Versin:01 UNIDAD DE PLANIFICACIN Y SEGUIMIENTO PROCEDIMIENTO GESTIN DE CONVENIOS Cdigo: Pgina:

INTRODUCCIN OBJETIVOS ALCANCE RESPONSABILIDADES DEFINICIONES ACTIVIDADES ANEXOS

Realizado por: Lorena Barra Bucarei UPSE Quilamapu Fecha:

Revisado por: Fernando Mendoza

Aprobado por: Rodrigo avils

Fecha:

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INTRODUCCIN El presente documento describe el plan general de accin y procedimientos que se implementan en el Instituto de Investigaciones Agropecuarias, para gestionar Convenios .. OBJETIVOS Dar inmediata y oportuna atencin a la gestin de Convenios con entidades privada y pblica con la finalidad de optimizar los tiempos para entregar un .. ALCANCE Entidades pblicas y privadas RESPONSABILIDADES Encargada de la UPSE. 1. Realizar la gestin de los Convenios desde su inicio hasta la total tramitacin del mismo. 2. Hacer de nexo entre el investigador responsable y la institucin mandante. 3. Mantener registro de los Convenios gestionados. 4. Generar informes a solicitud del Subdirector de Administracin y Finanzas (SAF), Subdirector de Investigacin y Desarrollo (SID) y el Director Regional. 5. Enviar a la SAF, a la SID y al investigador copia digital del Convenio totalmente tramitado (TTT). 6. Emitir un reporte semestral de los Convenios gestionados. Del investigador. 1. Informar a la UPSE y al SID de un nuevo requerimiento para la gestin de un Convenio con una entidad pblica o privada (entidad mandante). 2. Informar a la UPSE del responsable del Convenio en la institucin mandante. 3. Elaborar los trminos tcnicos de referencia (documento: UPSE_TTR_CONVENIOS) y la propuesta de presupuesto (documento: UPSE_PPTO_CONVENIOS), la que debe ser revisada por el SAF. 4. Ser la contraparte tcnica del Convenio.

Del SAF.

1. 2. 3. 4.

Apoyar en la elaboracin del presupuesto. Revisar y visar el Convenio. Elaborar el certificado de evaluacin financiera. Generar la factura cuando corresponda.

Del SID. 1. Evaluar la pertinencia tcnica del Convenio e informar al investigador y a la UPSE su aprobacin. 2. Revisar y visar el Convenio. De la Direccin Regional (DR). 1. Despachar a la UPSE Nacional el Convenio para VB de Fiscala, y cuando corresponda, la firma del Director Nacional. 2. Enviar a la entidad mandante todas las copias del Convenio para su firma. 3. Entregar a la UPSE las copias TTT.

DEFINICIONES. Para efecto de este procedimiento se entender por: Convenio Total tramitacin Visto bueno Entidad mandante Certificado de evaluacin financiera. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO: 1. El procedimiento se inicia con el contacto entre la entidad mandante interesada y el investigador el cual deber informar a la SID del posible Convenio. 2. El investigador ser el encargado de tomar contacto con la empresa para la elaboracin de los trminos tcnicos de referencia del Convenio. 3. Con la autorizacin de la SID el investigador deber informar a la UPSE del Convenio quien tomara contacto con la empresa para establecer los trminos generales del Convenio. 4. La UPSE enviar la propuesta de Convenio, y TTR a la empresa para que entregue su visto bueno o solicite posibles modificaciones.

5. Posterior a la visacin de la empresa la UPSE enviara va e-mail con copia al investigador el Convenio solicitando el visto bueno del SAF y SID y ser la responsable de incorporar las observaciones que de ellos se genere. Adems el SAF ser la responsable de emitir el Certificado de Evaluacin Financiera. 6. El Convenio visado por el SAF y el SID ms el certificado de evaluacin financiera, sern entregados por la UPSE a la DR para su envo a la UPSE Nacional, esta ltima ser la responsable de gestionar el VB de Fiscala, posteriormente VB del SAF Nacional y finalmente la firma del Director Nacional (cuando corresponda). 7. Con el visto bueno del SAF, Fiscala y la firma del Director Nacional (cuando corresponda), la UPSE Nacional deber enviar al CRI el Convenio y sus anexos. 8. Ser la DR la encargada de informar a la UPSE Regional de la llegada de los Convenios y sus anexos, y proceder, cuando corresponda, a gestionar la firma del Director Regional. 9. Con el convenio firmado por parte de INIA la DR proceder a informar a la UPSE Regional del envo del Convenio a la entidad mandante. 10. La entidad mandante deber gestionar la firma del Convenio y posteriormente deber enviar las copias firmadas que le corresponden a INIA. Una vez recepcionadas las copias por parte de la DR el Convenio ser derivado a la UPSE Regional quien deber ingresarlo al Registro De Convenios y proceder enviar copia digital al Investigador Responsable y a la SAF quien proceder, cuando corresponda a facturar. 11. El proceso termina una vez que el Convenio ingresa a un nuevo procedimiento denominado PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DE CONVENIO.

ANEXOS FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DOCUMENTO: UPSE_TTR_CONVENIO DOCUMENTO: UPSE_PPTO_CONVENIO DOCUMENTO: UPSE_REGISTRO_DE_CONVENIO

UNIDAD DE PLANIFICACIN Y SEGUIMIENTO

Versin: Cdigo.

PROCEDIMIENTO GESTIN DE CONVENIOS

En conformidad con lo dispuesto en el inciso .y..del artculo de la Ley N..y circular..

Realizado por: Lorena Barra Bucarei UPSE INIA Quiamapu Fecha:

Revisado por: Fernado Mendoza

Aprobado por: Rodrigo Avils R.

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