Word 2Kxx

Procesador de Textos MS-Word 2007/2010
Manual del Participante

01/01/2013 INFOADMIN, Centro de desarrollo de Habilidades M.N., Ing. Jorge Perdomo Rivera
Tabla de contenido
I. II. Introduccin................................................................................................ 5 Elementos novedosos del entorno ....................................................... 5
La interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent ......................................................................... 5 Objetivos de diseo y planteamiento ........................................................................................... 5 Funciones principales ................................................................................................................. 5 Interfaz de usuario orientada a las tareas y a los resultados ........................................................ 5 El nuevo centro de control: la cinta de opciones. ......................................................................... 6 La pantalla inicial ........................................................................................................................ 6 La cinta opciones ................................................................................................................... 6 La cinta inicio ......................................................................................................................... 7 La cinta insertar ...................................................................................................................... 7 La cinta diseo de pgina ...................................................................................................... 7 La cinta referencia .................................................................................................................. 8 La cinta correspondencia ....................................................................................................... 8 La cinta revisar ....................................................................................................................... 8 La cinta vista .......................................................................................................................... 8 La barra de herramientas de acceso rpido .......................................................................... 9 Men de Office ....................................................................................................................... 9 La opcin Guardar ................................................................................................................. 9 La barra de ttulo .................................................................................................................... 9 La barra de estado ............................................................................................................... 10 La barra de desplazamiento................................................................................................. 10
III.
Operaciones bsicas con Word .......................................................... 11
Formato de texto ...................................................................................................................... 11 Formato de fuente ................................................................................................................... 11 Ajustes de la fuente .............................................................................................................. 11 Tamao de la letra ............................................................................................................... 12 Estilo de fuente .................................................................................................................... 12 Formato prrafo ....................................................................................................................... 12 Alineacin del prrafo .......................................................................................................... 13 Ajustes de la sangra ............................................................................................................ 13 Relacin entre saltos de pgina y prrafos.......................................................................... 13 Otros formatos. .................................................................................................................... 14 Tabulaciones ........................................................................................................................ 14 Cambio a maysculas y minsculas .................................................................................... 14 Copiar formato ..................................................................................................................... 15 Paneles de formato .................................................................................................................. 15
INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 Panel estilos............................................................................................................................. 15 Aplicar formatos ................................................................................................................... 16 Crear formatos ..................................................................................................................... 16 Inspector de estilos .............................................................................................................. 17 Panel mostrar formato.......................................................................................................... 18 Introducir ecuaciones y frmulas ............................................................................................. 18 Configuracin de pgina .......................................................................................................... 19 Encabezados y pi de pgina.................................................................................................. 22 Nmeros de pgina .............................................................................................................. 22 Saltos de pgina .................................................................................................................. 22 Trabajo con tablas ................................................................................................................... 23 Creacin de tablas ............................................................................................................... 23 Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas: ................................................................. 24 Seleccionar elementos de la tabla ....................................................................................... 25 Borrar elementos de la tabla ................................................................................................ 25 Trabajo con imgenes ............................................................................................................. 25 Grficos ................................................................................................................................ 25 Tipos de archivos grficos ................................................................................................... 25 Imgenes vectoriales o prediseadas. ................................................................................ 26 Insertar imgenes ................................................................................................................ 26 Insertar formas y dibujar ...................................................................................................... 26 Aadir texto a los grficos .................................................................................................... 26 Impresin del documento ........................................................................................................ 27
IV.
Combinacin de correspondencia ...................................................... 34

Documento principal. ........................................................................................................... 34 Origen de datos. ................................................................................................................... 34
Conceptos previos ................................................................................................................... 34
Crear el documento principal ................................................................................................... 34 La pestaa Correspondencia ................................................................................................... 38 Insertar campos de combinacin ............................................................................................. 39 Ver datos combinados ............................................................................................................. 40 Desplazarse por los registros .................................................................................................. 40 Buscar un registro .................................................................................................................... 41 Editar documentos individuales ............................................................................................... 41 Combinar al imprimir ................................................................................................................ 41
V.
Tablas de contenido e ilustraciones ................................................... 42

Preparar la tabla de contenidos ........................................................................................... 42 Generar la tabla de contenidos ............................................................................................ 43
Tablas de contenido ................................................................................................................ 42
INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 Actualizar la tabla de contenidos ......................................................................................... 44 Tablas de ilustraciones ............................................................................................................ 44 Preparar la tabla de ilustracin: ........................................................................................... 44 Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones. .......................................................... 45 Generar la tabla de ilustraciones. ........................................................................................ 45
INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010
I.
Introduccin
El procesador de texto MS-Word versiones 2007/2010 se presenta con una nueva interface grfica bastante diferente a la clsica representacin de las versiones anteriores, esto crea frecuentemente grandes disgustos y prdidas de tiempo al no localizar de manera rpida las versiones anteriores del sistema, lo cual puede llegar a generar cierto rechazo por la herramienta. Por otro lado, esta nueva versin ntegra un grupo nuevas facilidades y herramientas de gran potencialidad que no son tan explotadas. En este material encontrars los elementos del entorno novedosos y las tcnicas para aprender a navegar de manera fluida con esta nueva interfase, por otro lado, dedicaremos especial atencin a las nuevas herramientas, de tal modo que cada usuario vale la factibilidad de integrarlas a su trabajo diario.
II.
Elementos novedosos del entorno
La interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent

Al planear la versin de Microsoft Office, se pretende hacer que el trabajo con las aplicaciones de Microsoft Office sea ms fcil. Teniendo en cuenta muchos datos sobre usos y los recientes avances de hardware y software, el equipo ha desarrollado la actualizacin ms importante de la interfaz de usuario de Microsoft Office en ms de un decenio. El resultado de este esfuerzo es la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent: interfaz que facilita al usuario sacar ms partido de las aplicaciones de Microsoft Office y obtener mejores resultados ms rpidamente.
Objetivos de diseo y planteamiento

En las versiones anteriores de las aplicaciones de Microsoft Office, los usuarios utilizaban un sistema de mens, barras de herramientas, paneles de tareas y cuadros de dilogo para realizar su trabajo. Este sistema funcionaba bien cuando las aplicaciones tenan un nmero de comandos limitado. Pero ahora que las aplicaciones pueden hacer muchas ms cosas, l sistema de mens y barras de herramientas no es tan buena solucin. Para muchos usuarios resulta demasiado difcil encontrar lo que buscan entre demasiadas caractersticas de los programas. Por este motivo, el objetivo primordial del diseo de la interfaz de usuario de Office Fluent es facilitar que las personas encuentren y utilicen toda la gama de caractersticas que proporcionan estas aplicaciones. Adems, se intenta mantener un rea de trabajo despejada que reduzca las distracciones de los usuarios y, de esa manera, que puedan dedicar ms tiempo y energa a su trabajo. Teniendo en mente estos objetivos, Microsoft ha desarrollado un planteamiento orientado a resultados que facilita mucho la produccin de excelentes resultados utilizando las aplicaciones de Microsoft Office.
Funciones principales
Aunque el aspecto general de las aplicaciones rediseadas es nuevo, las primeras pruebas indican que las personas se sienten cmodas enseguida en la interfaz de usuario de Office Fluent y se acostumbran rpidamente a la nueva forma de funcionamiento de estas aplicaciones. La facilidad con que los nuevos usuarios utilizan la interfaz de Office Fluent se debe a la simplicidad de las caractersticas de la interfaz:
Interfaz de usuario orientada a las tareas y a los resultados

La nueva interfaz de usuario orientada a las tareas y los resultados facilita el trabajo en Microsoft Office Word. Los comandos y funciones que solan estar ocultos tras complejos mens y barras de herramientas ahora son ms fciles de encontrar en las fichas orientadas a tareas que contienen grupos lgicos de comandos y caractersticas. Muchos cuadros de dilogo han sido reemplazados por galeras desplegables que muestran las opciones disponibles. Adems, se ofrece informacin descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo para ayudarle a elegir la opcin adecuada.
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El nuevo centro de control: la cinta de opciones.

S, es mucho lo que ha cambiado, sobre todo en el rea superior de la ventana, pero es un buen cambio, porque lo que se necesita est ms visible y ms a mano. En lugar de tener unas 30 barras de herramientas ocultas y comandos escondidos entre mens, hay un centro de control, la cinta de opciones, que aglutina los elementos esenciales y los presenta en primer plano. La cinta de opciones es una novedad de Microsoft Office; ha sido diseada para ayudarnos a encontrar con mayor facilidad aquellos comandos necesarios para realizar una determinada tarea. Para eso, los comandos se agrupan en grupos lgicos, que son reunidos en fichas. Esas fichas se encuentran relacionadas con algn tipo de actividad y algunas slo aparecen al realizar una determinada tarea, como la ficha de grficos, que aparece al trabajar con ellos. Podemos minimizar la cinta de opciones con el comando Minimizar la cinta de opciones, incluido en el botn que permite personalizar la barra de herramientas de acceso rpido. Otra forma de minimizar y restaurar la cinta de opciones es haciendo doble clic con el mouse sobre la ficha activa de la cinta. Tambin podremos realizar esta tarea con el teclado, si utilizamos la combinacin de teclas CTRL+F1.
La pantalla inicial
Al arrancar Word aparece una pantalla como esta:
Banda de Opciones Barra de herramienta de acceso rpido
Botn Office
Barra de ttulo Vistas del Documento
Control de Zoom
La cinta opciones Desde las pestaas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word, dicha banda tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando; es decir se adaptan al uso de cada usuario. Inicialmente, cuando abrimos Word aparece un men de pestaas. Al seleccionar cada pestaa, aparecen grupos de herramientas que contienen los comandos ms utilizados.
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INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 La cinta inicio La cinta inicio contiene las operaciones ms comunes sobre copiar, cortar y pegar, adems de las operaciones de Fuente, Prrafo, Estilo y Edicin.
En Word la pestaa Inicio se encuentra dividida en cinco grupos que contienen las operaciones correspondientes al 1. 2. 3. 4. 5. Portapapeles Fuente (tamao de letra, tipo de letra, etc.) Prrafo (alineacin de texto, separacin entre lneas, sangra, etc.) Estilo Edicin (buscar texto, reemplazar, etc.),
Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rpido a la tarea que se desea realizar. Una forma ms fcil e intuitiva de utilizar las herramientas. La cinta insertar Lo que antes sola llamarse el men Insertar, ahora es una pestaa que contiene grupos de herramientas de acceso rpido.
La cinta insertar, ubicamos los grupos de herramientas correspondientes a: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Pginas Tabla Ilustraciones Vnculos Encabezado y pie de pgina Texto Smbolos
Las diferentes pestaas y herramientas se pueden activar desde el teclado pulsando ALT y luego la letra o conjunto de letras que aparece al lado del icono del comando.
La cinta diseo de pgina Tambin se puede acceder a sus opciones presionando ALT + (letra o conjunto de letras). En la siguiente ventana se muestran las letras que se acompaan para cada opcin.
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INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 La cinta diseo de pgina, ubicamos las herramientas correspondientes a: 1. 2. 3. 4. 5. Temas Configurar pgina Fondo de pgina Prrafo Organizar
La cinta referencia
En la cinta referencias, ubicamos las herramientas correspondientes a: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Tabla de contenido Notas al pe Citas y bibliografa Ttulos ndice Tabla de autoridades
La cinta correspondencia
En esta cinta se encuentran todas las herramientas relacionadas con la combinacin de correspondencia La cinta revisar
En la cinta revisar, ubicamos las herramientas correspondientes a: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Revisin Comentarios Seguimiento Cambios Comparar Proteger
La cinta vista
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INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 Esta cinta nos da las opciones para elegir cmo queremos ver el rea de trabajo. Ya que Word permite guardar el documento como pgina Web, una de las vistas permite apreciar cmo quedara como tal, tambin permite ver las estructuras de un documento cuando los ttulos y subttulos son indicados. La barra de herramientas de acceso rpido Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos ms habituales, como: Guardar, Deshacer, Nuevo, Ortografa y Gramtica, etc.
En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rpido y el Botn Office (el primero a la izquierda), lo que antes era el men de Office. Men de Office En este men encontramos casi todas las funcionalidades que antes estaban integradas en el men Archivos de las versiones anteriores de Word.
La opcin Guardar Esta opcin permite al usuario guardar en la memoria del ordenador el archivo que hemos trabajado. En la barra de acceso rpido ubica el icono o tambin puedes utilizar los comandos: Guardar y Guardar como... del Botn Office Guardar como, Word mostrar un cuadro de dialogo como el que ves a continuacin que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. Guardar no se abrir ningn cuadro de dilogo, simplemente se guardarn en su actual ubicacin los cambios que hayas efectuado en el documento. Sin embargo, si utilizas el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado nunca, se abrir el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como La barra de ttulo Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creas un documento nuevo se le asigna el nombre provisional Documento1, hasta que lo guardes y le des el nombre que quieras.
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INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar. En la parte derecha tambin puede tener la barra del Office, que contiene los iconos para arrancar programas de Office como Excel, Access, etc. La barra de estado Nos muestra la pgina en que nos encontramos. Tambin el idioma y los botones de visualizacin del documento, de igual forma una barra de desplazamiento que permite aplicar Zoom a la pgina, para verla ms cerca o lejos.
La barra de desplazamiento Permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.
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III.
Operaciones bsicas con Word
Formato de texto
Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto. Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en l, la forma en la que lo vemos tambin tiene mucha importancia. Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad. Afortunadamente, es muy fcil dar un formato atractivo con Word. Con un poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseo de forma que tus documentos se diferencien del resto. En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tres grandes grupos, estos son: 1. Formato de fuente 2. Formato de prrafo 3. Estilos de edicin
Formato de fuente
Afecta a los caracteres en s mismos como el tipo de letra o fuente, tamao, color, etc. Los caracteres son todas las letras, nmeros, signos de puntuacin y smbolos que se escriben como texto. Las letras incluidas en imgenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudia Permite establecer un determinado tipo de letra que desees ver en tu archivo. Para ejecutar esta opcin, puedes ir a:
Ajustes de la fuente Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o lneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuacin hacer clic sobre el pequeo tringulo que hay al lado de la fuente actual, una ventana con las fuentes disponibles. esto har que se abra
Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo. El men despegable tiene dos zonas separadas por una doble lnea horizontal, en la parte superior estn las ltimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las disponibles. Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, tambin podemos desplazar el botn central para movernos ms rpidamente. Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.
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Tamao de la letra De forma parecida podemos cambiar el tamao de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el tringulo para buscar el tamao que deseemos, o escribirlo directamente. La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms utilizados son 10 y 12 puntos.
Estilo de fuente Una vez fijada la fuente y el tamao podemos cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negrita, cursiva y subrayado. Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botn correspondiente.
Observar como al aplicar un estilo, el botn correspondiente queda presionado (se ve en un tono anaranjado). Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo. Tambin se pueden aplicar varios estilos a la vez, estilos consecutivamente. Simplemente hay que aplicar los
Formato prrafo
Afecta a grupos de caracteres como lneas y prrafos, por ejemplo alineacin y sangras. En Word, un prrafo es el texto comprendido entre dos marcas de prrafo , normalmente las de la
marcas de prrafo no se ven, para hacerlas visibles, hacer clic en el icono marca de prrafo pestaa Inicio.
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INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 Se inserta una marca de prrafo cuando se pulsa la tecla INTRO. Cuando estamos introduciendo texto y llegamos al final de la lnea automticamente el texto contina en la siguiente lnea, pero no se inserta marca de prrafo. Al insertar un prrafo, este toma las mismas caractersticas de formato del prrafo anterior. Para cambiar las caractersticas de formato de un prrafo, basta con seleccionar su marca de prrafo y modificar las caractersticas que queramos. Los prrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias caractersticas de formato, pudiendo ser diferentes de un prrafo a otro. Otras unidades ms amplias son las secciones, que veremos ms adelante. Las marcas de prrafo contienen los cdigos que definen el formato del prrafo en el que se encuentran. Manipular una marca de prrafo tiene consecuencias sobre el formato de ese prrafo. Antes de borrar texto, es conveniente hacer visibles las marcas de prrafo para evitar borrar una marca de prrafo accidentalmente. Si queremos borrar todo el prrafo tambin debemos borrar su marca de prrafo.
Alineacin del prrafo Estos son los botones Izquierda Este prrafo tiene establecida alineacin izquierda. para fijar la alineacin. Hay cuatro tipos de alineacin: Centrada Este prrafo tiene establecida la alineacin centrada. Derecha Justificada
Este prrafo, por Este prrafo tiene ejemplo, tiene una establecida alineacin alineacin derecha. justificada.
Cuando hablamos de alinear un prrafo nos referimos, normalmente, a su alineacin respecto de los mrgenes de la pgina, pero tambin podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas, si es que estamos dentro de una tabla. Ajustes de la sangra Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el prrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el prrafo y haciendo clic en uno de estos botones de la pestaa Inicio en el grupo de herramientas Prrafo, segn queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha. As desplazamos el prrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botn, pero tambin se puede desplazar otro valor que deseemos. Relacin entre saltos de pgina y prrafos. Word inserta automticamente los saltos de pgina cuando llega al final de la pgina. Tambin se pueden insertar saltos de pgina manualmente desde la pestaa Insertar, haciendo clic en el botn mostrado. Al insertar un salto de pgina automticamente puede ocurrir que un prrafo quede dividido entre dos pginas, normalmente esto no supone ningn problema, pero en determinadas ocasiones puede interesarnos que un prrafo no sea partido por un salto de pgina. Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar lneas juntas que se encuentra en el iniciador del cuadro de dilogo Prrafo, pestaa Lneas y saltos de pgina.
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INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 Otros formatos. Aqu incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre el formato como tabulaciones, cambio a maysculas, numeracin y vietas, bordes y sombreados, etc. **Adems de las tcnicas que vamos a ver en esta unidad, existen otras posibilidades para dar formato al texto: los estilos y las plantillas. Como veremos ms adelante, los estilos y plantillas son adecuados para dar un formato definido previamente. Por ejemplo, en una empresa suele existir una plantilla para escribir cartas, de esa forma todas las cartas tienen un aspecto caracterstico de esa empresa. No siempre es necesario utilizar plantillas y estilos. Cuando queremos dar un determinado formato a una lnea del documento no hace falta definir un estilo, lo haremos con los comandos bsicos que vamos a ver ahora. Los estilos y plantillas no son ms que una agrupacin de formatos bsicos. As que lo primero que hay que aprender es a manejar esos formatos bsicos, que es lo que vamos a hacer en esta unidad. Tabulaciones Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulacin TAB. Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy tiles las tabulaciones. Word tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Adems podemos definir la alineacin para cada tabulacin. Vamos a ver cmo establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que las tabulaciones afectan solo al prrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulacin repetir estos dos pasos, luego de habilitar la regla, haciendo clic en el botn para activar la regla (se encuentra sobre la barra de desplazamiento vertical): 1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineacin de la tabulacin que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irn apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal, lnea de separacin, sangra de primera lnea y sangra francesa. 2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posicin en la que deseemos establecer la tabulacin y hacer clic, veremos cmo se inserta el icono con la tabulacin seleccionada. Si queremos modificar la posicin de una tabulacin basta colocar el cursor en el icono de esa tabulacin y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posicin
Por ejemplo, en la regla de la imagen anterior se han establecido las siguientes tabulaciones: Izquierda en la posicin 2,5 Centrada en la posicin 4,7 Derecha en la posicin 6,7 Lnea vertical de separacin en la posicin 8,2 Decimal en la posicin 9,2 Cambio a maysculas y minsculas En la pestaa Inicio, dentro del grupo de herramientas Fuente, se encuentra la opcin Cambiar a maysculas y minsculas seleccionado: , nos ofrece cinco posibilidades para cambiar las maysculas del texto
Tipo oracin. La primera letra despus de cada punto en maysculas el resto en minsculas. minsculas. Todas las letras en minsculas. MAYSCULAS. Todas las letras en maysculas. Pgina 14
INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 Poner en maysculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayscula y el resto de la palabra en minsculas. Alternar MAY/min. Cambia las maysculas por minsculas y viceversa. Tambin podemos manejar las maysculas mediante el teclado presionando Maysculas + F3, las palabras del texto seleccionado cambian alternativamente a las tres formas, siguientes: 1. MAYSCULAS. 2. minsculas. 3. Tipo oracin. Copiar formato En la pestaa Inicio, dentro del grupo de herramientas Portapapeles, tenemos disponible el icono para copiar formato , este icono permite copiar las caractersticas de formato de un texto para aplicarlas a otros textos, solo copia el formato dejando el propio texto igual que estaba. Este icono se puede utilizar para copiar un formato una vez o para copiar un formato varias veces. Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra de herramientas y hacer clic en el icono de copiar formato , el cursor tomar la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella. Varias veces: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer doble clic en el icono de copiar formato, , el cursor tomar la forma de brocha, a continuacin hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para acabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato. En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o lneas, una vez el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o lneas y el nuevo formato se copiar sobre ellas. Copiar formato, copia tanto el formato carcter como el formato prrafo. Puede ser til copiar formato, por ejemplo, en el caso que tengamos un documento con varios ttulos de puntos o apartados, si decidimos cambiar el formato de esos ttulos bastara con hacerlo en el primer ttulo y luego copiar el formato a los dems ttulos del documento. Aunque si queremos tener almacenado ese nuevo formato para ttulos para poder utilizarlo en otros documentos quizs sea mejor crear un estilo con ese formato, como veremos ms adelante.
Paneles de formato
Al trabajar con un documento puede surgirnos esta pregunta Cmo podemos saber que formatos tiene aplicado un determinado texto? Hay varias formas de responder a esta pregunta. El panel Estilos muestra de forma muy sencilla y visual los formatos existentes y que se pueden utilizar en el documento. Veamos: Para acceder al panel Estilos, ir a la pestaa Inicio, y dentro del grupo de herramientas Estilo, hacer clic en el inicializador del cuadro de dilogo Estilo.
Panel estilos
En la parte superior tenemos un elemento que permite Borrar todo. Debajo se encuentra la lista de estilos disponible. Debajo vers 3 botones que corresponden a: Nuevo Estilo Estilos . , Inspector de Estilos , Administrar
Estos botones permiten crear nuevos estilos a gusto del usuario o que se puedan ver los estilos utilizados en el documento con el Inspector de Estilos. Con este panel se pueden hacer muchas cosas, como veremos en el tema 9 al hablar de estilos, ahora vamos a hablar de una forma sencilla, pero potente, de utilizar este panel.
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Aplicar formatos Para aplicar uno de los formatos que aparecen en el panel nicamente hay que seleccionar el texto al que queremos aplicarle el formato y hacer clic en la lnea del panel que contenga el formato que queremos aplicar. Si desea borrar el formato, hacer clic en el botn superior que dice Borrar todo. Crear formatos Para crear un formato haz clic en el botn Nuevo estilo y rellena los campos que se te mostrarn en el siguiente cuadro de dilogo.
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Una vez hayas terminado pulsa Aceptar y el estilo estar listo para utilizarse. Inspector de estilos En esta zona podemos ver las caractersticas del texto que tenemos seleccionado (si no hay texto seleccionado, del texto donde tenemos el punto de insercin). Su funcionamiento es muy sencillo, en la parte superior Formato de prrafo se nos muestra el nombre y el ejemplo del estilo aplicado sobre el prrafo completo. Ms abajo encontrars un rea llamada Formato de nivel de texto, aqu se mostrar el nombre del estilo y su ejemplo aplicado sobre el texto seleccionado o en su defecto el del punto de insercin. La explicacin para la diferencia de esta clasificacin es sencilla. Un estilo se aplica sobre un prrafo completo, aunque siempre es posible aplicar un segundo estilo sobre una parte de ese prrafo. De este modo, el Inspector de estilo nos informa del estilo del prrafo y del texto seleccionado dentro de ese prrafo. Haciendo clic en el botn Mostrar formato vemos el siguiente panel.
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Panel mostrar formato Este panel muestra el detalle del formato del texto. En la zona Formato del texto seleccionado tenemos descrito con todo detalle el formato, tanto a nivel de formato fuente, como a nivel de formato prrafo e incluso a nivel de seccin. Por ejemplo, en esta imagen vemos que se ha seleccionado el texto Se puede insertar un... y que tiene un formato fuente Cuerpo de 11 puntos; tambin vemos que tiene un formato prrafo con alineacin izquierda, con sangra a la izquierda. Como puedes comprobar el texto seleccionado tiene aplicado su propio formato. Vamos a ver las dos formas bsicas de utilizar este panel. Ver el formato En este caso slo podemos ver el formato de la parte del documento que tenemos seleccionado, mientras que en el panel anterior podamos ver los distintos formatos que contena el documento. Sin embargo en este panel el formato est descrito de una forma mucho ms amplia. Modificar el formato Al hacer clic en uno de los elementos del formato que aparecen en color azul, se abrir el cuadro de dilogo correspondiente para que cambiemos el formato. Por ejemplo al hacer clic en Fuente se abrir el cuadro de dilogo para modificar la fuente. De la misma forma que se abrira si hicisemos clic en la pestaa Inicio, Fuente. De esta manera tenemos un acceso ms directo a los diferentes cuadros de dilogo del men Formato. Es decir, podemos modificar todos los elementos desde el propio panel, lo cual es una gran ventaja.
Introducir ecuaciones y frmulas

Word dispone de un editor de ecuaciones el cual nos ayuda a introducir ecuaciones y frmulas matemticas. Para utilizar el editor de ecuaciones debemos acceder a la pestaa Insertar, dentro del grupo de herramientas Smbolos se encuentra la herramienta Ecuacin y la herramienta Smbolo. Al hacer clic en la herramienta Ecuacin, se abren las herramientas de Diseo de ecuaciones. Dichas herramientas se agrupan en Herramientas, Smbolos y Estructuras.
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INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 Tambin se observa en la hoja un lugar especfico donde podemos insertar la ecuacin/formula que deseemos.
Un ejemplo de cmo quedara una ecuacin hecha con el editor de ecuaciones sera como el siguiente. Esta es la ecuacin vista en el cuadro editor de ecuaciones.
Y esta es la misma ecuacin vista desde fuera del editor, desde el documento de Word que estbamos desarrollando.
Configuracin de pgina
Cuando iniciamos un nuevo documento en Word, la configuracin de pgina predeterminada que se ofrece generalmente satisface nuestras necesidades, pero a veces se hace necesario aplicar nuestra propia configuracin ya sea porque necesitamos mayores o menores mrgenes laterales, superiores o inferiores, o bien otra fuente para el texto u otro espaciado interlineal, o la orientacin de la pgina, etc. A todas estas caractersticas de la pgina de trabajo de Word se les llama configuracin de la pgina. Se pueden hacer cambios de configuracin a un documento ya finalizado, en proceso o bien cuando iniciamos un nuevo documento, que es lo ms recomendable por cuanto se mantendr nuestro estilo a travs de todo el trabajo. A veces los cambios posteriores en la configuracin de la hoja nos distorsionan la ubicacin de ciertos objetos insertos previamente en el mismo. Pero esto no es razn para evitar cambios en la configuracin una vez que tenemos avanzado el trabajo. Siempre que sea para mejorar la presentacin del mismo. Las nuevas versiones de Word, nos presenta en la opcin del men Diseo de pgina, opciones para modificar la configuracin de pgina. Vamos a iniciar nuestra revisin a partir de una opcin de la cinta que se llama precisamente Configurar pgina Si tenemos maximizada la ventana del Word, puede observar las siguientes opciones del men Configurar pgina: Mrgenes, Orientacin, Tamao, Columnas, Saltos, Nmeros de lneas y Guiones. Inicie un nuevo documento en Word y observe que el documento tiene las siguientes caractersticas (para observar haga clic en la opcin y observe lo que se resalta): Mrgenes: Normal Orientacin: Vertical Tamao: A4 Columnas: Una No posee saltos ni nmeros de lneas ni guiones. Vamos cambiar la configuracin del documento con las siguientes caractersticas: Mrgenes: Ancho Orientacin: Horizontal Tamao: Carta Columnas: Dos Observe la Regla superior del documento: Pgina 19
Se observa dividida en dos (dos columnas). Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos escribir y unos mrgenes los cuales no podemos sobrepasar. Estos mrgenes se definen en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo de herramientas Configurar pgina, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Mrgenes, Orientacin, Saltos de pgina, Tamao, Nmeros de lnea, Columnas y Guiones. Al hacer clic sobre el botn Mrgenes, aparecen unos mrgenes predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos mrgenes es correcto para el documento que est realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opcin Mrgenes Personalizados.
Tambin se puede modificar el tamao de la hoja, en la cual saldr impreso el documento. Al hacer clic en el botn Tamao, se abre una lista de Tamaos predeterminados. Pero, al igual que en los mrgenes, aqu tambin se puede personalizar el tamao de la hoja, haciendo clic en la opcin Ms tamaos de papel. En el cuadro de dilogo de la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes tecleando los cm. deseados en cada campo.
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Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la pgina y la primera lnea del documento. Inferior: indicaremos la distancia entre la ltima lnea del documento y el borde inferior de la pgina. Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la pgina y el principio de las lneas del documento. Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la pgina y el final de las lneas del documento. Encuadernacin: Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las pginas para encuadernar un libro. Posicin del margen interno: Posicin del margen interno, normalmente se refiere al margen de encuadernacin. Orientacin: Aqu indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual) o horizontal (tambin llamada apaisada). Pginas: Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias opciones: Mrgenes simtricos, Dos pginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrar claramente en qu consisten. En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea bastante aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo de la pgina. Si pulsamos el botn Predeterminar, los valores actuales sern los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos. En la pestaa Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y tambin la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga ms de una.
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INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 En la pestaa Diseo fijaremos la posicin de Encabezados y pies de pgina. Hemos dicho que fuera de los mrgenes no se puede escribir, pero hay una excepcin, los encabezados y pies de pgina se escriben en la zona de los mrgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los mrgenes.
Encabezados y pi de pgina
Los encabezados y pies de pgina son un texto, generalmente de una o dos lneas, que se repite en todas las pginas, donde se suele indicar cosas como el ttulo del documento, el autor, etc. Los veremos con detalle en el punto correspondiente de esta unidad. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina deberemos ir a la pestaa Diseo y en ese cuadro de dilogo rellenaremos los campos correspondientes: Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera lnea del encabezado. Pie de pgina: diremos los cm. que deben quedar entre la ltima lnea del pie de pgina y el borde inferior de la pgina. Una vez fijados todos los parmetros que acabamos de ver para apreciar el efecto global de los mrgenes en nuestro documento debemos pasar a vista de Diseo de impresin. Esta imagen es un ejemplo de vista Diseo de impresin de una pgina con encabezado y pie de pgina. Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona ms oscura que indica el tamao de los mrgenes. Tambin se puede ver como la lnea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y la lnea del pie de pgina queda dentro del margen inferior. Desde esta vista tambin se pueden modificar los mrgenes. Para modificar el margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona ms oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posicin del margen. Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para no mover los iconos de sangras que estn tambin en la misma zona. Tanto el encabezado como el pie de pgina son sectores a los que puede tener acceso haciendo doble clic en la parte superior de la pgina (para el sector del encabezado) o en la inferior, fuera del sector blanco que marca la regla vertical. Cuando hace doble clic en el sector, se editan tanto encabezado como pie de pgina y puede escribir directamente en ellos. En este editor puede hacer uso de todas las opciones de formato que utiliza para el cuerpo de la pgina. Otra forma de acceder a los encabezados es desde el men principal Insertar de Word. En esta cinta, haciendo clic sobre la pocin Encabezado, se despliega una lista de estilos diferentes de encabezados que puede seleccionar o bien, al final de la lista puede editar el encabezado o bien eliminarlo. Igual para el pie de pgina. Nmeros de pgina Observe los nmeros de pginas del presente documento. Aparecen en el sector del pi de pgina y tienen un formato de los que ofrece Word en el men de Insertar-Nmero de Pgina. Puede seleccionar la insercin en la parte superior en la alineacin que desee y puede tambin personalizar su nmero seleccionando el formato de nmero de pgina y haciendo cambios desde el mismo. Saltos de pgina A veces se hace necesario en la elaboracin de un documento, que el siguiente apartado inicie en una nueva hoja. Este es el caso de la pgina 3 de este documento en donde hubo que saltar de pgina para continuar con el contenido de la gua pues se inicia el trabajo con otra cinta del men de Word. Para insertar un salto de pgina debe colocar el cursor en el lugar donde quiere insertar el salto y luego en la cinta Insertar hacer clic en la opcin Salto de pgina. Tambin se puede insertar un salto con la combinacin de teclas de CTRL+ENTER.
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INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 No se considera un buen estilo en Word insertar saltos de lneas continuos para provocar un salto de pgina. Esto puede originar que cualquier modificacin en el futuro en la parte superior del documento, provoque desajustes en la organizacin de las pginas. En la cinta Inicio hay una opcin que le permite visualizar adems de los saltos de pgina, otros cdigos ocultos en su documento. Indague sobre esto en el documento.
Observa cmo ha aparecido una lnea punteada con el rtulo Encabezado, el cursor se ha situado dentro, y tambin se ha abierto la pestaa Herramientas para encabezado y pie de pgina, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertar nmeros de pgina, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuacin. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de pgina finalizaremos haciendo clic en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina, a la derecha de la ventana.
Trabajo con tablas

Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de pginas Web para Internet. Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que utilizando las tabulaciones u otros mtodos. Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, nmeros o grficos. Creacin de tablas Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas estn en la pestaa Insertar, seleccionar dentro de una cuadrcula las filas o columnas, definirla usando nmeros para especificar cuantas filas y columnas se necesitan o dibujndola con el ratn, segn el tipo de tabla ser ms til un mtodo u otro, vamos a ver los tres. Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaa Insertar y seleccionar el botn Tabla, all se muestra una ventana con las tres opciones.
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INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sera una celda de la misma. 2. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar Tabla, este vnculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla. 3. La tercer opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla, aqu se dimensiona la tabla dibujndola con el Mouse. Cuando creas una tabla, Word te permite aplicarle directamente un estilo con un slo clic para ello debers seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaa Diseo, all podrs seleccionar uno entre un amplio listado en la seccin Estilos de tabla.
Mediante esta opcin podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por ejemplo, Tabla con cuadrcula que es el que est marcado con un cuadro naranja en la imagen. Word aplicar las caractersticas del formato elegido a nuestra tabla. Es posible dibujar, y por lo tanto aadir, nuevos bordes a la tabla. De esta forma podr tomar un aspecto mucho ms parecido a lo que tengamos en mente. Para ello hacer un clic en la pestaa Diseo selecciona el icono del lpiz que est a la izquierda, el cursor tomar la forma de un lpiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar el rectngulo con el tamao total de la tabla. A continuacin dibujar las filas y columnas, como si lo hiciramos con un lpiz. Este mtodo es ms flexible a la hora de disear tablas irregulares, como la que se muestra en la imagen.
Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas: Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cmo introducir contenido en ella. En trminos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla. La mayor parte de las funciones sobre formato estn disponibles en el texto de las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamao, se pueden incluir prrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero adems, hay algunas formas especficas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuacin. Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.
Al pulsar la tecla TAB en la ltima celda de la tabla se crea una nueva fila. Pgina 24
INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 Seleccionar elementos de la tabla Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondr en negro (vdeo inverso). Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una pequea flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna quedar en vdeo inverso. Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o tambin colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic. Tambin se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar. Borrar elementos de la tabla Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (BACKSPACE), si slo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntar sobre la forma de desplazar el resto de las columnas. Tambin se pueden realizar todas estas funciones desde el men Tabla.
Trabajo con imgenes

Imgenes vectoriales o prediseadas. Imgenes prediseadas procedentes de las libreras que Word tiene organizadas por temas. Estas imgenes estn construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas ms grandes o pequeas sin prdida de resolucin. Tambin se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podramos considerar estas imgenes como un conjunto de objetos grficos. Los grficos creados con las herramientas de Word para dibujar tambin son imgenes vectoriales. Imgenes no vectoriales o de mapa de bits. Imgenes fotogrficas procedentes de cmaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imgenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamao, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Estn formadas por puntos o pixeles que tienen cada uno un color y una posicin pero no estn relacionados unos con otros. Estas imgenes admiten cambios de tamaos, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolucin. Cuando hablemos de imgenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imgenes no vectoriales. Grficos Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc. WordArt. Rtulos disponibles de una galera que se pueden personalizar con diversas opciones. SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas. Grficos. Representacin de datos en forma grfica. Hay algunos objetos ms que podran ampliar esta relacin, como el sonido y los vdeos digitales, aunque esto lo trataremos en la prxima ampliacin de este curso. Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestaas que vamos a ir viendo a continuacin, fundamentalmente la pestaa Formato para las imgenes y las pestaas Diseo y Presentacin para los grficos. Con todos estos elementos no hay excusa para no disear documentos Word con una componente grfica atractiva. Tipos de archivos grficos Existen multitud de formatos grficos, vamos a explicar brevemente las caractersticas de los ms utilizados. Un formato grfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensin del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensin o tipo jpg. Pgina 25
Imgenes no vectoriales o de mapa de bits. JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresin. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imgenes fotogrficas con muchos tonos. GIF. Es el ms utilizado en Internet, permite una buena compresin con imgenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. Tambin permite crear grficos animados. BMP. No admite compresin por lo que estas imgenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows. PNG. Moderno formato que permite compresin. Imgenes vectoriales o prediseadas. WMF. Formato de las imgenes prediseadas de Word. Otros tipos de archivos son: MOV y AVI para los archivos de vdeo digital. WAV y MP3 para los de sonido. Insertar imgenes Al hacer clic en la pestaa Insertar aparecer una seccin con estas opciones. Vamos a ver ahora cmo insertar imgenes prediseadas y desde archivo, en los puntos siguientes veremos el resto de las opciones. Insertar formas y dibujar Dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos. Si no eres muy hbil dibujando con el ratn, no te preocupes, mediante las Formas dispondrs de multitud de formas listas para usar que te permitirn realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos grficos. Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que tu imaginacin se ponga a trabajar. Al hacer clic en el men Formas aparecer el listado de todas las formas disponibles en el programa. Selecciona la que ms te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrs volver al documento y establecer el tamao que tendr la forma. Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratn arrstralo hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la forma. Aadir texto a los grficos Se puede aadir texto a un dibujo mediante el botn Cuadro de texto de la pestaa Formato, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el texto, y a continuacin insertar el texto. Otra forma ms cmoda de aadir texto en el interior de un grfico es haciendo clic en el grfico con el botn derecho del ratn, para que aparezca el men contextual, elegir la opcin Modificar texto y automticamente nos crear el cuadro de texto ajustndolo al espacio disponible en el grfico. Pgina 26
INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 Tambin se pueden cambiar los colores de las lneas, el color de relleno, aadir efectos de sombra y 3D, estas modificaciones se pueden realizar a partir de la pestaa Formato. Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya vimos para las imgenes, adems de estilos rpidos y de forma.
Impresin del documento

Se puede imprimir de dos formas: 1. Desde la opcin de men Impresin rpida que se encuentra dentro del men Imprimir del Botn Office. Se utiliza cuando no queremos cambiar ninguna caracterstica de impresin. 2. Desde la opcin de men Imprimir (CTRL+P) que se encuentra en el Botn Office, til cuando queremos cambiar alguna caracterstica de impresin. Por ejemplo, el nmero de copias, imprimir slo alguna pgina del documento, etc. 3. Desde la opcin de men Impresin rpida, clic en el Botn Office, se hace clic en la flecha que aparece a la derecha del comando Imprimir y se selecciona la opcin Impresin rpida. Nuestro documento se imprime directamente. En este caso se imprimen todas las pginas del documento, con las opciones definidas en ese momento. Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que utilizar el comando Imprimir. 4. Desde el comando Imprimir Desde el Botn Office, seleccionar Imprimir o bien directamente (CTRL+P), aparecer el cuadro de dilogo que ves a continuacin.
Impresora. En el recuadro Impresora, podemos elegir la impresora por la que queremos que salga la impresin. Se utiliza cuando tenemos ms de una impresora conectadas a nuestro ordenador, bien sea directamente o por red. Pinchando en el botn Propiedades podemos cambiar algunos parmetros como el tipo de papel, la orientacin del papel, si queremos impresin en color o blanco/negro, etc. Intervalo de pginas. En este recuadro indicamos las pginas que queremos imprimir, basta con pinchar en la opcin deseada: Pgina 27
INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 Todo. Imprime todo el documento. Pgina actual. Imprime la pgina en la que se encuentra situado el punto de insercin en ese momento. Seleccin. Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos pinchar en esta opcin para que nos imprima nicamente el texto seleccionado. Pginas. Permite indicar qu pginas queremos que nos imprima. Si queremos pginas salteadas, poner los nmeros de pgina separados por coma, por ejemplo: 2,8,10 imprimira las pginas 2, 8 y 10 Para indicar un intervalo, poner la pgina inicial y la pgina final separadas por un guin, por ejemplo: 4-7 imprimira las pginas 4,5,6 y 7. Se puede indicar un intervalo sin pgina inicial para indicar 'hasta', por ejemplo: -3 imprimira las pginas 1,2 y 3 (hasta la pgina 3); o bien sin pgina final para indicar 'desde', por ejemplo 12- imprimira las pginas desde la pgina 12 hasta la ltima ambas inclusive. Tambin podemos combinar cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo: 2,3,10- imprimira las pginas 2,3,10,11...hasta la ltima. Copias. En el recuadro Copias se indica el nmero de copias que queremos, es decir nos imprime lo que le hemos indicado en el recuadro Intervalo de pginas, tantas veces como indicamos en Nmero de copias. Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas. Zoom. En el recuadro Zoom tenemos dos opciones. Pginas por hoja. Permite elegir cuntas pginas por hoja deseamos, por ejemplo 4 imprimira 4 pginas en una sola hoja de papel. De este modo podemos ahorrar mucho papel si queremos tener impresas las versiones provisionales de nuestros documentos. Escalar al tamao del papel. Permite indicar el papel que tenemos en nuestra impresora, por ejemplo A4. Valores recomendables. Podemos elegir desde 1 a 16 Pginas por hoja, en Escalar al tamao del papel el men despegable nos ofrece varios valores (A3, A4, Carta,...) y tambin el valor Sin escala. Este ltimo valor puede producir resultados un tanto inesperados en algunos casos, lo recomendable es poner el tamao del papel que estemos usando, usualmente A4, para este tamao se pueden imprimir de forma legible hasta 4 Pginas por hoja. Haciendo clic en el botn Opciones, se abre otra ventana en la que podemos seleccionar varias opciones, entre otras la de Imprimir colores e imgenes de fondo muy til cuando queremos que los temas que vienen acompaados de soporte visual se reflejen del mismo modo en el papel que en pantalla.
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IV.
Trabajo con ilustraciones y grficos
Insertar una fotografa o imagen prediseada

En los documentos se pueden insertar o copiar fotografas e imgenes prediseadas procedentes de muchos orgenes distintos, incluidas las descargadas de un sitio Web que provea imgenes prediseadas, las copiadas de una pgina Web o las insertadas desde un archivo donde guarde imgenes. Insertar imgenes prediseadas 1. En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en Imgenes prediseadas.
2. En el panel de tareas Imgenes prediseadas, en el cuadro de texto Buscar, escriba una palabra o frase que describa la imagen que desea, o bien, escriba todo el nombre del archivo de la imagen o parte de l. 3. Para acotar la bsqueda, siga uno de los procedimientos siguientes o ambos: 4. Para limitar los resultados de la bsqueda a una coleccin de imgenes prediseadas especfica, en el cuadro Buscar en, haga clic en la flecha y seleccione la coleccin en la que desea buscar. 5. Para limitar a imgenes prediseadas los resultados de la bsqueda, haga clic en la flecha del cuadro Los resultados deben ser y active la casilla de verificacin que aparece junto a Imgenes prediseadas. Pgina 29
INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 6. En el panel de tareas Imgenes prediseadas, tambin puede buscar fotografas, pelculas y sonidos. Si desea incluir cualquiera de esos tipos de medios, active las casillas de verificacin correspondientes a los mismos. 7. Haga clic en Buscar. 8. En la lista de resultados, haga clic en la imagen prediseada para insertarla. Insertar una imagen de una pgina Web 1. Abra el documento de Microsoft Office Word 2007. 2. Desde la pgina Web, arrastre hasta el documento de Word la imagen que desee insertar. 3. Asegrese de que la imagen elegida no es un vnculo a otra pgina Web. Si arrastra una imagen vinculada, se insertar en el documento como vnculo en lugar de como imagen. 4. Insertar una imagen vinculada desde una pgina Web 5. Abra el documento de Word. 6. En la pgina Web, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la imagen que desee y haga clic en Copiar. 7. En el documento de Word, haga clic con el botn secundario en el lugar donde desee insertar la imagen y, a continuacin, haga clic en Pegar. Insertar una imagen desde un archivo 1. Haga clic en el lugar en que desee insertar la imagen. 2. En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en Imagen.
3. Imagen de la cinta de opciones de Word 4. Busque la imagen que desee insertar. 5. Haga doble clic en la imagen que desee insertar. Nota: De forma predeterminada, Microsoft Word incrusta las imgenes en los documento. Para reducir el tamao de los archivos, puede vincular las imgenes. En el cuadro de dilogo Insertar imagen, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuacin, haga clic en Vincular a archivo.
Crear un elemento grfico SmartArt

Un elemento grfico SmartArt es una representacin visual de la informacin que se puede crear de forma fcil y rpida eligiendo entre los diferentes diseos, con el objeto de comunicar mensajes o ideas eficazmente. Puede crear elementos grficos SmartArt en Excel, Outlook, PowerPoint y Word.
La mayor parte del contenido que se crea con programas de Microsoft Office 2010 es textual, aunque el uso de ilustraciones mejora la forma de entender y recordar un texto, adems de promover la accin. Crear ilustraciones con la calidad de un diseador puede ser un reto, especialmente si el usuario no es un profesional del diseo o no se puede permitir contratar uno. Si usa versiones de Microsoft Office anteriores a Office 2007, puede perder gran cantidad de tiempo en conseguir que las formas tengan el mismo tamao y estn correctamente alineadas. Tambin necesitar tiempo para conseguir que el Pgina 30
INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 texto tenga la apariencia adecuada y para aplicar formato manualmente a las formas para que se adapten al estilo general del documento. Con los elementos grficos SmartArt, podr crear ilustraciones con la calidad de un diseador con solo hacer clic unas cuantas veces. Puede crear un elemento grfico SmartArt en Excel, Outlook, PowerPoint y Word. Aunque no es posible crear elementos grficos SmartArt en la mayora de los dems programas de Office 2010, puede copiarlos y pegarlos como imgenes. Al crear un elemento grfico SmartArt, se le pide al usuario que elija un tipo de elemento grfico SmartArt, como Proceso, Jerarqua, Ciclo o Relacin. Cada tipo de elemento grfico SmartArt contiene varios diseos diferentes. Una vez elegido el diseo, es muy fcil cambiar el diseo o tipo de elemento grfico SmartArt. La mayor parte del texto y el resto del contenido, as como los colores, estilos, efectos y el formato de texto, se transfieren automticamente al nuevo diseo. A medida que agrega y modifica el contenido en el panel de texto, el elemento grfico SmartArt se actualiza automticamente, es decir, las formas se agregan o se quitan segn sea necesario. Tambin puede agregar y quitar formas en un elemento grfico SmartArt para ajustar la estructura del diseo. Por ejemplo, aunque el diseo Proceso bsico aparezca con tres formas, puede ser que su proceso solo necesite dos o quizs cinco. A medida que agrega o quita formas y modifica el texto, la disposicin de las formas y la cantidad de texto que contienen se actualizan automticamente y se mantiene el diseo y el borde original del diseo del elemento grfico SmartArt. Consideraciones a la hora de crear un elemento grfico SmartArt Antes de crear un elemento grfico SmartArt, visualice el tipo y el diseo ms adecuados para mostrar sus datos. Qu desea trasmitir con el elemento grfico SmartArt? Desea que tenga un aspecto especfico? Puesto que puede cambiar el diseo de forma rpida y sencilla, pruebe con los diferentes tipos de diseos hasta que encuentre el que mejor transmita su mensaje. El grfico debe ser claro y fcil de entender. Pruebe con los diferentes tipos de diseo usando la siguiente tabla como punto de partida. La finalidad de esta tabla es ayudarle a ponerse manos a la obra y no pretende ser una lista completa.
Propsito del grfico Mostrar informacin no secuencial Mostrar los pasos de un proceso o escala de tiempo Mostrar un proceso continuo Mostrar un rbol de decisin Crear un organigrama Ilustrar conexiones Mostrar cmo las partes se relacionan con un todo Mostrar relaciones proporcionales con el mayor componente en la parte superior o inferior Dibujar un rbol genealgico con imgenes
Tipo de grfico Lista Proceso Ciclo Jerarqua Jerarqua Relacin Matriz Pirmide Imagen
Asimismo, tenga en cuenta la cantidad de texto que tiene porque sta suele determinar el diseo que se ha de utilizar y las formas que se necesitan. En general, los elementos grficos SmartArt son ms eficaces cuando el nmero de formas y la cantidad de texto se limitan a puntos clave. Los textos largos pueden distraer la atencin de la apariencia visual del elemento grfico SmartArt y dificultar la transmisin visual del mensaje. No obstante, algunos diseos, como Lista de trapezoides en el tipo Lista, funcionan mejor con textos ms largos. Algunos diseos de elementos grficos SmartArt contienen un nmero fijo de formas. Por ejemplo, el diseo Flechas opuestas del tipo Relacin est diseado para mostrar dos ideas o conceptos opuestos. Solo dos formas pueden corresponder a texto y el diseo no se puede cambiar para mostrar ms ideas o conceptos.
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Si necesita transmitir ms de dos ideas, use otro diseo que tenga ms de dos formas para texto, como el diseo Pirmide bsica del tipo Pirmide. Tenga en cuenta que cambiar los diseos o los tipos de elementos grficos SmartArt puede alterar el significado de la informacin. Por ejemplo, un diseo con flechas hacia la derecha, como Proceso bsico del tipo Proceso, no significa lo mismo que un elemento grfico SmartArt con flechas en crculo, como Ciclo continuo del tipo Ciclo. Crear un elemento grfico SmartArt y agregarle texto 1. En la ficha Insertar en el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt.
2. En el cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt, haga clic en el tipo y en el diseo que desea. 3. Escriba el texto mediante uno de estos procedimientos: Haga clic en [Texto] en el panel de texto y a continuacin escriba el texto. Copie texto desde otro lugar o programa. Haga clic en [Texto] en el panel de texto y a continuacin pegue el texto. Notas Si el panel de texto no se puede ver, haga clic en el control.
Para agregar texto en una posicin arbitraria cerca o encima del elemento grfico SmartArt, en la pestaa Insertar en el grupo Texto, haga clic en Cuadro de texto para insertar un cuadro de texto. Si desea que aparezca solo el texto del cuadro de texto, haga clic con el botn secundario en el cuadro de texto, despus haga clic en Formato de forma o Formato de cuadro
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INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 de texto y a continuacin configure el cuadro de texto para que no tenga color de fondo ni borde. 4. Haga clic en un cuadro en el elemento grfico SmartArt y luego escriba el texto. Para obtener los mejores resultados, use esta opcin despus de agregar todos los cuadros que desee. Agregar o eliminar formas en un elemento grfico SmartArt 1. Haga clic en el elemento grfico SmartArt al que desea agregar otra forma. 2. Haga clic en la forma existente situada ms cerca del lugar donde desee agregar la nueva forma. 3. En Herramientas de SmartArt en la ficha Diseo del grupo Crear grfico, haga clic en Panel de texto.
4. Grupo Crear grfico en la ficha Diseo de Herramientas de SmartArt. 5. Si no ve las fichas Herramientas de SmartArt o Diseo, asegrese de que ha seleccionado un elemento grfico SmartArt. Es posible que deba hacer doble clic en el elemento grfico SmartArt para abrir la ficha Diseo. 6. Siga uno de estos pasos: o Para insertar una forma detrs de la forma seleccionada, haga clic en Agregar forma detrs. o Para insertar una forma delante de la forma seleccionada, haga clic en Agregar forma delante. Notas Para agregar una forma desde el panel de texto, haga clic en una forma existente, mueva el cursor delante o detrs del texto donde desea agregar la forma y a continuacin presione ENTRAR. Para eliminar una forma del elemento grfico SmartArt, haga clic en la forma que desea eliminar y luego presione SUPRIMIR. Para eliminar todo el elemento grfico SmartArt, haga clic en el borde del elemento grfico SmartArt y luego presione SUPRIMIR.
Cambiar los colores de todo un elemento grfico SmartArt Puede aplicar variaciones de color derivadas del tema de colores a las formas del diseo del elemento grfico SmartArt. 1. Haga clic en el elemento grfico SmartArt. 2. En Herramientas de SmartArt en la ficha Diseo del grupo Estilos SmartArt, haga clic en Cambiar colores.
Si no ve las fichas Herramientas de SmartArt o Diseo, asegrese de que ha seleccionado un elemento grfico SmartArt. Es posible que deba hacer doble clic en el elemento grfico SmartArt para abrir la ficha Diseo. 3. Haga clic en la variacin de colores que desea.
Aplicar un estilo SmartArt a todo un elemento grfico SmartArt
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INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 Un estilo SmartArt es una combinacin de varios efectos, como estilo de lnea, bisel o 3D, que se puede aplicar a las formas en el diseo del elemento grfico SmartArt para crear en un aspecto nico y de diseo profesional. 1. Haga clic en el elemento grfico SmartArt. 2. En Herramientas de SmartArt en la ficha Diseo del grupo Estilos SmartArt, haga clic en el estilo de elemento grfico SmartArt que desee. Para ver ms estilos SmartArt, haga clic en el botn Ms Imagen del botn. Sugerencias Para empezar con un diseo en blanco, elimine todo el texto de marcador de posicin (por ejemplo, [Texto]) del panel de texto o presione CTRL+A y, a continuacin, presione SUPR. Para cambiar el tamao de todo el elemento grfico SmartArt, haga clic en el borde del elemento grfico SmartArt y a continuacin arrastre los controladores de tamao hacia adentro o hacia afuera hasta que el elemento grfico SmartArt tenga el tamao deseado.
V.
Combinacin de correspondencia
Una de las herramientas ms tiles de Microsoft WORD es la de combinar correspondencia, la cual permite generar documentos patrones que podrn enlazarse a ciertas tablas para generar una gran cantidad de versiones de dicho documento con elementos personalizados en cada uno de ellos. Mediante la opcin Combinar correspondencia WORD nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas, la impresin de sobres, generar recibos, etc.
Conceptos previos
Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente. Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.
Crear el documento principal

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo. Pgina 34
INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de correspondencia.
All haz clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
Se abrir la seccin Combinar correspondencia con el primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opcin deseada.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etc..) Seleccionar Cartas como tipo de documento y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicacin de la opcin seleccionada en este momento.
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INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 Dejar seleccionada la primera opcin y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente. En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva. Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta. Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista. Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar... Al hacer clic en la opcin Examinar... se abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dnde coger los datos:
En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo ms comn ser utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdbx;..) si tenemos los datos en una tabla de base de datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xlsx) si tenemos los datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.docx) si tenemos los datos en una tabla de Word. Al seleccionar la carpeta aparecern todos los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, slo nos quedar hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botn Abrir. Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Seleccionar tabla, donde escogeremos una de las tablas de nuestro documento para sacar los datos de ah. Cuando hayamos seleccionado la tabla correcta, aparecer la ventana de Destinatarios de combinar correspondencia, en ella vemos los datos que se combinarn y podemos aadir opciones que veremos ms adelante.
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Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente... En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y aadimos los campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el cursor en la posicin donde queremos que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar. Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Lnea de saludo..., Franqueo electrnico... (si tenemos la utilidad instalada), o Ms elementos.... En la opcin Ms elementos... aparecer la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.
Por ejemplo:
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente. Pgina 37
En este paso examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del origen de datos.
Podemos utilizar los botones y para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado. Para pasar al paso 5 y terminar hacer clic en Siguiente. Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcin Imprimir.... Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado ser un documento normal sin combinacin. Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.
La pestaa Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar los botones de la pestaa Correspondencia.
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INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms adelante. Permite abrir el cuadro correspondencia para realizar los cambios convenientes. de dilogo Destinatarios de combinar
Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos con el asistente. Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos.
Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos dentro del documento. Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante.
En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte en la creacin de la carta.
Insertar campos de combinacin

Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono de la pestaa Correspondencia y se abrir el cuadro Insertar campo de combinacin con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botn Insertar. Podemos insertar as todos los campos que queramos.
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INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 El campo aparecer en el documento principal entre << y >> esto nos indica que ah va un campo que ser sustituido por un valor cuando se ejecute la accin de combinar.
Ver datos combinados

Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacer clic en el botn:
Este botn permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos.
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los campos de son del origen de datos, una forma fcil de solucionar este problema es hacer clic sobre el
icono
, los campos del origen de datos aparecern resaltados.
Desplazarse por los registros

El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar, se generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados. Permite ver los datos del primer registro del origen. Permite visualizar el registro anterior. Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando, y tambin permite ir directamente a un registro determinado escribiendo el n del registro. Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizar el documento con los datos del cuarto cliente. Permite visualizar el registro siguiente. Permite visualizar el ltimo registro.
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Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza el botn . Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qu campo lo tiene que buscar. Al hacer clic en el botn aparece el cuadro de dilogo Buscar entrada.
En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar. En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor. Hacer clic en el botn Buscar siguiente. Si no encuentra ningn registro de las caractersticas buscadas, nos lo indica mediante un mensaje. La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio del origen. Si encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l y aparece un cuadro de dilogo donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas caractersticas.
Editar documentos individuales

Esta opcin nos permite tener un documento elaborado con cada uno de los registros en nuestro
documento principal, para hacer esto es necesario ir a opciones
, al dar clic aparecer las siguientes
Seleccionamos Editar documentos individuales, aparecer el siguiente asistente, en el podremos seleccionar que registros ser editados como documentos individuales. Al Aceptar este cuadro de dialogo, se creara un nuevo documento de Word, con cada uno de los registros incrustados en la base del documento principal.
Combinar al imprimir
La opcin Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la combinacin. Pgina 41
INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo de la derecha. Podemos imprimir Todos los registros (todos los destinatarios despus de aplicar los filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...). En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero. En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el ltimo. Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3). Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir que ya conoces.
VI.
Tablas de contenido e ilustraciones
Tablas de contenido
Una tabla de contenidos est formada por los ttulos de los apartados que aparecen en el documento. Para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos: 1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos que aparezcan en la tabla de contenidos. 2- Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC). Preparar la tabla de contenidos Para marcar un ttulo la manera ms sencilla es aplicar un estilo al ttulo (el estilo puede ser predeterminado o uno que t mismo hayas creado) y despus en la pestaa Referencias:
En la seccin de Tabla de contenido:
Seleccionemos la opcin
y escogemos el nivel en el que se encuentra nuestro ttulo.
Podremos observar en el panel de navegacin (Ctrl+B) que se incluye el ttulo en la lista de ttulos
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Generar la tabla de contenidos Una vez que tenemos todos los ttulos de nuestro documento marcados, solo falta generar la tabla de contenido, lo cual es muy sencillo, basta con seleccionar tabla de contenido del men de Referencias y seleccionar el tipo de tabla, como se muestra a continuacin:
Podemos seleccionar alguna de las tablas automticas o configurar una mediante la opcin Insertar tabla de contenido. Pgina 43
INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 Actualizar la tabla de contenidos Para actualizar la tabla basta con seleccionar la opcin siguientes dos opciones: lo cual nos dar las
Si seleccionamos la primera opcin Actualizar solo los nmeros de pagina, no se agregaran los posibles nuevos ttulos agregados, sino que solo se actualizaran los que ya pertenecen a la tabla de contenido Si seleccionamos Actualizar toda la tabla, se podrn agregar los posibles nuevos ttulos y actualizar los nmeros de pginas correspondientes.
Tablas de ilustraciones
Tambin podemos incluir en nuestros documentos tablas de ilustraciones, grficos o de tablas. Al igual que hemos visto que para crear tablas de contenidos primero debemos marcar las entradas y despus generar la tabla. De forma similar a como ocurra con la TDC tenemos dos opciones para marcar las entradas a la tabla de ilustraciones: Preparar la tabla de ilustracin: Utilizar los rtulos de ilustraciones predefinidos por Word.
Para utilizar esta opcin debemos seleccionar nuestra ilustracin, ya sea tabla, imagen, grfico, etc y acceder a la pestaa Referencias y pulsa el botn Insertar ttulo. Nos aparece el dilogo Ttulo que vemos en la imagen, como podemos ver el ttulo se va a insertar en una tabla, aunque podemos asignarle el ttulo a cualquier otro tipo de elemento.
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INFOADMIN, Centro de Desarrollo de Habilidades Procesador de Textos MS-Word 2007/2010 Al seleccionar la tabla, grfico, imagen, ecuacin, etc y seleccionar Ttulo, Word lo detecta automticamente y le asigna el ttulo y el tipo de rotulo adecuado. La posicin del ttulo puede ser incluida encima de la seleccin o por debajo de la seleccin. Adems vemos una serie de botones: Nuevo rtulo... Este botn sirve para modificar el Ttulo de la ilustracin. Numeracin... Este botn nos abre el cuadro de dilogo que vemos en la imagen y sirve para modificar el estilo de la numeracin de los ttulos. Autottulo... Este botn sirve para generar automticamente los ttulos de un determinado tipo. Por ejemplo podemos hacer que se generen automticamente los ttulos de las imgenes de mapa de bits (*.bmp) que vayamos incluyendo en el documento. Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones. Como vimos en la unidad de crear estilos podemos crear estilos de cualquier tipo y los grficos, tablas, etc no estn excluidos. Por tanto podemos definirnos nuestros propios estilos personalizados de ilustraciones y asignrselo posteriormente. Debemos crearnos un estilo propio para la ilustracin y usarlo nicamente para ese motivo, posteriormente cuando hallamos aplicado un ttulo a la ilustracin podemos aplicarle el estilo personalizado. Al generar la tabla de ilustraciones WORD reconocer esos tipos personalizados.
En la opcin Rtulo podemos seleccionar en que tabla de ilustraciones queremos incluir la ilustracin. Generar la tabla de ilustraciones. Cuando hayamos insertado todos los ttulos a las ilustraciones debemos acceder a la pestaa Referencias y hacer clic en el botn Insertar tabla de ilustraciones. Se abrir el dilogo de Tabla de ilustraciones. Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo del formato de la tabla. Seleccionar si deseamos mostrar los nmeros de pgina y alinearlos a la derecha o si por el contrario preferimos utilizar hipervnculos en lugar de nmeros de pgina. En la lista despegable de Etiqueta de ttulo podemos seleccionar que tipo de tabla vamos a crear (Tabla, ilustracin, Fig, etc) en la imagen vemos que esta seleccionada la opcin de Tabla, puesto que vamos a crear una tabla de ilustraciones de tablas.
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Si pulsamos sobre Opciones... nos aparece el dilogo que vemos en la imagen donde podemos seleccionar, por ejemplo, que genere la tabla a partir del estilo de ilustraciones personalizado que hayamos creado.
La opcin de identificador de tabla es mejor que se asigne automticamente para no mezclar distintas tablas. Este identificador hace referencia a las distintas tablas de ilustraciones que tengamos en nuestro documento, si lo asignamos manualmente podramos repetir el identificador y crear un conflicto por duplicidad de identificadores de tabla. La opcin de Modificar... sirve para modificar el estilo de la tabla que generemos.
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Procesador de Textos MS-Word 2007/2010

Manual del Participante

Operaciones bsicas con Word .......................................................... 11

Combinacin de correspondencia ...................................................... 34

Conceptos previos ................................................................................................................... 34

Tablas de contenido e ilustraciones ................................................... 42

Tablas de contenido ................................................................................................................ 42

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Objetivos de diseo y planteamiento

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Banda de Opciones Barra de herramienta de acceso rpido

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Operaciones bsicas con Word

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Introducir ecuaciones y frmulas

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Trabajo con tablas

Trabajo con imgenes

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Impresin del documento

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Trabajo con ilustraciones y grficos

Insertar una fotografa o imagen prediseada

Crear un elemento grfico SmartArt

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Aplicar un estilo SmartArt a todo un elemento grfico SmartArt

Crear el documento principal

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Insertar campos de combinacin

Ver datos combinados

, los campos del origen de datos aparecern resaltados.

Desplazarse por los registros

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Editar documentos individuales

documento principal, para hacer esto es necesario ir a opciones

, al dar clic aparecer las siguientes

Tablas de contenido e ilustraciones

En la seccin de Tabla de contenido:

y escogemos el nivel en el que se encuentra nuestro ttulo.

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