Estudiante: Marcelino Aj Saguach Carne: 2250808

NOVENA Y DECIMA SEMANA Los pasos de la evaluacin y Preparando la evaluacin

Estudiante: Marcelino Aj Saguach Carne: 2250808 21/9/2012

Pasos de la Evaluacin

Pasos de la Evaluacin

Al finalizar el estudio de la novena semana, todos y todas Identificarn los principales pasos para realizar una evaluacin, veamos los siguientes pasos.

Paso 1: Identificar y empoderar al gerente de evaluacin

El Rol del Gerente de Evaluacin
El primer paso para llevar a cabo una evaluacin bien planificada consiste en designar una persona como gerente de la evaluacin. Esta persona suele ser el gerente del proyecto o el responsable de monitoreo y evaluacin (M&E), pero podra ser cualquier otra persona con un claro compromiso hacia el proyecto, como tambin ver la importancia de la capacidad para organizar, coordinar y cumplir el trabajo.

Paso 2: Clarificar los lineamientos y expectativas Determinar los Requerimientos Generalmente los donantes tienen estndares para las evaluaciones. Las organizaciones implementadoras tambin tienen estndares que a menudo son ms rigurosos. Antes de redactar los trminos de referencia, investigue cules son los requerimientos para la evaluacin. Esto proporcionar la informacin necesaria para el proceso de evaluacin, incluyendo el calendario de actividades y las destrezas requeridas para el equipo de evaluacin.

Paso 3: Elaborar el Borrador de los Trminos de Referencia y el Plan de Trabajo para la Evaluacin
Desarrolle un Calendario
Establezca el calendario para la pre evaluacin, retrospectivamente desde la fecha de inicio de la evaluacin. Para los proyectos, el gerente de evaluacin debe reservar 15 das de trabajo, mientras algunos miembros del personal del proyecto debern planificar 19 das. El gerente a nivel de la oficina de pas y de campo probablemente requerir alrededor de 4 das en cada caso.

Elabore el Borrador de la Propuesta de Trminos de Referencia y el Plan de Trabajo de la Evaluacin

Cul es la diferencia entre los Trminos de Referencia y un plan de trabajo para una evaluacin?

Es interesante conocer la diferencia entre TDR y Plan de Trabajo.

Los TdR proporcionan detalles sobre lo que se har y el por qu es necesaria la evaluacin, mientras que el plan de trabajo describe quin har qu, cundo y cmo. Ambos son necesarios para organizar una evaluacin de forma eficaz.

Desarrolle un Calendario

Establezca el calendario para la pre evaluacin, retrospectivamente desde la fecha de inicio de la evaluacin. Para los proyectos, el gerente de evaluacin debe reservar 15 das de trabajo, mientras algunos miembros del personal del proyecto debern planificar 19 das. El gerente a nivel de la oficina de pas y de campo probablemente requerir alrededor de 4 das en cada caso.

Elabore el Borrador de la Propuesta de Trminos de Referencia y el Plan de Trabajo de la Evaluacin

Cul es la diferencia entre los Trminos de Referencia y un plan de trabajo para una evaluacin? Los TdR proporcionan detalles sobre lo que se har y el por qu es necesaria la evaluacin, mientras que el plan de trabajo describe quin har qu, cundo y cmo. Ambos son necesarios para organizar una evaluacin de forma eficaz. El borrador de los TdR proporciona al equipo del proyecto la oportunidad de enfocarse en las preguntas ms importantes a realizar durante la evaluacin y en los mtodos a utilizarse. El plan de trabajo ayuda a organizar la evaluacin paso a paso, incluyendo la logstica; y ayuda al personal de campo a administrar su tiempo en preparacin para la evaluacin.

Un Evaluador Interno o Externo?

Un desafo adicional es determinar si quienes conduzcan la evaluacin sern evaluadores internos o externos. Los evaluadores internos tienden a tener curvas de aprendizaje ms cortas y un mejor acceso. Los evaluadores externos tienden a ser ms objetivos, ya que ven los eventos sin el contexto institucional y aportan una perspectiva nueva. Establecer un equipo que combine las ventajas y minimice las desventajas de cada opcin puede ser lo ms eficaz.

Paso 4: Identificar al Equipo de Evaluacin y Finalizar los Trminos de Referencia

Seleccione Alguien Experimentado para Liderar el Equipo
Un buen lder para un equipo de evaluacin debe haber demostrado experiencia en la evaluacin de este tipo de proyectos o tener experiencia con proyectos similares. Este antecedente es importante para garantizar que la evaluacin cumpla con las expectativas del donante. Los lderes de equipo tambin deben tener una capacidad demostrada para manejar y sintetizar los insumos y la participacin de los principales miembros del equipo de evaluacin, y equipos de trabajo del donante.

Elegir al equipo de evaluacin

El primer paso para contratar a un equipo de evaluacin especialmente al lder del equipo es identificar un adecuado grupo de candidatos. Las organizaciones a menudo tienen una lista de personas con quienes han trabajado anteriormente y a quienes desean contratar nuevamente. Inicie con esa lista institucional, luego solicite recomendaciones a otras organizaciones aquellas ubicadas en el mismo sector y pas. Inicie con un nmero moderado de candidatos, no ms de cinco. Una vez que se han identificado los candidatos, enve a todos el borrador de los Trminos de Referencia y solicite a los candidatos que manifiesten su inters y presenten sus ensayos escritos. A continuacin, elija un lder de equipo de entre los candidatos. Esta persona debe estar disponible para toda la evaluacin, incluyendo tiempo adicional antes y despus de la misma. El tiempo extra es necesario para que el lder del equipo discuta con el gerente de evaluacin respecto a la metodologa de evaluacin y respecto a los otros miembros del equipo y la logstica, a fin de garantizar que la evaluacin est debidamente organizada y asegurar que el informe de evaluacin se presente a tiempo.

Un Equilibrio de Experiencias
Asegrese que el equipo de evaluacin aporte un equilibrio de experiencias, en especial, experiencia a nivel del pas, experiencia sectorial y otra experiencia especfica de orden tcnico. Una vez que se ha seleccionado al equipo, finalice los TdR con los aportes de este equipo, coloque la versin final en el manual informativo, y enve una copia al donante y a la gerencia. Ahora que la decisin es an reciente, el gerente o lder del equipo de evaluacin tambin podra tener inters de adjuntar un memo sobre el razonamiento que fundamenta algunas de las opciones metodolgicas seleccionadas.

Paso 5: Organizar la Documentacin del Proyecto

Definicin de la Documentacin del Proyecto
La documentacin del proyecto se refiere al archivo existente de los documentos del proyecto, empezando con las evaluaciones inciales. En el paso 5 se producirn dos productos: una bibliografa y un manual informativo del proyecto.

La Bibliografa y el Manual Informativo

La bibliografa del proyecto es el listado de los principales documentos del proyecto clasificados por categora. El manual informativo del proyecto incluye slo los documentos ms importantes. Agregue una bibliografa del proyecto actualizada dentro del manual informativo. Organice todos los archivos del proyecto.

Paso 6: Organizar la Informacin del Proyecto

La informacin del proyecto no es lo mismo que la documentacin del proyecto. La informacin comprende las piezas clave del proyecto, figurativamente hablaramos de las tuercas y tornillos, y requiere esfuerzo adicional organizarlo. La mayor parte de la informacin puede encontrarse en los informes anuales, pero por lo general no se la ha trasladado a cuadros sinpticos.

Cronologa y Patrones para Dotacin de Personal

Conocer la cronologa de los acontecimientos del proyecto y los patrones para contratacin de personal es muy til al evaluar los resultados del proyecto. Por ejemplo, si tres gerentes de proyecto fueron contratados durante los dos primeros aos del proyecto y esta informacin es revisada de la mano de algunos otros eventos en la historia del proyecto, tales como un disturbio civil, se puede crear una imagen de los eventos externos que afectaron la permanencia del personal.

Tabla de Seguimiento de los Indicadores de Desempeo

La mayora de los evaluadores notarn que la tabla de seguimiento de los indicadores de desempeo (IPTT) es una herramienta muy til para obtener una perspectiva general del proyecto. Sin embargo, muchos proyectos no mantienen esta tabla actualizada, y con frecuencia cada ao se genera un arduo y alocado trabajo para obtener las cifras actualizadas antes de la fecha de vencimiento de presentacin del informe anual, pese a ser un requerimiento de un proyecto Ttulo II. Esto no es un buen proceso ni para una evaluacin de medio trmino ni durante la evaluacin final.

Paso 7: Planificar la Logstica de la Evaluacin

Una buena planificacin logstica es clave para el xito de una evaluacin. Los Principales Elementos de una Pre-planificacin incluyen: Disponer de una persona clave que reporte al gerente de evaluacin responsable de la logstica. Negociar las fechas preliminares y objetivos de las visitas de campo con las PVOs, organizaciones, funcionarios de gobierno y lderes comunitarios; y finalizar el calendario y horarios de visitas in situ, una a dos semanas antes de que el equipo de evaluacin llegue al lugar del proyecto. Identificar las fechas en que los funcionarios del distrito sern notificados por los evaluadores sobre el cronograma de visitas a comunidades especficas. Elaborar un anuncio de una pgina, que deber ser firmado por un representante de la pastoral anfitriona del proyecto, informando a las comunidades sobre la prxima visita. El anuncio debe incluir una breve descripcin del propsito de la visita, las fechas previstas para las visitas de campo y los nombres de los miembros del equipo de evaluacin (en el idioma local). Organizar temas logsticos como alimentacin, transporte, espacio fsico, facilidades de acceso a computadoras e impresin y alojamiento para el equipo.

Qu saba o conoca ustedes acerca de los pasos de una evaluacin.

Como tarea expliquen cul

es la lgica que siguen los pasos de una evaluacin.

DECIMA SEMANA

Preparando la evaluacin
Al finalizar el estudio de la decima semana todas y todas. Reconocen la importancia de preparar la evaluacin

Tarea 1: Por qu quiere realizar una evaluacin?

Porque un programa existente tiene problemas y se quiere averiguar cules son los problemas y cmo resolverlos.

Muy bien panchito

Algunas razones comunes de querer realizar una evaluacin: 1. Un programa existente tiene problemas y se quiere averiguar cules son los problemas y cmo resolverlos. 2. Se quiere entender qu es lo que un programa existente ha logrado o est logrando. 3. Se est desarrollando un programa y se quiere que el plan de MyE sea parte del plan del programa desde un principio. 4. Una persona u organizacin externa, probablemente un financiador, quiere saber el impacto del programa.

Tarea 2: Revisar objetivos, actividades e implementacin del programa - Es ahora el momento de invertir en el proceso de MyE? Sin importar sus razones por empezar un proceso de MyE, es un buen momento para revisar la lgica detrs de sus objetivos y actividades de programa. Esto es, esencialmente, una minirevisin de su trabajo para determinar si su programa est preparado para un proceso completo de MyE. Es muy importante tener claridad sobre lo que se quiere lograr con su programa para disear una evaluacin efectiva. Por ejemplo, si se revisa la razn por cada actividad y se descubre que algunas actividades no estn bien conectadas a un objetivo, quizs quiera considerar cambiar esa actividad. O quizs si revisa su curriculum de capacitacin, descubre que algunos mensajes ya no se relacionan a su actual forma de pensar. Entonces, a lo mejor querr hacer los cambios a su curriculum antes de seguir con el proceso de MyE. Hay que saber si el programa generalmente se est implementado como se haba planeado antes de completar el proceso de MyE. Por ejemplo, si se descubre que las mujeres y los hombres a los que ms se quiere llegar no asisten sus talleres, entonces quizs se debe enfocar en esfuerzos de reclutamiento para los talleres antes de empezar la evaluacin. Si no es as, entonces ya se habr logrado algo con su proceso de evaluacin.

Tarea 3: Evaluar su programa: Manejar el riesgo Realizar una evaluacin de programa puede ser especialmente difcil para las personas que han desarrollado y estn implementando el programa. Es importante abordar desde el principio lo que puede pasar con los hallazgos, particularmente qu pasar si los hallazgos no son los que se esperaban. Si se descubre que el programa no logr sus objetivos, qu pasar? Se usarn estos hallazgos para modificar el programa? Se afectar el financiamiento del programa? Se pondr en riesgo algn empleo?

Paso 2: Formar un equipo de Monitoreo y Evaluacin Se necesita un grupo principal de personas que son responsables para crear e implementar el monitoreo y evaluacin (MyE) de su programa. Un equipo con experiencia y perspectivas diversas le ayudar a entender y medir mejor el impacto de su trabajo. Debe haber 3 o 4 personas en el equipo de MyE y debe haber otros actores interesados claves que participan cuando sea posible y necesario.

Tarea 1: Elegir un lder del equipo de MyE

Alguien tiene que dirigir el proceso de monitoreo y evaluacin. Lo ideal es que esa persona tenga las siguientes caractersticas: una visin de lo que el MyE puede hacer para la vida de un programa; un entendimiento profundo del programa; autoridad para realizar de verdad el MyE; una buena relacin de trabajo con el personal del programa.

Tarea 2: Identificar a los actores interesados que quiere invitar a participar y en qu momento quiere que participen
Los actores interesados o implicados (tambin conocidos como stakeholders en ingls) tienen un inters o compromiso fuerte en su programa y/o el problema al que quiere impactar. Por ejemplo, el personal del programa, financiadores/donantes, clientes y lderes comunitarios son actores interesados. Hay que tener participacin de los actores interesados en su proceso de MyE; algunas deben formar parte del equipo de MyE y otras deben participar solo en ciertos momentos del proceso de MyE. Sin embargo, probablemente no ser posible que todos los actores interesados participen en el proceso de MyE.

Los actores interesados caractersticas:

deben

tener

por

lo

menos

una

de

las

siguientes

Para su equipo caractersticas:

un conocimiento profundo del problema que el programa aborda un entendimiento completo del impacto deseado del programa un conocimiento profundo de la implementacin real del programa

de

MyE,

considere

personas

que

tengan

las

siguientes

Alguien que pueda y est dispuesto/a a manejar el proceso de MyE de principio a fin Personal que est involucrado en implementar el programa Personas que tengan un conocimiento profundo de los objetivos y actividades del programa y cmo se implementa en realidad. Incluya a personal que realice el programa adems de personas que participen en el programa. Algunas personas, como personal clave del programa y participantes siempre deben ser una parte principal del equipo de MyE, mientras otros deben incluirse solamente cuando se necesiten y cuando sea factible. Alguien que tiene por lo menos un poco de conocimiento de monitoreo y evaluacin y/o investigacin.

Cundo y cmo involucrar a los actores interesados que no forman parte del equipo de MyE?
Decida cules personas de inters quiere tener como participantes ocasionales y en qu punto del proceso quiere incluirlos. Explique el proceso de MyE que se est realizando y cmo la participacin de ellas cabe dentro de ese proceso. Sea claro sobre los detalles de su participacin, por ejemplo: cuntas reuniones, cmo tendrn que participar ellos, las opiniones y recomendaciones que se les pedir, la importancia de mantener la confidencialidad, etc. Establezca si van a recibir alguna remuneracin por su tiempo, gastos de viaje u otros, particularmente si viajan desde lejos y/o tienen que pasar la noche. Establezca la autoridad final de tomar decisiones. Si el equipo de MyE tiene esa autoridad, deje entender que es as, pero tambin que sus consejos se considerarn y se los agradecer.

Tarea 4: Crear una perspectiva de aprendizaje en su equipo de MyE Asegrese de que el/la director(a) enfatiza a todo el personal que considera el proceso de MyE una actividad de alta importancia para la organizacin. Si los lderes apoyan el proceso de MyE ser ms fcil que los participantes inviertan el tiempo necesario y sean honestos respecto a buscar las verdaderas respuestas. Ayude a los miembros del equipo de MyE a expresar sus preocupaciones sobre el proceso de MyE. El proceso de MyE requiere la disponibilidad de examinar de verdad el impacto que el programa ha tenido; por eso tensiones y hasta luchas de poder pueden surgir. Ayude a los miembros del equipo a expresar sus preocupaciones. Aborde sus preocupaciones como grupo y busque llegar a un acuerdo sobre cmo manejarn los aspectos del proceso que tienen potencial a ser incmodos. Clarifique que los hallazgos no sern usados en contra de nadie. Cree un ambiente seguro y asegure que los hallazgos no sern usados para medir desempeo o penalizar al personal de ninguna manera. Enfatice que los hallazgos del proceso de MyE sern usados para mejorar el programa y podrn atraer financiacin adicional. Hablen de lo que puede pasar si se encuentra que el programa no ha tenido el impacto esperado.
Pues yo considero que es muy importante tener claridad sobre lo que se quiere lograr con su programa para disear una

1 Cmo se han sentido con la lectura realizada? 2. Qu sentimientos concretos han llegado a su mente?

evaluacin efectiva.

Pues Realizar una evaluacin de programa puede ser especialmente difcil para las personas que han desarrollado y estn implementando el programa.

Lo importante es conocer todos los pasos para no caer en error de sugerir algo incorrecto, bueno los espero la otra semana feliz da de la Patria.