Organizacin Internacional de Normalizacin (International Organization for Standardization)

Foro Internacional de Acreditacin (International Accreditation Forum)

Fecha: 20 de marzo de 2009

Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001 Directrices sobre: Redaccin de los informes de auditora
1. Introduccin

La clausula 1.1 de ISO 9001 establece que una organizacin necesita demostrar su capacidad para suministrar consistentemente un producto que satisfaga los requisitos del cliente y los requisitos estatutarios y reglamentarios aplicables. El informe de auditora es una herramienta importante para demostrar que la organizacin satisface los requisitos de ISO 9001. ISO/IEC 17021:2006 Evaluacin de la conformidad. Requisitos para los organismos que suministran auditora y certificacin de sistemas de gestin resume los requisitos mnimos para el informe, pero no define un formato especfico para los informes de sistemas de gestin con ISO 9001. Sin embargo, algunos esquemas sectoriales pueden exigir el uso de formatos de informe especficos. El formato y el contenido de un informe de auditora pueden variar dependiendo del tamao y la naturaleza de la organizacin que se audita. Tambin dependen de los objetivos y el alcance de la auditora (por ejemplo si se trata de auditora etapa 1, etapa 2, seguimiento, etc.). El objeto de este informe es resumir un amplio rango de experiencias en la elaboracin de informes de auditora para satisfacer las necesidades de todas las partes interesadas. 2. Partes interesadas y sus necesidades El cliente de la auditora Alta direccin/junta de directores Representante de la direccin

Organismo de acreditacin Encargados de tomar la decisin acerca de la acreditacin

Organismos de certificacin Encargados de tomar la decisin acerca de la certificacin

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Equipo auditor Organismo regulador Cada usuario puede requerir informacin diferente, de tal modo que ser necesario que la estructura del informe de auditora vare para satisfacer estas necesidades. El informe debera suministrar la informacin exigida, satisfacer las necesidades de los usuarios de una manera equilibrada y agregar valor a la auditora. Una parte interesada podra necesitar saber: 3. si el sistema cumple con los requisitos, todas las oportunidades para la mejora, todas las no conformidades y reas de preocupacin todas las fortalezas y las debilidades, si el sistema de gestin aborda adecuadamente los riesgos asociados con el logro y el mantenimiento de la calidad, informacin para la planificacin de auditoras futuras, reas que requieren de seguimiento, informacin adicional que se requieren para una decisin con respecto a la certificacin. Bosquejo para los informes de auditora

Un informe de auditora puede ser un documento independiente o puede estar acompaado o hacer referencia a otros documentos y/o registros. No todos los temas que se indican a continuacin son aplicables a todo tipo de auditora y la secuencia de estos temas en los informes de auditora individuales puede variar: Se sugieren los siguientes temas para su inclusin en un informe de auditora: a) Introduccin Esta seccin del informe debera hacer referencia a los requisitos obligatorios de ISO/IEC 17021 (vase clusula 9.1.1) y las directrices suministradas en ISO 19011:2002, Directrices para la auditora de sistemas de gestin de la calidad y/o ambientales (vase clusula 6.6). b) Resumen ejecutivo Esta seccin se debera concentrar en suministrar un resumen de la eficacia global del sistema de gestin de la calidad (SGC), incluyendo informacin sobre: las fortalezas y debilidades del sistema de gestin, la mejora continua, y otros indicadores clave del desempeo.

Los puntos destacados particulares de la auditora se deberan comentar, as como dar un repaso de los hallazgos que representan no conformidad y/o reas de
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preocupacin significativas (que se podran convertir en no conformidades a menos que se resuelvan satisfactoriamente). Se deberan enunciar las conclusiones de la auditora con respecto a la conformidad del SGC de la organizacin con la norma contra la cual se evala y todas las recomendaciones. Se debera agradecer a la organizacin, segn corresponda, por su hospitalidad, cooperacin y apertura. c) Compromiso de la direccin, objetivos y metas Esta seccin debera suministrar comentarios sobre los procesos de la organizacin para determinar, establecer y comunicar las polticas y los objetivos. Debera cubrir el monitoreo, la medicin, el informe y la revisin frente a los objetivos clave del desempeo. Tambin debera incluir los comentarios correspondientes con respecto al progreso que la organizacin ha hecho con relacin a sus objetivos desde la ltima auditora (sin embargo, para una certificacin inicial, puede ser necesario que esta seccin reconozca que la organizacin todava no ha desarrollado una historia suficiente de tales logros para el proceso de auditora). d) Acciones que se han tomado para problemas de auditora anteriores Esta seccin debera proporcionar comentarios sobre la capacidad de la organizacin para determinar las causas principales de los problemas de calidad identificados previamente, segn corresponda, y sobre la eficacia de las acciones que ha emprendido para corregir tales situaciones y evitar su recurrencia. Tambin debera comentar sobre la suficiencia de los procesos formales de la organizacin para la accin correctiva y la accin preventiva. Cuando una no conformidad se ha identificado previamente, esta seccin tambin debera suministrar comentarios sobre si se ha restaurado o no la confianza en la propia capacidad de la organizacin para identificar no conformidades potenciales y evitar que ellas ocurran. e) Procesos de auditora interna, revisin por la direccin y mejora continua Esta seccin debera brindar comentarios sobre los cronogramas y la eficacia de los procesos de auditora interna, revisin por la direccin y mejora continua con respecto los riesgos asociados con el logro y el mantenimiento de la calidad. Adems, debera proporcionar comentarios acerca del progreso de la organizacin: - en sus acciones planificadas con miras a la mejora continua, y - en la informacin de monitoreo relacionada con la satisfaccin del cliente y las percepciones que tienen los clientes del desempeo de la organizacin con respecto a la calidad.

f)

Impacto de los cambios significativos (si existen) Esta seccin se podra aplicar a cualquier tipo de auditora; sin embargo, es ms probable que se aplique a las auditoras de seguimiento y recertificacin ms que a las auditoras iniciales. Los detalles que se deberan registrar incluyen el impacto de los cambios en, por ejemplo: propiedad, instalaciones y equipo, personal clave, sistemas de gestin, alcance de la certificacin, etc.

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g)

Requisitos del sistema e interrelaciones, funciones, procesos y reas auditados Puede ser necesario que el ttulo (o subttulos) de esta seccin en un informe se adapte individualmente para hacer referencia explcita a funciones, reas, procesos especficos, etc., por ejemplo Ventas, Bodega, Entrenamiento y competencia, Percepcin/satisfaccin del cliente, etc. En esta seccin se deberan identificar los siguientes elementos: la norma de gestin de la calidad que se utiliza como base para la auditora (por ejemplo ISO 9001, ISO/TS 16949, etc.); la situacin que se est auditando; los documentos y registros clave utilizados durante la auditora, tales como: - Hojas de observaciones - Planes de auditora - Historia de la auditora - Sendas de auditora Esta seccin se puede utilizar para brindar comentarios acerca de la conformidad del sistema de gestin de la organizacin (o parte de ste) con los requisitos del sistema, es decir una clusula o un requisito especfico de la norma de sistemas de gestin de la calidad. De igual modo, se puede utilizar para suministrar comentarios acerca de las interrelaciones del sistema, es decir, la forma en la cual los diversos aspectos del SGC de la organizacin funcionan en conjunto (bien sea en sntesis o en separacin), con sus impactos positivos y negativos correspondientes en la capacidad del SGC para entregar sus salidas previstas. Dichos comentarios se deberan centrar en la eficacia de las conexiones entre los requisitos de la norma y factores tales como poltica de la organizacin, objetivos de desempeo, los requisitos legales aplicables, responsabilidades, competencia del personal, operaciones, procedimientos, datos de desempeo, hallazgos y conclusiones de la auditora interna. Los comentarios sobre los procesos probablemente sern la mayor parte del informe dado que un SGC generalmente se audita proceso por proceso. El informe debera abordar los requisitos aplicables en la norma de SGC para cada proceso cubierto, por ejemplo planificacin, objetivos del proceso, control de documentos y registros, responsabilidad y autoridad, competencia y conocimiento, identificacin, trazabilidad, medicin, monitoreo, calibracin, control de no conformidad, mejora del proceso, etc., y se debera centrar en los factores del proceso que facilitan u obstaculizan la consistencia y/o la mejora de las salidas.

h)

Inspeccin del sitio Esta seccin debera brindar comentarios sobre la condicin del sitio que fue auditado, y enfatizar todas las condiciones adversas y las escenas inusuales o las observaciones realizadas.

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i)

Evaluacin de la conformidad con los reglamentarios y otros; y de la comunicacin

requisitos

legales,

estatutarios,

Esta seccin debera suministrar comentarios sobre: j) los sistemas de la organizacin para la identificacin de requisitos legales, reglamentarios o industriales especficos pertinentes para sus actividades, su metodologa para la evaluacin peridica de tales requisitos, y sus sistemas para la comunicacin de cualquier cambio en ellos.

Eficacia continua del sistema de gestin Esta seccin debera brindar una evaluacin general de la eficacia continua del SGC de la organizacin, y debera hacer comentarios sobre si el alcance de su certificacin contina siendo pertinente, idneo y aplicable, despus de considerar todos los cambios internos y externos pertinentes que han ocurrido desde la ltima auditora. (Observe que esta seccin no ser aplicable para las auditoras iniciales).

k)

Utilizacin de sellos y/o cualquier otra referencia a la certificacin En esta seccin se debera registrar la manera en la cual la organizacin utiliza los sellos de los organismos de certificacin y acreditacin (por ejemplo en la papelera, en la literatura de promocin, en sus vehculos), y debera resaltar todas las preocupaciones acerca de la manera en que se estn utilizando.

l)

Aspectos que requieren atencin adicional Esta seccin debera registrar todos los aspectos que requieren de atencin adicional, y (cuando sea aplicable) las fechas para la terminacin de las acciones planificadas, por ejemplo para o no conformidades, problemas residuales que permanecen despus del cierre de una no conformidad, otras reas de preocupacin, etc.

m) Exoneracin de responsabilidad El informe debera incluir una declaracin de exoneracin de responsabilidad que indique que la auditora est basada en un proceso de muestreo de la informacin disponible y que, en consecuencia, siempre habr un elemento de incertidumbre presente en la evidencia de auditora, el cual puede estar reflejado en los hallazgos de la auditora. Aquellos que confan en los resultados de la auditora y en las conclusiones y actan segn ellos deberan ser consientes de esta incertidumbre. Tambin conviene advertir que las recomendaciones de la auditora estarn sujetas a una revisin independiente, antes de que se tome cualquier decisin final con respecto al otorgamiento o el mantenimiento de la certificacin.

Para mayor informacin sobre el Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001, por favor consulte el documento: Introduccin al Grupo de Prcticas de Auditora ISO. El Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001 utilizar la retroalimentacin por parte de los usuarios para determinar si es recomendable desarrollar documentos de gua adicionales o si los existentes se deberan revisar.

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Los comentarios sobre los documentos o las presentaciones se pueden enviar a la siguiente direccin de correo electrnico: charles.corrie@bsigroup.com. Los dems documentos y presentaciones del Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001 se pueden descargar de los siguientes sitios Web: www.iaf.nu www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup Exoneracin de responsabilidad Este documento no se ha sometido a un proceso de aprobacin por parte de la Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO), el Comit Tcnico ISO 176, ni el Foro Internacional de Acreditacin (IAF). La informacin contenida aqu est disponible con propsitos educativos y de comunicacin. El Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001 no es responsable de los errores, omisiones ni otras obligaciones legales que se puedan originar en el suministro o posterior uso de dicha informacin.

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