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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA INFORMATICA DOCUMENTAL MISION La misin del rea Informtica Documental de cualquier unidad de informacin es procesar los materiales a fin de preservar, conservar y ponerlo a disposicin de los usuarios. METAS Garantizar el procesamiento de los documentos en sus diferentes formatos. Favorecer la normalizacin Proporcionar herramientas para el procesamiento de otras unidades de informacin OBJETIVOS Procesar el 100% de los documentos existentes en la unidad de informacin, (biblioteca, museo, centros de informacin). FUNCIONES
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Identificar, seleccionar, adquirir, procesar, y garantizar el acceso de los documentos en el sistema documental winisis

Crear y mantener base de datos bibliogrficos y no bibliogrficos Difundir informacin de la unidad de informacin Crear y mantener canales de informacin interna Formacin de usuarios internos y externos Generar productos de informacin general y especializada

USUARIOS

Institucionales (museos, bibliotecas, centros de informacin, universidades, empresas) Interno (personal tcnico) Externos (solo autorizados)

2 Vigencia: Autorizacin: Lic. Msc.Liliana Plate Actualizacin: marzo de 2009 Cargo:

Manual Procedimientos Posicin jerrquica : Procesos Tcnicos

OBJETIVO DEL CARGO: Responsable del registro, catalogacin y clasificacin de los materiales que ingresan a la unidad facilitando el acceso de los usuarios a los mismos, por intermedio de una base de datos. FUNCIONES: 1. Registro de materiales que ingresan (ya sean por compra, canje o donaciones), en la base de datos que dispone la seccin informtica documental 2. Catalogacin de acuerdo a las normas establecidas para cada tipo de documento, basadas en las Normas Angloamericanas. 3. Clasificacin por el Sistema Decimal Melwin Dewey. 4. Asignacin de las signatura librstica o Cutter a los materiales 5. Copias de fichas catalogrficas y cargados en la Base de Datos

AUTORIDAD: Recibe instruccin directa de la Direccin CARACTERISTICA DE LA POSICION: Informacin que emite: 1. Todos los datos en borrador de los materiales catalogados. 2. Estadsticas de documentos procesados. Informacin que recibe: 1. Lista de materiales ms solicitados por los usuarios a ser procesados. 2. Materiales a ser clasificados y catalogados para ver si no son duplicados. 3. Capacitacin constante en los procesamientos tcnicos.

Informacin que registra: 1. Registra todos los documentos procesados. 2. Los trminos empleados en la designacin de epgrafes para su posterior normalizacin. 3. Todas las publicaciones que se procesan para analticas ya sean de publicaciones peridicas o libros.

ESPECIFICACION DE LA POSICION: 1. Ttulo profesional: Licenciado o tcnico en Bibliotecologa, con conocimientos de operacin en computadoras. 2. Actitudes personales: 1. Capacidad comprobada.
2. Cultura general

3. Criterio objetivo 4. Buen manejo de los procesos tcnicos.

Manual de Funciones y Procedimientos Posicin jerrquica : AUDIOVISUALES

Vigencia: Autorizacin: Lic. Msc. Liliana Plate Actualizacin: marzo de 2009 Cargo:

CONCEPTO: En esta seccin del trabajo se registran los materiales especiales o audiovisuales como lo constituyen los materiales cartogrficos, de msica, grabaciones sonoras, pelculas y videograbaciones, materiales grficos, archivos de computador, artefactos tridimensionales y realia, microformas, objetos de museos, entre otros. Todos estos materiales ingresan en las modalidades de canje, compra y donacin y una vez procesados, estn a disposicin de los usuarios de la Biblioteca, y se carga con la letra V, en el campo de tipo de material. La Seccin de Audiovisuales est organizada en base a los procesos de catalogacin y las normas de Catalogacin Angloamericana, 2da. Edicin. En la clasificacin se ha adoptado el Sistema Decimal de Melwin Dewey, 20 Edicin como as tambin la signatura topogrfica obedece al ordenamiento de Cutter. Finalmente todos los registros estn contenidos en soporte manual y automatizado, utilizando para este ltimo el sistema informtico Winisis, versin 5.1, de la UNESCO. OBJETIVOS:

Proporcionar informacin basada en los materiales audiovisuales que posee la institucin. Apoyar a las actividades de la comuna e instituciones educativas. Respaldar investigaciones especializadas en informaciones actualizadas que proporcionan los medios audiovisuales.

Servir de referencia a trabajos especializados de las reas que abarca. Diseminar las informaciones contenidas en los documentos de acuerdo a los intereses de cada usuario.

Mantener, conocer y actualizar la coleccin.

PROFESIONAL DE LA SECCION DE AUDIOVISUALES.

Es la persona encargada de la Seccin y recibir instruccin directa del encargado de la unidad Informtica Documental

FUNCIONES:

1. Registrar todos los materiales no bibliogrficos o audiovisuales existentes. 2. Organizar los materiales a ser procesados tcnicamente por coleccin 3. Procesarlos tcnicamente 4. Indizar las fichas bibliogrficas correspondientes a cada material. 5. Digitar los acervos y vincular en la base de datos de audiovisuales preparada para el efecto. 6. Colocar en los estantes respectivos en forma sistemtica, una vez culminado la preparacin fsica. (etiquetado, empaquetado y lacrado)

CARACTERISTICAS DE LAS FUNCIONES: Informacin que emite: 1. Registro estadstico de los materiales audiovisuales. 2. Lista de direcciones de las publicaciones a nivel nacional e internacional. 3. Catlogos temticos. Informacin que recibe: 1. Lista de publicaciones en existencia en otras instituciones. 2. Lista de direcciones de los principales autores, editores de publicaciones para ver su periodicidad. 3. Informacin adicional de los materiales audiovisuales a que llegan a la institucin. Informacin que registra. 1. Lista de direcciones de los principales autores, editores de publicaciones relacionadas a la institucin. 2. Manejo de formularios de suscripciones de publicaciones peridicas nacionales e internacionales relacionadas a la temtica de la institucin.

PROCEDIMIENTOS GENERALES:

1. Recepcionar el material y verificar su estado fsico. 2. Proceder al sellado si fuera necesario 3. Registrar en el libro de acceso y asignarle un nmero. 4. Pasar a la Seccin de Procesos Tcnicos y realizar la catalogacin, clasificacin, asignacin de materias, preparacin fsica, elaboracin de fichas. 5. Seguidamente el material llevarlo a la Seccin de Informtica Documental y proceder al llenado de la hoja de anlisis y su digitacin en la Base de Datos.

6. Luego elaborar el juego de fichas correspondientes al caso. 7. Intercalar cada ficha. 8. Colocar en el estante el material audiovisual. 9. Verificar todos los procesos. Todos los materiales deben seguir estos procedimientos generales. 1. Recepcionar el material y verificar su estado fsico. Al ingresar el material a la institucin observar el estado fsico del material, si est embalado, o con cubiertas de material plstico o papel. En los mismos debe indicar la direccin de la persona o institucin de procedencia. Se debe tener cuidado en sacar de estuches o cajas para no daar el material, si se observa algn detalle anormal informar a la Direccin del mismo. 2. Proceder al sellado.

La poltica de la institucin dicta que debe ser sellado el material en su cara frontal o vista de frente a la persona, o en el marbete en el lado superior derecho, a 2 cm de alto y de lado. (Fig.1). Si fuese duplicado se colocar el distintivo correspondiente abajo del sello de la
Mapa SELLO Mapa SELLO SELLO

Institucin (Fig.2). Ejemplo:

3. Registrar en el libro de acceso y asignarle un nmero. El nmero asignado indica es el nmero de inventario de materiales ingresados en la . Al registrar en el libro de acceso destinado para ello, se debe consignar el ttulo, autor, procedencia, ao de edicin y fecha de ingreso del material (Fig.3).

N Ttulo 1 Mapamundi

Autor UNESCO

Procedencia Donacin

Ao Edicin 1999

de FECHA 14-1201

Fig. 3

4. Pasar a la Seccin de Procesos Tcnicos

y realizar la catalogacin, clasificacin, asignacin de materias, preparacin fsica, elaboracin de fichas.

Catalogacin: se realizar de acuerdo a las Normas de Catalogacin Anglo Americanas. (Fig. 4).
Fig. 4 Sig. Top.xxxxxAutor. xxxxxxxxxxxxTtulo [DGM] : otra informacin sobre el ttulo / responsables. -- ed. -Ciudad : editorial, ao.

- Se utiliza la tabla de nmero de autor de Cutter. - La ficha de utilizada es de 12 cm de largo x 7 cm de ancho, en cartulina perforada.
-

Clasificacin: se realizar de acuerdo al Dewey Decimal Classification. En la clasificacin de un nuevo libro se consulta el catlogo topogrfico a din de que haya mayor uniformidad en al interpretacin de las tablas. Interpretaciones de problemas y otros susceptibles a varias interpretaciones se anotan en la copia oficial del libro de clasificaciones que pertenece a la biblioteca, a fin de tener una fuente permanente de esta informacin.

Encabezamiento de materias: se consulta con la Lista de Encabezamiento de Materias para Bibliotecas y se anota en un archivo el epgrafe utilizado para evitar duplicaciones en la utilizacin de dicho epgrafe o directamente se utiliza la base de datos.

Fig. 8 Serie Sig. Top.xxxxxAutor. xxxxxxxxxxxxTtulo [DGM] : otra informacin sobre el ttulo / responsables. -- ed. --

Reproduccin y la preparacin fsica de las fichas: se realizar con la precisin y consistencia necesarias de acuerdo a cada modalidad de documento catalogrfico. Ficha

Fig. 5 Fig. 7 Sig. Ttulo Top.xxxxxAutor. Sig. xxxxxxxxxxxxTtulo [DGM] : otra informacin sobre el ttulo / responsables. -- ed. -Top.xxxxxAutor. xxxxxxxxxxxxTtulo [DGM] : otra informacin sobre el ttulo / responsables. -- ed. -Fig. 6 MATERIA Sig. Top.xxxxxAutor. xxxxxxxxxxxxTtulo [DGM] : otra informacin sobre el ttulo / responsables. -- ed. --

topografica (Fig.4), principal (Fig.5), de materia (Fig.6), ttulo (Fig. 7), serie (Fig.8).

5. Seguidamente el material llevarlo a la Seccin de Informtica y se proceder al llenado

de la hoja de anlisis. Segn formato CEPAL. (Fig.9)

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HOJA DE ANALISIS BASE DE DATOS DE AUDIOVISUALES INSTITUCION. 01 NOMBRE DEL ARCHIVO:_________________02 N DE ACCESO:______ 03 UBICACIN FISICA:____________________________________________ 04 TIPO DE LITERATURA:__________05 NIVEL DE REGISTRO:_________ 10 AUTOR PERSONAL:____________________________________________ 11 AUTOR INSTITUCIONAL:_______________________________________ 12 TITULO:_______________________________________________________ 14 PAGINAS:_____________________________________________________ 30 TITULO EN:___________________________________________________

Intercalacin de las fichas: la alfabetizacin de las fichas debe ser hecha de acuerdo con ciertas reglas. Estas determinaciones deben ser escritas (Reglas ALA). La documentacin de estas reglas se elabor desde un comienzo y debe ser seguida rigurosamente durante toda la vida de la biblioteca. Se deben intercalar las fichas provisoriamente; en seguida, se revisa la alfabetizacin y luego se colocan definitivamente. Precisa de supervisin.
Fig. 10

912 Fig. 10

912

Las fichas se acumulan y se agregan al catlogo por grupos, no individualmente. (Fig. 10 )

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6. Colocar en el estante el material audiovisual. En orden alfabtico y numrico.

7. Verificar todos los procesos: todas las actividades a desarrollar al preparar materiales

cartogrficos debe realizarse con mucha atencin y cuidado. Todo debe ser verificado despus de hacerse preferiblemente por una segunda persona. Las correcciones de errores e inconsistencias en la aplicacin de las reglas son parte del proceso y no deben considerarse como errores personales que se reclaman sino parte integral del trabajo. 8. Otros materiales cartogrficos. MAPA

Autor. Ttulo [DGM] : otra informacin sobre el ttulo / responsables. - escala. Ciudad : editorial, ao. Cantidad de mapas : col./byn ; material sobre el que est montado (papel) ; cm. (Serie).

Notas. Autor. GLOBO TERRAQUEO

Ttulo [DGM] : otra informacin sobre el ttulo / responsables. - escala. Ciudad : editorial, ao. 1 globo : col./byn ; est montado una peana de (plstico, etc.) ; cm. de diam. (Serie).

Notas.

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13 Vigencia: Actual Autorizacin: Lic. Msc. Liliana Plate

Actualizacin: MARZO DE 2009

Manual de Procedimientos PROCEDIMIENTOS DE GRABACIONES SONORAS

DESCRIPCION DEL MATERIAL:

Comprenden las grabaciones sonoras en todos los medios, i.e., discos, cintas (abiertas carrete a carrete, cartuchos, casetes), rollos para piano (y otros rollos) y grabaciones sonoras de pelculas(diferentes de las destinadas a acompaar imgenes visuales).

PROCEDIMIENTOS Deber seguir todos los procedimientos generales citados.

Observacin: Para el sellado se deber sellar en el marbete o sobre un espacio que pudiera ser visible a simple vista. Para la catalogacin se deber tener en cuenta que la fuente principal de informacin para cada tipo mayor de grabacin sonora se establece a continuacin. TIPO
Disco

FUENTE PRINCIPAL Disco y marbete(1)

Cinta (abierta y carrete-a-carrete) Carrete y marbete Casete de cinta Cartucho de cinta Rollo Grabacin sonora de pelcula Casete y marbete Cartucho y marbete Marbete Envase y marbete

- Si hay ms de fuentes principales de informacin, debe ser considerado una sola fuente principal.

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Debera tratarse un material impreso complementario a un envase como la fuente principal de informacin si proporciona un ttulo colectivo y las partes de s mismas y sus marbetes no lo hacen. En este caso redactar una nota indicando la fuente de informacin. Si la informacin no est disponible en la fuente principal, deber tomarse de una de las fuentes siguientes. (en orden de preferencia). envase (por ejemplo, solapa, caja). Material impreso complementario. Otras fuentes.

(1)Marbete: significa cualquier papel, plstico, etc. Pegado permanentemente, marbete a diferencia del envase mismo, puede tener datos en relieve o impresos en ste.

- Para la reproduccin y preparacin fsica de las fichas: se realizar segn el modelo y la situacin.(Fig. 13). CASETE

Clas. Sig. Top. Ttulo [DGM] : otra informacin sobre el ttulo / responsable. - Ciudad : editorial, ao.

1 casete (min. Seg.) : estereo. -- Serie.

Lado A: ttulo/responsable ttulo /responsable - Lado B: ttulo/responsable -- ttulo/responsable DISCO PTICO

Clas. Sig. Top. Ttulo [DGM] : otra informacin sobre el ttulo / responsable. - Ciudad : editorial, ao.

1 disco ptico de comp. : col. Byn

1. Materia. I. Responsable.

II. Ttulo.

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Manual de Procedimientos PROCEDIMIENTOS DE PELICULAS Y VIDEOSGRABACIONES

Vigencia: Actual Autorizacin: Lic. Mcs. Liliana Plate Actualizacin: marzo de 2009

DESCRIPCION DEL MATERIAL:

Comprenden la descripcin de pelculas y videograbaciones de todas clases, incluyendo filmes y programas completos, compilaciones, avances, noticiarios y noticiario filmico, y material indito. 2.3.1 Pelcula:trozo de filme, con o sin sonido, llevando una secuencia de imgenes que crean la ilusin del movimiento cuando se proyectan en una sucecin rpida. 2.3.2 Videograbacin: grabacin en la cual se han registrado imgenes visuales, generalmente en movimiento y acompaadas de sonido, cuyo uso requiere un aparato de televisin.

PROCEDIMIENTOS Deber seguir todos los procedimientos generales citados.

Observacin:

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Para el sellado se deber sellar en el marbete o sobre un espacio que pudiera ser visible a simple vista.

Para la catalogacin se deber tener en cuenta que la fuente principal es : a) el tem mismo (por ejemplo, los fotogramas de ttulo). b) Su envase (y marbete del envase) si el envase es una parte integral de la pieza (por ejemplo, un casete).

- Si la informacin no est disponible en la fuente principal, tmela de la siguientes fuentes (en este orden de preferencia). a) material impreso complementario (por ejemplo, guiones, listas de las tomas, material publicitario). b) envase ( si no es una parte integral de la pieza). c) otras fuentes. Se debe adems consignar un resumen y detalles del video.

- Para la reproduccin y preparacin fsica de las fichas: se realizar segn el modelo y la situacin.(Fig. 15). Autor. Ttulo [DGM] : otra informacin sobre el ttulo = ttulo paralelo / responsables, director, editor, productor. - Ciudad : editorial, ao. Carrete (min. seg.)mudo,col./byn , mm. --Serie). son.

Notas

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Manual de Procedimientos PROCEDIMIENTOS DE MATERIALES GRAFICOS DESCRIPCION DEL MATERIAL:

Vigencia: Actual Autorizacin: Lic. Msc. Liliana Plate Actualizacin:

Comprenden la descripcin de materiales grficos de todas clases, ya sean opacos (por ejemplo, originales y reproducciones de arte bidimensionales, diagramas, fotografas, dibujos tcnicos) o destinados a ser proyectados o vistos (por ejemplo, fotobandas, radiografas, diapositivas) y colecciones de dichos materiales grficos.

2.4.1 Diapositivas: Material transparente en el que hay unaimagen en dos dimensiones, generalmente montada y destinada para ser vista por medio de un proyector o visor. 2.4.2. Filmina o fotobanda: trozo de filme que contiene una sucesin de imgenes destinadas a ser proyectadas una por una, con o sin sonido. 2.4.3 Fotografa: arte de fijar y reproducir las imgenes de los objetos, mediante reacciones qumicas, sobre una superficie preparada con sustancias sensibles para la luz. PROCEDIMIENTOS Deber seguir todos los procedimientos generales citados (Ver pgina 3). Observacin: Para el sellado se deber sellar en el marbete. Para la catalogacin se deber tener en cuenta que la fuente principal es : c) el tem mismo (por ejemplo, los fotogramas de ttulo).

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d) Su envase (y marbete del envase) si el envase es una parte integral de la pieza (por ejemplo, un casete).

- Si la informacin no est disponible en la fuente principal, tmela de la siguientes fuentes (en este orden de preferencia). d) material impreso complementario (por ejemplo, guiones, listas de las tomas, material publicitario). e) envase ( si no es una parte integral de la pieza). f) otras fuentes.

- Para la reproduccin y preparacin fsica de las fichas: se realizar segn el modelo y la situacin.(Fig. 16).

DIAPOSITIVA

Autor. Ttulo [DGM] : otra informacin sobre el ttulo = ttulo paralelo / responsables, director, editor, productor. - Ciudad : editorial, ao. 1. diapositiva : col./byn , 3 1/2 pulg.

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FILMINA

Autor. Ttulo [DGM] : otra informacin sobre el ttulo / responsable. -- escala. - Ciudad : editorial, ao. 1. fotobanda(cant. F.) : col./byn , 35 mm. Serie.

Notas FOTOGRAFIA

Ttulo [DGM] : otra informacin sobre el ttulo / responsable. - Ciudad : editorial, ao. 1 foto : col./byn , cm. variado

LAS DEMAS OBRAS DEBERAN SER TRATADAS DE IGUAL MANERA QUE LAS ANTERIORES ELLAS SON: los diskettes, las postales, las piezas y objetos de museos, las obras de artes, y las cartas.

DISKETE

Autor. Ttulo [DGM] : otra informacin sobre el ttulo / responsable. -- Ciudad : editorial, ao. 1. Diskete de computadora : col./byn , 3 pulg.

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POSTAL

Ttulo [DGM] : otra informacin sobre el ttulo / responsable. - Ciudad : editorial, ao. 1 postal : col./byn ; cm.

PIEZAS Y OBJETOS DE MUSEOS

Ttulo [DGM] : otra informacin sobre el ttulo / responsable. - Ciudad : editorial, ao. Cant.de objeto : col./byn ; cm.

OBRAS DE ARTE

Ttulo [DGM] : otra informacin sobre el ttulo / responsable. - Ciudad : editorial, ao. Obra de arte : tcnica : col./byn ; cm.

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BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

- OCLC Dewey Cutter. - - Dubln : Latin America and the Caribbean, 2008.

- Reglas de catalogacin angloamericanas / Joint Steering Comit for Revisin of AACR, Michael Gorman, Paul, Winkler, editores, Amaya de Heredia, traductora. - - 2 edicin. - Santa F, Bogot : Rojas Eberhard, 1998. - - 154 p

- Sistema de Clasificacin Decimal. - - Bogot : Taranco, 1999. - - 126 p

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA INFORMTICA DOCUMENTAL

por

LIC. MSC. LILIANA PLATE

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ASUNCION, PARAGUAY OCTUBRE, 2008 2 versin

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CONTENIDO Pg. 1 2 Estructura grfica de procedimientos Procesos tcnicos

Objetivo del cargo Funciones Autoridad Caracterstica de la posicin Informacin que emite Informacin que recibe Informacin que registra Especificacin de la posicin Ttulo profesional Actitudes personales

Procedimientos de Audiovisuales
Concepto Objetivos Profesional de la seccin audiovisual Funciones Caractersticas de las funciones Procedimientos generales: Recepcionar el material y verificar su estado fsico Proceder al sellado Registrar en el libro de acceso y asignarle un nmero Catalogacin (Reglas Angloamericanas) Clasificacin (Decimal Melvil Dewey) Encabezamiento de Materia (Tesauro, Macrotesauro, LEMB) Reproduccin y preparacin fsica de las fichas Llenado de la ficha en la Base de Datos (Digitacin) Intercalacin de fichas en casos manuales Colocacin en el estante el material audiovisual Otros materiales cartogrficos Mapa Globo terrqueo

Procedimientos de Grabaciones sonoras

Descripcin del material Procedimientos Observacin Casete Disco ptico

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Procedimientos de Pelculas y videograbaciones

Descripcin del material Pelcula Videograbaciones Procedimientos Observacin

Procedimientos de Materiales grficos

Descripcin del material Diapositivas Filminas o fotobanda Fotografa Procedimientos Observacin Otras soportes Fotografa Diskete Postal Piezas y objetos de museos Obras de arte

Procedimientos de empaquetado
Colocacin en el sobre Colocacin de etiquetas (previa asignacin de asignatura topogrfica-Cutter)

Bibliografa consultada