IngenieradelSo=wareII

Tema03.FundamentosdeGes1ndeProyectos

JuanHernndezMarqus
DPTO.DEMATEMTICAS,ESTADSTICAY COMPUTACIN
juan.hernandez@unican.es
EstetemasepublicabajoLicencia: Crea1veCommonsBYNCSA3.0

Objetivos del Tema y Bibliografa

Conocer los principales conceptos relacionados con la gestin de proyectos y comprender todas las materias abarcadas por la misma, teniendo una visin global e integradora de ellas. Conocer los diversos procesos, y sus interrelaciones, que se llevan a cabo al gestionar un proyecto.

Bibliografa. Bibliografa

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK 2008). Caps. 1, 2 y 3. www.pmi.org i

Juan Hernndez - IS2

3.2

Contenido

Conceptos bsicos.

Qu es un Proyecto?. Q y Qu es Gestin de Proyectos?. Fases y Ciclo de Vida de un Proyecto. Procesos en la Gestin de Proyectos. Gestin de la Integracin. Gestin del Alcance. Gestin de los Tiempos. Gestin de los Costes. Gestin de la Calidad. Gestin de los Recursos Humanos. Gestin de las Comunicaciones. Gestin de Riesgos. Gestin de Adquisiciones.

EVM (Earned Value Management) Apndice A. A

E/S Procesos PMI.

El Modelo PMI de Gestin de Proyectos.

Juan Hernndez - IS2

3.3

Qu es un Proyecto?
Un PROYECTO es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto servicio o resultado nico (PMBOK 2008) producto, nico

Los Proyectos Proyectos

son realizados por personas, estn restringidos por recursos limitados y son planificados, ejecutados y controlados.

Es una operacin sin ms?

l que les diferencia es que son lo l dif i

temporales: tienen un comienzo y un final definidos. Los proyectos acaban cuando los objetivos declarados han sido alcanzados. dirigidos a crear un producto o servicio nico: que no ha sido realizado antes. se elabora progresivamente el producto o servicio final se final.
3.4

Juan Hernndez - IS2

Qu es Gestin de Proyectos?
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo (PMBOK 2008)

Un JdP siempre est en la bsqueda de un equilibrio entre demandas contrapuestas:

en alcance plazo coste calidad riesgos y recursos alcance, plazo, coste, calidad, recursos. de beneficiarios con diferentes necesidades (requisitos identificados) y expectativas (requisitos no identificados). Expectativas del
Cliente Cli t

RIESGOS CALIDAD RECURSOS

Coste Juan Hernndez - IS2 Plazo 3.5

Qu es Gestin de Proyectos?
Conceptos relacionados con la Gestin de Proyectos son
Concepto Programa Subproyecto Definicin fi i i
Grupo de proyectos gestionados de forma coordinada para obtener unos beneficios que no seran posibles si se gestionaran individualmente. Componente de un proyecto que resulta ms fcil de gestionar. Es frecuente que se contraten a una empresa externa o, dentro de la misma organizacin, a otra unidad funcional diferente.

programas. Gestin de Cartera Seleccin y soporte de proyectos o programas Est guiada por el plan estratgico y los recursos disponibles. de Proyectos

Reflexiones para un JdP JdP El peldao de una escalera no se cre para descansar, sino nicamente para sostener el pie de la personas durante el tiempo necesario para colocar el otro pie ms arriba Ald arriba. Aldous H l Huxley
"Si quieres construir un barco no empieces por buscar madera, cortar tablas o distribuir el trabajo. Evoca primero en los hombres y mujeres el anhelo del mar libre j p j y ancho. Antoine de Saint-Exupery
Juan Hernndez - IS2 3.6

Fases y Ciclo de Vida de un Proyecto

El alcance de un Proyecto se descompone temporalmente en Fases. Con ello se busca:

Mejor control de la gestin. Adecuados enlaces con las operaciones habituales de la organizacin.

Cada fase supone la realizacin completa de uno o varios Entregables. La L conclusin d una f l i de fase supone revisar sus i entregables y la ejecucin del proyecto para:
determinar si el proyecto debe continuar. detectar y corregir errores con un coste asumible.

El Ciclo de Vida define el comienzo, el final y las fases de que consta un proyecto. proyecto Para cada fase se define:

Su secuenciacin temporal respecto de las dems fases. El trabajo que debe realizarse (incluido entregables). Los participantes.
3.7

Juan Hernndez - IS2

Ciclo Vida Proyecto vs Ciclo de Vida de Producto

Ciclo de Vida de Proyecto

A lo largo del Ciclo de Vida de un Producto puede haber varios proyectos.

Juan Hernndez - IS2

3.8

Procesos en la Gestin de Proyectos

Conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, productos resultados o servicios servicios.

PROCESO

Entrada

Salida

Gestin Proyecto
Son comunes a la mayora de los proyectos. Su propsito es iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar y cerrar un proyecto controlar, proyecto. Interactan entre s de formas complejas.

Orientados a Producto
Especifican y crean el producto o servicio del proyecto. Relacionados con el ciclo de vida del producto. Varan segn el rea de aplicacin aplicacin.

2 Categoras de Procesos de Proyecto

Los procesos de ambas categoras se superponen e interactan durante el p y proyecto. Por ejemplo, no se puede definir el alcance si no se tiene una j p , p comprensin bsica acerca de cmo crear el producto especificado.
Juan Hernndez - IS2 3.9

Procesos en la Gestin de Proyectos

Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de proyecto, gestin del proyecto de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto.

Define y refina los objetivos, objetivos y planifica el curso de accin requerido para lograr los objetivos y el alcance del proyecto

Reconocimiento de que un proyecto o una fase de un proyecto deben comenzar; y compromiso de su puesta en marcha

Juan Hernndez - IS2

Coordinar a las p personas y dems recursos para la puesta en marcha del plan del proyecto.

Formaliza la aceptacin del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.

3.10

Procesos en la Gestin de Proyectos

Los grupos de procesos de Gestin de Proyectos tienen un solape entre s en el tiempo.

Juan Hernndez - IS2

3.11

El Modelo PMI de Gestin de Proyectos

4. Gestin de la Integracin del Proyecto
4.1. Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto. 4.2. Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto. 4.3. Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto. 4.4. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto. Proyecto 4.5. Realizar el Control Integrado de Cambios. 4.6. Cerrar el Proyecto o Fase.

5. Gestin del Alcance del Proyecto

5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. Recopilar Requisitos. Definicin del Alcance. Crear EDT. Verificacin del Alcance. Control del Alcance.

6. Gestin del Tiempo del Proyecto

6.1. Definicin de las Actividades. 6.2. Secuenciar las Actividades. 6.3. Estimar Recursos de las Actividades. 6.4. Estimar Duracin de las Actividades. 6.5. 6 5 Desarrollo del Cronograma. Cronograma 6.6. Control del Cronograma.

7. Gestin de los Costes del Proyecto

7.1. Estimacin de Costes. 7.2. Determinar el Presupuesto. 7.3. Control de Costes.

8. Gestin de la Calidad del Proyecto

8.1. Planificacin de Calidad. 8.2. Realizar Aseguramiento de la Calidad. 8.3. Realizar Control de Calidad.

9. Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto

9.1. Planificacin de los RR.HH. 9.2. Adquirir el Equipo de Proyecto. 9.3. Desarrollar el Equipo de Proyecto. 9.4. Gestionar el Equipo de Proyecto.

10. Gestin de las Comunicaciones

10.1. Identificar a los Interesados. 10.2. Planificacin de las Comunicaciones. 10.3. Distribucin de la Informacin. 10.4. Gestionar las Expectativas de los Interesados. 10.5. Informar el Rendimiento.

11. Gestin de los Riesgos del Proyecto

11.1. Planificacin de la Gestin de Riesgos. 11.2. Identificacin de Riesgos. 11.3. Anlisis Cualitativo de Riesgos. 11.4. Anlisis Cuantitativo de Riesgos. 11.5. Planificacin de la Respuesta a los Riesgos. 11.6. Seguimiento y Control de Riesgos.

12. Gestin de las Adquisiciones

12.1. Planificar las Compras y Adquisiciones. 12.2. Efectuar las Adquisiciones. 12.3. Administrar las Adquisiciones. 12.4. Cerrar las Adquisiciones.

9 reas Conocimiento PMBOK

42 Procesos PMBOK
Juan Hernndez - IS2 3.12

Correspondencia con las reas de Conocimiento

PMBOK 2008 REAS DE CONOCIMIENTO Integracin GRUPOS DE PROCESOS Iniciacin
Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

Planificacin
Desarrollar Plan de Direccin de Proyecto Recopilar Requisitos Definir el Alcance Crear EDT Definicin de Actividades Secuenciar las Actividades Estimar Recursos de Actividades Estimar Duracin de Actividades Desarrollo del Cronograma Estimacin de Costes Determinar el Presupuesto Planificacin de la Calidad Desarrollar Plan de Recursos Humanos

Ejecucin
Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto

Seguimiento y Control

Cierre

Supervisar y Controlar el Trabajo Cerrar Proyecto Realizar el Control Integrado de Fase Cambios Verificacin del Alcance Control del Alcance

Alcance

Tiempo

Control del Cronograma

Costes Calidad Recursos Humanos Comunicaciones

Identificar a los interesados

Control de Costes Realizar Aseguramiento de Calidad Realizar Control de Calidad Adquirir Equipo de Proyecto Desarrollar Equipo de Proyecto Dirigir Equipo de Proyecto Distribucin de la Informacin Gestionar las expectativas de los Interesados Informar el Rendimiento

Planificar las Comunicaciones Planificar la Gestin de los Riesgos Identificar los Riesgos Anlisis Cualitativo de Riesgos A li i C lit ti d Ri Anlisis Cuantitativo de Riesgos Planificar la Respuesta a los Riesgos Planificar las Adquisiciones

Riesgos Ri

Seguimiento y Control de Riesgos

Adquisiciones

Efectuar las Adquisiciones

Administrar las Adquisiciones

Cerrar las Adquisiciones

Juan Hernndez - IS2

3.13

Gestin de la Integracin - Procesos

Identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de gestin del proyecto.
Proceso
Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto y Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto

Definicin
Autorizar formalmente un proyecto o una fase y documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados. Documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar los planes necesarios para gestionar el proyecto. p p g p y Ejecutar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo.

Monitorizar, revisar y regular el avance a fi d cumplir con l M it i i l l fin de li los Supervisar y Controlar el Trabajo objetivos de rendimiento definidos en el plan para la direccin del del Proyecto proyecto. Realizar el Control Integrado de Cambios Cerrar Proyecto o Fase
Juan Hernndez - IS2

Revisar todas las solicitudes de cambio y aprobar y gestionar los p g cambios en los productos entregables, en los activos de los procesos de la organizacin, en los documentos del proyecto y en el plan para la direccin del proyecto. Finalizar todas las actividades en todos los grupos de procesos de la direccin de proyectos para cerrar formalmente el proyecto o fase.
3.14

Gestin del Alcance - Procesos

Asegurar que el proyecto incluye todos los trabajos requeridos y slo stos. Qu est incluido y qu no en el proyecto?
Proceso
Recopilar Requisitos Definicin del Alcance Crear EDT Verificacin d l Al V ifi i del Alcance Control del Alcance

Definicin
Definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. Desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del producto. Subdividir los principales productos entregables y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar. Formalizar la aceptacin de los productos entregables completados del proyecto. Controlar el estado del alcance del proyecto y del producto y gestionar cambios a la lnea base del alcance.

Juan Hernndez - IS2

3.15

Gestin del Tiempo - Procesos

Asegurar la realizacin del proyecto dentro de los plazos.
Proceso
Definicin de las Actividades

Definicin
Identificar las actividades especficas del cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes productos entregables del p p p g proyecto. Identificar y documentar las dependencias entre las actividades del cronograma. Estimar tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para realizar cada actividad. Establecer l cantidad d perodos d t b j que sern necesarios para E t bl la tid d de d de trabajo i completar cada actividad con los recursos estimados. Analizar la secuencia de las actividades, su duracin, los requisitos de recursos y l restricciones d l cronograma para crear el cronograma las i i del l del proyecto. Dar seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar los cambios a la lnea base del cronograma cronograma.
3.16

Secuenciar las Actividades Estimar Recursos de las Actividades Estimar D E ti Duracin d l i de las Actividades Desarrollo del Cronograma D ll d l C

g Control del Cronograma

Juan Hernndez - IS2

Gestin de los Costes - Procesos

Asegurar que el proyecto es completado dentro del presupuesto previsto.

Proceso
Estimacin de Costes Determinar el Presupuesto Control de Costes

Definicin
Desarrollar una aproximacin de los costes de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto. Sumar los costes estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una lnea base de coste autorizada. Controlar la situacin del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar los cambios a la lnea base de coste.

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3.17

Gestin de la Calidad - Procesos

Determinar las polticas, los objetivos y las responsabilidades relativos a la calidad de modo que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se q p y g p emprendi.
Proceso
Planificacin de Calidad Realizar Aseguramiento de Calidad

Definicin
Identificar qu requisitos de calidad y/o normas son relevantes para el proyecto y el producto, documentando cmo satisfacerlas. Auditar los requisitos de calidad y los resultados de las medidas de control de calidad, para asegurar que se utilicen las normas de calidad apropiadas y las definiciones operacionales. Monitorizar y registrar los resultados de la ejecucin de las actividades de control de calidad, a fin de evaluar el desempeo y recomendar cambios necesarios.

Realizar Control de Calidad

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3.18

Gestin de los Recursos Humanos - Procesos

Conseguir el uso ms efectivo de las personas que participan en el proyecto.
Proceso
Planificacin de los Recursos Humanos Adquirir el Equipo del Proyecto

Definicin
Identificar y documentar los roles del proyecto las responsabilidades las proyecto, responsabilidades, habilidades requeridas y las relaciones de comunicacin, as como crear el plan de gestin de personal. Confirmar los recursos humanos disponibles y formar el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto.

Desarrollar el Equipo del Mejorar las competencias, la interaccin de los miembros del equipo y el Proyecto P t ambiente general d l equipo para l bi t l del i lograr un mejor rendimiento d l proyecto. j di i t del t Gestionar el Equipo del Proyecto y Hacer un seguimiento del rendimiento de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentacin, resolver polmicas y gestionar cambios a fin de mejorar el rendimiento del proyecto proyecto.

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3.19

Gestin de las Comunicaciones - Procesos

Asegurar en tiempo y forma adecuados la generacin, recopilacin, diseminacin, almacenamiento y localizacin final de la informacin del , proyecto.
Proceso
Identificar a los Interesados Planificacin de las Comunicaciones Distribucin de la Informacin Gestionar las Expectativas de los Interesados Informar el Rendimiento
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Definicin
Identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y documentar informacin relevante relativa a sus intereses, participacin e impacto en el xito del mismo. Determinar las necesidades de informacin de los interesados en el proyecto y definir cmo abordar las comunicaciones con ellos. Poner la informacin relevante a disposicin de los interesados en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido. Comunicarse y trabajar conjuntamente con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan. p y Recopilar y distribuir informacin sobre el rendimiento. Esto incluye informes de estado, medicin del progreso y proyecciones.
3.20

Gestin de Riesgos - Procesos

Identificar, analizar y dar respuesta a los riesgos del proyecto; maximizar la probabilidad y consecuencias de eventos positivos y minimizar las de eventos negativos.
Proceso
Planificacin d l G Pl ifi i de la Gestin d i de Riesgos Identificacin de Riesgos Anlisis Cualitativo de Riesgos Anlisis Cuantitativo de Riesgos Planificacin de la Respuesta a p los Riesgos Seguimiento y Control de Riesgos
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Definicin
Decidir D idi cmo enfocar, planificar y ejecutar l actividades d gestin f l ifi j las i id d de i de riesgos para un proyecto. Determinar qu riesgos pueden afectar al proyecto y documentar sus caractersticas. caractersticas Priorizar los riesgos para realizar otros anlisis o acciones posteriores, evaluando y combinando su probabilidad de ocurrencia y su impacto. Analizar numricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto. Desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y p p j p reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. Realizar el seguimiento de los riesgos identificados, supervisar los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos, ejecutar planes de respuesta a los riesgos y evaluar su efectividad a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
3.21

Gestin de Adquisiciones - Procesos

Adquirir productos (bienes y/o servicios) de fuera de la organizacin que realiza el proyecto.
Proceso
Planificar las Compras y Adquisiciones Efectuar las Adquisiciones Administrar las Adquisiciones Ad i i i Cerrar las Adquisiciones

Definicin
Documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificando la forma de hacerlo e identificando a posibles vendedores. Obtener respuestas de los vendedores seleccionar un vendedor y adjudicar un vendedores, contrato. Gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorizar la ejecucin de los contratos y efectuar cambios y correcciones cuando sea necesario. t t f t bi i d i Completar cada adquisicin para el proyecto.

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3.22

Documentos Principales
En mis proyectos la comunicacin uno a uno es lo importante, no dedicamos tiempo a escribir documentos.

Significa: en nuestros proyectos tenemos reuniones de tres horas, hablamos mucho y no escribimos nada que comprometa a hacer lo que se dijo.

JdP

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3 documentos principales para gestionar un proyecto

3.23

EVM Earned Value Management

EVM es una tcnica de gestin de proyectos que permite controlar la ejecucin de un proyecto a travs de su presupuesto y calendario de ejecucin. Como paso previo se debe haber elaborado,
El d desglose d tareas d l proyecto (WBS EDT) l de del EDT). El calendario de ejecucin planificado con la estimacin de costes incorporada.

En un instante dado se mide y compara dado, compara

La cantidad de trabajo ya completada. (EV) El esfuerzo incurrido para completar ese trabajo. (AC) La estimacin planificada sobre el trabajo a completar en ese instante (PV) instante.

Se tiene una medida de cunto trabajo se ha realizado, cunto queda p para finalizar el proyecto y extrapolando a partir del esfuerzo invertido se p y p p pueden estimar los recursos que se emplearn para finalizar el proyecto.

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3.24

EVM Earned Value Management

PV
BAC

EAC

PV estimacin planificada sobre el trabajo a completar. AC esfuerzo incurrido. EV cantidad de trabajo ya completada. BAC: Coste y Plazo planificados. C a o p a cados UF: Unidades Estimacin Cronograma (Jornadas, Semanas, Meses, ) Clculos SV = EV-PV Variacin de Calendario. CV = EV-AC Variacin de Costes. SPI = EV/PV ndice de Cumplimiento de Cronograma. CPI = EV/AC ndice de Cumplimiento de Costes. EAC: Estimacin de Finalizacin Coste (BAC/CPI) Cronograma (UF/SPI)

EV AC
INTERPRETACIN DE NDICES
CPI = EV / AC

< 1 means that the cost of completing the work is higher than planned (bad) = 1 means that the cost of completing the work is right on plan (good) > 1 means that the cost of completing the work is less than planned (good or sometimes bad). Having a CPI that is very high may mean that the plan was too conservative, and thus a very high number may in fact not be good, since the CPI is being measured against a poor baseline. g p >1 is good (ahead of schedule)

SPI = EV / PV

Juan Hernndez - IS2

3.25

EVM Earned Value Management

Qu hiptesis manejamos para obtener EAC?

1. Con el clculo de EAC en base a Coste = BAC/CPI y Cronograma = UF/SPI se Co e c cu o Ce C/C C o og a a U /S

estima que en el futuro el rendimiento de coste y plazo va a ser el mismo que hasta la fecha. Es el ms lgico. forma Coste = AC + ETC y Cronograma sera el planificado en BAC ms el retraso producido por el exceso de horas que suponga AC + ETC - BAC.

2. 2 Otra opcin sera estimar las tareas pendientes de ejecutar (ETC) y de esta

3. 3 Si se estima que en el futuro se va a poder cumplir el plan aprobado, Coste = aprobado

AC + (BAC EV) y Cronograma sera el planificado en BAC ms el retraso producido por el exceso de horas que suponga AC EV en el instante dado.

Juan Hernndez - IS2

3.26

Apndice A E/S Procesos PMI Gestin de la Integracin

Juan Hernndez - IS2 PMBOK 2008

3.27

Apndice A E/S Procesos PMI Gestin del Alcance

Juan Hernndez - IS2 PMBOK 2008

3.28

Apndice A E/S Procesos PMI Gestin del Tiempo

Juan Hernndez - IS2 PMBOK 2008

3.29

Apndice A E/S Procesos PMI Gestin de los Costes

Juan Hernndez - IS2 PMBOK 2008

3.30

Apndice A E/S Procesos PMI Gestin de la Calidad

Juan Hernndez - IS2 PMBOK 2008

3.31

Apndice A E/S Procesos PMI Gestin de los RRHH

Juan Hernndez - IS2 PMBOK 2008

3.32

Apndice A E/S Procesos PMI Gestin de Comunicaciones

Juan Hernndez - IS2 PMBOK 2008

3.33

Apndice A E/S Procesos PMI Gestin de Riesgos

Juan Hernndez - IS2 PMBOK 2008

3.34

Apndice A E/S Procesos PMI Gestin de las Adquisiciones

Juan Hernndez - IS2 PMBOK 2008

3.35