Versin

Fa$tock

CONTROL DE STOCK Y FACTURACIN

Instalacin, configuracin y uso

Manual del usuario

FA$TOCK .CONTROL DE STOCK Y FACTURACIN

Manual del usuario

Fa$tock 2007 Daro Nasta Junn Buenos Aires - Argentina fastockpv@gmail.com

Tabla de contenido
Instalacin .................................................................................1 Requerimientos.......................................................................1 Instalacin desde el CDROM.................................................2 Instalacin desde el ejecutable nico .....................................3 Instalacin local......................................................................3 Instalacin cliente servidor..................................................4
Instalacin del motor de base de datos...................................... 4

Configuracin del motor de base de datos .....................4

Instalacin de los componentes requeridos ............................... 5 Instalacin de Fa$tock............................................................... 6

Primera ejecucin ...................................................................7

Registro de la aplicacin ........................................................... 8 Configuracin de la conexin al motor MySQL ........................ 9

Configuracin .........................................................................11 Descripcin de la ventana del facturador .............................11 Alta de proveedores ..............................................................12 Alta de productos..................................................................13 Alta de usuarios y sus permisos............................................14
Permisos de administracin..................................................... 15 Permisos de ejecucin de la aplicacin ................................... 16 Permisos de modificacin de usuarios..................................... 16 Permisos de descuentos y prdidas.......................................... 17 Permisos de reportes................................................................ 18 Permisos de pagos ................................................................... 19

Alta de clientes .....................................................................19 Agregado de subtotales del reporte de caja ..........................20 Configuracin de las ofertas.................................................21 Carga de datos ........................................................................23 Carga de pedidos ..................................................................23

Nuevo pedido............................................................................ 23 Pedidos por da ........................................................................ 25 Pedidos por proveedor ............................................................. 26 Pedidos hechos a recibir .......................................................... 27 Pedidos recibidos ..................................................................... 28

Clculo de compras de productos ........................................ 28 Compras de productos.......................................................... 29 Uso........................................................................................... 33 Facturacin........................................................................... 34 Cuenta corriente o fiado....................................................... 35 Cobro de cuentas corrientes o fiados ................................... 36 Reporte de caja..................................................................... 37 Reporte de stock................................................................... 40 Ventas mximas de productos ............................................. 41 Cierre de la caja ................................................................... 42 Pagos .................................................................................... 42
Cargar la reserva de un pago .................................................. 43 Ver los pagos............................................................................ 44

Cambiar la contrasea.......................................................... 45 Cambiar de usuario .............................................................. 46 Bloquear el facturador.......................................................... 46 Notas .................................................................................... 46 Juegos................................................................................... 47 Ayuda................................................................................... 47 Datos de registro de la aplicacin......................................... 53

Fa$tock Facturacin y control de stock

Instalacin Captulo

Fa$tock
Instalacin

1
Instalacin

La instalacin de Fa$tock es un procedimiento simple, solamente debe seguir los pasos detallados en este captulo, en el orden en que se indican. Fa$tock se distribuye en dos formatos: En una caja que contiene un CDROM, este manual y la tarjeta de licencia de uso del producto. Este es el formato con el que recibir usted este producto si lo adquiri a travs de un distribuidor. En un nico archivo ejecutable que, al ejecutarlo, descomprime en un directorio, todos los componentes necesarios para la instalacin. Este es el formato con el que recibir usted este producto si lo adquiri a travs de nuestra pgina Web.

Requerimientos
Los requerimientos de Fa$tock son muy pocos, sin embargo, Fa$tock no puede funcionar sin el motor de base de datos MySQL, por otra parte, Fa$tock y el motor MySQL pueden correr en mquinas diferentes, por lo tanto, se considerarn independientemente los requerimientos para Fa$tock y para el motor MySQL. Pgina 1

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Instalacin

Hardware: Fa$tock puede correr con un procesador de 233 Mhz y 32 Mb de memoria fsica. Si se instala el motor MySQL en la misma mquina que Fa$tock, deber consultar el manual de MySQL, pero es recomendable instalar en una mquina con, por lo menos, un procesador de 1.2 GHz y 256 Mb de memoria fsica. Se necesitan 30 Mb de espacio en el disco para Fa$tock y aproximadamente 170 Mb para el motor MySQL. Sistema: Fa$tock corre en Windows 98 pero recomiendo encarecidamente que se instale en Windows XP o superiores. El motor MySQL puede correr en cualquier sistema operativo para el que est compilado, sin embargo, la versin incluida en el instalador de Fa$tock es para Windows en su versin de 32 bits.

Instalacin desde el CDROM

Inserte el CD en su unidad reproductora de CD y espere unos instantes para que aparezca la ventana de instalacin de Fa$tock. Si la ventana de instalacin no aparece, abra Mi PC, haga clic con el botn derecho del mouse sobre la unidad reproductora de CD y seleccione Abrir, a continuacin ejecute el instalador nombrado como InstaladorCD.

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Instalacin

Instalacin desde el ejecutable nico

Ejecute el instalador y espere unos instantes para que los archivos se descompriman, a continuacin se ejecutar el instalador. Ventana del instalador

Ilustracin 0-1 Instalacin

Instalacin local
Si usted utiliza solamente una mquina para correr la aplicacin, debe instalar todos los componentes en el orden indicado, respondiendo todas las preguntas formuladas por los instaladores de cada uno de los componentes necesarios. Siga el orden indicado con el ttulo Instale Fa$tock en el siguiente orden, al tildar un tem, se ejecutar el instalador del componente elegido. Cuando haya instalado todos los componentes necesarios, haga clic en la flecha rotulada Salir, ubicada abajo, a la derecha. Pgina 3

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Instalacin

Instalacin cliente servidor

Nota Es recomendable que este tipo de instalacin sea llevada a cabo por el administrador de la red. Este tipo de instalacin est recomendada para facturacin multipuesto. El motor de la base de datos se instalar en una mquina y los facturadores se conectaran en forma remota.

Instalacin del motor de base de datos

Para instalar el motor de base de datos MySQL, remtase al manual del mismo que lo puede bajar de http://www.mysql.com/ Para instalar la base de datos, haga clic en el botn o marque la casilla nombrados Instalar el motor MySQL. El motor puede ser instalado en la misma mquina donde correr el facturador o en una mquina remota, en ambos casos, a un solo motor pueden conectarse la cantidad de facturadores que sean necesarios. El puerto predeterminado del motor es el 3306, pero, en la mayor parte de los Windows XP, este puerto est ocupado, por lo tanto, recomiendo cambiarlo al 3307 o al que le resulte conveniente.

Configuracin del motor de base de datos

MySQL debe estar configurada para realizar el vaciado a disco del cach entre comandos SQL de la base de datos. Esto se logra con el MySQL administrador, conectndose como administrador y activando la opcin Flush tables en la pestaa Advanced de la seccin Startup Variables. Pgina 4

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Instalacin

Debe estar activada la opcin de trabajar con tablas InnoDB, se activa tildando la opcin Activate InnoDB en la pestaa Advanced de la seccin Startup Variables. El resto de las opciones pueden modificarse a gusto acorde al rendimiento que desee obtener de la base de datos. Es muy recomendable leer el manual provisto con la instalacin de MySQL. Se obtendr un excelente rendimiento dejando las opciones por omisin.

Instalacin de los componentes requeridos

El controlador ODBC es requerido por el generador de reportes de Fa$tock. El generador de reportes puede instalarse en una mquina diferente a el/los facturador/es. El generador de reportes funciona contra la base de datos, o sea: si tiene ms de un facturador instalado, solo necesitar un solo generador de reportes. El generador le proveer de datos de todo lo facturado indistintamente del facturador que realiz la venta. El consultor MySQL, (MySQL Query) o generador de consultas MySQL le permite conectarse al motor MySQL y realizar consultas en lenguaje SQL directamente sobre la base de datos. El administrador MySQL (MySQL Administrador) le permite administrar el funcionamiento del motor y/o el de cualquier base de datos que este motor controle. Tanto el MySQL Query como el MySQL Administrador pueden ser instalados en cualquier mquina que tenga conexin con el motor de base de datos, independientemente de la localizacin de Fa$tock.

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Instalacin

Instalacin de Fa$tock
Fa$tock consta de dos aplicaciones principales: el facturador y el visor de reportes, y una aplicacin secundaria: el visualizador de reportes. El facturador es la aplicacin donde usted realizar las operaciones principales de facturacin y control de stock. El generador de reportes le permitir estar al tanto de la evolucin de sus ventas mediante tablas y grficos que podr imprimir o almacenar y transportar, para luego abrirlos con el visualizador de reportes. Cuando ejecute el instalador de Fa$tock, solamente conteste las preguntas que se le formularn. Justo antes de finalizar la instalacin, el instalador ejecutar la aplicacin de Inicializacin de la base de datos.

Ilustracin 0-2 Inicializacin MySQL

Esta aplicacin crea la base de datos y sus tablas, necesarias para el funcionamiento de Fa$tock. Pgina 6

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Instalacin

Cuando usted instalo el motor MySQL, se le pidi un nombre de administrador y una contrasea, tambin se lo consult sobre el puerto a usar, estos datos deben ingresarse en la aplicacin de inicializacin, junto con la direccin de la mquina donde se encuentre instalado el motor MySQL. Para asegurarse que los datos ingresados son correctos, haga clic en el botn nombrado Testear la conexin, Si la conexin fue exitosa, a continuacin presione el botn Inicializar para crear la base de datos y sus tablas. Cuando se le comunique que la inicializacin fue completada, cierre la aplicacin de inicializacin, cierre el instalador haciendo clic en el botn rojo con forma de flecha nombrado Salir y Fa$tock estar listo para ser utilizado.

Primera ejecucin
Al ejecutar por primera vez el facturador, se presentar una ventana pidindole que ingrese los datos necesarios para la conexin a la base de datos, luego otra ventana con el cdigo de su mquina. Esto har que su copia de Fa$tock sea personal, y nuestro soporte pueda identificar en detalle cualquier problema que surja con el uso.

Ilustracin 0-3 Logueo

Ambas ventanas son descritas en las secciones Registro de la Pgina 7

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Instalacin

aplicacin y Configuracin de la conexin al motor MySQL dentro de este captulo, a continuacin de esta seccin. Despus de haber registrado la aplicacin, cada vez que ejecute el facturador, aparecer la ventana de logueo. Fa$tock tiene, por omisin, como nombre de usuario: admin Y como contrasea: admin, introduzca estos datos, haga clic en el botn Continuar y si los datos ingresados son correctos, el facturador mostrar su ventana principal.

Registro de la aplicacin
La siguiente ventana aparecer cada vez que ejecute el facturador y por el perodo que permanezca sin ser registrada.

Ilustracin 0-4 Registro

Para poder utilizar todas las funcionalidades de Fa$tock, deber entregar el cdigo generado por el facturador junto con el cdigo de la aplicacin impreso en el frente del CD de instalacin, o en la ltima pgina de este manual a su proveedor, o enviar ambos por mail a fastockpv@gmail.com, poniendo como asunto: Registro y tanto su proveedor como la casilla de correo de Pgina 8

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Instalacin

Fa$tock, en el trmino de 48 horas de recibido los cdigos debern entregarle la llave y la clave de activacin del producto. Cuando obtenga la llave, ejecute el facturador, vaya al men Ayuda, haga clic en el tem Registrar y se le pedir primero que ingrese la clave y luego la llave, al completar estos requerimientos, su copia de Fa$tock pasar a ser plenamente funcional. Para poder reinstalar la aplicacin sin volver a pedir la llave y la clave, mantenga estos datos almacenados en la ltima pgina de este manual, en los casilleros correspondientes.

Configuracin de la conexin al motor MySQL

Esta ventana aparecer cuando la aplicacin no tiene los datos de conexin al motor de base de datos, si estos datos no se les entregan, la aplicacin no se ejecutar.

Ilustracin 0-5 Datos conexin MySQL

Los datos proporcionados por esta ventana deberan ser correctos si el motor de la base de datos se instala en una mquina con Windows XP, sin embargo, si el motor se instala con una configuracin diferente, cambie los datos por omisin excepto el Nombre de la base de datos y el Usuario para la conexin. La contrasea podr ser cambiada desde dentro del facturador despus de haberse establecido exitosamente la conexin. Pgina 9

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Instalacin

Cuando haya llenado los datos requeridos, presione el botn nombrado Testear la conexin para verificar la exactitud de los mismos, si la el testeo de la conexin fue exitosa, presione el botn Guardar para almacenar los datos ingresados y luego, el botn Salir para cerrar la ventana.

Pgina 10

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Configuracin Captulo

Fa$tock
Configuracin

2
Configuracin

El facturador de Fa$tock necesita algunos datos para su correcto funcionamiento. Para saber como localizar las partes a configurar, necesita saber como se compone su ventana.

Descripcin de la ventana del facturador

Ilustracin 0-1 Ventana principal

En la parte superior de la ventana se ubica el men principal, los tems disponibles son, de izquierda a derecha: Pgina 11

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Configuracin

Archivo, Caja, Stock, Configuracin, Herramientas, Juegos y Ayuda. A la izquierda se mostrarn los tipos o categoras de productos que usted deber agregar para organizar sus productos. El listado superior que ocupa la mayor parte de la ventana muestra los productos contenidos en el tipo seleccionado, y el listado de la parte inferior muestra los productos tickeados, estos son los productos que facturar o fiar (cuenta corriente). A la derecha del ticket, se muestran dos casillas, la superior muestra el bruto total y la inferior muestra el costo total de la venta

Alta de proveedores
Fa$tock relaciona los productos con un proveedor. Un producto debe ser asignado a un proveedor, por lo tanto, como primer paso, deber ingresar los proveedores con los que trabajar. La ventana de alta y/o modificacin de proveedores se abre desde el tem Editar del men Stock y se presenta como se ve a continuacin.

Ilustracin 0-2 Edicin de proveedores

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Configuracin

Para agregar un nuevo proveedor, haga clic en el botn Nuevo y en la ventana emergente, ingrese el nombre del proveedor. El proveedor ingresado aparecer en el listado descolgable nombrado Proveedor. Seleccione el proveedor ingresado de este descolgable para editar sus datos. Marcando el campo Activo, har que este proveedor est disponible para compras, rellene el resto de los campos (Direccin, ambos campos Telfono y Vendedor) que son solamente de referencia. Marque las casillas agrupadas con los nombre Levanta los das y Entrega los das para poder hacer un seguimiento de los productos pedidos a sus proveedores.

Alta de productos
Luego de ingresar los datos de sus proveedores, deber ingresar los productos que estarn agrupados por tipos.

Ilustracin 0-3 Edicin de productos

Para comenzar el alta, deber seleccionar el proveedor que le vende el producto a agregar, a continuacin, agregue (si ya no lo agrego) un nuevo tipo o categora de producto haciendo clic en el botn Nuevo tipo y en la ventana Pgina 13

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Configuracin

emergente, ingrese la denominacin del nuevo tipo. Para continuar, active el campo Cambiar que corresponde a Tipo y seleccione el tipo al que asociara el producto, luego haga clic en el botn Nuevo producto e ingrese el nombre. Completados estos pasos, los campos de Proveedor, Tipo y Producto se reiniciarn quedando en blanco. Vuelva a seleccionar el proveedor, el tipo y el producto ingresado. Si tiene un lector de cdigo de barras, posicione el cursor en el campo Cdigo de barras y lea el cdigo impreso en el producto con el lector, el cdigo se escribir en el campo. Rellene el resto de los campos dejando el campo Existencias en blanco. El campo de Costo es de solo lectura y se rellenar en base a los datos ingresados en los campos Cant. Por caja y Costo por caja. El campo Lmite se usa para que el facturador reporte el producto como faltante cuando el stock de dicho producto llegue al lmite inferior indicado. Haga click en el botn Guardar para almacenar los datos del producto ingresado.

Alta de usuarios y sus permisos

El facturador permitir su uso a los usuarios que estn almacenados en la base de datos, y a cada uno le permitir ejecutar solamente las funcionalidades que se le han asignado. En la figura siguiente puede observar que en la parte superior de la ventana hay cuatro campos de ingreso de datos nombrados como: Usuario, Contrasea, Confirmar la contrasea y Activo y dos botones titulados: Agregar un nuevo usuario yBorrar este usuario. La ventana de permisos se ubica en el tem Usuarios del men Configuracin. Para agregar un usuario deber darle un nombre, para esto, Pgina 14

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Configuracin

presione el botn Agregar un nuevo usuario y se presentar una pequea ventana pidindole el nombre del nuevo usuario del facturador, Luego deber asignarle una contrasea escribindola en el campo Contrasea, como la contrasea no se ver, deber confirmar el dato ingresado en el campo Confirme la contrasea en el que ingresar la misma contrasea que ingreso en el campo Contrasea. El usuario ingresado debe ser activado para que pueda usar el facturador haciendo clic en el campo Activo, esta funcionalidad est pensada para anular temporalmente el ingreso de usuarios ausentados (vacaciones, enfermedad, etc.). Almacene los datos del nuevo usuario presionando el botn Guardar ubicada en la parte inferior izquierda de la ventana. La asignacin de los permisos a los usuarios almacenados, se detalla a continuacin.

Permisos de administracin

Ilustracin 0-4 Permisos de administracin

La pestaa Administracin le da la posibilidad de asignarle Pgina 15

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Configuracin

permisos a un usuario determinado (el que se encuentra seleccionado en el campo Usuario) para las principales operaciones del facturador. Cada uno de estos permisos estn explicados en dicha pestaa.

Permisos de ejecucin de la aplicacin

Ilustracin 0-5 Permisos de ejecucin

Maximizar/Poner arriba Maximiza el facturador y lo ubica permanentemente sobre cualquier otra ventana impidiendo la ejecucin de otra aplicacin. Cerrar Permite que el facturador sea cerrado. Estas dos opciones son tiles usadas en conjunto, as har que el facturador sea la nica aplicacin que se pueda ejecutar en la mquina para ese usuario.

Permisos de modificacin de usuarios

En esta pestaa podr configurar un usuario para asignarle Pgina 16

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Configuracin

permisos de Alta, Modificacin de los permisos o Borrar otro usuario sin ser el administrador.

Ilustracin 0-6 Permisos de modificacin de usuarios

El campo Modificar le da permiso para modificar cualquiera de los permisos de usuario explicados en esta seccin. Esto colocar al usuario en cuentin como administrador del resto de los usuarios del facturador.

Permisos de descuentos y prdidas

En esta pestaa se encuentran los permisos acerca de descuentos y prdidas que se le pueden aplicar a los productos. Tenga en cuenta que por cuestiones contables, el facturador, por si, no impone lmites en los descuentos, ese lmite lo deja a criterio del administrador. Si se aplica un descuento del 100%, puede que el producto sea tomado como prdida, para evitar esto, se puede configurar el descuento mximo que un usuario puede aplicarle a un producto. Pgina 17

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Configuracin

Ilustracin 0-7 Permisos de descuentos y prdidas

La opcin de prdida est pensada para registrar dentro del balance, el efecto que tienen los productos comprados a un proveedor y desechados.

Permisos de reportes

Ilustracin 0-8 Permisos de reportes

La evolucin de las ventas es algo que, en muchos casos, no Pgina 18

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Configuracin

se desea que el usuario las conozca. En esta pestaa podr configurar que puede ver el usuario y que dato se le restringir. Tambin se incluyen ciertas operaciones relacionadas, como la carga de las compras, para evitar que el usuario conozca el costo de los productos, y la configuracin del subtotal del reporte de caja.

Permisos de pagos
La funcionalidad de control de pagos est pensada como una forma de registrar los pagos que debe realizar, no relacionados con la compra o venta de mercadera. Si usted desea que el usuario no conozca que impuestos tiene para pagar y cuanto retira diariamente del neto para cumplir con este pago, niguele estos permisos.

Ilustracin 0-9 Permisos de pagos

Alta de clientes
Se accede a travs del tem Clientes dentro del men Pgina 19

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Configuracin

Configuracin. En esta versin, el registro de clientes se mantiene para relacionarlos con cuentas corrientes o fiados. El alta de un cliente se realiza presionando el botn Nuevo cliente, en el cuadro emergente, escriba el nombre del cliente y se almacenar. A continuacin, seleccione el cliente en el cuadro Cliente, opcionalmente ingrese la direccin, el telfono y escriba una nota. Si a dicho cliente le permite que retire mercadera a cuenta, tilde el cuadro Tiene crdito? y asgnele un monto mximo en el cuadro Crdito mx.. Almacene los cambios haciendo clic en el botn Guardar cambios. Si desea borrar un cliente, seleccione el cliente en el cuadro Cliente y presione el botn Borrar el cliente. Tenga en cuenta que con esta operacin se borrarn todos los productos que el cliente tenga pendientes de pago, es decir: se borrarn todas las deudas del cliente.

Ilustracin 0-10 Alta de clientes

Agregado de subtotales del reporte de caja

El reporte de caja, adems de mostrar un total de bruto, neto y reserva, puede mostrar subtotales de bruto neto y Pgina 20

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Configuracin

reserva para los tems que usted seleccione.

Ilustracin 0-11 Subtotales de reporte de caja

Estos subtotales pueden ser elegidos entre los proveedores y los tipos o categoras que tenga almacenados. Abra la ventana de subtotales desde el tem Subtotales de reporte de caja del men Configuracin. Para guardar los subtotales elegidos, haga clic en el botn Almacenar los cambios, los botones Restaurar los proveedores y Restaurar los tipos, deshacen cualquier cambio que haya hecho en la lista de proveedores o de tipos y restauran los ltimos datos almacenados.

Configuracin de las ofertas

Las ofertas permiten tener varios precios para un mismo artculo o un precio para un grupo de artculos. Acceda a esta funcin desde el tem Ofertas del men Configuracin Para crear una oferta, primero deber seleccionar el tipo o categora donde se ubicar la oferta en el campo Tipo, Pgina 21

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Configuracin

luego deber seleccionar los artculos que compondrn la oferta haciendo doble click en los productos seleccionados del listado Productos, para ingresar ms de un producto, vuelva a hacer clic sobre el producto y se incrementar su unidad, a continuacin ingrese el nombre de la oferta haciendo click en el botn Nueva oferta.

Ilustracin 0-12 Configuracin de ofertas

En el casillero Precio deber ingresar el precio de la oferta que no podr ser inferior a la sumatoria de los costos de los productos elegidos, que se mostrar en el casillero Costo. A la oferta ingresada le puede asociar un cdigo de barras y un cdigo de productos en los casilleros correspondientes. Si desea que la oferta se muestre dentro del tipo de producto elegido, deber activarla chequeando la casilla Oferta activa. Cuando finalice el ingreso de los datos de la oferta, almacnela haciendo clic en el botn Guardar.

Pgina 22

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Carga de datos Captulo

Fa$tock
Carga de datos

3
Carga de datos

Despus de completada la configuracin del facturador, deber comenzar con la operacin de carga de mercadera. Las operaciones descritas en este captulo sern tiles para llevar un control de la mercadera faltante, y necesarias para la carga de las compras a sus proveedores. Puede cargar los productos comprados desde el men Stock, en el tem Editar, pero de esta manera, Fa$tock no podr llevar un control sobre sus compras.

Carga de pedidos
Fa$tock lleva un control de los productos que necesita reponer, pero es su rol hacer el pedido al distribuidor. Fa$tock le facilita la tarea mediante el seguimiento de los pedidos. A la ventana de pedidos se accede a travs del tem Pedidos del men Stock. Fa$tock sita un producto a reponer en tres estados secuencialmente ordenados: Faltante, Pedido y Recibido. En las siguientes secciones aprender como pasa un producto por cada uno de estos tres estados.

Nuevo pedido
Cuando un producto tenga su stock bajo, usted puede anotarlo en esta ventana, para que cuando llegue su Pgina 23

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Carga de datos

proveedor, pueda hacerle el pedido. Esta pestaa (Nuevo pedido) establece el estado Faltante para el producto que ingrese.

Ilustracin 0-1 Nuevo pedido

Para agregar un producto, puede elegirlo de la lista Producto, si desea, puede restringir esta lista solo al tipo que desee seleccionando el tipo de la lista Tipo, lo mismo vale para la lista Proveedor. Indique la cantidad de bultos que pedir y haga click en el botn Agregar para agregarlo al listado de productos faltantes. Cuando elige un producto en el listado Productos, la ventana le mostrar las unidades contenidas por bulto, el costo por bulto y el costo total por bultos elegidos. Tambin le avisar los das que pasa dicho proveedor. Si desea quitar uno de los productos que marco como faltantes, elija el producto del listado de productos faltantes (centro de la ventana), hgale click con el botn derecho del mouse, y luego click en el tem Borrar del men emergente que aparecer. Pgina 24

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Carga de datos

Puede anexar una nota al proveedor seleccionado haciendo click en el botn Ver/Editar nota al proveedor. Cuando termine de agregar productos, haga click en el botn Guardar para almacenar el pedido. Los productos podrn ser visualizados en las pestaas Pedidos por da y Pedidos por proveedor. Todas las pestaas muestran el costo total de los productos listados, abajo a la derecha.

Pedidos por da

Ilustracin 0-2 Pedidos por da

En la pestaa Pedidos por da, si hace click en el botn Ir a hoy se mostrarn los pedidos pendientes para el da, esto de acuerdo a como haya configurado los das de levante y de entrega de pedidos en la edicin de proveedores. Tambin podr ver los pedidos pendientes de levante para cada uno de los das de la semana, seleccionando el da de la lista Da de la semana. Pgina 25

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Carga de datos

Cuando haga el pedido a su proveedor, seleccione los productos pedidos, y con el botn derecho, haga click, aparecer un men emergente en el cul deber hacer click en el tem Marcar como pedido para cambiar el estado de los productos seleccionados a Pedido, los productos se mostrarn en la ventana Pedidos hechos a recibir. Si su proveedor entrega los productos contra pedido, seleccione el tem Marcar como recibido y los productos saltarn al estado Recibidos, los productos se mostraran en la pestaa Productos recibidos.

Pedidos por proveedor

Ilustracin 0-3 Pedidos por proveedor

Esta pestaa funciona de la misma manera que la pestaa Pedidos por da con la diferencia que los pedidos se muestran por proveedor. Pgina 26

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Carga de datos

Pedidos hechos a recibir

En esta pestaa se muestran los productos pedidos y que estn a la espera de ser recibidos.

Ilustracin 0-4 Pedidos hechos a recibir

Haciendo click en el botn Ir a hoy se mostrarn los productos que debe recibir el da de la fecha, tambin puede ver por cada da de la semana los productos que deber recibir, eligiendo el da de la lista Da de la semana. Para marcar un pedido como recibido, seleccione los productos que componen el pedido, haga click con el botn derecho y en el men emergente, haga click en Marcar como recibido, si algun producto no fue recibido, puede retrotraerlo al estado de pendiente haciendo click el Marcar como pendiente del men emergente anteriormente mencionado.

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Carga de datos

Pedidos recibidos
En esta pestaa Productos recibidos puede ver los productos que recibi por proveedor entre fechas, seleccione el proveedor de la lista Proveedor e indique el rango de fecha en los campos Entre el y y el, Los pedidos recibidos entre las fechas especificadas, se mostrarn en el listado del centro de la pantalla, el costo total de los productos listados se mostrar en el casillero ubicado en la parte inferior derecha de la ventana.

Ilustracin 0-5 Pedidos recibidos

Clculo de compras de productos

Haciendo click en el tem Clculo de compras del men Stock acceder a una ventana que le permitir conocer el monto que deber abonar por la compra de determinados productos. Pgina 28

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Carga de datos

Para ingresar los productos a comprar, seleccione el tipo de producto en uno de los campos de la columna de listados Tipo, a continuacin, en la misma fila, elija el producto de la columna Productos e indique la cantidad en la columna Cantidad, la columna Subtotal le mostrar el costo por bulto multiplicado por la cantidad de bultos cargados. Abajo, el campo TOTAL le mostrar el costo total de la compra. Cuando haya ingresado todos los productos que necesita, destildando los campos Sumar, evitar que el campo destildado se cuente en el campo TOTAL.

Ilustracin 0-6 Clculo de compras

Compras de productos
Cuando recibe un pedido, el facturador registra todos los productos comprados junto con la fecha de recibidos, le asigna un nmero de boleta, el proveedor correspondiente, y la forma de pago, sea contado o en cuenta corriente (A Crdito). Los productos recibidos son agregados al stock. Si Pgina 29

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Carga de datos

el pedido entra en cuenta corriente, sus pagos pueden ser revisados y registrados en la pestaa Pagos.

Ilustracin 0-7 Compras de productos

Para cargar un pedido recibido, puede hacerlo solamente ingresando los productos en la lista Productos, el facturador seleccionar el tipo y el proveedor correspondiente, o puede elegir el proveedor de la lista Proveedor, luego el tipo de la lista Tipo, y luego el producto. Opcionalmente puede elegir la fecha de recepcin del producto en el campo Fecha, por omisin, el facturador optar por la fecha actual. Luego de haber seleccionado el producto, indique la cantidad de bultos, si el costo por bulto es diferente al almacenado, puede cambiarlo. Cuando finalice, haga click en el botn Agregar, y le producto se agregar al listado inferior. Recuerde que el facturador no permite que en una misma Pgina 30

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Carga de datos

boleta ingrese productos de distintos proveedores. Cuando finalice la carga de todos los productos que componen el pedido, indique en el espacio Forma de pago si el pago es al Contado o A Crdito, a continuacin, presione el botn Guardar, el pedido se registrar y se agregarn los productos al stock. Tambin puede almacenar las compras que no sean para la venta, estas compras se descontarn del bruto diario por que son compras de artculos a usarse en su comercio. Almacene estas compras ingresando la descripcin en el campo Descripcin y el costo en el campo Precio, haga click en el botn Agregar y el artculo se agregar al listado inferior. Cuando complete el ingreso de todos los artculos comprados, haga click en el botn Guardar.

Ilustracin 0-8 Pago de pedidos

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Carga de datos

Los pedidos a crdito, se mostrarn en la pestaa Pagos. Cuando deba pagar un pedido a crdito, seleccione el proveedor del listado Proveedor, en el campo Fecha se mostrar la fecha de recepcin del pedido, N de boleta mostrar el numero de boleta que el facturador le asign al pedido y Monto a pagar mostrar el monto que se adeuda. Cuando efecte un pago, ingrese el monto en el campo Se pagarn $ y haga click en el botn Almacenar, se descontar el monto ingresado del monto que se adeuda. El botn Ver detalles muestra los productos del pedido.

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Uso Captulo

Fa$tock
Uso

4
Uso

La ventana principal del facturador se presentar como se muestra a continuacin.

Ilustracin 0-1 Ventana principal 2

En la parte izquierda se ubican los tipos o categoras de productos que componen su stock, en la parte central se listarn los productos que compongan el tipo que usted vaya seleccionando, y en la parte inferior se mostrarn los productos que vaya tickeando durante la venta. A la izquierda del ticket hay dos casillas, la superior muestra el Pgina 33

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Uso

monto total de la venta, y la inferior, el costo total de la venta, debajo de estas casillas se encuentran los botones de facturacin y de fiado o cuenta corriente.

Facturacin
El proceso de facturacin es la etapa final de una venta. Para realizar una venta, primero debe despachar el/los artculo/s que la componen. Para despachar un artculo, puede optar por dos caminos: El primero es ingresar el cdigo del producto mediante el teclado numrico o el cdigo de barras mediante un lector de cdigo de barras, la segunda es seleccionar el tipo o categora al cul pertenece, el artculo, luego seleccionar el artculo de la lista hacindole doble click. Si se encuentra en stock, aparecer una ventana como la siguiente:

Ilustracin 0-2 Tickeado

Indique la cantidad de unidades que desea tickear, si va a aplicar algn descuento, indquelo en el campo Descuento o elija uno de los descuentos predeterminados del grupo Descuentos y haga click en el botn Aceptar, el producto se descontar del stock y se agregar al ticket. En el caso en que un artculo, por algn motivo, deba ser sacado del stock y no pueda ser vendido, en la ventana anterior, en el grupo Descuentos, mrquelo como Prdida, Pgina 34

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el costo de dicho artculo se sumar al bruto pero no reportar ningn neto. Cuando finalice la carga de artculos en el ticket, proceda a facturarlo haciendo click en el botn Facturar.

Cuenta corriente o fiado

El proceso de fiado o agregado a cuenta corriente, es igual al de facturado, excepto en que cuando finalice la carga de artculos en el ticket, haga click en el botn Fiar, aparecer una ventana como la siguiente.

Ilustracin 0-3 Producto a cuenta corriente

En esta ventana deber seleccionar, de la lista Cliente, el titular de la cuenta corriente, segn como lo haya ingresado, de acuerdo a lo explicado en el captulo Configuracin en la seccin Alta de clientes, El campo Mx crdito le muestra el crdito que le otorg al cliente, Crdito actual le muestra el crdito que le resta al cliente, A comprar le muestra el monto de lo que se va a descontar del crdito que posee hasta el momento, y Resta crdito le muestra lo que le quedar de crdito al cliente despus de la compra actual. Haga click en el botn Fiar para agregar la compra a la cuenta del cliente o No Fiar para cancelar la operacin. Pgina 35

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Cobro de cuentas corrientes o fiados

En el men Caja, haciendo click en el tem Ver/Cobrar fiado acceder a una ventana como la que muestra el siguiente grfico.

Ilustracin 0-4 Cobro de cuentas corrientes

En esta ventana podr consultar o cobrar las cuentas corrientes o fiados de los clientes. Al seleccionar de la lista Cliente el nombre del cliente, se mostrar en el listado superior, los artculos por los que el cliente deber responder. Para cobrar un artculo, haga doble click en el artculo en cuestin del listado superior, el articulo pasar al Pgina 36

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listado inferior, que ser el que contenga los artculos a cobrar, el monto total de la facturacin aparecer en el campo A cobrar. Haciendo click en el botn Cobrar se facturarn los productos contenidos en el listado inferior.

Reporte de caja
Haciendo click en el tem Reporte del men Caja tendr acceso al reporte de caja, primero aparecer una ventana pidindole que seleccione la fecha de la caja que desea ver, haga click en el botn Fecha seleccionada si desea abrir una caja anterior a la fecha actual, o click en el botn Caja abierta si desea tener un reporte de la caja abierta. Cuando aparezca la ventana de reporte de caja, en el listado central ver los productos vendidos en la fecha de la caja seleccionada, en la parte inferior izquierda se mostrarn tres casilleros, Bruto, Neto y Reserva. El casillero de reserva le mostrar el dinero que debe guardar para reponer lo vendido.

Ilustracin 0-5 Reporte de caja

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Uso

El listado inferior le mostrar el subtotal del reporte de caja segn lo haya configurado siguiendo la explicacin del captulo Configuracin en la seccin Agregado de subtotales del reporte de caja. Haciendo click en el botn Cerrar la caja cerrar la caja abierta, y haciendo click en el botn Salir cerrar la ventana.

Ilustracin 0-6 Detalle de reservas

Si hace click en la ficha Detalle de reservas, podr ver un detalle del dinero que deber reservar por proveedor, para reponer los productos vendidos en la fecha seleccionada. Haciendo click en la ficha Prdidas y descuentos podr ver un detalle por tem de todas las perdidas y los descuentos realizados en la fecha de la caja seleccionada. En la parte inferior, podr ver un total de bruto y de costo de lo vendido y de las prdidas, adems de la cantidad de unidades marcadas como prdida y de unidades vendidas con descuento. Pgina 38

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Uso

Ilustracin 0-7 Prdidas y descuentos

El siguiente reporte, el de ofertas, al que se accede haciendo click en la ficha Ofertas muestra las ofertas vendidas el da de la fecha seleccionada en la parte central de la ventana.

Ilustracin 0-8 Ofertas

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Uso

En la pare inferior de la ventana se muestran los campos de bruto, neto, reservas, cantidad de unidades vendidas (una oferta puede tener mas de una unidad) y cantidad de ventas. La ficha Fiados muestra, en la parte central de la ventana, una lista de los productos fiados o ingresados en cuenta corriente y a quien fueron entregados, junto con el precio del artculo.

Ilustracin 0-9 Fiados

En la pare inferior de la ventana se muestran los campos de bruto, neto, reservas, cantidad de unidades fiadas y cantidad de fiados.

Reporte de stock
Desde el men Stock, haciendo click en el tem Reporte acceder a una ventana que le reportar el estado del stock ordenado por proveedor y por tipo.

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Uso

Ilustracin 0-10 Reporte de stock

En el listado superior se mostrarn los productos que necesitan reposicin segn lo explicado en la seccin Alta de productos del captulo Configuracin y en el listado inferior se mostrarn el resto de los productos con el mismo orden.

Ventas mximas de productos

Haciendo click en el tem Ventas mx de productos del men Stock acceder a una ventana como la que muestra el siguiente grfico. En esta ventana tendr una lista de todos los productos registrados, ordenados por tipo, proveedor y en orden descendente segn sus unidades vendidas.

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Uso

Ilustracin 0-11 Ventas mximas de productos

Cierre de la caja
Hay dos maneras de cerrar la caja, la primera es accediendo a la caja abierta segn se explica en este captulo, en la seccin Reporte de caja y haciendo click en el botn Cerrar la caja, la segunda es haciendo click en el tem Cerrar la caja del men Caja. En esta ltima opcin se presentar una pequea ventana indicando el monto de la caja abierta y preguntando si desea cerrar la caja. Esta opcin est pensada para que un usuario pueda cerrar la caja sin que tome conocimiento de los artculos vendidos y los detalles de la caja abierta.

Pagos
Esta caracterstica est pensada para llevar un control de los pagos que deba realizar, saber cuanto dinero debe reservar peridicamente para dicho pago o para todos los pagos (suma de las reservas diarias de todos los pagos). Pgina 42

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Uso

Cargar la reserva de un pago

En el men Caja, haciendo click en el tem Cargar pagos puede acceder a una ventana como la que muestra el grfico siguiente.

Ilustracin 0-12 Cargar reserva de un pago

En esta ventana podr ingresar un nuevo pago, borrar uno existente o ingresar una reserva diaria para el pago seleccionado. El campo Total de reserva para la fecha muestra la suma de todas las reservas programadas para la fecha actual, en el campo Monto que se reserva deber ingresar el monto que reservar para el pago que previamente habr seleccionado en la lista Pago pendiente. El resto de los campos se refieren al pago seleccionado. El facturador calcular el monto a reservar por da en base al monto del pago y las fechas de inicio y fin de la reserva que haya indicado al ingresar los datos de un nuevo pago, e ir actualizando este monto en base al dinero que se vaya reservando. Cuando termine de ingresar una reserva para el pago seleccionado, haga click en el botn Guardar reserva para almacenar los datos. Para ingresar un nuevo pago, haga click en el botn Nuevo pago y se mostrar una ventana como la que se muestra en la imagen siguiente. Pgina 43

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Uso

Ilustracin 0-13 Nuevo pago

En esta ventana ingrese la denominacin del pago. En el campo Fecha de inicio indique la fecha en que comenzara a reservar dinero para cumplir con dicho pago, en el campo Fecha de fin indique la fecha en que desea tener todo el dinero para cumplir con el pago, el en campo Monto a reservar indique el monto total del pago, haga click en el botn Guardar para almacenar el pago.

Ver los pagos

Puede ver el estado de los pagos haciendo click en el tem Ver pagos del men Caja, se presentar una ventana como la que muestra el grfico a continuacin.

Ilustracin 0-14 Mostrar las reservas

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Uso

Para ver los pagos activos en determinada fecha, seleccione la fecha deseada en el campo Ver pagos vigentes el, para ver todos los pagos, tilde la casilla Mostrar todos los pagos. Luego presione el botn Mostrar Reservas. El listado central mostrar los datos de cada uno de los pagos. Si hace click en un pago, el listado de la derecha mostrar el monto de las reservas realizadas y su fecha. Haga click en el botn Cerrar para cerrar la ventana.

Cambiar la contrasea
Para cambiar su contrasea haga click en el tem Cambiar la contrasea del men Configuracin, aparecer una ventana como la mostrada en el grfico.

Ilustracin 0-15 Cambio de contrasea

En campo superior, ingrese la contrasea que est usando, en el campo central, ingrese la nueva contrasea, y en el campo inferior, vuelva a ingresar la nueva contrasea para verificar la correcta escritura, esto es por que las contraseas no mostrarn los caracteres que la componen, sino caracteres sustitutos para que nadie pueda conocer cul es. Pgina 45

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Uso

Cambiar de usuario
Para cambiar de usuario haga click en el men Aplicacin y a continuacin en el tem Cambiar de usuario, el facturador se cerrar y aparecer la ventana de logueo pidindole que ingrese su nombre de usuario y su contrasea.

Bloquear el facturador
El facturador permite bloquear su uso, esta caracterstica le permite ausentarse impidiendo su uso. Para bloquear, vaya al men Aplicacin y haga click en el tem Bloquear, Un grfico con dos campos para el ingreso del nombre de usuario y de la contrasea, reemplazar la ventana del facturador. Para desbloquear ingrese el nombre de usuario en el campo Usuario y la contrasea en el campo Contrasea, luego presione el botn Entrar. Solamente el usuario activo y el administrador podrn desbloquear el facturador.

Notas
El facturador proporciona una herramienta para mantener notas en formato de solo texto. Estas notas son independientes para cada usuario Se accede haciendo click en el tem Notas del men Herramientas. Para crear una nueva nota, haga click con el botn derecho en el listado de la izquierda, aparecer un men emergente con el tem Nueva nota, hgale click y se le pedir que ingrese el ttulo de la nota, completado este paso, seleccione la nota creada en el listado izquierdo, y escriba el texto en el campo de la derecha. Para guardar la nota haga click con el botn derecho del mouse sobre el listado de la izquierda, y en el men emergente, haga click Pgina 46

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Uso

en el tem Guardar nota, o haga click en el botn Guardar los cambios. Para borrar una nota, en el men emergente del listado izquierdo, haga click en el tem Borrar nota.

Ilustracin 0-16 Notas

Juegos
Desde el men Juegos puede acceder al juego del ahorcado y a un juego de memoria, estos juegos, al ser cerrados, pierden la memoria del estado en que los dejo. No poseen la capacidad de almacenar puntajes.

Ayuda
El facturador brinda dos sistemas de ayuda, el tradicional de Windows al que se accede desde el men Ayuda haciendo click en el tem Contenido, y un grupo de tutoriales animados que se encuentran en el submen Tutoriales del men Ayuda. Estos tutoriales muestran como realizar las tareas ms comunes del facturador.

Pgina 47

ndice de ilustraciones
Instalacin......................................................................................................3 Inicializacin MySQL ....................................................................................6 Logueo ...........................................................................................................7 Registro ..........................................................................................................8 Datos conexin MySQL .................................................................................9 Ventana principal.........................................................................................11 Edicin de proveedores................................................................................12 Edicin de productos ...................................................................................13 Permisos de administracin.........................................................................15 Permisos de ejecucin..................................................................................16 Permisos de modificacin de usuarios.........................................................17 Permisos de descuentos y prdidas..............................................................18 Permisos de reportes....................................................................................18 Permisos de pagos .......................................................................................19 Alta de clientes.............................................................................................20 Subtotales de reporte de caja.......................................................................21 Configuracin de ofertas .............................................................................22 Nuevo pedido ...............................................................................................24 Pedidos por da ............................................................................................25 Pedidos por proveedor.................................................................................26 Pedidos hechos a recibir..............................................................................27 Pedidos recibidos.........................................................................................28 Clculo de compras .....................................................................................29 Compras de productos .................................................................................30 Pago de pedidos...........................................................................................31 Ventana principal 2......................................................................................33 Tickeado.......................................................................................................34 Producto a cuenta corriente.........................................................................35 Cobro de cuentas corrientes ........................................................................36 Reporte de caja ............................................................................................37 Detalle de reservas.......................................................................................38 Prdidas y descuentos..................................................................................39 Ofertas .........................................................................................................39 Fiados ..........................................................................................................40 Reporte de stock...........................................................................................41

Ventas mximas de productos ..................................................................... 42 Cargar reserva de un pago ......................................................................... 43 Nuevo pago.................................................................................................. 44 Mostrar las reservas.................................................................................... 44 Cambio de contrasea................................................................................. 45 Notas ........................................................................................................... 47

NOTAS

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NOTAS

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Registro de la aplicacin

Datos de registro de la aplicacin

Identificador de la aplicacin

KBYI 5752 LBD

Identificador de la Mquina Llave Clave

Fa$tock 2007 Daro Nasta Junn Buenos Aires - Argentina fastockpv@gmail.com

Gracias por elegir Fa$tock!