Guía del alumno

9 Funciones
En Excel se entiende por función una serie de expresiones matemáticas que vienen
incorporadas en el programa. Con ellas es posible realizar cálculos, que de elaborarse por
medio de fórmulas serían complejos, de una forma muy sencilla.
Supón por ejemplo que quieres diseñar una fórmula que te permita calcular la media
aritmética de la nota de tres exámenes que se van a realizar a lo largo de la evaluación. El
resultado podría ser algo como:

La fórmula que habría que escribir en la celda F3 sería: =(C3+C4+C5)/3. Sin embargo
esta fórmula nos puede llevar a error. Por ejemplo supón que de momento sólo conoces la
nota del primer examen que es un seis y la del segundo que es un ocho. La media de la
evaluación en ese instante es un siete. Sin embargo nuestra fórmula nos da un valor
diferente:

Se obtiene un valor que no tiene sentido (4,6666667). La razón es que la fórmula no

“entiende” que sólo se conocen dos notas y continúa dividiendo para tres. No necesitamos
una expresión que sume tres valores y divida para tres, lo que necesitamos es una expresión
que calcule la media aritmética de una serie de valores. Excel ofrece una función que
realiza este trabajo es la función PROMEDIO, y para que funcione lo único que es
necesario es indicarle el rango de celdas en los cuales tiene que buscar valores con los que
calcular medias. En nuestro ejemplo la función sería =PROMEDIO(C3:C5) y el resultado
sería:

Para insertar una función dentro de una celda hay que seguir tres pasos:

9.1 Activar el cuadro de diálogo Insertar Función

A su vez puede hacerse de dos formas:
1. Desde la barra de menús, insertar, insertar función...
2. Haciendo clic sobre el botón función de la barra de herramientas Estándar.
En ambos casos se obtendrá el siguiente cuadro:

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9.2 Escoger la función que interesa aplicar.

Puede ocurrir que no se conozca el nombre de la función que realiza la tarea que se
tiene pensada, Excel resolverá ese problema. La sección superior del cuadro de diálogo
llamada “Buscar una función” consta de dos partes. La situada en la parte superior permite
introducir una expresión sencilla que indique que es lo que se quiere hacer. Si a
continuación se pulsa el botón “Ir” aparecerá en la sección inferior, llamada “Seleccionar
una función” una lista con las funciones que Excel considera que están relacionadas con la
descripción.
Otra opción es utilizar el menú desplegable “O seleccionar una categoría”, esto mostrará
en la ventana inferior todas las funciones que Excel considera que están realiconadas con
esa categoría.
Se haga de una forma o de otra si ahora hacemos clic sobre cualquier función de la lista
“Seleccionar una función” aparece una breve explicación de la sintaxis y la utilidad de la
función.
Para elegir la función a aplicar haz doble clic sobre ella.

9.3 Utilizar la función elegida

Al hacer doble clic sobre la función aparece un cuadro de diálogo nuevo. En realidad es
un asistente que te va a solicitar los parámetros (normalmente los parámetros van a ser
referencias a las celdas donde se encuentran los valores que la función va a necesitar
conocer para funcionar). Introduce los parámetros y acepta.
En nuestro ejemplo para calcular la media de los valores incluidos en el rango C3:C5
bastaría con seguir el paso 9.1 y escribir en el cuadro superior la palabra media:

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Eso hace que aparezca una lista de funciones. Se iría leyendo la descripción de cada una
de ellas hasta llegar a la función promedio. Al ver que nos resuelve el problema
haríamos clic sobre ella y obtendríamos el cuadro de diálogo:

En este caso hay que definir el rango de valores sobre los que hay que calcular la media.
Hacemos clic sobre el botón situado a la derecha del cuadro “Número 1” y se obtiene:

Seleccionamos arrastrando el rango de celdas, que quedará escrito en la ventana anterior:

Pulsamos el botón Intro dos veces y se obtendrá el resultado esperado.

El uso de las funciones puede parece complicado inicialmente, pero si estudias el
siguiente ejemplo te darás cuenta de que no lo es:
EJ: Vamos a calcular el máximo de un conjunto de números.
o Introduce varios números en el rango de celdas A1:A10
o Selecciona la casilla C2
o Activa el cuadro de diálogo pegar función
o Selecciona la categoría de función “Estadísticas”
o Selecciona la función MAX haciendo doble clic sobre ella.
o Haz clic sobre el botón que hay a la derecha del cuadro de texto titulado
Número 1.
o Selecciona el rango de celdas entre los cuales quieres que actúe la función
MAX (en este caso el rango es A1:A10), pulsa intro.
o Pulsa aceptar y observa el resultado.
OJO: Date cuenta de que cuando colocamos una función en una celda,
en la celda aparece el valor que toma la función, pero en la barra de
fórmulas aparece el texto que define la función.

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