde:
= Nivel de desempeo.

0 = Parmetro del modelo 1 = Tasa de crecimiento de la tecnologa.

Pero los avances en los ltimos aos han sido exponenciales, principalmente en lo relacionado al hardware por lo que la ecuacin en este caso sera.

= 0 + 1

La curva de crecimiento as conformada se ajusta a los datos empleando el mtodo de mnimos cuadrados ordinarios, este ajuste consiste en definir las ecuaciones que permitan el clculo de los parmetros de la recta empleando como criterio el de minimizar la suma de cuadrados de las distancias de los datos observados a la recta que describe los logaritmos del avance tecnolgico. Estas distancias se expresan como desviaciones al cuadrado. Los estimadores de mnimos cuadrados para la recta se calculan segn la ecuacin siguiente: 0 = + 1 Y

b1 =

tln t

tlnY t

2 t 2 t n

Una vez que la recta para el logaritmo de avance tecnolgico se ha estimado, la proyeccin del desempeo se obtiene sustituyendo directamente en la ecuacin transformada del ao de inters para el pronstico y luego obteniendo el antilogaritmo.

CONCLUSIONES

Figure 19 EL Plan tecnolgico en sntesis

El impacto creciente de la tecnologa en los procesos de negocio y el advenimiento de las operatorias de las organizaciones por medio de Internet, ocasionarn grandes cambios que modificarn radicalmente las pautas de los controles que se debern establecer en estas nuevas realidades. La productividad y supervivencia futura de una organizacin depender cada vez en mayor grado, del funcionamiento ininterrumpido de los sistemas de tecnologa informtica, transformando a todo el entorno como un proceso crtico adicional. Todas las empresas, incluidas aquellas que ignoran las nuevas tecnologas, sentirn el impacto de estos nuevos escenarios de riesgo. Por ello la importancia de contar con marco de referencia metodolgico que agilice todo el proceso de la Auditora de Sistemas de Informacin.

TABLA DE CONTENIDOS
EL PROCESO DE PLANEACION TENCOLOGICA ............................................................................. 2 MODELO I DE PLANEACION TECNOLOGICA ............................................................................... 2 CRITERIO DE RECUPERACION DE LA INVERSION ................................................................ 2 MODELO II DE PLANEACION TECNOLOGICA CRITERIO DE COMPETIVIDAD .................... 3 TENDENCIAS MODERNAS DE LA AUDITORIA TECNOLOGICA ............................................... 8 DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA TECNOLOGICA. ............................................................... 12 TIPOS DE ESTRATEGIAS TECNOLOGICAS. ........................................................................... 13 ESTRUCTURA DEL PLAN TECNOLOGICO .................................................................................. 15 SOFTWARE LIBRE ............................................................................................................................. 15 FUENTES DE CAMBIO TECNOLOGICO. ....................................................................................... 15 PROSPECTIVA TECNOLOGICA ...................................................................................................... 17 CONCLUSIONES................................................................................................................................. 18 BIBLIOGRAFIA ......................................................................................................................................... 20

TABLA DE FIGURAS
Figure 1 Objetivos del tema ...................................................................................................................... 2 Figure 2 Proceso de planeacin tecnolgica. Modelo basado en la recuperacin de la inversin. ...................................................................................................................................................................... 2 Figure 3 Contexto de la planeacin tecnolgica ................................................................................... 3 Figure 4 Impactos de la tecnologa en la organizacin ........................................................................ 3 Figure 5 ETAPAS DE LA PLANEACION TECNOLOGICA ................................................................. 4

Figure 6 Como funciona una organizacin con procesos de auditora automatizados ................. 5 Figure 7 Modelo causa-efecto para un recaudo de cartera................................................................. 6 Figure 8 Etapas de la auditoria tecnolgica ........................................................................................... 7 Figure 9 Proceso de toma de decisiones basado en la auditora tecnolgica. ................................ 9 Figure 10 Ejecucin de la auditoria ....................................................................................................... 11 Figure 11 Estructura del COBIT ........................................................................................................... 11 Figure 12 Metas de la auditoria tecnolgica ....................................................................................... 12 Figure 13 Subprocesos sugeridos para la definicin de la estrategia tecnolgica. ....................... 12 Figure 14 Tipos de estrategias tecnolgicas ....................................................................................... 13 Figure 15 Ejemplos de alineacin de la estrategia tecnolgica ........................................................ 14 Figure 16 Software libre .......................................................................................................................... 16 Figure 17 Cambio tecnolgico ............................................................................................................... 16 Figure 18 AJUSTE DEL PROCESO A LA PROSPECTIVA TECNOLOGICA ................................ 17 Figure 19 EL Plan tecnolgico en sntesis ........................................................................................... 18

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