Material para el estudiante

Manual Microsoft Office Project

Escuela de Formacin Tcnica Chile
2011

AUTOR: JORGE CASTRO RODRIGUEZ ndice

Unidad 1

Empezar A Trabajar Con Project Leccin 1.1 Introduccin Leccin 1.2 Ruta Bsica Leccin 1.3 Visualizar Cambios Leccin 1.4 Entorno De Trabajo Leccin 1.5 Vistas Y Tablas 10-12 Leccin 1.6 Mostrar Y/U Ocultar Columnas 15 Leccin 1.7 Programar A Partir De Una Fecha De Comienzo O Fin El Proyecto. Leccin 1.8 Comencemos 17-18 Unidad 2 Tareas Leccin 2.1 Ingresar Tareas Leccin 2.2 Duracin Estimada Y Duracin Real 21 Leccin 2.3 Duracin Transcurrida Leccin 2.4 Hitos Leccin 2.5tareas Repetitivas 22-23 Leccin 2.6 Modificar Datos De Tareas Leccin 2.7 Eliminar Una Tarea Leccin 2.8 Insertar Una Nueva Tarea Entre Las Ya Insertadas 25 Leccin 2.9 Tareas Del Resumen Y Subtareas 26-27 Leccin 2.10 Tareas Del Resumen Del Proyecto 27 21 15-16

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Leccin 2.11vincular Tareas 28-30 Leccin 2.12 Tiempo De Posposicin Y Tiempo De Adelanto 30-31 Leccin 2.13 Dividir Tareas Leccin 2.14tareas Criticas Leccin 2.15 Ruta Critica Leccin 2.16 Tipos De Tareas Leccin 2.17 Cambiar El Tipo De Tarea Leccin 2.18 Tareas Condicionadas Por El Esfuerzo Leccin 2.19 Delimitaciones De Tarea Leccin 2.20 Tipos De Delimitacin 36-37 Leccin 2.21Prioridad Unidad 3 Recursos Leccin 3.1 Recursos Leccin 3.2 Hojas De Recursos Leccin 3.3 Ingresar Recursos Leccin 3.3.1ingresar Recursos Leccin 3.4tipo De Reserva Leccin 3.5 Disponibilidad De Recursos Leccin 3.6 Calendario De Recursos 45-46 Unidad 4 Asignacin Leccin 4.1 Asignar Recursos A Una Tarea 46-49 46 39 39 40 41 42 43 44 38 33 34 35 36 31 32 32

Leccin 4.2 El Campo Unidades Del Cuadro De Dilogo Asignar Recurso 50

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Leccin 4.3 El Cuadro De Dilogo Asignar Recurso 51 Unidad 5 Costos Leccin 5.1 Tipos De Costo Leccin 5.2 Ingresar Costos 52-54 Leccin 5.3 Acumulacin De Costos 54 Leccin 5.4 Diferentes Tasas De Costo 55-56 Leccin 5.4.1 Diferentes Tasas De Costo 57-58 Leccin 5.5 Horas Extras. Unidad 6 Sobreasignacin Y Redistribucin Leccin 6.1 Como Resolver Las Sobreasignaciones. 60-61 Leccin 6.2 Vista Gantt De Redistribucin 62 Unidad 7 Seguimiento Leccin 7.1 Lnea De Base Y Plan Provisional 63-66 Leccin 7.2 Borrar Una Lnea De Base Y/O Plan Provisional. 66 63 60 59 52 52

Leccin 7.3 Agregar Datos A Una Lnea De Base Y/O Plan Previsto 66 Leccin 7.4 Comparar El Plan Previsto Con El Plan Real 66-67 Leccin 7.5 Gantt De Seguimiento Leccin 7.6 Gantt De Varias Lneas De Base 69 Leccin 7.7 Tareas Con Margen De Demora.
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Unidad 8 Actualizacin del progreso de las tareas Leccin 8.1 Actualizar el proyecto segn la programacin. 71-73 Leccin 8.2 Ver en forma grfica el progreso de las tareas 74 Leccin 8.3 Otros mtodos para actualizar el progreso de las tareas 75-76 Unidad 9 Filtrar, agrupar y ordenar Leccin 9.1 Filtros. 76-79 Leccin 9.2 Ordenar 79-81 Leccin 9.3 Agrupar 82-84 Unidad 10 Informes Leccin 10.1 Informes Visuales 85-86 Leccin 10.1.1 Informes Visuales Leccin 10.2 Informes Bsicos 88-90 Leccin 10.3 Copiar Imagen Unidad 11 Configurar Project Leccin 11.1 Opciones de Project 92-94 92 91 87 85 76 71

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Leccin 11.1.1 Opciones de Project 95

EMPEZAR A TRABAJAR CON PROJECT Leccin 1 Las personas vivimos haciendo proyectos, estos pueden ser de tipo escolar, personal, negocios, construccin, arte lo principal en ellos es tener un objetivo lo suficientemente claro como para tener la certeza de donde va a concluir el mismo. Cuando emprendemos un proyecto debemos tener en cuenta tres puntos muy importantes que son la base de cualquier tipo de proyecto. OBJETIVO, COSTO y DURACIN. Objetivo: Es el resultado que queremos lograr al finalizar el proyecto. Costo: Todo lo que costar llevar el proyecto a cabo (gastos, sueldos, arriendos). Duracin: Este es un punto muy importante ya que con este se determinar cuanto tiempo tardara en realizarse el proyecto

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Microsoft Office Project 2007

Leccin 1.1 Es una aplicacin que nos ofrece las herramientas necesarias para la administracin de proyectos, nos brinda la posibilidad de llevar un control y dar seguimiento a todas las actividades que antes anotbamos en un papel. Podemos introducir toda la informacin en tablas y tener una visin general de las tareas, recursos y costos tanto juntos como por separado. Si necesitamos hacer una modificacin en los datos ingresados todo se recalcular de forma automtica. En cuanto a la interfaz, a diferencia del resto de los programas de Microsoft Office 2007, Project no tiene la cinta de opciones ni el botn MO (Microsoft Office Boton, el botn redondo en la parte superior izquierda) sino que sigue manteniendo los mens caractersticos de las versiones anteriores.

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MICROSOFT OFFICE PROJECT 2007

Leccin 1.2 Se accede siguiendo la ruta bsica de todos los programas de la familia Microsoft. La ruta es: Inicio Todos los programas Microsoft Office Microsoft Office Project 2007

Visualizar cambios Leccin 1.3

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ENTORNO DE TRABAJO
Leccin 1.4 Cuando modificamos algn dato en el proyecto, por ejemplo la fecha de comienzo de una tarea y las tareas que dependen de esta se ven afectadas y modificadas, Project sombrea en color celeste las celdas de la tabla que se ven afectadas por dicho cambio. Esto permite un mayor control visual de las repercusiones de los cambios que efectuamos. Por defecto, esta funcin est activa pero podemos activarla/desactivarla desde es men Ver Ocultar/Mostrar Cambiar resaltado.

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VISTAS Y TABLAS
Leccin 1.5 Para un mejor manejo de la informacin Project nos ofrece diversas vistas. La vista predeterminada es Diagrama de Gantt, pero podemos ver los datos en otras vistas como Hoja de recursos, Uso de tareas, Uso de recursos y otras ms que iremos utilizando a lo largo del curso. Cada vista a su vez tiene distintas tablas donde nos muestra informacin, la tabla predeterminada es Entrada. Cambiar vistas y tablas. Las vistas las podemos cambiar desde la barra de vistas o desde el men Ver.

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La opcin Ms vistas abre un cuadro de dilogo en el cul tenemos mayor cantidad de vistas. El botn Nueva nos da la opcin de crear una Vista nica o una Vista combinada.

La vista nica nos permite definir varios criterios a nuestro gusto.

La vista combinada es muy til porque nos permite ver de una vez informacin que tendramos cambiado de vistas.

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MOSTRAR Y/U OCULTAR COLUMNAS

Leccin 1.6 En Project las hojas del proyecto tienen una cantidad de columnas por defecto, pero podemos ocultar (sin perder los datos) o insertar nuevas columnas. Esto es muy til ya que nos permite trabajar cmodamente teniendo los datos cuando los necesitemos. Mostrar columnas. 1. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos que quede a la derecha de la columna a insertar y hacer clic con el botn derecho. 2. En el men desplegable seleccionar Insertar columna.

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1. En el men Insertar hacer clic en Columna.

En ambos casos aparecer el cuadro de dilogo Definicin de columna.

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1. Campo Nombre de campo: Al desplegar las opciones aparecern todas las columnas que podemos insertar. Hacemos clic sobre la que deseemos. 2. Campo ttulo: Si queremos ponerle un nombre diferente en el encabezado debemos escribirlo en este campo. 3. Campos Alinear ttulos y Alinear datos: En el men desplegable aparecen las opciones de alineacin izquierda, centro y derecha. 4. Campos Ancho y Ajuste perfecto: Ancho me permite personalizar el ancho de columna y Ajuste perfecto establece el ancho de acuerdo con la columna ms ancha. Si est tildada la opcin Ajustar texto al encabezado se ajusta el texto a la lnea siguiente.

Ocultar columnas
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1. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos ocultar y hacer clic con el botn derecho. 2. En el men desplegable seleccionar Ocultar columna .O 1. Seleccionar la columna a ocultar. 2. En el men Edicin hacer clic en Ocultar columna. En ambos casos si las columnas a ocultar contienen algn dato stos no se perdern, lo que si se perder es el ttulo si es que lo hemos puesto.

PROGRAMAR A PARTIR DE UNA FECHA DE COMIENZO O FIN EL PROYECTO.

Leccin 1.7 Por defecto, Project empieza la programacin del proyecto a partir de una fecha de comienzo, pero puede suceder que necesitemos que el proyecto se programe a partir de una fecha de fin. Para ello, antes de comenzar:
1.

Ir al men Proyecto Informacin del proyecto

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2. En el cuadro de dilogo Informacin del proyecto, en el recuadro Programar a partir de cambiar por Fecha de fin del proyecto.

COMENCEMOS...
Leccin 1.8 Podemos comenzar a crear nuestro proyecto utilizando la gua del proyecto o hacindolo a travs de las funciones que se encuentran dentro de los mens. En este curso utilizaremos la gua ya que esto nos permitir comenzar de manera ms organizada.

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Definir La Fecha De Comienzo Del Proyecto. Haciendo clic en Definir el proyecto del panel de la izquierda ingresaremos la fecha en la cual comenzar nuestro proyecto, este paso es muy importante ya que todas las tareas se programaran a partir de la fecha ingresada.

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Al hacer clic en la flecha del cuadro desplegable se abrir un calendario donde marcaremos el da en que comenzar el proyecto, ntese que encerrada en un crculo rojo se encuentra la fecha en la cul estamos al momento de empezar la programacin del proyecto

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TAREAS

Leccin 2 Una vez ingresados los datos de base para nuestros proyectos ya podemos comenzar a ingresar las tareas o eventos. Para esto ya no nos ser de utilidad el panel as que lo cerraremos.

INGRESAR TAREAS
Leccin 2.1 En el sector de listado de tareas vamos a comenzar a ingresar las tareas o eventos, slo completaremos las celdas Nombre de tarea y Duracin. La duracin de las tareas puede ser en das (d), horas (h), minutos (m), semanas (s), meses (me o ms) pudiendo utilizar decimales, por ejemplo 1,5 das. Observar que en el sector del Diagrama de Gantt la duracin se representa por medio de una barra y comienza el da en que definimos como fecha de comienzo del proyecto (observar la escala temporal). Si por ejemplo, tenemos una tarea que dura tres das pero justo comienza un viernes y nosotros nos basamos en el calendario estndar, la barra marcar una duracin de cinco das. Hay que tener en cuenta que el da laboral es de 8 hs. de lunes a viernes por lo que al sbado y al domingo no los cuenta, esto se debe al tipo de tarea lo cual veremos ms adelante

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DURACIN ESTIMADA Y DURACIN REAL

Leccin 2.2 Cuando creamos una tarea, Project asigna a sta una duracin estimada de 1 da, se identifica con un signo de interrogacin cerrado. Cuando modificamos ese valor el signo de interrogacin desaparece, con ello estamos diciendo que esa duracin es de tiempo real, a no ser que agreguemos dicho signo. Esto es de gran ayuda cuando no sabemos bien cul va a ser la duracin de dicha tarea, una vez que confirmemos dicha duracin sacamos el signo y listo

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DURACIN TRANSCURRIDA
Leccin 2.3 Si necesitamos que una tarea dure un tiempo determinado sin importar la cantidad de recursos que influyan en ella, debemos definir su duracin como transcurrida. Por ejemplo, si colocamos un piso y necesitamos 2 das de secado. Tan slo debemos agregar la 't' al final de la duracin. Quedar de esta manera: 2dt

HITOS
Leccin 2.4 Cuando necesitamos marcar un punto de referencia en algn lugar de nuestro proyecto podemos ingresar un hito. Para ello debemos ingresar una tarea con una duracin cero, esto har que la tarea se muestre automticamente como hito.

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TAREAS REPETITIVAS
Leccin 2.5 A lo largo del proyecto hay tareas que se repiten, como por ejemplo reuniones. Project nos permite ingresar tareas repetitivas, hay que tener en cuenta que si estas no se repiten a intervalos regulares nos va a convenir ingresar tareas regulares en el momento adecuado. Ingresar una tarea repetitiva. 1. Ir al men Insertar Tarea repetitiva. 2. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde especificaremos nombre e intervalos de repeticin

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En la imagen se ve una tarea repetitiva, reunin con una duracin de 4 hs., la misma se repite cada dos das laborales. Observar el indicador (figura de la columna i), el + de la tarea a la izquierda, lo cul quiere decir que si se despliega muestra cada una de las tareas (como podemos observar en las siguientes imgenes).

MODIFICAR DATOS DE TAREAS

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Leccin 2.6 Para modificar el nombre de una tarea podemos:

Situarnos sobre ella y escribir. En la barra de funcin modificar lo que deseemos.

Para modificar la duracin podemos:

Situarnos sobre ella y escribir. Utilizar los botones arriba y abajo que se encuentran en la celda.

Tambin podemos hacer todo esto desde el cuadro de dilogo Informacin de la tarea. Podemos acceder a l desde:

Situndonos sobre la tarea y yendo al men Proyecto Informacin de la tarea. Haciendo doble clic sobre la tarea. Clic derecho sobre la tarea y eligiendo del men la opcin Informacin de la tarea.

Nota: A medida que avancemos con el curso iremos viendo las dems funciones de este cuadro

ELIMINAR UNA TAREA

Leccin 2.7

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Para ello debemos seleccionar la tarea desde el indicador de fila (columna numerada), cliquear con el botn derecho y elegir la opcin Eliminar tarea. El resto se reacomoda

INSERTAR UNA NUEVA TAREA ENTRE LAS YA INSERTADAS.

Leccin 2.8 Nos debemos situar en la tarea que quedara debajo de la nueva, clic con el botn derecho y luego Nueva tarea ir al men Insertar Nueva tarea. Se crear la fila para ingresar el nombre y dems datos de la misma.

TAREAS DE RESUMEN Y SUBTAREAS.

Leccin 2.9

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Con el fin de que el proyecto est ms organizado podemos agrupar las tareas que compartan las mismas caractersticas o estn dentro de la misma etapa bajo una tarea de resumen. Una tarea de resumen es una tarea que est compuesta por las subtareas. La informacin de sta; duracin, fecha de inicio y fin, etc. se obtendr de sus subtareas.

En el listado de tareas las subtareas aparecen con sangra, pudindose establecer varios niveles. En el diagrama de Gantt aparece la tarea de resumen en color negro y la barra con un formato diferente. En la siguiente imagen se muestra un proyecto con dos niveles:

Aplicar sangras. Para ello debemos: 1. Seleccionar las tareas que pasarn a ser subtareas.

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2. En la barra de herramientas hacer clic en Aplicar Sangra. Automticamente se le aplica una sangra a las tareas seleccionadas y la tarea superior se convierte en tarea de resumen. Sacar sangras Para ello debemos: 1. Seleccionar las subtareas. 2. En la barra de herramientas hacer clic en Anular Sangra.

TAREA DE RESUMEN DEL PROYECTO

Leccin 2.10 La tarea de resumen del proyecto es una tarea que por defecto se encuentra oculta. Para mostrarla debemos ir al men Herramientas Opciones en la pestaa Vista tildar la opcin Mostrar tarea de resumen de proyecto.

Nuestro proyecto se ver as

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Ntese que se aplica una sangra a todo el proyecto, el indicador de fila es el nmero 0 y la barra en el diagrama de Gantt es de color gris. Tener activa esta tarea de resumen es de gran utilidad ya que ella contendr los datos generales de todo el proyecto.

VINCULAR TAREAS
Leccin 2.11 Cuando pensamos un proyecto las tareas no comienzan todas juntas sino que por ejemplo, hay tareas que no pueden comenzar hasta que otras finalicen. Para ello Project nos permite vincular las tareas. Es muy importante en este paso marcar cul es la tarea antecesora y cul la predecesora. Project nos permite vincular las tareas de cuatro formas diferentes segn lo necesitemos: Fin Comienzo Cuando finaliza una tarea recin ah puede comenzar la tarea predecesora.

Comienzo Fin

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El comienzo de la tarea antecesora se da cuando finaliza la predecesora.

Comienzo Comienzo Ambas tareas deben comienzan juntas.

Fin Fin Ambas tareas finalizan juntas.

Ntese que en todas las imgenes desde la primera tarea sale la flecha para terminar en la segunda. Esto es lo que marca quien es la antecesora y quin la predecesora, en este caso la primera es la antecesora y la segunda la predecesora. Como vincular tareas. 1. Seleccionar la tarea antecesora. 2. Manteniendo predecesoras. presionada la tecla Control marcar la/s tareas

3. En la barra de Herramientas hacer clic en el botn Vincular tareas.

4. Para cambiar el tipo ir al diagrama de Gantt, hacer doble clic sobre la lnea que une las tareas. 5. En el cuadro que aparece en Tipo elegir el tipo de vinculacin y Aceptar.
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Desvincular tareas. 1. Seleccionar las tareas a desvincular. 2. En la barra de Herramientas hacer clic en el botn Desvincular tareas.

TIEMPO DE POSPOSICIN Y TIEMPO DE ADELANTO.

Leccin 2.12 Cuando necesitemos tener un tiempo entre dos tareas vinculadas debemos establecer un tiempo de posposicin o adelanto segn necesitemos. Esto har que la tarea sucesora demore o adelante el tiempo que hayamos establecido. Por ejemplo: Si tenemos una tarea pintar pared y le sigue la tarea colgar cuadro, no podremos hacer la segunda inmediatamente porque nuestro cuadro se manchara con la pintura fresca, necesitaramos un tiempo antes de colgar el cuadro. Como establecer el tiempo de posposicin o adelanto.

1. Ir al diagrama de Gantt y hacer doble clic sobre la lnea que une las tareas. 2. En el cuadro de dilogo que aparece establecer el tiempo, si es de posposicin el valor del mismo debe ser positivo y si es de adelanto negativo. Podemos escribirlo directamente o utilizar los botones arriba y abajo. La unidad de tiempo es la misma que utilizamos para el campo Duracin.
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DIVIDIR TAREAS
Leccin 2.13 Hay tareas que no necesariamente deben realizarse de forma continua sino que puede dividirse, la tarea va a tener la misma duracin pera va a ejecutarse en diferentes etapas. Como dividir una tarea. 1. En la barra de Herramientas activar el botn Dividir tarea.

2. Observar que el cursor toma una forma diferente, en el diagrama de Gantt hacer clic sobre la tarea en la fecha que se quiere dividir. Arrastrar hasta la fecha en que se quiere reanudar la tarea. La tarea quedar de esta forma.

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TAREAS CRTICAS
Leccin 2.14 Una tarea crtica es la tarea que si se retrasara hara que el proyecto en general se retrase. A medida que el proyecto avanza y estas tareas se van completando dejan de ser crticas.

RUTA CRTICA
Leccin 2.15 La ruta crtica es el conjunto de las tareas crticas que retrasaran la finalizacin del proyecto. Podramos decir que la ruta est formada por las tareas ms importantes o a las que deberamos prestarle ms atencin. Para visualizar la ruta crtica debemos abrir la vista Gantt de seguimiento, desde la barra de vistas o desde el men Ver En la siguiente imagen podemos ver las tareas que componen la ruta crtica en color rojo.

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TIPOS DE TAREAS
Leccin 2.16 Project nos permite definir tres tipos de tareas: Tareas de unidades fijas, tareas de duracin fija y tareas de trabajo fijo, depende de lo que necesitemos podemos cambiar el tipo de tarea para que se ajuste a nuestras necesidades. Tarea de unidades fijas: Este es el tipo de tarea predeterminado en Project. Cuando se define una tarea como de unidad fija los recursos son un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la duracin o en el trabajo de la tarea no afecta a la cantidad de recursos asignados. Tarea de duracin fija: Cuando se define una tarea como de duracin fija la duracin de la tarea es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignacin de recursos o en el trabajo de la tarea no afecta a la duracin de la misma. Tarea de trabajo fijo: Cuando se define una tarea como de trabajo fijo la cantidad de trabajo (total de horas que consta la tarea)es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignacin de recursos o en la duracin de la tarea no afecta al trabajo de la misma. El tipo de tarea se calcula por medio de esta frmula:

TRABAJO = DURACIN * UNIDADES

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CAMBIAR EL TIPO DE TAREA

Leccin 2.17 1. Hacer doble clic sobre la tarea a cambiar el tipo. 2. En el cuadro de dilogo Informacin de la tarea ir a la pestaa Avanzado. 3. En Tipo de tarea desplegar el men y seleccionar el tipo que queramos

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TAREAS CONDICIONADAS POR EL ESFUERZO.

Leccin 2.18 Una tarea que est condicionada por el esfuerzo mantiene el total de trabajo, esta opcin esta activa de manera predeterminada. Activar o desactivar la opcin condicionada por el esfuerzo. 1. Hacer doble clic sobre la tarea 2. En el cuadro de dilogo Informacin de la tarea ir a la pestaa Avanzado. 3. Tildar o destildar la casilla de verificacin Condicionada por el esfuerzo

DELIMITACIONES DE TAREA.
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Leccin 2.19 Cuando delimitamos una tarea estamos colocando una restriccin ya sea en la fecha de comienzo o fin. Podemos establecer que una tarea comience o que no finalice despus de una fecha determinada. Las delimitaciones pueden ser flexibles, no ligadas a una fecha determinada o inflexibles ligadas a una fecha determinada. Esta flexibilidad depende del tipo de proyecto en que estemos trabajando, o sea si es un proyecto con fecha de comienzo o fecha de fin. Fecha lmite: Ponemos una fecha lmite cuando una tarea debe completarse si o si en un determinado tiempo. Establecer esta fecha no afecta a la programacin de la tarea y tampoco es una delimitacin. Si nos pasamos de la fecha y todava la tarea no est completa, un indicador nos avisar

Tipos de limitacin Leccin 2.20

Lo ms tarde posible: Esta es una delimitacin flexible, Project programa las fechas de comienzo y de fin lmite, de acuerdo a los dems parmetros de programacin que hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitacin predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de fin del proyecto. Lo antes posible: Esta es una delimitacin flexible, Project programa las fechas de comienzo y de fin lmite, de acuerdo a los dems parmetros de programacin que hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitacin predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de comienzo del proyecto. No finalizar antes del: Esta delimitacin moderada indica la fecha ms cercana posible en la que debe completarse esta tarea. No puede finalizar antes de la fecha indicada. No finalizar despus del: Esta delimitacin moderada indica que la tarea no puede finalizar durante o antes de la fecha indicada. Debe finalizar el: Esta es una delimitacin inflexible e indica la fecha exacta en la que debe finalizar una tarea. Debe comenzar el: Esta es una delimitacin inflexible e indica la fecha exacta en la que debe comenzar una tarea. No comenzar antes del: Esta delimitacin moderada indica que la tarea no puede comenzar antes de la fecha indicada.

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No comenzar despus del: Esta delimitacin moderada indica que la tarea no puede comenzar durante o antes de la fecha especificada. Introducir una fecha lmite y/o una delimitacin a una tarea 1. Doble clic sobre la tarea 2. En el cuadro de dilogo Informacin de la tarea ir a la pestaa Avanzado. 3. En los campos Fecha lmite y Tipo de delimitacin introducir los datos necesarios.

PRIORIDAD.
Leccin 2.21 Podemos establecer mediante un nmero la prioridad de una tarea ante las dems tareas del proyecto. La prioridad abarca de 0 a 1000, siendo
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una tarea con prioridad 0 la menos importante y 1000 la ms importante. Por defecto todas las tareas tienen una prioridad de 500, o sea que son todas iguales, no es recomendable cambiar esta prioridad si no es estrictamente necesario. Esta funcin es muy til para resolver las sobreasignaciones que veremos ms adelante. Como cambiar la prioridad a una tarea. 1. Doble clic en la tarea, se abre el cuadro Informacin de la tarea. 2. En la pestaa General, en el recuadro Prioridad: ingresar el nuevo valor

RECURSOS
Leccin 3 En este captulo vamos a tratar el tema de los RECURSOS. Los recursos son quienes llevan a cabo las tareas. Ellos son las Personas, equipos y materiales.
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TIPOS DE RECURSOS

Leccin 3.1 Project 2007 divide los recursos en tres categoras: Recursos de tipo trabajo: son recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Consumen tiempo (horas o das) que es el que se utilizar para llevar a cabo la tarea. Por ejemplo: personas y alquileres de mquinas. Recursos de tipo material: vveres y otros elementos consumibles que se utilizan para llevar a cabo una tarea. Por ejemplo: ladrillos, cemento, papel, CDs, etc. Recursos de tipo costo: son recursos que tienen un costo final como por ejemplo: una comida, un viaje, etc.

Ingresar Recursos

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HOJA DE RECURSOS
Leccin 3.2 La hoja de recursos es donde iremos ingresando los recursos que usaremos en el proyecto. La podemos activar desde el men Ver Hoja de recursos o desde la barra de vistas

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INGRESAR RECURSOS
Leccin 3.3

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1. Nombre del recurso: Ingresamos el nombre del recurso. 2. Tipo: Desplegamos la lista y marcamos el tipo de recurso. 3. Etiqueta de material: Aqu especificamos la unidad de medida del recurso. Slo podemos escribir en esta celda si el recurso es de tipo material, sirve para tener un mejor control a la hora de asignar este tipo de recursos a una tarea. 4. Iniciales: Muestra la abreviatura del nombre de un recurso. Podemos utilizar la iniciales del recurso en vez de los nombres para ajustar ms columnas en una vista. Por defecto Project pone la primera letra del nombre pero podemos cambiarlas. 5. Grupo: Se pueden agrupar los recursos bajo un nombre de grupo, por ejemplo: constructores, etc. 6. Capacidad mxima: Aqu se establece la disponibilidad del recurso para el proyecto en el que estamos trabajando. Por defecto la disponibilidad es del 100% pero por ejemplo, si Juan va a trabajar en este proyecto la mitad del tiempo deberamos bajar a 50% la capacidad mxima de dicho recurso.

Modificar datos de recursos Leccin 3.3.1 Para modificar los datos de un recurso nos situamos en la celda correspondiente y hacemos el cambio que deseemos. Tambin podemos hacer todo esto desde el cuadro de dilogo Informacin del recurso. Podemos acceder a ella desde:

Situndonos sobre el recurso y yendo al men Proyecto Informacin del recurso. Haciendo doble clic sobre el recurso. Clic derecho sobre el recurso y eligiendo del men la opcin Informacin del recurso.

TIPO DE RESERVA
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Leccin 3.4 Un recurso puede estar confirmado, o sea ya comprometido con el proyecto, o propuesto, la incorporacin al proyecto es una tentativa. Por defecto los recursos son confirmados pero podemos cambiar su estado de reserva. Para ello: 1. En la Hoja de recurso, doble clic sobre el recurso. 2. En el cuadro de dilogo Informacin del recurso, cambiar el estado mediante el recuadro Tipo de reserva

DISPONIBILIDAD DE RECURSOS
Leccin 3.5

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Puede suceder que un recurso no est disponible de igual forma a lo largo de todo el proyecto. Por ejemplo, que est disponible a partir de una fecha determinada hasta una fecha, tambin que entre un perodo determinado tenga una capacidad de trabajo menor o mayor cualquier combinacin (de este tipo) posible Para ingresar estos datos, debemos: 1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a modificar la disponibilidad. Se abrir el cuadro de dilogo Informacin del recurso. 2. En la primer lnea del cuadro Disponibilidad de recursos se encuentra por defecto: NOD en Disponible desde, esto significa que est disponible desde la fecha de comienzo del proyecto y NOD en Disponible hasta que est disponible hasta el final del proyecto y tambin en Unidades el valor que ingresamos en la hoja de recursos. En esas lneas cambiaremos las fechas y si es necesario el porcentaje de unidades

En la imagen, el recurso Pedro estar disponible desde el comienzo del proyecto hasta el 29/04/2011 al 100% de su capacidad. Luego volver a estar disponible desde el 02/05/2011 hasta la finalizacin del proyecto, pero al 50% de su capacidad mxima. Nota: Slo podemos cambiar la disponibilidad de recursos de tipo trabajo
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CALENDARIO DE RECURSOS.
Leccin 3.6 De la misma manera que hemos definido un calendario laboral para nuestro proyecto podemos definir un calendario para un recurso en particular. Un ejemplo de ello sera si tenemos un recurso que tenga sus feriados independientemente del calendario del proyecto (motivos religiosos, personales, etc.). Como establecer un calendario para un recurso en particular: 1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a modificar el calendario. Se abrir el cuadro de dilogo Informacin del recurso. 2. Hacer clic en el botn Cambiar el calendario laboral

3. Se abrir el mismo cuadro de dilogo que cuando modificamos el calendario para el proyecto. Notar que en este caso es para el recurso solamente y tambin que podemos cambiar el calendario base, por ejemplo uno de nuestros recursos es el sereno por lo cual le correspondera el calendario Turno de noche.

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ASIGNACIN
Leccin 4 En esta unidad veremos como asignar recursos a las tareas

ASIGNAR RECURSOS A UNA TAREA

Leccin 4.1 Una vez que hayamos definido los recursos en la hoja de recursos podemos asignrselo a las tareas.

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Para ello en la vista Diagrama de Gantt, debemos: 1. Pararnos sobre la tarea a la cul le asignaremos el/los recursos. 2. En la barra de herramientas hacer clic en Asignar recursos

3. Aparecer el siguiente cuadro, donde elegiremos el/los recursos.

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Podemos asignar de una vez todos los recursos que necesitemos para llevar a cabo la tarea. Observen que al asignar ms de un recurso de tipo trabajo a una tarea, la duracin de sta cambia, esto se debe a la programacin que le asignemos y al tipo de tarea. Tambin puede suceder que si vamos a la hoja de recursos algunos de estos se encuentren en color rojo, esto es, por que esos recursos estn sobre asignados. Estos temas los veremos ms adelante.

Los recursos de tipo material o costo no influyen en la duracin de las tareas, pero s en los costos.

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En la siguiente imagen veremos cmo se ven las tareas en el diagrama de Gantt cuando le hemos asignado recursos:

EL CAMPO UNIDADES DEL CUADRO DE DILOGO ASIGNAR RECURSO

Leccin 4.2
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Cuando asignamos recursos podemos, desde la columna Unidades del cuadro de dilogo Asignar recurso, definir cuanto tiempo (en porcentaje) o cuantas unidades (para los recursos de tipo material) vamos a asignar a la tarea. Los recursos de tipo Costo no tienen unidades. Por ejemplo, en la siguiente imagen para la tarea 1 se le asigna: 4 unidades de cemento, Juan trabajar el 65% de su capacidad mxima en esa tarea y Pedro lo har al 100%.(Dicho porcentaje es por defecto)

EL CUADRO DE DILOGO ASIGNAR RECURSO

Leccin 4.3 Si quisiramos podramos ingresar recursos directamente desde este cuadro de dilogo, stos aparecern en la hoja de recursos.
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En la siguiente imagen se describen las dems funciones de este cuadro de dilogo:

NOTA: Al momento de asignar recursos a las tareas es necesario tener en cuenta los recursos a los que hemos cambiado la disponibilidad y/o el calendario, ya que stos pueden demorar la finalizacin de la tarea asignada.

COSTOS
Leccin 5
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En este captulo vamos a tratar el tema de los costos, los costos son un factor muy importante en un proyecto, sobre todo si nuestro proyecto depende del factor econmico

TIPOS DE COSTO
Leccin 5.1 Tenemos tres tipos de costos:
o Determinado por Tasa. Son las tasas de pago; para los recursos de

trabajo, existe la Tasa Estndar y la Tasa Hora Extra. Ambas son el costo que tiene el recurso por hora. costo que tiene cada vez que se utilice el recurso.

o Determinado por Uso: Es decir que se determina un valor como el

o Costo Fijo: Esta enfocado a las tareas que, sin importar la duracin o el trabajo elaborado se establece un costo en el que el recurso no interviene

INGRESAR COSTOS
Leccin 5.2 Ingresar un costo fijo: 1. Cambiar a la tabla Costos mediante el men Ver Tabla: ---- Costo

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2. Ingresar el valor correspondiente en la celda que se relaciona a la tarea que queramos ingresar un costo fijo

Observar la columna Acumulacin de costos fijos que veremos ms adelante en este captulo. Ingresar un costo de tasa estndar y hora extra. En la vista Hoja de recursos: 1. En la columna Tasa estndar en la celda correspondiente al recurso que queremos asignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta que el valor que ingresemos es por hora.

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2. En la columna Tasa horas extra en la celda correspondiente al recurso que queremos asignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta al igual que en la tasa estndar que el valor que ingresemos es por hora. 3. Para los recursos de tipo material slo ingresaremos el valor en el campo Tasa estndar. En este caso el valor es por unidad, no por hora.

ACUMULACIN DE COSTOS
Leccin 5.3 La acumulacin de costos es determinar cmo se pagaran los mismos, esto es, si al comenzar a trabajar, al finalizar o a medida que transcurra la tarea. Tener en cuenta que esto influir en el seguimiento econmico del proyecto. Para ello: En la vista Hoja de recurso en la columna Acumular elegir el tipo de acumulacin que necesitemos. Por defecto todos los recursos se prorratean

DIFERENTES TASAS DE COSTO.

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Leccin 5.4 Un recurso puede tener diferentes tasas de costo, stas pueden ser de dos maneras:

Diferentes tasa de costo en perodos diferentes. Diferentes tasa de costo para trabajos diferentes.

Establecer diferentes tasas de costo en perodos diferentes: 1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a modificar las tasas de costo. Se abrir el cuadro de dilogo Informacin del recurso. 2. La pestaa Costos tiene una tabla donde la primer fila est reservada para los valores que hemos ingresado en la Hoja de recursos (Si es que lo hemos hecho). 3. En la segunda fila de la columna Fecha efectiva se despliega un calendario para que marquemos la fecha a partir de la cul este recurso se va a regir por una tasa diferente. 4. Para ingresar el nuevo costo de cualquiera de los tres tipos, podemos ingresar el nmero directamente un porcentaje del costo de la fila de arriba. Por ejemplo, si a partir de esa fecha el recurso va a tener un costo de un 15% ms, slo deberemos escribir +15% (si fuera menos escribiramos -15%), Project har los clculos correspondientes, siempre basndose en la fila superior.

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DIFERENTES TASAS DE COSTO.

Leccin 5.4.1 Establecer diferentes tasas de costo para trabajos diferentes: 1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a aplicar nuevas tasas de costo. Se abrir el cuadro de dilogo Informacin del recurso. 2. En la pestaa Costos tenemos 5 tablas de costos, la predeterminada es la pestaa A, pero podemos definir otras tasas en las pestaas B, C, D y E. Observar que tambin podemos definir en cada una distintos costos para distintas fechas

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3. Por defecto, cuando asignamos un recurso a una tarea, este se rige por la tabla A. Para cambiar la tabla de tasas de costo cuando lo asignamos a una tarea en particular debemos ir a la vista Uso de tareas. 4. Buscar la tarea en la cul queremos cambiar la tasa para el recurso y sobre el recurso hacer doble clic para que se abra el cuadro Informacin de la asignacin. 5. En el cuadro de dilogo, en el campo Tabla de tasas de costo, desplegar el men y elegir la tabla por la cual se regirn los costos de este recurso en esta tarea.

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HORAS EXTRAS.
Leccin 5.5 El hecho de haber puesto un valor para las horas extras de un recurso no hace que estas se rijan, sino que debemos decidir nosotros cules horas de un recurso asignado a una tarea son horas extras. Aplicar horas extras. 1. Abrir la vista Uso de recursos. 2. Agregar la columna Trabajo de horas extras. 3. Buscar el recurso al cul le tenemos que asignar horas extras, en la fila de la columna Trabajo de horas extras de la tarea que queramos, escribir que cantidad de las horas que nos muestra la columna Trabajo son horas extras. Es decir, no estamos agregando ms horas a la tarea sino que estamos diciendo que del total de horas de la tarea, 'X' cantidad son horas extras. Obviamente esto va a influir en los costos del proyecto

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SOBREASIGNACIN Y REDISTRIBUCIN
Leccin 6 Sobreasignacin y redistribucin de recursos. La sobreasignacin de recursos se produce cuando un recurso tiene asignadas mas tareas de las que puede llevar a cabo dentro de su periodo laborable, tanto, das que le correspondan trabajar como el horario que tenga asignado. Cuando esto sucede, Project nos avisa colocndonos una advertencia en la columna Indicadores en la Hoja de recursos aparecer el/los recursos sobre asignados en color rojo

COMO RESOLVER LAS SOBREASIGNACIONES.

Leccin 6.1

La vista Uso de recursos nos muestra por cada recurso las tareas a la cul est asignado. Esta vista nos ayuda a identificar y resolver las sobreasignaciones. Tambin en el momento de asignar un recurso a una tarea podemos filtrar nuestros recursos con el fin de no sobre asignarlos. Tambin Project nos ofrece una funcin para redistribuir los recursos ajustando a gusto ciertos parmetros. Vista Uso de recursos.

En la imagen vemos que Pedro, el recurso que est en rojo (sobre asignado), trabaja, no slo ms horas de lo establecido (tarea 6), sino que tiene asignada dos tareas en los mismos das. Podemos resolver la sobreasignacin colocando horas extras, cambiando la fecha de inicio de la tarea, sacando a Pedro y poniendo un recurso que est disponible, etc.

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VISTA GANTT DE REDISTRIBUCIN

Leccin 6.2 Podemos activar la vista Gantt de redistribucin para ver de manera grfica como Proyect redistribuy las tareas. En color verde se ven las tareas antes de redistribuir. Para aplicar la vista debemos ir al men Ver Mas vistas Buscar la vista Gantt de seguimiento y Aplicar

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SEGUIMIENTO
Leccin 7 Una vez que hayamos capturados los datos para llevar a cabo el proyecto, (tareas recursos, costos, etc.) conforme transcurre el tiempo, el progreso del proyecto genera informacin de lo que en realidad est pasando; cuanto se estn completando las tareas como habamos previsto, cunto nos est costando el proyecto, si hubo gastos extras, el consumo de los materiales, etc. La regularidad en que capturemos los datos reales depender del seguimiento que queramos darle

LNEA DE BASE Y PLAN PROVISIONAL

Leccin 7.1 La lnea de base (plan previsto) me permite capturar toda la informacin del proyecto con el fin de poderla comparar con el avance real del mismo. Guarda duracin, costos, fechas de inicio y finalizacin, asignaciones y recurso del proyecto de cada una de las tareas antes de que inicie el proyecto, todos estos datos servirn como punto de referencia para los cambios que se irn dando conforme el proyecto avanza. El plan provisional es como una lnea de base pero ms resumido, slo guarda fechas de comienzo y de fin de tareas. Guardar una lnea base y/o plan provisional. Para abrir el cuadro de dilogo debemos ir al men Herramientas Seguimiento Establecer lnea base

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Se abrir el cuadro de dilogo Establecer lnea de base

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1* Lnea de base: Para guardar una lnea de base esta opcin debe estar tildada. Podemos guardar hasta 11 lneas de base por cada proyecto. Plan provisional: Para guardar un plan provisional debe estar tildada esta opcin. Al igual que la lnea base podemos guardar hasta 11 planes provisionales. 2* Podemos guardar tanto lneas de base como planes provisionales para todo el proyecto para las tareas que hayamos seleccionado previamente. Al tildar esta opcin se habilitan otras opciones adicionales. Resumir lneas de base. En estas opciones definimos si los cambios en las tareas seleccionadas se resumen en tareas de resumen del proyecto. Podemos optar por: Para todas las tareas de resumen, los cambios en las tareas seleccionadas se reflejan en todas las tareas de resumen de antecesores de la lnea de base o De subtareas a tareas de resumen seleccionadas, los cambios en subtareas inmediatas se reflejan en la tarea de resumen de la lnea de base seleccionada.

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Nota: Una vez guardada la lnea de base los datos guardados pasan a ser "datos previstos" son los datos en el momento en el que se guard la lnea de base Y "datos reales", son los datos con la informacin real del progreso segn la informacin de seguimiento que vayamos incorporando

BORRAR UNA LNEA DE BASE Y/O PLAN PROVISIONAL

Leccin 7.2 Nos puede ser til borrar un plan lnea base para tener disponibilidad en caso de que se hayan ocupado los once o simplemente para limpiar informacin que ya no se utilizar. Para ello debemos ir al men Herramientas Seguimiento Borrar lnea de base

AGREGAR DATOS A UNA LNEA DE BASE Y/O PLAN PREVISTO

Leccin 7.3 Si luego de guardar la lnea de base o plan provisional hemos hecho algn cambio que deseamos que estn dentro del plan previsto slo tenemos que repetir los pasos que dimos al guardar la lnea o el plan y cuando nos pregunte si deseamos reemplazar los datos diremos que s.

COMPARAR EL PLAN PREVISTO CON EL PLAN REAL

Leccin 7.4 Para ver la informacin que se guard en la lnea de base y la informacin real, debemos ir al men Proyecto Informacin del proyecto hacer clic en el botn Estadsticas

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GANTT DE SEGUIMIENTO
Leccin 7.5 Tambin podemos ver estos datos de manera grfica activando la vista Gantt de seguimiento, desde la barra de vista o desde el men Ver

Las barras negras son las lneas de base y las que estn sobre ellas son las tareas reales. En la imagen, stas coinciden por que el proyecto en tiempo real todava no ha comenzado

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GANTT DE VARIAS LNEAS DE BASE

Leccin 7.6 Si hemos guardado ms de una lnea de base y queremos verlas de manera grfica, debemos activar la vista Gantt de varias lneas de base, para ello debemos ir al men Ver Ms vistas en el cuadro de dilogo buscar la vista y Aplicar. Las barras se muestran como una lnea, la primer lnea de base guardada ser la barra superior, la que sigue la segunda y as sucesivamente. Si nos situamos con el mouse sobre las lneas aparece un cartel con la informacin de la lnea de base a la que pertenece

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TAREAS CON MARGEN DE DEMORA

Leccin 7.7 La demora indica cunto< tiempo puede retrasarse una tarea sin afectar a la fecha de fin del proyecto. Para saber que tareas tienen un margen de demora debemos abrir la vista Gantt detallado, la misma se encuentra dentro del cuadro de dilogo Ms vistas del men Ver. Abrir la tabla Programacin

La tabla nos muestra en las columnas Demora permisible y Margen de demora total, la demora de las tareas, si es que la tienen, sino muestra el valor 0. En el diagrama lo marca con una lnea delgada al final de la barra de tarea, tambin nos indica cul es el margen, como por ejemplo, el de la tarea 9.

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ACTUALIZACIN DEL PROGRESO DE LAS TAREAS

Leccin 8 Cuando estamos creando el proyecto, lo hacemos con anticipacin por lo cul cuando guardamos la lnea de base ste todava no ha comenzado, es por ello que lo llamamos "plan previsto". Project calcula automticamente la programacin (duracin, dependencias entre tareas, limitaciones, etc.) y los costos. Pero otros datos que vamos introduciendo a lo largo del proyecto, Project no los calcula sino que debemos darle nosotros la orden

ACTUALIZAR EL PROYECTO SEGN LA PROGRAMACIN

Leccin 8.1 Para ver el progreso real del proyecto tenemos que actualizarlo. Para ello debemos: Abrir el men Herramientas Seguimiento Actualizar proyecto

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Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

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1* Actualizar trabajo completado al: Aqu escribiremos la fecha con respecto a la cul actualicemos el proyecto. Por defecto se muestra la fecha actual. Project calcula: las tareas con fecha de finalizacin menor a la ingresada son tareas ya finalizadas, si la fecha de comienzo es posterior stas todava no comenzaron y las tareas con fecha de comienzo anterior y fecha de finalizacin posterior son tareas en curso. 2* Por porcentaje completado o Slo al 0% o al 100%: La primer opcin mostrar el porcentaje exacto en que se haya completado la tarea, por ejemplo, 0% , 22%, 33%, 100% y la segunda opcin si no se complet mostrar 0%, sin importar cuanto se haya completado y si est completa mostrar 100%. 3* Reprogramar trabajo restante para que empiece despus de: Suponiendo que por alguna razn el proyecto se ha detenido, podemos marcar este suceso en este recuadro, todo lo que debemos hacer es ingresar la fecha en que recomenzar el mismo. Project recalcula el avance de la siguiente manera: La tareas que no hayan comenzado sern reprogramadas con la fecha de comienzo que hayamos ingresado pero se les aplicar a dichas tareas una delimitacin "No comenzar antes del".

A las tareas que se encuentren en progreso Project les programa la duracin restante para que empiecen en la fecha especificada. Cuando se reprograman estas tareas Project establece los campos "Detener" y "Reanudar".

4* Para: Proyecto completo o Tareas seleccionadas. Al igual para otras funciones podemos actualizar las tareas para todo el proyecto o para aquellas que hayan sido seleccionadas previamente

VER EN FORMA GRFICA EL PROGRESO DE LAS TAREAS

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Leccin 8.2 As es como se ve el diagrama de Gantt luego de actualizar el proyecto. Observar que las tareas que ya han comenzado tienen una barra negra dentro que indica el progreso de las mismas

El Gantt de de seguimiento nos muestra el progreso de las tareas siempre con las barras de la lnea de base por debajo. Al final de cada barra nos muestra el porcentaje completado. Observar que las tareas que ya estn completas tienen un tilde en la columna de Indicadores

OTROS MTODOS PARA ACTUALIZAR EL PROGRESO DE LAS TAREAS

Leccin 8.3
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Actualizar Tareas Si necesitamos hacer un seguimiento ms detallado del progreso de las tareas podemos hacerlo mediante el cuadro de dilogo Actualizar tareas. Para abrirla debemos desplegar el men Herramientas Seguimiento Actualizar tareas

Tener en cuenta que no van ser las mismas opciones las que estn habilitadas si la actualizacin va a ser para una tarea sin comenzar, una tarea en curso o un grupo de tareas. 1* % completado: Aqu podremos introducir el porcentaje completado de la tarea o las tareas seleccionadas. Esta misma informacin la podemos introducir desde el cuadro de dilogo Informacin de la tarea en la pestaa General. Duracin real y Duracin restante: Aqu podemos introducir el tiempo real que necesita la tarea para completarse. Si la tarea ya se complet debemos ingresar las horas o das que se necesitaron para completarse y si an no est completa ingresar las horas o das ya trabajadas, tambin podemos introducir lo que resta para completarse en el cuadro Duracin restante. Project actualizar la duracin programada y la duracin restante para que coincida con la duracin real que hemos ingresado.

2* Seccin Estado real Comienzo y Fin: Si ingresamos una fecha en cualquiera de los dos campos, stas tienen prioridad sobre los datos que hayamos ingresado en los recuadros anteriores. Por ejemplo, si ingresamos que una tarea se

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ha completado el 65% e ingresamos una fecha de fin real Project establecer que la tarea ya se ha completado al 100%. 3* Seccin Estado actual Comienzo y Fin: Muestra la fecha en que se ha programado la tarea, si estamos actualizando varias tareas a la vez, estos cuadros se mostrarn vacos. Botn Notas: Podemos ingresar una nota de tarea, si la tarea ya tuviera una nota desde aqu podemos modificarla o leerla

FILTRAR, AGRUPAR Y ORDENAR

Leccin 9 En este captulo vamos a ver cmo podemos trabajar de manera ms cmoda y eficiente

FILTROS
Leccin 9.1 Al igual que en otras utilidades del paquete Office, podemos filtrar la informacin con el objeto de ver slo aquella que nos interesa. Segn en la vista en que estemos estas opciones van a ser diferentes. Para aplicar un filtro ir al men Proyecto Filtro para: podemos elegir entre las distintas opciones de filtro segn nos convenga

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Si aplicamos algn filtro y queremos volver a ver todos los datos, observar que hay una opcin de filtro que dice Todas las tareas, Todos los recursos, etc segn en la vista en que estemos.

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Ms filtros En este cuadro de dilogo tenemos ms opciones para el filtrado.

Slo tenemos que elegir uno y Aplicar. Si en vez de Aplicar presionamos el botn Resaltar, se mostrarn todos los datos pero los que cumplan el criterio elegido se mostrarn de otro color. Si presionamos el botn Nuevo vamos a poder crear un filtro con criterios personalizados

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En este cuadro de dilogo debemos especificar las instrucciones que deberan mostrarse cuando se aplica el filtro creado.

ORDENAR
Leccin 9.2 Esta funcin nos permite ver todos los datos de la vista en que estemos pero ordenados segn un criterio. Para ello desde el men Proyecto Ordenar se mostrarn criterios para el orden de los datos. El orden por defecto es Por identificador

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La opcin Ordenar por nos abre el siguiente cuadro de dilogo. En este cuadro de dilogo tenemos ms opciones para el filtrado.

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Por medio de este cuadro de dilogo podemos seleccionar hasta tres niveles de orden, decidir si la lista la queremos en orden ascendente o descendente e indicar si los datos se deben volver a enumerar segn el nuevo orden que estemos definiendo.

AGRUPAR
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Leccin 9.3 Por ltimo, podemos ver los datos agrupados por ciertos criterios. Para ello debemos elegir una opcin desde el men Proyecto Agrupar por:

La opcin Ms grupos me permiten elegir entre otros criterios que no estn en el men

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Al igual que en las opciones que vimos anteriormente el botn Nuevo me permite crear grupos personalizados.
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INFORMES
Leccin 10 En este captulo veremos las distintas posibilidades que nos ofrece Project cuando queramos ver o imprimir los informes que nos proporciona

INFORMES VISUALES
Leccin 10.1 Los informes visuales muestran los datos del proyecto en informes de tabla dinmica de M. O. Excel y en vistas de diagrama dinmico de M. O. Visio Professional. Este tipo de informes ofrecen una solucin ms gil que los informes bsicos. Para ver los informes debemos ir al men Informe Informes visuales

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo Informes visuales: Crear informe.

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INFORMES VISUALES
Leccin 10.1.1

Botn Editar plantilla Me permite editar una plantilla ya creada. Botn Administrar plantilla Se abre un cuadro de dilogo del Explorador de Windows que muestra todas las plantillas. stas estn de forma predeterminada en la carpeta Microsoft Office\Templates\1033. Podemos abrirlas, eliminarlas, cambiarles el nombre, etc.

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El botn Guardar datos abre el cuadro de dilogo Informes visuales: Guardar datos de informes, por medio de ste podemos guardar los datos de informe del proyecto, personalizar los campos utilizados como parte de los datos y guardar la base de datos de informes

El botn Ver abre la aplicacin que contiene el informe.

Informes bsicos Leccin 10.2

Los informes, al igual que los informes visuales, muestran los datos del proyecto. Para acceder a ellos debemos ir al men Informe Informes

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Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

En la misma vemos las seis categoras en que se dividen los informes que nos ofrece Project. Cuando abrimos una categora se abre un cuadro de dilogo que nos muestra los informes de dicha categora.

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Con el botn Seleccionar abrimos la plantilla que hayamos marcado y con el botn Modificar se abre un cuadro de dilogo en el que podemos modificar el formato del texto del informe.

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Copiar Imagen Leccin 10.3 Esta opcin me permite capturar la imagen que estamos viendo en pantalla. Para abrirla debemos ir a Informes Copiar imagen

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Se abre el siguiente cuadro de dilogo:

Por medio de este cuadro podemos elegir que parte o para qu es la imagen que queremos capturar.

CONFIGURAR PROJECT
Leccin 11 En este captulo vamos a ver y/o cambiar las preferencias que controlan la apariencia y el funcionamiento de Project. Slo vamos a detallar las que tienen que ver con lo visto a lo largo del curso. Tener en cuenta que algunas opciones son globales y otras slo para el proyecto activo

CONFIGURAR PROJECT
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Para configurar Project a nuestras necesidades debemos abrir el cuadro de dilogo Opciones que se encuentra dentro del men Herramientas.

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Pestaa General

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CONFIGURAR PROJECT
Leccin 11.1.1 1* Opciones generales de Microsoft Office Project. Abrir ltimo archivo al inicio: si tildamos esta opcin cuando abramos Project se va a abrir el ltimo archivo que hayamos estado utilizando, si dejamos la opcin destildada se abrir un nuevo proyecto en blanco. Solicitar informacin de proyecto al crear nuevos proyectos: Si tildamos esta opcin cada vez que abramos un nuevo proyecto aparecer el cuadro de dilogo Informacin del proyecto. Activar autofiltro en los proyectos nuevos: Si tildamos est opcin cuando empecemos un nuevo proyecto, cada columna va a tener de forma predeterminada el autofiltro. Archivos usados recientemente: Segn el nmero que ingresemos en el cuadro van a ser los la cantidad de archivos que se mostrarn al final del men "Archivo". Nombre de usuario: Aparece por defecto el que ingresamos al instalar Project, pero podemos cambiarlo desde este recuadro. Deshacer niveles: Segn el nmero ingresado en este recuadro es la cantidad de veces que podremos volver atrs con el botn "Deshacer". Botn Opciones de servicio: En este curso no vemos ningn tema que tenga relacin con los cambios que podemos hacer con el cuadro de dilogo que se abre al presionar este botn. 2* Asistente para planeamiento. En sta seccin podemos configurar el asistente para planeamiento. Consejos del asistente para el planeamiento: Si desactivamos esta opcin el asistente no aparecer en ningn proyecto. Las tres opciones que siguen me permiten elegir que tipo de consejos deseo recibir activando o desactivando la casilla de verificacin. 3* Opciones generales para [Nombre del proyecto]. Lo que configuremos aqu slo ser aplicado en el proyecto en el que estemos. Agregar recursos y tareas de forma automtica: Si esta casilla est desactivada y por ejemplo, desde el cuadro de dilogo "Informacin de la tarea" queremos asignar un recurso, que no hemos ingresado previamente en la hoja de recurso, Project nos avisar de que ste no est en el fondo de recursos (hoja de recursos) y nos dar opciones para solucionarlo; si la casilla est tildada directamente los agrega. Cuidado! Por que puede pasar que ingresemos un nombre mal escrito, si esta casilla est activa lo tomar como un nuevo recurso. Tasa estndar predeterminada y Tasa predeterminada para horas extras: Si desea cambiar la tasa, lo puede hacer desde estos recuadros. Botn Predeterminar: Los cambios que hagamos en esta seccin slo sern para el proyecto abierto, si deseamos mantener estos cambios para todos los proyectos debemos presionar este botn

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