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1. Introduccin
Sistema: Conjunto de principios sobre una materia enlazados entre si, formando un cuerpo de doctrinas Conjunto ordenados de cosas que contribuyen a un fin. Desarrollo de Sistema Informtico: El proceso mediante el cual el conocimiento humano y el uso de las ideas son llevados a las computadoras; de manera que pueda realizar las tareas para la cual fue desarrollada. Y para que el mismo sea utilizado deber: - Funcionar adecuadamente - Ser fcil de manejar - Adecuarse a la empresa para la cual fue diseada - Debe ayudar al personal ha realizar su trabajo de forma eficiente Anlisis y diseo de sistema: es el proceso de examinar una situacin de la empresa, con la intencin de mejorarla mediante nuevos procedimientos y mtodos Vista general del Anlisis y diseo de sistema: El desarrollo de sistemas puede estructurarse en forma general mediante dos componentes principales: - Anlisis de sistema - Diseo de sistema El Anlisis: Es el proceso mediante el cual sirve para recopilar e interpretar los hechos, diagnosticar problemas y utilizar estos hechos a fin de mejorar el sistema, en el anlisis se especifica que es lo que el sistema debe hacer y como alcanzar el objetivo, este trabajo lo realiza el Analista de Sistemas. El Diseo de sistema: Es el proceso de planeacin de un nuevo sistema dentro de la empresa, para remplazar o complementar el existente; una vez que se halla entendido el sistema anterior y determinar como se puede utilizar la computadora en forma optima, debe especificar todas las caractersticas que se consideraran en el producto terminado.
2. Ejemplo
Considrese el almacn de una tienda de ropa; Con el objetivo de controlar mejor sus inventarios y tener informacin mas actualizadas sobre los niveles de inventarios y puntos de pedido, la empresa solicita computarizar las operaciones del almacn: Para ello debemos investigar primero, como maneja la tienda sus operaciones, por ejemplo:
- Que forma se utiliza para almacenar la informacin en forma manual tales como requisicione requisiciones, ordenes de compras y facturas - Que informes se producen ahora y para que se utilizan ( buscar toda la informacin referente a dichos informes) lista de aviso de pedido , ordenes de compras, inventario en existencias y etc. - Buscar donde se originan estas informaciones ejemplo dpto de compra, dpto de contabilidad, almacn Debemos comprender la forma en que trabaja el sistema actual y mas especficamente cual es el flujo de informacin por el que atraviesa el sistema. Es importante conocer porque la tienda desea cambiar sus operaciones actuales: Tiene problema al dar seguimiento a los pedidos, a la mercanca o al dinero? Ha cado en muchos papeleos en manejo de sus inventarios? Necesita un sistema mas eficientes antes de que ample sus operaciones? Solo despees de recabar todos estos datos se puede comenzar a definir un sistema de informacin basado en la computadora y que sirva a todos los usuarios del sistema. Esta acumulacin de informacin se llama: Estudio de sistema y debe presidir a todas las actividades del anlisis. Los analistas de sistemas no solo resuelven los problemas actuales. Frecuentemente se les llama para ayudar a mejorar la expansin planeada de una empresa. En este caso, el estudio del sistema se orienta hacia el futuro, dado que no existe ningn sistema actual. El analista considera tan cuidadosamente como sea posible, cuales sern las necesidades de la empresa y en que rea deber considerar los cambios para que coincidan con estas necesidades. En este caso y en la gran mayora de las circunstancia los analistas pueden recomendar formas alternas para mejorar la situacin normalmente es posible aplicar mas de una estrategia.
3. Que es un sistema?
En el sentido ms amplio, un sistema es simplemente un conjunto de componentes que interactan para alcanzar un objetivo. Un negocio es un sistema. Sus partes tienen nombres tales como: Mercadotecnia, produccin, ventas, investigacin y personal. Estos componentes trabajan todos juntos para crear una utilidad que beneficia a alguien. Ahora bien, cada una de estas partes es un sistema en si mismo. El dpto de contabilidad puede consistir en cuentas por cobrar por pagar, facturacin, auditoria, etc. Cuando se comienza a ver lo abundante que son los sistemas no sorprende darse cuenta que cada sistema del negocio depende de uno o ms entidades abstractas llamadas Sistemas de Informacin, por medio de estos sistemas los datos pasan de una persona o departamento a otro y puede realizarse cualquier cosa, desde comunicaciones entre oficinas telefnicamente hasta un sistema de computadoras que genere informaciones peridicas para diferentes usuarios. Los sistemas de informacin de hecho sirven a todos los sistemas de un negocio como se vera mas adelante. Ellos son el lazo que mantiene unidos a diferentes componente en forma total que pueden trabajar de manera efectiva hacia el mismo objetivo.
Los sistemas que pueden ajustar sus actividades a niveles aceptables continuaran funcionando, los que no pueden hacerlo se detienen. El concepto de interaccin dentro de un medio ambiente que caracteriza a los sistemas abiertos es esencial para el control por medio de la recepcin de la entrada y la evaluacin de la misma un sistema puede determinar que esta bien operado. Si un negocio por ejemplo, produce objetos o servicios caros o bajos en calidad la gente probablemente no lo comprara. Las cifras de ventas bajas por la retroalimentacin que le indica a la gerencia que necesita ajustar los productos y la manera de produccin para mejorar el rendimiento y ajustarse a las expectativas.
5. Sistemas de Negocios
Todos los sistemas de produccin tienen semejanzas: Su propsito es producir bienes o productos que satisfagan las demandas que hay para ellos en el mercado. Para alcanzar este objetivo los sistemas interactan con su medio ambiente para: Adquirir los materiales necesarios, personal y conocimientos para producir bienes, ningunas de estas entradas se pueden omitir para que pueda continuar la produccin, los sistemas de produccin no podrn manufacturar muchos productos o los trabajadores faltan. Los sistemas de produccin tambin producen salidas que consisten en productos terminados, desperdicios, tecnologas de produccin, etc. Para continuar con su funcionamiento los sistemas de produccin deben de estar bajo control: por ejemplo cumplir con ciertos estndares de rendimientos. La cantidad de productos manufacturados debe cumplir con cuotas ya presupuestadas y alcanzar niveles aceptables de calidad y costos. Los gerentes continuamente vigilan los rendimientos reales y los comparan con la productividad planeada; si existen diferencias o la eficiencia estn por debajo de la expectativas se realizan cambios en este sentido Los sistemas de produccin son autorregula torios y auto ajustables: Remplazaran al personal, compraran nuevos equipos o modificaran los procedimientos si no es satisfactorio el ajuste interno esto significa que hay muchas fallas , la calidad esta peligrosamente baja o los precios son poco razonables por lo tanto, las fuerzas reguladoras del medio ambiente intervendrn. Los sistemas de produccin son subsistemas dentro de las grandes empresas y estn integradas por otros subsistemas para la adquisicin de materiales, mantenimiento de equipos y capacitacin de los trabajadores. Los sistemas de produccin son algunos de los muchas clases que existen aun cuando las caractersticas generales de todos los sistemas son idnticas. Se puede comenzar a examinar cualquier sistema con este marco de referencia en mente y aadir los detalles especficos conforme se necesiten o se aprendan. Esta flexibilidad que los conceptos de sistemas serian tiles para los negocios en general y para los diseos de los sistemas de informacin en particular.
7. Ejemplo de organigrama
Este no es un conjunto exhaustivo de preguntas, pero marca la importancia de investigar y analizar la forma en la que opera la compaa. Durante el diseo, en cambio, los analistas son responsables de identificar las caractersticas importantes que se necesiten en un nuevo sistema. Ellos especifican como operaran los sistemas y sus subsistemas las entradas que se requieren y las salidas que se producirn, as mismo, establecen en que trabajo se utiliza la computadora y cual se hace manualmente. Los analistas de sistemas tienen relacin con los sistemas de control en dos formas: - Por un lado, describen los elementos de control como estndares y mtodos para evaluar los rendimientos contra los estndares para los sistemas de informacin que disee. Al mismo tiempo, los sistemas de informacin que especifican proporcionan informacin a los gerentes y usuarios, de manera que puedan determinar si los sistemas de negocios que administran operan apropiadamente. - Desarrollar mecanismos de retroalimentacin en la empresa es un paso esencial en el diseo para apoyar las actividades de ambos sistemas. Ninguno de los dos funcionara si esta ausente un control adecuado. En las empresas, los analistas desarrollan dos tipos diferentes de sistemas de informacin: los sistemas de procesamiento de transacciones mejoran las actividades diarias de las cuales dependen la compaa. Las aplicaciones normales incluyen el proceso de datos contables, preparacin de nominas y manejo de pedidos de ventas. Las actividades son de rutina, ocurren con frecuencia y en la misma forma. Los sistemas de procesamientos de transacciones automatizadas postulan con su objetivo bsico la eficiencia la velocidad y exactitud en el procesamiento de grandes cantidades de datos. Los sistemas de decisin administrativos se utilizan para dar apoyo directo a los gerentes responsables de la toma de decisiones dentro de la empresa, aunque los sistemas de decisiones administrativas no les dicen a los gerente como tomar las decisiones, les ayudan proporcionndoles informacin importante que servirn de entrada al proceso de decisiones.
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11. Entrevista
Las entrevistas se utilizan para recabar informacin en forma verbal, a travs de preguntas que propone el analista, quien responde puede ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionaran datos sern afectados por la aplicacin propuesta. Las entrevistas pueden ser de forma individual o en forma de grupo y no siempre son la mejor fuente de datos de aplicacin. La entrevista es una forma de conversacin no dei interrogacin, En las investigaciones de sistemas las formas cualitativas y cuantitativas de la informacin son importante. La informacin cualitativa esta relacionada con opiniones, polticas y descripciones narrativas de actividades o problemas. La informacin cualitativa trata con nmeros, frecuencias o cantidades. Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencias en relacin a como se podra hacer el trabajo. La entrevista a veces es la mejor forma para conocer la actividad de la empresa.
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15. Cuestionarios:
Cuestionarios: Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy til para las entrevistas sin embargo, existen ciertas caractersticas que pueden ser apropiadas en algunas situaciones e inapropiadas en otras. Al igual que las entrevistas deben disearse cuidadosamente para una mxima efectividad. Recabacion de datos mediante cuestionarios. Para los analistas los cuestionarios pueden ser la nica forma posible de relacionarse con un gran numero de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se lleva a cabo un estudio se puede distribuir a todas las personas el cuestionario apropiadas para recabar hechos en relacin con el sistema. Las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos ms confiables. Se pueden reunir grupos de trabajos para responder el cuestionario. Las tasa de respuestas pueden mejorar pero rara vez llegan a tener una respuesta total. Seleccin de formas para cuestionarios. Existen dos formas de cuestionario para recabar datos: Cuestionarios abiertos y Cerrados y se aplican dependiendo de s los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas Cuestionarios abiertos: Se aplica cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales, son tiles cuando se quiere explorar el problema bsico, proporcionan una amplia posibilidad para quienes responden. Cuestionarios cerrados: Limita las respuestas posibles del interrogado por medio de un cuidadoso estilo de preguntas el analista puede controlar el marco de referencia. Es el mejor mtodo para obtener informacin sobre los hechos. Etapas en el desarrollo de un cuestionario. Seleccin de quienes recibirn el cuestionario
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19. Formatos
Formatos El formato organiza el documento colocando la informacin importante en ubicaciones en que es mas notoria, e instruye al usuario acerca de cmo proceder estableciendo una secuencia de aspectos. Los documentos generalmente se llenan de izquierda a derecha y de arriba hacia debajo de manera que el formato del documento fuente se debe disear para utilizarlo en esta misma forma. Debe ser posible por el usuario proporcionar la informacin siguiendo una secuencia lgica, en vez de tener que saltar a diferentes ubicaciones dentro del documento. Los encabezados y la informacin de identificacin se proporcionan en la parte superior de la forma. Los resultados y totales se ubican en la zona inferior, la informacin mas utilizada debe ir en la parte superior y hacia el lado izquierdo. Dentro de la zona se solicitan los datos en el orden esperado; por ejemplo los usuarios esperan que primero se les pida su nombre, despus la direccin, ciudad y cdigo postal, En una forma bien diseada cada dato se escribe una sola vez, debe tener suficiente espacio para ser escrito, adems debe considerarse como se introducir el dato a la forma. El formato real del documento muestra la ubicacin de cada dato y todos los encabezados e instrucciones para los usuarios.
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- Modificar datos almacenados (cambiar o actualizar) el codillo de funcin puede ser "M" o "C" o "3". El cdigo de funcin en particular puede determinar el contenido del registro de entrada; por ejemplo, para que el sistema aada un registro, todos los elementos de datos del registro se deben incluir en los datos de entrada. Por otro lado, para borrar un registro solo se especifica el cdigo de borrado y los nmeros de identificacin o llave del regidor que va a desaparecer. Si se va a cambiar un campo en el registro, la entrada debe incluir el cdigo del cambio, una indicacin de que campo se va a modificar y los datos para ese campo. Cdigo Tarjeta Se utilizan aun para el procesamiento por lote (Muy poco)
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