Evidencia de Auditora

505. CONFIRMACIONES EXTERNAS

Introduccin

El propsito de esta NIA es establecer normas y proporcionar lineamientos sobre el uso por parte del auditor de las confirmaciones externas como un medio para obtener evidencia de auditora.

El auditor deber determinar si el uso de confirmaciones externas es necesario para obtener suficiente evidencia apropiada de auditora para soportar ciertas aseveraciones de los estados financieros. Al tomar esta determinacin, el auditor deber considerar la importancia relativa, el nivel evaluado de riesgo inherente y de control, y cmo reducir la evidencia de otros procedimientos de auditora planeados el riesgo de auditora a un nivel aceptablemente bajo para las aseveraciones aplicables de los estados financieros.

La confirmacin externa es el proceso de obtener y evaluar evidencia de auditora a travs de una comunicacin directa de un tercero, en respuesta a una solicitud de informacin sobre una partida particular que afecta las aseveraciones hechas por la administracin en los estados financieros. Al decidir a qu grado usar las confirmaciones externas, el auditor considera las caractersticas del entorno en que opera la entidad que esta siendo auditada y la prctica de los potenciales participantes en el manejo de solicitudes de confirmacin directa.

Con frecuencia se usan las confirmaciones externas en relacin con los saldos de cuentas y sus componentes, pero no necesitan restringirse a estas partidas. Por ejemplo, el auditor puede pedir confirmacin externa de los trminos de convenios o transacciones que tenga una entidad con terceros. La solicitud de confirmacin se disea para averiguar si se han hecho modificaciones al convenio, y si es as, cules son los detalles relevantes. Otros ejemplos de situaciones donde pueden usarse las confirmaciones externas incluyen los siguientes:

Saldos bancarios y otra informacin de banqueros.

Saldos de cuentas por cobrar.

Existencias en poder de terceros en almacenes de depsito para procesamiento o en consignacin.

Ttulos de propiedad en posesin de abogados o financieros para su salvaguarda o como valores.

Inversiones compradas a corredores pero no entregadas a la fecha del balance.

Prstamos de entidades financieras y particulares.

Saldos de cuentas por pagar.

Relacin de los procedimientos de confirmacin externa con la evaluacin del auditor del riesgo inherente y el riesgo de control

Mientras ms bajo sea el nivel evaluado de riesgo inherente y de control, menos seguridad necesita el auditor de procedimientos sustantivos para formarse una conclusin sobre una aseveracin de los estados financieros. Por ejemplo, una entidad puede tener un prstamo que est devolviendo de acuerdo a un calendario convenido, cuyos trminos ha confirmado el auditor en aos anteriores. Si el otro trabajo desarrollado por el auditor (incluyendo las pruebas de control que fueran necesarias) indica que los trminos del prstamo no han cambiado y han conducido a evaluar como bajo el nivel de riesgo inherente y de control sobre el saldo vigente del prstamo, el auditor podra limitar los procedimientos sustantivos a la prueba de detalles de los pagos hechos, en vez de confirmar de nuevo el saldo directamente con el prestamista.

Las transacciones inusuales o complejas pueden asociarse con niveles ms altos de riesgo inherente o de control que las transacciones sencillas. Si la entidad participa en una transaccin inusual o compleja y el nivel de riesgo inherente y de control se evala como alto, el auditor considera el confirmar los trminos de la transaccin con las otras partes, adems de examinar la documentacin en poder de la entidad.

Aseveraciones a que se refieren las confirmaciones externas

La NIA 500 categoriza las aseveraciones de la administracin incorporadas en los estados financieros como existencia, derechos, obligaciones, ocurrencia, integridad, valuacin, cuantificacin, presentacin y revelacin. Si bien las confirmaciones externas pueden proporcionar evidencia de auditora respecto a estas aseveraciones, la capacidad de una confirmacin externa para proporcionar evidencia relevante sobre una aseveracin particular de los estados financieros vara.

La confirmacin externa de una cuenta por cobrar proporciona fuerte evidencia respecto a la existencia de la cuenta en una cierta fecha. La confirmacin tambin proporciona evidencia respecto a la operacin de procedimientos de corte. Sin embargo, dicha confirmacin ordinariamente no proporciona toda la evidencia de auditora necesaria respecto a la aseveracin de valuacin, ya que no es factible pedir al deudor que confirme informacin detallada relativa a su capacidad de pagar la cuenta.

De modo similar, en el caso de bienes retenidos en consignacin, es probable que la confirmacin externa proporcione fuerte evidencia para soportar las aseveraciones de existencia, de derechos y de obligaciones, pero no podra proporcionar evidencia que soporte la aseveracin de valuacin.

La relevancia de las confirmaciones externas para la auditora de una aseveracin particular de los estados financieros tambin es afectada por el objetivo del auditor al seleccionar la informacin para confirmacin. Por ejemplo, cuando se audita la aseveracin de integridad de las cuentas por pagar, el auditor necesita obtener evidencia de que no hay pasivos importantes sin registrar. En consecuencia, el enviar solicitudes de confirmacin a los principales proveedores de una entidad pidindoles proporcionar copias de sus estados de cuenta directamente al auditor, aun si los registros no muestran ninguna cantidad que se les adeude actualmente, sera generalmente ms efectivo para detectar pasivos no registrados que seleccionar cuentas para confirmacin con base en los montos ms grandes registrados en el auxiliar de cuentas por pagar.

Al obtener evidencia para aseveraciones a las que no se refieren en forma adecuada las confirmaciones, el auditor considere otros procedimientos de auditora para complementar los procedimientos de confirmacin o para usarse en vez de los procedimientos de confirmacin.

Diseo de la solicitud de confirmacin externa

El auditor deber ajustar con exactitud las solicitudes de confirmacin externa al objetivo de auditora especfico. Al disear la solicitud, el auditor considera las aseveraciones de que se trata y los factores que es probable afecten la confiabilidad de las confirmaciones. Factores tales como, la forma de la solicitud de confirmacin externa, experiencia previa en la auditora o trabajos similares, la naturaleza de la informacin que se confirma y el presunto consultado afectan el diseo de las solicitudes, porque estos factores tienen un efecto directo sobre la confiabilidad de la evidencia obtenida mediante procedimientos de confirmacin externa.

Tambin al disear la solicitud, el auditor considera el tipo de informacin que los consultados podrn confirmar fcilmente, ya que esto puede afectar la tasa de respuestas y la naturaleza de la evidencia obtenida. Por ejemplo, los sistemas contables de ciertos participantes pueden facilitar la confirmacin externa de transacciones separadas y no de saldos de toda la cuenta. Adems, los participantes quizs no puedan siempre confirmar ciertos tipos de informacin tal como el saldo global de cuentas por cobrar, pero tal vez, puedan confirmar los montos de facturas individuales dentro del saldo total.

Las solicitudes de confirmacin ordinariamente incluyen autorizacin de la administracin al consultado para que revele la informacin al auditor. Los participantes pueden estar ms dispuestos a responder a una solicitud de confirmacin que contenga autorizacin de la administracin y, en algunos casos, quiz no puedan responder a menos que la solicitud contenga la autorizacin de la administracin.

Uso de confirmaciones positivas y negativas

El auditor puede usar solicitudes de confirmacin externa positiva o negativa o una combinacin de ambas.

Una solicitud de confirmacin externa positiva pide al consultado que conteste en todos los casos al auditor, ya sea indicando el acuerdo del participantes con la informacin dada, o pidiendo al consultado

que suministre la informacin. Por lo comn se espera que una respuesta a una solicitud de confirmacin positiva proporcione evidencia de auditora confiable. Sin embargo, hay riesgo de que un consultado pueda contestar a la solicitud de confirmacin sin verificar que la informacin sea correcta. Con frecuencia, el auditor no puede detectar si esto ha ocurrido. Sin embargo, el auditor puede reducir este riesgo, usando solicitudes de confirmacin positivas que no declaren el monto (u otra informacin) en la solicitud de confirmacin, sino que le pide al consultado que llene la cantidad o la otra informacin. Por otra parte, el uso de este tipo de solicitud de confirmacin "en blanco" puede dar como resultado tasas de respuesta ms bajas porque se requiere un esfuerzo adicional de parte de los consultados.

Una solicitud de confirmacin externa negativa pide al consultado que conteste solo en caso de desacuerdo con la informacin proporcionada en la solicitud. Sin embargo, cuando no se ha recibido respuesta a la solicitud de confirmacin negativa, el auditor queda consciente de que no habr una evidencia explcita de que las presuntas terceras partes hayan recibido las solicitudes de confirmacin y que verificaron que la informacin all contenida es correcta. En consecuencia, el uso de solicitudes de confirmacin negativa ordinariamente proporciona evidencia menos confiable que el uso de solicitudes de confirmacin positiva, y el auditor considera la realizacin de otros procedimientos sustantivos para complementar el uso de confirmaciones negativas.

Las solicitudes de confirmacin negativa pueden usarse para reducir el riesgo de auditora a un nivel aceptable cuando:

(a) El nivel evaluado de riesgo inherente y de control es bajo.

(b) Est implicado un gran nmero de saldos pequeos.

(c) No se espera un nmero sustancial de errores.

(d) El auditor no tiene razn para creer que los consultados no harn caso a estas solicitudes.

Puede usarse una combinacin de confirmaciones externas positivas y negativas. Por ejemplo, cuando el saldo total de cuentas por cobrar comprende un pequeo nmero de saldos grandes y un gran nmero de saldos pequeos, el auditor puede decidir que es apropiado confirmar todos o una muestra de los

saldos grandes con solicitudes de confirmacin positiva y una muestra de los saldos pequeos, usando solicitudes de confirmacin negativa.

Peticiones de la administracin

Cuando el auditor busca confirmar ciertos saldos u otra informacin y la administracin pide al auditor que no lo haga, el auditor deber considerar si hay fundamentos viciosos para esta peticin y deber obtener evidencia para soportar la validez de las solicitudes de la administracin. Si el auditor est de acuerdo con la peticin de la administracin de no buscar una confirmacin externa respecto a un asunto en particular, el auditor deber aplicar procedimientos alternativos para obtener suficiente evidencia apropiada respecto a dicho asunto.

Si el auditor no acepta la validez de la peticin de la administraci6n y se le impide llevar a cabo las confirmaciones, se presenta una limitacin en el alcance del trabajo del auditor y el auditor deber considerar el posible impacto en su dictamen.

Al considerar las razones proporcionadas por la administracin, el auditor aplica una actitud de escepticismo profesional y considera si la peticin tiene alguna implicacin respecto a la integridad de la administracin. El auditor considera si la peticin de la administracin puede indicar la posible existencia de fraude o error. Si el auditor cree que existe fraude o error, el auditor aplica los lineamientos de la NIA 240, Fraude y error. El auditor tambin considera si los procedimientos alternativos proporcionarn suficiente evidencia apropiada respecto a ese asunto.

Caractersticas de los consultados

La confiabilidad en la evidencia proporcionada por una confirmacin se afecta por la competencia, independencia, autoridad para responder, conocimiento del asunto que se quiere confirmar y objetividad del consultado. Por esta raz6n, el auditor trata de asegurarse, cuando sea factible, que la solicitud de confirmacin se dirige a un individuo apropiado. Por ejemplo, cuando se confirma que se ha desistido de un pacto relacionado con la deuda a largo plazo de una entidad, el auditor dirige la solicitud a un funcionario del acreedor que tenga conocimiento del desistimiento y la autoridad para proporcionar la informacin.

El auditor tambin evala si ciertas partes no pueden proporcionar una respuesta objetiva o imparcial a una solicitud de confirmacin. Puede surgir a la atencin del auditor informacin sobre la competencia, conocimiento, motivacin, capacidad o voluntad de responder del consultado. El auditor considera el efecto de dicha informacin al disear la solicitud de confirmacin y al evaluar los resultados, incluyendo el determinar si son necesarios procedimientos adicionales.

El auditor tambin considera si hay suficiente base para concluir que la solicitud de confirmacin se enva a un consultado de quien el auditor puede esperar una respuesta que proporcione suficiente evidencia apropiada. Por ejemplo, el auditor puede encontrar importantes transacciones inusuales de fin de ao, las cuales tengan un efecto importante sobre los estados financieros, siendo estas transacciones con un tercero que depende econmicamente de la entidad. En tales circunstancias, el auditor considera si el tercero puede estar motivado a proporcionar una respuesta inexacta.

El proceso de confirmacin externa

Cuando realice procedimientos de confirmacin, el auditor deber mantener control sobre el proceso de seleccionar a quienes se les enviar una solicitud, la preparacin, el envo de las solicitudes de confirmacin y las respuestas a dichas solicitudes. Se mantiene control sobre las comunicaciones entre los presuntos receptores y el auditor para minimizar la posibilidad de que los resultados del proceso de confirmacin sean parciales a causa de la interceptacin y alteracin de las solicitudes de confirmacin o las respuestas. El auditor se asegura de que sea el mismo quien enve las solicitudes de confirmacin, de que las solicitudes estn dirigidas en forma apropiada y de que se pida que todas las respuestas se manden directamente al auditor. El auditor considera si las respuestas han llegado de los presuntos remitentes

Solicitud de confirmacin positiva sin respuesta

El auditor deber realizar procedimientos alternativos cuando no se reciba ninguna respuesta a una solicitud de confirmacin externa positiva. Los procedimientos alternativos de auditora debern ser tales que proporcionen la evidencia sobre las aseveraciones de los estados financieros que se tena la intencin que proporcionara la solicitud de confirmacin.

Cuando no se recibe respuesta, el auditor ordinariamente establece contacto con el receptor de la solicitud para propiciar una respuesta. Cuando el auditor no puede obtener una respuesta, el auditor

usa procedimientos alternativos de auditora. La naturaleza de los procedimientos alternativos vara de acuerdo a la cuenta y a la aseveracin en cuestin. En el examen de cuentas por cobrar, los procedimientos alternativos pueden incluir examen de los recibos de efectivo posteriores, examen de documentos de embarque u otra documentacin del cliente para proporcionar evidencia de la aseveracin de existencia y pruebas de corte de ventas para proporcionar evidencia de la aseveracin de integridad. En el examen de cuentas por pagar, los procedimientos alternativos pueden incluir examen de desembolsos de efectivo posteriores o correspondencia de terceros para proporcionar evidencia de la aseveracin de existencia y examen de otros registros, tales como notas de recibo de mercancas, para proporcionar evidencia de la aseveracin de integridad.

Confiabilidad de las respuestas recibidas

El auditor considera si hay alguna indicacin de que las confirmaciones externas recibidas puedan no ser confiables. El auditor considera la autenticidad de la respuesta y realiza procedimientos para despejar cualquier preocupacin. El auditor puede escoger la verificacin de la fuente y contenidos de una respuesta con una llamada telefnica al presunto remitente. Adems, el auditor solicita al presunto remitente que enve la confirmacin original directamente al auditor. Con el uso creciente de la tecnologa, el auditor considera validar la fuente de las respuestas recibidas en formatos electrnicos (por ejemplo, fax o correo electrnico). Las confirmaciones orales se documentan en los papeles de trabajo. Si la informacin de las confirmaciones orales es importante, el auditor pide a las partes implicadas que corroboren por escrito la informacin especfica directamente al auditor.

Causas y frecuencia de excepciones

Cuando el auditor se forma una conclusin de que el proceso de confirmacin y los procedimientos alternativos no han proporcionado suficiente evidencia apropiada de auditora respecto a una aseveracin, el auditor deber llevar a cabo procedimientos adicionales para obtener suficiente evidencia apropiada de auditora.

Para formarse la conclusin, el auditor considera:

a.

la confiabilidad de las confirmaciones y procedimientos alternativos;

b. la naturaleza de cualesquiera excepciones, incluyendo las implicaciones, tanto cuantitativas como cualitativas de dichas excepciones; y

c.

la evidencia proporcionada por otros procedimientos.

Con base en esta evaluacin, el auditor determina si se necesitan procedimientos de auditora adicionales para obtener suficiente evidencia apropiada de auditora.

El auditor tambin considera las causas y frecuencia de las excepciones reportadas por los consultados. Una excepcin puede indicar una representacin errnea en los registros de la entidad, en cuyo caso, el auditor determina las razones para la representacin errnea y evala si tiene un efecto importante sobre los estados financieros. Si una excepcin indica una representacin errnea, el auditor reconsidera la naturaleza, oportunidad y extensin de los procedimientos de auditora necesarios para proporcionar la evidencia requerida.

Evaluacin de los resultados del proceso de confirmacin

El auditor deber evaluar si los resultados del proceso de confirmacin externa junto con los resultados de cualesquiera otros procedimientos realizados, proporcionan suficiente evidencia apropiada de auditora respecto a la aseveracin de los estados financieros que se auditan. Al conducir esta evaluacin el auditor considera los lineamientos proporcionados por la NIA 530, Muestreo de auditora y otros procedimientos de pruebas selectivas.

Confirmaciones externas antes del final del ao

Cuando el auditor usa la confirmacin en una fecha anterior al balance general para obtener evidencia para soportar una aseveracin de los estados financieros, el auditor obtiene suficiente evidencia apropiada de auditora de que las transacciones relevantes a la aseveracin en el perodo intermedio no han sido representadas errneamente en una forma importante. Por razones prcticas cuando el nivel de riesgo inherente y de control se evala a un nivel menor que alto, el auditor puede decidir confirmar los saldos a una fecha distinta al final del perodo, por ejemplo, cuando la auditora debe completarse dentro de un corto tiempo despus de la fecha del balance. Como con todos los tipos de trabajo antes

del final del ao el auditor considera la necesidad de obtener evidencia de auditora adicional relativa al remanente del perodo.