MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES.

(MOF OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL)

2011

PRESENTACIN
El Manual de Organizacin y Funciones de la Oficina de Imagen Institucional, es un documento tcnico normativo que contiene disposiciones bsicas que regulan y fijan la estructura orgnica, funciones y relaciones de la Oficina y sus unidades ejecutivas hasta el nivel de los cargos.

El Manual de Organizacin y Funciones es importante por cuanto es un instrumento de gestin institucional, en el cual proporciona informacin a los rganos de Gobierno, funcionarios y servidores pblicos sobre sus funciones y ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin, as como las interrelaciones formales que corresponda. Asimismo facilita el proceso de induccin del personal nuevo y el adiestramiento y orientacin del personal en servicio, permitindoles conocer con claridad sus funciones.

INDICE

Pg. I.GENERALIDADES: 1.1 1.2 1.3 FINALIDAD BASE LEGAL AMBITO 03 03 03

II.-

DEL DISEO ORGANIZACIONAL

04

III.-

CARTA FUNCIONAL DE LOS CARGOS DEL ORGANO DE DIRECCCION DEL ORGANO DE APOYO Del ORGANO DE LINEA

06 06 08 10

IV.-

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

14

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA OFICINA IMAGEN INSTITUCIONAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL SAN MARTIN TARAPOTO

TITULO I

GENERALIDADES

1.1.-

FINALIDAD.El presente Manual de Organizacin y Funciones de la Oficina de Imagen Institucional de la Universidad Nacional de San Martin - Tarapoto, tiene por finalidad, precisar su estructura orgnica, lneas de autoridad, responsabilidad, coordinacin, funciones de cada una de las unidades; e instruir al trabajador respecto a los deberes y responsabilidades del cargo que le ha sido asignado.

1.2.-

BASE LEGAL Su base legal es: a).b).c).d). Ley Universitaria N 23733; Ley de presupuesto sector Publico Norma de la Presidencia del Consejo de Ministros. Resolucion Jefatural N 003-94-INAP/DNR, que aprueba la Directiva N 002.94-INAP/DNR

1.3.-

AMBITO El mbito de aplicacin del presente Manual de Organizacin y Funciones comprende a toda la Oficina Imagen Institucional, incluyendo sus unidades de trabajo.

1.4.-

APROBACION EL Manual de Organizacin y funciones es aprobado por el Seor Rector

TITULO II

DEL DISEO ORGANIZACIONAL

2. 1..- Son Funciones de la Oficina de Imagen Institucional: a).b).Formular y desarrollar el Plan Anual de las Actividades Universitarias. Difundir y proyectar a la comunidad los logros institucionales, asi como coordinar la Relacin Institucional. Producir programas de radio, cine, Tv y otras formas de difusin. Efectuar el protocolo en los diferentes actos acadmicos y administrativos en la UNSM-T. Realizar otras funciones que le asigne el Rector.

c).d).-

e).-

2.2.-

La Estructura Orgnica de la Oficina Central de Cooperacin Tcnica e Intercambio Acadmico es la siguiente:

RGANO DE DIRECCION

Jefatura de Institucional. Secretaria.

la

Oficina

Imagen

RGANO DE APOYO

RGANO DE LINEA

Unidad de Prensa y Difusin Unidad de Protocolo y Relaciones Publicas

2.3.-

ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

ESTRUCTURAL

DE

LA

OFICINA

IMAGEN

RECTORADO

SECRETARIA

UNIDAD DE PRENSA Y PROPAGANDA

UNIDAD DE PROTOCOLO Y RELACIONES PBLICAS

CUADRO DE DISTRIBUCIN DE CARGOS

CARGO CLASIFICADO

TOTAL

SITUACION O P

OBSERVACION

DIRECCION Director Oficina de Imagen Institucional Secretaria UNIDAD DE PRENSA Y PROPAGANDA Tecnico Administrativo I UNIDAD DE PROTOCOLO Y RELACIONES PUBLICAS Tecnico Administrativo II

01 01

01 01

Docente-confianza

01

01

01 01

04

03

01

TITULO III

CARTA FUNCIONAL DE LOS CARGOS

CAPITULO I

DEL ORGANO DE DIRECCION

1.-

CARGO.Director

2.-

UNIDAD ORGANICA.Oficina Imagen Institucional.

3.-

FUNCION ESPECIFICA.Mantener informado a la comunidad Universitaria, as como al Pblico en general sobre la poltica, objetivos, planes y programas de la universidad.

4.-

FUNCIONES.a).fomentar el intercambio de informacin cientfica, cultural con las entidades pblicas y privadas; Elaborar y editar el directorio de las Autoridades Universitarias, personal docente y administrativo, directorio de organismos pblicos y privados de la Regin y sub Regin, as como de las autoridades de otras universidades del pas. Apoyar la realizacin de eventos, actividades universitarias. Elabora guas y cartillas de informacin , programas informativos por radio y televisin. Recopila Normas Legales del diario Oficial EL PERUANO y recorta los artculos que interes a la institucin haciendo llegar realmente al Rector;

b).-

c).d).-

e).-

f).-

participa activamente en la elaboracin de la memoria Institucional del Rectorado. Promueve actividades de Capacitacin para el Personal docente y administrativo en coordinacin con la Oficina de Extensin y Proyeccin Universitaria, Bienestar Universitario y Personal. Otras que le asigne el Rector de la Universidad Nacional de San Martin Tarapoto.

g).-

h).-

5.-

JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.Depende jerrquicamente del Rector. Tiene autoridad sobre la unidad componentes de la oficina a su cargo. Coordina con Secretaria General y con Directivos de otras dependencias de la Universidad, en asuntos relacionados con las funciones de la Oficina a su cargo.

6.-

RESPONSABILIDAD.Tiene responsabilidad directa en cuanto al cumplimiento de las funciones asignadas

7.-

EXIGENCIAS PARA EL CARGO.El Director de la Oficina Imagen Institucional es un Docente Ordinario Principal o Asociado a dedicacin exclusiva o tiempo completo, designado por el Consejo Universitario a propuesta del Rector.

CAPITULO II

DEL ORGANO DE APOYO

1.-

CARGO.Secretaria II.

2.-

UNIDAD ORGANICA.Oficina Imagen Institucional.

3.-

FUNCION GENERAL Recepcin y tramite Documentario

4.-

FUNCIONES.a).Ejecutar los procesos de recepcin, registro, clasificacin, distribucin, seguimiento, archivo y conservacin de la documentacin que ingresa y/o egresa de la Oficina Revisar la documentacin recibida y la que se genera en la Oficina preparndola para el despacho. Proyectar y digitar la documentacin que le encomiende su Jefe. Tramitar la documentacin que genere la Oficina de Imagen Institucional. Operar los equipos de oficina y comunicaciones; Solicitar y mantener la existencia de tiles de escritorio. Velar por la seguridad y mantenimiento de los bienes asignados para el cumplimiento de sus labores. Preparar y ordenar documentacin para reuniones del Jefe de la Oficina Central. Proporcionar informacin sobre asuntos tramitados ante la Oficina, salvo que el jefe disponga lo contrario.

b).-

c).d).e).f).g).-

h).-

i).-

j).-

Coordinar con el personal asignado para la limpieza, a fin de que ste mantenga limpio los ambientes de la Oficina Central.. Otras que le sean asignadas por el jefe de la Oficina Central.

k).-

5.-

JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.Depende directamente del Director de la Oficina de Imagen Institucional. No ejerce autoridad sobre personal. Coordina con el Jefe de la Oficina, en asuntos relacionados con el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.

6.-

RESPONSABILIDAD.Tiene responsabilidad directa en cuanto a las funciones asignadas y de la conservacin e integridad de los documentos de la Oficina Central.

7.-

EXIGENCIAS PARA EL CARGO.Ttulo de Secretaria Ejecutiva u otro similar. Conocimientos de Computacin (Microsoft Word, Excell, Power Point). Conocimiento de Ingls.

CAPITULO III

DE LOS ORGANOS DE LINEA

UNIDAD DE PRENSA Y PROPAGANDA

1.-

CARGO.Tcnico Administrativo I

2.-

UNIDAD ORGANICA.Unidad de Prensa y Propaganda

3.-

FUNCION GENERAL
Coordinar, programar y supervisar la informacin y divulgacin de las publicaciones de la Universidad,

4.-

FUNCIONES.a) Coordinar con el Director de la Oficina de Imagen Institucional, el desarrollo de las conferencias de prensa que se realicen en la Universidad. Supervisar el uso del archivo de comunicacin y el Servicio Audiovisual, Elaborar en coordinacin con los profesionales de su unidad el material informativo para la edicin .de los rganos oficiales de prensa. Asistir a los actos oficiales de la Universidad para cubrir informacin Participar en las actividades oficiales de la Universidad acorde con el protocolo establecido Realizar visitas a organismos nacionales con el objeto de establecer vnculos de cooperacin e intercambio de informacin Confeccionar material de publicidad en base a lineamientos generales que se le proporcione

b).-

c).-

d).e).-

f).-

g).-

h).i).-

Informar sobre el desarrollo de sus actividades. Asistir a actos oficiales y/o conferencias de prensa para cubrir la informacin Seleccionar material fotogrfico y pelculas para la ilustracin de artculos periodsticos Preparar equipos y material bibliogrfico, Fotografiar a personas, objetos, ceremonias, eventos acadmicos, deportivos y acontecimientos que se realicen dentro y fuera de la Universidad, Revelar material fotogrfico y retocarlo, Efectuar el mantenimiento del equipo y material fotogrfico, Responsable del manejo de los equipos audio visuales. Promover el intercambio de informacin con otras dependencias Repartir la informacin y publicaciones propias de la dependencia, Cuidar el registro de informacin de eventos que realice la Universidad. Otras que le asigne el Director de la de Imagen Institucional y las le correspondan de conformidad con los dispositivos legales vigentes.

j).-

k).l).-

m).n).o).. p).q).r).-

l).que

5.-

JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.Depende jerrquicamente de la Oficina De Imagen Institucional. No Tiene autoridad sobre el personal. Coordina permanentemente con el Director de la Oficina de Imagen Institucional , as como con las Unidades Ejecutoras, siempre que el desempeo de las funciones a su cargo, as lo requieran.

6.-

RESPONSABILIDAD.Es responsable por el cumplimiento o no de las funciones asignadas a la Unidad a su cargo.

7.-

EXIGENCIAS PARA EL CARGO. Ttulo profesional universitario en Ciencias de la Comunicacin, Experiencia en la conduccin de programas administrativos relacionados con el rea. Experiencia en labores periodsticas Preparacin tcnica en el campo de la fotografa. Experiencia en actividades de arte fotogrfico.

II.-

UNIDAD DE PROTOCOLO Y RELACIONES PUBLICASES

1.-

CARGO.Tecnico Administrativo

2.-

UNIDAD ORGANICA.Unidad de Protocolo y Relaciones Pblicas.

3.-

FUNCION GENERAL.Dirigir, coordinar y asesorar la ejecucin de actividades orientadas a la Divulgacin de informacin y de mejora de la imagen institucional.

4.-

FUNCIONES.a) Formular, conducir y ejecutar las actividades de protocolo y relaciones pblicas de la Universidad. Proponer el calendario anual de eventos oficiales de la Universidad y otras que extraordinariamente indique el rectorado, Organizar y participar en las ceremonias oficiales de la Universidad, Proponer al Director de la Oficina, la organizacin de eventos para ilustrar, actualizar y difundir temas relativos a la evolucin y desarrollo del Sistema Universitario, Actuar como maestro de ceremonias o contratar los servicios de un maestro de ceremonias en los actos internos de la Universidad,

b)

c) d)

e)

f).-

g).-

Recibir a los profesores visitantes y ofrecerles la orientacin correspondiente a hospedaje, vinculacin con las autoridades universitarias y trmite documentario Informar y difundir sobre las actividades de la institucin a travs de los diferentes medios de comunicacin,

h).- Disear, elaborar y aplicar materiales en los diferentes medios a fin de mejorar las comunicaciones internas y externas i).Desarrollar programas de actividades sociales culturales y deportivas de la entidad, Recepcionar y atender a comisiones o delegaciones que visiten la entidad sobre asuntos relacionados a la misma,

j).-

k).- Preparar medios de comunicacin, tales como ediciones, peridico mural, boletn interno, l).- Mantener actualizado la informacin turstica y de hospedaje para brindar una mejor orientacin a los profesores que visitan nuestra universidad m).- Preparar cuadros, grficos y estadsticas referidas al rea de su competencia 5.JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.Depende jerrquicamente del Jefe de la Oficina de Imagen Institucional. No ejerce autoridad sobre personal. Coordina, con conocimiento de su jefe, con las unidades acadmicas y/o administrativas en asuntos relacionados con el cumplimiento de sus funciones.

6.-

RESPONSABILIDAD.Es responsable del cumplimiento de las funciones encomendadas.

7.

EXIGENCIAS PARA EL CARGO.-

Ttulo profesional universitario de Relaciones Pblicas o Ciencias de la Comunicacin

Experiencia en la conduccin de programas administrativos relacionados con el rea.

TITULO IV

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

PRIMERA.- El cumplimiento del presente Manual de Organizacin y Funciones, es de responsabilidad de todo el personal que integra la Oficina de Imagen Institucional.

SEGUNDA.- El Manual de Organizacin y Funciones de la Oficina de Imagen Institucional puede ser reestructurado por necesidad institucional o por disposicin superior, enmarcndose dentro de las normas legales pertinentes.